xxii
F. Kinerja Terkini di Fakultas Ekonomi
Setiap fakultas tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan fakultas, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,
fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat tewujud. Untuk mewujudkan itu semua tentu dibutuhkan kerja keras , disiplin dan loyalitas yang
tinggi dalam bekerja. Untuk mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Kinerja terkini yang dijalankan Fakultas adalah menyelenggarakan
program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian– penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi
universitas, mahasiswa masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar – seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup
lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat
menghasilkan sumber daya manusia SDM yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
G. Rencana Kegiatan
Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:
1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat
ditingkatkan
2. Jumlah lulusan meningkat, dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks prestasi
lebih baik
Universitas Sumatera Utara
xxiii 3.
Melakukan inovasi database mahasiswa, kartu rencana mahasiswa, kartu hasil studi, jadwal kuliah, jadwal ujian mid semester dan jadwal ujian semester telah terprogram
4. Memperbaiki rank kuliah mahasiswa dan dosen serta departemen, ruang baca
5. Meningkatkan kompetensi mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswwa baru diadakan
kepemimpinan mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru 6.
Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti program pekerti, applied approach, workshop, seminar, lokakarya
7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiwa harus sesuai dengan kurikulum dan
harus ada rumpun ilmunya 8.
Membantu proses kenaikan pangkat dan jabatan dosen 9.
Melaksanakkan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus sirapatkan oleh departemen
10. Memberi dorongan kepada dosen muda dan melanjutkan program studi S2 dan S3
baik di dalam maupun di luar negeri 11.
Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima 12.
Meningkatkan kegiatan seminar, lokakarya, kuliah umum yang diadakan pimpinan fakultas
13. Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakkan kegiatan magang
praktek kerja lapangan agar mendapatkan kelulusan yang berkwalitas 14.
Departemen menyiapkan borang, laporan evaluasi diri per semester untuk meningkatkan nilai akreditas masing-masing departemen yang lebih baik
15. Dengan adanya kerja sama pihak fakultas dengan instasi luar maka beasiswa yang
diterima mahasiswa dapat bertambah.
Universitas Sumatera Utara
xxiv
H. Job Description dan Struktur organisasi pada Bagian Tata Usaha
Bagian keuangan merupakan sub bagian dari Tata Usaha Fakultas Ekonomi, oleh sebab itu sebelum membahas lebih jelas mengenai job description pada bagian keuangan,
berikut ini penulis terlebih dahulu menguraikan secara ringkas job description pada setiap bagian di Tata Usaha beserta struktur organisasinya.
1. Job Description Bagian Tata Usaha
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Bagian dan mempersiapkan
penyusunan RKAT Fakultas. b.
Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan
perlengkapan. c.
Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian,
keuangan dan kearsipan. e.
Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas. f.
Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas.
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan
fakultas. k.
Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyyusunan laporan Fakultas.
Universitas Sumatera Utara
xxv
2. Sub Bagian Akademik
a. Menyusun Rencana Kerja dan anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian. b.
Mengumpukan dan mengolah data dibidang pendidikan, penelitian dan pengabdian pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian pelayanan pada masyarakat di
lingkungan fakultas. h.
Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian. b.
Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan . c.
Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas. d.
Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
Universitas Sumatera Utara
xxvi f.
Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas,
pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian. b.
Menyusun konsep juklak juknis dibidang kepegawaian. c.
Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d.
Melaksanakan urusan mutasi pegawai. e.
Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional. f.
Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar Tetap Tidak Tetap
Emiritus, ijin dan cuti. g.
Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. h.
Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. i.
Memproses pelanggaran disiplin pegawai. j.
Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
Universitas Sumatera Utara
xxvii
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian. b.
Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni. c.
Melakukan administrasi kemahasiswaan. d.
Melakukan urusan pemberian izin rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e.
Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi. f.
Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g.
Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan
i. Mengoperasionlkan sistem informasikemahasiswaan dan alumni.
j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian. b.
Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan. c.
Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan. d.
Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.
Universitas Sumatera Utara
xxviii e.
Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan. f.
Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan. g.
Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
Struktur Organisasi bagian Tata Usaha
Gambar 2.2 Bagan Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha Sumber : Fakultas Ekonomi USU, 2010
DEKAN
Drs. Jhon Tafbu Ritonga, Mec
NIP. 1955080810 198303 1 004
PUDEK II
Fahmi N. Nasution, SE. Macc
NIP. 19750408 200212 1 002
PUDEK III
Ami Dilham, SE. Msi
NIP. 19670607 199303 1 002
Kepala TATA USAHA
Sofia Anita, SE
19540315 198683 2 001
Kasubag Pedidikan
Hj. Fepty Aniar, SE
NIP.19570211 198102 2 001
Kasubag Kepegawaian
Hj. Kamariah, SE
NIP.19540611 197710 2 001
Kasubag Keuangan
Eka Yuliani, SE
19620724 198702 2 001
Kasubag Kemahasiswaan
Zailani, S.Sos
19620206 198802 2 001
Kasubag Perlengkapan
M. Simba Sembiring, SE. Msi
19641216 199083 2 001
PUDEK I
Drs. Arifin Hamzah, MM. Ak
NIP. 19530828 198103 1 002
Suparyo, SE Ahmad Faizul,
SE,Msi Santuso
Maslan, SE
Universitas Sumatera Utara
xxix 22
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Job description
Job description adalah uraian singkat tentang tugas, kondisi pekerjaan, serta tuntutan yang diperlukan ketika menjabat suatu posisi. Di dalamnya, setidaknya ada
nama posisi, tujuan pekerjaan dan hasil yang diharapkan, aktivitas yang perlu dilakukan, peralatan dan hubungan kerja yang digunakan, atau spesifikasi personal pemegang
jabatannyaM. Tri Agustiyadi. Ketika sedang menghadapi pekerjaan yang menumpuk, seringkali seorang karyawan
mengeluh tentang bertambah banyaknya tugas dan perintah atasan yang menurutnya tidak sesuai lagi dengan Job Description
yang telah ditetapkan. Seringkali terjadi perbedaan pendapat antara karyawan dan atasan, tentang tugas yang
harus dikerjakan atau acuan yang digunakan sebagai batas wewenang. Oleh sebab itu perlu adanya Job description agar apa yang diinginkan oleh atasan dapat diketahui
dengan jelas.
B. Implementasi Job Description Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara