Waste, berarti memusnahkan dokumen yang salah agar tidak dibaca
oleh user yang tidak bertanggung jawab.
Data control, untuk memastikan keakuratan output sebelum didistribusikan pada user.
Report distribution, metode pendistribusian report pada user. Dapat
dilakukan dengan cara report ditempatkan pada kotak surat yang aman dimana hanya user yang memiliki kuncinya, user hadir sendiri
saat penyampaian report dan menandatangani report tersebut, dan menempatkan penjaga keamanan atau kurir khusus untuk
menyampaikan report kepada user.
End user controls, merupakan pengendalian yang dilakukan oleh user atas report atau laporan yang diterimanya. Hal ini dilakukan antara
lain dengan mengecek jumlah halaman report yang diterima user, memastikan bahwa report diterima dalam keadaan baik amplop
tertutup, dan lain sebagainya Hall dan Singleton 2007:24-28.
2.6. Sistem Penjualan
Sistem Penjualan merupakan teknologi dari sistem jenis lama yang mencirikan era kepemilikan data, dimana file didesain secara eksklusif
untuk pemakaian seorang pengguna Hall and Singletone 2007:103. Prosedur-prosedur yang dijalankan dalam sistem penjualan ini antara lain:
a. Prosedur penerimaan dan pencatatan pesanan penjualan.
b. Prosedur pemeriksaan kredit.
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
c. Prosedur penggudangan.
d. Prosedur pengiriman.
2.6.1. Aktivitas Dalam Sistem Penjualan Sales atau penjualan merupakan salah satu aplikasi SIA
yang diproses dalam batch mode, karena 1 setiap transaksi penjualan tidak selalu terjadi setiap waktu dan 2 besarnya volume
penjualan yang ditransaksikan tidak selalu sama. Terdapat beberapa aktivitas dasar yang dilakukan dalam
sistem penjualan, yaitu Hall dan Singleton 2007:108-114: 1.
Entry KetikanData. Proses ini dimulai bersama dengan tibanya berbagai batch
pemberitahuan pengiriman dari bagian pengiriman. Dokumen- dokumen ini adalah salinan dari berbagai pesanan penjualan
yang berisi informasi yang akurat mengenai jumlah unit yang dikirim dan informasi mengenai kurirnya. Biasanya, proses ini
berlangsung terus-menerus sepanjang staf administrasi menerima dan mengonversi banyak batch pemberitahuan
pengiriman menjadi media magnetis. 2.
Run Edit. Proses ini dilakukan secara berkala selama sistem penjualan
batch dijalankan dan tergantung dari volume transaksi serta batasan sumber daya komputernya proses ini dapat dilakukan
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
hanya sekali atau beberapa kali setiap harinya. Program ini menvalidasi berbagai transaksi dengan menguji setiap record
untuk mencari keberadaan kesalahan pengetikan atau logika. 3.
Run Pengurutan. Dalam tahap ini, file pesanan penjualan berada dalam kondisi
yang tidak berguna urutannya. Untuk memproses file transaksi berurutan, maka file tersebut harus diletakkan dalam urutan
yang sama dengan file master yang diperbaharuinya. 4.
Pembaruan Piutang Usaha dan Run Penagihan. Dalam tahap ini program pembaruan piutang usaha akan
melakukan pencatatan ke piutang usaha dengan cara berurutan mencocokkan kunci Nomor Akun di tiap record pesanan
penjualan, dengan record terkait dalam file master SUB- Piutang Usaha. Setiap record transaksi penjualan yang
diproses akan ditambahkan ke file jurnal penjualan dan pada akhir run, record ini akan diringkas dan akan dimasukkan ke
file voucher jurnal untuk mencerminkan penjualan total dan kenaikan total piutang usaha. Sedangkan untuk pekerjaan
penagihan dilakukan secara merata sepanjang bulan. Program pembaruan terkait akan mencari field tanggal penagihan dalam
file master SUB-Piutang Usaha, untuk mencari pelanggan yang harus ditagih pada hari tertentu dalam suatu bulan dan
membuat dokumen untuk rekening-rekening yang telah dipilih.
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
5. Run Pengurutan dan Pembaruan Persediaan.
Proses ini akan mengurutkan file pesanan penjualan berdasarkan kunci sekunder lainnya, yaitu Nomor Persediaan.
Program pembaruan persediaan akan mengurangi field Jumlah Barang di Gudang dalam record persediaan yang terkena
pengaruh dari field Jumlah Barang Terjual dalam tiap record pesanan penjualan. File master Persediaan, baru akan dibuat
dalam proses ini. 6.
Run Pembaruan Buku Besar. Dalam pendekatan file berurutan, file master buku besar tidak
diperbarui pada setiap kali akhir batch transaksi. Jika hal tersebut dilakukan akan menyebabkan adanya pembuatan
ulang seluruh buku besar, tiap kali ada batch transaksi yang diproses. Perusahaan yang menggunakan file berurutan
biasanya akan menggunakan prosedur akhir jam kerja yang terpisah untuk memperbarui berbagai akun dalam buku besar.
Pada akhir jam kerja, sistem buku besar mengakses file voucher jurnal.
2.6.2. Definisi Penjualan,
dan Pesanan Penjualan Penjualan merupakan proses dimana kebutuhan pembeli
dan kebutuhan penjual dipenuhi, melalui antar pertukaran informasi dan kepentingan Kottler 2006:457.
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
Pesanan penjualan sales order merupakan dokumen sumber yang menangkap informasi penting seperti nama dan
alamat pelanggan yang melakukan pembelian; nomor rekening pelanggan; nama, jumlah dan deskripsi produk; kuantitas dan harga
per unit dari barang yang dijual; dan informasi keuangan lainnya Hall dan Singleton 2007:332.
2.6.3. Dokumen-dokumen Terkait
Dalam Sistem Penjualan Beberapa dokumen terkait dalam sistem penjualan antara
lain Hall dan Singleton 2007:137:
File Pelanggan, berisi informasi alamat dan kredit pelanggan.
File Faktur Penjualan, berisi informasi data transaksi penjualan untuk periode terkait berkaitan dengan file barang
File Barang, berisi record untuk tiap produk yang dijual.
File Persediaan, berisi jumlah barang, harga, pemasok, dan
data lokasi gudang, untuk tiap barang persediaan.
File Daftar Pengiriman, berisi record semua pesanan penjualan yang dikirimkan ke para pelanggan. Kunci primer dari file
tersebut adalah nomor Bill of Lading BOL.
Hak Cipta © milik UPN Veteran Jatim : Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan dan menyebutkan sumber.
BAB III METODE PENELITIAN
