lain yang berlangsung atau yang terjadi dalam kantor. Komunikasi kantor dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu :
1. Tata hubungan administrasi disebut juga tata hubungan fungsi, yakni fungsi
setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atau sebagai manajer. Jadi tata hubungan administrasi adalah tata hubungan
yang dilakukan oleh setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atau sebagai manajer dengan para bawahan atau para
pelaksananya yang mengandung unsur perintah. 2.
Hubungan tata usaha adalah hubungan yang terjadi atau yang berlangsung antara satuan organisasi dalam suatu organisasi yng tidak mengandung unsur
perintah. Hubungan ini hanya bersifat pengiriman informasi dalam rangka pelaksanaan pekerjaan kantor. Pengiriman informasi ini dapat dilakukan
melalui surat-surat atau warkat salinan, tembusan, kutipan atau dapat juga melalui telepon.
C. Etika Komunikasi Kantor
Etika komunikasi kantor merupakan suatu rangkuman istilah yang mempunyai pengertian tersendiri atau etika komunikasi kantor, adalah normaukuran yang berlaku
dalam proses penyampaian keterangan yang berlangsung dalam kantor. Pada dasarnya komunikasi kantor dapat berlangsung secara lisan maupun
tertulis. Secara lisan dapat terjadi secara langsung tatap muka tanpa perantara. Secara tidak langsung berarti melalui suatu perantara telepon. Secara tertulis
misalnya dengan memepergunakan surat. Komunikasi kantor merupakan hubungan antara pegawai dengan pegawai
lainnya. Dalam hal ini perlu diperhatikan agar dalam mengadakan hubungan itu
Universitas Sumatera Utara
jangan sampai mempunyai dampak negatif terhadap pegawai lainnya. Jadi, dalam hal ini etika memegang peranan penting. Etika merupakan syarat mutlak dalam hubungan
antar pegawai. Oleh karena itu, setiap pegawai kantor dalam menjalankan tata hubungan kantor harus mempunyai :
1. Kesusilaan atau budi pekerti yang baik
2. Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya
Etika menjadi dasar atau pedoman bagi pegawai dalam berhubungan atau dalam berkomunikasi dalam kantor tersebut.
D. Arti Pentingnya Etika Komunikasi Dalam Suatu Kantor
Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan kantor memiliki hakikat kantor sebagai kumpulan orang yang bersama-sama
menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan. Kantor merupakan pusat pengolahan keterangan, tempat para pegawai menyelesaikan pekerjaan
administrasi atau tata usaha. Seseorang manajer kantor harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan
semua pegawai kantor baik secara horizontal maupun secara vertikal atau secara diagonal. Komunikasi yang efektif akan menciptakan iklim kerja kantor yang sehat
dan terbuka. Hal ini sangat penting guna meningkatkan kreatifitas dan dedikasi para pegawai kantor.
Etika komunikasi sangat penting dalam rangka meningkatkan kelancaran kantor. Pentingnya komunikasi kantor dapat dilihat dalam hal-hal berikut :
1. Menimbulkan rasa kesetiakawanan dan loyalitas antara :
a. Para bawahan dengan atasan pimpinan
b. Bawahan dengan bawahan
Universitas Sumatera Utara
c. Atasan dengan atasan
d. Pegawai kantor dengan instansi yang bersangkutan
2. Meningkatkan semangat bekerja para pegawai.
3. Meningkatkan moral dan disiplin yang tinggi para pegawai.
4. Dengan menerapkan etika komunikasi semua jajaran pimpinan dapat
mengetahui keadaan bidang yang menjadi tugasnya, sehingga akan berlangsung pengendalian operasional yang efisien.
5. Meningkatkan rasa tanggung jawab terhadap semua pegawai.
6. Meningkatkan kerja sama team work di antara para pegawai.
7. Menimbulkan adanya saling pengertian di antara para pegawai dan saling
menghargai dalam melaksanakan tugasnya masing-masing. 8.
Etika komunikasi adalah suatu cara untuk manusia kearah cara berfikir kreatif. 9.
Dengan etika komunikasi semua pegawai dapat mengetahui kebijaksanaan, peraturan-peraturan, ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan oleh pimpinan.
10. Dengan adanya etika komunikasi kantor,maka antar pegawai yang satu dengan
yang lainnya akan saling menghargai. 11.
Etika komunikasi penting bagi keputusan. Jika tidak dapat dikomunikasikan keputusan tersebut dengan baik kepada pejabat lain, keputusan seorang
pemimpin tidak mempunyai nilai. Tanpa komunikasi yang baik maka keputusan tidak dapat disetujui dengan baik.
E. Pelaksanaan Etika Komunikasi dan Informasi Pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Pelaksanaan etika komunikasi pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dicapai melalui tahapan berikut :
Universitas Sumatera Utara
a. Kejelasan
Pihak komunikator atau para pegawai harus mampu menuangkan isi hatinya, apa yang menjadi maksud tujuannya, yaitu dengan menuangkan dalam bentuk
berita, dengan cara mempergunakan kata-kata yang sedemikian rupa sehingga jelas dan mudah dimengerti oleh pihak yang menerima.
Dalam penyampaian berita hendaknya dipergunakan bahasa yang baik dan benar, mudah dan cepat dimengerti, yaitu :
1. Pergunakanlah kalimat yang pendek, singkat dan jelas.
2. Pergunakanlah kata-kata atau istilah yang mudah dimengerti, yang
sudah dikenal oleh umum. 3.
Jangan mempergunakan kata-kata kiasan. 4.
Sesuaikan dengan kemampuan pihak penerima berita.
b. Konsekuensi dan Keseimbangan
Keterangan-keterangan yang disampaikan jangan sampai bertentangan satu dengan lainnya, atau berbeda dengan keterangan informasi yang telah dikirim.
Apabila terpaksa terjadi demikian, harus ada penegasan pencabutan, bahwa informasi yang terdahulu salah. Pemberian informasi juga harus sesuai dengan
kenyataan. c.
Keseragaman Pergunakanlah istilah, pengertian kode tertentu untuk menghindari terjadinya
kesalahpahaman dan kesimpangsiuran. d.
Tata bahasa yang tepat Pergunakanlah tata bahasa yang benar dan tepat guna.
Universitas Sumatera Utara
e. Siapa lawan bicara kita
Ingat dengan siapa kita mengadakan pembicaraan, sampai dimana tingkat kemampuan atau pendidikannya sehingga kita dapat menyesuaikan diri.
f. Lambang atau kode
Pergunakanlah lambang atau kode, gerak-gerik yang dapat memperjelas apa yang kita ucapkan.
Dalam penerapan etika komunikasi tersebut pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga menerapkan bagaimana sistem
penyampaian informasi yang baik dan benar dengan melalui berbagai prosedur antara lain :
1. Dimulai dengan penetapan gagasan atau ide-ide yang dilakukan oleh pihak
pengirim berita. 2.
Pengiriman informasi dan gagasan yang merupakan message yang telah disusun dalam bentuk simbol, sandi, kode-kode, dengan melalui saluran media
komunikasi baik secara lisan maupun tertulis, vertikal maupun horizontal, formal maupun informal.
3. Penerimaan berita oleh pihak penerima berita komunikan. Pihak komunikan
kemudian mengadakan interprestasi decoding terhadap berita yang diterima, yang dilanjutkan dengan suatu tindakan atau respon.
Perlu diketahui, bahwa untuk memperoleh pengertian yang sama terhadap berita yang dikirim, maka antara komunikator dengan pihak komunikan harus
mempunyai pengalaman yang sama, artinya harus mempunyai tafsiran yang sama terhadap berita tersebut. Apabila setiap pesan dan berita yang dikirim oleh pihak
komunikator mendapat respon dari pihak penerima berita, maka dikatakan komunikasi berlangsung secara efektif.
Universitas Sumatera Utara
Pelaksanaan etika pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi sudah diterapkan, tetapi belum semaksimal mungkin dijalankan. Contohnya, di dalam cara
berbicara terkadang cara berbicara yang dipakai dalam ruangan kurang efektif, sehingga sering menimbulkan salah paham antar pegawai dengan pegawai ataupun
pegawai dengan atasan.
F. Prinsip-Prinsip Yang Mempengaruhi Kelancaran Dalam Penerapan Etika Komunikasi dan Informasi
