Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor

commit to user 37 BAB V HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN Dalam pelaksanaan pengadaan peralatan kantor PT. Kusumahadi Santosa dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam menunjang aktivitas pekerjaan karyawan. Peralatan kantor merupakan peralatan yang sangat penting dalam pekerjaan kantor. Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budi selaku karyawan departemen logistik, mengatakan bahwa : “Peralatan kantor itu terdiri dari alat-alat tulis, meja, kursi, almari-almari buku, mesin ketik, kalkulator, dan lain-lain”. Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa yang termasuk dalam peralatan kantor yang ada di dalam PT. Kusumahadi Santosa meliputi : 1. Alat Tulis Kantor 2. meja 3. kursi 4. rak-rak almari 5. mistar 6. pelubang kertas 7. mesin ketik 8. mesin hitung 9. dan lain-lain. Pengadaan peralatan kantor di PT. Kusumahadi Santosa menggunakan beberapa supplier untuk memenuhi permintaan pembelian. Untuk peralatan kantor perusahaan mengambil supplier diusahakan berada di dalam kota, dekat dengan kawasan PT. Kusumahadi Santosa.

A. Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor

Prosedur pengadaan peralatan kantor mengatur cara-cara dalam melakukan pembelian semua peralatan kantor yang dibutuhkan karyawan commit to user 38 untuk melakukan aktivitas kantor. Prosedur tersebut dimulai dari peralatan tersebut dibeli sampai peralatan tersebut diterima oleh gudang di dalam perusahaan. Bagian-bagian yang terlibat adalah departemen pengguna, Departemen Logistik, dan Gudang. Departemen pengguna adalah semua bagian di dalam perusahaan yang menggunakan peralatan kantor. Departemen Logistik adalah departemen yang menyediakan atau mengadakan peralatan kantor. Gudang adalah pihak yang menerima peralatan kantor dari supplier. Berdasarkan kejadian di lapangan, selama pengamatan kejadian atau aktivitas dalam pengadaan peralatan kantor, tahapan yang harus dilakuan perusahaan adalah mencari harga dan supplier peralatan kantor, Departemen Logistik mencari beberapa supplier untuk memasok peralatan kantor yang dibutuhkan. Departemen logistik mencari supplier yang menawarkan harga peralatan kantor yang paling murah dan menguntungkan bagi perusahaan. Dari hasil wawancara penulis pada tanggal 20 Januari 2012 pukul 11.00 WIB, ada dua cara pembayaran yang dilakukan oleh PT. Kusumahadi Santosa Karanganyar kepada supplier, seperti yang diungkapkan oleh Bapak Budi selaku karyawan departemen logistik berikut ini : “Cara pembayaran terhadap pembelian peralatan kantor di PT. Kusumahadi Santosa kepada Supplier melalui dua cara yaitu dengan kredit dan tunai, namun kebanyakan dilakukan dengan kredit. Pembelian kredit biasa diterapkan apabila pembelian dalam jumlah besar dan supplier dapat ditangguhkan dalam pembayarannya. Pembelian tunai misalnya pembelian dalam jumlah kecil dan perusahaan tidak menerapkan sistem kredit”. Berdasarkan hasil wawancara di atas maka dapat diketahui cara pembayaran yang dilakukan dalam pembelian kepada supplier. Pengadaan peralatan kantor dalam pembeliannya menggunakan cara pembayaran kredit dan tunai, pembayaran kredit dilakukan apabila pembelian dalam jumlah besar, apabila supplier tidak menerapkan sistem tunai, dan peralatan atau barang bisa ditangguhkan pengirimannya. Pembelian tunai dilakukan apabila peralatan yang dibutuhkan bersifat mendadak harus segera dikirim, apabila supplier tidak menerapkan sistem kredit dan dalam jumlah yang kecil. commit to user 39 Berdasarkan hasil pengamatan mengenai aktivitas atau peristiwa yang diamati oleh penulis, dari hasil wawancara, dan dari dokumen yang dipelajari oleh penulis, maka dapat diambil kesimpulan prosedur yang dilakukan dalam pengadaan peralatan kantor adalah sebagai berikut : 1. Manager Kasie Pengadaan menerima dan mempelajari SKB dan PPB bubuhkan paraf dan tanggal terima. Berdasarkan hasil wawancara dengan karyawan logistik yaitu Bapak Budi bahwa : “ada permintaan barang dari departemen lain kemudian dipelajari oleh manager”. Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa prosedur pengadaan diawali dari adanya surat permintaan dari departemen lain kemudian dipelajari oleh Bapak Widyo selaku manajer logistik. Manager atau Kasie Pengadaan mempelajari SKB Surat Kebutuhan Bulanan dan PPB Permintaan Pembelian Barang yang diminta dari unit kerja lain kepada departemen logistik. SKB atau Surat Kebutuhan Bulanan merupakan surat yang diajukan oleh unit kerja lain yang bersifat rutin, di mana di dalam surat tersebut berisi permintaan pembelian peralatan kantor yang merupakan kebutuhan bulanan untuk persediaan dibulan berikutnya. PPB atau Permintaan Pembelian Barang merupakan surat yang diajukan dari unit kerja lain kepada departemen logistik mengenai permintaan barang yang sifatnya tidak rutin. 2. Kepala Seksi Pengadaan membuat surat penawaran harga dan mendapatkan jawaban dari supplier. Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budi selaku karyawan logistik mengatakan bahwa : “setelah surat permintaan disetujui kemudian manager meminta kasie membuatsurat penawaran harga”. Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa tahap selanjutnya setelah surat permintaan pengadaan peralatan kantor disetujui commit to user 40 oleh manager, kemudian kasie baru membuat surat penawaran ke beberapa supplier. Kasie membuat surat penawaran harga-harga peralatan kantor, di dalam surat tersebut terdapat spesifikasi barang dengan belum tercantum harga. Kemudian surat tersebut di kirim melalui mesin fax kepada beberapa supplier. Setelah supplier menerima biasanya dalam tempo hari langsung mengisi harga dan kemudian surat tersebut di kirim melalui mesin fax kembali ke PT. Kusumahadi Santosa. 3. Sebelum surat penawaran harga tersebut dikirim melalui mesin fax, harus dibubuhkan tanda tangan manager logistik. Ini bertujuan agar surat yang dikirim dapat dipertanggung jawabkan. Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budi selaku karyawan departemen logistik mengatakan bahwa : “surat yang keluar dari departemen logistik harus ditandatangani oleh manager”. Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa surat penawaran sebelum di kirim melalui mesin fax, harus dibubuhkan tandatangan manager logistik untuk pengesahan agar surat penawaran yang dikirimkan dapat dipertanggung jawabkan. 4. Setelah surat penawaran diterima kembali dengan adanya harga dari masing-masing spesifikasi yang diminta, kemudian hal yang dilakukan oleh kasie adalah membandingkan harga peralatan kantor dengan spesifikasi yang sama dari beberapa supplier. Kriteria lain yang harus dibandingkan antara beberapa supplier adalah : a. Spesifikasi barang yang sesuai b. Harga dan tempo pembayaran yang kompetitif c. Kedatangan barang peralatan kantor tepat waktu. Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Mulyono selaku karyawan departemen logistik mengatakan bahwa : “Surat penawaran harga barang harus dibandingkan dahulu, pilih yang paling sesuai dengan kebutuhan dan daya beli perusahaan”. commit to user 41 Dari hasil wawancara di atas dapat diambil kesimpulan bahwa surat balasan penawaran harga dari beberapa supplier tersebut setelah diterima kembali harus dibandingkan dahulu antara harga peralatan kantor di supplier satu dengan yang lain sesuai dengan kebutuhan dan daya beli perusahaan. 5. Kasie Pengadaan membuat surat pengajuan perubahan harga apabila ada kenaikan harga dan pengajuan barang pengganti. Berdasarkan wawancara dengan Bapak Budi selaku karyawan departemen logistik, mengatakan bahwa : “kasie Ibu Eni memiliki fasilitas jaringan internet untuk memperbaharui harga peralatan kantor”. Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa setiap waktu Kasie harus memperbaharui informasi mengenai harga peralatan kantor, guna menunjang pekerjaan tersebut kasie diberi fasilitas internet di mana tidak semua karyawan diberi fasilitas tersebut. Harga peralatan kantor bisa berubah sewaktu-waktu tergantung kondisi pasar, jadi Kasie harus selalu memperbaharui harga peralatan kantor. 6. Surat pengajuan perubahan harga tersebut harus ditanda tangani oleh manager logistik. Sebagai pertanggung jawaban departemen logistik terhadap informasi yang diberikan. 7. Kepala Divisi Produksi Kepala Divisi Produksi bertugas memberikan disposisi dan persetujuan mengenai perubahan harga yang terjadi. Apabila disposisi tidak menyetujui terhadap kenaikan harga yang terjadi berarti manager logistik atau Kasie Logistik harus mencari supplier barang yang baru atau mengganti supplier atau menunda pembelian barang. Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budiselaku karyawan departemen logistik, mengatakan bahwa : commit to user 42 “kegiatan departemen logistik selalu melalui persetujuan Kadiv Produksi karena terdapat orang kepercayaan direktur utama disitu, yang bertugas mengawasi kegiatan departemen logistik”. Dari hasil wawncara di atas dapat disimpulkan bahwa kepala divisi produksi memang dilibatkan dalam segala aktivitas yang berada di dalam departemen logistik, karena kepala divisi logistik merupakan orang yang ditunjuk direktur utama untuk mengawasi kegiatan di dalam departemen logistik. 8. Fungsional II Pengadaan membuat pesanan pembelian pada program yang tersedia untuk barang yang tidak ada kenaikan harga. Jadi Fungsional II Pengadaan membuat PPB atas barang yang akan dipesan. a. Catatat di buku nomor pesanan pembelian. Jadi nomor yang tertera di dalam surat PPB tersebut dicatat di buku untuk mencocokkan ketika barang sudah sampai. Berdasarkan wawancara dengan Bapak Budi, Beliau mengatakan bahwa : “langkah selanjutnya fungsional II membaut purchase order”. Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa setelah barang yang akan dibeli atau diadakan disetujui, kemudian fungsional II membuat surat pesanan pembelian melalui komputer dengan software yang telah disediakan. 9. Kepala Seksi Pengadaan memeriksa spesifikasi barang, kualitas dan harga pada Pesanan Pembelian, cocokkan dengan SKB atau PPB bila sesuai bubuhkan paraf. Bila tidak sesuai kembalikan ke fungsional II pengadaan. Setelah barang datang, Kasie memeriksa spesifikasi barang, dari kualitas dan harga dicocokkan dengan SKB Surat Kebutuhan Bulanan atau PPB Permintaan Pembelian Barang apakah sudah cocok dengan isinya. Kemudian kalau sudah sesuai baru dibubuhkan tanda tangan, namun kalau belum sesuai dikembalikan pada fungsional II pengadaan. commit to user 43 10. Manager Logistik memeriksa pesanan pembelian kembali, kalau sudah sesuai kemudian membubuhkan tanda tangan. 11. Kepala Divisi Produksi membubuhkan tanda tangan untuk persetujuan atas kedatangan barang. Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budi, Beliau menjelaskan bahwa kegiatan yang ada di dalam departemen logistik hasur melalui persetujuan kadiv produksi. 12. Fungsional II Pengadaan mendistribusikan surat pesanan pembelian yang sudah disetujuai oleh kepala divisi produksi dimana surat tersebut terdiri dari empat rangkap,yaitu : a. Lembar 1 untuk supplier dikirim kepada supplier melalui mesin fax b. Lembar 2 untuk administrasi Logistik. c. Lembar 3 untuk Gudang Logistik d. Lembar 4 untuk arsip pengadaan. 13. Fungsional II Pengadaan mencocokkan surat jalan dengan spesifikasi yang tertera di PP pada saat supplier mengirim barang, kemudian meneruskan ke Gudang Logistik untuk pengecekan terhadap fisik barang. Dari beberapa metode yang digunakan mengenai penentuan sumber data, penulis mendapatkan bagan alur prosedur pengadaan peralatan kantor dari dokumen yang dimiliki departemen logistik. Bagan tersebut akan di gambarkan seperti di bawah ini : Bagan 5. 1 Bagan alur proses pengadaan PT. Kusumahadi Santosa Sumber Data : Departemen Logistik PT. Kusumahadi Santosa commit to user 44 Bagan alur proses terjadinya pengadaan : Unit lain Departemen logistik Direksi awal Terima dan pelajari SKBPPB SKBPP B Buat penawaran harga ke supplier Buat penawaran harga ke supplier dan dapatkan jawaban Persetujuan manajer Bandingkan harga Buat surat pengajuan perubahan harga Persetujuan manager Persetujuan Kadiv Produksi tidak Pengarahan direksi Buat PP Periksa PP dan paraf Persetujuan manager Persetujuan kadiv produksi Distribusi PP Penerimaan barang selesai ya commit to user 45 Bagan di atas merupakan alur pengadaan peralatan kantor. Setelah prosedur tersebut dilakukan, barang siap di ambil dari gudang. Gudang merupakan tempat penyimpanan barang atau peralatan kantor yang diterima dari supplier. Dari metode yang digunakan mengenai metode pengumpulan data yaitu observasi hasil yang diperoleh, penulis mendapatkan kesimpulan bahwa dalam pengadaan peralatan kantor tidak luput dari adanya kendala. Kendala yang terjadi bisa terjadi karena pihak dari luar perusahaan yaitu supplier atau pihak dari dalam yaitu karyawan. Kendala itu seperti peralatan kantor yang diinginkan oleh departemen pengguna tidak sesuai dikarenakan pihak logistik yang salah dalam menafsirkan tulisan di mana tulisan tersebut berupa tulisan tangan dari karyawan departemen pengguna yang kurang jelas atau sulit dibaca oleh departemen logistik. Kendala lain yaitu terjadi miss communication antara pihak gudang dengan departemen logistik. Pihak gudang belum menginput atau tidak segera menginput peralatan kantor yang datang sehingga departemen logistik belum menerima laporan.

B. Prosedur Pemeliharaan Peralatan Kantor