commit to user 45
Bagan di atas merupakan alur pengadaan peralatan kantor. Setelah prosedur tersebut dilakukan, barang siap di ambil dari gudang. Gudang
merupakan tempat penyimpanan barang atau peralatan kantor yang diterima dari supplier.
Dari metode yang digunakan mengenai metode pengumpulan data yaitu observasi hasil yang diperoleh, penulis mendapatkan kesimpulan bahwa
dalam pengadaan peralatan kantor tidak luput dari adanya kendala. Kendala yang terjadi bisa terjadi karena pihak dari luar perusahaan yaitu supplier atau
pihak dari dalam yaitu karyawan. Kendala itu seperti peralatan kantor yang diinginkan oleh departemen pengguna tidak sesuai dikarenakan pihak logistik
yang salah dalam menafsirkan tulisan di mana tulisan tersebut berupa tulisan tangan dari karyawan departemen pengguna yang kurang jelas atau sulit
dibaca oleh departemen logistik. Kendala lain yaitu terjadi miss communication antara pihak gudang dengan departemen logistik. Pihak
gudang belum menginput atau tidak segera menginput peralatan kantor yang datang sehingga departemen logistik belum menerima laporan.
B. Prosedur Pemeliharaan Peralatan Kantor
Pemeliharaan merupakan kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang agar suatu peralatan selalu dalam keadaan siap pakai dan menghindari
terjadinya kerusakan. Dengan menghindari terjadinya kerusakan itu berarti menekan biaya bagi perusahaan. Pemeliharaan yang baik menjamin bahwa
fasilitas-fasilitas produktif akan dapat beroperasi secara efektif. Hal ini dihasilkan dari pemeliharaan yang mengantisipasi daya pakai peralatan dan
perbaikan kerusakan. Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budi selaku karyawan
departemen logistik bahwa : “Pemeliharaan adalah perawatan terhadap peralatan kantor supaya peralatan
tersebut awet, agar dapat digunakan secara terus menerus dan menghindari terjadinya kerusakan. Menghindari penggantian peralatan apabila masih dapat
digunakan dengan cara pemeliharaan teratur”.
commit to user 46
Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat disimpulkan pemeliharaan adalah perawatan terhadap peralatan kantor supaya peralatan tersebut menjadi
awet dan dapat digunakan secara terus menerus. Untuk melakukan pemeliharaan di lingkungan perusahaan tidak hanya asal,
namun ada beberapa prosedur yang harus dilakukan. Berdasarkan hasil pengamatan mengenai aktivitas atau peristiwa yang diamati oleh penulis dan
dari dokumen yang dipelajari oleh penulis, maka dapat diambil kesimpulan prosedur yang dilakukan dalam pemeliharaan peralatan kantor adalah sebagai
berikut : 1.
Departemen Pengguna bila membutuhkan jasa, menindak lanjuti dengan prosedur permintaan, penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budi, Beliau mengatakan bahwa :
“Departemen pengguna
membuat surat
pengantar pengajuan
pemeliharaan ke depertemen logistik”. Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa apabila
membutuhkan penggunaan jasa, departemen pengguna membuat surat pengantar pengajuan pemeliharaan ke departemen logistik.
2. Manager Bapak Widyo Kepala Seksi Pengadaan ibu Eni menerima
dan mempelajari Surat Kebutuhan Bulanan SKB dan atau Permintaan Pembelian Barang PPB beserta barang yang akan diperbaiki.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budi, Beliau mengatakan bahwa :
“Setelah surat permintaan sampai di departemen logistik, kemudian surat tersebut di cek oleh kasie”.
Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat di ambil kesimpulan bahwa surat permintaan dari departemen pengguna setelah sampai di
departemen logistik, kemudian surat tersebut dicek oleh kasie logistik.
commit to user 47
3. Kepala Seksi Pengadaan Fungsional II Pengadaan membuat surat
penawaran harga ke supplier atau menghubungi supplier untuk mendapatkan harga.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budi Beliau mengatakan bahwa :
“Kasie membuat surat penawaran ke beberapa supplier untuk mendapatkan harga yang sesuai”.
Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa Kasie harus membuat surat penawaran harga ke beberapa supplier yang sesuai
dengan kebutuhan atau daya beli perusahaan. 4.
Manager logistik yaitu Bapak Widyo mengadakan negosiasi dan menentukan harga setelah menerima penawaran harga.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budi, Beliau mengatakan bahwa :
“Setelah mendapat surat balasan penawaran harga, manager bernegosiasi dengan supplier”.
Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa setelah surat penawaran harga diterima, manager tidak langsung menyetujui
terhadap harga yang ditawarkan, manager kemudian mengadakan negosiasi melalui telephone untuk negosiasi atau tawar menawar harga
yang sudah diberikan. 5.
Kepala Seksi Pengadaan Fungsional II mengirim barang yang akan diperbaiki ke supplier.
a. Membuat surat pengantar, sebagai perintah kerja.
b. Membuat surat ijin keluar barang, sebagai bukti bahwa barang keluar
dari perusahaan. c.
Kasie kemudian mencatat dibuku, nomor surat pengantar Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budi, Beliau mengatakan
bahwa : “setelah ada kesepakatan harga kasie mengirim barang ke supplier
dengan surat pengantar barang keluar”.
commit to user 48
Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa setelah negosiasi selesai kasie mengirim barang ke supplier, di mana sebelumnya
fungsional II sudah membuat surat pengantar, surat ijin keluar barang dan mencatat nomor surat di dalam buku arsip.
6. Manager membubuhkan tandatangan pada surat pengantar dan surat ijin
keluar barang. Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budi, Beliau mengatakan
bahwa : “Surat yang keluar dari departemen logistik selalu ditandatangani oleh
manager untuk pengesahan”. Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa selalu
ada pengesahan di dalam surat yang dibuat oleh departemen logistik yaitu tandatangan dari manager. Hal ini dilakukan untuk pertanggung
jawaban atas surat yang sudah dibuat. 7.
Fungsional II Pengadaan a.
Membuat pesanan pembelian pada program yang sudah tersedia sesuai dengan harga yang telah disepakati.
b. Kemudian nomor yang tertera di dalam surat pesanan pembelian
dicatat di dalam buku. 8.
Manager Kasie Pengadaan memeriksa spesifikasi barang, kualitas, dan harga pada pesanan pembelian, dicocokkan dengan SKBPPB bila sudah
sesuai manager membubuhkan tanda tangan, apabila belum sesuai kembali ke prosedur nomor 6.
9. Kepala divisi produksi membubuhkan tandatangan untuk persetujuan.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Budi, Beliau menjelaskan bahwa kegiatan yang dilakukan di dalam departemen
logistik harus melalui persetujuan kadiv produksi. Kadiv produksi adalah orang yang ditunjuk oleh direksi secara langsung guna mengawasi
kegiatan departemen logistik. 10.
Fungsional II Pengadaan mendistribusikan pesanan pembelian yang sudah disetujui Kadiv Produksi kepada :
commit to user 49
a. Lembar 1 untuk supplier dikirim melalui mesin fax
b. Lembar 2 untuk administrasi logistik
c. Lembar 3 untuk gudang logistik
d. Lembar 4 untuk arsip pengadaan.
Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara dengan Bapak Budi, Beliau menjelaskan bahwa surat-surat yang dibuat di dalam departemen
logistik selalu rangkap empat, ini bertujuan untuk arsip supplier, administrasi logistik, gudang, dan pengadaan sehingga apabila terjadi
masalah antara pihak satu dengan yang lain bisa saling mengkroscek surat tersebut.
Setelah prosedur pemeliharaan telah selesai harus diadakan uji coba terhadap peralatan kantor yang telah selesai diperbaiki sesuai dengan
kesepakatan dalam pesanan pembelian. Dari metode pengumpulan data yang digunakan penulis yaitu
dokumentasi, penulis memperoleh data mengenai bagan alur prosedur pemeliharaan peralatan kantor. bagan tersebut digambarkan seperti di bawah
ini :
commit to user 50
Bagan prosedur pemeliharaan peralatan kantor :
Bagan 5. 2 Bagan alur proses pemeliharaan peralatan kantor PT. Kusumahadi Santosa
Sumber Data : Departemen Logistik PT. Kusumahadi Santosa Unit lain
Departemen Logistik awal
Terima dan pelajari surat permintaan
Buat penawaran harga ke supplier
Negosiasi tentukan harga Kirim barang ke supplier
Persetujuan manager Buat PP
Persetujuan Kasiemanager Persetujuan kadiv produksi
Distribusi PP Adakan uji coba
selesai Permintaan penggunaan Jasa
SKBPPB
tidak
commit to user 51
Prosedur di atas merupakan prosedur pemeliharaan terhadap peralatan kantor. Pemeliharaan selalu dilakukan terhadap semua peralatan kantor, baik
yang secara sederhana yaitu seperti membersihkan peralatan kantor sampai pemeliharaan yang harus dilakukan oleh orang yang ahli dibidangnya seperti
pemeliharaan komputer. Dari hasil wawancara terhadap karyawan departemen logistik yaitu Bapak
Budi didapatkan : “Pemeliharaan di PT. Kusumahadi Santosa ini dibedakan menjadi dua yaitu
pemeliharaan terencana dan pemeliharaan tidak terencana. Pemeliharaan terencana misalnya pemeliharaan mesin printer. Pemeliharaan terencana
merupakan pemeliharaan rutin yang sudah direncanakan setiap periode. Pemeliharaan rutin juga bisa dilakukan oleh karyawan misalnya penggantian
catridge. Pemeliharaan tidak terencana merupakan pemeliharaan yang sifatnya urgent atau mendadak dan sangat penting penggunaanya. Pemeliharaan tidak
terencana ini contohnya adalah kerusakan komputer yang secara tiba-tiba. Apabila bisa diperbaiki oleh karyawan diperbaiki sendiri, namun apabila tidak
bisa menggunakan jasa pihak luar, lalu apabila sudah tidak bisa diperbaiki perusahaan memutuskan untuk mengganti barang atau membeli peralatan
baru”. Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa
pemeliharaan di dalam PT. Kusumahadi Santosa dibedakan menjadi dua yaitu pemeliharaan terencana dan pemeliharaan tidak terencana. Pemeliharaan
terencana adalah pemeliharaan yang rutin dilakukan. Pemeliharaan tidak terencana adalah pemeliharaan yang dilakukan diluar jadwal yang ditentukan,
yang sifatnya urgent dan harus dilakukan. Pemeliharaan dilakukan oleh seorang ahli dan karyawan itu sendiri.
Pemeliharaan yang dilakukan oleh seorang ahli seperti pemeliharaan komputer. Pemeliharaan yang dilakukan oleh karyawan sendiri seperti membersihkan
peralatan kantor yang telah selesai digunakan. Dari hasil wawancara penulis pada tanggal 25 Januari 2012 pukul 10.00
WIB, ada kendala – kendala operasional yang dihadapi dalam pengelolaan pemeliharaan peralatan kantor selama ini, seperti yang diungkapkan oleh
Bapak Budi selaku karyawan departemen logistik seperti disebutkan dibawah ini :
commit to user 52
“Dalam prosedur pemeliharaan peralatan kantor adalah bahwa tidak semua peralatan kantor itu masuk dalam prosedur pemeliharaan peratan kantor artinya
bahwa tidak semua peralatan kantor pemeliharaan dilakukan oleh seorang ahli. Prosedur pemeliharaan peralatan kantor yang memakan waktu lama sehingga
menghambat kerja karyawan”. Sesuai dengan hasil wawancara di atas, maka dapat diketahui bahwa dalam
prosedur pemeliharaan peralatan kantor menemui beberapa kendala. Kendala yang terjadi seperti tidak semua peralatan kantor menggunakan jasa seorang
ahli dan waktu pemeliharaan peralatan kantor yang lama sehingga menghambat pekerjaan karyawan.
commit to user
53
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
