209
Selain tenaga sekretaris sebagai tenaga staf ahli di bidangnya masih banyak jasa sekretaris yang membantu pejabat pimpinan
secara umum berupa petugas rutin dari pejabat pimpinan. Akan tatapi, tidak jarang ia dimintai pendapat atau ide-ide rutin dan bahkan
sampai hal yang amat pribadi sifatnya.
Kehadiran sekretaris pembantu umum pimpinan ini juga tidak kalah pentingnya agar pejabat pimpinan benar-benar terkonsentrasi
dalam menghadapi masalah pokok yang menjadi tugasnya. Janganlah pejabat pimpinan direpotkan dengan masalah-masalah
kecil baik rutin atau insidental.
Adapun fungsi dari sekretaris pribadi baik tenaga staf ahli maupun sebagai pembantu umum pimpinan adalah membantu
sekelompok atau seorang pejabat pimpinan tingkat atas agar pekerjaan kantor rutin dapat berjalan sebaik-baiknya. Disamping itu
harus bertanggung jawab atas pekerjaan utama yang dibebankan kepadanya juga bertanggung jawab bertanggung jawab akan
lancarnya pekerjaan kantor.
Sekretaris sebagai pembantu pimpinan sering juga disebut sekretaris senior. Selain membantu pimpinan tingkat atas bagi
sekretaris yang befungsi sebagai tenaga staf ahli. Juga berfungsi menyelenggarakan serta mengganti fungsi pimpinan mengambil
keputusan, membuat perencana, membantu mengadakan bimbingan dan juga melaksanakan aktivitas manajemen. Masih ada juga jenis
sekretaris dalam jenjang organisasi yang tidak menjabat sebagi pimpinan secretariat, pembantu pimpinan, tenaga staf ahli maupun
pembantu umum. Akan tetapi sebagai tenaga karyawan biasa. Sekretaris demikian berstatus sebagai karyawan dalam jenjang
organisasi.
8.3 Profesi Sebagai Pegawai Administrasi Sekretaris dimanapun tugasnya dalam jenjang organisasi pada
dasarnya sama yakni memberi bantuan baik kepada pejabat pimpinan khusus maupun kepada organisasi pada umumnya. Dalam
kenyataannya akan dijumpai bermacam-macam tugas sekretaris. Namun kesemuanya adalah untuk membantu memberi pelayanan
sebaik-baiknya kepada pimpianan maupun kepada organisasi.
Sejumlah besar pekerjaan kesekretarisan memerlukan pegawai atau karyawan yang bertugas melakukan pekerjaan kesekretariatan
khususnya dan dikenal dengan nama pegawai secretariat. Dalam bagian disebut pengetikan, sekretaris. Pendiktean dan dalam jenjang
Di unduh dari : Bukupaket.com
210
hanya sebagai pegawai biasa. Tugas junior dan sering disebut sekretarisan ini merupakan tugas junior secretary atau junior.
Sekretaris yang berkedudukan sebagai pegawai biasa bertugas membantu seseorang atau lebih anggota staf pejabat guna
menyelenggarakan tata hubungan dengan cepat dan tetap baik intern atau ekstern. Petugas ini lazimnya bertugas mengetik, steno,
menerima dikte baik langsung atau melalui mesin, dan lain – lain.
Mengingat tugas sekretaris merupakan tugas pokok pelayanan administratif, maka masih banyak juga pegawai sekretaris dengan
tugas dan pekerjaan bermacam – macam, sesuai dengan kedudukan dan wewenang yang diperoleh serta tanggung jawabnya.
Dapat kiranya diberi contoh pegawai sekretariat yakni : a. Resepsionis yang bertugas membantu agar komunikasi berlangsung
lancar baik kedalam organisasi maupun keluar organisasi dengan media pesawat telex menerima tamu perusahaan atau perorangan.
b. Juru tulis, dilingkungan pamong desa dikenal dengan jabatan carik desa bertugas membantu lurah dalam masalah catat mencatat,
sehingga jabatan carik identik dengan penulis lurah. Perlu ditekankan bahwa juru tulis merupakan ahli bahasa clerk bahasa Inggris yang
berarti pegawai secretariat.
c. Juru steno, tugas pekerjaan menyalin naskah dari tulisan steno yang diambil dari hasil dikte langsung atau penyalinan dari mesin pendikte,
yang kemudian disajikan dalam bentuk naskah yang telah diketik. d. Juru tik, tugas pekerjaannya mempersiapkan surat-menyurat yang
akan dikirim, mengerjakan pengaturan masalah pengetikan berupa naskah, table, pengaturan, dengan format yang baik sehingga
menarik dan mudah dibaca. e. Juru arsip atau penata arsip, tugas pekerjaannya berhubungan
dengan masalah kearsipan dan penataan berkas. Juru telex, juru tulis, juru steno, juru tik, dan juru arsip adalah pegawai
secretariat dan masih banyak lagi pegawai secretariat yang lain denga tugas kewajiban yang berbeda. Kedudukan sekretaris dalam
jenjang organisasi baik sebagai pimpinan, tenag staf atau pegawai biasa, sebenarnya mempunyai peranan penting.
8.4 Peranan Sekretaris 1. Tugas
