Sepuluh langkah metode CREW

38

2.2.2 Sepuluh langkah metode CREW

Menurut Belinda Boon 1995: 13-17 ada 10 langkah-langkah penyiangan yaitu : 1. Step One: make weeding a part of policy. 2. Step Two: Gather usage statistics of your librarys collection. 3. Step Three : Build weeding into the years work calendar. 4. Step Four: Gather the following materials on a book truck at the shelves to be analyzed. 5. Step Five: For weeding, study the subject areas in your collection as a whole, then examine each item in turn. 6. Step Six: Check the librarys holdings. At the same time you weed, you may choose to take inventory. 7. Step Seven: Check the pulled books against the standard indexes the library holds. 8. Step Eight: Treat the books according to their statue, Bindery, mending, discard, replacement dan recycling. 9. Step Nine : Replacement checking and ordering. Order replacements at the conclusion of weeding a major classification. 10. Step Ten : Set up displays for low circulating, high quality books that would benefit from better exposure. Dari langkah-langkah penyiangan diatas dapat di uraikan bahwa penyiangan harus menjadi bagian dari kebijakan agar dapat menentukan tindakan dan keputusan yang akan dilakukan. Kebijakan juga membantu staff berhadapan dengan isu-isu yang akan timbul selama melakukan kegiatan penyiangan, kebijakan sebaiknya dibicarakan dan ditetapkan dahulu. Mengumpulkan catatan statistik sirkulasi memungkinkan pustakawan untuk menganalisis koleksi dengan penggunaan terbesar dan yang paling membutuhkan, hal ini sangat membantu ketika akan menetapkan anggaran, atau mencari dana hibah. Buku-buku tentang kesehatan dan kebugaran beredar rata- rata empat kali per tahun, sehingga perlu untuk memperbarui dan mengganti judul lebih sering dari yang dilakukan pada area lain dengan bahan yang hanya beredar rata-rata setahun sekali. Dengan membuat penyiangan kedalam agenda kerja dapat menetapkan prioritas daerah-daerah tertentu dari koleksi yang paling membutuhkan penyiangan atau yang akan dimasukkan ke dalam database terutama jika ingin Universitas Sumatera Utara 39 mengantisipasi mengotomatisasi atau memasuki koleksi ke dalam database komputer koleks dan mengatur jadwal waktu Koleksi yang akan di siangi juga hal lainnya dikumpulkan dan di kelompokkan seperti laci sesuai dari rak daftar katalog atau cetakan komputer dari yang bagian yang dipertimbangkan, seberkas slip daftar kategori berbagai pembuangan lihat contoh berikut Contoh -2.1 Slip disposal koleksi perpustakaan Slip disposal koleksi perpustakaan Bindery Buang MemperbaikiPreserve Pesan dijual Promosi PenggantianEdisiBaru Donasi untuk ---------------------------------------------------------- Perdagangan dengan ----------------------------------------------- Periksa database untu ke lokasi lain dari judul ini Lokasi lain dari judul ini:----------------------------------------------------------- Penggantian judul: ________________________________________ Sumber : The CREW METHOD: Expanded Guidelines for Collection Evaluation and Weeding for Small and Medium – Size Public Libraries, 1995, page 14. Sebelum penyiangan pelajari lebih dahulu subjek area dan kemudian periksa setiap item secara bergiliran, memeriksa kondisi fisik, tanggal sirkulasi, tanggal hak cipta, dan kesesuaian dengan koleksi, gunakan tabel pedoman panduan tetapi anda juga bebas untuk mengubah formula sesuai dengan kebutuhan, khususnya dengan menggunakan pengalaman dan pengetahuan pengguna juga kebutuhan mereka. Periksa kepemilikan perpustakaan, basis data terpusat yang dimilki perpustakaan dan alat bantu bibliografi. Untuk mempertimbangkan material yang akan disiangi, dan untuk lokasi alternatif judul marjinal. Tempatkan slip dalam buku-buku yang memerlukan perawatan atau yang akan disingkirkan menandai kategori penanganan yang diperlukan, dan reshelve buku-buku yang baik-baik saja. Jika anda menghentikan pekerjaan sementara, tandai titik perhentian dengan penanda rak dan menandai kartu katalog atau entri pada hasil cetakan. Dengan double check perhatikan nomor panggilan dari buku terakhir di kertas, juga dimungkinkan untuk membuat catatan ketika akan membuat tampilan lanjutan, daftar buku, atau menyiapkan indeks lokal. Universitas Sumatera Utara 40 Ketika penyiangan pustakawan harus memeriksa buku yang akan disiangi, buat tanda check dengan pensil warna pada sisi belakang halaman judul atau pada bagian yang tidak akan dilihat atau dihapus oleh pengguna. Seperti sudut kanan atas halaman judul, membuat tanda yang sesuai pada kartu daftar rak atau pada cetakan untuk buku di sampingan aksesi atau nomor barcode untuk copyan buku tersebut, hal ini hanya berlaku pada buku yang ada secara fisik pada saat penyiangan, kecuali jika sistem sirkulasi mampu membuat cetakan dari item yang dipinjam. Jika tidak yakin untuk menyingkirkan buku atau mengganti yang sudah lusuh, periksa indeks standard perpustakaan proses ini akan mengingatkan item yang mungkin banyak digunakan oleh pustakawan referensi, jika perpustakaan memiliki kertas indeks maka akan sangat membantu mengarahkan pengguna dan staf menemukan buku yang dipertimbangkan untuk disingkirkan tersebut. Isi status buku sesuai dengan status buku seperti contoh di bawah yaitu: 1. Bindery: Siapkan form penjilidan untuk buku yang membutuhkan penjilidan dan menyimpannya untuk penjilidan 2. Mending: Lakukan pembenahan yang diperlukan atau menempatkan buku yang disisihkan untuk diperbaiki petugas atau sukarelawan 3. Discard: Proses membuang dengan menghapus atau menandai melalui semua tanda identifikasi perpustakaan, menarik dari daftar rak dan kartu katalog untuk yang salinan terakhir, menghapus informasi duplikat buku dari database, dan mencoret aksesi nomor atau barcode pada daftar rak untuk duplikat buku merobek saku buku, kartu buku dan barcode, stempel istilah yang tepat misalnya, membuang, ditarik, pinjaman permanen pada bagian dalam depan dan belakang, menempatkan buku yang akan dibuang untuk dijual dan menyimpannya untuk dijual pada pameran buku tahunan atau disumbangkan pada perpustakaan lain. atau jika disumbangkan untuk perpustakaan lain tempatkan semua kartu katalog dibagian depan buku, sehingga perpustakaan penerima akan langsung menempatkannya dibagian sirkulasi jika disertai kartu katalog, ingat Universitas Sumatera Utara 41 untuk menghapus barcode atau tanda identifikasi sebelum membuang atau memberikan pada perpustakaan lain. 4. Replacement : Tempatkan disamping untuk pertimbangan yang cermat pada setiap buku yang membutuhkan pengganti dengan salinan baru, edisi baru, atau judul yang lebih baik pada subjek yang sama. 5. Recyling : Perpustakaan sudah menjadwalkan untuk melakukan daur ulang. Untuk surat kabar, majalah, dan bahan daur ulang lainnya misalnya, potongan laminating film, kertas konstruksi, jika jumlah daur ulang jauh lebih besardari biasanya, beritahu bagian pelayanan sehingga mereka dapat menyiapkan ruang yang lebih besar untuk mengangkutnya, perintahkan relawan untuk membantu membuka sampul buku,sampul plastik dan sebagainya. Sebelum penyiangan perlu memeriksa checklist penyeleksian dan pemesanan buku pengganti serta membandingkan dengan buku-buku yang akan disiangi dan disisihkan untuk buku pengganti dengan judul edisi baru dari koleksi bibliografi dan indeks untuk judul baru. Jika koleksi perpustakaan tidak memiliki judul yang direkomendasikan pada area spesifik, pertimbangkan untuk menggunakan bibliografi koleksi untuk mencari judul yang sesuai dengan yang direkomendasikan, kecuali ada permintaan untuk mata pelajaran tertentu, standar koleksi bibliografi, daftar yang direkomendasikan, indeks, database dan daftar bacaan lainnya. Perlu mengatur tampilan rak dengan buku yang memiliki informasi berkualitas tinggi dan relevan dengan permasalahan dan kepentingan pengguna saat ini harus lebih mudah dicari, memberikan tampilan yang aktraktif dan menarik. Jika buku tidak diminati masukkan ke bagian buku yang akan di tukar dengan perpustakaan lain atau untuk di sumbangkan, jika dilakukan secara rutin setiap hari, atau bahkan setiap minggu, tinjauan koleksi ini akan memperdalam pengetahuan pustakawan tentang milik perpustakaan, memberi sumber referensi yang mungkin, mempersiapkan pustakawan untuk pemilihan informasi material baru atas dasar penggunaan aktual dan nyata dari kekuatan dan kelemahan koleksi. Universitas Sumatera Utara 42 Berdasarkan uraian diatas dapat dikatakan bahwa langkah-langkah dalam penyiangan, adalah langkah-langkah yang membantu dan memudahkan pustakawan dalam melakukan penyiangan. Seperti mengumpulkan statistik penggunaan koleksi perpustakaan, catatan sirkulasi statistik memungkinkan pustakawan untuk menganalisis dokumen dibidang penggunaan terbesar dan yang paling membutuhkan. Membuat penyiangan ke dalam agenda kalender kerja tahunan, mengumpulkan bahan pustakal yang akan disingkirkan pada sebuah troli buku dirak-rak yang akan dianalisis dan sebagainya. Universitas Sumatera Utara 10

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Penyiangan bahan pustaka atau weeding yaitu upaya mengeluarkan koleksi dari susunan rak karena tidak diminati, terlalu banyak eksemplarnya, telah ada edisi terbaru maupun koleksi itu tidak relevan. Proses penyiangan bahan pustaka perpustakaan bertujuan untuk memelihara ke-up-date-an, keaktifan dan manfaat koleksi tersebut yang merupakan refleksi dari sasaran dan tujuan perpustakaan. Solusi dari bahan pustaka yang disiangi yaitu dengan cara menjualnya, pertukaran antar perpustakaan, atau memberikan hadiah kepada yang membutuhkannya. Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi, kebutuhan pengguna yang meningkat dan berubah dari waktu ke waktu, serta pengembangan koleksi perpustakaan yang dilakukan secara terus menerus, menyebabkan makin bertambah banyaknya koleksi yang ada di perpustakaan. Sebagian koleksi pustaka akan berkurang manfaatnya, misalnya karena ada perkembangan baru sehingga diperlukan edisi mutakhir. Prosedur penyiangan dan pelestarian bahan pustaka, suatu perpustakaan berkaitan dengan perencanaan. Serta kegiatan mengurangi bahan pustaka harus ditunjuk seseeorang, bagian atau pihak tertentu yang bertanggung jawab atas program penyiangan dan pelestarian ini, yang dapat bekerja sama dengan berbagai pihak, termasuk di dalamnya pihak administrasi perpustakaan, dan pihak atasan dari instansi induk setempat. Koleksi perpustakaan secara berkala perlu disiangi, agar bahan pustaka yang sudah tidak sesuai lagi dapat diganti dengan bahan pustaka yang baru. Pemilihan bahan pustaka yang dikeluarkan dari koleksi, sebaiknya dilakukan oleh petugas perpustakaan. Kemudian dipisahkan, dipindahkan, dihibahkan atau dimusnahkan, keputusan tersebut berdasarkan pertimbangan kemuktakhiran, kesesuaian, dan kondisi fisik dokumen. Masalah lain adalah semakin terbatasnya ruangan tempat menyimpan koleksi perpustakaan dan makin tingginya biaya pemeliharaan, sehingga perlu mengurangi buku-buku yang benar-benar sudah Universitas Sumatera Utara