34 c.
Document Storage
Sistem harus dapat mendukung pengarsipan dokumen ke dalam beragam media
storage
:
on-line, near-on-line
dan
off line
, termasuk format digital seperti
optical disk
, CD-ROM,
tape
dan
magnetic disk
sebagaimana dalam format analog, seperti
microfich
dan kertas. Sistem harus menjamin penggunaan media untuk dokumen
storage
, mendukung lokasi dokumen
storage
baik secara tersendiri maupun bersama-sama, pemindahan dokumen diantara media
storage
sebagaimana yang dibutuhkan dalam retensi daur hidup dokumen dan menampilkan permintaan temu kembali
dari sistem pemakai.
d. Document Access
Sistem harus menampilkan kesatuan paradigma penelusuran dan temu kembali, dimana dokumen dapat diakses, ditemukan kembali dan dilihat
secara konsisten dengan menggunakan model tanpa memperhatikan isi data dan lokasi penyimpanan.
e. Document Retrieval
Sistem harus dapat memberikan dokumen tertentu pada
desktop
dan mencakup fungsi untuk manipulasi dokumen secara personal, seperti
anotasi, penggandaan dan pencetakan.
f. Document Exchange
Sistem harus menyediakan akses bagi aplikasi lainnya, agar dokumen dapat diekstrak, diisi dengan format
file
standar dan dijalankan untuk mendukung tujuan perusahaan.
g. Document Output
Sistem harus mendukung kecepatan yang tinggi pada sejumlah dokumen tercetak, publikasi koleksi dokumen ke dalam format CD dan mengekspor
dokumen untuk digunakan oleh aplikasi lainnya.
2.2.4 Aplikasi Pengelolaan Dokumen
Kurniasih 2007 menyebutkan bahwa aplikasi yang diperlukan dalam mengelola dokumen elektronik dapat dikelompokan ke dalam lima kategori, yaitu:
a. Creation and Revision Control
Keberadaan
word processing document, spreadsheets, presentation
dan dokumen elektronik lainnya diolah sebagai entiti
file
dalam sistem operasi komputer. Ketika ia memiliki kemampuan untuk menyimpan dan
memindahkan folder ke dalam jaringan server bekerja atau sebelum
Universitas Sumatera Utara
35
direktori
backup
di definisikan, tidak ada kontrol yang bekerja. Pemakai dapat dengan mudah mengedit dokumen yang salah, menghapus dokumen
secara sembarang, menciptakan versi baru dari dokumen yang telah ada, menduplikat pekejaan yang sedang berjalan dan mengakses dokumen
dengan mudah. Kehilangan kontrol menjadi tantangan serius bagi produktivitas organisasi, keamanan dan kompetitif lembaga. Dengan
kontrol pada penciptaan, revisi dan disposisi dokumen, aplikasi dokumen manajemen terhindar dari kesalahan bersama yang berhubungan dengan
filing yang salah, duplikasi pekerjaan dan pelanggaran keamanan yang menjadikan perusahaan terhindar dari kehilangan produktivitasnya.
b. Foldering
Pengelolaan dokumen yang dinamis diperlukan dalam aktivitas yang lebih spesifik, seperti untuk
customer service, contract management
atau dukungan legal. Fitur folder memungkinkan dokumen dikelompokkan ke
dalam sebuah folder. Aplikasi manajemen dokumen mengontrol distribusi dan
accessibility
pada folder.
c. Transaction Processing
Dokumen yang berfokus pada transaksi biasanya memiliki masa hidup dokumen yang pendek dan intensif. Dokumen disimpan, diproses dan
dibuang, diarsipkan atau diteruskan ke departemen lainnya. Biasanya volume dokumen tinggi dan memiliki kemampuan untuk meningkatkan
kecepatan transaksi. Dalam hal ini, fungsi utama dari aplikasi manajemen dokumen adalah optimalisasi kecepatan dan efisiensi.
d. Dokumen Enabling
Ketika aplikasi manajemen dokumen berfokus pada kontrol dokumen vital, kemudahan akses pada dokumen yang berhubungan ditingkatkan.
Skenario
document-anabling
, menampilkan aplikasi proses data dengan
user interface
pada dokumen. Dokumen disimpan dalam
repository
yang dihubungkan dengan saluran aplikasi bisnis.
Universitas Sumatera Utara
36 e.
Storage and Retrieval
Banyak dokumen diciptakan atau diterima perlu untuk disimpan. Aplikasi manajemen dokumen mencakup kemampuan untuk menyimpan dokumen.
Manajemen
repository
dokumen, indeks
database
dan kewenangan akses individu pengguna ditampilkan dalam platfom manajemen dokumen.
2.3 Standar Elemen Data Sistem Informasi Kearsipan oleh ANRI
