34
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa automasi perpustakaan bertujuan untuk meningkatkan mutu layanan terutama efektifitas dan efesiensi
kerja pada perpustakaan. Dengan automasi, beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat, dipermudah dan diefisiensikan. Selain itu dapat meningkatkan
layanan penemuan bahan pustaka jauh lebih akurat dan dapat ditelusur dengan cepat. Dengan demikian para pustakawan dapat menggunakan waktu lebihnya
untuk mengurusi pengembangan perpustakaan lainnya karena beberapa pekerjaan yang manual sudah diambil alih oleh komputer.
2.3.4 Unsur-unsur Automasi Perpustakaan
Dalam sebuah sistem otomasi perpustakaan terdapat beberapa unsur atau syarat yang paling mendukung dan terkait satu dengan lainnya.Unsur-unsur atau
syarat automasi perpustakaan menurut Ajie 2009, 36 : 1.
Perangkat Keras Hardware Perangkat Keras Hardware, merupakan unsur yang bersifat tangible
dapat dilihat, diraba, di sentuh bentuknya dalam pengembangan otomasi perpustakaan sebagai unsur pembangun sistem informasi
dengan memanfaatkan perangkat teknologi.Yang dimaksud perangkat keras disini adalah sebuah komputer dan alat bantunya seperti Printer,
Barcode, Scanner, dsb. Otomasi perpustakaan yang paling kecil dapat hanya menggunakan sebuah komputer, maka proses otomasi
sederhana dapat berjalan. Sedangkan untuk perpustakaan besar maka pasti diperlukan beberapa komputer dan pelengkapnya agar pelayanan
kepada pengguna menjadi lancar. Dalam memilih perangkat keras yang pertama adalah menentukan staf
yang bertanggung jawab atas pemilihan dan evaluasi hardware sebelum transaksi pembelian. Adanya staf yang bertanggung jawab
adalah untuk mengurangi ketergantungan terhadap pihak lain dan menghindari dampak buruk yang mungkin timbul. Hal lain adalah
adanya dukungan teknis serta garansi produk dari vendor penyedia komputer.
2. Perangkat Lunak Software
Perangkat Lunak Software merupakan metode atau prosedur interaksi antara manusia dengan komputer hardware sebagai komponen yang
intangible artinya tidak dapat disentuh maupun diraba bentuknya.
Universitas Sumatera Utara
35
Perangkat lunak lebih mengarah kepada bahasa pemrograman artinya sebagai alat bantu dalam efisiensi dan efektifitas proses. Dengan
perkembangan dan peningkatan tuntutan konsumen maka perangkat lunak sekarang harus mampu diaplikasikan dalam berbagai sistem
operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan multi-tasking, kemampuan mengelola data yang lebih
handal, dapat dioperasikan secara bersama-sama multi-user
3. Pengguna User
Pengguna User adalah masyarakat yang memanfaatkan perpustakaan dalam
menelusur untuk
mendapatkan informasi
yang dibutuhkan.Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya
selalu dikembangkan
melalui konsultasi
dengan pengguna-
penggunanya yang meliputi pustakawan, staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi serta para anggota perpustakaan pengguna.
4. Data
Data merupakan kumpulan bahan baku informasi yang meliputi : jenis dan jumlah koleksi, jenis layanan, sistem pengolahan yang secara
keseluruhan merupakan kumpulan data kegiatan-kegiatan yang dicatat oleh perpustakaan. . Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alfabet,
angka, maupun simbol khusus seperti , dan . Data disusun mulai dari bits, bytes, fields, records, file dan database.
Sedangkan Unsur-unsur atau syarat automasi perpustakaan menurut Arif 2003, 4-5 yaitu:
1. Pengguna users
2. Perangkat Keras Hardware
3. Perangkat Lunak Software
4. Network Jaringan
5. Perangkat Data
6. Manual
1. Pengguna users
Pengguna merupakan
unsur utama
dalam sistem
automasi perpustakan.Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu
dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang meliputi pustakawan, staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi serta para anggota
perpustakaan.Pengguna User Menurut Ajie 2009, 36 menyatakan bahwa:
Universitas Sumatera Utara
36
Pengguna User adalah masyarakat yang memanfaatkan perpustakaan dalam menelusur untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan.Dalam
pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang meliputi
pustakawan, staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi serta para anggota perpustakaan pengguna.
Apa misi organisasi tersebut? Apa kebutuhan informasi mereka? Seberapa melek komputerkah mereka?Bagaimana sikap mereka?Apakah pelatihan
dibutuhkan?Itu adalah beberapa pertanyaan yang harus dijawab dalam mengembangkan sebuah sistem automasi perpustakaan.Automasi Perpustakaan
baru bisa dinyatakan baik bila memenuhi kebutuhan pengguna baik staf maupun anggota perpustakaan.Tujuan daripada sistem automasi perpustakaan adalah untuk
memberikan manfaat kepada pengguna. Konsultasikan dengan pengguna untuk menentukan kebutuhan-kebutuhan
mereka. Namun perlu hati-hati terhadap penilaian keliru yang dilakukan oleh pengguna mengenai kebutuhan dan persepsi tentang apa yang dapat dilakukan
oleh suatu sistem komputer .Kebutuhan dapat dirincikan terlalu banyak atau terlalu sedikit dan kadang-kadang persepsi bisa juga keliru.
Staf yang bersangkutan harus dilibatkan mulai dari tahap perencanaan dan pelaksanaan sistem.Masukan dari masing-masing staf harus dikumpulkan untuk
menjamin kerjasama mereka. Tenaga-tenaga inti yang dilatih untuk menjadi operator, teknisi dan adminsitrator sistem harus diidentifikasikan dan dilatih
sesuai bidang yang akan dioperasikan.
Universitas Sumatera Utara
37
2. Perangkat Keras Hardware
Sebelum memulai proses automasi, sebuah perangkat keras perlu disiapkan. Yang dimaksud perangkat keras disini adalah sebuah komputer dan alat
bantunya.Wimatra, dkk 2 008, 2 menyatakan bahwa, “komputer adalah suatu
sistem perangkat elektronik yang memilki tujuan untuk melakukan proses pengolahan data, yang kemudian dapat menghasilkan suatu informasi yang
berguna”.Ditambahkan pula, bahwa suatu komputer harus memiliki beberapa elemen agar bisa bekerja dengan baik dan juga bermanfaat, yaitu elemen brainwae
user, hardware perangkat keras komputer dan juga software perangkat lunak komputer.
Sedangkan Susanto 2009, 9 menyatakan bahwa: Komputer adalah sekelompok alat elektronik yang terdiri atas perintah
input, alat yang mengolah input, dan peralatan output yang memberikan informasi serta bekerja secara otomatis.Disebutkan pula bahwa komputer
berasal dari bahasa Latin, yaitu Computare. Computare sendiri memiliki arti untuk menghitung. Pada awalnya, kata ini ditujukan bagi mereka yang
memiliki pekerjaan untuk melakukan perhitungan aritmatika, baik secara manual maupun menggunakan alat bantu hitung.
Dari beberapa pengertian diatas dapat diketahui bahwa komputer adalah sebuah alat dimana kemampuannya sangat tergantung pada manusia yang
mengoperasikan dan software yang digunakan. Pendekatan yang paling penting dilakukan dalam memilih hardware ialah
mengumpulkan berbagai informasi berkenaan dengan software yang akan dijalankan. Ada keterkaitan antara software dengan hardware. Adakalanya suatu
software memerlukan spesifikasi hardware tertentu, misalnya menyangkut versi
Universitas Sumatera Utara
38
prossesor, RAM, dan sebagainya. Menurut Hasugian 2009, 177 menyatakan bahwa :
Hal lain yang perlu diperhatikan dalam memilih hardware, selain ketersediaan suku cadang.oleh karena itu, sebaiknya pihak perpustakaan
melakukan konsultasi dengan staf pusat komputer yang ada di perguruan tinggi, sebelum melakukan penawaran atau transaksi pembelian. Dalam
pemilihan yang mau digunakan sebagai terminal, hal yang perlu diperiksa antara lain layar, printer, alat perekam, karaktertik dan transmisi .
3. Perangkat Lunak Software
Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan
komputer agar
sesuai dengan
permintaan pemakai.Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan
dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan multi-tasking, kemampuan mengelola data yang lebih
handal, dapat dioperasikan secara bersamasama multi-user. Sistem Informasi Perpustakaan ini difungsikan untuk pekerjaan
operasional perpustakaan, mulai dari pengadaan, katalogisasi, inventarisasi, keanggotaan, OPAC, pengelolaan terbitan berkala, sirkulasi, dan pekerjaan lain
dalam lingkup operasi perpustakaan.Kriteria pemilihan software menurut Arif 2003, 5 adalah:
1 Sesuai dengan keperluan
2 Memiliki ijin pemakaian
3 Ada dukungan teknis, pelatihan , dokumentasi yang relevan serta
pemeliharaan. 4
Menentukan staf yang bertanggungjawab atas pemilihan dan evaluasi perangkat lunak. Memilih dan membeli perangkat lunak merupakan
suatu proses tersedianya dukungan pemakai, karena diperlukan banyak pelatihan dan pemecahan masalah sebelum sistem tersebut dapat
berjalan dengan baik. Salah satu cara untuk memastikan dukungan pelanggan adalah memilih perangkat lunak yang digunakan oleh
sejumlah perpustakaan. Sekelompok besar pengguna biasanya
Universitas Sumatera Utara
39
melakukan pertimbangan layanan dukungan pelanggan sebagai hal yang subtansial. Selain itu, pengguna dapat saling membantu dalam
pemecahan masalah. Spesifikasi perangkat keras harus memenuhi kebutuhan-kebutuhan minimum operasi perangkat lunak.
Sedangkan menurut Kumar 2007, 5 menyatakan bahwa dalam menyeleksi perangkat lunak otomasi perpustakaan dinilai melalui:
1. Temuan dari perangkat lunaknya pengembang dari perangkat lunak.
2. Lisensi dari perangkat lunak memiliki standar perangkat lunak.
3. Fungsi modul perangkat lunak fitur modul sesuai dengan kebutuhan.
4. Stabil dalam pelirisan versinya stabil dalam memperbaharui perangkat
lunak. 5.
Memiliki pengembang dan komunitas pengguna. 6.
Antarmuka pengguna 7.
Dokumentasi laporan dalam output perpustakaan jelas. Selain itu, Kamble 2012, 2 berpendapat bahwa dalam menilai perangkat
lunak otomasi perpustakaan harus memiliki: 1.
Kualitas produk 2.
Fitur dan fungsi 3.
Pelatihan staf dan layanan dukungan 4.
Operasi dari sistem 5.
Handware dan software yang dibutuhkan 6.
Fungsionalitas: modul apa yang tersedia dan nilai fungsi yang ada 7.
Antarmuka pengguna: navigasi, peringatan kesalahan, intuitif dan kostumisasi.
8. Desain: fleksibilitas, dapat beralih dari modul satu ke lainnya, modul
multifungsi, apakah desaun meningkatkan produktivitas 9.
Standar terkonfirmasi: MARC, 239.50, ISO-2709 10.
Skalabilitas: menggunakan tunggal jaringan multi-user, hal ini dapat digunakan di client server LAN arsitektur atau arsitektur web-
browsing. 11.
Kostumisasi dapat dikendalikan oleh pengguna. 12.
Laporan membantu pengambilan keputusan 13.
Tingkat keamanannya 14.
Dapat migrasi data atau transfer data Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa penyeleksian perangkat lunak
otomasi perpustakaan harus memiliki kualitas produk, fungsi dan fitur perangkat lunak, pelatihan staf dan layanan dukungan, operasi dari sistem, hardware dan
Universitas Sumatera Utara
40
software yang dibutuhkan, fungsionalitas,antar muka pengguna, desain, skabilitas, tingkat kemanana, laporan membantu pengambilan keputusan dan migrasi data.
4. Network Jaringan
Jaringan komputer telah menjadi bagian dari automasi perpustakaan karena perkembangan yang terjadi di dalam teknologi informasi sendiri serta
adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi. Wimatra 2008, 102 menyatakan bahwa:
Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan
data bergerak melalui kabel -kabel atau tanpa kabel sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer dapat saling bertukar
dokumen dan data, mencetak pada printer yang sama dan bersama-sama menggunakan hardwaresoftware yang terhubung dengan jaringan .
Sedangkan menurut Yudianto 2007, 1menyatakan bahwa: Jaringan komputer adalah sebuah sistem yang terdiri atas komputer-
komputer yang didesain untuk dapat berbagi sumber daya printer, CPU, berkomunikasi surel, pesan instan, dan dapat mengakses informasi
peramban web
Dari pendapat di atas dapat diketahui bahwa jaringan komputer adalah suatu sistem yang terdiri dari komputer, printer dan peralatan lainnya untuk dapat
berbagi sumber daya dan dapat mengakses informasi. Komponen perangkat keras jaringan antara lain : komputer sebagai server
dan klien, Network Interface Card LAN Card terminal kabel Hub, jaringan telepon atau radio, modem. Hal yang harus diperhatikan dalam membangun
jaringan komputer adalah : 1
Jumlah komputer serta lingkup dari jaringan LAN, WAN 2
Lokasi dari hardware : komputer, kabel, panel distribusi, dan sejenisnya
Universitas Sumatera Utara
41
3 Protokol komunikasi yang digunakan
4 Menentukan staf yang bertanggun jawab dalam pembangunan jaringan.
5. Perangkat Data
Data merupakan unsur kelima dari sistem automasi perpustakaan. Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur
simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda, dan sebagainyaJogiyanto 2005, 2 menyatakan bahwa:
Data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatukejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alfabet,
angka, maupun simbol khusus seperti , dan . Data disusun mulai dari bits, bytes, fields, records, file dan database.
Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data
tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya.Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode
waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file data file storage
ke dalam model sistem informasi; dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan
disimpan sebelumnya. 6.
Manual Manual atau biasa disebut prosedur adalah penjelasan bagaimana
memasang, menyesuaikan, manjalankan suatu perangkat keras atau perangkat lunak. Yanuar2010, 10 menyatakan bahwa:
Prosedur merupakan aturan-aturan yang harus diikuti bilamana menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak.Banyak peripheral perangkat
keras maupun sistem tidak berjalan dengan optimal karena dokumentasi yang tidak memadai atau pengguna tidak mengertu manual yang disediakan.Manual
Universitas Sumatera Utara
42
harus dibaca dan dimengerti walau serumit apapun.Manual adalah kunci bagi kelancaran sistem.
Manual atau prosedur dapat juga mencakup kebijakan-kebijakan
khususnya dalam lingkungan jaringan dimana pemasukan dan pengeluaran data membutuhkan format komunikasi bersama.Pertemuan-pertemuan mungkin perlu
sering diadakan diantara anggota-anggota jaringan untuk menentukan standar- standar dan prosedur-prosedur.
Berdasarkan keterangan tersebut maka dapat diketahui bahwa pengguna, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan dan data adalah unsur-unsur atau syarat
yang saling mendukung antara satu dengan lainnya sampai terbentuknya sistem automasi perpustakaan.
2.3.5 Cakupan Automasi Perpustakaan
