Struktur Organisasi Industrial Technology

bertindak sambil mematuhi kepentingan Grup, mendukung dan melaksanakan solidaritas yang dianjurkan oleh Grup, seperti program “Berbagi dalam Solidaritas” untuk memberikan dukungan jangka panjang kepada penduduk yang terkena musibah di Asia Tenggara, proyek pengembaran desa-desa yang terkena bencana, proyek pensponsoran bagi anak-anak, program reguler donor darah, menyediakan akses terhadap obat-obatan di daerah-daerah yang lebih miskin dan berkembang di dunia, membantu memerangi malaria, tuberkulosis, epilepsi, dan berbagai program lainnya. Selain mengutamakan kegiatan usahanya, perusahaan juga mengakui adanya kepentingan yang sejajar antara pelanggan dan kesejahteraan karyawan. Sehingga, di samping mempertahankan hubungan yang baik dengan serikat pekerja, perusahaan juga memberikan jaminan kesejahteraan karyawan melalui berbagai program menarik, seperti penggantian biaya kesehatan karyawan dan anak, bonus, serta paket tunjangan hari tua. Penghargaan diberikan berdasarkan keberhasilan individu dan tim. Semua ini menciptakan lingkungan kerja yang menyajikan tantangan sekaligus produktif dan membanggakan.

2.6 Struktur Organisasi

PT Aventis Pharma dipimpin oleh seorang Presiden Direktur yang membawahi 3 Business Unit BU dan 8 Divisi, yaitu: 1. Hospital and Oncology BU 2. Cardiovascular and Metabolism BU 3. Respiratory and Antiinflamatory BU Universitas Sumatera Utara 4. Medical and Regulatory Division 5. Finance and Information System Division 6. Human Resource Division 7. Industrial Affairs Division 8. Institution, Market Development and Sales Training Division. Struktur Organisasi PT. Aventis Pharma dapat dilihat pada lampiran 2.

2.7 Produk PT. Aventis Pharma

Sanofi-Aventis Group merupakan salah satu dari tiga pelaku riset terbesar di kalangan industri farmasi, yakni dengan anggaran RD di Aventis Pharma RD dikenal sebagai Drug Innovation and Approval atau disingkat dengan DIA mencapai lebih dari 4 milyar Euro setahun atau 40 trilyun Rupiah 122 milyar sehari. Sanofi-Aventis mengkoordinasi dan megoperasikan lebih dari 20 pusat penelitian di tiga benua. Dengan demikian, Sanofi-Aventis memiliki obat-obat baru inovatif dan paling beragam, sedangkan produk-produk hasil riset lama telah dipakai di bidang layanan kesehatan umum dan sudah banyak dimanfaatkan oleh para dokter, ahli kesehatan serta para pasien. Demikian juga di Indonesia, PT. Aventis Pharma dikenal sebagai perusahaan farmasi yang menghasilkan obat-obat sesuai dengan kebutuhan bidang kesehatan di Indonesia. Adapun produk-produk yang dihasilkan dan dipasarkan oleh PT. Aventis Pharma di Indonesia, meliputi bidang anti infeksi, radang senditulang, kardiovaskular, sistem saraf pusat, gangguan metabolisme, anti alergi. Universitas Sumatera Utara Produk-produk PT. Aventis Pharma tersebut diperoleh dengan berbagai cara, antara lain dengan memproduksi obat tersebut menggunakan fasilitas produksi yang ada, kontrak dengan perusahaan farmasi lain toll manufacturing, dan mengimpor baik produk ruahan untuk dikemas akhir maupun produk jadi yang telah dikemas namun masih memerlukan pelabelan penempelan stiker. Produk PT. Aventis Pharma secara garis besar adalah : 1. Produk yang diproduksi sendiri di pabrik Jakarta site untuk keperluan lokal dalam negeri. Adapun nama-nama produk tersebut antara lain: a. Tablet: 1 Amaryl anti diabetes 1 mg, 2 mg, 3 mg, dan 4 mg. 2 Avil anti alergi 25 mg. 3 Daonil anti diabetes 5 mg. 4 Frisium produk sistem saraf pusat 10 mg. 5 Lasix produk diuretika 40 mg. 6 Novalgin analgetik 500 mg. b. Tablet salut selaput 1 Flagyl Forte anti infeksi 500 mg. 2 Profenid E 100 produk untuk radang tulangsendi 100 mg. c. Krimgel Esperson cream anti alergi 0,25 dalam kemasan 5 g dan 15 g. Universitas Sumatera Utara d. Suppositoria dan ovula 1 Flagyl suppositoria anti infeksi 1 g dan 0,5 g. 2 Flagystatin ovule anti infeksi. 3 Profenid suppositoria anti radang 100 mg. 2. Produk yang dikemas ulang repackaging di pabrik Jakarta site a. Actonel Produk metabolisme tulang 35 mg b. Flagyl Infusion c. Taxotere injection 40 mgml 3. Produk ruahan import untuk dikemas di PT. Aventis Pharma site Jakarta a. Amaryl tablet 2 mg, 4 mg b. Telfast c. Profenid gel 4. Produk toll manufacturing yang dibuat oleh PT. Boehringer-Ingelheim Indonesia untuk PT. Aventis Pharma. a. Flagyl suppository 1 g b. Flagystatin ovule 500 mg PT. Boehringer-Ingelheim Indonesia BII dipilih sebagai tujuan toll manufacturing dari PT. Aventis Pharma Indonesia karena pabrik PT. Boehringer-Ingelheim Indonesia yang ada di Bogor merupakan pabrik eks milik PT. Rhone Poulenc Rorer, setelah PT. Rhone Poulenc Rorer melakukan merger dengan PT. Hoechst Marion Roussel Indonesia dibuatlah kebijakan untuk menjual pabrik yang ada di Bogor tersebut ke pihak PT. Boehringer- Universitas Sumatera Utara Ingelheim Indonesia, karena pertimbangan biaya dan efisiensi kerja, karyawan, pengelolaan dan pengawasan. Universitas Sumatera Utara BAB III TINJAUAN KHUSUS INDUSTRIAL AFFAIRS DIVISION Industrial Affairs Division dikepalai oleh seorang Head of Industrial Affairs. Berikut bagian-bagian yang dibawahi oleh Industrial Affairs Division: 1. Departemen Pemenuhan Mutu Industri 2. Departemen Teknologi Industri dan Pengolahan Departemen Pengemasan 3. Departemen Pelayanan Teknik 4. Departemen Kesehatan, Keselamatan Kerja dan Lingkungan Hidup 5. Departemen Logistik 6. Departemen Pembelian Struktur organisasi Industrial Affairs Division dapat dilihat pada Lampiran 3.

3. 1 Industrial Quality and Compliance Department

Industrial Quality and Compliance atau disingkat dengan IQC Department adalah suatu bagian dari Industrial Affairs Division yang bertanggung jawab terhadap pengendalian mutu menyeluruh. Dalam arti, pengendalian mutu terhadap produk yang dihasilkan mulai dari bahan awal, produk setengah jadi termasuk in process controlIPC sampai dengan produk jadi yang siap digunakan, termasuk penilaian terhadap pemasok dan distributor. Untuk menjamin mutu produk yang dihasilkan serta menjamin ketelitian pemeriksaan perlu dilakukan pengecekan, validasi, dan kalibrasi dari sarana, baik alat maupun ruangan yang digunakan Universitas Sumatera Utara untuk memeriksa produk. IQC Department juga perlu melakukan pemeriksaan stabilitas untuk memonitor secara tidak langsung mutu obat yang telah beredar.

3.1.1 Quality Assurance QA Unit

Unit ini bertanggung jawab dalam menjamin mutu suatu produk mulai dari pemesanan bahan baku dan bahan pengemas sampai obat siap dikonsumsi konsumen, termasuk pemilihan pemasok dan distributor. Sistem mutu di PT. Aventis Pharma ditetapkan berdasarkan Cara Pembuatan Obat yang Baik CPOB dan Aventis Global Quality Standard. Unit ini dipimpin oleh seorang manajer QA yang bertanggung jawab kepada manajer IQC. Beberapa aspek yang ditangani oleh unit ini adalah: 1 Penanganan Personil QA Unit bertanggung jawab dalam koordinasi perencanaan dan penyelenggaraan pelatihan karyawan terhadap bidang operasional. Menurut CPOB, seluruh karyawan yang langsung ikut serta dalam kegiatan pembuatan obat dan yang karena tugasnya mengharuskan mereka masuk ke daerah pembuatan obat hendaklah dilatih mengenai kegiatan tertentu yang sesuai dengan tugasnya maupun mengenai prinsip CPOB. 2 Penanganan dan pengaturan sistem dokumentasi Tugas QA adalah menangani dokumen, baik dalam hal penyimpanannya, fotokopi dokumen induk maupun menangani dokumen yang sudah tidak berlaku. Dokumen adalah segala sesuatu berupa catatan tertulis atau tercetak yang dapat Universitas Sumatera Utara dipakai sebagai acuan atau sumber keterangan dalam pembuatan prosedur yang diterapkan dan digunakan di PT Aventis Pharma. Pembuatan prosedur tetap protap bertujuan untuk memastikan bahwa semua proses setiap kali dilakukan dengan cara yang sama oleh petugas, memastikan bahwa proses dilakukan sesuai dengan ketentuan CPOB GMP dan HSE, memudahkan pengendalian proses baru atau perubahan dari proses yang telah berlaku, dan membantu melatih petugaskaryawan baru. Ada 2 macam prosedur tetap protap, yaitu : • Protap yang terkendali, yaitu protap yang harus selalu dipantau dan jika sudah tidak berlaku, unit QA akan menarik kembali seluruh salinan protap yang ada. • Protap yang tidak terkendali, yaitu protap yang tidak perlu dipantau dan jika terjadi perubahan protap, Unit QA tidak bertanggungjawab untuk menarik kembali seluruh protap. Pada dasarnya tiap protap dibuat departemen atau unit yang bersangkutan dengan bekerjasama dan berkonsultasi dengan Departemen IQC atau Unit QA dan departemen lain yang berhubungan. Departemen IQC bertanggungjawab mengkoordinir penyiapan, penerbitan, dan implementasi semua protap yang ada. Protap dikaji ulang minimal setiap tiga tahun sekali. Protap diperiksa oleh pimpinan Unit QA, pimpinan departemen yang bersangkutan dan yang berkaitan, serta disetujui oleh pimpinan Departemen IQC. Jika unit atau departemen yang bersangkutan tidak memiliki pimpinan departemen, maka protap diperiksa oleh pimpinan QA dan pimpinan departemen yang berkaitan. Universitas Sumatera Utara 3 Validasi Menurut CPOB, validasi berarti suatu tindakan pembuktian dengan cara yang sesuai bahwa setiap bahan, proses, prosedur, kegiatan, sistem, perlengkapan atau mekanisme yang digunakan dalam produksi dan pengawasan akan senantiasa mencapai hasil yang diinginkan. a Validasi Proses Menurut Aventis, validasi proses adalah cara pemastian dan memberi pembuktian terdokumentasi bahwa proses berlangsung dalam parameter desain yang telah ditentukan, mampu dan dapat dipercaya menghasilkan produk sesuai dengan kualitas yang diinginkan dan memiliki tingkat keberulangan yang tinggi. b Validasi pembersihan untuk ruangan dan peralatan Ruangan dan peralatan setelah selesai digunakan harus segera dibersihkan agar ruangan dan peralatan kembali bersih dan memenuhi persyaratan yang sudah ditetapkan. Cara pembersihan, deterjen dan disinfektan yang digunakan, serta frekuensi desinfeksi harus sesuai dengan protap pembersihan dan sanitasi yang sudah ditetapkan. Untuk itu prosedur pembersihan dan sanitasi yang digunakan tersebut harus divalidasi untuk memastikan bahwa prosedur tersebut tepat dan efektif untuk menghilangkan sisa produk sebelumnya dan mengurangi jumlah cemaran mikrobanya. Validasi pembersihan untuk tiap ruangan dan peralatan minimal dilakukan 3 kali dimulai dengan ruangan untuk membuatmengemas produk yang sukar larut dalam air, memiliki dosis yang rendah, dan yang sering dibuat. Validasi Universitas Sumatera Utara pembersihan ruangan dan peralatan bertujuan untuk memastikan dan membuktikan bahwa prosedur untuk pembersihan yang dilakukan sesuai dengan protap yang telah ditetapkan dapat menghilangkan residu bahan aktif dan deterjen serta mengurangi jumlah cemaran mikroba sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan. Aspek-aspek yang harus diperhatikan dalam melakukan validasi ini adalah: 1. Karakteristik bahan aktif. 2. Desain ruangan. 3. Jenistipe desinfektan yang digunakan. 4. Prosedur pembersihan dan sanitasi. 5. Metode analisis yang digunakan. Validasi mikrobiologi untuk ruangan bersih dilakukan pada 2 kondisi ruangan yaitu: pada saat ruangan kosongistrahat setelah proses pembersihan atau desinfeksi selesai dilakukan dan pada saat ruangan sedang digunakanada karyawan yang sedang bekerja. 4 Mengadakan audit terhadap pemasok Pemasok meliputi pabrik pembuat, pemasok bahan yang mempunyai gudang, atau pemasok yang tidak mempunyai gudang. Penilaian terhadap pemasok dilakukan oleh tim yang terdiri dari IQC, Produksi, Departemen Logistik diketuai oleh manajer QA. Pada kasus tertentu anggota tim dapat diperluas dengan mengikutsertakan Unit QC, Departemen teknik dan departemen lain yang terkait. Universitas Sumatera Utara Hal-hal yang perlu dinilai dari pemasok adalah proses pengadaan bahan baku, proses pembuatan, pemeriksaan, penyimpanan bahan baku dan produk jadi, penanganan pesanan, dokumentasi, dan lain-lain. Ada 3 bentuk penilaian terhadap pemasok dari hasil audit, yaitu: 1. Diterima: seluruh persyaratan audit dipenuhi 2. Diterima dengan persyaratan: seluruh persyaratan audit dipenuhi tetapi masih ada temuan yang harus diselesaikan dalam waktu tertentu. 3. Tidak diterima: tidak memenuhi persyaratan audit dan harus melakukan perubahan secara signifikan untuk memenuhi persyaratan. Pemasok yang telah memenuhi syarat akan dimasukkan ke daftar pemasok resmi yang disetujui oleh QA. Daftar ini akan memudahkan bagian departemen pembelian dalam memilih pemasok. Seluruh barang kebutuhan hanya berasal dari pemasok yang sudah disetujui dan ada dalam daftar pemasok resmi. Audit kembali akan dilaksanakan minimal dua tahun sekali terhadap pemasok yang diterima. 5 Inspeksi diri Self Inspection Inspeksi diri adalah cara untuk meninjau kembali seluruh tata kerja diri sendiri dari setiap segi yang mungkin berpengaruh terhadap produk. Tujuan dari inspeksi diri ini adalah untuk menilai apakah seluruh aspek produksi dan pengawasan mutu selalu memenuhi CPOB. Dalam melaksanakan inspeksi diri tidak cukup hanya mengenali cacat dan kelemahan, melainkan harus pula dapat menetapkan cara yang efektif untuk mencegah dan memperbaikinya. Universitas Sumatera Utara PT. Aventis Pharma Indonesia mempunyai sistem audit sendiri untuk meyakinkan kesesuaian yang berhubungan dengan CPOB GMP. Inspeksi diri yang dilakukan meliputi: a Inspeksi di bidang GMP 1 Inspeksi diri tri wulanan Inspeksi diri triwulan dilakukan setiap 3 bulan sekali dan jadwal inspeksi akan dibertahukan secara tertulis oleh Quality Assurance. Inspeksi akan dilakukan pada bulan Januari, april, Juli dan November. Dan bila dianggap perlu, satu unit dapat diinspeksi lebih dari satu kali dalam 3 bulan. Pada inspeksi ini dilakukan pemeriksaan terhadap lingkungan pabrik, gudang, produksi, pengepakan, fasilitas sosial, laboratorium QC. 2 Audit CPOB GMP audit Audit CPOB dilakukan satu kali setahun pada minggu terakhir bulan November. b Inspeksi di bidang HSE Inspeksi yang diadakan tiga bulan sekali ini dilakukan untuk mengetahui apakah karyawan sudah bekerja memenuhi standar HSE perusahaan, dilakukan untuk melihat langsung ke lapangan penyesuaian antara latihan HSE yang pernah dilakukan dengan pelaksanaannya sehari-hari sebagai suatu cara untuk menilai keberhasilan suatu latihan. Keluaran yang diharapkan adalah sebuah perbaikan yang terus menerus, sehingga yang tidak benar menjadi benar, dan yang sudah benar tetap dijaga agar pelaksanaannya selalu benar. Universitas Sumatera Utara 6 Penolakan dan pelulusan terhadap obat jadi Obat jadi yang telah siap dipasarkan harus diperiksa terlebih dahulu sebelum dipasarkan. Pengambilan keputusan untuk meluluskanmenolak obat jadi dilakukan berdasarkan hasil pemeriksaan dan evaluasi yang meliputi hasil pemeriksaan selama proses pengolahan dan pengemasan, pemeriksaan produk ruahan, pemeriksaan kelengkapan bahan pengemas, atau pemeriksaan dokumen catatan pengolahan dan pengemasan batch serta dokumen-dokumen lain jika ada, seperti penelusuran kegagalan atau OOS Out of Specification. Pelulusan penolakan obat jadi dilakukan oleh manajer QA dan disetujui oleh manajer IQC. 7 Penanganan Hasil Uji Di Luar Spesifikasi Out of SpecificationOOS Mutu suatu produk ditentukan oleh pembuatan produk tersebut atau dengan kata lain, tahapan proses pembuatan suatu produk akan sangat mempengaruhi hasil akhir dari mutu produk. Untuk menguji apakah produk yang dibuat memenuhi syarat, maka perlu dilakukan pemeriksaan di laboratorium baik secara kimia, fisika maupun mikrobiologi. Ada kalanya hasil pemeriksaan suatu produk tidak memenuhi persyaratan Out of SpesificationOOS atau hasil pemeriksaan mendekati batas spesifikasi yang telah ditetapkan. Salah satu kemungkinan ketidaksesuaian tersebut diakibatkan oleh proses pemeriksaannya. Oleh karena itu, sebelum diambil keputusan akhir mengenai status produk yang bersangkutan perlu dilakukan penyelidikan yang seksama dimana ketidaksesuaian tersebut terjadi. Hal tersebut dikenal sebagai penyelidikan hasil di luar spesifikasi OOS. Apabila tejadi penyimpangan hasil di luar spesifikasi pada saat analisis maka hal yang harus dilakukan adalah segera menyiapkan laporan tertulis mengenai Universitas Sumatera Utara insidenkegagalan yang terjadi baik kegagalan pemeriksaan secara kimia, fisika, maupun mikrobiologi. Cara kerja pada saat mempersiapkan contoh untuk pemeriksaan, alat yang digunakan harus diperiksa kembali. Bila hasilnya masih menyimpang maka dibuat laporan Failure Investigation. Tindakan lanjutan yang dapat diambil sesuai dengan hasil pemeriksaan yang diperoleh, antara lain: a. dilakukan pemeriksaan ulang terhadap contoh yang sama dan produk yang sudah dikeluarkan b. dilakukan pemeriksaan ulang terhadap contoh yang sama oleh pemeriksa yang berbeda c. dilakukan pemeriksaan ulang terhadap contoh baru oleh pemeriksa yang pertama bila perlu d. membandingkan hasil pemeriksaan ulang di atas dengan persyaratan yang ada di metode tes dan farmakope EP, USP, dan FI Contoh untuk pemeriksaan ulang tersebut diambil sebanyak 2 kali dari pemeriksaan normal. Apabila dianggap perlu dilakukan pemeriksaan terhadap prosedur pengolahan batch produk yang bersangkutan atau apabila diduga penyimpangan tersebut berasal dari metode tes nya atau sebab-sebab lain yang tidak diketahui dapat dikonsultasikan dengan Mother PlantIA. Universitas Sumatera Utara 8 Penyelidikan terhadap Kegagalan Failure Investigation Yang dimaksud dengan kegagalan adalah suatu kejadian atau pelanggaran yang tidak direncanakan terhadap suatu prosedur atau spesifikasi yang telah ditetapkan. Terdapat dua kelompok kegagalan yaitu major incident dan minor incident. Major incident adalah kegagalan yang secara langsung dapat mempengaruhi mutu produk, seperti kesalahanpenyimpangan dalam melakukan suatu tahap proses pembuatan, kesalahan dalam pemakaian bahanmaterial, kesalahan penimbangan, kesalahan dalam melakukan suatu protap, hasil kalibrasi alat tidak memenuhi syarat, dan penyimpangan-penyimpangan lainnya yang tidak dapat ditanggulangi secara sepihak tanpa mengikut sertakan atau memperoleh informasi tambahan dari departemen lain. Minor incident adalah kegagalan yang dapat ditanggulangi dengan segera dan kegagalan tidak mempengaruhi mutu produk, seperti kesalahan pencetakan nomor bets dan tanggal daluwarsa, penutupan botol tidak sempurna, perekatan label tidak sempurna dan penyimpangan-penyimpangan kecil lainnya yang masih dapat ditanggulangi secara langsung. mengundang departemen yang bersangkutan dan departemen lain yang terkait untuk menyelesaikan permasalahan yang timbul. Hasil penilaian terhadap langkah yang telahakan dilakukan oleh departemen produksi, IQC department atau departemen lainnya yang terkait akan dikirimkan kembali ke departemen yang bersangkutan. Universitas Sumatera Utara 9 Pengkajianpenilaian tahunan terhadap produk Annual Product ReviewAPR Untuk mempertahankan atau memperbaiki mutu produk, maka proses pengkajianpenilaian tahunan terhadap produk Annual Product ReviewAPR perlu dilakukan. Untuk proses ini data mengenai produk yang dihasilkan selama satu tahun, termasuk peralatan yang digunakan, proses produksi, cara dan hasil pemeriksaan dikumpulkan, kemudian dievaluasi. Penyiapan APR diselenggarakan pada semua produk dimulai dengan produk yang sering menimbulkan masalah dan merupakan produk yang kritis. QA akan memicu persiapan APR setiap 4 bulan sekali akhir bulan April, Agustus, dan Desember, dengan membuat memo kepada departemen yang berkaitan. Tim kerja terdiri dari supervisor produksi dan supervisor QC, bersama dengan QA manager bertanggung jawab untuk menyiapkan APR. Supervisor produksi dan supervisor QC masing-masing bertanggung jawab untuk menghimpun data yang dibuat, mencatat dan mendokumentasikan, serta mengevaluasinya. Evaluasi dari APR berupa kesimpulan. Keluhan dibagi dua, yaitu menyangkut Efek Samping Obat ESO dan menyangkut Keluhan Teknis Kualitas Obat KTKO. Untuk keluhan yang berhubungan dengan medis maka pelaporan ditujukan ke Medical and Regulatory Division sedangkan yang menyangkut pharmaceuticalKTKO akan ditujukan ke IQC Department. Berdasarkan waktu pelaporan Keluhan Teknis Kualitas Obat KTKO dibagi dua yaitu KTKO kategori A, yang menimbulkan resiko pada pasien, harus Universitas Sumatera Utara dilaporkan dalam jangka waktu 24 jam atau selambat-lambatnya pada hari kerja berikutnya. Misalnya, kesalahan pada cetakan bahan pengemas yang mengandung resiko bagi pasien, laporan yang bersifat negatif di media massa yang berkaitan dengan segi medis keamanan obat, segala hal yang berkaitan dengan pemalsuan. KTKO kategori B yang tidak berbahaya bagi pasien dilaporkan dalam waktu tiga bulan. Misalnya kesalahan dalam petunjuk penggunaandalam bahan pengemas tercetak nomor kode tidak ada yang tidak mengandung resiko bagi pasien, kesalahan berkaitan dengan produk yang tidak mengandung resiko bagi pasien cacat estetik. Sebelum ditindak lanjuti oleh manajer IQC atau manajer Medical and Regulatory, perlu dilakukan penyelidikan terhadap pelaporan keluhan yang masuk, meliputi asal dan jenis keluhan, benar atau tidaknya keluhan. Tindak lanjut yang dilakukan dapat berupa penggantian produk atau penarikan produk. Penarikan obat jadi dapat dilakukan karena keinginan produsen misalnya karena stabilitas obat tidak baik atau mau mengganti pengemasan atau keinginan badan POM. Produk kembalian yang ditarik akan disimpan di gudang. Penanganan selanjutnya bisa dihancurkan, dijadikan stok kembali misalnya jika produk masih baik dan sudah diperiksa di QC atau diolah kembali. 10 Pengendalian terhadap Perubahan Changes Control Pengendalian terhadap perubahan adalah persiapan dan pelaksanaan dari suatu perubahan yang berkaitan dengan segala aspek pengolahan, pengemasan, pemeriksaan, penyimpanan, atau distribusi yang mempengaruhi mutu produk, GMP CPOB termasuk kualifikasi validasi, HSEs. Tujuan pengendalian terhadap Universitas Sumatera Utara perubahan adalah untuk menjamin bahwa perubahan yang dilakukan terhadap proses produksi, jenis bahan baku yang digunakan termasuk sistem pendukung alat, ruangan, mesin-mesin, prosedur pemeriksaan, cara penyimpanan maupun perubahan protap yang mendukung proses secara keseluruhan, tidak akan menimbulkan dampak negatif terhadap mutu produk yang dihasilkan.

3.1.2 Quality Control QC Unit

Unit QC dikepalai oleh seorang Quality Control Supervisor. Unit ini bertanggungjawab kepada Manajer IQC. Supervisor QC bertanggungjawab terhadap pelaksanaan dan pengendalian dalam kegiatan pengambilan contoh, pemeriksaan contoh bahan baku, bahan pengemas, produk ruahan dan produk jadi, memberikan pelatihan yang berhubungan dengan QC, menyusun, merevisi serta memuktahirkan protap di QC, memeriksa dan memastikan kebersihan ruangan dan peralatan yang digunakan. Dalam pelaksanaan tugasnya, Unit QC dibagi dalam 3 bagian, yaitu Chemical and Physical Control all material, Packaging Material, dan Microbiological Control. A. Chemical and Physical Control Bagian ini bertugas untuk melakukan pemeriksaan bahan baku, produk ruahan, produk jadi secara kimia dan fisika sesuai dengan spesifikasinya. Universitas Sumatera Utara a Bahan Baku Mula-mula bahan baku yang baru datang akan masuk ke gudang dengan status QUARANTINE. Gudang akan mengirimkan GRS Good Receipt Slip ke bagian QC. Berdasarkan GRS yang diterima, QC melakukan pengambilan contoh terhadap bahan tersebut. Pengambilan contoh untuk semua bahan aktif dan bahan penolong harus disertai dengan lembar permintaan material Material Request Form. Setiap bahan baku yang masuk harus dilengkapi dengan sertifikat analisa Certificate of AnalysisCA yang akan digunakan sebagai acuan pemeriksaan bahan. Pengambilan contoh bahan baku secara benar merupakan faktor penting karena hanya dari contoh yang terjamin kebenarannya, informasidata pemeriksaan bahan baku dapat dipertanggungjawabkan. Pengambilan contoh dilakukan di bawah Laminar Air Flow LAF di ruang sampling yang berada di gudang pada suhu tidak lebih dari 25 o C. Pengambilan contoh dimulai dari bahan pembantu dan terakhir bahan aktifnya. Wadah untuk contoh harus dilengkapi dengan data-data mengenai contoh yang diambil yang meliputi kode barang, nomor bets, tanggal daluarsa, dan tanggal pengambilan contoh. Wadah bahan baku yang telah diambil contohnya harus disegel kembali secara khusus dan diberi label kuning “SAMPLE TAKEN”. Setelah proses sampling selesai, semua alat- alat yang telah digunakan untuk sampling, dibungkus plastik dan harus dibersihkan. Label “Released” atau “Rejected” diserahkan ke analis untuk ditempelkan pada wadah bahan baku yang telah diperiksadiambil contohnya. Label “RELEASED” warna hijau ditempelkan menutupi label Universitas Sumatera Utara “QUARANTINE” pada wadah bahan baku yang diluluskan dan jika bahan baku tidak memenuhi persyaratan maka ditempel label merah “REJECTED” beserta label yang menyatakan penanganan selanjutnya. Bahan baku yang “REJECTED” akan ditempatlkan pada “area rejected” yang ada di gudang dan ditutupi dengan jaring. Sebagian contoh bahan baku yang sudah dinyatakan lulus disimpan sebagai contoh pertinggal Retained Sample sebanyak yang diperlukan untuk pemeriksaan minimal 2 kali analisis penuh dari betsnya. Bahan baku yang telah disimpan selama lebih dari 2 tahun sejak tanggal pelulusannya harus diperiksa ulang retesting. Pemeriksaan ulang dilakukan secara full analysis, berlaku untuk semua bahan baku, baik bahan baku yang berasal dari pemasok lain maupun dari Mother Site. Jika dari hasil pengujian ulang tersebut dinyatakan lulus, maka dibuatkan sertifikat analisisnya dan bahan boleh digunakan untuk produksi. Jika tidak lulus maka barang harus dimusnahkan. Pengujian ulang bahan baku yang tidak mempunyai waktu daluarsa diperbolehkan maksimal hingga 3 kali. Masa pakai bahan baku tersebut setelah dinyatakan lulus adalah maksimum 8 tahun, kecuali bahan baku yang diuji tiap 6 bulan sekali, misalnya benzil alkohol, essence, glycerol monodioleate, dan Pharmaroma cherry flavour, maka masa pakainya maksimum 2,4 tahun. Jika bahan baku yang bersangkutan telah mengalami pengujian ulang sebanyak 3 kali, maka harus diterbitkan pemberitahuan kepada Warehouse, Demand and Supply, Production Department, dan Accounting bahwa bahan baku tersebut tidak boleh digunakan lagi dan harus dimusnahkan. Alur pemeriksaan bahan baku ini dapat dilihat pada Lampiran 4. Universitas Sumatera Utara b Produk Ruahan Produk ruahan adalah produk yang telah selesai diolah dan siap untuk dikemas. Terdapat dua jenis produk ruahan di PT Aventis Pharma, yaitu produk ruahan hasil produksi PT Aventis Pharma sendiri dan produk ruahan impor. Untuk produk ruahan hasil produksi sendiri pengambilan contoh dilakukan oleh petugas bagian pengolahan pada saat pembuatan berlangsung yaitu pada awal, tengah, dan akhir proses. Untuk produk ruahan impor pengambilan contoh dilakukan oleh petugas QC setelah semi finished goods diterima di gudang. Cara pengambilan contoh sama dengan yang dilakukan pada bahan baku. Produk ruahan harus segera diperiksa sesuai dengan spesifikasi masing- masing produk yang telah ditetapkan dan hasilnya dicatat dalam CHP. Jika dalam pemeriksaan ditemukan hasil yang menyimpang dari spesifikasi, maka dilakukan penyelidikan terhadap hasil di luar spesifikasi Out of Spesification OOS. Untuk produk ruahan impor yang sudah dikemas dalam kemasan primer cukup dilakukan pemeriksaan terhadap identifikasinya saja. Semua hasil pemeriksaaan dicatat dalam Catatan Hasil Pemeriksaan CHP. c Produk Jadi Produk jadi adalah produk yang telah melewati seluruh tahapan produksi, termasuk pengemasan, dan telah siap untuk didistribusikan. Terdapat dua macam produk jadi di PT Aventis Pharma, yaitu produk jadi hasil produksi sendiri lokal dan produk jadi impor. Untuk produk jadi lokal pengambilan contoh dilakukan pada proses pengemasan yaitu pada awal, tengah dan akhir pengemasan. Universitas Sumatera Utara Pengambilan contoh dilakukan oleh petugas bagian pengemasan untuk dikirim ke QC. Label QUARANTINE ditempel pada master box yang disusun sedemikian rupa, sehingga pada setiap palet harus tampak terdapat label pada kedua sisi kiri dan kanan susunan master box. Terhadap produk jadi dilakukan pemeriksaan kebenaran proses dan kelengkapan kemasan jumlah isi, cetakan, kode bets, dan tanggal daluarsa. Hasil pemeriksaaan dicatat dalam Catatan Hasil Pemeriksaan CHP. Untuk obat jadi import dilakukan pemeriksaan secara visual terhadap kelengkapan pengemas yang digunakan beserta CA yang menyertainya. Oleh karena tidak dilakukan pengambilan contoh, maka pemeriksaan kelengkapan bahan pengemas dan CA-nya dilakukan langsung di gudang. Penerbitan label ‘released’ atau ‘rejected’ atau label penandaan lainnya untuk obat jadi import harus diparaf oleh Manajer QA. B. Packaging Material Tugas dari bagian ini adalah mengambil contoh dan memeriksa bahan pengemas serta barang lain sesuai dengan spesifikasi dan prosedur yang telah ditetapkan. Barang lain yang diperiksa adalah bahan-bahan pelengkap yang tidak terlibat langsung dalam proses produksi obat, seperti masker, sarung tangan dan sebagainya. Universitas Sumatera Utara Bahan pengemas digolongkan dalam 2 jenis, berdasarkan kontak atau tidaknya dengan produk, yaitu : 1. Bahan pengemas primer Primary Packaging Materials yaitu bahan pengemas yang berhubungan langsung dengan produk seperti PVC-foil untuk blister, alufoil untuk strip dan blister, ampul, botol dan tube aluminium. 2. Bahan pengemas sekunder Secondary Packaging Materials yaitu bahan pengemas yang tidak bersentuhan langsung dengan produknya, seperti folding box, packaging insert, label dan lain-lain. C. Microbiological Control Microbiological Control bertanggungjawab dalam mendukung pengawasan mutu dalam hal mikrobiologi, seperti permeriksaan mikrobiologi bahan baku, produk ruahan dan produk jadi, pemeriksaan cemaran partikel dan mikroba di ruang produksi dan laboratorium mikrobiologi, serta pemeriksaan mutu air.

3.2 Industrial Technology

Kegiatan di bagian produksi secara umum dibagi dua, yaitu pengolahan untuk produk solid tablet dengan atau tanpa penyalutan dan pengolahan untuk produk semi solid krim, salep, supositoria. Kegiatan ini berlangsung di kawasan E1 Grey Area. Karyawan di kawasan E1 memakai pakaian berwarna biru muda, penutup kepala berwarna biru dan sepatu berwarna putih. Universitas Sumatera Utara Ruang-ruang di bagian pengolahan antara lain: weighing, batch staging, bulk staging, wet granulation, office, granul staging, production manager, tableting, semisolid mixing room, coating, airlock, IPC. Alur produksi khususnya pengolahan dimulai dengan permintaan barang ke gudang menggunakan material request list. Gudang akan mengirimkan bahan- bahan tersebut melalui ruang transit yang mempunyai system air lock dimana saat pintu dari arah gudang terbuka maka pintu di ruang produksi akan terkunci. Tujuan system air lock adalah untuk menghindari pencemaran ke dalam ruang produksi. Selain itu tekanan udara dari ruang produksi lebih tinggi dari tekanan udara di gudang untuk memperkecil kemungkinan terjadinya kontaminasi. Dalam ruang material transit ini bahan baku yang diberikan dari gudang diperiksa jumlah, jenis dan label “RELEASED“-nya. Jika memenuhi persyaratan, maka bahan baku tersebut dapat digunakan untuk proses produksi. Selanjutnya bahan baku dibawa ke ruang penimbangan. Seluruh proses penimbangan harus mengikuti catatan pengolahan batch. Sebelum proses pengolahan, dilakukan pemeriksaan menggunakan check-list program pemantauan alat dan ruangan yang digunakan, check-list tersebut akan dilampirkan pada catatan pengolahan batch produk yang bersangkutan. Parameter yang dipantau adalah kebersihan, suhu dan kelembaban ruangan, sedangkan seluruh peralatan harus diberi label “BERSIH”. Pada label tersebut juga dicantumkan nama produk yang sebelumnya dibuat dengan peralatan tersebut untuk memudahkan penelusuran apabila terjadi hal-hal diluar ketentuan. Seluruh hasil penimbangan dibuat cetakannya print-out untuk ditempelkan pada setiap wadah yang Universitas Sumatera Utara digunakan untuk menampung bahan baku yang ditimbang tersebut dan pada catatan pengolahan batch. Setelah proses penimbangan selesai, maka bahan baku tablet yang telah ditimbang dibawa ke ruang granulasi untuk proses selanjutnya. Untuk sediaan setengah padat dan supositoria, setelah dilakukan proses penimbangan, maka bahan baku dibawa ke ruang pencampuran semisolid untuk diolah menurut prosedur selanjutnya. Selama proses pengolahan dilakukan In Process Control IPC apabila hasil pemeriksaan menyimpang, maka proses pengolahan dihentikan dan dilaporkan kepada supervisor pengolahan untuk ditanggulangi.

3.2.1 Packaging Departmen Departemen Pengemasan

Proses pengemasan berlangsung di kawasan E1 Grey Area atau kelas 3 dan E2 atau kelas 2 Dark Grey Area, yaitu E1 untuk pengemasan primer dan E2 untuk pengemasan sekunder. Karyawan di kawasan E1 memakai pakaian berwarna biru muda, penutup kepala berwarna biru dan sepatu berwarna putih, sedangkan karyawan di kawasan E2 memakai baju dan penutup kepala berwarna biru tua dan sepatu berwarna hitam. Dengan cara ini karyawan di E2 tidak bisa langsung masuk di kawasan E1. Persiapan operasi pengemasan perlu dilakukan dengan seksama agar tidak terjadi salah penandaan ataupun mixed up antar produkantar batch selama operasi pengemasan, tidak terjadi kesalahan dalam penggunaan produk ruahan atau bahan pengemas, sehingga dapat menjamin operasi pengemasan berjalan lancar untuk menghasilkan obat jadi yang memenuhi persyaratan. Universitas Sumatera Utara

3.3 Technical Services TS and Health, Safety and Environment HSE Department