32
pengelola arsip dengan baik agar komunikasi maupun kegiatan organisasi berjalan secara efektif dan efisien.
2.2.2 Kriteria Aplikasi yang Dibutuhkan dalam Mengelola DokumenArsip
Menurut Kurniasih 2007 kriteria aplikasi yang dibutuhkan adalah:
a. Platform
Untuk meningkatkan kinerja perusahaan yang efektif dan efisien maka diperlukan dukungan dari sistem aplikasi yang sanggup menstruktur data
dan mengelola dokumen secara elektronik. Perencanaan strategi harus dilakukan sehingga sistem yang dipilih mampu mengintegrasikannya
dalam satu
platform
yang dapat mempermudah kegiatan dan interaksi antara lembaga dengan klien,
partner
dan relasi kerja lainnya.
Platform
aplikasi
software
yang dipilih harus memperhatikan
scalability, business continuity, security
, dan
globalization, capabilities
.
b. Scalability
Aplikasi dokumen dibuat dengan ukuran yang dapat disesuaikan dengan kemampuan penyimpanan dan pelayanan yang diberikan. Klien dapat
meningkatkan kapasitas skalabilitas, keseimbangan
load,
pengklausteran, dan kapabilitas lain sesuai dengan aplikasi infrastruktur dari server yang
digunakan.
c. Business Continuity
Kapasitas penyimpanan
repository
aplikasi memungkinkan klien untuk mengkonsolidasi seluruh aplikasi dokumen yang umumnya dihasilkan
oleh infrastruktur lembaga yang bersangkutan sehingga menjamin kontinuitas dan keberlangsungan aktivitas lembaga mereka.
d. Security
Untuk menjamin keamanan dan kerahasiaan data yang dihasilkan oleh suatu perusahaan, aplikasi harus dapat mendesain tingkat pengamanan
sesuai keinginan konsumen. Sehingga masalah-masalah seperti: pengaksesan, keabsahan, keaslian dan keamanan data serta dokumen
perusahaan dapat dipertanggungjawabkan.
Universitas Sumatera Utara
33 e.
Globalization
Dokumen perusahaan yang telah terintegrasi dalam aplikasi menggunakan
platform
yang dipilih merupakan data yang dapat disebarluaskan secara global. Sehingga akan menguntungkan pertumbuhan perusahaan untuk
memperoleh penghargaan internasional. Seperti publikasi yang dapat dilakukan dalam multi bahasa.
f. Ease of Use
Mudah dalam penggunaan aplikasi, sehingga dapat diterapkan dengan cepat oleh berbagai tingkatan perkembangan lembaga sejenis.
g. Standards
Menggunakan berbagai alat teknologi informasi yang banyak digunakan oleh lembaga sejenis, sehingga menjamin keseragaman pengelolaan data
lembaga. Hal ini tentu tidak dapat dilakukan oleh aplikasi-aplikasi yang sederhana
atau aplikasi yang terpisah-pisah antara suatu kebutuhan departemen dengan departemen yang lainnya. Aplikasi yang baik setidaknya memiliki fitur yang
dapat memberikan solusi bagi peningkatan kinerja lembaga dengan meningkatkan dan memelihara nilai dari sumber informasi suatu organisasi, sehingga
mengoptimalkan dan memperlancar fungsi lainnya.
2.2.3 Fitur dalam Sistem Informasi Kearsipan