210
hanya sebagai pegawai biasa. Tugas junior dan sering disebut sekretarisan ini merupakan tugas junior secretary atau junior.
Sekretaris yang berkedudukan sebagai pegawai biasa bertugas membantu seseorang atau lebih anggota staf pejabat guna
menyelenggarakan tata hubungan dengan cepat dan tetap baik intern atau ekstern. Petugas ini lazimnya bertugas mengetik, steno,
menerima dikte baik langsung atau melalui mesin, dan lain – lain.
Mengingat tugas sekretaris merupakan tugas pokok pelayanan administratif, maka masih banyak juga pegawai sekretaris dengan
tugas dan pekerjaan bermacam – macam, sesuai dengan kedudukan dan wewenang yang diperoleh serta tanggung jawabnya.
Dapat kiranya diberi contoh pegawai sekretariat yakni : a. Resepsionis yang bertugas membantu agar komunikasi berlangsung
lancar baik kedalam organisasi maupun keluar organisasi dengan media pesawat telex menerima tamu perusahaan atau perorangan.
b. Juru tulis, dilingkungan pamong desa dikenal dengan jabatan carik desa bertugas membantu lurah dalam masalah catat mencatat,
sehingga jabatan carik identik dengan penulis lurah. Perlu ditekankan bahwa juru tulis merupakan ahli bahasa clerk bahasa Inggris yang
berarti pegawai secretariat.
c. Juru steno, tugas pekerjaan menyalin naskah dari tulisan steno yang diambil dari hasil dikte langsung atau penyalinan dari mesin pendikte,
yang kemudian disajikan dalam bentuk naskah yang telah diketik. d. Juru tik, tugas pekerjaannya mempersiapkan surat-menyurat yang
akan dikirim, mengerjakan pengaturan masalah pengetikan berupa naskah, table, pengaturan, dengan format yang baik sehingga
menarik dan mudah dibaca. e. Juru arsip atau penata arsip, tugas pekerjaannya berhubungan
dengan masalah kearsipan dan penataan berkas. Juru telex, juru tulis, juru steno, juru tik, dan juru arsip adalah pegawai
secretariat dan masih banyak lagi pegawai secretariat yang lain denga tugas kewajiban yang berbeda. Kedudukan sekretaris dalam
jenjang organisasi baik sebagai pimpinan, tenag staf atau pegawai biasa, sebenarnya mempunyai peranan penting.
8.4 Peranan Sekretaris 1. Tugas
Pokok Pernan seseorang dalam bidang usaha akan terlihat dari
tugas-tugas yang dibebankan kepadanya. Makin besar wewenang makin besar juga tanggung jawab. Dalam mengemban wewenang
tersebut seseorang akan melaksanakan kewajiban sesuai dengan wewenang yang ada di pundaknya. Kewajiabn tersebut di
Di unduh dari : Bukupaket.com
211
laksanakan dalam tugas-tugas pekerjaan. Makin besar wewenang dan tanggung jawab maka tugas pekerjaannya makin besar juga.
Tugas pekerjaan itu di laksanakan denganmenggunakan tenaga dan pikirannya. Peranan seseorang nampak dari cara
melaksanakan tugas pekerjaan dengan menggunakan tenaga dan pikirannya semaksimal mungkin.
Peranan sekretaris pada jenjang manapun, umunya adalah sama yakni, sebagai pembantu yang melaksanakan tugas
pekerjaan guna membantu pimpinan atau organisasi. Sebagai pembantu pimpinan selaku sekretaris pribadi ia harus tanggap
dalam membantu pimpinan demikian juga sekretaris yang bertugas membantu organisasi.
Peranan sekretaris sebagai pembantu tersebut mungkin berupa penyelasaian rutin mempersiapkan tersediannya fasilitas
yang cukup guna kelancaran pelaksanaan tugas pimpinan. Tidak jarang pula sekretaris dalam memberi bantuan bai kepada
pimpinan maupun dalam organisasi merupakan kunci keberhasilan pimpinan atau organisasi tersebut.
Sekretaris merupakan pembantu pimpinan sejak dari awal sampai tercapai tujuannya. Ia ikut memecahkan masalah yang
dihadapi pimpinan, memberi saran dan pendapat, mempersiapkan fasilitas guna kemudahan tugas pimpinan, yang akhirnya tujuan
dapat dicapai dengan hasil tanpa mengeluarkan biaya besar atau atau dengan perkataan tujuan dapat dicapai dengan sebaik-
baiknya.
Sebagai pembantu pimpinan, maka seorang sekretaris merupakan penghubung pimpinan dengan relasi atau pejabat
yang akan mengadakan pembicaraan juga perlu menciptakan suasana yang harmonis antara perusahaan atau organisasinya
dengan masyarakat luar. Ia memberikan informasi kepada pejabat yang akan berhubungan atau masyarakat yan ingin mengetahui
aktivitas organisasi, sehingga akan tercipta yang akan baik dari pimpinan yang bertanggung jawab atas maju mundurnya
organisasi yang di pimpinnya.
Setelah mengerti peranan sekretaris dalam memberi bantuan pimpinan ecara garis besar maka pernan sekertaris dalam
memberi bantuan pimpinan tersebut diperinci dalam tugas-tugas yang bersifat protokoler, disamping masih ada tugas pokok yan
sesuai dengan kedudukan sekretaris itu sendiri.
Dalam bahasan ini ditekankan tugas pokok sekretaris dibidang pelayanan kantor.
Di unduh dari : Bukupaket.com
212
a. Menyelenggarkan tugas umum sekretaris untuk meringankan pimpinan seperti menerima dikte dan penyalinannya menjadi
bentuk naskah yang terketik rapi. b. Menyelenggarakan surat-menyurat dan membuat konsep surat
serta laporan. c. Mengurus masalah pengetikan dan percetakan, penggandaan.
d. Mencari informasi dan berkomunikasi. e. Mengurus ketatausahaan lainnya seperti menata arsip, ekspdisi,
urusan pos dan lain-lain. Tugas protokoler dapat disebutkan antara lain sebagai berikut :
a. Menerima tamu, mengatur perjanjian, menerima pesanan melalui telepon atau surat.
b. Mempersiapkan rapat formal maupun informal c. Mengatur jamuan antar pejabat, mengirim surat undangan,
memilih tanda mata untuk acara tukar menukar kenangan. d. Menghubungkan bawahan dan atasan yang akan merundingkan
aktivitas kerja. e. Mengatur bawahan dan atasan yang akan merundingkan aktivitas
kerja. f. Mengatur penerimaan tanu dengan segala fasilitas yang
diperlukan. Dengan demikian tugas pokok seorang sekretaris dan
selanjutnya masih ada tugas sampingan yang tak kalah pentingnya guna menunjang tugas pokok tersebut.
2. Tugas Khusus
Tuga yang tidak termasuk tugas pokok dan tugas protokoler disebut tugas khusus, antara lain ;
a. Pengurusan perjalanan dinas Tugas sekretaris dalam pengurusan perjalanan dinas berupa
pengurusan rencan, masalah imigrasi paspor, visa, health certificate, dan lain-lain tiket, akomodasi, hotel dan lain-lain.
b. Pengurusan kas kecil Guna keprluan yang bersifat kecil seperti membeli bunga,
memesan minum utuk tamu, ongkos parkir dan lain-lain keprluan sehari-hari. Sekretaris dalam mengurus tugas-tugasnya
diperlukan uang yang siap dapt dipergunakan sewaktu-waktu. Dan untuk keperluan tersebut diambil dari dana kas kecil yang
menjadi tanggung jawab sekretaris. Sekalipun dana itu kecil, akan tetapi sekretaris wajib mengurusnya biak-baik.
Di unduh dari : Bukupaket.com
213
8.5 Pegawai Administrasi 8.5.1 Bidang Tata Persuratan
