25
pokok persoalan ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula. Atas dasar pengertian di atas, maka yang termasuk dalam
pengertian arsip itu misalnya: surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain
sebagainya. Berdasarkan beberapa definisi mengenai arsip tersebut dapat disimpulkan
bahwa arsip merupakan suatu bukti otentik dari hasil kegiatan-kegitan yang dilakukan oleh suatu organisasi pemerintahan maupun swasta yang perlu dikelola
dengan baik. Hal ini berkaitan dengan fungsi arsip di masa yang akan datang sebagai bukti maupun bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan.
2.2.1.1 Fungsi Arsip
Arsip adalah warkat atau catatan mengenai peristiwa atau hal yang mana arsip terdapat data ataupun informasi yang dibutuhkan oleh setiap orang atau pun
sekelompok pejabat atau pegawai untuk keperluan pelaksanaan tugas, fungsi, dan pekerjaan di dalam organisasi dan kebutuhan individual.
Wursanto 1991, 28 menyebutkan fungsinya dan kegunaannya arsipdokumen dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu:
1. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung
dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan tiga macam yaitu:
a. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi
kelangsungan kerja. b.
Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensinya penggunaannya
Universitas Sumatera Utara
26
sudah mulai menurun. c.
Arsip
in
-aktif, yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
2. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan dalam proses
pekerjaan sehari-hari.
2.2.1.2 Alur Hidup Arsip
Kegiatan yang terjadi di lingkungan kerja organisasi pemerintah maupun swasta di memorikan kedalam sebuah dokumen atau arsip. Arsip yang
dijadikan sebagai memori atau bukti kegiatan akan mengalami sebuah siklus kehidupan mulai darp penciptaannya sampai pemusnahannya. Arsip sebagai bukti
dari kegiatan yang dilakukan setiap organisasi, seiring dengan perjalanan waktu tentu jumlah arsinya semakin meningkat. Sehingga arsip-arsip tersebut perlu di
tindak lanjuti agar arsip tersebut dapat berfungsi secara efektif dan efesien ketika jumlahnya semakin meningkat.
Karena dengan arsip, dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki, sehingga dapat di tentukan sasaran yang akan dcapai, dengan
menggunakan potensi yang ada secara maksimal Sedarmayanti 2003,14. Bentuk tindak lanjut terhadap arsip dapat dilihat dari siklus kehidupan arsip life cycle of
records berikut ini:
Universitas Sumatera Utara
27
Gambar 1.4 Siklus Hidup Arsip Sumber: Mirmani 2011
2.2.1.3 Hukum Kearsipan Perusahaan
