213
8.5 Pegawai Administrasi 8.5.1 Bidang Tata Persuratan
a. Bagian penerimaan dan pengiriman surat -
Menerima surat-surat, mencatat dalam buku agenda, memberi label pada surat atau lembar disposisi, mendistribusikan
kepada yang berwenang. - Memberi nomor dan tanggal surat yang keluar, mencatat
dalam buku agenda menyampul dan mengirimkan, baik langsung maupun melalui kurir.
- Memberi nomor surat-surat kawat dan telex, mencatat dalam buku agenda dan menyerahkan kepada unit yang
bersangkutan untuk dikirim. - Membuat statistik atas surat-surat yang masuk dan keluar
secara periodik, termasuk surat kawat, dan telex. b. Bagian pengetikan dan penggandaan
- Pengetikan konsep-konsep surat, daftar blanko dan karangan-
karangan untuk konsumsi keluar organisasi. -
Memperbanyak surat-surat dengan stensil, foto copy, atau alat lai atau mesin pengganda yang ada.
- Menyusun dan menyimpan berbagai jenis sheet atau master secara teratur.
- Memelihara alat-alat yang ada pada seksi itu pemeliharaan ringan.
- Membuat statistik penggandaan.
c. Bagian Kearsipan dan Dokumentasi - Mengurus tata kearsipan surat-surat, termasuk menyusun,
menyimpan dan memelihara arsip. -
Mengatur dan menyimpan serta memelihara surat-surat yang berharga atau dokumen.
- Mencatat, memberi kode klasifikasi, dan nomor surat-surat yang disimpan.
8.5.2 Bidang Perlengkapan
a. Bagian pengadaan barang -
Merencanakan jenis barang yang diperlukan dalam pekerjaan, baik pekerjaan perkantoran maupun pekerjaan lapangan.
- Menyediakan barang-barang kebutuhan sesuai dengan keperluan, baik melalui pembelian, pinjaman, hibah, maupun
membuat sendiri. - Menerima dan menyimpan, barang-barang sebelum
diserahkan kepada unit pemakai. - Membuat catatn dan daftar atas barang-barang inventaris
secara keseluruhan, berikut perubahan status dan lokasi barang tersebut.
Di unduh dari : Bukupaket.com
214
- Merencanakan dalam melksanakan penghapusan barang inventaris, sesuai criteria penghapusan barang inventaris.
b. Bagian pemeliharaan - Memelihara barang-barang inventaris kantor, seperti gedung
kantor, rumah dinas, mesin-mesin, kendaraan, pesawat telepon atau telex, meja kursi lemari, dan peralatan lainnya.
- Memperbaiki kerusakan yang terjadi atas barang-barang inventaris baik dilakukan sendiri maupun oleh pihak ketiga.
- Memelihara kebersihan gedung ruang kerja, ruangan-ruangan
lain dalam gedung termasuk kamar kecil. - Memelihara halaman, taman, selokan, pagar, lampu-lampu
hias dan lain-lain. c. Bagian
bangunan - Merencanakan pembangunan rumah-rumah dinas, mess dan
bangunan lain dilingkungan kerja. - Mengatur dan mengurus alikasi dan realokasi rumah dinas
dan aturan-aturan mengenai penempatan. - Mengurus dan menyelesaikan masalah-masalah yang
berhubungan dengan izin-izin bangunan, izin penempatan, dan izin perombakan dan mengurus berbagai fasilitas
bangunan tersebut.
8.5.3 Bidang Kerumahtanggaan Kantor
a. Bagian pelayanan atau keamanan - Mengatur pemakaian ruang kerja dan ruang rapat, termasuk
tata ruang. - Menyiapkan jamuan dan melayani rapat-rapat, pertemuan,
konfernsi, dan sejenisnya. - Menyiapkan dan melayani kebutuhan minuman harian bagi
pegawai dan tamu. -
Mengatur ketertiban tamu-tamu, parkir kendaraan bermotor. b. Bagian perjalanan dinas
- Mendapatkan data dan keterangan mengenai aturan perjalanan dalam dan luar negeri dengan menggunakan
sarana angkutan yang ada. - Mengurus dan menyelesaikan surat-surat berkenaan dengan
perjalanan dalam dan luar negeri, bagi pegawai dan pejabat. -
Membuat perhitungan biaya perjalanan dalam dan luar negeri dan menyiapkan surat-surat pembayaran.
- Menyelesaikan surat-surat pertanggung jawaban perjalanan.
Di unduh dari : Bukupaket.com
215
8.5.4 Bidang Hubungan Masyarakat
