Quality Assurance QA Unit

untuk memeriksa produk. IQC Department juga perlu melakukan pemeriksaan stabilitas untuk memonitor secara tidak langsung mutu obat yang telah beredar.

3.1.1 Quality Assurance QA Unit

Unit ini bertanggung jawab dalam menjamin mutu suatu produk mulai dari pemesanan bahan baku dan bahan pengemas sampai obat siap dikonsumsi konsumen, termasuk pemilihan pemasok dan distributor. Sistem mutu di PT. Aventis Pharma ditetapkan berdasarkan Cara Pembuatan Obat yang Baik CPOB dan Aventis Global Quality Standard. Unit ini dipimpin oleh seorang manajer QA yang bertanggung jawab kepada manajer IQC. Beberapa aspek yang ditangani oleh unit ini adalah: 1 Penanganan Personil QA Unit bertanggung jawab dalam koordinasi perencanaan dan penyelenggaraan pelatihan karyawan terhadap bidang operasional. Menurut CPOB, seluruh karyawan yang langsung ikut serta dalam kegiatan pembuatan obat dan yang karena tugasnya mengharuskan mereka masuk ke daerah pembuatan obat hendaklah dilatih mengenai kegiatan tertentu yang sesuai dengan tugasnya maupun mengenai prinsip CPOB. 2 Penanganan dan pengaturan sistem dokumentasi Tugas QA adalah menangani dokumen, baik dalam hal penyimpanannya, fotokopi dokumen induk maupun menangani dokumen yang sudah tidak berlaku. Dokumen adalah segala sesuatu berupa catatan tertulis atau tercetak yang dapat Universitas Sumatera Utara dipakai sebagai acuan atau sumber keterangan dalam pembuatan prosedur yang diterapkan dan digunakan di PT Aventis Pharma. Pembuatan prosedur tetap protap bertujuan untuk memastikan bahwa semua proses setiap kali dilakukan dengan cara yang sama oleh petugas, memastikan bahwa proses dilakukan sesuai dengan ketentuan CPOB GMP dan HSE, memudahkan pengendalian proses baru atau perubahan dari proses yang telah berlaku, dan membantu melatih petugaskaryawan baru. Ada 2 macam prosedur tetap protap, yaitu : • Protap yang terkendali, yaitu protap yang harus selalu dipantau dan jika sudah tidak berlaku, unit QA akan menarik kembali seluruh salinan protap yang ada. • Protap yang tidak terkendali, yaitu protap yang tidak perlu dipantau dan jika terjadi perubahan protap, Unit QA tidak bertanggungjawab untuk menarik kembali seluruh protap. Pada dasarnya tiap protap dibuat departemen atau unit yang bersangkutan dengan bekerjasama dan berkonsultasi dengan Departemen IQC atau Unit QA dan departemen lain yang berhubungan. Departemen IQC bertanggungjawab mengkoordinir penyiapan, penerbitan, dan implementasi semua protap yang ada. Protap dikaji ulang minimal setiap tiga tahun sekali. Protap diperiksa oleh pimpinan Unit QA, pimpinan departemen yang bersangkutan dan yang berkaitan, serta disetujui oleh pimpinan Departemen IQC. Jika unit atau departemen yang bersangkutan tidak memiliki pimpinan departemen, maka protap diperiksa oleh pimpinan QA dan pimpinan departemen yang berkaitan. Universitas Sumatera Utara 3 Validasi Menurut CPOB, validasi berarti suatu tindakan pembuktian dengan cara yang sesuai bahwa setiap bahan, proses, prosedur, kegiatan, sistem, perlengkapan atau mekanisme yang digunakan dalam produksi dan pengawasan akan senantiasa mencapai hasil yang diinginkan. a Validasi Proses Menurut Aventis, validasi proses adalah cara pemastian dan memberi pembuktian terdokumentasi bahwa proses berlangsung dalam parameter desain yang telah ditentukan, mampu dan dapat dipercaya menghasilkan produk sesuai dengan kualitas yang diinginkan dan memiliki tingkat keberulangan yang tinggi. b Validasi pembersihan untuk ruangan dan peralatan Ruangan dan peralatan setelah selesai digunakan harus segera dibersihkan agar ruangan dan peralatan kembali bersih dan memenuhi persyaratan yang sudah ditetapkan. Cara pembersihan, deterjen dan disinfektan yang digunakan, serta frekuensi desinfeksi harus sesuai dengan protap pembersihan dan sanitasi yang sudah ditetapkan. Untuk itu prosedur pembersihan dan sanitasi yang digunakan tersebut harus divalidasi untuk memastikan bahwa prosedur tersebut tepat dan efektif untuk menghilangkan sisa produk sebelumnya dan mengurangi jumlah cemaran mikrobanya. Validasi pembersihan untuk tiap ruangan dan peralatan minimal dilakukan 3 kali dimulai dengan ruangan untuk membuatmengemas produk yang sukar larut dalam air, memiliki dosis yang rendah, dan yang sering dibuat. Validasi Universitas Sumatera Utara pembersihan ruangan dan peralatan bertujuan untuk memastikan dan membuktikan bahwa prosedur untuk pembersihan yang dilakukan sesuai dengan protap yang telah ditetapkan dapat menghilangkan residu bahan aktif dan deterjen serta mengurangi jumlah cemaran mikroba sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan. Aspek-aspek yang harus diperhatikan dalam melakukan validasi ini adalah: 1. Karakteristik bahan aktif. 2. Desain ruangan. 3. Jenistipe desinfektan yang digunakan. 4. Prosedur pembersihan dan sanitasi. 5. Metode analisis yang digunakan. Validasi mikrobiologi untuk ruangan bersih dilakukan pada 2 kondisi ruangan yaitu: pada saat ruangan kosongistrahat setelah proses pembersihan atau desinfeksi selesai dilakukan dan pada saat ruangan sedang digunakanada karyawan yang sedang bekerja. 4 Mengadakan audit terhadap pemasok Pemasok meliputi pabrik pembuat, pemasok bahan yang mempunyai gudang, atau pemasok yang tidak mempunyai gudang. Penilaian terhadap pemasok dilakukan oleh tim yang terdiri dari IQC, Produksi, Departemen Logistik diketuai oleh manajer QA. Pada kasus tertentu anggota tim dapat diperluas dengan mengikutsertakan Unit QC, Departemen teknik dan departemen lain yang terkait. Universitas Sumatera Utara Hal-hal yang perlu dinilai dari pemasok adalah proses pengadaan bahan baku, proses pembuatan, pemeriksaan, penyimpanan bahan baku dan produk jadi, penanganan pesanan, dokumentasi, dan lain-lain. Ada 3 bentuk penilaian terhadap pemasok dari hasil audit, yaitu: 1. Diterima: seluruh persyaratan audit dipenuhi 2. Diterima dengan persyaratan: seluruh persyaratan audit dipenuhi tetapi masih ada temuan yang harus diselesaikan dalam waktu tertentu. 3. Tidak diterima: tidak memenuhi persyaratan audit dan harus melakukan perubahan secara signifikan untuk memenuhi persyaratan. Pemasok yang telah memenuhi syarat akan dimasukkan ke daftar pemasok resmi yang disetujui oleh QA. Daftar ini akan memudahkan bagian departemen pembelian dalam memilih pemasok. Seluruh barang kebutuhan hanya berasal dari pemasok yang sudah disetujui dan ada dalam daftar pemasok resmi. Audit kembali akan dilaksanakan minimal dua tahun sekali terhadap pemasok yang diterima. 5 Inspeksi diri Self Inspection Inspeksi diri adalah cara untuk meninjau kembali seluruh tata kerja diri sendiri dari setiap segi yang mungkin berpengaruh terhadap produk. Tujuan dari inspeksi diri ini adalah untuk menilai apakah seluruh aspek produksi dan pengawasan mutu selalu memenuhi CPOB. Dalam melaksanakan inspeksi diri tidak cukup hanya mengenali cacat dan kelemahan, melainkan harus pula dapat menetapkan cara yang efektif untuk mencegah dan memperbaikinya. Universitas Sumatera Utara PT. Aventis Pharma Indonesia mempunyai sistem audit sendiri untuk meyakinkan kesesuaian yang berhubungan dengan CPOB GMP. Inspeksi diri yang dilakukan meliputi: a Inspeksi di bidang GMP 1 Inspeksi diri tri wulanan Inspeksi diri triwulan dilakukan setiap 3 bulan sekali dan jadwal inspeksi akan dibertahukan secara tertulis oleh Quality Assurance. Inspeksi akan dilakukan pada bulan Januari, april, Juli dan November. Dan bila dianggap perlu, satu unit dapat diinspeksi lebih dari satu kali dalam 3 bulan. Pada inspeksi ini dilakukan pemeriksaan terhadap lingkungan pabrik, gudang, produksi, pengepakan, fasilitas sosial, laboratorium QC. 2 Audit CPOB GMP audit Audit CPOB dilakukan satu kali setahun pada minggu terakhir bulan November. b Inspeksi di bidang HSE Inspeksi yang diadakan tiga bulan sekali ini dilakukan untuk mengetahui apakah karyawan sudah bekerja memenuhi standar HSE perusahaan, dilakukan untuk melihat langsung ke lapangan penyesuaian antara latihan HSE yang pernah dilakukan dengan pelaksanaannya sehari-hari sebagai suatu cara untuk menilai keberhasilan suatu latihan. Keluaran yang diharapkan adalah sebuah perbaikan yang terus menerus, sehingga yang tidak benar menjadi benar, dan yang sudah benar tetap dijaga agar pelaksanaannya selalu benar. Universitas Sumatera Utara 6 Penolakan dan pelulusan terhadap obat jadi Obat jadi yang telah siap dipasarkan harus diperiksa terlebih dahulu sebelum dipasarkan. Pengambilan keputusan untuk meluluskanmenolak obat jadi dilakukan berdasarkan hasil pemeriksaan dan evaluasi yang meliputi hasil pemeriksaan selama proses pengolahan dan pengemasan, pemeriksaan produk ruahan, pemeriksaan kelengkapan bahan pengemas, atau pemeriksaan dokumen catatan pengolahan dan pengemasan batch serta dokumen-dokumen lain jika ada, seperti penelusuran kegagalan atau OOS Out of Specification. Pelulusan penolakan obat jadi dilakukan oleh manajer QA dan disetujui oleh manajer IQC. 7 Penanganan Hasil Uji Di Luar Spesifikasi Out of SpecificationOOS Mutu suatu produk ditentukan oleh pembuatan produk tersebut atau dengan kata lain, tahapan proses pembuatan suatu produk akan sangat mempengaruhi hasil akhir dari mutu produk. Untuk menguji apakah produk yang dibuat memenuhi syarat, maka perlu dilakukan pemeriksaan di laboratorium baik secara kimia, fisika maupun mikrobiologi. Ada kalanya hasil pemeriksaan suatu produk tidak memenuhi persyaratan Out of SpesificationOOS atau hasil pemeriksaan mendekati batas spesifikasi yang telah ditetapkan. Salah satu kemungkinan ketidaksesuaian tersebut diakibatkan oleh proses pemeriksaannya. Oleh karena itu, sebelum diambil keputusan akhir mengenai status produk yang bersangkutan perlu dilakukan penyelidikan yang seksama dimana ketidaksesuaian tersebut terjadi. Hal tersebut dikenal sebagai penyelidikan hasil di luar spesifikasi OOS. Apabila tejadi penyimpangan hasil di luar spesifikasi pada saat analisis maka hal yang harus dilakukan adalah segera menyiapkan laporan tertulis mengenai Universitas Sumatera Utara insidenkegagalan yang terjadi baik kegagalan pemeriksaan secara kimia, fisika, maupun mikrobiologi. Cara kerja pada saat mempersiapkan contoh untuk pemeriksaan, alat yang digunakan harus diperiksa kembali. Bila hasilnya masih menyimpang maka dibuat laporan Failure Investigation. Tindakan lanjutan yang dapat diambil sesuai dengan hasil pemeriksaan yang diperoleh, antara lain: a. dilakukan pemeriksaan ulang terhadap contoh yang sama dan produk yang sudah dikeluarkan b. dilakukan pemeriksaan ulang terhadap contoh yang sama oleh pemeriksa yang berbeda c. dilakukan pemeriksaan ulang terhadap contoh baru oleh pemeriksa yang pertama bila perlu d. membandingkan hasil pemeriksaan ulang di atas dengan persyaratan yang ada di metode tes dan farmakope EP, USP, dan FI Contoh untuk pemeriksaan ulang tersebut diambil sebanyak 2 kali dari pemeriksaan normal. Apabila dianggap perlu dilakukan pemeriksaan terhadap prosedur pengolahan batch produk yang bersangkutan atau apabila diduga penyimpangan tersebut berasal dari metode tes nya atau sebab-sebab lain yang tidak diketahui dapat dikonsultasikan dengan Mother PlantIA. Universitas Sumatera Utara 8 Penyelidikan terhadap Kegagalan Failure Investigation Yang dimaksud dengan kegagalan adalah suatu kejadian atau pelanggaran yang tidak direncanakan terhadap suatu prosedur atau spesifikasi yang telah ditetapkan. Terdapat dua kelompok kegagalan yaitu major incident dan minor incident. Major incident adalah kegagalan yang secara langsung dapat mempengaruhi mutu produk, seperti kesalahanpenyimpangan dalam melakukan suatu tahap proses pembuatan, kesalahan dalam pemakaian bahanmaterial, kesalahan penimbangan, kesalahan dalam melakukan suatu protap, hasil kalibrasi alat tidak memenuhi syarat, dan penyimpangan-penyimpangan lainnya yang tidak dapat ditanggulangi secara sepihak tanpa mengikut sertakan atau memperoleh informasi tambahan dari departemen lain. Minor incident adalah kegagalan yang dapat ditanggulangi dengan segera dan kegagalan tidak mempengaruhi mutu produk, seperti kesalahan pencetakan nomor bets dan tanggal daluwarsa, penutupan botol tidak sempurna, perekatan label tidak sempurna dan penyimpangan-penyimpangan kecil lainnya yang masih dapat ditanggulangi secara langsung. mengundang departemen yang bersangkutan dan departemen lain yang terkait untuk menyelesaikan permasalahan yang timbul. Hasil penilaian terhadap langkah yang telahakan dilakukan oleh departemen produksi, IQC department atau departemen lainnya yang terkait akan dikirimkan kembali ke departemen yang bersangkutan. Universitas Sumatera Utara 9 Pengkajianpenilaian tahunan terhadap produk Annual Product ReviewAPR Untuk mempertahankan atau memperbaiki mutu produk, maka proses pengkajianpenilaian tahunan terhadap produk Annual Product ReviewAPR perlu dilakukan. Untuk proses ini data mengenai produk yang dihasilkan selama satu tahun, termasuk peralatan yang digunakan, proses produksi, cara dan hasil pemeriksaan dikumpulkan, kemudian dievaluasi. Penyiapan APR diselenggarakan pada semua produk dimulai dengan produk yang sering menimbulkan masalah dan merupakan produk yang kritis. QA akan memicu persiapan APR setiap 4 bulan sekali akhir bulan April, Agustus, dan Desember, dengan membuat memo kepada departemen yang berkaitan. Tim kerja terdiri dari supervisor produksi dan supervisor QC, bersama dengan QA manager bertanggung jawab untuk menyiapkan APR. Supervisor produksi dan supervisor QC masing-masing bertanggung jawab untuk menghimpun data yang dibuat, mencatat dan mendokumentasikan, serta mengevaluasinya. Evaluasi dari APR berupa kesimpulan. Keluhan dibagi dua, yaitu menyangkut Efek Samping Obat ESO dan menyangkut Keluhan Teknis Kualitas Obat KTKO. Untuk keluhan yang berhubungan dengan medis maka pelaporan ditujukan ke Medical and Regulatory Division sedangkan yang menyangkut pharmaceuticalKTKO akan ditujukan ke IQC Department. Berdasarkan waktu pelaporan Keluhan Teknis Kualitas Obat KTKO dibagi dua yaitu KTKO kategori A, yang menimbulkan resiko pada pasien, harus Universitas Sumatera Utara dilaporkan dalam jangka waktu 24 jam atau selambat-lambatnya pada hari kerja berikutnya. Misalnya, kesalahan pada cetakan bahan pengemas yang mengandung resiko bagi pasien, laporan yang bersifat negatif di media massa yang berkaitan dengan segi medis keamanan obat, segala hal yang berkaitan dengan pemalsuan. KTKO kategori B yang tidak berbahaya bagi pasien dilaporkan dalam waktu tiga bulan. Misalnya kesalahan dalam petunjuk penggunaandalam bahan pengemas tercetak nomor kode tidak ada yang tidak mengandung resiko bagi pasien, kesalahan berkaitan dengan produk yang tidak mengandung resiko bagi pasien cacat estetik. Sebelum ditindak lanjuti oleh manajer IQC atau manajer Medical and Regulatory, perlu dilakukan penyelidikan terhadap pelaporan keluhan yang masuk, meliputi asal dan jenis keluhan, benar atau tidaknya keluhan. Tindak lanjut yang dilakukan dapat berupa penggantian produk atau penarikan produk. Penarikan obat jadi dapat dilakukan karena keinginan produsen misalnya karena stabilitas obat tidak baik atau mau mengganti pengemasan atau keinginan badan POM. Produk kembalian yang ditarik akan disimpan di gudang. Penanganan selanjutnya bisa dihancurkan, dijadikan stok kembali misalnya jika produk masih baik dan sudah diperiksa di QC atau diolah kembali. 10 Pengendalian terhadap Perubahan Changes Control Pengendalian terhadap perubahan adalah persiapan dan pelaksanaan dari suatu perubahan yang berkaitan dengan segala aspek pengolahan, pengemasan, pemeriksaan, penyimpanan, atau distribusi yang mempengaruhi mutu produk, GMP CPOB termasuk kualifikasi validasi, HSEs. Tujuan pengendalian terhadap Universitas Sumatera Utara perubahan adalah untuk menjamin bahwa perubahan yang dilakukan terhadap proses produksi, jenis bahan baku yang digunakan termasuk sistem pendukung alat, ruangan, mesin-mesin, prosedur pemeriksaan, cara penyimpanan maupun perubahan protap yang mendukung proses secara keseluruhan, tidak akan menimbulkan dampak negatif terhadap mutu produk yang dihasilkan.

3.1.2 Quality Control QC Unit