Prosedur Pemeliharaan Peralatan Kantor

commit to user 45 Bagan di atas merupakan alur pengadaan peralatan kantor. Setelah prosedur tersebut dilakukan, barang siap di ambil dari gudang. Gudang merupakan tempat penyimpanan barang atau peralatan kantor yang diterima dari supplier. Dari metode yang digunakan mengenai metode pengumpulan data yaitu observasi hasil yang diperoleh, penulis mendapatkan kesimpulan bahwa dalam pengadaan peralatan kantor tidak luput dari adanya kendala. Kendala yang terjadi bisa terjadi karena pihak dari luar perusahaan yaitu supplier atau pihak dari dalam yaitu karyawan. Kendala itu seperti peralatan kantor yang diinginkan oleh departemen pengguna tidak sesuai dikarenakan pihak logistik yang salah dalam menafsirkan tulisan di mana tulisan tersebut berupa tulisan tangan dari karyawan departemen pengguna yang kurang jelas atau sulit dibaca oleh departemen logistik. Kendala lain yaitu terjadi miss communication antara pihak gudang dengan departemen logistik. Pihak gudang belum menginput atau tidak segera menginput peralatan kantor yang datang sehingga departemen logistik belum menerima laporan.

B. Prosedur Pemeliharaan Peralatan Kantor

Pemeliharaan merupakan kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang agar suatu peralatan selalu dalam keadaan siap pakai dan menghindari terjadinya kerusakan. Dengan menghindari terjadinya kerusakan itu berarti menekan biaya bagi perusahaan. Pemeliharaan yang baik menjamin bahwa fasilitas-fasilitas produktif akan dapat beroperasi secara efektif. Hal ini dihasilkan dari pemeliharaan yang mengantisipasi daya pakai peralatan dan perbaikan kerusakan. Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budi selaku karyawan departemen logistik bahwa : “Pemeliharaan adalah perawatan terhadap peralatan kantor supaya peralatan tersebut awet, agar dapat digunakan secara terus menerus dan menghindari terjadinya kerusakan. Menghindari penggantian peralatan apabila masih dapat digunakan dengan cara pemeliharaan teratur”. commit to user 46 Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat disimpulkan pemeliharaan adalah perawatan terhadap peralatan kantor supaya peralatan tersebut menjadi awet dan dapat digunakan secara terus menerus. Untuk melakukan pemeliharaan di lingkungan perusahaan tidak hanya asal, namun ada beberapa prosedur yang harus dilakukan. Berdasarkan hasil pengamatan mengenai aktivitas atau peristiwa yang diamati oleh penulis dan dari dokumen yang dipelajari oleh penulis, maka dapat diambil kesimpulan prosedur yang dilakukan dalam pemeliharaan peralatan kantor adalah sebagai berikut : 1. Departemen Pengguna bila membutuhkan jasa, menindak lanjuti dengan prosedur permintaan, penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang. Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budi, Beliau mengatakan bahwa : “Departemen pengguna membuat surat pengantar pengajuan pemeliharaan ke depertemen logistik”. Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa apabila membutuhkan penggunaan jasa, departemen pengguna membuat surat pengantar pengajuan pemeliharaan ke departemen logistik. 2. Manager Bapak Widyo Kepala Seksi Pengadaan ibu Eni menerima dan mempelajari Surat Kebutuhan Bulanan SKB dan atau Permintaan Pembelian Barang PPB beserta barang yang akan diperbaiki. Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budi, Beliau mengatakan bahwa : “Setelah surat permintaan sampai di departemen logistik, kemudian surat tersebut di cek oleh kasie”. Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat di ambil kesimpulan bahwa surat permintaan dari departemen pengguna setelah sampai di departemen logistik, kemudian surat tersebut dicek oleh kasie logistik. commit to user 47 3. Kepala Seksi Pengadaan Fungsional II Pengadaan membuat surat penawaran harga ke supplier atau menghubungi supplier untuk mendapatkan harga. Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budi Beliau mengatakan bahwa : “Kasie membuat surat penawaran ke beberapa supplier untuk mendapatkan harga yang sesuai”. Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa Kasie harus membuat surat penawaran harga ke beberapa supplier yang sesuai dengan kebutuhan atau daya beli perusahaan. 4. Manager logistik yaitu Bapak Widyo mengadakan negosiasi dan menentukan harga setelah menerima penawaran harga. Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budi, Beliau mengatakan bahwa : “Setelah mendapat surat balasan penawaran harga, manager bernegosiasi dengan supplier”. Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa setelah surat penawaran harga diterima, manager tidak langsung menyetujui terhadap harga yang ditawarkan, manager kemudian mengadakan negosiasi melalui telephone untuk negosiasi atau tawar menawar harga yang sudah diberikan. 5. Kepala Seksi Pengadaan Fungsional II mengirim barang yang akan diperbaiki ke supplier. a. Membuat surat pengantar, sebagai perintah kerja. b. Membuat surat ijin keluar barang, sebagai bukti bahwa barang keluar dari perusahaan. c. Kasie kemudian mencatat dibuku, nomor surat pengantar Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budi, Beliau mengatakan bahwa : “setelah ada kesepakatan harga kasie mengirim barang ke supplier dengan surat pengantar barang keluar”. commit to user 48 Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa setelah negosiasi selesai kasie mengirim barang ke supplier, di mana sebelumnya fungsional II sudah membuat surat pengantar, surat ijin keluar barang dan mencatat nomor surat di dalam buku arsip. 6. Manager membubuhkan tandatangan pada surat pengantar dan surat ijin keluar barang. Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budi, Beliau mengatakan bahwa : “Surat yang keluar dari departemen logistik selalu ditandatangani oleh manager untuk pengesahan”. Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa selalu ada pengesahan di dalam surat yang dibuat oleh departemen logistik yaitu tandatangan dari manager. Hal ini dilakukan untuk pertanggung jawaban atas surat yang sudah dibuat. 7. Fungsional II Pengadaan a. Membuat pesanan pembelian pada program yang sudah tersedia sesuai dengan harga yang telah disepakati. b. Kemudian nomor yang tertera di dalam surat pesanan pembelian dicatat di dalam buku. 8. Manager Kasie Pengadaan memeriksa spesifikasi barang, kualitas, dan harga pada pesanan pembelian, dicocokkan dengan SKBPPB bila sudah sesuai manager membubuhkan tanda tangan, apabila belum sesuai kembali ke prosedur nomor 6. 9. Kepala divisi produksi membubuhkan tandatangan untuk persetujuan. Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budi, Beliau menjelaskan bahwa kegiatan yang dilakukan di dalam departemen logistik harus melalui persetujuan kadiv produksi. Kadiv produksi adalah orang yang ditunjuk oleh direksi secara langsung guna mengawasi kegiatan departemen logistik. 10. Fungsional II Pengadaan mendistribusikan pesanan pembelian yang sudah disetujui Kadiv Produksi kepada : commit to user 49 a. Lembar 1 untuk supplier dikirim melalui mesin fax b. Lembar 2 untuk administrasi logistik c. Lembar 3 untuk gudang logistik d. Lembar 4 untuk arsip pengadaan. Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara dengan Bapak Budi, Beliau menjelaskan bahwa surat-surat yang dibuat di dalam departemen logistik selalu rangkap empat, ini bertujuan untuk arsip supplier, administrasi logistik, gudang, dan pengadaan sehingga apabila terjadi masalah antara pihak satu dengan yang lain bisa saling mengkroscek surat tersebut. Setelah prosedur pemeliharaan telah selesai harus diadakan uji coba terhadap peralatan kantor yang telah selesai diperbaiki sesuai dengan kesepakatan dalam pesanan pembelian. Dari metode pengumpulan data yang digunakan penulis yaitu dokumentasi, penulis memperoleh data mengenai bagan alur prosedur pemeliharaan peralatan kantor. bagan tersebut digambarkan seperti di bawah ini : commit to user 50 Bagan prosedur pemeliharaan peralatan kantor : Bagan 5. 2 Bagan alur proses pemeliharaan peralatan kantor PT. Kusumahadi Santosa Sumber Data : Departemen Logistik PT. Kusumahadi Santosa Unit lain Departemen Logistik awal Terima dan pelajari surat permintaan Buat penawaran harga ke supplier Negosiasi tentukan harga Kirim barang ke supplier Persetujuan manager Buat PP Persetujuan Kasiemanager Persetujuan kadiv produksi Distribusi PP Adakan uji coba selesai Permintaan penggunaan Jasa SKBPPB tidak commit to user 51 Prosedur di atas merupakan prosedur pemeliharaan terhadap peralatan kantor. Pemeliharaan selalu dilakukan terhadap semua peralatan kantor, baik yang secara sederhana yaitu seperti membersihkan peralatan kantor sampai pemeliharaan yang harus dilakukan oleh orang yang ahli dibidangnya seperti pemeliharaan komputer. Dari hasil wawancara terhadap karyawan departemen logistik yaitu Bapak Budi didapatkan : “Pemeliharaan di PT. Kusumahadi Santosa ini dibedakan menjadi dua yaitu pemeliharaan terencana dan pemeliharaan tidak terencana. Pemeliharaan terencana misalnya pemeliharaan mesin printer. Pemeliharaan terencana merupakan pemeliharaan rutin yang sudah direncanakan setiap periode. Pemeliharaan rutin juga bisa dilakukan oleh karyawan misalnya penggantian catridge. Pemeliharaan tidak terencana merupakan pemeliharaan yang sifatnya urgent atau mendadak dan sangat penting penggunaanya. Pemeliharaan tidak terencana ini contohnya adalah kerusakan komputer yang secara tiba-tiba. Apabila bisa diperbaiki oleh karyawan diperbaiki sendiri, namun apabila tidak bisa menggunakan jasa pihak luar, lalu apabila sudah tidak bisa diperbaiki perusahaan memutuskan untuk mengganti barang atau membeli peralatan baru”. Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa pemeliharaan di dalam PT. Kusumahadi Santosa dibedakan menjadi dua yaitu pemeliharaan terencana dan pemeliharaan tidak terencana. Pemeliharaan terencana adalah pemeliharaan yang rutin dilakukan. Pemeliharaan tidak terencana adalah pemeliharaan yang dilakukan diluar jadwal yang ditentukan, yang sifatnya urgent dan harus dilakukan. Pemeliharaan dilakukan oleh seorang ahli dan karyawan itu sendiri. Pemeliharaan yang dilakukan oleh seorang ahli seperti pemeliharaan komputer. Pemeliharaan yang dilakukan oleh karyawan sendiri seperti membersihkan peralatan kantor yang telah selesai digunakan. Dari hasil wawancara penulis pada tanggal 25 Januari 2012 pukul 10.00 WIB, ada kendala – kendala operasional yang dihadapi dalam pengelolaan pemeliharaan peralatan kantor selama ini, seperti yang diungkapkan oleh Bapak Budi selaku karyawan departemen logistik seperti disebutkan dibawah ini : commit to user 52 “Dalam prosedur pemeliharaan peralatan kantor adalah bahwa tidak semua peralatan kantor itu masuk dalam prosedur pemeliharaan peratan kantor artinya bahwa tidak semua peralatan kantor pemeliharaan dilakukan oleh seorang ahli. Prosedur pemeliharaan peralatan kantor yang memakan waktu lama sehingga menghambat kerja karyawan”. Sesuai dengan hasil wawancara di atas, maka dapat diketahui bahwa dalam prosedur pemeliharaan peralatan kantor menemui beberapa kendala. Kendala yang terjadi seperti tidak semua peralatan kantor menggunakan jasa seorang ahli dan waktu pemeliharaan peralatan kantor yang lama sehingga menghambat pekerjaan karyawan. commit to user 53 BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan