PENGENDALIAN DAN AUDIT APLIKASI PADA SISTEM PENJUALAN (Studi Kasus CV. Citra Sarana Solusi).

SKRIPSI

Diajukan Oleh :

Andreas Halim

0713010005 / FE/ EA

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”

JAWA TIMUR

Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan berkat dan rahmatnya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan judul

“Pengendalian dan Audit Aplikasi Pada Sistem Penjualan”.

Penulisan skripsi ini dimaksudkan sebagai salah satu syarat yang harus dipenuhi untuk memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi pada Fakultas Ekonomi Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.

Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna akan tetapi diharapkan dengan penulisan skripsi ini dapat membantu banyak pihak yang mungkin memerlukan informasi yang dapat diperoleh melalui penyusunan skripsi ini. Tidak lupa penulis ucapkan terima kasih atas bantuan dan dukungan kepada berbagai pihak yang telah membantu penulis dalam menyusun skripsi ini:

1. Bapak Prof. Dr. Ir. Teguh Soedarto, MP, selaku Rektor Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.

2. Bapak Dr. H. Dhani Ichsanuddin Nur, MM, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Akuntansi Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.

3. Bapak Drs. Ec. H. Rachman A. Suwaidi, MS, selaku Pembantu Dekan 1 Fakultas Ekonomi Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.

5. Ibu Dr. Sri Trisnaningsih, Msi, selaku Ketua Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.

6. Seluruh Dosen Fakultas Ekonomi Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur, khususnya Program Studi Akuntansi yang telah memberikan ilmu pengetahuan dan bimbingan pada penulis selama kuliah. 7. Ibu Priscilla dan rekan-rekan yang telah menyediakan waktu dan membantu

dalam penulisan skripsi ini sampai selesai.

8. Kedua orangtua, saudara-saudara dan teman-teman saya yang selalu memberikan restu, dukungan dan doanya selama penulis menempuh kuliah sampai dengan menyelesaikan skripsi.

9. Berbagai pihak yang telah turut membantu dan menyediakan waktunya demi terselesaikannya skripsi ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.

Akhir kata penulis berharap semoga penelitian ini dapat bermanfaat bagi penulis sendiri serta bermanfaat bagi pembaca, khususnya Program Studi Akuntansi.

Surabaya, Juli 2011

DAFTAR ISI...iii

DAFTAR TABEL ...vi

DAFTAR GAMBAR...vii

DAFTAR LAMPIRAN ...viii

ABSTRAKSI... x

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ... 1

1.2. Perumusan Masalah ... 14

1.3. Fokus Penelitian... 14

1.4. Tujuan Penelitian ... 15

1.5. Manfaat Penelitian ... 16

1.5.1. Bagi Perusahaan... 16

1.5.2. Bagi Program Studi... 16

BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Sistem Informasi Akuntansi... 18

2.2. Audit Sistem Informasi ... 19

2.3. Pengendalian Sistem ... 20

2.3.1. Pengendalian Umum... 20

2.3.2. Pengendalian Aplikasi ... 21

2.4. Pengendalian Input ... 21

BAB III METODE PENELITIAN

3.1. Rancangan Penelitian... 35

3.2. Ketertarikan Penelitian ... 35

3.3. Informan... 36

3.4. Lokasi Penelitian... 37

3.5. Jenis dan Sumber Data... 38

3.5.1. Jenis Data... 38

3.5.2. Sumber Data ... 39

3.6. Instrumen dan Metode Pengumpulan Data... 39

3.6.1. Instrumen Pengumpulan Data... 39

3.6.2. Metode Pengumpulan Data... 40

3.7. Unit Analisis ... 42

3.8. Teknik Analisis ... 43

3.9. Keabsahan Data ... 44

3.10. Research Question... 49

3.10.1. Source Document Controls... 49

3.10.2. Data Coding Control ... 49

3.10.3. Batch Control... 50

3.10.4. Validation Controls ... 51

3.10.5. Input Error Recovery ... 51

3.10.6. Controlling Batch Output Systems... 52

BAB IV DESKRIPSI DATA DAN PEMBAHASAN 4.1. Gambaran Umum... 53

4.1.1. Latar Belakang Perusahaan... 53

4.2.3. Prosedur Penginputan Transaksi Penjualan ke dalam

Program Sistem Penjualan Berbasis Komputer ... 62

4.3. Analisa dan Pembahasan ... 65

4.3.1. Pengendalian Input ... 65

4.3.2. Pengendalian Output... 91

4.3.3. Pengendalian Input dan Output secara Keseluruhan ... 94

4.3.4. Daftar Pertanyaan Hasil Penelitian atas Pengendalian Aplikasi Sistem Penjualan ... 96

BAB V PENUTUP 5.1. Kesimpulan ... 176

5.2. Saran ... 177

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

Tabel 2 Research Question: Source Document Controls... 49

Tabel 3 Research Question: Data Coding Controls ... 49

Tabel 4 Research Question: Batch Control... 50

Tabel 5 Research Question: Validation Controls... 51

Tabel 6 Research Question: Input Error Recovery ... 51

Tabel 7 Research Question: Controlling Batch Output Systems ... 52

Tabel 8 Daftar Pertanyaan Source Document Control ... 97

Tabel 9 Daftar Pertanyaan Data Coding Control ... 125

Tabel 10 Daftar Pertanyaan Batch Control... 138

Tabel 11 Daftar Pertanyaan Field Interrogation ... 142

Tabel 12 Daftar Pertanyaan Record Interrogation ... 153

Tabel 13 Daftar Pertanyaan File Interrogation ... 157

Tabel 14 Daftar Pertanyaan Input Error Correction ... 163

Tabel 15 Daftar Pertanyaan Report Distribution Control... 167

Gambar 2 Bagan Alir Siklus Penjualan (Flow Chart) ... 9 Gambar 3 Bagan Alir Siklus Penjualan (lanjutan)... 10 Gambar 4 Bagan Alir Siklus Penjualan (lanjutan)... 11 Gambar 5 Bagan Alir Siklus Penjualan Berbasis Komputerisasi

Yang Diterapkan (Flow Chart) ... 12 Gambar 6 Bagan Alir Siklus Penjualan Berbasis Komputerisasi

Yang Seharusnya (Flow Chart) ... 13 Gambar 7 Struktur Organisasi... 57

Lampiran 2 Order Form (Surat Pesanan) – 009001 Lembar 2 Lampiran 3 Order Form (Surat Pesanan) – 009001 Lembar 3 Lampiran 4 Order Form (Surat Pesanan) – 009001 Lembar 4 Lampiran 5 Order Form (Surat Pesanan) – 009002 Lembar 1 Lampiran 6 Order Form (Surat Pesanan) – 009003 Lembar 1 Lampiran 7 Order Form (Surat Pesanan) – 009004 Lembar 1 Lampiran 8 Order Form (Surat Pesanan) – 009005 Lembar 1 Lampiran 9 Order Form Dealer – 009701 Lembar 1

Lampiran 10 Order Form Dealer – 009701 Lembar 2 Lampiran 11 Order Form Dealer – 009701 Lembar 3 Lampiran 12 Order Form Dealer – 009702 Lembar 1 Lampiran 13 Order Form Dealer – 009703 Lembar 1

Lampiran 14 Order Form Dealer (Otorisasi/TTD Marketing) Lampiran 15 Order Form (Otorisasi/TTD Admin Service) Lampiran 16 Capture Program Aplikasi Menu

Lampiran 17 Capture Form Penjualan 1 Lampiran 18 Scan Invoice

Lampiran 19 Scan Delivery Order

Lampiran 20 Capture Form Laporan Master Customer 1 Lampiran 21 Capture Form Laporan Master Customer 2

Lampiran 25 Capture Form Penjualan (Help Master Customer) Lampiran 26 Capture Laporan Aktifitas (Before)

Lampiran 27 Capture Laporan Aktifitas (After)

Lampiran 28 Capture Laporan Aktifitas (After—continued) Lampiran 29 Capture Laporan Aktifitas (After—end) Lampiran 30 Capture Form Master Supplier (Add New) Lampiran 31 Capture Form Master Supplier (Saving Data) Lampiran 32 Capture Form Master Barang

Lampiran 33 Capture Form Penjualan 2 Lampiran 34 Capture Form Penjualan 3 Lampiran 35 Capture File Database

Lampiran 36 Capture Program Aplikasi Old Lampiran 37 Capture Program Aplikasi New Lampiran 38 Capture Validasi User dan Password

Lampiran 39 Capture Dokumen-dokumen Yang Tidak Terpakai

Lampiran 40 Foto Kantor Perusahaan yang terletak di daerah Perumahan, Ruang Kantor berada di lantai 2

Abstraksi

Permasalahan yang dibahas dan diteliti dalam penelitian skripsi ini adalah bagaimana penerapan sistem informasi berbasis komputerisasi dan bentuk-bentuk pengendalian serta audit aplikasi yang diperlukan untuk mengantisipasi kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem informasi yang berbasis komputerisasi. Mengingat sekarang teknologi informasi sudah berkembang pesat dan perlu adanya kontrol yang jelas untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan.

Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini bersifat studi kasus. Pengumpulan data dilakukan dengan wawancara, observasi, dokumentasi dan pengujian terhadap program aplikasi yang digunakan di dalam perusahaan tersebut. Dengan adanya penelitian ini dapat memberikan gambaran suatu program aplikasi yang digunakan perusahaan dapat memberikan informasi dan pengendalian yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Berdasarkan analisa yang diperoleh ternyata masih terdapat banyaknya kelemahan-kelemahan dalam program aplikasi yang diterapkan oleh perusahaan. Dimana program aplikasi yang seharusnya dapat dijadikan sebagai acuan untuk mengontrol aliran transaksi yang terjadi ternyata tidak berjalan dengan semestinya.

Abstract

Problems are discussed and examined in the study of this thesis is how the application of computerized information system-based and other forms of control and audit applications necessary to anticipate the weaknesses that exist based on computerized infomation systems. Given the current information technology is growing rapidly and there is need for clear control to anticipate things are not desirable.

The research method used in this study is case study. Data was collected through interviews, observation, documentation and testing of application programs used within the company. Given this research can provide a picture of an application program that used the company can provide information and controls needed by the company.

Based on the analysis obtained turns out there are still many weaknesses in the application program implemented by the company. Where an application that should be used as reference for controlling the flow of transactions that occured were not running properly.

Keyword: control, audit applications  

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Teknologi komputer telah berkembang dengan pesat pada beberapa dekade belakangan ini. Para pebisnis menggunakan sistem berbasis komputer untuk memberikan kemudahan bagi perusahaan dalam memasukkan data, memproses dan menyimpannya. Sistem ini diharapkan dapat menghemat waktu, biaya, dan tenaga serta mampu membantu kinerja perusahaan agar lebih efisien, efektif, dan ekonomis, sehingga menghasilkan keuntungan semaksimal mungkin.

Penerapan sistem informasi berbasis komputer memerlukan pengendalian yang baik mengingat resiko-resiko yang mungkin timbul akibat sistem pengendalian yang kurang memadai. “Audit teknologi informasi merupakan pengumpulan dan evaluasi bukti-bukti untuk menentukan apakah sistem komputer yang digunakan telah melindungi aset milik organisasi, mampu menjaga integritas data, dapat membantu pencapaian tujuan organisasi secara efektif, serta menggunakan sumber daya yang dimiliki secara efisien.” (Weber, 2000). Pengendalian internal yang antara lain meliputi pengendalian umum (general control) dan pengendalian aplikasi (application control) diperlukan karena sistem berbasis komputer mengandalkan pengendalian sistem yang baik untuk

memperoleh hasil kinerja yang maksimal dan sesuai dengan tujuan perusahaan.

Sistem informasi akuntansi: “Sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose).” (Hall dan Singleton 2007). Salah satu sistem informasi akuntansi yang ada dalam perusahaan adalah sistem penjualan. Sistem ini berhubungan dengan penjualan barang baik yang diproduksi sendiri maupun yang dibeli untuk dijual kembali oleh perusahaan. Dalam prosesnya, sistem penjualan memerlukan alat bantu seperti mesin fax, komputer dan program penjualan untuk memudahkan pencatatan transaksi penjualan, daftar harga dan jenis barang, dan persediaan barang yang masih belum terjual. Penerapan sistem informasi berbasis komputer ini menyebabkan data penjualan, file harga dan jenis barang, serta data-data lainnya dapat diinput, diproses, dan disimpan dengan baik. Untuk itu, sistem ini memerlukan pengendalian yang baik demi tercapainya tujuan pengendalian aplikasi dan tujuan perusahaan tersebut pada umumnya. “Penelitian dengan Audit sistem informasi akuntansi berbasis komputer dilakukan dengan pemeriksaan terhadap aplikasi sampai dengan data atau inputan data.” (Doni Waluya Firdaus, Universitas Komputer Indonesia)

Obyek yang digunakan dalam penelitian ini adalah perusahaan distributor yang menjual berbagai macam produk elektronik yang beredar

dipasaran bernama CV. Citra Sarana Solusi yang berlokasi di Surabaya, Jawa Timur. Sejak tahun 2009 perusahaan ini telah menggunakan sistem berbasis komputer untuk sistem penjualannya. Selain sistem informasi berbasis komputer, CV. Citra Sarana Solusi memiliki dokumen sumber yang penting untuk menyimpan daftar harga dan jenis barang yang diperdagangkan. Keberadaan dokumen tersebut dimaksudkan untuk keakuratan dan kelengkapan data yang diinput dalam sistem sehingga menghindari terjadinya kesalahan atau kecurangan yang dilakukan oleh user maupun pihak lain. “Quality assurance merupakan salah satu pendekatan yang digunakan untuk mendeteksi kesalahan identifikasi kebutuhan users, tidak diikutinya standar, dan penyempurnaan mutu pengerjaan maupun pengembangan sistem.” (Gondodiyoto, Sanyoto, Audit Sistem Informasi dan Pendekatan COBIT, Mitra Wacana Media, 2007).

Dalam sistem informasi berbasis komputer yang digunakan oleh perusahaan tidak menutup kemungkinan terjadi kecurangan atau kelemahan yang diakibatkan oleh kesalahan manusia maupun kurang memadainya sistem berbasis komputer tersebut. Demi mengantisipasi timbulnya permasalahan akibat sistem yang kurang memadai, maka perusahaan perlu melakukan audit secara periodik atas sistem yang digunakan agar dapat diketahui kelayakan sistem tersebut untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dari waktu ke waktu. “Postimplementation audit dilakukan untuk memeriksa apakah sistem aplikasi yang telah

diimplementasikan pada suatu perusahaan telah berjalan dengan efektif (sesuai dengan kebutuhan pengguna), efisien (telah dijalankan dengan sumber daya optimal), data integrity, dan saveguard serta dilakukan secara mendalam mengenai kontrol aplikasi (application control).” (Gondodiyoto, Sanyoto, Audit Sistem Informasi dan Pendekatan COBIT, Mitra Wacana Media, 2007).

Dalam perusahaan besar yang melibatkan banyak karyawan, seringkali perusahaan kesulitan memeriksa para karyawannya satu per satu. Akibatnya bisa menimbulkan masalah-masalah seperti terjadinya penginputan data ganda dikarenakan dokumen sumber yang tidak terotorisasi dan disimpan dengan baik, terdapat data yang belum tercatat atau terlewat, maupun penerapan kebijakan perusahaan pada sistem yang tidak diterapkan secara baik. Hal-hal tersebut seringkali mengarah pada tindakan KKN yang melibatkan orang dalam perusahaan. Dalam penyimpanan data, perusahaan tidak memiliki back up file untuk mengamankan data dari resiko kehilangan, kebakaran, dan sebagainya. Dengan diterapkannya sistem informasi berbasis komputer di perusahaan, maka pengendalian aplikasi diperlukan untuk memastikan bahwa jalannya input, proses, dan output data atau informasi di perusahaan dapat berjalan dengan efektif dan efisien.

“Sistem informasi berbasis komputer memerlukan pengendalian yang cukup baik mengingat sistem pengendalian aplikasi yang kurang baik dapat menimbulkan dampak yang tidak menguntungkan.” (Studi

Kasus pada Industri Mebel Ukir di Jepara, Jawa Tengah, Universitas Kristen Petra, 2006). Mengingat pentingnya sistem informasi berbasis komputer ini bagi perusahaan, maka audit dilakukan oleh peneliti untuk mengetahui dan menilai bahwa pengendalian aplikasi pada sistem penjualan masih memadai dengan tercapainya perusahaan dari pengendalian aplikasi tersebut. Penelitian dilakukan pada perusahaan ini karena perusahaan ternyata belum pernah melakukan audit terhadap sistem informasi yang ada. Selain itu dari survei pendahuluan, penulis juga melihat adanya beberapa kelemahan application control terkait dengan akses masuk ke sistem perusahaan. Hal ini dapat diketahui dari user id dan password untuk masing-masing user, dimana setiap user yang seharusnya hanya dapat mengakses dokumen dan menu sesuai dengan job description-nya namun setiap user ini dapat mengakses semua dokumen dan menu yang terdapat di sistem. Semua user memiliki akses untuk mengganti data-data yang telah diinput, sehingga hal tersebut dapat menyebabkan atau memberikan peluang munculnya kesalahan yang disebabkan manusia dan dapat menimbulkan kerugian pada perusahaan. Permasalahan tersebut sering terjadi, sehingga sangat berdampak terhadap operasional perusahaan secara keseluruhan.

Selain itu belum diterapkannya audit logs dapat menimbulkan permasalahan lain bagi perusahaan, yaitu jika terjadi kesalahan dalam penginputan transaksi, maka akan sulit untuk ditelusuri siapa yang melakukan kesalahan karena faktor human error maupun fraud. Dalam hal

ini perusahaan tidak dapat mendeteksi siapa saja yang melakukan dan kapan dilakukan proses input dan update tersebut. Apabila perusahaan dapat mengetahui entitas yang melakukan kesalahan tersebut, perusahaan dapat menerapkan kebijakan punishment dan reward.

Perusahaan juga masih harus melakukan perbaikan terhadap dokumen-dokumen yang menunjang operasional perusahaan. Dimana banyak kekurangan atas informasi yang tercantum didalam formulir tersebut. Salah satunya adalah dokumen-dokumen yang diinput tidak pre-numbered secara otomatis, sehingga dapat menyebabkan penyalahgunaan formulir dan tidak dapat terdeteksi jika formulir tersebut hilang. Hal ini sering terjadi dalam perusahaan dan kesalahan-kesalahan tersebut menimbulkan salah saji terhadap laporan yang dihasilkan.

Oleh karena alasan-alasan diatas, maka penulis ingin menguji pengendalian aplikasi (application control) atas sistem informasi yang dilakukan perusahaan secara keseluruhan. Disamping itu, pihak manajemen juga ingin mengevaluasi dan menilai kelayakan sistem informasi yang telah berjalan di perusahaan. Sehingga dapat menentukan langkah-langkah yang perlu diambil untuk dapat meminimalkan ancaman dan bahkan menghilangkan resiko yang ada atau mungkin terjadi.

Tabel 1. Klasifikasi Transformasi dari Narasi Fisik ke Proses Logik

Entity Activity

Salesperson  Melakukan pengecekan atas barang yang tersedia

dari gudang

Salesperson

 Menyiapkan order form, nama dan alamat jelas

pembeli, jumlah, jenis barang yang dibeli, harga dan biaya kirim serta tanggal pengiriman

 Memberikan copyan order form kepada bagian

accounting, bagian pengiriman dan bagian gudang

 Melakukan penyimpanan file copyan invoice

penjualan di kumpulan invoice

 Melakukan pengecekan skedul pengiriman yang

ada pada buku skedul pengiriman

Customer  Melakukan pembayaran atas barang yang dibeli

baik dengan memberikan DP (Down Payment min. 30%), tunai, cek/giro, maupun kartu kredit Salesperson

 Menyiapkan tanda terima pembayaran

1. Prepare Sales Order

Accounting Officer

 Melakukan pengecekan terhadap stok barang di

gudang

 Mencatat dan menyimpan data penjualan dalam

database penjualan

 Mencatat dan menyimpan data pelanggan dalam

database pelanggan

 Melakukan penyimpanan file copyan nota di

kumpulan nota

 Mencatat dan menyimpan persediaan yang terjual

dalam database persediaan

Computer  Melakukan update database penjualan

 Melakukan update database pelanggan

 Melakukan update database persediaan

2. Update Records

Warehouse Clerk

 Mencocokkan order pelanggan berdasarkan copy

order form

 Melakukan update stok gudang/barang digudang

Delivery Person

 Menyiapkan tanda terima pembayaran pelanggan

3. Delivery Goods

Gambar 2. Bagan Alir Siklus Penjualan CV. Citra Sarana Solusi (Flow Chart) Customer Sales Person

Delivery  Service  Receipt Yes  No Assemble  Goods 

Invoice and 

Receipt  Invoice, Receipt 

and Goods 

END

Receipt  Copy 

Order  Form Copy

Order Form 

Copy Start

Select Goods and 

put order

Locate Inventory Check Inventory Status  (Warehouse) 

Inventory 

Status Prepare Order 

Form

Delivery 

Service? 

Check Delivery  Schedule

Produce Order  Form Yes 

No 

Delivery  Schedule Book

Order  Form 

Pay Goods  Prepare Receipt 

payment

Prepare Batched  Order Form Copies 

Order  Form Copy 

Receipt Prepare Batched  Receipt copy

Order Form 

Copy

Invoice Copy 

Sign Invoice Copy 

A B G E F I  J  M K

Receipt Copy Order Form  Copy 

Entry Inventory Data 

Entry Customer Data 

Entry Sales Order Data 

File Invoice, Order Form 

and Receipt Copies 

Receipt Copy

End

Gambar 3. Bagan Alir Siklus Penjualan CV. Citra Sarana Solusi (lanjutan) Computer Accounting Officer

 

Check Inventory  (Warehouse) 

Inventory 

Database 

Customer  Database 

Sales Order  Database 

Compare 

Invoice Copy Signed  Invoice Copy 

N  Temporary Document 

Storage  D 

C 

E

H 

Invoice Copy  and Delivery  Order Copy

Gambar 4. Bagan Alir Siklus Penjualan CV. Citra Sarana Solusi (lanjutan) Delivery Warehouse

Order Form 

Copy 

Send Signed Invoice 

copy and Receipt  Copies (if any) 

Assemble Goods  Stock List File  Update Stock List 

Invoice and  Delivery  Order Copy 

Deliver Goods 

Signed  Invoice Copy 

Receipt Copy

Invoice fully 

paid?  Yes 

No 

Prepare Receipt  Payment  Order Form 

Copy 

Compare 

Order Form  Copy  N  N  A D H B G  F C I  J  N  M  K  L 

1.2. Perumusan Masalah

Adapun dalam perumusan masalah yang dapat diajukan dalam penelitian ini adalah:

 “Bagaimana penerapan application control terhadap sistem penjualan berbasis komputer pada CV. Citra Sarana Solusi?”

1.3. Fokus Penelitian

Penelitian ini difokuskan pada audit sistem informasi atas pengendalian aplikasi pada CV. Citra Sarana Solusi. Fokus penelitian yang dilakukan dalam penelitian ini adalah:

 Audit dilakukan terhadap sistem informasi berbasis komputer yang diterapkan dan digunakan oleh perusahaan yaitu pada sistem penjualan.

 Audit sistem informasi dilakukan atas pengendalian aplikasi meliputi pengendalian input dan pengendalian output, tidak membahas process control.

 Tahap sistem penjualan yang dilalui meliputi prosedur-prosedur yaitu melakukan update terhadap master file harga dan jenis barang, jumlah order barang, persediaan barang digudang, dan jumlah piutang.

 Pengendalian sistem informasi berbasis komputer pada sistem penjualan CV. Citra Sarana Solusi yang akan dibahas adalah pengendalian input program aplikasi yaitu source document controls, data coding controls, batch control, validation controls, input error

recovery, serta pengendalian aplikasi output yaitu dengan metode controling batch output systems yang meliputi report distribution control dan waste or destruction control.

 Pengendalian dikatakan memadai jika semua tujuan pengendalian dapat tercapai dengan baik. Dengan indikator pencapaian tujuan dijelaskan dalam Bab II.

 Pengendalian dikatakan memadai jika semua tujuan pengendalian terpenuhi.

 Pengendalian dikatakan cukup memadai jika sebagian tujuan dari pengendalian aplikasi terpenuhi, adanya kontrol pengganti, dan dampaknya tidak terlalu signifikan.

 Pengendalian dikatakan tidak memadai jika semua tujuan pengendalian tidak terpenuhi, tidak adanya kontrol pengganti, dan dampaknya signifikan bagi perusahaan.

1.4. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini terutama pada sistem penjualan adalah: 1. Untuk memberikan gambaran mengenai penerapan application

control pada sistem penjualan yang diterapkan dan digunakan oleh CV. Citra Sarana Solusi.

2. Untuk memberikan informasi berupa data-data yang jelas apakah application control pada sistem penjualan tersebut telah memadai atau masih belum memadai.

3. Memberikan saran atau rekomendasi pada pihak manajemen atas sistem informasinya apakah sistem pengendalian aplikasi yang diterapkan sudah cukup memadai atau masih memiliki kekurangan, sehingga manajemen dapat menentukan langkah-langkah yang harus diambil untuk memperbaiki dan mencegah sistem pengendalian tersebut agar dapat mencapai tujuan yang diharapkan.

1.5. Manfaat Penelitian

Manfaat yang dapat diperoleh dari dilakukannya penelitian ini adalah:

1.5.1. Bagi Perusahaan.

Dengan diperolehnya hasil audit sistem informasi atas application control pada CV. Citra Sarana Solusi, maka dapat memberikan masukan bagi CV. Citra Sarana Solusi tentang penerapan application control yang selama ini berjalan di perusahaan tersebut untuk dapat diperbaiki menjadi lebih baik lagi atau sesuai standar yang ada.

1.5.2. Bagi Program Studi

Dengan adanya penelitian ini, dapat memberikan gambaran bagaimana sistem informasi yang berlaku di sebuah perusahaan dan bagaimana kontrol atas sistem informasi tersebut. Sehingga dengan hasil penelitian ini dapat memberikan informasi yang

cukup bagi program studi untuk dapat meneliti lebih lanjut dan memberikan hasil penelitian yang lebih baik lagi dikemudian hari.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Sistem Informasi Akuntansi

Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen yang saling berhubungan untuk mencapai tujuan. Sistem selalu terbentuk dari subsistem-subsistem yang lebih kecil, tiap subsistem menjalankan fungsi khusus yang penting dan mendukung sistem yang lebih besar dimana subsistem tersebut merupakan bagian dari sistem.

Sistem Informasi Akuntansi adalah sekumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi (Bodnar dan Hopwood 2003:1)

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) terdiri dari orang, prosedur, data, software dan teknologi informasi. SIA menjalankan tiga fungsi penting, yaitu:

a. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai, dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang (review) hal-hal yang terjadi.

b. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan.

c. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset organisasi termasuk data organisasi. Pengendalian ini untuk meyakinkan bahwa data tersedia saat diperlukan dan data tersebut akurat dan handal. (Romney dan Steinbart 2004:3)

Sistem Informasi Akuntansi juga merupakan komponen dari organisasi, yang dirancang untuk mengolah data keuangan menjadi informasi atau laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak eksternal maupun internal perusahaan. Data dapat diolah menjadi informasi dengan cara manual maupun dengan bantuan komputer (Lindrawati 2001:28). Sistem informasi berbasis komputer adalah sistem informasi yang tergantung pada hardware dan software komputer untuk pemrosesan dan pemberian informasi (Laudon dan Laudon 2001:8).

2.2. Audit Sistem Informasi

Audit sistem informasi adalah suatu fungsi yang telah dikembangkan untuk menilai apakah sistem komputer telah menjaga aset, integritas data, dan melaksanakan tujuan dari organisasi yang hendak dicapai, yaitu efektivitas dan efisiensi (Weber 1999:1).

Dua sistem utama yang perlu untuk dibagi, sebagai dasar untuk memimpin audit sistem informasi (Weber 1999:38):

a. Sistem manajemen, menyediakan infrastruktur yang stabil dimana sistem informasi dapat dibangun dan dioperasikan dengan dasar hari ke hari. Sistem manajemen dapat dibagi ke dalam beberapa subsistem yang menyajikan top level information systems management, system development management, programming management, data administration, quality assurance, security administration, dan operations management (Weber 1999:39)

b. Sistem aplikasi, mengambil dasar pemrosesan transaksi, pelaporan manajemen, dan dukungan keputusan. Sistem aplikasi dapat dibagi ke dalam subsistem yang menyajikan fungsi boundary, input, communication, processing, database, output (Weber 1999:39).

2.3. Pengendalian Sistem

Ada dua jenis pengendalian yang digunakan oleh organisasi yang menggunakan sistem informasi berbasis komputer (Lindrawati 2001:33): 2.3.1. Pengendalian Umum

Pengendalian umum didesain untuk meyakinkan bahwa lingkungan pengendalian organisasi stabil dan ditangani dengan baik untuk mencapai keefektifan pengendalian aplikasi (Romney dan Steinbart 2004:297). Contoh pengendalian umum yaitu perawatan dan akuisisi software, keamanan secara fisik dan online, serta pengendalian terhadap hardware (Arens 2003:312). Yang

akan dibahas lebih lanjut oleh peneliti adalah pengendalian aplikasi.

2.3.2. Pengendalian Aplikasi

Pengendalian aplikasi digunakan untuk melindungi, mendeteksi, dan mengkoreksi kesalahan (error) dalam transaksi ketika mengalir melalu berbagai tahap dalam program pemrosesan data (Romney dan Steinbart 2004:297). Tujuan utama dari pengendalian aplikasi adalah untuk meyakinkan akurasi spesifikasi aplikasi input, file, program, dan output, daripada untuk mengendalikan sistem komputer secara umum.

Terdapat tiga kategori dalam pengendalian aplikasi (Hall dan Singleton 2007:3), yaitu:

a. Pengendalian input. b. Pengendalian proses. c. Pengendalian output.

Yang akan dibahas lebih lanjut oleh peneliti adalah pengendalian input dan output.

2.4. Pengendalian Input

Pengendalian input didesain untuk mencegah atau mendeteksi kesalahan dalam tahap penginputan pada pemrosesan data (Bodnar dan Hopwood 2004:125). Pengendalian input juga dilakukan untuk

meyakinkan bahwa semua transaksi valid, akurat, dan lengkap (Hall dan Singleton 2007:3), serta untuk menjamin bahwa data yang ada sesegera mungkin diproses (Lindrawati 2001:33).

Pengendalian input yang ada pada umumnya adalah:

a. Source document controls, bertujuan:

1. Untuk menghindari kecenderungan kesalahan pencatatan data. 2. Mempercepat dalam pencatatan data.

3. Dapat dijadikan sebagai kontrol bagi pemrosesan aliran data. Bentuk pengendaliannya yaitu:

 Menggunakan prenumbered source documents. Dokumen sumber seharusnya tercetak dan berurutan dengan nomor yang unik pada masing-masing dokumen. Nomor dalam dokumen sumber ini berguna demi keakuratan penggunaan dokumen dan pelaksanaan audit trail.

 Menggunakan source documents yang urut. Dokumen sumber disampaikan kepada user dan digunakan dengan urut. Akses ke dokumen sumber dibatasi hanya bagi yang berotorisasi saja.

 Secara periodik memeriksa source documents tersebut. Pemeriksaan terhadap dokumen yang nomornya berurutan penting untuk menghindari kehilangan dokumen sumber.

b. Data coding controls, bertujuan:

1. Untuk mencegah terjadinya error dalam pemrosesan data. 2. Untuk mencegah terjadinya kesalahan dalam memasukkan data.

Terdapat dua kesalahan yang dapat merusak data:

 Transcription error.

Dibagi dalam tiga kategori:

- Kesalahan penambahan terjadi ketika angka atau karakter tambahan ditambahkan ke dalam kode. Contohnya, nomor barang 8376 dicatat sebagai 83766.

- Kesalahan pemotongan terjadi ketika sebuah angka atau karakter dipindahkan dari akhir kode. Contohnya, dalam kesalahan jenis ini, barang persediaan di atas akan dicatat sebagai 837.

- Kesalahan substitusi adalah penggantian satu angka dalam sebuah kode dengan angka lainnya. Contohnya, nomor kode 8376 dicatat sebagai 8377.

 Transposition error

Dibagi dalam dua kategori:

- Single transposition error, terjadi ketika dua angka yang

berurutan terbalik. Contohnya, kode 8376 dicatat sebagai 3876.

- Multiple transposition error, terjadi ketika angka-angka yang tidak berurutan terbalik. Contohnya, kode 8376 dicatat sebagai 8673.

Terdapat dua metode pengendalian:

 Angka pemeriksa, merupakan salah satu metode untuk mendeteksi kesalahan pengodean data. Angka pemeriksa adalah angka pengendali (atau beberapa angka pengendali) yang ditambahkan pada kode terkait pada saat kode tersebut diberikan sehingga memungkinkan integritas kode terbentuk selama pemrosesan selanjutnya.

 Kapan angka pemeriksa harus digunakan? Karena angka pemeriksa dapat menimbulkan inefisiensi maka penggunaannya harus dibatasi untuk data yang sangat penting, seperti field kunci primer dan sekunder.

c. Batch controls, bertujuan untuk merekonsiliasi output yang dihasilkan

oleh sistem dengan input yang dimasukkan ke dalam sistem terkait namun tidak efektif untuk mengelola volume data transaksi yang besar dalam sistem.

Terdapat dua pengendalian yaitu:

 Batch controls, memberikan kepastian semua record dalam batch

adanya jejak audit transaksi mulai dari tahap input, pemrosesan hingga output sistem.

 Hash total, mengacu pada teknik pengendalian sederhana yang

menggunakan data nonkeuangan untuk menelusuri berbagai record dalam sebuah batch.

d. Validation controls, bertujuan untuk mengidentifikasi error dalam

input data transaksi sebelum data diproses.

Ada tiga level input validation controls yang akan dibahas oleh peneliti yaitu field interrogation, record interrogation dan file interrogation.

(1) Field interrogation, meliputi prosedur yang terprogram untuk memeriksa karakteristik data dalam field. Tujuannya untuk memeriksa karakteristik data yang sesuai untuk field yang tersedia.

Jenis-jenis field interrogation:

 Missing data checks, digunakan untuk memeriksa isi field

bila terdapat data yang kosong.

 Numeric-alphabetic data checks, merupakan pemeriksaan

untuk menentukan tipe data yang tepat dalam sebuah field.

 Zero-value checks, digunakan untuk memverifikasi bahwa

field tertentu diisi dengan nol. Sehingga adanya kontrol diperlukan untuk mengganti isi field yang tidak bernilai nol.

 Limit checks, menentukan jika nilai yang terdapat dalam field melebihi batas yang diotorisasi.

 Range checks, menentukan batas atas dan bawah nilai data

yang dapat diterima.

 Validity checks, membandingkan nilai aktual dalam field

dengan nilai yang telah ditentukan. Kontrol ini digunakan untuk memverifikasi kode-kode transaksi, kode pegawai, dan sebagainya.

(2) Record interrogation, memvalidasi seluruh record dengan memeriksa hubungan nilai-nilai yang terdapat dalam field tersebut. Tujuannya untuk memastikan bahwa nilai yang terdapat dalam field telah sesuai dengan ketentuan yang ada. Jenis-jenis pengujiannya:

 Qualified checks, merupakan pengujian terhadap suatu nilai

yang telah melewati pemeriksaan batas dan pemeriksaaan kisaran, masuk akal ketika diperiksa bersama dengan berbagai field data lainnya dalam record.

 Sign checks, merupakan pengujian untuk memastikan

bahwa tanda (plus dan minus) dalam field tepat atas jenis record yang akan diproses.

 Sequence checks, digunakan untuk menentukan jika ada

(3) File interrogation, mengendalikan file master yang berisi berbagai record permanen perusahaan yang akan sulit diganti jika dihancurkan atau rusak. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa file benar sedang diproses oleh sistem terkait.

Terdapat dua pengendalian:

 Internal label controls, memverifikasi bahwa file yang

diproses adalah file yang benar-benar dikoneksi oleh program terkait.

 Expired date controls, memeriksa serta mencegah suatu file

dihapus sebelum masa kadaluarsanya.

e. Input error recovery, tujuannya:

1. Untuk mendeteksi adanya error atas data-data sebelum diproses oleh sistem, sehingga dapat diperbaiki dengan segera.

2. Untuk mengetahui entitas yang melakukan kesalahan. Terdapat tiga teknik umum untuk menangani kesalahan:

 Memperbaiki segera, jika sistem menggunakan pendekatan validasi data langsung.

 Membuat file kesalahan, jika yang digunakan adalah penundaan validasi maka tiap kesalahan harus ditandai untuk mencegah file diproses.

 Menolak keseluruhan batch, jika bentuk kesalahan yang berkaitan dengan batch tidak dapat dengan jelas dihubungkan dengan record tertentu.

2.5. Pengendalian Output

Pengendalian output didesain untuk memeriksa bahwa input dan proses menghasilkan output yang valid dan bahwa output telah didistribusikan dengan tepat (Bodnar dan Hopwood 2004:127). Pengendalian output juga untuk memastikan bahwa output sistem tidak hilang, salah arah, atau rusak dan bahwa tidak terjadi pelanggaran privasi (Hall dan Singleton 2007:23).

Pengendalian output yang dilakukan yaitu membentuk, mendokumentasikan, dan mengikuti prosedur yang didesain untuk memastikan bahwa semua output sistem sesuai dengan tujuan, kebijakan, dan standar integritas perusahaan. Sehingga dapat memastikan perusahaan melakukan hal-hal sebagai berikut (Romney dan Steinbart 2004:306): a. Meninjau kelogisan dan kesesuaian format semua output.

b. Merekonsiliasi total pengendalian input dan output yang berkaitan setiap hari.

c. Mendistribusikan output komputer ke departemen pemakai yang sesuai.

d. Melindungi output yang sensitif dan rahasia yang dikirim ke pemakai melalui akses, modifikasi, dan kesalahan pengiriman yang tidak diotorisasi.

e. Menyimpan output yang sensitif dan rahasia di area yang aman.

f. Mewajibkan pemakai untuk meninjau secara hati-hati kelengkapan dan ketepatan semua output komputer yang mereka terima.

g. Menyobek atau menghancurkan data yang sangat rahasia, seperti daftar pelanggan, data penelitian, dan catatan penggajian yang tidak lagi dibutuhkan.

Pengendalian output yang dibahas oleh peneliti adalah Controlling batch output systems. Batch systems biasanya menghasilkan output dalam bentuk hard copy. Teknik-teknik untuk mengontrol tiap fase dalam proses output adalah sebagai berikut:

 Output spooling, yaitu program yang dijalankan oleh printer agar lalu

lintas mem-print berjalan lancar.

 Print programs, menghasilkan output berupa hard copy dari file

output. Dalam mencetak output, biasanya membutuhkan campur tangan operator. Kontrol print programs didesain berhubungan dengan dua jenis masalah yang mungkin timbul yaitu: (1) produksi pencetakan output yang tidak terotorisasi dan (2) karyawan membuka data yang sensitif.

 Waste, berarti memusnahkan dokumen yang salah agar tidak dibaca oleh user yang tidak bertanggung jawab.

 Data control, untuk memastikan keakuratan output sebelum

didistribusikan pada user.

 Report distribution, metode pendistribusian report pada user. Dapat

dilakukan dengan cara report ditempatkan pada kotak surat yang aman dimana hanya user yang memiliki kuncinya, user hadir sendiri saat penyampaian report dan menandatangani report tersebut, dan menempatkan penjaga keamanan atau kurir khusus untuk menyampaikan report kepada user.

 End user controls, merupakan pengendalian yang dilakukan oleh user

atas report atau laporan yang diterimanya. Hal ini dilakukan antara lain dengan mengecek jumlah halaman report yang diterima user, memastikan bahwa report diterima dalam keadaan baik (amplop tertutup), dan lain sebagainya (Hall dan Singleton 2007:24-28).

2.6. Sistem Penjualan

Sistem Penjualan merupakan teknologi dari sistem jenis lama yang mencirikan era kepemilikan data, dimana file didesain secara eksklusif untuk pemakaian seorang pengguna (Hall and Singletone 2007:103). Prosedur-prosedur yang dijalankan dalam sistem penjualan ini antara lain: a. Prosedur penerimaan dan pencatatan pesanan penjualan.

c. Prosedur penggudangan. d. Prosedur pengiriman.

2.6.1. Aktivitas Dalam Sistem Penjualan

Sales atau penjualan merupakan salah satu aplikasi SIA yang diproses dalam batch mode, karena (1) setiap transaksi penjualan tidak selalu terjadi setiap waktu dan (2) besarnya volume penjualan yang ditransaksikan tidak selalu sama.

Terdapat beberapa aktivitas dasar yang dilakukan dalam sistem penjualan, yaitu (Hall dan Singleton 2007:108-114):

1. Entry Ketikan/Data.

Proses ini dimulai bersama dengan tibanya berbagai batch pemberitahuan pengiriman dari bagian pengiriman. Dokumen-dokumen ini adalah salinan dari berbagai pesanan penjualan yang berisi informasi yang akurat mengenai jumlah unit yang dikirim dan informasi mengenai kurirnya. Biasanya, proses ini berlangsung terus-menerus sepanjang staf administrasi menerima dan mengonversi banyak batch pemberitahuan pengiriman menjadi media magnetis.

2. Run Edit.

Proses ini dilakukan secara berkala selama sistem penjualan batch dijalankan dan tergantung dari volume transaksi serta batasan sumber daya komputernya (proses ini dapat dilakukan

hanya sekali atau beberapa kali setiap harinya). Program ini menvalidasi berbagai transaksi dengan menguji setiap record untuk mencari keberadaan kesalahan pengetikan atau logika.

3. Run Pengurutan.

Dalam tahap ini, file pesanan penjualan berada dalam kondisi yang tidak berguna urutannya. Untuk memproses file transaksi berurutan, maka file tersebut harus diletakkan dalam urutan yang sama dengan file master yang diperbaharuinya.

4. Pembaruan Piutang Usaha dan Run Penagihan.

Dalam tahap ini program pembaruan piutang usaha akan melakukan pencatatan ke piutang usaha dengan cara berurutan mencocokkan kunci Nomor Akun di tiap record pesanan penjualan, dengan record terkait dalam file master SUB-Piutang Usaha. Setiap record transaksi penjualan yang diproses akan ditambahkan ke file jurnal penjualan dan pada akhir run, record ini akan diringkas dan akan dimasukkan ke file voucher jurnal untuk mencerminkan penjualan total dan kenaikan total piutang usaha. Sedangkan untuk pekerjaan penagihan dilakukan secara merata sepanjang bulan. Program pembaruan terkait akan mencari field tanggal penagihan dalam file master SUB-Piutang Usaha, untuk mencari pelanggan yang harus ditagih pada hari tertentu dalam suatu bulan dan membuat dokumen untuk rekening-rekening yang telah dipilih.

5. Run Pengurutan dan Pembaruan Persediaan.

Proses ini akan mengurutkan file pesanan penjualan berdasarkan kunci sekunder lainnya, yaitu Nomor Persediaan. Program pembaruan persediaan akan mengurangi field Jumlah Barang di Gudang dalam record persediaan yang terkena pengaruh dari field Jumlah Barang Terjual dalam tiap record pesanan penjualan. File master Persediaan, baru akan dibuat dalam proses ini.

6. Run Pembaruan Buku Besar.

Dalam pendekatan file berurutan, file master buku besar tidak diperbarui pada setiap kali akhir batch transaksi. Jika hal tersebut dilakukan akan menyebabkan adanya pembuatan ulang seluruh buku besar, tiap kali ada batch transaksi yang diproses. Perusahaan yang menggunakan file berurutan biasanya akan menggunakan prosedur akhir jam kerja yang terpisah untuk memperbarui berbagai akun dalam buku besar. Pada akhir jam kerja, sistem buku besar mengakses file voucher jurnal.

2.6.2. Definisi Penjualan, dan Pesanan Penjualan

Penjualan merupakan proses dimana kebutuhan pembeli dan kebutuhan penjual dipenuhi, melalui antar pertukaran informasi dan kepentingan (Kottler 2006:457).

Pesanan penjualan (sales order) merupakan dokumen sumber yang menangkap informasi penting seperti nama dan alamat pelanggan yang melakukan pembelian; nomor rekening pelanggan; nama, jumlah dan deskripsi produk; kuantitas dan harga per unit dari barang yang dijual; dan informasi keuangan lainnya (Hall dan Singleton 2007:332).

2.6.3. Dokumen-dokumen Terkait Dalam Sistem Penjualan

Beberapa dokumen terkait dalam sistem penjualan antara lain (Hall dan Singleton 2007:137):

 File Pelanggan, berisi informasi alamat dan kredit pelanggan.

 File Faktur Penjualan, berisi informasi data transaksi penjualan

untuk periode terkait (berkaitan dengan file barang)

 File Barang, berisi record untuk tiap produk yang dijual.

 File Persediaan, berisi jumlah barang, harga, pemasok, dan

data lokasi gudang, untuk tiap barang persediaan.

 File Daftar Pengiriman, berisi record semua pesanan penjualan

yang dikirimkan ke para pelanggan. Kunci primer dari file tersebut adalah nomor Bill of Lading (BOL).

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1. Rancangan Penelitian

Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif, yaitu penelitian yang memberikan gambaran kepada pembaca tentang keadaan yang sebenarnya dari obyek penelitian secara mendetail mengenai suatu masalah dan bagaimana pemecahan masalah tersebut. Penelitian ini meliputi pengumpulan data untuk menjawab pertanyaan atau masalah sehubungan dengan subyek penelitian.

Rancangan penelitian yang dilakukan adalah observasi dan studi kasus, dimana observasi adalah melakukan pengamatan secara langsung atas pengendalian aplikasi pada sistem informasi terkomputerisasi yang terdapat di CV. Citra Sarana Solusi di Surabaya. Sedangkan studi kasus adalah melakukan penelitian atas permasalahan yang ada sehingga nantinya tujuan dari penelitian ini dapat tercapai.

3.2. Ketertarikan Penelitian

Sistem Informasi Akuntansi berbasis komputer saat ini semakin banyak digunakan dan berkembang dengan pesat. Semakin banyak perusahaan yang merubah sistem informasi akuntansinya dari prosedur manual ke sistem akuntansi berbasis komputer. Sistem informasi akuntansi

yang berbasis komputer ini memiliki beberapa keuntungan bagi para user perusahaan tersebut antara lain, memudahkan dalam proses transaksi, menghemat waktu, dan lain sebagainya. Namun dari beberapa keuntungan ini tidak menuntut kemungkinan terdapat beberapa kelemahan yang perlu diketahui dan dipahami oleh user-user pengguna sistem tersebut, sehingga ketertarikan peneliti mengambil penelitian ini didasari dari hal tersebut. Peneliti ingin mengetahui sampai sejauh mana pengendalian-pengendalian yang dapat dijalankan oleh sistem berbasis komputer tersebut serta bagaimana pengendalian aplikasi-aplikasi yang terdapat di dalam sistem komputer tersebut, apakah sudah sesuai dengan user atau apakah sudah sesuai dengan standar sistem akuntansi yang ada. Oleh karena itu, dengan penelitian ini diharapkan peneliti dapat menemukan apa inti permasalahan dari sistem akuntansi komputerisasi tersebut dan dapat memberikan jawaban atas inti permasalahan tersebut sehingga dapat berguna bagi user maupun bagi peneliti juga.

3.3. Informan

Penentuan informan dilakukan dengan menggunakan teknik snowball sampling. Menurut Sugiyono (2005), Snowball sampling adalah penentuan sumber data pada proposal masih bersifat sementara, dan akan berkembang kemudian setelah peneliti dilapangan. Sampel sumber data pada tahap awal memasuki lapangan di pilih orang yang memiliki power dan otoritas pada situasi sosial atau obyek yang diteliti, sehingga mampu

“membukakan pintu” kemana saja peneliti akan melakukan pengumpulan data.

Dalam penelitian ini, informan yang diperlukan oleh peneliti untuk mendapatkan akses serta informasi yang diperlukan dalam penelitian ini yaitu, chief accounting untuk mengetahui bagaimana sistem informasi akuntansi, pengendalian internal maupun pengendalian aplikasi yang dijalankan oleh perusahaan; berikutnya adalah staff accounting terutama bagian penjualan untuk mendapatkan informasi bagaimana sistem informasi akuntansi beserta pengendalian aplikasi yang dilaksanakan di perusahaan; dan selanjutnya akan diteruskan oleh bagian lainnya yang berhubungan dalam pengendalian aplikasi di dalam perusahaan tersebut.

3.4. Lokasi Penelitian

Penelitian yang diambil oleh peneliti berada didaerah Surabaya, karena Surabaya merupakan daerah yang cukup luas dan daerah yang cukup banyak terdapat industri maupun perusahaan dagang. Selain hal tersebut, Surabaya juga merupakan kota metropolitan sehingga perkembangan informasi dapat tersebar dengan cepat dan semakin berkembang seiring dengan berjalannya waktu maupun kemajuan teknologi. Peneliti melakukan penelitian di perusahaan CV. Citra Sarana Solusi yang berada di Surabaya.

3.5. Jenis dan Sumber Data

3.5.1. Jenis Data

Jenis data yang dikumpulkan adalah data kualitatif, yaitu data yang tidak dapat diukur dan tidak dapat dikuantifikasikan, yang dinyatakan dalam bentuk kata, kalimat, dan gambar.

Data kualitatif yang digunakan dalam penelitian ini dapat berupa prosedur-prosedur atau sistem yang berjalan pada perusahaan misalnya:

 Data-data input yaitu dokumen-dokumen yang ada dalam sistem penjualan, seperti Surat Jalan, Invoice.

 Data-data output yaitu laporan-laporan yang dihasilkan oleh bagian Penjualan, seperti Laporan Piutang Customer.

 Data mengenai pelaksanaan atau penerapan kebijakan dan prosedur pengendalian aplikasi atas sistem informasi perusahaan.

 Data tentang user yang terlibat dalam sistem informasi, berupa struktur organisasi dan job description.

 Prosedur password control, akses, toleransi kesalahan, otorisasi database.

 Prosedur sistem penjualan yang berbasis komputer,

 Desain screen pada aplikasi sistem penjualan,

 Pengendalian aplikasi yang dimiliki perusahaan atas sistem informasi akuntansi berbasis komputer yang diterapkannya.

3.5.2. Sumber Data

Sumber data berasal dari data internal yaitu data yang didapat oleh penulis berasal dari dalam perusahaan (manajemen). Data internal terdiri dari dua macam yaitu:

a. Data primer, yaitu data yang diperoleh langsung dari sumber yang terkait dalam perusahaan (user dari sistem). Data primer yang digunakan antara lain adalah prosedur sistem penjualan, seperti cara pencatatan pesanan penjualan, metode entry data dan outputnya; kebijakan perusahaan atas sistem informasi; serta sistem pengendalian informasi.

b. Data sekunder, yaitu data internal yang telah diolah oleh pihak manajemen. Data sekunder yang dapat diperoleh seperti struktur organisasi, job description.

3.6. Instrumen dan Metode Pengumpulan Data

3.6.1. Instrumen Pengumpulan Data

Instrumen yang digunakan oleh penulis dalam pengumpulan data berupa pedoman wawancara yang berisi pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan kepada bagian accounting dan personel dalam unit-unit operasional yang bersangkutan seperti bagian penjualan, bagian pengiriman dan bagian lain yang berkaitan dengan sistem penjualan; catatan hasil wawancara yang

berisi jawaban dari pertanyaan-pertanyaan yang diajukan serta fotokopi dokumen sumber yang terkait.

3.6.2. Metode Pengumpulan Data

Metode yang digunakan dalam pengumpulan data adalah:

1. Survey pendahuluan, yaitu dengan mengadakan peninjauan dan penelitian secara umum pada perusahaan tersebut untuk mendapatkan informasi yang diperlukan sehingga masalah menjadi jelas. Dalam pengumpulan data penelitian di survey pendahuluan ini ada dua proses kegiatan yang dilakukan oleh peneliti yaitu:

a. Proses memasuki lokasi (getting in).

Agar proses pengumpulan data dari informan berjalan baik, maka peneliti terlebih dahulu menyiapkan segala sesuatu yang diperlukan baik kelengkapan administratif maupun semua persoalan yang berhubungan dengan setting dan subyek penelitian serta mencari relasi awal. Dalam memasuki lokasi penelitian, peneliti menempuh pendekatan formal dan informal serta menjalin hubungan dengan informan.

b. Ketika berada dilokasi penelitian (getting along).

Ketika berada dilokasi penelitian, peneliti melakukan hubungan pribadi dan membangun kepercayaan pada

subyek penelitian (informan). Hal ini dilakukan karena kunci sukses untuk mencapai dan memperoleh akurasi dan komprehensivitas data penelitian.

2. Survey lapangan, dimaksudkan untuk mendapatkan data-data pendukung yang akurat dan relevan, dapat dilakukan dengan: a. Wawancara, yaitu melakukan kegiatan tanya jawab secara

lisan dengan pihak internal perusahaan, khususnya yang berhubungan dengan bidang yang diteliti untuk memperoleh data yang diperlukan. Pihak-pihak yang dimaksudkan disini adalah chief accounting, staff accounting dan bagian lain yang terkait. Wawancara yang dilakukan antara lain berhubungan dengan masalah-masalah yang terjadi sehubungan dengan sistem penjualan, seperti kesalahan yang terjadi saat penginputan maupun pemrosesan data, juga metode yang digunakan serta pengendalian yang telah dilakukan oleh perusahaan atas sistem informasinya, serta siapa user yang terotorisasi atas data-data yang dihasilkan.

b. Observasi, yaitu metode pengumpulan data dengan melakukan pengamatan atas obyek tempat penelitian yang berhubungan dengan pokok masalah yang diteliti untuk memperoleh data-data yang diperlukan dan pencatatan

secara sistematis terhadap gejala-gejala atau fenomena-fenomena yang diselidiki oleh penulis. Hal ini dilakukan dengan mengamati kegiatan user dalam mengolah data hingga proses pencetakan outputnya.

c. Dokumentasi, yaitu teknik pengumpulan data berupa dokumen, seperti file pelanggan, file faktur penjualan, file barang, dan dokumen sumber lainnya dengan cara meminta, melihat serta mencetak form, fotokopian, dan sebagainya.

d. Uji coba, yaitu kegiatan melakukan pengujian atas obyek yang diteliti secara langsung, dengan berperan sebagai user penginput data (selaku karyawan bagian penjualan yang bertugas menginputkan data ke dalam sistem).

3.7. Unit Analisis

Data-data yang dianalisis pada penelitian ini adalah ruang lingkup staff accounting yaitu dalam hal mengoperasikan aplikasi yang ada sesuai dengan job description masing-masing, penerapan pengendalian aplikasi atas sistem informasi berbasis komputer yang berupa dokumen (yang berupa dokumen manual dan interface), laporan, dan pengendaliannya atas sistem penjualan pada CV. Citra Sarana Solusi.

3.8. Teknik Analisis Data

Teknik yang digunakan untuk menganalisis data dalam penelitian ini adalah analisis deskriptif kualitatif. Analisis artinya dengan menggunakan data yang diperoleh penulis, kemudian dibandingkan dengan teori-teori dan tujuan pengendalian yang diterapkan CV. Citra Sarana Solusi, kemudian penulis berusaha untuk memberikan pemecahannya. Deskriptif merupakan penyajian data yang dihasilkan dari penelitian dengan memberikan gambaran apa adanya atau sesuai dengan kenyataan, melalui tahap-tahap sebagai berikut:

1. Mengumpulkan data

Pengumpulan data dan informasi yang diperlukan untuk keperluan penelitian mengenai pengendalian aplikasi atas sistem informasi berbasis komputer pada sistem penjualan dilakukan dengan melakukan survei secara langsung ke CV. Citra Sarana Solusi. Penulis melakukan observasi dan wawancara dengan user yang terkait.

2. Menganalisa sistem

Dengan melakukan pengujian terhadap program komputer yang dijalankan perusahaan. Uji coba dilakukan dengan cara:

 Menjalankan beberapa menu, bentuk dan pilihan-pilihan untuk mengidentifikasi proses dan pilihan untuk menyesuaikan dengan peraturan dan pelaksanaan bisnis.

 Memvalidasi setiap masukan ke dalam sistem dengan kriteria yang berlaku.

 Memverifikasi pengendalian akses pada program aplikasi.

 Memverifikasi bagaimana error dan pengecualian ditangani. 3. Memberikan penilaian audit

Setelah sistem tersebut dianalisa sesuai dengan teori-teori yang ada, jika terdapat kelemahan, penulis melihat apakah kelemahan tersebut signifikan, sehingga penulis dapat mengambil kesimpulan dengan memberikan penilaian tentang pengendalian aplikasi atas sistem informasi perusahaan, yaitu apakah pelaksanaan pengendalian aplikasi telah memadai. Serta memberikan rekomendasi bagi perusahaan sebagai bahan pertimbangan untuk perbaikan.

3.9. Keabsahan Data

Dalam setiap penelitian memerlukan standar untuk melihat derajat kepercayaan atas kebenaran dari hasil penelitian. Dalam penelitian kualitatif standar tersebut dengan keabsahan data (Sugiyono, 2005:117-127):

1. Derajat Kepercayaan (credibility).

Uji Kepercayaan atau credibility terhadap data penelitian kualitatif antara lain dilakukan dengan perpanjangan pengamatan, peningkatan ketekunan dalam penelitian dan triangulasi.

a. Perpanjangan pengamatan.

Sebagaimana telah dikemukakan peneliti dalam penelitian kualitatif adalah instrument itu sendiri. Keikutsertaan peneliti

sangat menentukan dalam pengumpulan data. Keikutsertaan tersebut tidak hanya dilakukan dalam waktu singkat, tetapi memerlukan perpanjangan pengamatan pada latar penelitian. Pengamatan terhadap penelitian ini dilakukan dengan melakukan pengamatan sampai dua kali. Pengamatan pertama dilakukan untuk mendapatkan data awal selama 1 minggu, kemudian pengamatan kedua dilakukan untuk mendapatkan data yang diperlukan secara keseluruhan untuk mendapatkan hasil yang dibutuhkan untuk proses penelitian ini yaitu hampir 2 bulan yaitu mulai pertengahan bulan April sampai pertengahan bulan Juni (18 April 2011 sampai 10 Juni 2011). Dari hasil pengamatan selama hampir 2 bulan ini data-data yang diperoleh dirasa sudah cukup untuk memperoleh hasil yang diperlukan dalam penelitian ini.

b. Peningkatan ketekunan dalam penelitian.

Pengujian kredibilitas dengan meningkatkan ketekunan ini dilakukan dengan cara peneliti membaca seluruh catatan hasil penelitian dengan cermat, sehingga dapat diketahui kesalahan dan kekurangannya. Demikian juga dengan meningkatkan ketekunan peneliti dapat memberikan deskripsi data yang akurat dan sistematis tentang apa yang diamati.

Dalam proses ketekunan ini peneliti melakukan fokus lebih mendalam terhadap obyek selama 3 minggu dengan mengamati secara jelas situasi dan kondisi yang terdapat pada obyek penelitian

tersebut sehingga data-data yang dibutuhkan dalam penelitian ini dapat diperoleh secara signifikan dan dapat diyakini keakuratan datanya.

c. Triangulasi.

Triangulasi dilakukan dengan cara triangulasi teknik, sumber data, waktu dan teori. Triangulasi teknik dilakukan dengan cara menanyakan hal yang sama dengan teknik yang berbeda, yaitu dengan wawancara, observasi dan dokumentasi. Triangulasi waktu artinya pengumpulan data dilakukan pada berbagai kesempatan baik pagi, siang, dan sore hari. Triangulasi sumber data artinya membandingan dan mengecek sumber data yang didapat dari nara sumber. Triangulasi teori artinya membandingkan teori yang ada dengan hasil penelitian yang didapat dari sumber data. Dengan triangulasi dalam pengumpulan data tersebut, maka dapat diketahui apakah nara sumber memberikan data yang sama atau tidak dan apabila data yang diberikan berbeda-beda maka data tidak kredibel. 2. Pengujian Transferability.

Transferability ini merupakan validasi eksternal dalam penelitian kualitatif. Validitas eksternal menunjukkan derajat ketetapan atau dapat diterapkannya hasil penelitian ke populasi dimana sampe tersebut diambil.

Nilai transfer ini berkenaan dengan pertanyaan, hingga mana hasil penelitian dapat diterapkan atau digunakan dalam situasi lain. Bagi

peneliti naturalistic, nilai transfer bergantung pada pemakai, hingga manakah hasil penelitian tersebut dapat digunakan dalam konteks dan situasi lain. Peneliti sendiri tidak menjamin “validitas eksternal” ini. Oleh karena itu, supaya orang lain dapat memahami hasil penelitian kualitatif sehingga ada kemungkinan untuk menerapkan hasil penelitian tersebut, maka peneliti dalam membuat laporan harus memberikan uraian yang rinci, jelas dan sistematis, serta dapat dipercaya. Dengan demikian maka pembaca menjadi jelas atas hasil penelitian tersebut, sehingga dapat memutuskan dapat atau tidaknya untuk mengaplikasikan hasil penelitian tersebut di tempat lain. Bila pembaca laporan penelitian memperoleh gambaran yang sedemikian jelasnya, “semacam apa” suatu penelitian dapat diberlakukan (transferability), maka laporan tersebut memenuhi transferabilitas. 3. Kebergantungan (dependability).

Dalam penelitian kualitatif, uji dependability dilakukan dengan melakukan audit terhadap keseluruhan penelitian. Sering terjadi peneliti tidak melakukan proses penelitian ke lapangan, tetapi bisa memberikan data. Peneliti seperti ini perlu diuji dependabilitynya. Kalau proses penelitian tidak dilakukan tetapi datanya ada, maka peneliti tersebut tidak reliable atau dependable. Untuk itu pengujian dependability dilakukan dengan cara melakukan audit terhadap keseluruhan proses penelitian.

4. Pengujian konfirmability.

Dalam penelitian kualitatif, uji konfirmability mirip dengan dependability, sehingga pengujian dapat dilakukan secara bersamaan. Menguji konfirmability berarti menguji hasil penelitian, dikaitkan dengan proses penelitian yang dilakukan, maka penelitian tersebut telah memenuhi standar konfirmability. Dalam penelitian jangan sampai proses tidak ada tetapi hasilnya ada.

3.10. Research Question

3.10.1. Source Document Controls.

Pembuktian

No. Pertanyaan Jawab

Wawancara Observasi Dokumentasi Uji Coba

1. Apakah perusahaan memiliki

dokumen sumber yang berupa dokumen fisik untuk transaksi?

2. Apakah dokumen

sumber menggunakan metode pengisian tertentu?

3. Apakah dokumen

sumber disertai dengan nomor tercetak yang unik?

3.10.2. Data Coding Control.

Pembuktian No

.

Pertanyaan Jawab

Wawancara Observasi Dokumentasi Uji Coba

1. Apakah dalam pengkodean

terdapat angka pemeriksa untuk

mendeteksi kesalahan?

2. Apakah angka pemeriksa ini digunakan setiap kali terjadi transaksi?

3.10.3. Batch control.

Pembuktian No

.

Pertanyaan Jawab

Wawancara Observasi Dokumentasi Uji Coba

1. Apakah dalam sistem terdapat jejak audit transaksi yang dapat ditelusuri untuk mengetahui bagaimana pemrosesan data transaksi ke dalam sistem?

2. Apakah terdapat

data lain yang dapat digunakan sebagai acuan untuk

pemeriksaan

3.10.4. Validation Controls.

Pembuktian No

.

Pertanyaan Jawab

Wawancara Observasi Dokumentasi Uji Coba

1. Apakah terdapat

pengecekan

terhadap field

yang kosong atau tidak diisi?

2. Apakah isi dari

field sudah sesuai

dengan format atau tipe data yang ditentukan?

3.10.5. Input Error Recovery.

Pembuktian No

.

Pertanyaan Jawab

Wawancara Observasi Dokumentasi Uji Coba

1. Apakah kesalahan dalam penginputan segera diperbaiki?

2. Apakah program

tetap menerima inputan yang salah atau menolaknya?

3.10.6. Controlling Batch Output Systems.

Pembuktian No

.

Pertanyaan Jawab

Wawancara Observasi Dokumentasi Uji Coba

1. Apakah orang yang tidak berwenang dapat

mengakses file

perusahaan?

2. Apakah terdapat

prosedur untuk melenyapkan

dokumen-dokumen yang salah cetak?

BAB IV

DESKRIPSI DATA DAN PEMBAHASAN

4.1. Gambaran Umum

4.1.1. Latar Belakang Perusahaan

CV. Citra Sarana Solusi merupakan sebuah perusahaan distributor yang bergerak di bidang jual beli barang elektronik yang berlokasi di Surabaya. Perusahaan ini memperjualbelikan beragam barang elektronik mulai dari kamera, komputer, proyektor, mesin fotocopy dan sebagainya. Perusahaan ini memulai usahanya sejak tahun 1990-an, sebelumnya perusahaan ini hanya menjual beberapa jenis barang elektronik dan pada akhirnya berkembang dengan menjual bermacam-macam barang elektronik yang berkaitan dengan teknologi informasi maupun desain grafis.

Perkembangan teknologi yang sangat pesat saat ini juga memberikan dampak bagi perusahaan yaitu perusahaan semakin mengembangkan bisnisnya dengan menggunakan sistem berbasis komputer yang ada. Semenjak digunakannya sistem berbasis komputer pada tahun 2009, perusahaan mulai mengurangi prosedur manual yang selama ini digunakan dan menggunakan komputer dalam sistem administrasinya. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan keefisiensian dan keefektifan dalam pekerjaan yang berhubungan dengan penjualan.

CV. Citra Sarana Solusi menggunakan sistem informasi berbasis komputer secara LAN (Local Area Network) pada divisi-divisi yang berkaitan. Program yang digunakan dalam divisi accounting merupakan program yang berbasis SQL (Structured Query Language) yaitu bahasa pemrograman yang digunakan untuk mengakses data dalam basis data relasional. Untuk penggunakan komputer dalam tiap-tiap divisi menggunakan processor yang bervariasi. Processor yang digunakan dalam tiap-tiap divisi, yaitu antara Pentium III 500 MHz dan Pentium Dual-Core 1.6 GHz.

Dalam tiap-tiap divisi masing-masing karyawan memiliki password dalam mengakses komputer yang digunakan maupun aplikasi yang berkaitan dengan sistem informasi perusahaan sesuai dengan job description masing-masing karyawan di tiap-tiap divisi tersebut. Tiap-tiap karyawan memiliki password yang berbeda, hal ini dimaksudkan untuk membatasi penggunaan komputer dan akses data oleh pihak lain yang tidak memiliki hak untuk menggunakan komputer maupun mengakses data tersebut sehingga hanya user yang terotorisasi saja yang berhak menggunakan komputer dan mengakses data tersebut.

Untuk kelancaran kinerja dan operasional perusahaan, masing-masing divisi memiliki jumlah komputer yang berbeda antara lain untuk bagian marketing disediakan 1 unit komputer yang digunakan secara bergantian oleh masing-masing marketing, yang berfungsi untuk memberikan informasi bagi para pelanggan mengenai produk baru

maupun perubahan harga tiap-tiap produk baik itu melalui e-mail dan yahoo messenger! Untuk divisi product manager disediakan 4 unit komputer yang digunakan sesuai dengan produk yang dipegang oleh masing-masing product manager. Untuk divisi service disediakan 3 unit komputer yang digunakan untuk service coordinator, admin service, dan teknisi. Untuk divisi accounting disediakan 6 unit komputer yang digunakan untuk accounting manager, tax accounting, cashier, sales admin, and purchase admin. Masing-masing divisi tersebut dilengkapi dengan 1 printer untuk tiap 2 sampai 4 komputer. Printer tersebut digunakan untuk mencetak data atau dokumen yang digunakan sebagai arsip perusahaan dalam bentuk fisik atau hard copy. Masing-masing komputer dilengkapi dengan floppy disk dan USB port.. Kedua instrumen tersebut disediakan untuk mempermudah penyimpanan data dalam kapasitas kecil untuk back up file tertentu. Back up file dilakukan untuk menyelamatkan data-data penting perusahaan terhadap kemungkinan adanya masalah pada hardware dan software komputer. Namun di perusahaan ini masih belum terdapat prosedur untuk menyimpan data-data penting yang berkaitan dengan aplikasi yang digunakan di perusahaan, hal ini dapat diketahui dari tidak adanya storage atau media penyimpanan yang berkapasitas besar (external hardisk) untuk menyimpan data-data tersebut serta kapan data tersebut perlu disimpan agar tidak hilang.

Komputer yang digunakan juga dilengkapi dengan UPS terutama untuk divisi accounting karena divisi accounting merupakan divisi yang

penting dalam proses operasional perusahaan sehingga hal tersebut sudah diantisipasi sebelumnya. Dengan adanya UPS ini, karyawan masih memiliki waktu agar dapat menyimpan data-data yang sedang dikerjakan di komputer apabila tiba-tiba listrik padam.

4.1.3. Job Description 1. Direktur

Direktur memiliki tugas dan tanggung jawab:

a. Mengatur, memimpin, dan mengkoordinir serta membina hubungan baik dengan personil yang ada dibawahnya.

b. Mengembangkan dan mengarahkan perusahaan untuk menyempurnakan cara-cara kerja dalam memajukan bisnis.

2. Finance

Bagian finance memiliki tugas dan tanggung jawab:

a. Melaksanakan segala kegiatan yang berhubungan dengan penggunaan keuangan perusahaan secara teratur.

b. Memberikan laporan kepada pihak atasan atas penggunaan keuangan perusahaan.

c. Menyelesaikan masalah perbankan dan perpajakan.

3. Purchasing

a. Membuat order pembelian barang apabila barang yang tersedia di gudang hampir habis.

b. Menerima dan mengatur invoice-invoice yang diterima dari supplier serta melakukan penginputan jumlah barang yang datang ke dalam program database.

4. Chief Accounting

Memiliki tugas dan tanggung jawab:

a. Mengatur dan memimpin personil yang berada dibawahnya.

b. Memberikan arahan bagi para personil yang ada, agar proses administrasi dalam bagian ini dapat berjalan dengan baik.

c. Memberikan laporan atas proses administrasi yang ada di bagiannya pada bagian keuangan dan juga direktur perusahaan.

5. Sales Admin

a. Memiliki tugas untuk melakukan penginputan order penjualan pada sistem informasi berbasis komputer.

b. Melakukan pengecekan terhadap stok barang yang ada sebelum melakukan penginputan order penjualan.

c. Menyiapkan dan mencetak invoice untuk pelanggan yang memesan barang.

4.2. Deskripsi Data Hasil Penelitian

4.2.1. Dokumen-dokumen dan User Sistem Penjualan

Perusahaan memiliki dokumen sumber berupa dokumen fisik. Dokumen-dokumen sumber tersebut digunakan sebagai dasar dalam penginputan data ke dalam sistem. Dokumen sumber yang dimiliki oleh perusahaan dalam sistem penjualan adalah sebagai berikut:

1. Order form.

Order form (surat pesanan) digunakan setiap kali terjadi transaksi penjualan dan dibuat untuk user customer dengan menggunakan user price serta dibuat rangkap empat. Yang memiliki otorisasi untuk membuat surat pesanan ini adalah marketing atau teknisi (pembuat). Lihat Lampiran 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, dan 8.

2. Order form dealer.

Order form dealer (surat pesanan dealer) digunakan setiap kali terjadi penjualan dan dibuat untuk dealer customer dengan menggunakan dealer price serta dibuat rangkap tiga. Yang memiliki otorisasi untuk membuat surat pesanan ini adalah marketing (pembuat). Lihat Lampiran 9, 10, 11, 12, dan 13.

Selain dokumen sumber tersebut, perusahaan juga memiliki dokumen lain yang merupakan hasil output dari input dan proses atas dokumen sumber. Dokumen yang dimaksud yaitu:

1. Invoice.

Invoice digunakan untuk mencetak pesanan customer sesuai dengan order form yang diberikan ke sales admin untuk diinput ke dalam program dan diprint out. Invoice ini dibuat rangkap empat dan yang memiliki otorisasi untuk membuat invoice ini adalah sales admin (pembuat, penginput ke sistem dan pencetak), chief accounting (pengawas dan pemeriksa). Lihat Lampiran 18 .

2. Delivery Order.

Delivery order digunakan oleh bagian gudang untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh customer dan bagian pengiriman mengirimkan barang pesanan tersebut kepada customer setelah bagian gudang menyiapkannya. Surat jalan ini dibuat rangkap empat dan yang memiliki otorisasi atas surat jalan ini adalah sales admin (pembuat, penginput ke sistem dan pencetak), chief accounting (pengawas dan pemeriksa), Warehouse (mengecek dan menyiapkan), Delivery (mengirim). Lihat Lampiran 19.

4.2.2. Kebijakan Perusahaan atas Transaksi Penjualan

Kebijakan perusahaan adalah setiap transaksi yang terjadi tidak dapat dibatalkan atau dikembalikan kecuali terdapat perjanjian tertulis yang disetujui oleh direktur dan diketahui oleh kepala akunting sebelum transaksi tersebut dilakukan.

Untuk diskon atau potongan penjualan diberikan apabila sebelumnya ada perjanjian tertulis maupun tidak dengan direktur perusahaan dan diketahui oleh kepala akunting sebelum transaksi tersebut dilakukan.

Pengembalian atas barang yang dikirim dapat dilakukan apabila pada waktu pengiriman terjadi kerusakan yang disebabkan oleh kelalaian pihak pengiriman maupun kerusakan yang terjadi sebagai akibat tidak diketahui dan tidak disebabkan oleh pihak pengiriman

dalam jangka waktu tiga (3) hari sesuai dengan term pelunasan yang tercetak di invoice.

Jangka waktu pelunasan untuk masing-masing customer berbeda, tergantung pada waktu proses transaksi penjualan berlangsung antara marketing dengan pihak pembeli. Tetapi terdapat batasan waktu untuk term tersebut yaitu paling lama 2 minggu sejak tanggal invoice tercetak.

Untuk kebijakan harga baik user price maupun dealer price mengikuti kurs pada tanggal terjadinya transaksi tersebut karena beberapa tipe produk mengikuti nilai mata uang USD.

4.2.3. Prosedur Penginputan Transaksi Penjualan ke dalam Program Sistem Penjualan Berbasis Komputer

Aktivitas yang terjadi dalam penginputan transaksi penjualan ke dalam sistem penjualan adalah sebagai berikut:

1. Melakukan update terhadap master file penjualan.

Bagian penjualan melakukan update terhadap database penjualan pada waktu terjadi transaksi penjualan saat itu dan peng-update-an dilakukan sesuai dengan surat pesanan yang diterima dari marketing atau teknisi beserta harga yang tercantum di surat pesanan. Yang berhak untuk melakukan update atas master file penjualan yaitu karyawan bagian penjualan (sales admin) yang terotorisasi dengan berdasarkan dokumen sumber yaitu form

order/form order dealer, sedangkan yang memiliki otorisasi untuk mengawasi dan mengecek atas update yang dilakukan oleh sales admin yaitu chief accounting.

2. Melakukan update terhadap master file customer.

Bagian penjualan (sales admin) melakukan update atas master file customer, apabila customer yang membeli barang tidak tercantum di dalam database master file customer dan update terhadap master file customer sesuai dengan nama, alamat, dan nomor telepon yang tercantum dalam surat pesanan yang diterima dari marketing atau teknisi. Yang berhak untuk melakukan update atas master file customer yaitu sales admin yang terotorisasi berdasarkan dokumen sumber yaitu form order/form order dealer.

3. Melakukan update terhadap master file persediaan.

Sales admin berhak untuk melakukan update terhadap persediaan barang yang laku terjual sesuai dengan dokumen sumber yaitu form order/form order dealer yang diterima pada hari itu. Yang memiliki otorisasi untuk mengawasi dan mengecek dokumen sumber dan update yang dilakukan oleh sales admin yaitu chief accounting.

4. Mencetak inputan/transaksi penjualan.

Sales admin mencetak hasil update yang dilakukan atas transaksi penjualan hari itu beserta dengan delivery order yang langsung tercetak bersama-sama pada waktu mencetak invoice. Yang berhak untuk melakukan print-out atas invoice dan delivery order yaitu sales admin sesuai dengan update yang dilakukan atas master file penjualan.

4.3. Analisa dan Pembahasan

Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan peneliti, maka dapat dijabarkan sebagai berikut:

4.3.1. Pengendalian Input

a. Source Document Controls

Source document controls bertujuan untuk mengurangi kecenderungan kesalahan pencatatan data yang dapat mengakibatkan terjadinya kehilangan aset perusahaan, mempercepat dalam pencatatan data, dan dapat menjadi kontrol bagi aliran pemrosesan data. Perusahaan memiliki dokumen sumber dalam bentuk fisik. Dokumen sumber dalam bentuk fisik beresiko hilang, kotor, rusak dan sebagainya. Selain itu pencatatan data dilakukan secara manual oleh marketing setiap terjadi transaksi penjualan maupun admin service ketika terjadi transaksi service.

Pengisian dokumen sumber tersebut secara manual tersebut tidak menutup kemungkinan terjadinya kesalahan atau human error dalam mencatat dan memasukkan data. Berikut jawaban dari beberapa informan atas pertanyaan apakah perusahaan memiliki dokumen sumber yang berupa dokumen fisik untuk menginput transaksi?

Nr : Yup ada kok, biasae pake order form.  Gd : Ada berupa order form. 

Wa: Ada biasae disebut order form. 

 

Dari jawaban sales admin, gudang dan pengiriman diatas juga dibenarkan dengan jawaban yang diberikan oleh chief accounting

mengenai dokumen sumber yang berupa dokumen fisik sekaligus kelemahan dari dokumen sumber yang dicatat secara manual tersebut, sebagai berikut:

Pr : Perusahaan menggunakan order form untuk mencatat transaksi 

penjualan. Biasanya order form ini ditulis manual oleh marketing atau 

admin service (teknisi). Sebenarnya saya kurang setuju penulisan secara 

manual ini karena dapat menimbulkan kesalahan (human error). Akan 

tetapi, sistem di perusahaan ini hanya sebatas ruang lingkup accounting,  tidak terkoneksi ke bagian marketing dan bagian lainnya. 

 

Untuk setiap form order yang ada terdapat nomor urut tercetak yang unik dan berurutan sehingga memudahkan karyawan bagian penjualan melakukan penginputan transaksi penjualan. Selain itu tiap dokumen sumber memiliki judul untuk mengurangi resiko kesalahan dalam mengisi dokumen tersebut serta memudahkan dalam pencarian dan mengarsip dokumen yang bersangkutan. Berikut jawaban atas pertanyaan apakah dokumen sumber yang berupa dokumen fisik disertai dengan nomor yang tercetak yang unik, dan memiliki judul?

Nr : Ada, biasae nang order form e mesti ada nomer yang sudah 

tercetak & judul e itu mesti ada biar bisa bedain. 

Gd : Ada nomernya dan namanya ini order form apa, user apa dealer. 

Wa: Setau saya ada nomer e dan nama dokumen itu apa. 

 

Dari jawaban ketiga informan tersebut juga dibenarkan oleh jawaban dari chief accounting, sebagai berikut:

Pr : Pada waktu pesan sudah ada nomor yang tercetak di tiap‐tiap form 

dan ada judul untuk masing‐masing formnya.

175

BAB V PENUTUP

5.1. KESIMPULAN

Setelah dilakukan penelitian pada perusahaan CV. Citra Sarana Solusi dapat disimpulkan bahwa sistem penjualan yang diterapkan dalam perusahaan masih memerlukan pembenahan lebih lanjut lagi, mengingat dari hasil wawancara, observasi, dokumentasi dan pengujian di perusahaan tersebut masih terdapat banyak kekurangan dari program aplikasi sistem penjualan yang digunakan perusahaan tersebut. Kelemahan-kelemahan yang diperlihatkan dari program aplikasi sistem penjualan tersebut telah diuji dan dianalisa selama hampir 2 bulan. Ini dapat dilihat dari masih banyaknya kekurangan-kekurangan pengendalian input pada sistem penjualan perusahaan seperti pengisian dokumen sumber yang masih manual yang dapat menyebabkan resiko human error, terdapat juga beberapa kekurangan dari fungsi program aplikasi sistem penjualan yang seharusnya dapat digunakan untuk membantu user dan perusahaan dalam proses pengendalian pada sistem penjualan seperti pengendalian pada field-field tertentu yang ada diberi penebalan karakter untuk memudahkan user tidak salah menginput sekaligus dapat memeriksa apakah data yang diinput sudah benar atau belum. Pada pengendalian output juga masih kurang terkontrol, hal ini dapat dilihat dari tidak adanya pembatasan pencetakan data transaksi, serta tidak adanya prosedur untuk

177

 

menghancurkan berkas-berkas atau dokumen-dokumen transaksi yang sudah tidak digunakan lagi seperti salah cetak atau terjadi pembatalan transaksi penjualan.

5.2. SARAN

Dari hasil penelitian yang dilakukan oleh peneliti, diharapkan agar perusahaan dapat membenahi sistem dari program aplikasi tersebut khususnya sistem penjualannya, sehingga dengan diperbaikinya sistem penjualan dalam program aplikasi tersebut dapat membantu perusahaan untuk mengontrol lebih baik lagi sistem informasi dari program aplikasi yang diharapkan oleh perusahaan. Hal-hal tersebut dapat dilakukan dengan memperbaiki fungsi-fungsi yang tidak ada atau belum terdapat dalam program aplikasi sistem penjualan, selain itu perusahaan agar dapat menghindari human error yang disebabkan karena pengisian dokumen sumber secara manual maka perusahaan dapat memfasilitasi koneksi program aplikasi ke bagian marketing, admin gudang maupun ke bagian product manager sehingga bila terdapat transaksi penjualan maupun informasi terbaru tentang produk tertentu dapat langsung terhubung dan terupdate dengan cepat. Bila hal ini dilakukan dapat menghemat waktu dan kinerja setiap karyawan yang ada di perusahaan CV. Citra Sarana Solusi. Demikian saran yang dapat peneliti berikan dan diharapkan dengan penelitian yang dilakukan oleh peneliti ini dapat membantu memperbaiki sistem yang ada di perusahaan CV. Citra Sarana Solusi.

Assurance Services. An Integrated Approach (9th ed.). Upper Saddle River, New Jersey: Prentice-Hall International, Inc.

Bodnar, George H., and Hopwood, William S. 2003. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat

eBizzAsia, 2004. Bagaimana Audit TI Dilakukan? Tersedia di URL :

http://www.ebizzasia.com/0217-2004/focus,0217,04.htm. Diakses

November 2010

Efferin, Sujoko, Darmadji, Stevanus H., dan Tan, Yuliawati. 2004. Metode Penelitian Untuk Akuntansi. Sebuah Pendekatan Praktis. Malang: Bayumedia Publishing

Firdaus, Doni Waluya. Peranan Audit Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer. Tersedia di URL :

http://jurnal.unikom.ac.id/ed9/03-Dony.pdf. Diakses bulan Desember 2010 

 

Gondodiyoto, Sanyoto. 2007. Audit Sistem Informasi dan Pendekatan COBIT. Mitra Wacana Media. Tersedia di URL : http://ifaneffendy.blogspot.com/2010/12/audit-aplikasi-komputer.html.

Diakses bulan Desember 2010

Hall, James A., and Singleton, Tommie. 2007. Audit dan Assurance Teknologi Informasi. Jakarta: Salemba Empat

Kottler, Philip, and Keller, Kevin Lane. 2006. Framework for Marketing Management. Upper Saddle River, New Jersey: Prentice-Hall International, Inc.

Laudon, Jane P., and Laudon, Kenneth C. 2001. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Salemba Empat

Lindrawati. 2001. Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Elektronik Data Processing. Jurnal Widya Manajemen dan Akuntansi, 1(I), 27-34

Romney, Marshall B., and Steinbart, Paul John. 2004. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat

Sugiyono. 2005. Metode Penelitian Administrasi. Bandung: CV. Alfabeta

Weber, Ron. 1999. Information Systems Control and Audit (1st ed.). Upper Saddle River, New Jersey: Prentice-Hall International, Inc.

Yuhertiana, Indrawati. 2009. Panduan Penelitian Kualitatif Bagi Pemula. EurekaSmart Publishing