4. Chief Accounting Memiliki tugas dan tanggung jawab:
a. Mengatur dan memimpin personil yang berada dibawahnya.
b. Memberikan arahan bagi para personil yang ada, agar proses
administrasi dalam bagian ini dapat berjalan dengan baik. c.
Memberikan laporan atas proses administrasi yang ada di bagiannya pada bagian keuangan dan juga direktur perusahaan.
5. Sales Admin a. Memiliki tugas untuk melakukan penginputan order penjualan
pada sistem informasi berbasis komputer. b. Melakukan pengecekan terhadap stok barang yang ada sebelum
melakukan penginputan order penjualan. c. Menyiapkan dan mencetak invoice untuk pelanggan yang
memesan barang.
4.2. Deskripsi Data Hasil Penelitian
4.2.1. Dokumen-dokumen dan
User Sistem Penjualan Perusahaan memiliki dokumen sumber berupa dokumen fisik.
Dokumen-dokumen sumber tersebut digunakan sebagai dasar dalam penginputan data ke dalam sistem. Dokumen sumber yang dimiliki oleh
perusahaan dalam sistem penjualan adalah sebagai berikut:
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
1. Order form.
Order form surat pesanan digunakan setiap kali terjadi transaksi penjualan dan dibuat untuk user customer dengan menggunakan user
price serta dibuat rangkap empat. Yang memiliki otorisasi untuk membuat surat pesanan ini adalah marketing atau teknisi pembuat.
Lihat Lampiran 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, dan 8. 2.
Order form dealer. Order form dealer surat pesanan dealer digunakan setiap kali terjadi
penjualan dan dibuat untuk dealer customer dengan menggunakan dealer price serta dibuat rangkap tiga. Yang memiliki otorisasi untuk
membuat surat pesanan ini adalah marketing pembuat. Lihat Lampiran 9, 10, 11, 12, dan 13.
Selain dokumen sumber tersebut, perusahaan juga memiliki dokumen lain yang merupakan hasil output dari input dan proses atas
dokumen sumber. Dokumen yang dimaksud yaitu: 1.
Invoice. Invoice digunakan untuk mencetak pesanan customer sesuai
dengan order form yang diberikan ke sales admin untuk diinput ke dalam program dan diprint out. Invoice ini dibuat rangkap empat
dan yang memiliki otorisasi untuk membuat invoice ini adalah sales admin pembuat, penginput ke sistem dan pencetak, chief
accounting pengawas dan pemeriksa. Lihat Lampiran 18 .
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
2. Delivery Order.
Delivery order digunakan oleh bagian gudang untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh customer dan bagian pengiriman
mengirimkan barang pesanan tersebut kepada customer setelah bagian gudang menyiapkannya. Surat jalan ini dibuat rangkap
empat dan yang memiliki otorisasi atas surat jalan ini adalah sales admin pembuat, penginput ke sistem dan pencetak, chief
accounting pengawas dan pemeriksa, Warehouse mengecek dan menyiapkan, Delivery mengirim. Lihat Lampiran 19.
4.2.2. Kebijakan Perusahaan atas Transaksi Penjualan
Kebijakan perusahaan adalah setiap transaksi yang terjadi tidak dapat dibatalkan atau dikembalikan kecuali terdapat perjanjian tertulis
yang disetujui oleh direktur dan diketahui oleh kepala akunting sebelum transaksi tersebut dilakukan.
Untuk diskon atau potongan penjualan diberikan apabila sebelumnya ada perjanjian tertulis maupun tidak dengan direktur
perusahaan dan diketahui oleh kepala akunting sebelum transaksi tersebut dilakukan.
Pengembalian atas barang yang dikirim dapat dilakukan apabila pada waktu pengiriman terjadi kerusakan yang disebabkan oleh
kelalaian pihak pengiriman maupun kerusakan yang terjadi sebagai akibat tidak diketahui dan tidak disebabkan oleh pihak pengiriman
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
dalam jangka waktu tiga 3 hari sesuai dengan term pelunasan yang tercetak di invoice.
Jangka waktu pelunasan untuk masing-masing customer berbeda, tergantung pada waktu proses transaksi penjualan
berlangsung antara marketing dengan pihak pembeli. Tetapi terdapat batasan waktu untuk term tersebut yaitu paling lama 2 minggu sejak
tanggal invoice tercetak. Untuk kebijakan harga baik user price maupun dealer price
mengikuti kurs pada tanggal terjadinya transaksi tersebut karena beberapa tipe produk mengikuti nilai mata uang USD.
4.2.3. Prosedur Penginputan Transaksi Penjualan ke dalam Program Sistem
Penjualan Berbasis Komputer Aktivitas yang terjadi dalam penginputan transaksi penjualan
ke dalam sistem penjualan adalah sebagai berikut: 1.
Melakukan update terhadap master file penjualan. Bagian penjualan melakukan update terhadap database
penjualan pada waktu terjadi transaksi penjualan saat itu dan peng- update-an dilakukan sesuai dengan surat pesanan yang diterima
dari marketing atau teknisi beserta harga yang tercantum di surat pesanan. Yang berhak untuk melakukan update atas master file
penjualan yaitu karyawan bagian penjualan sales admin yang terotorisasi dengan berdasarkan dokumen sumber yaitu form
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
orderform order dealer, sedangkan yang memiliki otorisasi untuk mengawasi dan mengecek atas update yang dilakukan oleh sales
admin yaitu chief accounting.
2. Melakukan update terhadap master file customer.
Bagian penjualan sales admin melakukan update atas master file customer, apabila customer yang membeli barang tidak
tercantum di dalam database master file customer dan update terhadap master file customer sesuai dengan nama, alamat, dan
nomor telepon yang tercantum dalam surat pesanan yang diterima dari marketing atau teknisi. Yang berhak untuk melakukan update
atas master file customer yaitu sales admin yang terotorisasi berdasarkan dokumen sumber yaitu form orderform order dealer.
3. Melakukan update terhadap master file persediaan.
Sales admin berhak untuk melakukan update terhadap persediaan barang yang laku terjual sesuai dengan dokumen
sumber yaitu form orderform order dealer yang diterima pada hari itu. Yang memiliki otorisasi untuk mengawasi dan mengecek
dokumen sumber dan update yang dilakukan oleh sales admin yaitu chief accounting.
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
4. Mencetak inputantransaksi penjualan.
Sales admin mencetak hasil update yang dilakukan atas transaksi penjualan hari itu beserta dengan delivery order yang
langsung tercetak bersama-sama pada waktu mencetak invoice. Yang berhak untuk melakukan print-out atas invoice dan delivery
order yaitu sales admin sesuai dengan update yang dilakukan atas master file penjualan.
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
4.3. Analisa dan Pembahasan
