33 e.
Globalization
Dokumen perusahaan yang telah terintegrasi dalam aplikasi menggunakan
platform
yang dipilih merupakan data yang dapat disebarluaskan secara global. Sehingga akan menguntungkan pertumbuhan perusahaan untuk
memperoleh penghargaan internasional. Seperti publikasi yang dapat dilakukan dalam multi bahasa.
f. Ease of Use
Mudah dalam penggunaan aplikasi, sehingga dapat diterapkan dengan cepat oleh berbagai tingkatan perkembangan lembaga sejenis.
g. Standards
Menggunakan berbagai alat teknologi informasi yang banyak digunakan oleh lembaga sejenis, sehingga menjamin keseragaman pengelolaan data
lembaga. Hal ini tentu tidak dapat dilakukan oleh aplikasi-aplikasi yang sederhana
atau aplikasi yang terpisah-pisah antara suatu kebutuhan departemen dengan departemen yang lainnya. Aplikasi yang baik setidaknya memiliki fitur yang
dapat memberikan solusi bagi peningkatan kinerja lembaga dengan meningkatkan dan memelihara nilai dari sumber informasi suatu organisasi, sehingga
mengoptimalkan dan memperlancar fungsi lainnya.
2.2.3 Fitur dalam Sistem Informasi Kearsipan
Kurniasih 2007 menyebutkaan bahwa fitur-fitur dalam
platform
yang dipilih harus dapat mendukung
Sistem Informasi Kearsipan secara utuh, antara lain:
a. Document Capture
EDMS harus mendukung perpindahan isi dokumen digital dan konversi dokumen tercetak ke dalam dokumen
image
.
b. Document Management
Sistem harus mampu mengelola berbagai dokumen digital, termasuk beragam format
image
, teks dan dokumen campuran,
file
elektronik dan format digital audiovideo. Pemakai harus dapat mengindeks dan
mengatagorikan dokumen dan tempat penyimpanan dokumen harus dirujuk. Selain itu sistem juga harus dapat melacak akses dokumen dan
aktivitas temu kembali dokumen.
Universitas Sumatera Utara
34 c.
Document Storage
Sistem harus dapat mendukung pengarsipan dokumen ke dalam beragam media
storage
:
on-line, near-on-line
dan
off line
, termasuk format digital seperti
optical disk
, CD-ROM,
tape
dan
magnetic disk
sebagaimana dalam format analog, seperti
microfich
dan kertas. Sistem harus menjamin penggunaan media untuk dokumen
storage
, mendukung lokasi dokumen
storage
baik secara tersendiri maupun bersama-sama, pemindahan dokumen diantara media
storage
sebagaimana yang dibutuhkan dalam retensi daur hidup dokumen dan menampilkan permintaan temu kembali
dari sistem pemakai.
d. Document Access
Sistem harus menampilkan kesatuan paradigma penelusuran dan temu kembali, dimana dokumen dapat diakses, ditemukan kembali dan dilihat
secara konsisten dengan menggunakan model tanpa memperhatikan isi data dan lokasi penyimpanan.
e. Document Retrieval
Sistem harus dapat memberikan dokumen tertentu pada
desktop
dan mencakup fungsi untuk manipulasi dokumen secara personal, seperti
anotasi, penggandaan dan pencetakan.
f. Document Exchange
Sistem harus menyediakan akses bagi aplikasi lainnya, agar dokumen dapat diekstrak, diisi dengan format
file
standar dan dijalankan untuk mendukung tujuan perusahaan.
g. Document Output
Sistem harus mendukung kecepatan yang tinggi pada sejumlah dokumen tercetak, publikasi koleksi dokumen ke dalam format CD dan mengekspor
dokumen untuk digunakan oleh aplikasi lainnya.
2.2.4 Aplikasi Pengelolaan Dokumen
