INA AYU ANGGRAINI D1509044

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

PROSEDUR PENGADAAN PERALATAN KANTOR DAN

PEMELIHARAAN DI PT. KUSUMAHADI SANTOSA KARANGANYAR

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh

Sebutan Vokasi Ahli Madya (A. Md.) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh :

INA AYU ANGGRAINI

D1509044

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

commit to user

ii

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

commit to user

iv

PERNYATAAN

Nama : Ina Ayu Anggraini

NIM : D1509044

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “PROSEDUR

PENGADAAN PERALATAN KANTOR DAN PEMELIHARAAN DI PT. KUSUMAHADI SANTOSA KARANGANYAR “ adalah betul – betul karya

sendiri. Hal – hal yang bukan karya saya. Dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta,

Yang Membuat Pernyataan,

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

v

MOTTO

Motto :

1. Jika kamu menyatakan sesuatu kebajikan, menyembunyikannya, atau

memaafkan sesuatu kesalahan (orang lain), maka sungguh, Allah Maha

Pemaaf, Mahakuasa.

2. Kemenangan yang seindah – indahnya dan sesukar – sukarnya yang boleh

direbut oleh manusia ialah menundukan diri sendiri.

3. Kesalahan adalah guru terbaik untuk melakukan hal yang lebih baik

commit to user

vi

PERSEMBAHAN

Tulisan ini kupersembahkan untuk :

1. Ayah dan ibuku tersayang, yang telah memberikan dukungan dan

kepercayaan.

2. Kakak dan saudara ku yang selalu memberi semangat.

3. Sahabat- sahabat ku tercinta yang selalu bersama setiap saat baik suka

maupun duka.

4. Teman – teman Manajemen Administrasi B 2009, semoga kita semua

sukses dan dalam lindungan Allah SWT.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan Rahmat dan Karunia-Nya sehingga Laporan Tugas Akhir dengan judul Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor dan Pemeliharaan di PT. Kusumahadi Santosa Karanganyar ini dapat diselesaikan dengan baik.

Laporan Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi syarat-syarat mencapai gelar Ahli Madya pada Program Diploma dalam bidang Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Dalam kesempatan ini penulis sampaikan ucapan terima kasih kepada pihak-pihak yang membantu penyusunan laporan tugas akhir ini.

1. Bapak Prof. Drs. H. Pawito. Ph. D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret.

2. Bapak Drs. Sudarto M. Si selaku ketua Program Diploma Manajemen Administrasi Universitas Sebelas Maret Surakarta dan juga menjadi pembimbing yang telah memberikan ilmu dan pengarahan dalam penulisan Tugas Akhir.

3. Bapak Widyo selaku Manajer Logistik PT. KUSUMAHADI SANTOSA yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melaksanakan Kuliah Kerja.

4. Bapak Edi selaku Kepala bagian personalia di PT. Kusumahadi Santosa yang telah memberikan ijin kepada kami untuk melakukan magang kerja. 5. Ibu Eni, Ibu Nina, Bapak Budi, Pak Mul, Pak Wandi, dan Bu Suci selaku

pembimbing magang Departemen Logistik yang telah memberikan pengarahan selama magang kerja.

6. Bapak dan Ibu Dosen serta segenap karyawan fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik.

commit to user

viii

7. Ayah dan Ibu yang memberikan dukungan, semangat, dan doanya dalam penyelesaian tugas akhir.

8. Vincentius Wendy yang telah memberi inspirasi dan semangat dalam penulisan Tugas Akhir.

9. Jayanti dan Seno yang selalu memberikan semangat dalam penulisan Tugas Akhir.

10.Rosi, Galih, Dhika, Arief, Ipram serta kawan-kawan Manajemen Administrasi B 2009 yang telah membuat hidup lebih berwarna dengan persahabatan kita.

Penulis menyadari sepenuhnya atas kekurangan dalam penulisan tugas akhir ini. Untuk itu penulis mengahrapkan kritik dan saran yang membangun. Namun demikian, karya sederhana ini diharapkan dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan.

Surakarta, Juni 2012

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL………. i

PERSETUJUAN………... ii

PENGESAHAN……… iii

PERNYATAAN……… iv

MOTTO………. v

PERSEMBAHAN………. vi

KATA PENGANTAR……….. vii

DAFTAR ISI………. ix

DAFTAR BAGAN……… xi

DAFTAR GAMBAR……… xii

ABSTRAK……… xiii

BAB I PENDAHULUAN………. 1

A. Latar Belakang Masalah……… 1

B. Rumusan Masalah……… 4

C. Tujuan Pengamatan……….. 4

D. Manfaat Pengamatan……… 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA………... 5

A. Pengertian Prosedur……….. 5

B. Pengertian Pengadaan……….. 6

C. Prosedur Pengadaan Barang……… 7

commit to user

x

E. Pengertian Pemeliharaan………. 9

a. Pemeliharaan Terencana……….. 10

b. Pemeliharaan Tak terencana………. 11

c. Tujuan Pemeliharaan Rutin……….. 12

F. Prosedur Pemeliharaan………. 13

BAB III METODE PENGAMATAN……… 15

A. Lokasi Pengamatan……… 15

B. Jenis Pengamatan……….. 15

C. Penentuan Sumber Data……… 16

D. Teknik Pengumpulan Data……… 17

E. Teknik Analisis Data………. 19

BAB IV DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI……… 21

A. Sejarah Singkat………. 21

B. Maksud dan Tujuan……….. 22

C. Lokasi Perusahaan……… 22

D. Struktur Organisasi Perusahaan……… 27

E. Ketenagakerjaan………... 33

BAB V HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN……… 37

A. Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor……….. 37

B. Prosedur Pemeliharaan Peralatan Kantor………. 45

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN……… 45

A. Kesimpulan……… 53

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xi DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

DAFTAR BAGAN

Bagan 4.2 Struktur Organisasi PT. KUSUMAHADI SANTOSA………. 32

Bagan 5.1 Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor……….. 44

commit to user

xii

DAFTAR GAMBAR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xiii

ABSTRAK

INA AYU ANGGRAINI “ PROSEDUR PENGADAAN PERALATAN KANTOR DAN PEMELIHARAAN DI PT. KUSUMAHADI SANTOSA KARANGANYAR ” Tujuan dari pengamatan yaitu mengetahui prosedur pengadaan peralatan kantor dan mengetahui prosedur pemeliharaan peralatan kantor di PT. KUSUMAHADI SANTOSA. Pengamatan ini dilakukan agar bermanfaat bagi pembaca, sebagai wacana dan masukan bagi perusahaan.

Penulis membahas prosedur pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaan di PT. KUSUMAHADI SANTOSA Karanganyar dengan berbagai referensi- referensi dari bebagai sumber, pendapat dan teori-teori dari para ahli, sehingga dapat diketahui tentang prosedur pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaan yang diterapkan di PT. KUSUMAHADI SANTOSA Karanganyar.

Dalam melakukan pengamatan ini metode pengumpulan data yang digunakan adalah dengan melakukan pengamatan pelaksanaan prosedur pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaannya, dengan menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif yang memusatkan perhatian pada masalah-masalah atau fenomena-fenomena yang ada pada saat penelitian dilakukan atau masalah yang bersifat aktual, menentukan sumber data dari pihak yang terkait, dari dokumen perusahaan, juga melakukan aktivitas yang mendukung. Penulis melakukan wawancara dengan staf dan karyawan yang terkait, serta melakukan observasi langsung di lapangan, kemudian penulis juga melakukan analisis terhadap dokumen-dokumen yang terkait dengan prosedur pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaan di PT. KUSUMAHADI SANTOSA melalui tiga tahapan yaitu pengumpulan data, penyajian data, dan menarik kesimpulan.

Hasil pengamatan ini dapat disimpulkan bahwa prosedur pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaan di PT. KUSUMAHADI SANTOSA mengalami kendala yaitu departemen pengguna kurang jelas dalam menulis dalam surat pengajuan pengadaan sehingga peralatan kantor yang diminta tidak sesuai jadi harus jelas dalam menulis. Gudang tidak segera menginput data barang yang datang atau belum sehingga pihak logistik mengalami kesalahan jadi gudang segera memasukkan data barang yang sudah datang. Tidak semua peralatan kantor dipelihara oleh ahlinya, sebaiknya semua peralatan dipelihara oleh ahlinya atau karyawan dibekali cara-cara pemeliharaan peralatan kantor. Waktu prosedur pemeliharaan yang cukup lama, jadi sesegera mungkin departemen pengguna melaporkan kerusakan peralatan kantor.

commit to user

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Persaingan dalam dunia industri saat ini menjadi semakin ketat. Hanya perusahaan yang dapat mempertahankan konsistensinya yang dapat bertahan di dalam persaingan industri. Perlu kerja keras agar perusahaan tidak terpuruk ke dalam kondisi yang sulit, apalagi ditambah dengan keadaan perekonomian yang tidak kunjung membaik. Oleh karena itu dunia usaha sekarang ini menuntut perusahaan untuk terus berusaha mencari cara dan upaya terbaik agar memiliki kemampuan bersaing yang lebih tinggi daripada perusahaan lain yang bergerak di bidang yang sama. Salah satu cara yang dapat ditempuh untuk dapat lebih bersaing adalah dengan ketersediaan fasilitas-fasilitas keperluan di dalam bekerja yang baik. Ketersediaan fasilitas kantor dapat berupa terpenuhinya alat-alat kantor guna menunjang dalam pekerjaan. Dengan peralatan kantor yang memadai maka pekerjaan yang dilakukan dapat berjalan secara aman, teratur dan terkendali. Apabila kegiatan di dalam kantor sudah berjalan dengan baik, secara tidak langsung kegiatan di dalam perusahaan juga akan lancar. Kelancaran aktivitas di dalam suatu perusahaan akan menambah manfaat lebih. Misalnya saja apabila aktivitas lancar proses produksi akan lancar dan perusahaan dapat menyelesaikan pesanan konsumen tepat waktu. Oleh sebab itu perusahaan dituntut untuk dapat selalu memenuhi permintaan konsumen baik dari segi kuantitas, kualitas maupun ketepatan waktu penyerahan hasil produksi yang dipesan. Sehingga apabila faktor-faktor ini dapat dipenuhi maka konsumen akan merasa puas, dan ini berarti konsumen akan menjadi loyal terhadap perusahaan, dan ketika rasa loyal konsumen diterima oleh perusahaan, maka perusahaan memiliki keunggulan dibandingkan dengan perusahaan pesaingnya.

commit to user

Setiap perusahaan, baik itu perusahaan jasa maupun perusahaan manufaktur selalu memerlukan peralatan kantor. Tanpa adanya peralatan kantor pastilah para karyawan akan kebingungan. Peralatan kantor merupakan penghubung antara pekerja dengan pekerjaannya.

Peralatan kantor adalah semua fasilitas / barang-barang yang ada di dalam kantor baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan. Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor, tanpa ada perbekalan kantor tidak mungkin kantor menghasilkan sesuatu, karena pegawai kantor bekerja untuk mengolah bahan dengan sarana dan dengan peralatan kantor yang ada.

Pengelolaan administrasi di dalam suatu prosedur pengadaan barang di perusahaan sangatlah penting. Dengan adanya administrasi akan mempermudah pelaksanaan perencanaan guna mencapai tujuan yang diharapkan. Dengan administrasi berarti persiapan menyusun suatu keputusan berupa langkah-langkah penyelesaian atau pelaksanaan suatu pekerjaan yang terarah pada pencapaian tujuan tertentu. Jadi dapat dikatakan bahwa dengan adanya pengelolaan administrasi langkah demi langkah kegiatan yang akan dilakukan itu sudah ada aturan, jelas kegiatannya dan ada bukti autentiknya. Dengan administrasi yang bagus pastilah langkah atau prosedur selanjutnya akan lancar. Prosedur pengadaan peralatan kantor di sini dimaksudkan adalah bagaimana pengelolaan untuk penyediaan peralatan kantor bagi perusahaan. Prosedur pengadaan peralatan kantor ini mencakup bagaimana pengelolaan administrasi dalam menyediakan peralatan kantor seperti alat tulis, komputer, mesin ketik, mesin fax dan lain sebagainya dalam menunjang pekerjaan para karyawan.

Di samping prosedur pengadaan peralatan kantor, pemeliharaan peralatan kantor juga tidak kalah penting. Peralatan kantor setiap hari digunakan untuk menunjang aktivitas kantor, jadi haruslah ada

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

3

pemeliharaan. Pemeliharaan dimaksudkan untuk menghindari terjadinya kerusakan dan memperpanjang umur peralatan. Pemeliharaan peralatan kantor membutuhkan prosedur yang jelas kaitannya dengan barang milik perusahaan, jadi tidak bisa sembarangan.

Pemeliharaan adalah bagaimana semua peralatan kantor tersebut agar dapat selalu digunakan untuk peralatan yang tidak habis pakai. Pemeliharaan sangat perlu dilakukan untuk menghindari kerusakan pada peralatan yang tentunya setiap hari digunakan. Pemeliharaan ini dilakukan untuk menghindari terjadinya pengeluaran yang berlebihan apabila peralatan yang digunakan sampai rusak. Misalnya saja pemeliharaan mesin printer yang tentunya akan menjadi mahal pengeluaran keuangan perusahaan kalau mesin printer tersebut sampai rusak. Pemeliharaan yang baik menjamin bahwa fasilitas-fasilitas produktif akan dapat beroperasi secara efektif. Hal ini dihasilkan dari suatu kombinasi pemeliharaan preventif yang mengantisipasi daya pakai mesin-mesin dan perbaikan kerusakan, bila terjadi, secepat mungkin sehingga biaya sistem mesin tidak produktif dan tenaga kerja menganggur dapat diminimumkan.

Sebagaimana diketahui bahwa administrasi pengadaan peralatan kantor dan prosedur pemeliharaan peralatan kantor mempunyai arti penting bagi suatu perusahaan dengan didukung kemajuan dibidang komputer, diharapkan informasi persediaan bahan baku yang ada dan tersedia dapat di ketahui dengan cepat, tepat, akurat dan efisien, di mana data-data peralatan komputer tersedia telah di masukan kedalam suatu sistem komputer.

PT. KUSUMAHADI SANTOSA adalah perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur yaitu bidang tekstile. Prosedur Administrasi di dalamnya sangatlah banyak, di sini akan menguraikan bagaimana prosedur dalam pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaannya.

commit to user

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas maka permasalahan yang muncul adalah “Bagaimana prosedur pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaan di PT. Kusumahadi Santosa?”

C. Tujuan Pengamatan

Berdasarkan rumusan masalah di atas, adapun tujuan yang didapatkan dari pengamatan ini adalah untuk mengetahui prosedur pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaan di PT. Kusumahadi Santosa.

D. Manfaat Pengamatan

1. Memberikan gambaran mengenai prosedur pengadaan peralatan kantor di PT. Kusumahadi Santosa Karanganyar.

2. Memberikan informasi kepada pembaca bagaimana prosedur pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaan di PT. Kusumahadi Santosa Karanganyar.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

5

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Prosedur

Suatu prosedur berhubungan dengan pemilihan dan penggunaan suatu arah tindakan tertentu sesuai dengan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah ditentukan. Prosedur-prosedur memberikan urutan menurut waktu (chronologis) kepada tugas dan menentukan jalan dari serangkaian tugas-tugas demikian dalam kebijaksanaan dan ke arah tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu. Suatu prosedur adalah serangkaian daripada tugas-tugas yang saling berhubungan yang merupakan urutan menurut waktu dan cara tertentu untuk melakukan pekerjaan yang harus diselesaikan. Urutan secara chronologis (menurut waktu) dari pada tugas-tugas ini merupakan ciri dari pada setiap prosedur. Biasanya suatu prosedur meliputi bagaimana, bilamana dan oleh siapa masing-masing tugas harus diselesaikan. Prosedur-prosedur menggambarkan cara / metode dengan mana pekerjaan akan diselesaikan (Moekijat, 1978:475)

Menurut Westra (1977:263), prosedur diartikan sebagai berikut :

“Prosedur merupakan suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan. Misalnya prosedur membuat surat pada suatu perusahaan. Dalam kegiatan ini terdapat suatu rangkaian ketentuan-ketentuan mengenai cara menyusun konsep suratnya, cara mengetiknya pada kertas surat / cara mengetiknya pada kertas surat / menaklikannya yang kesemuanya telah pasti. Rangkaian prosedur menjadi suatu sistem”

Menurut Wursanto (1987:15), prosedur diartikan sebagai berikut :

“Prosedur juga merupakan rencana, karena bersangkut paut dengan pemilihan suatu cara bertindak dan berlaku untuk kegiatan-kegiatan di waktu yang akan datang. Prosedur-prosedur bukan hanya merupakan pedoman untuk berfikir tetapi juga untuk bertindak dan melaksanakan cara yang tepat guna

commit to user

menjalankan suatu kegiatan tertentu. Prosedur juga mempunyai urut-urutan kepentingan”

Dari uraian di atas, maka pengertian dari prosedur adalah urut-urutan kegiatan dari tugas dan kewajiban untuk melaksanakan cara yang tepat yang sudah menjadi pola tetap suatu pekerjaan.

B. Pengertian Pengadaan

Menurut Imelda dalam blognya imeldas. blog. ittelkom. ac. Id /blog /files /2010 /05/MPTI12.ppt pengadaan diartikan sebagai berikut :

“proses memperoleh barang ataupun jasa dari pihak di luar organisasi” (http://imeldas.blog.ittelkom.ac.id/blog/files/2010/05/MPTI12.ppt, 3 Mei 2012 7:39 PM).

Menurut Muhammad Icrhram Mukimin (1992:68), pengadaan diartikan sebagai berikut :

“Segala usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan terhadap barang dan jasa dalam batas peraturan perundang-undangan”.

Muhammad Ichram Mukimin (1992:72) juga mengemukakan cara dalam pengadaan barang antara lain dengan cara :

1. Pembelian 2. Penyewaan 3. Peminjaman 4. Pemberian / hibah 5. Penukaran / barter 6. Pembuatan

7. Sewa-beli 8. Leasing

Menurut Adrian Sutedi (2009:3) menjelaskan bahwa :

“Pengadaan barang dan jasa pada hakekatnya merupakan upaya pihak pengguna untuk mendapatkan atau mewujudkan barang dan jasa yang diinginkan dengan menggunakan metode dan proses tertentu agar tercapai kesepakatan harga, waktu, dan kesepakatan lainnya”.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

7

Pengadaan atau procurenment adalah segala kegiatan atau usaha untuk memenuhi kebutuhan barang atau jasa berdasarkan peraturan yang berlaku (Sumosudirjo, 1983:167)

Pengadaan juga dapat diartikan sebagai aktivitas yang berkenaan dengan pembelian, pembuatan sendiri, dan permintaan atas barang-barang yang menjadi kebutuhan instansi. Cara lain lagi ialah dengan pertukaran barang antar instansi / peminjaman (Westra, 1977:264)

Dari beberapa pengertian pengadaan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa pengadaan adalah proses yang berkenaan dengan kegiatan pembelian barang dari pihak luar perusahaan guna memenuhi kebutuhan perusahaan berdasarkan peraturan yang berlaku.

C. Prosedur Pengadaan Barang

Prosedur pengadaan barang juga bisa dikatakan prosedur pembelian barang. Jadi bisa dikatakan pengadaan barang merupakan pembelian atas barang-barang yang dibutuhkan agar tersedia di dalam suatu perusahaan. Prosedur ini menjelaskan tata cara pembelian barang dan jasa yang digunakan dalam kegiatan proses produksi mulai dari permintaan hingga barang dan jasa diterima. Prosedur pengadaan /pembelian barang adalah sebagai berikut :

1. Bagian Pembelian menerima Permintaan Pembelian Barang dan Jasa dari User.

2. Bagian Pembelian memeriksa daftar rekanan terseleksi yang dapat memenuhi barang sesuai dengan permintaan pada Form Permintaan Pembelian.

3. Apabila daftar terseleksi untuk suplier barang sesuai dengan permintaan pembelian belum ada, maka bagian pembelian melakukan seleksi rekanan sesuai dengan Prosedur Seleksi Rekanan.

4. Apabila daftar terseleksi untuk suplier barang dan jasa sesuai dengan permintaan pembelian sudah ada, maka proses selanjutnya ke point 5.

commit to user

5. Bagian Pembelian membuat Permintaan Penawaran Barang dan Jasa sesuai dengan Permintaan Pembelian, kemudian mengirimkan ke Suplier terseleksi melalui fax / email / datang langsung.

6. Bagian Pembelian mamastikan bahwa Permintaan Penawaran Barang dan Jasa telah diterima oleh rekanan, dan mengkonfirmasi batas waktu pemasukan penawaran.

7. Bagian Pembelian menerima penawaran dari para suplier dan melakukan evaluasi terhadap penawaran selanjutnya dilakukan negosiasi mengenai harga, kualitas, dan waktu pengiriman, pembayaran terhadap suplier yang dianggap mampu.

8. Bagian Pembelian membuat Order Pembelian (PO) sesuai dengan hasil negosiasi selanjutnya diserahkan pada Direktur untuk persetujuan.

9. Setelah mendapat persetujuan dari Direktur, Bagian Pembelian menyerahkan PO kepada suplier.

10.Penerimaan Barang. (http :// dahlanforum. wordpress. com/ 2010 /08 /01 / contoh - prosedur-pembelian-sesuai-iso-9001-2008/. Rabu 20 Juni 2012 pukul 9:20 PM).

D. Pengertian Peralatan Kantor

Menurut Moenir (1982:23), peralatan diartikan sebagai berikut :

“Barang atau benda yang secara langsung dipakai dalam usaha (produksi) untuk memperoleh hasil tertentu”

Peralatan kantor terdiri dari semua jenis mesin kantor, baik yang bersifat manual maupun automatic, meja gambar, alat ukur, alat tulis dan sebagainya. Peralatan kantor merupakan alat-alat yang digunakan untuk menunjang pekerjaan di dalam kantor yang banyak sekali macamnya.

Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam memilih peralatan kantor : 1. Tujuan penggunaan peralatan

2. Menentukan peralatan yang sesuai 3. Tingkat kegunaan peralatan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

9

4. Spesifikasi peralatan. 5. Biaya peralatan

6. Proses operasional peralatan 7. Fitur keamanan

8. Fleksibilitas peralatan

9. Kemudahan penggunaan peralatan 10.Kecepatan operasi peralatan 11.Masukan dari operator peralatan

12.Standardisasi peralatan (Moenir, 1982:23)

Menurut The Liang Gie dalam buku Saiman (2002:84) peralatan kantor diartikan sebagai berikut :

“segenap alat yang dipergunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengelola bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor, organisasi atau perusahaan yang bekerja secara mekanik, elektrik, magnetik, dan kimiawi”.

Dari pengertian peralatan kantor di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa peralatan kantor adalah alat-alat yang digunakan secara langsung dalam usaha menunjang pekerjaan kantor.

E. Pengertian Pemeliharaan

Menurut Rimantho dalam blog http:// rimantho. blogspot.com /2010 / 03 / pengertian pemeliharaan.html Kamis pemeliharaan diartikan sebagai berikut : “suatu kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang dengan tujuan agar peralatan selalu memiliki kondisi yang sama dengan keadaan awalnya.

Maintenance atau pemeliharaan juga dilakukan untuk menjaga agar peralatan

tetap berada dalam kondisi yang dapat diterima oleh penggunannya” (http://rimantho.blogspot.com/2010/03/pengertianpemeliharaan.html Kamis 3 Mei 2012 pukul 8:03 PM)

Adapun tujuan dari dilakukannya pemeliharaan antara lain adalah sebagai berikut :

1. Menjamin tersedianya peralatan atau mesin dalam kondisi yang mampu memberikan keuntungan.

commit to user

2. Menjamin kesiapan peralatan cadangan dalam situasi darurat, misalnya sistem pemadam kebakaran, pembangkit listrik, dan sebagainya.

3. Menjamin keselamatan manusia yang menggunakan peralatan

4. Memperpanjang masa pakai peralatan atau paling tidak menjaga agar masa pakai peralatan tersebut tidak kurang dari masa pakai yang telah dijamin oleh pembuat peralatan tersebut.

Suatu organisasi perusahaan yang baik paham bahwa mereka tidak boleh melihat aktivitas perawatan sebagai unsur pengeluaran belaka. Melainkan aktivitas tersebut dapat memberikan dukungan yang sangat penting terutama dalam kaitannya dengan peningkatan produktivitas. Pemeliharaan yang efektif akan mengarah pada hal-hal sebagai berikut :

1. Kapasitas produksi terpenuhi secara maksimal

2. Kemampuan untuk memproduksi produk dengan toleransi khusus atau level kualitas tertentu.

3. Dapat meminimalkan biaya per unit produk.

4. Dapat mengurangi resiko kegagalan dalam memenuhi keinginan pelanggan yang berkaitan dengan kapasitas produksi, leadtime serta kualitas produk. 5. Dapat menjaga keselamatan pegawai dan masyarakat sekitar dari bahaya

yang mungkin muncul dengan adanya proses produksi.

6. Dapat memastikan sekecil mungkin resiko yang dapat membahayakan lingkungan di sekitar perusahaan. ( http : // rimantho. blogspot. com/ 2010/ 03/ pengertianpemeliharaan.html Kamis 3 Mei 2012 pukul 8:03 PM)

Menurut arsawijayaketut dalam blog http:// arsawijayaketut.webs.com, pemeliharaan diartikan sebagai berikut :

“Suatu bentuk tindakan yang dilakukan dengan sadar untuk menjaga agar suatu peralatan selalu dalam keadaan siap pakai atau tindakan melakukan perbaikan sampai pada kondisi peralatan tersebut dapat bekerja kembali. Secara garis besar pemeliharaan dapat dibedakan menjadi dua, yaitu : pemeliharaan terencana dan pemeliharaan tak terencana” (http:// arsawijayaketut.webs.com, Senin 23 April 2012, 9:29 AM)

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

11

a. Pemeliharaan terencana (planned maintenance)

Pemeliharaan terencana adalah porses pemeliharaan yang diatur dan diorganisasikan untuk mengantisipasi perubahan yang terjadi terhadap peralatan di waktu yang akan datang. Dalam pemeliharaan terencana terdapat instrumen pengendalian dan instrumen pencatatan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Pemeliharaan terencana merupakan bagian dari instrumen manajemen pemeliharaan yang terdiri atas pemeliharaan preventif, pemeliharaan prediktif, dan pemeliharaan korektif.

Pemeliharaan preventif adalah pemeliharaan yang dilakukan pada selang waktu tertentu dan pelaksanaannya dilakukan secara rutin dengan beberapa instrumen yang dilakukan sebelumnya. Tujuannya untuk mencegah dan mengurangi kemungkinan suatu komponen tidak memenuhi kondisi normal. Pekerjaan yang dilakukan dalam pemeliharaan preventif adalah mengecek, melihat, menyetel, mengkalibrasi, melumasi, dan pekerjaan lain yang bukan penggantian suku cadang berat. Pemeliharaan preventif membantu agar peralatan dapat bekerja dengan baik sesuai dengan apa yang menjadi ketentuan pabrik pembuatnya.

Semua pekerjaan yang masuk dalam lingkup pemeliharaan preventif dilakukan secara rutin dengan berdasarkan pada hasil kinerja alat yang diperoleh dari pekerjaan pemeliharaan prediktif atau adanya anjuran dari pabrik pembuat alat tersebut. Apabila pemeliharaan preventif dikelola dengan baik maka akan dapat memberikan informasi tentang kapan mesin atau alat akan diganti sebagian komponennya.

b. Pemeliharaan tak terencana

Pemeliharaan tak terencana adalah jenis pemeliharaan yang dilakukan secara tiba-tiba karena suatu alat atau peralatan akan segera digunakan. Seringkali terjadi bahwa peralatan baru digunakan sampai rusak tanpa ada perawatan yang berarti, baru kemudian dilakukan perbaikan apabila akan digunakan. Dalam manajemen instrumen pemeliharaan, cara tersebut

commit to user

dikenal dengan pemeliharaan tak terencana atau darurat (emergency

maintenance).

Pada umumnya metode yang digunakan dalam penerapan pemeliharaan adalah metode darurat dan tak terencana. Metode tersebut membiarkan kerusakan alat yang terjadi tanpa atau dengan sengaja sehingga untuk menggunakan kembali peralatan tersebut harus dilakukan perbaikan atau reparasi. Pemeliharaan tak terencana jelas akan mengganggu proses produksi dan biasanya biaya yang dikeluarkan untuk perbaikan jauh lebih banyak instrumen dengan pemeliharaan rutin.

c. Tujuan Pemeliharaan Rutin

Dalam setiap tindakan pemeliharaan, tujuan pokoknya adalah untuk mencegah terjadinya kerusakan peralatan dan mencegah adanya perubahan fungsi alat serta mengoptimalkan usia pakai peralatan. Reliabilitas alat dan kinerja yang baik hanya dapat dicapai dengan melakukan program pemeliharaan yang terencana. Selain untuk instrumen reliabilitas dan kinerja alat, program pemeliharaan terencana juga mempunyai beberapa keuntungan yaitu dalam hal efisiensi keuangan, perencanaan, standardisasi, keamanan kerja dan semangat kerja. Secara garis besar terdapat empat tujuan pokok pemeliharaan preventif yaitu :

a) Memperpanjang usia pakai peralatan. Hal tersebut sangat penting terutama apabila dilihat dari aspek biaya, karena untuk membeli satu peralatan jauh lebih mahal apabila dibandingkan dengan memelihara sebagian dari peralatan tersebut. Walaupun disadari bahwa kadang-kadang untuk jenis barang tertentu membeli dapat lebih murah apabila alat yang akan dirawat sudah sedemikian rusak.

b) Menjamin peralatan selalu siap dengan optimal untuk mendukung kegiatan kerja, sehingga diharapkan akan diperoleh hasil yang optimal pula.

c) Menjamin kesiapan operasional peralatan yang diperlukan terutama dalam keadaan darurat, adanya unit cadangan, pemadam kebakaran dan penyelamat.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

13

d) Menjamin keselamatan orang yang menggunakan peralatan tersebut.

Dari beberapa pengertian pemeliharaan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa pemeliharaan adalah kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang agar suatu peralatan selalu dalam keadaan siap pakai dan menghindari terjadinya kerusakan.

F. Prosedur Pemeliharaan

Akibat pemakaian mesin secara terus menerus akan mengakibatkan turunnya performa mesin, bahkan akan menimbulkan kerusakan. Oleh karena itu secara berkala mesin perlu dibersihkan, diminyaki pada bagian yang selalu bergerak, disesuaikan dan mengganti bagian-bagian yang sudah aus atau rusak dengan yang baru. Pengurusan pemeliharaan mesin dapat ditempuh dalam tiga cara. Ketiga cara tersebut adalah :

1. Kontrak pemeliharaan

Pada umumnya perusahaan tempat di mana mesin-mesin kantor dibuat atau distributor mesin akan lebih senang memberikan layanan produksi mereka sendiri dalam rangka promosi dan emmberikan suatu kepuasan kepada konsumennya. Hal ini dianggap lebih efisien karena biasanya para produsen mengetahui benar macam apa yang mereka harus lakukan.

2. Servis perorangan

Merupakan suatu servis yang bersifat bila dibutuhkan. Hal ini dikarenakan apabila pada mesin akntor terdapat kerusakan akan timbul secara menentu. 3. Servis kantor

servis kantor dilakukan oleh satu perusahaan sendiri dengan alasan pertimbangan biaya, pengawasan dan kelengkapan kantor. (http :// www. docstoc. com /docs /29360709/Memelihara-Mesin-Kantor. Kamis 21 Juni 2012 pukul 7:26 AM)

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa pengurusan pemeliharaan peralatan kantor dapat dilakukan oleh perusahaan sendiri, melalui kontrak, atau melalui servis perorangan.

commit to user

Menurut Dian anggraeni dalam blognya http: //dian4nggraeni. wordpress. com /2010/09/23/administrasi-perbekalan-2/ cara–cara pemeliharaan barang dapat disesuaikan dengan kriteria berikut :

1. Menurut Tempat Barang

a. Ada dalam gudang/persediaan

Dilakukan dengan cara meletakkan sesuai dengan kondisi barang dan selalu terkontrol setiap waktu jika perlu diberikan pengaman dari hal hal yang dapat merusakkan barang. Contohnya: barang yang terbuat dari logam seperti, meja atau lemari disemprot bahan anti karat.

b. Ada dalam pemakaian

Selalu digunakan sesuai prosedur, dibersihkan dan diletakkan secara aman. Contohnya: komputer prosedur penggunaannya (menghidupkan dan mematikan) harus sesuai dan dibersihkan secara rutin juga matikan sambungan listrik jika sudah tidak digunakan lagi.

2. Menurut Jenis Barang

a. Barang bergerak (bisa dipindahkan)

Dirawat sesuai prosedur dan jika terjadi kerusakan dan tidak teratasi dapat dibawa keluar kantor untuk di servis oleh ahlinya. Contohnya: mesin printer jika mengalami kerusakan dan tidak bisa diservis di kantor bisa dibawa ke pusat perbaikan di lain tempat.

b. Barang Tetap (tidak bisa dipindahkan)

Digunakan secara baik dan sesuai prosedur. Contohnya : lampu listrik atau kran air harus dimatikan jika kita tidak membutuhkan lagi.

3. Menurut Kurun Waktu

a. Rutin (perawatan sehari-hari) dengan cara meletakkan secara aman, membersihkan dan menggunakan sesuai prosedur.

b. Berkala (perawatan berdasarkan kurun waktu) misalnya: bulanan, triwulan, semester atau tahunan.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

15

BAB III

METODE PENGAMATAN

A. Lokasi Pengamatan

Dalam Pengamatan ini penulis mengambil lokasi pengamatan di PT. Kusumahadi Santosa, pada bagian Departemen Logistik yang berada di Jalan Raya Jaten KM. 9,5 Jaten Karanganyar Solo. Pengamatan ini bertujuan untuk memperoleh data atau informasi mengenai prosedur pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaannya yang lebih lengkap dengan maksud agar hasil penelitian benar-benar valid.

B. Jenis Pengamatan

Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian diskriptif dengan pendekatan kualitatif. Penelitian deskriptif adalah penelitian yang memberikan gambaran terhadap objek yang diteliti secara sistematis. Penelitian kualitatif menyajikan data yang dikumpulkan terutama dalam bentuk kata-kata, kalimat, atau gambar yang memiliki arti lebih daripada sekedar angka atau frekuensi. Jadi, penelitian deskriptif kualitatif adalah penelitian yang studi kasusnya mengarah pada pendeskripsian secara rinci dan mendalam mengenai potret kondisi tentang apa yang sebenarnya terjadi menurut apa adanya di lapangan studinya (H.B Sutopo, 2002: 111). Dengan demikian metode ini memusatkan perhatian pada masalah-masalah atau fenomena-fenomena yang ada pada saat penelitian dilakukan atau masalah yang bersifat aktual, kemudian menggambarkan fakta-fakta tentang masalah yang diselidiki diiringi dengan interpretasi rasional yang akurat. Dimana penelitian ini menggambarkan fakta-fakta dan menjelaskan keadaan dari objek penelitian berdasarkan fakta-fakta sebagaimana adanya, dan mencoba menganalisis untuk memberi kebenarannya berdasarkan data yang diperoleh.

Jenis pengamatan yang digunakan adalah pengamatan diskriptif kualitatif dengan observasi. Teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan

commit to user

pengamatan dan pencatatan langsung di lokasi penelitian mengenai kegiatan yang ada dan sedang berlangsung.

Jadi penulis mengamati secara mendalam kegiatan yang dilakukan karyawan PT. Kusumahadi Santosa secara sistematik dan terperinci mengenai prosedur pengadaan peralatan kantor dan bagaimana pemeliharaannya. Kemudian penulis menginterpretasikan pengamatan secara akurat dan rasional.

C. Penentuan Sumber Data

1. Informan

Sumber data yang utama digunakan adalah informan. Informan merupakan seseorang yang memberikan kontribusi pada penyelesaian tugas akhir ini, informan memberikan informasi yang kita butuhkan dan tentunya yang mereka ketahui. Menurut H. B. Sutopo (2001 : 56), penentuan informan dilakukan dengan cara memilih, yang biasa disebut dengan teknik purpose sampling, yaitu dengan cara memperoleh informasi dari pegawai-pegawai PT. Kusumahadi Santosa yang di rasa berkompeten dan memahami di bagian prosedur pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaan.

Manajer departemen logistik, kepala seksi logistik, staff departemen logistik, dan karyawan-karyawan PT. Kusumahadi Santosa menjadi informan bagi penulis untuk mendapatkan informasi mengenai pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaannya. Menurut penulis mereka semua berkompeten di dalam memberikan informasi dalam kaitannya penyelesaian tugas akhir yang dikerjakan.

2. Peristiwa atau aktivitas

Peristiwa atau aktivitas yang dilakukan oleh penulis dalam pelaksanaan Kuliah Kerja Magang pada PT. Kusumahadi Santosa Jaten Karanganyar adalah semua kegiatan yang berkaitan dengan prosedur pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaannya. Jadi kegiatan yang dilakukan oleh karyawan di dalam departemen logistik menjadi aktivitas

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

17

yang dapat digunakan sebagai sumber data dalam penyelesaian tugas akhir.

Kegiatan yang dilakukan penulis seperti membuat pesanan pembelian

(Purchase Order / PO) peralatan kantor, menginput data peralatan kantor

yang dibutuhkan ke dalam komputer, membuat surat penawaran harga peralatan kantor, mengirim dokumen melalui mesin fax, ekspedisi ke departemen lain, menerima surat permohonan perbaikan/pemeliharaan peralatan kantor dan lain-lain. Kegiatan-kegiatan tersebut merupakan peristiwa atau akivitas yang dapat dijadikan sumber informasi bagi penulis.

3. Dokumen / Arsip

Penulis mencari atau mengumpulkan sumber data dengan mengambil data dari beberapa dokumen yang ada pada PT. Kusumahadi Santosa, khususnya di Departemen Logistik yang terkait dengan pembuatan tugas akhir mengenai prosedur pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaannya di PT. Kusumahadi Santosa.

Dokumen yang digunakan penulis sebagai sumber data adalah dokumen mengenai prosedur departemen logistik. Dokumen pembelian peralatan kantor dari beberapa tahun.

D. Pengumpulan Data

Adapun metode yang digunakan penulis sebagai pedoman dalam pengamatan ini adalah sebagai berikut :

1. Observasi

Observasi merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan jalan mengamati terhadap fenomena-fenomena yang terjadi di lokasi pengamatan. Melalui teknik ini diharapkan akan mendapatkan gambaran yang lebih lengkap dan menyeluruh mengenai obyek yang diamati. Observasi dilakukan untuk mengamati bagaimana prosedur pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaan pada PT. Kusumahadi Santosa.

commit to user

Di sini penulis melakukan observasi langsung terhadap kegiatan yang mendukung prosedur pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaannya. Teknik yang digunakan penulis adalah teknik observasi aktif. Dalam hal ini penulis ikut berperan aktif dengan melakukan pekerjaan langsung yang mendukung pelaksanaan pengadaan peralatan kantor. Selama melaksanakan magang informasi yang diperoleh dari hasil observasi adalah ruang atau tempat, pelaku, kegiatan, objek, perbuatan, kejadian, waktu, dan perasaan.

2. Wawancara (Interview)

Wawancara (Interview) merupakan teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau obyek pengamatan untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang berkaitan dengan topik pengamatan, juga merupakan pembuktian terhadap informasi atau keterangan yang diperoleh sebelumnya. Pertanyaan yang diajukan kepada obyek pengamatan dipandu dengan interview guide dan pertanyaan tersebut bisa berkembang sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan dan kedalaman data yang ingin diperoleh. Teknik wawancara yang digunakan dalam pengamatan kualitatif adalah Wawancara mendalam (in-depth interview)

adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan pengamatan dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka antara pewawancara dengan informan atau orang yang diwawancarai.

Penulis telah melakukan tanya jawab langsung terhadap pihak-pihak yang bersangkutan pada departemen logistik PT. Kusumahadi Santosa mengenai hal yang berkaitan dengan prosedur pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaannya.

3. Dokumentasi

Dokumentasi merupakan metode pengumpulan data yang diperoleh dari catatan-catatan atau dokumen yang berhubungan dengan masalah yang diamati. Penulis mengumpulkan data-data yang mendukung

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

19

penyelesaian tugas akhir tentang prosedur pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaannya.

E. Teknik Analisa Data

Menurut H.B.Sutopo (2002 : 91-93) dalam proses analisis Interaktif terdapat tiga komponen yang harus benar-benar dipahami oleh setiap peneliti kualitatif. Tiga komponen tersebut adalah :

1. Reduksi Data

Reduksi data merupakan komponen pertama dalam analisis yang merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan abstraksi data dari fieldnote. Proses ini berlangsung terus sepanjang pelaksanaan pengamatan. Prosesnya diawali sebelum pelaksanaan pengumpulan data. Artinya, reduksi data sudah berlangsung sejak pengamat mengambil keputusan (meski tidak disadari sepenuhnya) tentang kerangka kerja konseptual, melakukan pemilihan kasus, menyusun pertanyaan pengamatan, dan juga waktu menentukan cara pengumpulan data yang akan digunakan.

Penulis dari awal sudah memilih kasus apa yang akan diangkat, jadi pada waktu dilapangan sudah menyeleksi, memfokuskan, dan menyederhanakan aktivitas yang berkaitan dengan kasus yang diambil di dalam Departemen Logistik. Kegiatan yang berhubungan dengan pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaan peralatan kantor tersebut bagaimana dicatat, kemudian di sederhanakan agar kalimat mudah dipahami oleh penulis.

2. Sajian Data

Sajian ini merupakan rakitan kalimat yang disusun secara logis, dan sistemastis sehingga bila dibaca, akan bisa mudah dipahami berbagai hal yang terjadi memungkinkan pengamat untuk berbuat sesuatu pada analisis ataupun tindakan lain berdasarkan pemahamannya tersebut. Di sini penulis mengamati secara terus menerus kegiatan yang dilakukan karyawan PT. Kusumahadi Santosa selama satu bulan, jadi

commit to user

dalam menyusun tugas akhir ditulis secara sistematis bagaimana kronologis pengadaan peralatan kantor, jelas dalam penyusunan kata-katanya dan mudah dipahami.

3. Penarikan Simpulan dan Verifikasi

Simpulan akhir tidak akan terjadi sampai pada waktu proses pengumpulan data berakhir. Simpulan perlu diverifikasi agar cukup mantap dan benar-benar bisa dipertanggungjawabkan. Pada dasarnya makna data harus diuji validitasnya supaya simpulan pengamatan menjadi lebih kokoh dan lebih bisa dipercaya.

Setelah penulis mendapatkan informasi, data, dan kemudian disusun menjadi susunan paragraf selalu berusaha kroscek dengan pembimbing di lapangan. Verifikasi data yang sudah dibuat mengenai prosedur pengadaan peralatan kantor dan bagaimana pemeliharaannya selalu dilakukan penulis pada staff departemen logistik.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

21

BAB IV

DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI

A. Sejarah Singkat

PT. Kusumahadi Santosa dan PT. Kusumaputra Santosa merupakan anak perusahaan dari PT. Batik Danar Hadi yang didirikan pada tanggal 14 Mei 1980 dengan akte Notaris Maria Theresia Budi Santosa,SH SK No. A.5/287/4 yang berlokasi di desa Jaten kecamatan Jaten Kabupaten Karanganyar Jawa Tengah. Didirikan oleh Bapak R. Hadi Santosa selaku direktur utama dan pemilik PT. Danar Hadi. Sejak berdirinya perusahaan ini sudah terbentuk dan berbadan hukum Perseroan Terbatas (PT) dan bersifat Penanaman Modal Dalam Negri (PMDN) yang berdasar pada UU. No.6 tahun 1968 tentang PMDN.

PT. Kusumahadi Santosa beroperasi pada tahun 1981, diresmikan oleh Menteri Tenaga Kerja RI yaitu Bapak Soedomo pada tanggal 21 September 1983. Selain itu juga dilengkapi dengan ijin lokasi No.530/370/1981 tanggal 14 November 1981 oleh PEMDA, IMB No.647.1/30 tanggal 23 Mei 1981 oleh PEMDA, Usaha Industri No.64/T/INDUSTRI/1994 tanggal 25 Januari 1994 oleh BKPPNP Jawa Tengah.

Sejak berdirinya PT. Kusumahadi Santosa tahun 1981, perusahaan ini mengalami perkembangan dan kemajuan yang sangat pesat. Adapun fasilitas yang dimiliki sampai saat ini adalah :

1. Bangunan pabrik, perumahan karyawan dan fasilitasnya, bangunan kantor dan peralatannya.

2. Beberapa sarana seperti tempat ibadah berupa masjid, tempat olahraga yaitu lapangan bulutangkis dan lapangan tenis, serta sarana transportasi berupa bus karyawan.

3. Delapan jenis mesin di departemen weaving 4. Enam belas jenis mesin di departemen finishing.

commit to user

B. Maksud dan Tujuan Perusahaan

Pada awal berdirinya perusahaan, PT. Kususmahadi Santosa mempunyai tujuan guna mempertahankan mutu perusahaan sehingga mampu bersaing dengan perusahaan sejenis.

Adapun maksud dan tujuan perusahaan :

1. Membantu pemerintah dalam menunjang perkembangan industri khususnya dalam bidang sandang untuk kebutuhan masyarakat.

2. Membantu pemerintah dalam emnciptakan lapangan pekerjaan. 3. Membantu meningkatkan pendapatan pemerintah.

4. Melestarikan batik dan pengadaan bahan baku yang dibutuhkan. 5. Pengembangan usaha untuk perusahaan.

6. Menjamin dan memenuhi permintaan para pelanggan.

C. Lokasi Perusahaan

PT. Kusumahadi Santosa terletak di daerah Jaten, yaitu di bagian timur kota Surakarta. Tepatnya di Jl. Solo Tawangmangu KM. 9,5 Jaten Karanganyar. Luas tanah yang dimiliki perusahaan secara keseluruhan adalah 4.5 ha, yang berada disebelah selatan Jalan Raya Solo-Tawangmangu seluas 0.5 ha digunakan sebagai perumahan karyawan beserta fasilitasnya. Sedangkan tanah yang digunakan, untuk pabrik, kantor, perumahan, koperasi, kantin, tempat parkir, poliklinik, dan masjid.

Pemilihan lokasi PT. Kusumahadi Santosa sangat strategis apabila dilihat dari faktor-faktor berikut :

a. Faktor geografis yang meliputi : 1.) Bahan Baku

Bahan baku benang diproduksi oleh PT. Kusumaputra Santosa yang merupakan anak perusahaan PT. Kusumahadi Santosa, selain itu bahan baku juga berasal dari perusahaan lain diluar kota. Pengiriman bahan baku dapat dilakukan dengan mudah dan cepat karena lokasi

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

23

pabrik sangat strategis sehingga tidak ada keterlambatan dalam proses produksi.

2.) Lingkungan masyarakat

Dengan berdirinya perusahaan secara tidak langsung dapat memberikan dampak positif bagi lingkungan sekitar yaitu dapat membantu memberikan kesempatan kerja bagi masyarakat sekitar, sehingga akan meningkatkan taraf hidup masyarakat.

b. Faktor Ekonomis 1.) Faktor Pasar

Daerah pemasaran PT. Kusumahadi Santosa selain PT. Danar Hadi juga dipasarkan keseluruh Pulau Jawa, Bali, dan bahkan sampai ke pasar Internasional seperti Eropa. Hal ini juga didukung lokasi pabrik yang berada di tengah-tengah Pulau Jawa sehingga dapat memudahkan pemasaran produk kemana saja.

2.) Faktor Transportasi

Lokasi PT. Kusumahadi Santosa yang strategis dekat dengan jalan raya sehingga memudahkan pekerja dalam mendapatkan transportasi. Selain itu perusahaan juga menyediakan jasa antar-jemput bagi karyawan dengan menggunakan bus. Perusahaan juga mempunyai sarana transportasi sendiri yaitu truk untuk memasarkan produk, hal ini dimaksudkan untuk meningkatkan layanan dan kepuasan pada konsumen.

3.) Faktor Sumber Daya

Dalam penyediaan suumber daya yang diperlukan perusahaan yaitu bahan baku pendukung seperti air dan tenaga listrik tidak mengalami kesulitan. Hal ini sangat menguntungkan perusahaan.

Lokasi perusahaan merupakan salah satu faktor yang cukup penting untuk menentukan keberhasilan suatu perusahaan dalam menjalankan aktifitasnya.

commit to user

PT. Kusumahadi Santosa terletak di jalan Raya Solo-Tawangmangu Km. 9,5 Jaten. Adapun batasan letak geografis wilayah PT. Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut :

Utara : berbatasan dengan area persawahan Timur : PT. SKI dengan PT. Golden

Selatan : Masjid Al-Hadi dan perumahan pegawai PT. Kusumahadi Santosa

Barat : PT. Gunung Subur

PT. Kusumahadi Santosa didirikan dengan luas area meliputi : Luas bangunan kantor : 776 m2

Luas bangunan bengkel : 5.580 m2 Luas departemen weaving : 9.715 m2 Luas departemen finishing : 3.455 m2 Luas departemen printing : 7.800 m2 Luas bangunan utility workshop : 1.395 m2

Luas kantin : 700 m2

Luas tanah kosong : 58.000 m2 Tanah untuk pengembangan perumahan : 10.000 m2

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user Keterangan :

5

8

7

5

6

9

10

11

12

13

13

15 16

14

17 18

24

5

5

1

19 20

2

1 3 4

25 23

22

21

Sumber Data : Bagian Personalia PT. Kusumahadi Santosa Denah PT. Kusumahadi Santosa

commit to user 3) Kantor Pemasaran

4) Kantor Personalia 5) IPAL

6) Gardu PLN 7) Gudang Sparepart 8) Sedimentasi

9) Departemen Printing 10)Gudang Logistik

11)Gudang Kain Grey weaving-1 12)Gudang Baling

13)BBM

14)Kantor Utility 15)Deisel Boiler 16)Menara Air 17)Bak Tandon Air 18)Gudang Pemasaran 19)Departemen Finishing 20)Departemen Weaving-1 21)Kantor Akuntansi 22)SPN

23)Kantin

24)Departemen Weaving-2 25)Pos keamanan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

D. Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi merupakan bagian yang menunjukkan adanya kejelasan mengenai tugas, kewajiban dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan oleh masing-masing bagian yang ada dalam organisasi. Dengan adanya struktur organisasi diharapkan dapat menciptakan hubungan kerjasama yang baik antara tugas satu dengan tugas yang lain, antara karyawan satu dengan karyawan yang lain, dan dapat mengurangi dan mencegah timbulnya masalah, sehingga kegiatan dapat berlangsung lancar sesuai yang diharapkan.

Struktur organisasi PT. Kusumahadi Santosa berbentuk Fungsional, di mana direktur utama membawahi dan mengawasi langsung semua aktifitas perusahaan. Adapun penjelasan tugas dan wewenang masing-masing bagian organisasi perusahaan diuraikan sebagai berikut :

a. Pemegang Saham

Pemegang saham adalah orang-orang yang mempunyai hak dalam kepemilikan perusahaan. Dalam kegiatan operasional, pemegang saham memiliki hak penuh dalam pemilihan pemberhentian anggota komisaris melalui Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) yang diadakan minimal sekali dalam setahun.

b. Dewan Komisaris

Dalam perusahaan besar biasanya memiliki badan tertinggi dalam organisasinya yang anggotanya diangkat dan diberhentikan oleh Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS), badan ini disebut Dewan Komisaris. Adapun tugas dan tanggung jawab dewan Komisaris adalah sebagai berikut :

1.) Mengawasi dan menertibkan pelaksanaan tujuan perusahaan seperti yang tercantum dalam Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga serta sesuai dengan kebijakan umum yang telah ditetapkan.

2.) Memberian penilaian dan mewakili para pemegang saham atas pengesahan neraca dan perhitungan rugi laba tahunan serta laporan-laporan yang disampaikan oleh direksi.

commit to user

3.) Mempertimbangkan dan menyetujui rancangan dan rencana kerja untuk tahun buku baru yang diusulkan oelh direksi.

4.) Menandatangani surat-surat penting sesuai dengan wewenang yang telah ditetapkan dalam anggaran dasar perusahaan.

c. Direktur utama

Direktur utama merupakan pejabat tertingggi yang memiliki tugas untuk memimpin, mengawasi. Serta menilai hasil sasaran perusahaan. Tugas dan tanggung jawab direktur utama antara lain :

1.) Merumuskan arah dan tujuan perusahaan melalui kebijakan dan menetapkan pokok perusahaan meliputi kebijaksanaan dalam hal perencanaan, penyusunan, pengendalian, dan pengembangan perusahaan.

2.) Memimpin rapat direksi dan mengkoordinasikan rencana yang diusulkan para direktur dengan memperhatikan kebijakan umum perusahaan yang telah ditetapkan.

3.) Mempunyai wewenang untuk mengangkat dan memberhentikan para pajabat perusahaan bersama dengan direksi lain.

4.) Mempertanggungjawabkan seluruh hasil kegiatan perusahaan yang telah terlaksana kepada dewan komisaris.

5.) Melakukan pembinaan kegiatan dan menilai hasil dar tujuan perusahaan yang dibantu oleh staff ahli pengawasan daninternal audit, staff operasional, keuangan, dan pemasaran.

d. Wakil Direktur Utama

Wakil direktur utama memiliki tugas untuk membantu direktur utama dalam melaksanakan tugas hariannya.

e. Direktur Pemasaran

Memiliki tanggung jawab langsung kepada direktur utama dan membawahi Kepala Divisi Pemasaran 1 dan 2. Tugas dan tanggung jawab dari direktur Pemasaran antara lain sebagai berikut :

1.) Membuat kontrak penjualan dengan pembeli dalam negri dan luar negri.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

2.) Menetapkan rencana penjualan jangka pendek dan jangka panjang. 3.) Melaporkan realisasi penjualan bulanan kepada direktur utama pada

saat rapat direksi.

4.) Mengembangkan pangsa pasar baik dari dalam maupun luar negeri. f. Kepala Divisi Produksi

Tanggung jawab kepala Divisi Produksi antara lain adalah :

1.) Merencanakan, mengatur, dan mengawasi pengadaan bahan produksi serta barang-barang lain untuk menjamin kelancaran proses produksi sesuai pesanan dari bagian perusahaan.

2.) Senantiasa mengikuti perkembangan produksi dan mengusahakan agar diadakan peningkatan baik dalam hal kualitas maupun kuantitas produk yang dihasilkan.

Selain itu, kepala Divisi Produksi juga berkewajiban untuk mengkordinasi dan mengawasi bawahannya, yaitu :

1.) Manajer Spinning, bertanggung jawab atas kualitas dan proses produksi peminyalan secara keseluruhan, merencanakan besarnya volume produksi, dan mengawasi pelasanaan produksi menurut standar.

2.) Manajer Weaving 1dan 2, bertanggung jawab atas proses produksi penenunan secara keseluruhan.

3.) Manajer Pretreatment (finishing), bertanggung jawab menyempurnakan kain yang telah selesai diproduksi oleh bagian tenun atau weaving.

4.) Manajer Persiapan printing, bertanggung jawab mempersiapkan segala proses persiapan di departemen printing.

5.) Manajer Produksi Printing, bertanggung jawab atas berlangsungnya proses produksi printing.

6.) Manajer Desainer, bertanggung jawab mendesain atau merancang motif kain yang akan diproduksi.

commit to user g. Kepala Divisi Pemasaran

Bagian ini, memiliki tanggung jawab langsung kepada Direktur pemasaran dan membawahi langsung Manajer Pemasaran. Tugas dan tanggung jawab dari Kepala Divisi Pemasaran antara lain :

1.) Membawahi langsung manajer Pemasaran yang bertanggung jawab mengelola dan memasarkan barang-barang hasil produksi utnuk dipasarkan baik untuk pangsa pasar dalam negeri maupun luar negeri. 2.) Mencari customer, membuat kontrak penjualan, dan membuat rencana

penjualan baik jangka pendek maupun jangka panjang.

3.) Menentukan strategi pemsaran yang menyangkut pendistribusian, packaging, promosi, dan penentuan potongan harga.

h. Bagian Umum dan Keuangan 1.) Manajer Logistik

Manajer Logistik merupakan bagian dari Bagian Umum dan keuangan. Memiliki tanggung jawab dalam hal pengadaan barang, mengawasi kelancaran pengadaan barang dan memenuhi perbekalan untuk kebutuhan perusahaan secara umum.

2.) Manajer Umum dan personalia

Bertanggung jawab langsung kepada kepala divisi Umum dan Keuangan. Memiliki tanggung jawab sebagai berikut :

a.) Memperlancar perkembangan perusahaan dan kesejahteraan pegawai serta menentukan urusan kepegawaian.

b.) Mencari dan menyeleksi tenaga kerja yang sesuai dengan spesifikasi dan kebutuhan

c.) Melakukan administrasi kepegawaian d.) Melakukan pembayaran gaji pegawai

e.) Mengadakan hubungan dengan pihak luar untuk hal-hal tertentu, misalnya PKL, penelitian, dan lainnya.

3.) Manajer Keuangan dan Akuntansi

Memiliki tanggung jawab sebagai berikut :

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

b.) Melakuakan pembayaran gaji kepada karyawan; dan

c.) Menyalin laporan keuangan bagi pihak yang bersangkutan dalam perusahaan.

4.) Manajer EDP

Bertanggung jawab dalam memproses berbagai data yang ada dalam perusahaan.

i. Manajer utility

Bertanggung jawab langsung kepada Direktur Produksi dan bertugas memelihara mesin dan pengadaan diesel serta listrik yang akan digunakan untuk kelangsungan proses produksi.

j. Kepala Seksi (kasie)

Bertanggung jawab kepada Manajer atas pekerjaan yang dilaksanakan dan membawahi langsung karyawan.

k. Kepala Urusan (kaur)

Bertanggung jawab untuk memberikan laporan kepada kepala seksi dan mengurusi semua masalah yang ditemui di lapangan serta turun langsung ke lapangan.

l. Kepala regu atau group Leader

Bertanggung jawab kepada Kepala Urusan dan mengurusi masalah di lapangan serta turun langsung di lapangan.

Bagan 4. 2 Ka. Div Pemasaran II

H. Fairu Z Ka. Div Pemasaran I

Ir. Linda S

Ka. Div Rendal Ir. H. sofyan Edy P.

Ka. Div Produksi Ir. Budiarjo Direktur Pemasaran

Ir. Hj. Etty S

Manajer Penjualan II Ir. Didik S.M

Staff Penjualan I Staff Penjualan I Staff Penjualan I

Wakil Direktur Utama Ir. H. Sofyan

Manajer Penjualan Taufik H. Manajer Pengiriman

Staff Penjualan II Staff Penjualan II Staff Penjualan II Staff Penjualan II

Manajer Weaving Ndondon H.

Manajer Utility Sudarmadi

Kasie Utility 1 Kasie Utility 2

Manajer PPC Edy Mardani

Kasie Rendal Staff Rendal

Kasie Produksi 1 Kasie Maintenance 1

Kasie Produksi 2 Kasie Maintenance 2 Kasie Adm & QC

1 & 2

Manajer Umum & Pers. Wahyu Cahyo Wibowo

Kasie personalia Kasie MTC Sipil Manajer Akt / Keu

Hj. Hening A. Kasie Keuangan Kasie Akuntasi Kasie Akt/Pajak Manajer Logistik Widyo M. Kasie Gudang Kasie Pengadaan 1 Kasie Pengadaan 2

Manajer Finishing Rizal M.K Manajer Design

Brojol P.

Kasie Adm & Lab Kasie Produksi Kasie maintenance Kasie Design Kasie Tracer Manajer Printing Agus Wuryanto Kasie Produksi Manajer Persiapan Printing Yusuf W.

Kasie Making Up Kasie Maintenance

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

E. Ketenagakerjaan

Tenaga kerja pada PT. Kusumahadi Santosa telah memenuhi ketentuan-ketentuan ketenagakerjaan yang telah ditetapkan oleh Departemen Tenaga Kerja, antara lain mengenai jam kerja, sistem upah, jaminan sosial, dan lain-lain. Jumlah tenaga kerja PT. Kusumahadi Santosa berjumlah kurang lebih sekitar 1430 orang.

a. Tenaga kerja dan kompensasi

Besarnya gaji yang diterima karyawan berbeda-beda tergantung golongan dan status karyawan yang bersangkutan. Upah akan diberikan setiap bulan sekali, yaitu pada akhir bulan. Adapun disesuaikan dengan status atau kondisi yang menjadikan tidak masuk kerja dengan cara sebagai berikut :

1.) Tidak masuk kerja dikarenakan sakit dengan membawa surat keterangan dokter maka gajinya tidak akan dipotong.

2.) Tidak masuk kerja dikarenakan sakit dengan tidak emmbawa surat keterangan dokter maka gajinya akan dipotong sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan.

3.) Tidak masuk kerja dengan ijin maupun tanpa ijin akan dipotong gajinya dengan kebijaksanaan perusahaan.

Untuk kenaikan gaji secara berkala dilakukan berdasarkan :

1.) Prestasi kerja dengan berdasar jumlah absensi dan peringatan-peringatan kerja yang dilakukan setiap tahun sekali.

2.) Jenjang pendidikan.

3.) Lamanya kerja / pengabdian

4.) Apabila adanya peraturan pemerintah mengenai kenaikan UMR. b. Sistem kerja

1.) Tenaga kerja Administrasi

Tenaga kerja administrasi yaitu tenaga kerja yang menangani administrasi produksi dan administrasi gudang. Tenaga kerja administrasi tidak turun langsung pada proses produksi.

Pembagian jam kerjanya adalah sebagai berikut :

a.) Hari Senin – kamis : jam 08.00 - 16.00 WIB Istirahat : jam 12.00 – 13.00 WIB b.) Hari Jumat : jam 08.00 – 16.00 WIB Istirahat : jam 11.30 – 13.00 WIB

commit to user 2.) Tenaga kerja produktif

Tenaga kerja produktif yaitu tenaga kerja yang langsung menangani proses produksi. Tenaga kerja produksi dibedakan menurut jam kerjanya sebagai berikut :

a.) Normal

(1) Hari senin – kamis : jam 08.00 – 16.00 WIB Istirahat : jam 12.00 – 13.00 WIB (2) Hari Jumat : jam 08.00 – 16.00 WIB Istirahat : jam 11.30 – 13.00 WIB (3) Hari Sabtu : jam 08.00 – 13.00 WIB

(tanpa istirahat) b.) Shift

Shift adalah jam kerja satu hari yang dibagi emnjadi beberapa waktu kerja. Berikut pembagian shift :

(1) Shift I : jam 06.00 – 14.00 WIB (2) Shift II : jam 14.00 – 22.00 WIB (3) Shift III : jam 22.00 – 06.00 WIB c. Kesejahteraan Karyawan

Kesejahteraan karyawan sangat penting dan harus diperhatikan oleh perusahaan. Karena hal ini sangat berpengaruh terhadap proses produksi. Dengan demikian diharapkan perusahaan memberikan berbagai fasilitas agar karyawan merasa nyaman berada dalam perusahaan sehingga diharapkan dapat meningkatkan produktifitas kerja.

Usaha-usaha yang dilakukan perusahaan untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan sebagai berikut :

1.) Pemberian gaji bulanan dan bonus 2.) Upah lembur

3.) Transportasi

Transportasi disediakan perusahaan untuk karyawan berupa bus antar jemput. 4.) Makan dan minum

Perusahaan menyediakan satu kali makan dan minum di kantin secara gratis pada waktu jam istirahat.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

Diberikan kepada semua karyawan dan masing-masing mendapatkan dua stel beserta topi dalam saatu tahun.

6.) Tempat Ibadah

Perusahaan menyediakan tempat ibadah dan memberikan kebebasan untuk melaksanakan ibadah sesuai dengan kepercayaan masing-masing.

7.) Cuti

Setiap karyawan berhak mendapatkan cuti yang telah mempunyai masa kerja 12 bulan. Selama cuti berlangsung karyawan berhak mendapat upah penuh.

8.) Asuransi tenaga kerja

Setiap karyawan mendapatkan asuransi perum ASTEK (Asuransi Tenaga Kerja). Hal ini untuk mengantisipasi bila karyawan mengalami kecelakaan saat bekerja.

9.) Tunjangan kesehatan

Tunjangan ini diberikan untuk karyawan yang memerlukan, seluruh biaya pengobatan ditanggung oleh perusahaan.

10.)Tunjangan hari Raya

Karyawan mendapat bonus penuh sebesar satu bulan gaji.

11.)Tunjangan menikah

Karyawan yang akan melangsungkan pernikahan akan mendapatkan tunjangan nikah untuk satu kali kesempatan dan juga diberikan fasilitas cuti.

12.)Rekreasi dan sarana olah raga 13.)koperasi

14.)Gratifikasi (pembagian keuntungan perusahaan pada karyawan yang diberikan 1 kali tiap tahun)

d. Pemutusan Hubungan Kerja

Pemutusan hubungan kerja berdasarkan aturan yang berlaku di PT. Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut :

1) Pekerja telah mencapai maksimum 30 tahun, kecuali perusahaan masih membutuhkannya dan pekerja bersedia kembali bekerja.

2) Telah habis jangka waktu yang ditetapkan, dalam perjanjian kerja. 3) Pekerja meninggal dunia.

commit to user

37

BAB V

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

Dalam pelaksanaan pengadaan peralatan kantor PT. Kusumahadi Santosa dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam menunjang aktivitas pekerjaan karyawan. Peralatan kantor merupakan peralatan yang sangat penting dalam pekerjaan kantor. Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budi selaku karyawan departemen logistik, mengatakan bahwa :

“Peralatan kantor itu terdiri dari alat-alat tulis, meja, kursi, almari-almari buku, mesin ketik, kalkulator, dan lain-lain”.

Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa yang termasuk dalam peralatan kantor yang ada di dalam PT. Kusumahadi Santosa meliputi :

1. Alat Tulis Kantor 2. meja

3. kursi

4. rak-rak almari 5. mistar

6. pelubang kertas 7. mesin ketik 8. mesin hitung 9. dan lain-lain.

Pengadaan peralatan kantor di PT. Kusumahadi Santosa menggunakan beberapa supplier untuk memenuhi permintaan pembelian. Untuk peralatan kantor perusahaan mengambil supplier diusahakan berada di dalam kota, dekat dengan kawasan PT. Kusumahadi Santosa.

A. Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor

Prosedur pengadaan peralatan kantor mengatur cara-cara dalam melakukan pembelian semua peralatan kantor yang dibutuhkan karyawan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

38

untuk melakukan aktivitas kantor. Prosedur tersebut dimulai dari peralatan tersebut dibeli sampai peralatan tersebut diterima oleh gudang di dalam perusahaan. Bagian-bagian yang terlibat adalah departemen pengguna, Departemen Logistik, dan Gudang. Departemen pengguna adalah semua bagian di dalam perusahaan yang menggunakan peralatan kantor. Departemen Logistik adalah departemen yang menyediakan atau mengadakan peralatan kantor. Gudang adalah pihak yang menerima peralatan kantor dari supplier. Berdasarkan kejadian di lapangan, selama pengamatan kejadian atau aktivitas dalam pengadaan peralatan kantor, tahapan yang harus dilakuan perusahaan adalah mencari harga dan supplier peralatan kantor, Departemen Logistik mencari beberapa supplier untuk memasok peralatan kantor yang dibutuhkan. Departemen logistik mencari supplier yang menawarkan harga peralatan kantor yang paling murah dan menguntungkan bagi perusahaan. Dari hasil wawancara penulis pada tanggal 20 Januari 2012 pukul 11.00 WIB, ada dua cara pembayaran yang dilakukan oleh PT. Kusumahadi Santosa Karanganyar kepada supplier, seperti yang diungkapkan oleh Bapak Budi selaku karyawan departemen logistik berikut ini :

“Cara pembayaran terhadap pembelian peralatan kantor di PT. Kusumahadi Santosa kepada Supplier melalui dua cara yaitu dengan kredit dan tunai, namun kebanyakan dilakukan dengan kredit. Pembelian kredit biasa diterapkan apabila pembelian dalam jumlah besar dan supplier dapat ditangguhkan dalam pembayarannya. Pembelian tunai misalnya pembelian dalam jumlah kecil dan perusahaan tidak menerapkan sistem kredit”.

Berdasarkan hasil wawancara di atas maka dapat diketahui cara pembayaran yang dilakukan dalam pembelian kepada supplier. Pengadaan peralatan kantor dalam pembeliannya menggunakan cara pembayaran kredit dan tunai, pembayaran kredit dilakukan apabila pembelian dalam jumlah besar, apabila supplier tidak menerapkan sistem tunai, dan peralatan atau barang bisa ditangguhkan pengirimannya. Pembelian tunai dilakukan apabila peralatan yang dibutuhkan bersifat mendadak harus segera dikirim, apabila supplier tidak menerapkan sistem kredit dan dalam jumlah yang kecil.

commit to user

Berdasarkan hasil pengamatan mengenai aktivitas atau peristiwa yang diamati oleh penulis, dari hasil wawancara, dan dari dokumen yang dipelajari oleh penulis, maka dapat diambil kesimpulan prosedur yang dilakukan dalam pengadaan peralatan kantor adalah sebagai berikut :

1. Manager / Kasie Pengadaan menerima dan mempelajari SKB dan PPB bubuhkan paraf dan tanggal terima.

Berdasarkan hasil wawancara dengan karyawan logistik yaitu Bapak Budi bahwa :

“ada permintaan barang dari departemen lain kemudian dipelajari oleh manager”.

Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa prosedur pengadaan diawali dari adanya surat permintaan dari departemen lain kemudian dipelajari oleh Bapak Widyo selaku manajer logistik.

Manager atau Kasie Pengadaan mempelajari SKB (Surat Kebutuhan Bulanan) dan PPB (Permintaan Pembelian Barang) yang diminta dari unit kerja lain kepada departemen logistik. SKB atau Surat Kebutuhan Bulanan merupakan surat yang diajukan oleh unit kerja lain yang bersifat rutin, di mana di dalam surat tersebut berisi permintaan pembelian peralatan kantor yang merupakan kebutuhan bulanan untuk persediaan dibulan berikutnya. PPB atau Permintaan Pembelian Barang merupakan surat yang diajukan dari unit kerja lain kepada departemen logistik mengenai permintaan barang yang sifatnya tidak rutin.

2. Kepala Seksi Pengadaan membuat surat penawaran harga dan mendapatkan jawaban dari supplier.

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budi selaku karyawan logistik mengatakan bahwa :

“setelah surat permintaan disetujui kemudian manager meminta kasie membuatsurat penawaran harga”.

Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa tahap selanjutnya setelah surat permintaan pengadaan peralatan kantor disetujui

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

40

oleh manager, kemudian kasie baru membuat surat penawaran ke beberapa supplier.

Kasie membuat surat penawaran harga-harga peralatan kantor, di dalam surat tersebut terdapat spesifikasi barang dengan belum tercantum harga. Kemudian surat tersebut di kirim melalui mesin fax kepada beberapa supplier. Setelah supplier menerima biasanya dalam tempo hari langsung mengisi harga dan kemudian surat tersebut di kirim melalui mesin fax kembali ke PT. Kusumahadi Santosa.

3. Sebelum surat penawaran harga tersebut dikirim melalui mesin fax, harus dibubuhkan tanda tangan manager logistik. Ini bertujuan agar surat yang dikirim dapat dipertanggung jawabkan.

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budi selaku karyawan departemen logistik mengatakan bahwa :

“surat yang keluar dari departemen logistik harus ditandatangani oleh manager”.

Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa surat penawaran sebelum di kirim melalui mesin fax, harus dibubuhkan tandatangan manager logistik untuk pengesahan agar surat penawaran yang dikirimkan dapat dipertanggung jawabkan.

4. Setelah surat penawaran diterima kembali dengan adanya harga dari masing-masing spesifikasi yang diminta, kemudian hal yang dilakukan oleh kasie adalah membandingkan harga peralatan kantor dengan spesifikasi yang sama dari beberapa supplier. Kriteria lain yang harus dibandingkan antara beberapa supplier adalah :

a. Spesifikasi barang yang sesuai

b. Harga dan tempo pembayaran yang kompetitif c. Kedatangan barang (peralatan kantor) tepat waktu.

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Mulyono selaku karyawan departemen logistik mengatakan bahwa :

“Surat penawaran harga barang harus dibandingkan dahulu, pilih yang paling sesuai dengan kebutuhan dan daya beli perusahaan”.

commit to user

Dari hasil wawancara di atas dapat diambil kesimpulan bahwa surat balasan penawaran harga dari beberapa supplier tersebut setelah diterima kembali harus dibandingkan dahulu antara harga peralatan kantor di supplier satu dengan yang lain sesuai dengan kebutuhan dan daya beli perusahaan.

5. Kasie Pengadaan membuat surat pengajuan perubahan harga apabila ada kenaikan harga dan pengajuan barang pengganti. Berdasarkan wawancara dengan Bapak Budi selaku karyawan departemen logistik, mengatakan bahwa :

“kasie (Ibu Eni) memiliki fasilitas jaringan internet untuk memperbaharui harga peralatan kantor”.

Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa setiap waktu Kasie harus memperbaharui informasi mengenai harga peralatan kantor, guna menunjang pekerjaan tersebut kasie diberi fasilitas internet di mana tidak semua karyawan diberi fasilitas tersebut.

Harga peralatan kantor bisa berubah sewaktu-waktu tergantung kondisi pasar, jadi Kasie harus selalu memperbaharui harga peralatan kantor.

6. Surat pengajuan perubahan harga tersebut harus ditanda tangani oleh manager logistik. Sebagai pertanggung jawaban departemen logistik terhadap informasi yang diberikan.

7. Kepala Divisi Produksi

Kepala Divisi Produksi bertugas memberikan disposisi dan persetujuan mengenai perubahan harga yang terjadi. Apabila disposisi tidak menyetujui terhadap kenaikan harga yang terjadi berarti manager logistik atau Kasie Logistik harus mencari supplier barang yang baru atau mengganti supplier atau menunda pembelian barang.

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budiselaku karyawan departemen logistik, mengatakan bahwa :

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

42

“kegiatan departemen logistik selalu melalui persetujuan Kadiv Produksi karena terdapat orang kepercayaan direktur utama disitu, yang bertugas mengawasi kegiatan departemen logistik”.

Dari hasil wawncara di atas dapat disimpulkan bahwa kepala divisi produksi memang dilibatkan dalam segala aktivitas yang berada di dalam departemen logistik, karena kepala divisi logistik merupakan orang yang ditunjuk direktur utama untuk mengawasi kegiatan di dalam departemen logistik.

8. Fungsional II Pengadaan membuat pesanan pembelian pada program yang tersedia untuk barang yang tidak ada kenaikan harga. Jadi Fungsional II Pengadaan membuat PPB atas barang yang akan dipesan.

a. Catatat di buku nomor pesanan pembelian. Jadi nomor yang tertera di dalam surat PPB tersebut dicatat di buku untuk mencocokkan ketika barang sudah sampai.

Berdasarkan wawancara dengan Bapak Budi, Beliau mengatakan bahwa :

“langkah selanjutnya fungsional II membaut purchase order”.

Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa setelah barang yang akan dibeli atau diadakan disetujui, kemudian fungsional II membuat surat pesanan pembelian melalui komputer dengan software yang telah disediakan.

9. Kepala Seksi Pengadaan memeriksa spesifikasi barang, kualitas dan harga pada Pesanan Pembelian, cocokkan dengan SKB atau PPB bila sesuai bubuhkan paraf. Bila tidak sesuai kembalikan ke fungsional II pengadaan. Setelah barang datang, Kasie memeriksa spesifikasi barang, dari kualitas dan harga dicocokkan dengan SKB (Surat Kebutuhan Bulanan) atau PPB (Permintaan Pembelian Barang) apakah sudah cocok dengan isinya. Kemudian kalau sudah sesuai baru dibubuhkan tanda tangan, namun kalau belum sesuai dikembalikan pada fungsional II pengadaan.

commit to user

10.Manager Logistik memeriksa pesanan pembelian kembali, kalau sudah sesuai kemudian membubuhkan tanda tangan.

11.Kepala Divisi Produksi membubuhkan tanda tangan untuk persetujuan atas kedatangan barang.

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budi, Beliau menjelaskan bahwa kegiatan yang ada di dalam departemen logistik hasur melalui persetujuan kadiv produksi.

12.Fungsional II Pengadaan mendistribusikan surat pesanan pembelian yang sudah disetujuai oleh kepala divisi produksi dimana surat tersebut terdiri dari empat rangkap,yaitu :

a. Lembar 1 untuk supplier (dikirim kepada supplier melalui mesin fax)

b. Lembar 2 untuk administrasi Logistik. c. Lembar 3 untuk Gudang Logistik d. Lembar 4 untuk arsip pengadaan.

13.Fungsional II Pengadaan mencocokkan surat jalan dengan spesifikasi yang tertera di PP pada saat supplier mengirim barang, kemudian meneruskan ke Gudang Logistik untuk pengecekan terhadap fisik barang.

Dari beberapa metode yang digunakan mengenai penentuan sumber data, penulis mendapatkan bagan alur prosedur pengadaan peralatan kantor dari dokumen yang dimiliki departemen logistik. Bagan tersebut akan di gambarkan seperti di bawah ini :

Bagan 5. 1

Bagan alur proses pengadaan PT. Kusumahadi Santosa Sumber Data : Departemen Logistik PT. Kusumahadi Santosa

commit to user

Bagan prosedur pemeliharaan peralatan kantor :

Bagan 5. 2

Bagan alur proses pemeliharaan peralatan kantor PT. Kusumahadi Santosa Sumber Data : Departemen Logistik PT. Kusumahadi Santosa

Unit lain Departemen Logistik

awal

Terima dan pelajari surat permintaan

Buat penawaran harga ke supplier

Negosiasi & tentukan harga Kirim barang ke supplier

Persetujuan manager Buat PP

Persetujuan Kasie/manager Persetujuan kadiv produksi

Distribusi PP Adakan uji coba

selesai Permintaan penggunaan Jasa

SKB/PPB

commit to user

Prosedur di atas merupakan prosedur pemeliharaan terhadap peralatan kantor. Pemeliharaan selalu dilakukan terhadap semua peralatan kantor, baik yang secara sederhana yaitu seperti membersihkan peralatan kantor sampai pemeliharaan yang harus dilakukan oleh orang yang ahli dibidangnya seperti pemeliharaan komputer.

Dari hasil wawancara terhadap karyawan departemen logistik yaitu Bapak Budi didapatkan :

“Pemeliharaan di PT. Kusumahadi Santosa ini dibedakan menjadi dua yaitu pemeliharaan terencana dan pemeliharaan tidak terencana. Pemeliharaan terencana misalnya pemeliharaan mesin printer. Pemeliharaan terencana merupakan pemeliharaan rutin yang sudah direncanakan setiap periode. Pemeliharaan rutin juga bisa dilakukan oleh karyawan misalnya penggantian catridge. Pemeliharaan tidak terencana merupakan pemeliharaan yang sifatnya urgent atau mendadak dan sangat penting penggunaanya. Pemeliharaan tidak terencana ini contohnya adalah kerusakan komputer yang secara tiba-tiba. Apabila bisa diperbaiki oleh karyawan diperbaiki sendiri, namun apabila tidak bisa menggunakan jasa pihak luar, lalu apabila sudah tidak bisa diperbaiki perusahaan memutuskan untuk mengganti barang atau membeli peralatan baru”.

Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa pemeliharaan di dalam PT. Kusumahadi Santosa dibedakan menjadi dua yaitu pemeliharaan terencana dan pemeliharaan tidak terencana. Pemeliharaan terencana adalah pemeliharaan yang rutin dilakukan. Pemeliharaan tidak terencana adalah pemeliharaan yang dilakukan diluar jadwal yang ditentukan, yang sifatnya urgent dan harus dilakukan.

Pemeliharaan dilakukan oleh seorang ahli dan karyawan itu sendiri. Pemeliharaan yang dilakukan oleh seorang ahli seperti pemeliharaan komputer. Pemeliharaan yang dilakukan oleh karyawan sendiri seperti membersihkan peralatan kantor yang telah selesai digunakan.

Dari hasil wawancara penulis pada tanggal 25 Januari 2012 pukul 10.00 WIB, ada kendala – kendala operasional yang dihadapi dalam pengelolaan pemeliharaan peralatan kantor selama ini, seperti yang diungkapkan oleh Bapak Budi selaku karyawan departemen logistik seperti disebutkan dibawah ini :

commit to user

“Dalam prosedur pemeliharaan peralatan kantor adalah bahwa tidak semua peralatan kantor itu masuk dalam prosedur pemeliharaan peratan kantor artinya bahwa tidak semua peralatan kantor pemeliharaan dilakukan oleh seorang ahli. Prosedur pemeliharaan peralatan kantor yang memakan waktu lama sehingga menghambat kerja karyawan”.

Sesuai dengan hasil wawancara di atas, maka dapat diketahui bahwa dalam prosedur pemeliharaan peralatan kantor menemui beberapa kendala. Kendala yang terjadi seperti tidak semua peralatan kantor menggunakan jasa seorang ahli dan waktu pemeliharaan peralatan kantor yang lama sehingga menghambat pekerjaan karyawan.

commit to user

53 BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari hasil pembahasan adalah bahwa prosedur pengadaan peralatan kantor dan pemeliharaan di PT. Kusumahadi Santosa Karanganyar sudah dijalankan menurut ketentuan.

1. Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor

Prosedur pengadaan peralatan kantor dimulai dari manager / kasie menerima dan mempelajari Surat Kebutuhan Bulanan (SKB) atau Permintaan Pembelian Barang (PPB). Apabila surat tersebut disetujui manager, kemudian kasie membuat surat penawaran ke beberapa supplier melalui mesin fax. Kemudian balasan surat penawaran yang berisi harga-harga peralatan kantor dari supplier dibandingkan, apabila ada perubahan harga, kasie membuat surat pengajuan perubahan harga yang ditandatangani oleh manager. Kepala divisi produksi memberikan disposisi dan persetujuan mengenai perubahan harga.

Apabila kepala divisi produksi menyetujui, langkah selanjutnya fungsional II pengadaan membuat pesanan pembelian (Purchase Order) kemudian nomor PO dicatat dibuku pesanan pembelian. Prosedur selanjutnya kasie memeriksa barang datang dicocokkan dengan Purchase Order, apabila sesuai kasie menandatangani PO lalu diserahkan kepada Manager logistik, manager memeriksa kembali kemudian membubuhkan tandatangan. Langkah selanjutnya fungsional II mendistribusikan surat pesanan pembelian, lalu mencocokkan surat jalan dengan spesifikasi yang tertera di PP saat supplier mengirim barang.

commit to user

2. Prosedur Pemeliharaan Peralatan kantor

Prosedur pemeliharaan peralatan kantor diawali dari adanya surat permintaan dari departemen pengguna peralatan yang diterima departemen logistik yang dipelajari oleh manager. Kasie kemudian membuat surat penawaran harga kepada supplier. Manager kemudian mengadakan negosiasi dan menentukan harga setelah menerima penawaran harga. Kasie mengirim barang ke supplier, kemudian manager membubuhkan tandatangan pada surat pengantar. Fungsional II pengadaan membuat pesanan pembelian, kasie memeriksa spesifikasi barang dengan pesanan pembelian, kepala divisi produksi memberikan persetujuan. Prosedur selanjutnya fungsional II pengadaan mendistribusikan pesanan pembelian kepada supplier, administrasi logistik, gudang dan untuk arsip pengadaan. Setelah prosedur pemeliharaan telah selesai harus diadakan uji coba terhadap peralatan kantor yang telah selesai diperbaiki sesuai dengan kesepakatan dalam pesanan pembelian.

B. Saran

Dari prosedur yang sudah dijalankan tersebut pasti juga tidak luput dari kendala yang ada baik dari segi karyawan ataupun dari pihak luar perusahaan. Beberapa kendala atau masalah yang terjadi sebagai berikut :

1. Kendala yang terjadi seperti departemen pengguna menulis permintaan

peralatan kantor di dalam surat permintaan pengadaan kurang jelas, sehingga pihak logistik salah dalam membaca atau menafsirkan maksud dari tulisan tersebut. Sebaiknya departemen pengguna atau karyawan dalam menulis data di dalam lembar surat pengajuan pengadaan menggunakan tulisan yang jelas atau mudah dibaca oleh pihak logistik.

2. Kesalahan kroscek antara pihak gudang dengan departemen logistik.

Sebenarnya barang sudah datang di gudang, namun karyawan lupa atau tidak segera menginput data ke dalam komputer sehingga departemen

commit to user

logistik belum menerima laporan. Pihak gudang segera menginput data ke dalam komputer untuk barang yang sudah datang dan belum, agar departemen logistik segera mengetahui dan tidak terjadi kesalahan kroscek.

3. Hanya peralatan tertentu yang menggunakan jasa pemeliharaan oleh

seorang ahli. Sebaiknya semua peralatan kantor dipelihara oleh seseorang yang ahli dibidangnya atau karyawan dibekali pengetahuan mengenai cara-cara pemeliharaan peralatan kantor

4. Prosedur pemeliharaan peralatan kantor memerlukan waktu yang lama,

sehingga menghambat pekerjaan karyawan. Untuk meminimalkan waktu prosedur pemeliharaan sebaiknya departemen pengguna dengan segera melaporkan kerusakan peralatan kantor dan departemen logistik mencari supplier yang benar-benar ahli dalam memperbaiki peralatan kantor.

Demikianlah kesimpulan dan saran yang penulis sampaikan dari hasil pengamatan selama magang di bagian Departemen Logistik pada PT. Kususmahadi Santosa. Semoga apa yang menjadi kesimpulan dan saran penulis di atas dapat dijadikan acuan untuk kemajuan PT. Kusumahadi Santosa.