Sistem Siklus Kerja Model Sistem Akuntansi

mendistribusikan produknya, UKM Waroeng Cokelat membuka stand pemesanan di Bandung. Hal ini telah dilakukan selama 2 tahun.

4.1.5. Keuangan

Pengaturan keuangan yang diatur langsung adalah Ibu Yanthi selaku pemilik UKM Waroeng Cokelat. Walaupun Ibu Yanthi seorang sarjana ekonomi, pencatatan keuangan di UKM ini sangat sederhana, hanya pengumpulan bukti pembelian dan penjualan serta pencatatan uang yang keluar. Modal usaha UKM Waroeng Cokelat berasal dari pinjaman dana dari Bank, Telkom dan investor perorangan.

4.2. Sistem

Akuntansi di UKM Waroeng Cokelat Sistem akuntansi merupakan salah satu sistem yang digunakan untuk memberikan informasi yang berhubungan dengan kegiatan keuangan suatu organisasi ataupun perorangan. Hasil yang dikeluarkan oleh sistem ini digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan untuk kepentingan seseorang ataupun organisasi. Walaupun sangat penting, hampir seluruh masyarakat Indonesia belum menggunakan sistem akuntansi. Transaksi keuangan yang terdiri dari pengeluaran dan pemasukan hampir tidak pernah dicatat. UKM Waroeng Cokelat dalam pencatatan keuangannya hanya mencatat transaksi pengeluarannya. Pencatatan transaksi penjualan tidak dilakukan oleh UKM, hanya mengumpulkan bon-bon penjualan. Selama ini laporan keuangan yang mereka buat sangat sederhana hanya berdasarkan jumlah produk yang terjual dan biaya yang mereka keluarkan. Tidak ada sistem akuntansi yang baku yang mereka terapkan. Akibat dari pencatatan yang mereka lakukan, pada saat mengajukan kredit ke suatu lembaga, UKM Waroeng Cokelat merasa kesulitan, sehingga laporan keuangan yang mereka susun tidak akurat. Contoh dari pencatatan pengeluaran UKM Waroeng Cokelat dapat dilihat pada Gambar 4. 1 September saldo xxxx Belanja coklat xxxx Bayar gaji xxxx xxxx xxxx Gambar 4. Contoh Catatan Pengeluaran UKM Waroeng Cokelat

4.3. Proses Pembentukan Model Sistem Akuntansi

Pembentukan model sistem akuntansi di UKM Waroeng Cokelat dibantu dengan Software Microsoft Excel. Tahapan-tahapan yang dilakukan adalah pengklasifikasian nomor dan nama akun serta saldo awal akun, pembuatan jurnal, pembuatan buku besar, pembuatan laporan keuangan neraca dan laporan laba rugi.

4.3.1. Klasifikasi Akun

Pengklasifikasian nomor dan nama akun di UKM Waroeng Cokelat dilihat dari kegiatan transaksi keuangan di UKM tersebut. Nama akun yang digunakan disesuaikan berdasarkan aktivitas transaksi keuangan yang sering dilakukan oleh UKM tersebut. Nomor dan nama akun digunakan dalam tahap-tahap selanjutnya. Nomor dan nama akun dapat dihapus dan ditambah jika diperlukan. Nomor akun dimulai dari angka 1 untuk kelompok harta, angka 2 untuk kelompok hutang, angka 3 untuk kelompok modal, angka 4 untuk kelompok pendapatan dan angka 5 untuk kelompok biaya. Nomor dan nama akun yang digunakan di UKM Waroeng Cokelat dapat dilihat pada Tabel 10. Tabel 10. Klasifikasi nomor dan nama akun di UKM Waroeng Cokelat NO AKUN NAMA AKUN 1-10 Aktiva Lancar 1-11 Kas 1-12 Rek Bank – Mandiri 1-13 Rek Bank – BNI 1-14 Perlengkapan 1-15 Persediaan Barang Dagangan 1-16 Persediaan bahan baku 1-17 Persediaan barang dalam proses 1-18 Biaya Promosi dibayar dimuka Lanjutan Tabel 10 NO AKUN NAMA AKUN 1-20 Aktiva Tetap 1-21 Peralatan Kantor 1-22 Akum. Peny. Peralatan kantor 1-23 Peralatan Produksi 1-24 Akum. Peny. Peralatan produksi 1-25 Tanah 1-26 Rumah 1-27 Akum. Peny. Rumah 1-28 Mesin 1-29 Akum. Peny. Mesin 1-30 Kendaraan 1-31 Akum. Peny. Kendaraan 2-10 Hutang Lancar 2-11 HutangToko 32 Toples 2-12 Hutang PT Adiaseda Amendalis Cokelat 2-13 Hutang Toko Rafila Keranjang 2-14 Hutang Bogor Kreatif 2-15 Hutang Investor 1 2-16 Hutang Investor 2 2-17 Hutang Investor 3 2-18 Hutang Investor 4 2-20 Hutang Jangka Panjang 2-21 Hutang BNI 2-22 Hutang Telkom 3-10 Ekuitas 3-11 Modal 3-20 Laba Periode Berjalan 4-10 Penjualan Barang Dagangan 5-10 Biaya-biaya 5-11 HPP Barang Dagangan 5-12 Gaji Karyawan 5-13 Biaya Promosi 5-14 Biaya Transportasi 5-15 Biaya Listrik 5-16 Biaya Telepon 5-17 Biaya Sewa Kendaraan 5-18 Perawatan Aktiva 5-19 Biaya Konsumsi 5-20 Biaya ATK 5-21 Biaya bunga 5-22 Biaya gas 5-23 Biaya Air 5-24 Biaya Lain-lain

4.3.2. Neraca Saldo Awal

Pada sheet neraca saldo awal, terdapat kolom nomor akun, nama akun dan saldo awal. Nomor dan nama akun merupakan hasil dari pengklasifikasikan yang telah dilakukan. Saldo awal yang dimaksud adalah saldo awal setiap akun yang berasal dari saldo akhir bulan sebelumnya ataupun hasil perhitungan transaksi yang telah dilakukan.

4.3.3. Jurnal Umum

Jurnal umum dibuat untuk menuliskan semua transaksi yang terjadi di UKM Waroeng Cokelat. Transaksi ini akan mempengaruhi dua atau lebih akun yang ada di bagian debet dan kredit. Pada jurnal ini terdapat beberapa komponen yang tersedia, antara lain: 1. Judul jurnal yang terdiri dari nama UKM dan tanggal periode jurnal tersebut. Nama UKM dan tanggal periode akan otomatis ada dan sesuai dengan sheet saldo awal akun. 2. Kolom komentar, berisikan keterangan bahwa catatan transaksi sudah seimbang atau belum antara sisi kredit dan debet. Komentar ini akan muncul secara otomatis, apabila jumlah sisi kredit dan debet seimbang maka yang akan muncul adalah komentar “PENCATATAN TRANSAKSI DITERIMA” dan apabila kedua sisi tidak seimbang maka yang akan muncul adalah komentar “SALDO TIDAK SEIMBANG, SILAHKAN CEK LAGI”. 3. Tanggal transaksi yang menginformasikan kapan transaksi yang dicatat terjadi. 4. Kolom keterangan merupakan kolom untuk mencatat kegiatan yang terjadi selama periode tertentu. 5. Kolom debet dan kredit terdapat tiga kolom yang sama yaitu kolom nomor akun, nama akun dan jumlah. Kolom nomor akun dipilih sesuai dengan transaksi yang terjadi mempengaruhi akun yang mana dan nama akun akan otomatis muncul jika nomor akun sudah dipilih. Ketika jumlah transaksi dimasukkan pada kolom jumlah di debet, maka secara otomatis kolom jumlah di sisi kredit pun akan memunculkan angka yang sama. 6. Sel jumlah total kredit yang akan sama dengan total debet.

4.3.4. Buku Besar

Buku besar dibuat untuk mempermudah melihat transaksi- transaksi secara rinci per akunnya. Buku besar ini datanya merujuk dari jurnal umum, sehingga data dalam buku besar ini tidak ditulis secara manual, karena sudah secara otomatis akan muncul. Bagian-bagian dari buku besar ini antara lain: 1. Judul buku besar yang terdiri dari nama UKM dan tanggal periode buku besar tersebut. Nama UKM dan tanggal periode akan otomatis ada dan sesuai dengan sheet saldo awal akun. 2. Nomor akun yang berfungsi sebagai tempat pilihan untuk melihat akun yang akan dilihat. 3. Nama akun yang otomatis akan keluar ketika kita memilih nomor akun 4. Saldo awal yang merupakan informasi awal dari sebuah akun yang diperoleh dari sheet saldo awal akun. 5. Saldo akhir berasal dari jumlah terakhir keseluruhan transaksi sebuah akun pada suatu periode. 6. Kolom tanggal transaksi yang merujuk pada tanggal transaksi di jurnal akan muncul sesuai dengan akun yang dipilih sebelumnya pada nomor akun. 7. Kolom uraian transaksi pun akan muncul secara otomatis ketika nomor akun dipilih 8. Kolom debet dan kredit merupakan kolom nilai transaksi yang dilakukan per transaksi yang merujuk pada jurnal. Debet atau kredit yang diisi sesuai dengan akun yang dipilih, pada saat transaksi terjadi akun tersebut berada pada posisi kredit atau debet. 9. Kolom saldo merupakan hasil penjumlahan dari saldo transaksi sebelumnya ditambah transaksi yang terjadi pada kolom debet dan dikurangi pada kolom kredit. 10. Total merupakan hasil pengurangan dari kolom debet dan kolom kredit.

4.3.5. Laporan Laba Rugi

Laporan keuangan lainnya adalah laporan keuangan laba rugi. Laporan ini menginformasikan laba atau rugi yang dihasilkan oleh perusahaan pada periode tertentu. Akun-akun yang terdapat dalam laporan laba rugi adalah akun pendapatan dan akun biaya. Pada laporan laba rugi ini terdapat unsur-unsur sebagai berikut: 1. Judul laporan laba rugi yang terdiri dari nama UKM dan tanggal periode laporan laba rugi tersebut. Nama UKM dan tanggal periode akan otomatis ada dan sesuai dengan sheet saldo awal akun. 2. Kolom keterangan yang memuat akun-akun yang terpengaruh di dalam laporan laba rugi. Akun-akun yang termasuk dalam laporan laba rugi adalah akun pendapatan dan akun biaya. 3. Terdapat kolom awal periode yang merupakan rujukan dari saldo awal akun. Untuk kolom periode berjalan dirujuk dari jurnal dan kolom akhir periode merupakan penjumlahan dari kolom akhir periode dan periode berjalan pada masing-masing akun. 4. Pada komponen pajak, jumlah nilainya diisi secara manual. Dari hasil perhitungan pada form ini, nilai pada akhir periode akan ditransfer pada form laporan laba rugi yang akan dipublikasikan pada pihak eksternal UKM Waroeng Cokelat. Unsur-unsur yang terdapat pada form ini sama dengan form sebelumnya, hanya kolom awal periode dan periode berjalannya tidak ada. Dan pada kolom akhir periode diganti dengan kolom nilai.

4.3.6. Neraca

Neraca merupakan salah satu jenis dari laporan keuangan. Fungsi dari neraca ini adalah memberikan informasi tentang aktiva dan pasiva yang dimiliki oleh suatu perusahaan pada periode tertentu. Aktiva sendiri terdiri dari harta dan pasiva terdiri dari hutang serta modal. Akun-akun yang terlibat dalam neraca merupakan akun harta dengan nomor akun 1, akun hutang dengan nomor akun 2 dan modal dengan nomor akun 3. Proses pembuatan neraca yang dibuat dalam penelitian ini berbentuk account. Ada dua kelompok besar yaitu kelompok pasiva pada sisi kanan dan kelompok aktiva pada sisi kiri dan kedua sisi ini harus sama total akhirnya pada awal periode dan akhir periode. Unsur-unsur yang terdapat pada neraca yang dibuat adalah sebagai berikut: 1. Judul neraca yang terdiri dari nama UKM dan tanggal periode neraca tersebut. Nama UKM dan tanggal periode akan otomatis ada dan sesuai dengan sheet saldo awal akun. 2. Sisi kiri atau sisi aktiva terdiri dari aktiva lancar dan aktiva tetap. Akun-akun yang terdapat pada aktiva lancar ditandai dengan nomor akun 1-1 seperti akun kas, akun bank BNI dan lainnya. Sedangkan untuk aktiva tetap ditandai dengan nomor akun 1-2 seperti tanah, kendaraan dan lainnya. 3. Sisi kanan atau sisi pasiva terdiri dari kelompok hutang yang merupakan akun-akun yang berangka nomor 2 serta kelompok ekuitas atau modal dengan nomor akun 3. 4. Pada setiap sisi terdapat kolom awal periode yang merupakan rujukan dari saldo awal akun. Untuk kolom periode berjalan dirujuk dari jurnal dan kolom akhir periode merupakan penjumlahan dari kolom akhir periode dan periode berjalan pada masing-masing akun. 5. Untuk nilai laba periode berjalan pada kolom periode berjalan diperoleh dari laporan laba rugi pada periode yang sama. Nilai pada kolom akhir periode pada form neraca ini, akan ditransfer pada form neraca yang akan digunakan untuk laporan keuangan ke pihak eksternal UKM Waroeng Cokelat. Form neraca ini terdiri dari: 1. Judul neraca yang terdiri dari nama UKM dan tanggal periode neraca tersebut. Nama UKM dan tanggal periode akan otomatis ada. 2. Nomor dan nama akun ditulis secara manual dan disesuaikan dengan form neraca pada sheet sebelumnya. 3. Saldo pada form ini akan otomatis muncul dan sesuai dengan nilai akhir periode pada form neraca pada sheet sebelumnya. Ada beberapa bagian sistem akuntansi yang tidak dibuat seperti laporan arus kas, pengelolaan persediaan dan harga pokok. Hal ini dikarenakan pihak UKM Waroeng Cokelat tidak membutuhkannya. Dikarenakan pihak UKM masih dalam tahap pembelajaran menggunakan Microsoft Excel, sehingga sistem yang dibuat terbatas. Pihak UKM menginginkan suatu penelitian tersendiri untuk sistem pengelolaan persediaan. Hal ini dikarenakan UKM Waroeng Cokelat memproduksi banyak jenis produk, sehingga untuk bahan bakunya pun banyak jenisnya, sehingga diperlukan penelitiaan tersendiri untuk pengelolaan persediaan.

4.4. Siklus Kerja Model Sistem Akuntansi

Siklus kerja atau urutan kerja sistem akuntansi yang dibuat pada penelitian ini berdasarkan siklus akuntansi pada umumnya. Sebagian besar sistem telah terintegrasi satu sama lainnya, sehingga tidak semua dikerjakan secara manual. Penggunaan sistem ini dimulai dari mulai pengisian saldo awal masing-masing akun pada sheet saldo awal akun. Pengisian saldo awal dilakukan secara manual dan wajib dilakukan karena sheet ini sangat penting bagi buku besar, neraca dan laporan laba rugi. Selanjutnya hal yang dilakukan adalah pencatatan semua transaksi pada jurnal umum. Pada jurnal umum yang dilakukan secara manual adalah pengisian tanggal transaksi, keterangan transaksi, jumlah transaksi dan pemilihan akun yang terpengaruh pada debet dan kredit. Selain itu kolom yang telah diisi secara manual, maka kolom yang lain akan secara otomatis terisi. Setelah semua transaksi diisi pada jurnal umum, dalam buku besar semua akan terisi secara otomatis. Pengguna sistem hanya memilih nomor akun yang akan dilihat, maka semua kolom yang ada akan terisi secara otomatis. Data yang ada pada buku besar merujuk pada jurnal umum. Selain buku besar yang secara otomatis memunculkan data, laporan keuangan neraca dan laporan laba rugi sudah otomatis terbentuk dan nilai- nilainya akan secara otomatis pun muncul. Hanya saja neraca dan laporan laba rugi untuk nama-nama akunnya diisi secara manual, sehingga form neraca dan laporan laba rugi dari awal sudah disediakan. Urutan kerja sistem akuntansi yang dibuat dapat dilihat pada Gambar 5. Gambar 5. Urutan Sistem Akuntansi Tahapan penggunaan sistem akuntansi yang telah terbentuk adalah sebagai berikut: 1. Tulis nama perusahaan dan tanggal periode laporan yang ingin dibuat pada bagian judul di saldo awal akun. 2. Klasifikasikan akun-akun yang sering terjadi pada suatu perusahaan dan berikan nomornya sesuai peraturan akuntansi secara umum, letakkan pada saldo awal akun. 3. Klasifikasikan akun-akun yang ada ke dalam neraca dan laporan laba rugi sesuai dengan akuntansi secara umum. 4. Tuliskan saldo akhir akhir periode sebelumnya atau saldo awal periode yang akan dibuat pada saldo awal akun. Saldo Awal Akun Jurnal Umum Buku Besar Laporan Laba Rugi Neraca 5. Tuliskan transaksi-transaksi yang terjadi pada periode yang akan dibuat pada jurnal umum dan pilihlah akun-akun yang terpengaruh oleh transaksi tersebut pada kolom debet dan kredit serta tuliskan jumlah transaksinya pada kolom jumlah di kolom debet. 6. Jika pada periode berjalan ada pajak yang dibayarkan, maka tuliskan di laporan laba rugi. 7. Selanjutnya informasi sudah dapat dilihat dimasing-masing bagian sistem sesuai dengan informasi yang dibutuhkan.

4.5. Penerapan Sistem Akuntansi