d Contoh pertinggal bahan baku dan obat jadi yang sudah kadaluwarsa.
Limbah B3 padat tidak boleh dibuang pada saluran pembuangan melainkan disimpan dalam wadah penampung sesuai jenisnya
masing-masing untuk kemudian dikirim dan dimusnahkan di PPLI.
3.4 Plant Logistic Department
Tugas Plant Logistic adalah menerima perkiraan yang telah dibuat oleh
bagian pemasaran untuk kemudian dianalisis dengan mempertimbangkan prioritas, Plant Cycle Time dan Track Record dari pemasaran, kemudian bersama
bagian produksi menyusun rencana produksi dan membicarakan apakah kapasitas produkasi mampu untuk membuat produk yang direncanakan penjualannya oleh
bagian marketing tersebut. Bila rencana sudah sesuai baik permintaan, kebutuhan dan kapasitasnya maka dibuat jadwal pemesanan hingga kapan barang harus
datang. Demikian pula dengan pengadaan barang di gudang dibuat dengan dasar perkiraan terhadap penjualan obat jadi ke supplier atau Pedagang Besar Farmasi
PBF. Rencana produksi disusun berdasarkan kebutuhan pasar akan barang- barang, stok barang di gudang, dan berdasarkan jadwal penggunaan mesin untuk
produksi lain. Alur keluar masuknya barang di gudang PT Aventis Pharma diatur
sedemikian rupa sehingga berjalan satu arah. Barang masuk dan barang yang keluar melalui pintu yang berbeda, dan begitu barang yang masuk akan langsung
berada di daerah karantina. Setiap ada penerimaan barang dari pemasok, selalu dilakukan pengecekan fisik barang dan dokumen yang menyertainya termasuk ada
tidaknya label pemasok pada master box. Demikian juga untuk distribusi barang,
Universitas Sumatera Utara
baik internal Processing, Packaging, QC maupun eksternal distributor, harus diperiksa kelengkapan dokumannya.
Secara garis besar, kegiatan di gudang PT Aventis Pharma Indonesia dibagi menjadi tiga, yaitu penerimaan barang, penyimpanan barang dan
pengeluaran barang. A. Penerimaan Barang
A.1 Penerimaan bahan dari pemasok Pemeriksaan kelengakapan dokumen, antara lain: surat pengantar
pemasok, invoice, Certificate of Analysis. Bahan yang tidak ada Purchase Order PO dari PT Aventis Pharma hanya dapat diterima jika ada persetujuan dari PL
dan selanjutnya dibuatkan PO oleh Purchasing lalu dibuatkan Goods Receipt Slip GRS ke dalam SAP. Periksa nomor PO yang bersangkutan, apakah sesuai
dengan PO yang ada dalam SAP dalam hal pemasok, nama barang, jumlah, tanggal pengiriman.
Bahan yang datang dicocokkan jumlah dan waktu pemesanannya dengan PO, lalu diperiksa keutuhan kemasan dan kebenaran label yang melekat
pada wadahnya, antara lain nama bahan, nomor batch atau lot dari pabrik atau pemasok, nama pembuatpemasok, jumlah bahan, nomor PO, tanggal kadaluarsa.
Untuk memeriksa kuantitasnya diperiksa berat atau jumlahnya dengan menimbang atau menghitung.
Universitas Sumatera Utara
Apabila terdapat dokumen yang tidak lengkap, kemasan rusak, beratjumlah tidak sesuai, harus memberitahukan kepada PL, IQC dan
Purchasing, serta diinformasikan dalam GRS yang dibuat. Surat pengantar dari pemasok ditanda tangani dan diberi stempel
perusahaan. Barang yang sudah diperiksa diberi label karantina dengan ketentuan: a. Untuk raw material, imported semi finished goods, dan packaging material
siapkan label sesuai dengan jumlah wadah yang diterima. b. Untuk finished goods dan repacked finished goods, setiap pallet ditutup
dengan penutup jaring kemudian diberi satu label per pallet. Tempatkan barang pada area karantina atau rak karantina dengan
memperhatikan persyaratan penyimpanan. Untuk barang yang belum diberi label karantina tetapi harus
dimasukkan ke ruang karantina karena alasan tertentu, misalnya karena barang datang pada malam hari, maka bisa dimasukkan atau disimpan di area karantina
dan diberi label karantina sementara. A.2 Penerimaan bahan dan produk jadi dari packaging dan processing
Penerimaan produk jadi dari packaging dilakukan pemeriksaan dokumen yang menyertai penyerahan produk yaitu GRS dan pemeriksaan penandaan label
pada wadah yang meliputi nama produk, nomor batch, berat bersih atau jumlah satuan kemasan, label status produk, petunjuk penyimpanan. Produk yang
diterima harus diperiksa jumlahberatnya dengan cara menghitung atau
Universitas Sumatera Utara
menimbang satu per satu, kemudian disimpan di rak penyimpanan. Produk jadi yang diserahkan harus ditutup dengan jaring untuk menghindari terjatuh atau
bercampurtertukar dengan produk jadi yang lain Bahan baku sisa penimbangan harus disertai Material Return Slip dari bagian produksi.
A.3 Penerimaan obat kembalian
Obat kembalian adalah obat jadi yang kembali setelah diserah terimakan dari PT Aventis Pharma ke pihak ketiga distributor, ekspedisi dan dikembalikan
ke gudang PT Aventis Pharma dengan alasan: a. Masalah keabsahan atau salah kirim.
b. Penarikan produk danatau pack size dari pasaran. c. Kerusakan obat dan pengemasnya setelah keluar dari gudang PT
Aventis Pharma selama pengiriman dan penyimpanan. d. Kelainan dari segi kualitas obat kualitas obatkualitas bahan
pengemas. PT Aventis Pharma menerima obat kembalian yang berasal dari:
a. Gudang yang sudah diawasi oleh PT Aventis Pharma b. Gudang distributor yang sudah diawasi oleh PT Aventis Pharma
c. Gudang distributor yang tidak diawasi oleh PT Aventis Pharma, termasuk lembaga rumah sakit, apotek dan lain-lain.
PT Aventis Pharma tidak menerima obat kembalian yang sudah Expired Date ED di distributor.
Untuk penerimaan obat kembalian harus diperiksa disposisi oleh bagian yang bertanggung jawab dalam distribusi. Bila disposisi berkaitan dengan keluhan
Universitas Sumatera Utara
teknis kualitas obat KTKO barang yang diterima di gudang sebagai barang titipan sampai ada status dari IQC Departemen. Bila disposisi menyatakan untuk
diterima, maka harus dilakukan pemeriksaan dokumen yang menyertainya, mencakup nama produk, nomor batch, jumlah dan tanggal daluwarsa.
Setelah statusnya jelas kemudian dilakukan pemeriksaan keutuhan kemasan dan kesesuaian obat jadi kembalian dengan dokumen yang
menyertainya. Kemudian sebagai bukti bahwa barang tersebut telah diterima di gudang maka ditandatangani surat Delivery Order dari distributor lalu dilakukan
posting goods pada sistem SAP sehingga diperoleh Good Receipt Slip GRS yang kemudian dikirim ke bagian QC. Kemudian tempelkan label “QUARANTINE”
dan tempatkan obat kembalian di rak area karantina terpisah dari produk lain dalam rak yang terkunci dengan memperhatikan persyaratan penyimpanan.
A. Penyimpanan Bahan dan Produk Jadi
Setiap penyimpanan menggunakan “zoning system” artinya bahwa material disimpan berdasarkan Status barang released, rejected, quarantine,
jenis material Raw material, Semi Finished Goods, Packaging material, Finished Goods dan suhu penyimpanan. Khusus cold storage, menganut chaotic system,
tidak ada pemisahan area untuk quarantine dan release dengan alasan efisiensi tempat. Dilakukan pemeriksaan penandaan label pada wadah mencakup nama
produk, nomor batch, berat bersihjumlah satuan kemasan, label status dan petunjuk penyimpanan khusus. Simpan barang dilokasi yang sesuai dengan status,
jenis material dan suhu penyimpanannya. Prinsipnya satu palet atau satu ruang
Universitas Sumatera Utara
bin isinya satu macam bahan dan tidak lebih dari satu batchsatu sub batchsatu lot dan kapasitas maksimum palet adalah 1 ton.
B. Pengeluaran Barang
Pendistribusian dapat digolongkan menjadi dua yaitu pendistribusian internal untuk dikirim ke produksi maupun packaging unit dan pendistribusian
eksternal untuk pengiriman produk ke customer maupun distributor. C.
Penanganan Bahan yang Tersimpan Lama Bahan yang tersimpan lama di gudang, dengan permintaan IQC untuk di
uji kembali akan dipindahkan ke ruang karantina. Label quarantine disiapkan sesuai dengan informasi yang tertera pada label released dari bahan tersebut.
Setelah bahan tersebut diuji oleh QC dan memenuhi syarat, maka akan menjadi bahan released kembali. Jika tidak memenuhi syarat lagi, maka akan
menjadi bahan rejected. D.
Penanganan Bahan yang Kadaluarsa Sebulan sekali IQC Departemen memberikan daftar produk yang
kadaluarsa maupun produk-produk hampir kadaluarsa dan didistribusikan ke gudang. Setelah menerima daftar dari IQC, bagian gudang mengganti label bahan
tersebut dengan label “QUARANTINE“ Selanjutnya dari QC akan melakukan pengujian kembali terhadap produk-produk tersebut. Bila bagian QC menyatakan
bahan tersebut masih memenuhi syarat, maka akan dapat digunakan kembali dan diberi label “RELEASED“. Jika tidak memenuhi syarat lagi, maka akan menjadi
bahan rejected dan diberi label “REJECTED”.
Universitas Sumatera Utara
E. Penanganan Bahan yang Ditolak Rejected
Bahan yang direjected oleh IQC, pada setiap kemasannya diberi label “REJECTED” dan segera dipindahkan ke area rejected. Apabila bahan rejected
merupakan tanggung jawab perusahaan maka akan dikeluarkan dari stok. Packaging material yang direjected akan dihancurkan oleh PT Aventis Pharma.
F. Penanganan Bahan yang Tumpah
Penanganan bahan yang tumpah secara umum adalah dengan mengumpulkannya dengan vacum cleaner yang dilengkapi dengan HEPA filter
untuk bahan padat kering dan menggunakan lap kering atau chemical absorbent untuk bahan cair. Isi vacuum cleaner dimasukkan ke dalam wadah yang diberi
label yang mencakup nama isi generik, jumlah dan tandai dengan “untuk dikirim ke PPLI Pusat Penanganan Limbah Industri. Penanganan untuk bahan berbahaya
seperti Claforan dan Taxotere ditangani sesuai dengan sifat masing-masing material.
G. Penanganan Limbah
Limbah pabrik yang ada di gudang diberi identitas dan status untuk dimusnahkan dan disimpan di tempat penyimpanan limbah. Limbah dan rejected
material hanya boleh disimpan di wasterejected area maksimal 90 hari dan selanjutnya harus sudah dimusnahkan atau dikirim ke PPLI.
H. Pemeriksaan Stock barang secara Acak
Pemeriksaan stock barang secara acak diawali dengan pemeriksaan alamat bahan. Perhitungan stock barang secara acak dilakukan minimal terhadap 5 item
yang berbeda setiap harinya untuk setiap packaging material, raw material dan
Universitas Sumatera Utara
finished good. Hasil pemeriksaan kemudian diserahkan kepada gudang farmasis atau wakilnya untuk kemudian dicek kebenaran alamat bahan dan kesesuaian
jumlah stok hasil pemeriksaan dengan stock di SAP. Apabila terjadi perbedaan jumlah antara fisik dengan stok di SAP maka dilakukan perhitungan pada hari
yang sama. I.
Pelaksanaan Program Health, Safety and Evirontment HSE Untuk menjaga keselamatan pekerja di gudang harus menggunakan helm
dan sepatu khusus. Untuk personil yang masuk ke cold storage harus memakai pakaian khusus. Selain itu, untuk keamanan gudang sendiri, maka gudang
dilengkapi dengan hydrant untuk mengatasi kemungkinan kebakaran, water barrier jika terjadi sesuatu hal yang menyebabkan terjadinya genangan air di
gudang.
3.5 Purchasing Department
