Prosedur Pencatatan Dan Pengawasan Internal Piutang Pada PT. Mopoli Raya Medan

(1)

JUDUL SKRIPSI

PROSEDUR PENCATATAN DAN PENGAWASAN INTERNAL

PIUTANG PADA PT. MOPOLI RAYA MEDAN

DISUSUN OLEH

NAMA : EKO SUPOMO NIM : 050522063 JURUSAN : AKUNTANSI PROGRAM STUDI : S-1 Extention

FAKULTAS EKONOMI

(2)

PERNYATAAN

Saya menyatakan bahwasanya saya mengerjakan skripsi ini benar-benar hasil dari penelitian saya sendiri tanpa menjiplak hasil karya orang lain.Dan saya juga menyatakan bahwasanya saya memperoleh data dari observasi langsung ke objek penelitian dan dilengkapin dengan menggunakan teori-teori yang ada didalam literature yang ada di perpustakaan Apabila dikemudian hari ada masalah dalam skripsi saya ini,maka saya akan dapat mempertanggungjawabkannya.

Saya menyadari bahwasanya banyak sekali kekurangan didalam skripsi saya ini,dan sini mengharapkan kepada bapak dosen dapat memberikan masukan kepada skripsi saya ini.

Demikian pernyataan ini saya buat,saya harapkan skripsi saya ini dapat berguna bagi saya dan bagi orang banyak.

Penulis

Eko Supomo 050522063

(3)

ABSTRAK

Penelitian ini membahas tentang “Prosedur Pencatatan dan pengawasan Internal Piutang pada PT. Mopoli Raya Medan,yang disesuaikan dengan teori yang berlaku umum.

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana bentuk prosedur pencatatan piutang,bentuk otorisasi yang diambil dari setiap lini bidang yang menyangkut dengan piutang Perusahaan dan bentuk pengawasan internal Piutangnya. Apakah telah sesuai dengan teori yang berlaku umum dan bagaimana metode yang dibuat perusahaan dalam menekan tingkat resiko piutang yang tak tertagih.

Penelitian ini berbentuk Deskriftif,dimana data primer dan data sekunder yang dikumpulkan penulis dengan teknik observasi,wawancara,dan dokuementasi serta analisa secara deskriftif yaitu dengan mengumpulkan dan menafsirkan data yang sesuai dengan prosedur yang dilakukan perusahaan.

Hasil dari penelitian yang diperoleh dari proses penelitian penulis pada PT. Mopoli Raya adalah Bentuk pencatatan telah sesuai dengan teori yang berlaku umum.Sedangkan dalam bentuk Otorisasi penugasan ,tidak adanya pemisahan penugasan antara fungsi pemasaran dan fungsi penagihan.

Key word : Perbandingan Alur Flowchart Prosedur Pencatatan Piutang dari Tori Akuntansi dengan Alur Flowchart Perusahaan.Dan Metode Internal pengawasan Internal

(4)

ABSTRACH

This research is about compare beatwen write Proedur and Internal Control account receivable at company and fix teoritys.

The Objective of this Research how to know size read procedure and internal control account receivable especially size about make a decision from leader whit otorisation,which has perfect with famous teoritis accountant.

This Research is Descriptif where primary and secondary collected by writer whit observation technique,interview and documentation analized descriptifly this collecting interpriting data as according to occurene which in fact. Result of obtained research of process researh is procedure writer account receivable and internal control at PT.Mopoli Raya is that there is no depent function whit market function and collect function.

Key word : Compare Flowchart between teory and at company,Teory about procedure account receivable and Internal Control receivable methode.

(5)

KATA PENGANTAR

Segala puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT karena atas limpahan rahmat-Nya,dankesehatan yang diberikan didalam kehidupanku.Sholawat beriring salam keharibaan junjungan Nabi Muhammad SAW,mudah-mudahan mendapat saffaatnya di ayaumil makhsar Kelak Amin ya Robbal Alamin.

Skripsi ini berjudul “Prosedur Pencatatan dan Pengawasan Internal Piutang pada PT. Mopoli Raya Medan”. Dan disusun bertujuan guna memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Fakultas Ekonomi pada Fakultas Ekonomi Departemen Akuntansi Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyampaikan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada pihak yang telah memberikan bimbingan,dorongan semangat,nasehat dan bantuan selama proses penyusunan skripsi ini,terutama kepada :

1. Bapak Drs.Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec,selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar,M.Si,Ak,selaku Ketua Departemen Akuntansi S-1 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dra. Mutia Ismail,MM,Ak selaku sekretaris Departemen Akuntansi S-1 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

4. Bapak Drs.Rustam,M.Si,Ak,selaku dosen pembimbing yang telah banyak membantu dan memberikan bimbingan kepada penulis dalam proses penyusunan skripi ini.

(6)

5. Bapak Drs.Firman Syarief,M.Si,Ak dan Bapak Iskandar Muda,SE,M.Si,Ak selaku dosen penguji/pembanding I dan dosen penguji/pembanding II yang telah banyak memberikann masukan dan arahan demi kesempurnaan skripsi ini.

6. Kedua orang tua yang kucinta dan kusayangi Sumadi dan Supryati yang dengan penuh kasih sayang tulus dalam membesarkan,mendidik,merawat dan membimbing penulis.

7. Kedua adikku yang kusayangi Dwi Prayoga,ST dan Try Sulisdiono serta orang special dalam hidupku Qiky Lestari yang telah memberikan dukungan dan motivasi bagi penulis.

Saya tahu penulisan skripsi ini,banyak didapatkan kelemahan dan kekurangan,jadi disini saya mohon kepada Bapak-bapak dosen dapat memahminya dan memakluminya.

Demikialah kata pengatar ini saya buat,dengan harapan skripsi saya dapat bermamfaat bagi banyak orang.

Hormat Saya, Penulis

(Eko Supomo) 05052206

(7)

DAFTAR ISI

PERNYATAAN……….i

KATA PENGANTAR………..ii

ABSTRAK……….iv

ABSTRACT……….……….v

DAFTAR ISI……….vi

DAFTAR LAMPIRAN……….x

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang………..1

B. Rumusan Masalah………..….……….3

C. Tujuan dan Mamfaat Penelitian………3

D. Metode Penelitian……….4

E. Sumber Data………..6

F. Teknik Pengumpulan Data………6

G. Metode Analisa Data……….6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Piutang 1. Pengertian Piutang………...8

2. Penggolongan Piutang……….9

B. Prosedur Penjualan Kredit………..………..11

(8)

3. Alur Flowchart Prosedur Penjualan Kredit………20

C. Sistem Prosedur dan Pencatatan Piutang………….………….30

1. Metode Konvensional……….…………31

2. Metode Posting Langsung………..32

3. Metode Pencatatan tanpa Buku Pembantu……….35

4. Metode Piutang menggunakan Komputer……….36

D. Prosedur Penagihan Piutang…..………..38

E. Pengawasan Internal………40

BAB III HASIL PENELITIAN A. Sejarah Perusahaan………..42

B. Struktur Organisasi………..43

C. Piutang yang terdapat Di Perusahaan………..51

D. Proses Terjadinya Piutang………...52

E. Prosedur Pencatatan Piutang di Perusahaan………53

F. Penyisihan Dan Penghapusan Piutang……….55

G. Prosedur Penagihan Piutang………56

BAB IV ANALISA DATA A. Analisa Struktur Organisasi………..…………....60

B. Anaisa Prosedur penctatan Piutang………..61

C. Penyisihan dan Penghapusan Piutang………..62

D. Prosedur Penagihan Piutang………...……….….62

(9)

ABSTRAK

Penelitian ini membahas tentang “Prosedur Pencatatan dan pengawasan Internal Piutang pada PT. Mopoli Raya Medan,yang disesuaikan dengan teori yang berlaku umum.

Key word : Perbandingan Alur Flowchart Prosedur Pencatatan Piutang dari Tori Akuntansi dengan Alur Flowchart Perusahaan.Dan Metode Internal pengawasan Internal

(10)

ABSTRACH

This research is about compare beatwen write Proedur and Internal Control account receivable at company and fix teoritys.

Key word : Compare Flowchart between teory and at company,Teory about procedure account receivable and Internal Control receivable methode.

(11)

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Tujuan Perusahaan adalah untuk mencapai tingkat pertumbuhan yang sehat dalam memperoleh laba yang maksimal untuk kelangsungan hidup yang berkesinambungan dalam perkembangannya. Dalam rangka mencapai tujuan tersebut, perusahaan melakukan aktivitas penjualan dan hasilnya akan digunakan untuk kegiatan operational perusahaan.

Persaingan dalam dunia bisnis saat ini menjadikan kebijakan perusahaan melakukan penjualan kredit sebagai andalan dalam menarik pelanggan. Penjualan yang dilakukan dengan kredit akan menimbulkan piutang dan aktivitasnya lebih kompleks jika dibandingkan dengan penjualan tunai. Oleh karena itu, sebelum memberikan kredit,calon pelanggan harus diteliti terlebih dahulu apakah layak diberikan kredit atau tidak.

Dalam proses mencairkan piutang untuk menjadi kas perusahaan, diperlukannya system yang memadai sehingga diharapkan semua piutang dapat tertagih. Jika jumlah piutang tak tertagih perusahaan cukup besar,maka hal ini akan mengurangi bentuk piutang yang terealisasi dan akan tentu dapat merugikan perusahaan.

Timbulnya piutang bagi perusahaan akan membawa konsekuensi perlunya penanganan yang serius dimana diperlukan prosedur pencatatan piutang yang baik

(12)

dan perencanaan pengawasan yang memadai dan efektif, maka kemungkinan besar piutang tersebut dapat terlunasi sesuai dengan tanggal jatuh temponya. Keadaan ini akan akan meningkatkan keuntungan perusahaan dan akan membatu modal kerja perusahaan dalam menjalankan operasi perusahaan.

Menurut prinsip akuntansi, piutang tak tertagih akan dibebankan menjadi biaya operasi. Apabila biaya operasi semakin meningkat maka laba perusahaan akan menurun. Dalam laporan keuangan, piutang merupakan pos dari aktiva lancar yang dapat dijadikan sebagai investasi perusahaan. Jika jumlah piutang tak tertagih perusahaan cukup besar maka hal ini akan mengurangi jumlah piutang terealisasi sehingga membuat investasi perusahaan akan berkurang menyebabkan kerugian bagi perusahaan.

Prosedur adalah rangkaian kegiatan administrasi yang biasa melibatkan beberapa orang untuk mencapai keseragaman tindakan dalam melakukan transaksi-transaksi yang sering terjadi. Pengawasan adalah segala sesuatu yang termasuk dalam aktivitas perusahaan yang mana aktivitasnya mengontrol atau mengendalikan kegiatan yang sedang berlangsung. Apakah pelaksanaan kegiatan perusahaan sesuai dengan perencanaannya dan apakah telah dilaksanakannya pengamanan terhadap asset usaha perusahaan.

Penyebab utama timbulnya piutang tak tertagih pada perusahaan belum dapat disimpulkan penulis dengan jelas apakah karena kelemahan prosedur pencatatan piutang dagang, kelemahan dari pengawasan internal pada perusahaan, atau karena ketidaktaatan pelanggan dalam membayar hutangnya pada perusahaan.

(13)

Maka dalam hal ini perlu penelitian lebih lanjut.

Untuk menindak lanjutin penelitian mengenai masalah-masalah yang pada perusahaan dan mengingat pentingnya masalah piutang pada perusahaan untuk dibahas secara seksama, maka penulis merasa tertarik untuk membahasnya dalam skripsi yang berjudul

“PROSEDUR PENCATATAN PIUTANG DAGANG DAN PENGAWASAN INTERN PADA PT. MOPOLI RAYA MEDAN”

B. Perumusan Masalah

Penulis mengidentifikasikan bahwa besarnya jumlah piutang tak tertagih yang ada pada perusahaan diteliti kemungkinan diduga dipengaruhi faktor kurang memadainya prosedur dan pengawasan internal piutang yang diterapkan Perusahan. Untuk memperjelas permasalahan sebagai dasar bagi penulisan skripsi ini penulis mencoba merumuskan pemermasalahan yang dihadapi perusahaan sebagai berikut :

1. Apakah prosedur pencatatan piutang dagang yang diterapkan perusahaan masih sesuai dengan teori-teori yang berlaku umum ?

2. Apakah pengawasan intern piutang pada perusahaan masih efektif untuk meminimalkan tingkat piutang tak tertagih ?

C. Tujuan dan Mamfaat Penelitian Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :

(14)

pencatatan piutang dagang yang diterapkan perusahaan dapat mendukung pengawasan intern piutang.

b. Untuk mengetahui bentuk pengawasan intern diperusahaan dalam meningkatkan efisiensi dan efektifitas operasi piutang.

Mamfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah :

1. Bagi Penulis, untuk menambah pengetahuan tentang masalah Prosedur pencatatan piutang dagang dan masalah pengawasan intern piutang dagang baik dalam kerangka teoritis maupun dalam penerapannya di perusahaan. 2. Bagi perusahaan yang diteliti, sebagai sumbangan pemikiran yang

bermamfaat untuk dapat menerapkan prosedur pencatatan piutang dan penerapan pengawasan intern piutang secara memadai sesuai prinsip akuntansi yang berlaku umum.

3. Bagi Mahasiswa, sebagai bahan referensi untuk mengkaji dan meneliti masalah prosedur pencatatan piutang dan pengawasan intern piutang.

D. Metode Penelitian 1. Desain Penelitian

Penelitian skripsi ini dilaksanakan dengan melakukan penelitian secara langsung kelapangan dengan mengumpulkan data dan keterangan yang terkait dengan judul skripsi serta didukung dengan teori-teori yang ada,dalam hal ini penelitian langsung pada PT. Mopoli Raya Medan.

(15)

Data serta keterangan dikumpulkan melalui observasi maupun wawancara dengan personil-personil yang berwenang,kemudian data serta keterangan yang ada dari hasil penelitian kelapangan ini akan didukung dengan penelitian kepustakaan yang digunakan sebagai dasar pembahasan teoritis dalam penyusunan skripsi ini.

2. Jenis data

Jenis Data yang penulis kumpulkan dalam rangka penulisan skripsi ini terdiri dari data primer dan data sekunder :

a. Data Primer

Adalah data yang belum diolah yang diperoleh langsung dari PT. Mopoli Raya Medan, antara lain berupa prosedur pencatatan piutang dan system pengawasan intern piutang perusahaan serta hasil wawancara dan observasi terhadap perusahaan.

b. Data Sekunder

Adalah data yang dikumpulkan melalui catatan dan dokumen resmi perusahaan, diantaranya seperti struktur organisasi perusahaan,tugas dan fungsi setiap bagian dalam struktur organisasi, dan data yang tersedia lainnya yang terkait dengan analisa auditor internal.

E. Sumber Data

Dalam Penelitian ini yang menjadi sumber informasi data adalah dari pihak yang berkaitan dengan bagian keuangan dan akuntansi,khususnya pada bagian

(16)

F. Teknik Pengumpulan Data

Adapun pada penelitian di PT. Mopoli Raya Medan,penulis menggunakan teknik pengumpulan data yaitu :

a. Teknik observasi

Yaitu dengan melihat dokumen-dokumen perusahaan dan mengikuti prosedur yang dijalankan perusahaan.

b. Teknik wawancara

yaitu dengan melakukan Tanya jawab secara langsung dengan pihak pihak yang terkait dengan objek penelitian.

c. Teknik kepustakaan

yaitu dengan mengumpulkan data yang mendukung uraian teoritis mengenai topik yang dibahas dari beberapa literatur-literatur,buku-buku dan tulisan-tulisan ilmiah.

G. Metode Analisa Data

Didalam menganalisa data yang diperoleh dari perusahaan,penulis menggunakan metode :

a. Metode Deskriptif

Adalah Metode analisa yang dilakukan dengan mengadakan pengumpulan data yang berkaitan dengan penelitian kemudian disusun,diinterprestasikan secara jelas dan dianalisis sehingga

(17)

memberikan keterangan yang logis bagi pemecahan masalah yang dihadapi.

b. Metode Koperatif

Adalah Metode analisa yang dilakukan dengan membandingkan teori dengan praktek yang ada didalam perusahaan.

(18)

Bab II

URAIAN TEORITIS

A. Pengertian Dan Penggolongan Piutang 1. Pengertian Piutang

Banyak konsep Piutang didefinisikan dari berbagai literatur akuntansi dari teori-teori akuntansi. Definisi piutang belum ada yang baku. Setiap penulis memberikan definisi yang berbeda menurut pandangannya masing-masing. Pada dasarnya definisi tersebut memiliki pengertian yang sama. Berikut ini ada beberapa definisi piutang yang dapat mewakili definisi-definisi yang ada.

Piutang merupakan hak claim untuk melakukan penagihan kepada orang lain atau sebuah Badan dari setiap kegiatan penjualan barang atau jasa secara kredit.”

Definisi piutang adalah “ Meliputi semua klaim dalam bentuk uang terhadap entitas lainnya “menurut Dykman (2001 : 304) “Piutang mencerminkan klaim perusahaan lain atas utang barang,jasa dan aktiva non kas lainnya,”Sedangkan menurut Somarsono (2002 : 338) mengatakan “Piutang merupakan hak klaim perusahaan terhadap seseorang atau perusahaan lain.”

Umumnya piutang timbul ketika sabuah perusahaan menjual barang atau jasa secara kredit dan berhak atas penerimaan kas dimasa mendatang dimana prosesnya dimulai dari pengambilan keputusan untuk memberikan krdit kepada

(19)

langganan,melakukan pengiriman barang,penagihan dan berakhir pada saat pembayaran piutang.

Dalam menggolongkan piutang,perlu dilakukan perbedaan yang penting atara piutang dagang dan piutang non dagang. Piutang dagang adalah jumlah yang oleh pelanggan untuk barang dan jasa yang telah diberikan sebagai bagian dari operasi bisnis normal. Piutang dagang dapat dikelompokkan sebagai berikut :

2. Penggolongan Piutang

Penggolongan Piutang menurut Al-Hariyono (2000:70) adalah sebagai berikut :

a. Trade Receivable (Piutang Dagang)

Piutang Dagang adalah hak menagih yang ditimbulkan dari transaksi-transaksi perusahaan. Misal: Penjulan kredit kepada langganan baik barang atau jasa. Yang termasuk didalam kelompok piutang dagang adalah:

1) Account Receivable (AR) 2) Notes Receivable (NR)

3) Advanced Customers (Uang Panjar)

4) Accrued receivables (pendapatan yang masih harus diterima) b. Non Trade Receivable (bukan piutang dagang) ialah piutang yang

ditimbulkan oleh transaksi-transaksi intern perusahaan. Yang termasuk kedalam kelompok ini adalah : Pinjaman pegawai,pinjaman direksi dan lain-lain.

(20)

Klasifikasi piutang menurut Hartanto. D (2001:361) “Piutang diklasifikasikan dalam 2 golongan yakni antara piutang dagang dan piutang non dagang”. Piutang dagang pada umumnya merupakan kategori piutang yang paling significant,hasil dari aktifitas operasi normal sebuah bisnis,yaitu penjualan kredit barang atau jasa kepada pelanggan. Piutang dagang menunjukan perluasan kredit jangka pendek kepada pelanggan pembayaran. Pada umumnya jatuh tempo dalam 30 hari hingga 90 hari. Pengaturan kredit khususnya merupakan perjanjian informal atara penjual dan pembeli yang didukung oleh dokumen-dokumen bisnis seperti faktur,pesanan pembelian dan kontrak pengantaran. Biasanya piutang dagang tidak melibatkan bunga,meskipun beban bunga dan beban jasa pelayanan mungkin ditambahkan jika pembayaran tidak dibuat didalam periode yang ditentukan. Piutang dagang merupakan tipe piutang yang paling umum dan biasanya paling siqnificant didalam jumlah penerimaannya. Piutang Non dagang meliputi :

1) Penjualan efek atau property persediaan

2) Panjar kepada pemegang saham,direktur,pejabat,pegawai dan perusahaan 3) Deposito dengan kreditur,utilitas dan agen lain

4) Pembayaran dimuka pembeliannya

5) Deposito untuk menjamin kinerja kontrak atau pembayaran biaya 6) Klaim atas kerugian atau kerusakan

7) Klaim atas rabat dan pelunasan pajak 8) Deviden dan piutang dagang.

(21)

B. Prosedur Penjualan Kredit 1. Penjualan Kredit

Pengertian prosedur menurut mulyadi (1998:5) “Prosedur adalah sesuatu urutan klerikal,biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.”

Sedangkan pengertian penjualan kredit menurut mulyadi (1998:210) “Penjualan Kredit dilaksanakan oleh Perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli.”

Prosedur Penjualan kredit menurut Zaki Baridwan (2000:109)” Prosedur dari penjualan kredit adalah urutan kegiatan sejak dierimanya pesanan pembeli,pengiriman barang,pembuatan faktur (penagihan dan pencatatan penjualan)dari penjual.Prosedur penjualan barang yang diakui adalah pada waktu hak milik atas barang beralih ke Pembeli.

Dengan kata lain,pada umumnya pencatatan piutang timbul akibat dari penjualan barang yang dilakukan oleh si penjual pada saat hak milik atas barang beralih kepada si pembeli. Piutang usaha dinilai pada harga pertukaran awal antara perusahaan dengan pihak ketiga,dikurangi penyesuaian untuk diskon tunai,return penjualan serta penyisihan piutang tak tertagih yang menghasilkan nilai realisasi bersih yaitu jumlah kas yang diharapkan akan tertagih. Transaksi penjualan kredit yang memiliki diskon tunai,dapat dilihat dalam contoh transaksi berikut ini.

(22)

Sebagai contoh, diasumsikan pada tanggal 21 Oktober 2008 PT. Parta Dirja Kencana menjual barang dagang kepada PT. Anugrah pada harga jual kotor sebesar Rp.1.000.000,- dan diterima pembayaran pada tanggal 30 Oktober 2008 atau dalam periode diskon 10 hari.Ketentuan kreditnya adalah 2/10,n/30. Ayat jurnal PT. Parta Dirja Kencana untuk transaksi tersebut adalah sebagai berikut :

a. Ayat jurnal untuk mencatat penjualan kredit adalah :

Tanggal

Metode Kotor

21-10-2008

Keterangan Debet Kredit

Account Receivable Sales Rp.1000.000,- Rp.1.000.000,- Tanggal Metode Bersih 21-10-2008

Keterangan Debet Kredit

Account Receivable Sales

Rp 980.000,-

Rp.980.000,- b. Ayat jurnal untuk mencatat penagihan dalam periode diskon 10 Hari adalah

Tanggal

Metode Kotor

30-10-2008

Keterangan Debet Kredit

Cash

Sales discount Acc Receivable

Rp.980.000,- Rp 20.000,-

Rp.1000.000,-

Metode Bersih Tanggal

30-10-2008

Keterangan Debet Kredit

Cash

Account Receivable

Rp.980.000,-

(23)

c. Ayat jurnal untuk mencatat penagihan setelah periode discount 10 hari adalah :

Tanggal

Metode Kotor

1-11-2008

Keterangan Debet Kredit

Cash Account Receivable Rp.1000.000,- Rp.1000.000,- Tanggal Metode Bersih 1-11-2008

Keterangan Debet Kredit

Cash Account Receivable Sales discount Rp. 1.000.000,- Rp.980.000,- Rp.20.000,-

Dalam ketentuan syarat kredit 2/10,n/30 dari transaksi diatas berarti Perusahaan menyatakan adanya diskon tunai. Pencatatan diskon tunai dinyatakan dalam metode kotor dan metode bersih. Metode kotor mencatat diskon penjualan hanya bila bila pelanggan membayar dalam priode diskon. Metode bersih mencatat diskon penjualan kendatipun Pelanggan tidak membayar dalam kondisi priode diskon.

Pada transaksi penjualan kredit kadang terjadi pengembalian barang.Bila terjadi ,maka retur dan penyisihan penjualan akan mengurangi jumlah piutang usaha bersih maupun penjualan bersih.

Sebagai contoh,misalkan pada tanggal 2 Maret 2008 PT. Parta Dirja

Kencana menerima retur dan penyisihan sebesr Rp.200.00,-maka ayat jurnal untuk mencatat retur dan penyisihan tersebut adalah:

(24)

Tanggal Keterangan Debet Kredit 2 Maret 2008 Sales Return

Account Receivable

Rp 200.00,-

Rp.200.000,-

Fungsi-fungsi yang terkait dalam prosedur penjualna kredit menurut mulyadi (2001:204) adalah sebagai berikut ini :

Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut: a. Fungsi kredit

b. Fungsi penjualan c. Fungsi gudang d. Fungsi pengiriman e. Fungsi Akuntansi f. Fungsi penagihan

Keterangan :

a. Fungsi Kredit

Fungsi ini bertanggung jawab atas pemberian kredit kepada pelanggan yang terpilih.fungsi ini juga melakukan pengumpulan informasi tentang kemampuan keuangan calon anggota/pelanggan.

b. Fungsi Penjulan

Fungsi penjualan ini bertanggung jawab melayani kebutuhan barang pelanggan.

(25)

Fungsi ini mengisi faktur penjualan kredit untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman melaksanakan penyerahan barang kepada pelanggan.

c. Fungsi gudang

Fungsi ini menyediakan barang yang yang diperlukan oleh pelanggan sesuai tembusan faktur penjulan kredit.

d. Fungsi Pengiriman

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjulan.

e. Fungsi Akuntansi

Fungsi bertanggung jawab untuk mencatat transaksi bertambahnya piutang pelanggan kedalam kartu piutang berdasarkan faktur penjulan kartu kredit yang diterima dari fungsi pengiriman dan juga bertanggung jawab atas pencatatan transaksi penjualan didalam jurnal penjualan.

f. Fungsi Penagihan

Fungsi ini mencatat piutang dan membuat serta mengirimkan pernyartaan piutang kepada Debitur,serta membuat laporan penjualan dan mencatat HPP kekartu persediaan.

2. Kebijakan dalam penjualan kredit

Pengawasan terhadap piutang sebenarnya dimulai dari sebelum adanya persetujuan atas penjualan kredit kepada pelanggan. Untuk menghindari resiko

(26)

yang ditimbulkannya oleh tidak tertagihnya piutang sebagai akibat penjualan kredit,diperlukan adanya kebijakan dalam pembelian kredit.

Menurut Yulian Jamit (1999: 474) ada 4 (empat) unsur kebijakan dalam penjualan kredit yaitu sebagai berikut:

a. Periode kredit, yaitu jangka waktu antara terjadinya penjualan hingga tanggal jatuh pembayaran.

b. Diskon, yang diberikan untuk mendorong pembayaran yang lebih cepat. c. Standar kredit, yaitu persyaratan minimum atas kemampuan keuangan dari

para langganan agar bisa membeli secara kredit.

d. Kebijakan mengenai penagihan,yaitu sampai sejauh mana tindakan atau kelonggaran yang diberikan perusahaan atas piutang yang tidak dibayar pada waktunya.

Periode kredit dan diskon yang diberikan secara bersamaan disebut syarat penjualan kredit. Misalkan,bila perusahaan memberikan tenggang waktu 30 hari untuk melakukan pembayaran dan memberikan diskon sebesar 2% jika pembayaran dilakukan dalam 10 hari,maka syarat kredit tersebut dapat dinyatakan sebagai 2/10,n/30.

a. Periode Kredit (credit period)

Periode kredit merupakan jangka atau tenggang waktu yang diberikan perusahaan kepada para pelanggannya untuk membayar kewajibannya. Periode kredit,misalnya 30/60 atau 90 hari. Periode kredit

(27)

hanya didapati pada transaksi penjualan kredit. Misal dalam penjualan syarat 2/10,n/30 berarti periode kreditnya selama 30 hari.

Contoh : 1/5-1981 dijual barang dagangan Rp 40.000 dengan syarat 2/10,n/30.

8/5-1981 diterima pelunasan penjualan dari transaksi tanggal 1/5 Maka bila dicatat didalam general journal adalah :

Tanggal Keterangan Debet Kredit

1/5-2007 Pelunasan 8/5-2007 Account Receivable Sales Cash CashDiscount AccountReceivable Rp 40.000,00 Rp 39.200,00 Rp 800,00

Rp 40.000,00

b. Potongan Tunai (Cash discount)

Potongan tunai adalah pengurangan harga barang yang diberikan untuk mendorong pelanggan agar membayar lebih cepat. Adapun besarnya potongan

atau Diskon tersebut ditentukan dengan menganalisa perimbangan biaya dan mamfaat dari berbagai persyaratan diskon yang ada. Bila syarat penjualan “2/10,n/30” berarti pembayaraqn dilakukan 30 hari setelah tanggal penjualan,apabila sipembeli sudi membayar lebih cepat dari waktu yang ditentukan yaitu paling lambat 10 hari setelah pembelian,masih dianggap penjualan tunai,sehingga dapat diberi potongan harga 2%,jadi 2/10 menyatakan potongan 2% dari harga faktur bila dilakukan pelunasan

(28)

paling lambat 10 hari dari tanggal penjualan,dan n/30 berarti pembayaran paling lambat 30 hari setelah pembelian.

1) Potongan tunai pada transaksi penjualan barang dagangan secara tunai Misal : 12/1-2007 dijual barang dagangan dengan tunai sejumlah Rp 80.000,- dan sale discount 2%. Maka bila dicatat dalam general journal adalah :

Tanggal Keterangan Debet Kredit 12/1-2007 Cash

Sales Discoun Sales

78.400,- 1.600

80.000,-

2) Potongan tunai pada penjulan kredit

Misal :10/2-2007 dijual barang dagangan Rp 10.000,- dengan syarat 2/10,n/30. 18/2 diterima pelunasan penjualan kredit dari transaksi tanggal 10/2 2007. Maka bila dicatat dalam general journal adalah sebagai berikut:

Tanggal Keterangan Debet Kredit 10/2-2007 Saat penerimaan 18/2-2007 Account Receivable Sales Cash Cash Discount AR Rp 10.000,- Rp 9.800,- Rp 200,-

Rp. 10.000,-

c. Standar kredit (Credit Standard)

Standard kredit merupakan standar yang menetapkan kemampuan financial minimum dari calon pelanggan agar dapat memperoleh pembelian secara kredit. Standar ini umumnya mengacu pada layak tidaknya seorang

(29)

pelanggan untuk mendapat kredit. Apabila seseoarang pelanggan tidak mampu memenuhi syarat kredit yang diberlakukan secara umum,maka pelanggan tetap bisa mengadakan pembelian dari perusahaan. Namun dengan syarat yang lebih ketat. Standar kredit Perusahaan akan diterapkan untuk menentukan pelanggan yang akan mampu memenuhi syarat umum kredit dan berupa jumlah kredit maksimum untuk setiap pelanggan.

Adapun metode tradisional yang umum dikenal untuk mengukur kualitas kredit

adalah dengan menyelidiki calon pembeli kredit berdasarkan pada 5 faktor yang disebut lima “K “ kredit (five c’s of credit) yaitu sebagai berikut :

2) Karakter (carakter),yaitu mengacu pada sampai sejauh mana pelanggan berusaha memenuhi kewajiban kreditnya. Para manajer kredit yang berpengalaman acap kali berpendirian bahwa faktor moral merupakan hal terpenting dalam evaluasi kredit. Adapun informasi tentang carakter tersebut dapat dicari oleh analisis kredit dari bank perusahaan, dari pemasok, pelanggan dan bahkan dari para pesaingnya.

3) Kapasitas (capacity),yaitu penilaiaan subjektif mengenai kemampuan pelanggan untuk membayar. Hal itu dapat dilihat pada laporan keungan pelanggan dimasa lalu dan metode yang ditempuhnya dalam menjalankan usaha, dan informasi itu bisa dilengkapi dengan meninjau usahanya atau took pelanggan yang bersangkutan.

(30)

4) Kolateral (collateral) atau anggunan / jaminan,yaitu setiap aktiva yang ditawarkan pelanggan sebagai jaminan agar memperoleh kredit

5) Kapital (capital) atau modal,yaitu dapat dilihat dari analisa laporan keuangan perusahaan,dalam hal ini penekanan utama adalah ratio resiko,ratio utang terhadap aktiva,ratio lancer dan ratio kemampuan membayar beban bunga (time-interest,earned ratio)

6) Keadaan (Conditions) yaitu mengacu pada kecendrungan umum perekonomian serta perkembangan yang terjadi didaerah tertentu atau pada sektor ekonomi tertentu yang dapat mempengaruhi kemampuan pelanggan untuk memenuhi kewajibannya.

d. Kebijakan penagihan (collection Policy)

Kebijakan penagihan merujuk pada prosedur-prosedur yang digunakan untuk menagih piutang. Misalnya surat tagihan bisa dikirimkan kepada setiap pelanggan yang menunggak selama 10 hari. Kemudian surat teguran, yang diikuti pembicaraan lewat telepon,bisa diadakan jika pembayarannya belum diterima dalam waktu 30 hari,dan bila mungkin piutang tersebut bisa dialihkan kepada perusahaan penagih./collection agency setelah mencapai 90 hari.

Cara-cara umum yang digunakan untuk melakukan penagihan adalah

Melalui telepon,mengirim surat teguran mendatangi debitur langsung melalui jurutagih,melalui upaya hukum maupun undang-undang yang berlaku.

(31)

Keseimbangan biaya dan mamfaat harus selalu diperhitungkan dalam menetapkan kebijakan penagihan yang akan dijalankan.

3. Alur Flowchart Prosedur Penjualan Kredit

Berdasarkan flow chart penjualan kredit yang disajikan pada gambar I dapat diketahui tahapan-tahapan proses penjualan kredit secara mendetail dan Departermen yang berwenang untuk mengotrorisasi setiap urutan kegiatan. Prosedur Penjualan kredit

dapat diuraikan sebagai berikut : a. Departemen Penjualan

Tugasnya :

1. Mengisi surat order dari langganan

2. Mengisi surat order pengiriman sebanyak 9 lembar dan mendistribusikan tembusannya sebagai berikut :

Lembar ke – 1 : Kebagian gudang Lembar ke-2,3,4 dan 5 : Kebagian pengiriman Lembar ke-6 : Diserahkan kepada Pembeli Lembar ke-7 : Ke bagian Penagihan

Lembar ke-8 dan Ke-9 : Arsip bagian order penjualan menurut urutan tanggal

(32)

3. Menerima otorisasi kredit dari Departemen kredit berupa surat order pengiriman lembar ke-7.

4. Mengarsipkan surat order pengiriman lembar ke-7 dan surat order menuju abjadnya

5. Mencatat tanggal pengiriman dan jumlah barang yang dikirim dalam surat order pengiriman tersebut.

6. Mengirimkan surat order pengiriman lembar ke-1 dan ke-2 kebagian penagihan.

b. Departemen Kredit Tugasnya :

1. Menerima surat order pengiriman lembar ke-7 dari bagian order penjualan.

2. Memeriksa sistem kredit langganan (apakah kredit dapat diberikan atau tidak berdasarkan surat order pengiriman lembar ke-7)

3. Memberikan otorisasi penjualan kredit pada surat order pegiriman lembar ke-7

4. Menyerahkan kembali surat order pengiriman tersebut ke bagian order penjualan.

c. Departemen Gudang Tugasnya :

(33)

1. Menerima surat order pengiriman lembar ke-1 dari bagian order penjualan.

2. Menyiapkan jenis dan kuantitas barang sesuai dengan yang tercantum dalam surat order pengiriman tersebut.

3. Menyerahkan barang ke bagian pengiriman bersamaan dengan penyerahan surat order pengiriman lembar ke-1

d. Departemen Pengiriman Barang Tugasnya :

1. Menerima surat order pengiriman lembar ke-1 bersamaan dengan barang dari bagian gudang.

2. Menerima order pengiriman lembar ke-2,3,4 dan 5 dari bagian order penjualan

3. Membandingkan surat order pengiriman lembar ke-2,3,4 dan 5 dengan surat order pengiriman lembar ke-1 apakah telah sesuai.

4. Membungkus barang dan menempelkan surat order pengiriman lembar ke-5 sebagai slip pembungkus.

5. Menyerahkan barang tersebut kepada perusahaan pengangkutan.

6. Meminta tanda tangan penerimaan barang dari langganan pada surat muat pengiriman melalui jasa pengangkutan.

(34)

Lembar ke-1 dan ke-2 kebagian order penjualan

Lembar ke-3 : diserahkan kepada perusahaan angkutan bersama barang

Lembar ke-4 : arsip bagian pengiriman menurut nomor urut.

c. Departemen Penagihan Tugasnya :

1. Menerima surat order pengiriman lembar ke-1 dan 2 dari bagian pengirim melalui bagian order penjualan.

2. Membuat faktur penjualan 5 lembar dan mendistribusikannya : Lembar ke-1 : Dikirim ke pelanggan

Lembar ke-2 : Dikirim kebagian piutang bersama dengan surat order pengiriman lembar ke-1 dan 2 Lembar ke-3 : Dikirim kebagian kartu persediaan.

Lembar ke-4 : Dikirim ke bagian jurnal Lembar ke-5 : Dikirim ke bagian wiraniaga

d. Departemen Piutang Tugasnya :

1. Mencatat faktur penjualan lembar ke-1 dan surat order pengiriman ke-1 dan 2 dari bagian penagihan.

(35)

3. Mengarsipkan faktur penjualan lembar ke-1 dan surat order pengiriman lembar ke-1,2 menurut nomor urut faktur.

e. Departemen Kartu Persediaan Tugasnya :

1. Menerima faktur penjualan lembar ke-3 dari bagian penagihan

2. Mencatat mutasi persediaan kedalam kartu persediaan berdasarkan faktur penjualan tersebut.

3. Mengarsipkan faktur penjualan lembar ke-3 menurut nomor urut faktur. 4. Membuat rekapitulasi harga pokok penjualan secara periodic selama

priode tertentu berdasarkan data harga pokok penjualan secara priodik selama priode tertentu berdasarkan data harga pokok produk yang dijual dalam kartu persediaan.

5. Membuat bukti memorial sebagai dasar pencatatan harga pokok produk yang dijual dalam kartu persediaan.

6. Menyerahkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi Harga Pokok Persediaan kebagian jurnal.

f. Departemen Akuntansi Tugasnya :

1. Menerima faktur penjualan lembar ke-4 dari bagian penagihan 2. Mencatat faktur penjualan kedalam jurnal penjualan sebagai berikut :

(36)

Keteranagan Debet Kredit Piutang Dagang

Penjualan…

xxxx

3. Mengarsipkan faktur penjualan lembar ke-4 menurut nomornya 4. Menerima bukti memorial dan rekapitulasi Harga Pokok Penjualan 5. Mencatat Bukt i memorial kedalam jurnal umum sebagai berikut :

Keterangan Debet Kredit

Harga Pokok Persediaan

Persediaan Barang Dagang

xxxx

6. Mengarsipkan bukti memorial dan rekapitulasi Harga Pokok Persediaan berdasarkan nomor urutnya.

C. Sistem Prosedur Pencatatan Piutang dan Otorisasi 1. Prosedur Pencatatan

Prosedur pencatatan piutang pada umumnya adalah sebagai berikut :

a. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman.

b. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang merupakan tembusan surat order pengiriman)

(37)

c. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap “sudah dikirim” pada copy surat order pengirman.

d. Penetapan harga jual,syarat penjualan,syarat pengangkutan barang, dan potongan penjualan berada ditangan direktur Pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut.

e. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tandatangan pada faktur penjualan.

f. Pencatatan kedalam kartu piutang dan kedalam jurnal penjualan,jurnal penerimaan kas,dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan,bukti kas masuk dan memo kredit.

g. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didikung oleh surat order pengiriman dan surat muat.

Metode Pencatatan piutang menurut Mulyadi dapat dilakukan dengan salah satu dari metode berikut ini :

1. Metode konvensional 3. Metode Pencatatan tanpa Buku Pembantu 2. Metode Posting langsung 4. Metode Piutang menggunakan computer Ad 1. Metode Konvensional

Dalam Metode ini,posting kedalam kartu piutang dilakukan atas dasar data yang ada dalam jurnal. Secara garis besar bagan alir dokumen pencatatan piutang

(38)

Media Jurnal Buku Pembantu

Ad.2 Metode Posting langsung

Metode posting langsung kedalam kartu piutang dibagi menjadi dua golongan berikut ini :

a. Metode Posting harian :

(1) Posting langsung kedalam kartu piutang dengan tulisan tangan ; jurnal hanya menunjukan jumlah total harian saja (tidak rinci)

(2) Posting langsung kedalam kartu piutang dan pernyataan piutang b. Metode Posting Periodik :

(1) Posting ditunda

(2) Penagihan bersiklus (Cycle billing)

Kartu Piutang

Jurnal Penjualan

Jurnal Penerimaan kas

Jurnal Retur Penjualan

Jurnal Umum

Faktur Penjualan

Bukti kas masuk

Memo Kredit

Bukti Memorial

(39)

Dikrim ke debitur mulai

Menerima cek & surat pemberitahua n dari debitur

cek SP Membuat daftar surat pemberitahuan Cek SP DSP 1 1 Cek SP DSP Meminta tanda tangan endorsement atas cek Membuat bukti kas masuk Cek DSP SP 1 2 BKM Menyet or cek ke Bank Bukti Setor 3 2

(40)

Bukti Setor

DSP

Jurnal penerima

an kas N

BKM 2

Kartu Piutang

(41)

Ad.3 Metode Pencatatan tanpa Buku Pembantu

Faktur Penjualan

Arsip Faktur yang belum dibayar

Membuat pre-list tape

Pre-list tape

Jurnal Penjualan

Buku Besar

(42)

2. Sistem Otorisasi Piutang

Berdasarkan dengan hal ini,setiap transaksi harus terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang berwenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Karena itu, maka dalam perusahaan (organisasi)harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Selain itu,prosedur pencatatan adalah langkah-langkah pencatatan yang harus dilalui mulai dan terjadinya transaksi sampai dengan pencatatan transaksi kebuku-buku perusahaan.

Sebagai contoh sehubungan dengan transaksi yang berkaitan dengan piutang,misalkan dalam transaksi penjualan kredit,maka sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang diadakan,antara lain :

1) Penerimaan Order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order formulir surat order pengiriman 2) Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan

menandatangani credit copy (tebusan surat order pengiriman)

3) Pengiriman barang ke pelanggan diotorisasi fungsi pengiriman dengan menandatanganin dan memberi cap “sudah dikirim “ pada copy surat order pengiriman.

4) Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan menandatangani pada faktur penjualan.

5) Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan menandatangani pada faktur penjualan.

(43)

7) Pencatatan kekartu piutang dan kejurnal penjualan,jurnal penerimaan kas,dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan menandatangani dokumen sumber (faktur penjualan,bukti kasa masuk,dan memo kredit)

8) Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat.

D. Prosedur Penagihan Piutang

Sistem Penerimaan kas dari piutang menurut Mulyadi (2001:491) ada 3 cara yaitu :

1. Sistem Penerimaan kas dari piutang melalui penagihan Perusahaan. Peneriman Kas dari piutang melalui penagihan Perusahaan dilaksanakan dengan prosedur sebagai berikut:

a. Bagian Piutang memberikan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada bagian penagihan.

b. Bagian Penagihan mengirimkan ke Collector/penagih,yng merupakan karyawan Perusahaan.

c. Bagian Penagihan menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan (remmit – tance advice) dari Debitur.

d. Bagian Penagihan menyerahkan cek kepada bagian kas.

e. Bagian Penagihan mnyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting kedalam kartu piutang.

(44)

f. Bagian Kas mengirim kwitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada Debitur.

g. Bagian kas menyetorkan cek ke Bank,setelah cek atas cek tersebut dilakukan endorsement oleh pejabat yang berwenang.

h. Bank Perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke Bank Debitur.

2. Sistem penerimaan kas dari piutang melalui pos dilaksanakan dengan prosedur berikut ini :

a. Bagian Penagihan mengirim faktur penjualan kredit kepada debitur pada saat transaksi penjualan kredit terjadi .

b. Debitur mengirim cek atas nama yang dilampiri surat pemberitahuan melalui pos.

c. Bagian secretariat menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan dari debitur.

d. Bagian sekretariat menyerahkan cek kepada bagian kasa

e. Bagian Penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting kedalam kartu piutang.

f. Bagian kasa mengirim kwitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada debitur

g. Bagian kasa menyetorkan cek ke bank,setelah cek atas cek tersebut dilakukan endorsement oleh pejabat yang berwenang.

(45)

E. Pengawasan Internal

1. Umumnya cara-cara yang ditempuh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah:

a. Penggunaan formulir yang bernomor urut tercetak yang pemakainnya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.

b. Pemeriksaan mendadak, yaitu pemeriksaan yang dilakukan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu pada pihak yang diperiksa,dengan jadwal yang tidak teratur. Bila ini diterapkan,biasanya akan mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.

c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi,tanpa ada campur tangan orang atau unit organisasi lain.

d. Perputaran jabatan yang dapat diadakan secara rutin sehingga dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya. Disamping itu diadakan pula keharusan pengambilan cuti oleh karyawan yang berhak.

e. Secara periodik diadakan penyesuaian fisik kekayaan dengan catatannya.

f. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek terhadap efektifitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain.

(46)

Contoh praktik yang sehat sehubungan dengan transaksi yang berkaitan atas piutang antara lain :

1) Surat Order Pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dapat dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.

2) FakturPenjualan Bernomor urut tercetak dari pemakaian dipertanggungjawa bukan oleh fungsi penagihan.

3) Fungsi akuntansi secara periodic mengirim surat pernyataan piutang kesetiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.

4) Rekonsiliasi secara periodik antara kartu piutang dengan rekening control piutang dalam buku besar.

2. Karyawan yang Bermutu

Adapun diantara 4 (empat) unsur pokok pengendalian intern diatas,dapat dikatakan bahwa unsur mutu karyawan adalah unsur yang paling penting. Bila Perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur,maka unsur pengendalian intern lain dapatdiminimalisir dimana perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan.

Oleh karena manusia memiliki kelemahan yang bersifat manusiawi,maka ketiga unsur pengendalian intern lain dapat diminimalisir dengan nama perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan.agar tujuan sistem pengendalian intern dapat tercapai. Pada dasarnya

(47)

dalam memenuhi pemiliahan karyawan yang bermutu,manajemen perusahaan harus menempatkan orang yang tepat,kemudian menyusun program pelatihan karyawan dan menetapkan sistem penilaian prestasi karyawan.

(48)

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Desain Penelitian

Penelitian yang dilkukan adalah penelitian studi kasus,yaitu meneliti suatu perusahaan dimana permasalahan yang dihadapi tidak terjadi pada setiap perusahaan,namun hanya pada perusahaan tertentu saja

B. Jenis Data

Jenis Data yang peneliti kumpulkan adalah berupa data kuantitatif dan kualitatif yang terdiri dari data primer dan data sekunder.

1. Data Primer

Data Primer adalah data yang secara langsung diperoleh dari sumber utama,yaitu PT. Mopoli Raya Medan. Data yang peneliti kumpulan adalah data yang membutuhkan penolhan lebih lanjut,yaitu berupa

A. Sejarah PT. Mopoli Raya

PT. Mopoli Raya adalah Suatu perusahaan yang bergerak di bidang perkebunan kelapa sawit. PT. Mopoli Raya berdiri pada tahyn 1980 atas prakarsa tiga pendiri utama yaitu : H. A. Basyah Ibrahim, H. M. Sati dan Mustafa Sulaiman. Atas kepercayaan dan kerja sama dari Bank Ekspor Impor Indonesia ,maka pada tahun 1980 tersebut dimulailah penanaman kelapa sawit dikebun upah. Hal tersebut

(49)

terus berlanjut hingga saat ini tersebar pada dua propinsi,yaitu Sumatra Utara dan aceh.

Areal yang sudah ditanami tersebut bernaung dibawah beberapa perusahaan yang dikordinir langsung oleh PT. Mopoli Raya. Perusahaan tersebut adalah :

1. PT. Surya Mata Lc 2. PT. Dharma Agung 3. PT. Sumber Asih 4. PT. Sulaiman Saleh

Dengan areal yang demikian luas maka dibutuhkanlah pabrik yang dapat menampung hasil produksi perkebunan kelapa sawit tersebut. Maka pada tanggal 26 Agustus dimulailah secara resmi pembangunan pabrik kelapa sawit yang ditandai dengan peletekan batu pertama oleh Gubernur Aceh.

Pabrik yang berlokasi diblok 53,perkebunan Gedung Biara Kwala Simpang ini berkapasitasawal 30 ton tandan buah sawit segar FFB/jam dan dapat dikembangkan menjadi 45 ton/jam. Suatu kapasitas yang cukup untuk menampung hasil produksi sampai dengan 9000 Ha areal tanaman kelapa sawit.

B. Struktur Organisasi

Organisasi adalah alat untuk mencapai tujuan atas dasar kerja sama yang mempunyai bentuk atau susunan secara jelas dan formil merumuskan bidang tugas

(50)

masing-masing unsur serta menugaskan hubungan antara yang satu dengan yang lain dalam rangkaian hirarki yang jelas.

PT. Mopoli Raya menyusun struktur organisasinya sedemikian rupa sehingga jelas pembagian tugas yang didelegasikan dalam usahanya mencapai tujuan perusahaan. Pada dasarnya struktur organisasi perusahaan ini berbentuk garis dan staff artinya disamping pucuk pimpinan yang mempunyai wewenang komando juga diperlukan staff atau pejabat yang memberikan masukan atau nasehat sesuai dengan bidang keahliannya. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada bagan struktur organisasi yang terlampir.

Adapun tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian dalam perusahaan adalah sebagai berikut :

JABATAN DIREKTUR UTAMA Hubungan Organisasi :

- Bertanggung jawab kepada dewan komisaris

- Membawahi / mengkordinir : Direktur Komirsil dan Umum Direktur Produksi

Ikhisar pekerjaan :

Memimpin perusahan dengan mengkordinir para Direktur dalam melaksanakan tugas-tugasnya untuk : mengelola/memelihara kekayaan perusahaan,meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan dan mencapai tujuan

(51)

perusahaan. Kemudian bersama-sama Direktur lain akan mempertanggung jawabkan hasil-hasil yang dicapai perusahaan kepada Dewan Komisaris dalam Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).

Uraian Tugas :

1. Mewakili perseroan didalam dan luar pengadilan

2. Menjalankan segala tindakan, baik dalam pengurusan maupun kepemilikan,dalam rangka maksud dan tujuan serta guna kepentingan perusahaan seperti yang termuat dalam anggaaran dasar perusahaan.

3. Mengkordinir anggota Direksi lainnya untuk mencapai tujuan perusahaan,seperti yang tertuang dalam anggaran Pendapatan dan Belanja Perusahaan yang telah disahkan oleh Rapat Umum Pemegang Saham.

4. Bersama-sama anggota Direksi lainnya, mempersiapkan dan menyampaikan RAPB perusahaan kepada Dewan Komisaris untuk dimintakan pengesahannya, paling lambat tiga bulan sebelum tahun buku baru dimulai. 5. Mempertanggung jawabkan tugasnya kepada Dewan Komisaris dan Rapat

Umum Pemegang Saham.

JABATAN DIREKTUR PRODUKSI Hubungan Organisasi :

- Atasan Langsung : Direktur Utama -Membawahi : - Kabag Tanaman

(52)

- Kepala Devisi Keuangan dan Umum Uraian Tugas :

1. Mengkodinasi jajaran yang berada dibawahnya sesuai dengan struktur Organisasi yang ada, untuk mencapai tujuan perusahaan secara effisien. 2. Menjalankan segala tindakan,dengan cara memamfaatkan secara optimal

semua sumber daya yang tersedia untuk meningkatkan keuntungan perusahaan dengan cara yang sesuai dengan peraturan-peraturan perusahaan yang berlaku.

3. Melaksanakan manajemen keuangan sesuai dengan norma-norma yang berlaku,tertib dan teratur dan berkesinambungan.

4. Mengadakan kordinansi dengan Direktur Produksi mengenai administrasi kepegawaian,keuangan dan pengadaan pada unit/Bagian yang berada dibawah Direktur Produksi.

5. Membantu dan bertanggung jawab kepada Direktur Utama Perseroan dalam memimpin perusahaan sesuai dengan bidang a.

JABATAN KEPALA BAGIAN KOMERSIL Hubungan Organisasi :

- Atasan Langsung : Direktur Komersil dan Umum - Membawahi : - Urusan Pemasaran

- Urusan Pengadaan Iktisar Pekerjaan :

(53)

Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan-kegiatan pemasaran komiditi-komiditi yang dihasilkan perusahaan dan pengadaan barang-barang atau bahan-bahan dengan mengusahakan semaximal mungkin harga yang paling menguntungkan bagi perusahaan.

Uraian Tugas :

1. Menyusun pembagian tugas para bawahan dan memberikan pengarahan dalam melaksanakan tugas-tugas tersebut.

2. Bersama para bawahan menyusun usulan anggaran tahunan untuk bagian komersil

3. Membuat rencana penjualan bulanan berdasarkan rencana produksi pabrik dan kebun

4. Memonitor perkembangan tingkat harga dari komiditi-komiditi yang diproduksi perusahaan dan tingkat harga barang-barang yang dibutuhkan oleh perusahaan dan melaporkannya kepada atasan

5. Memonitor persediaan komiditi-komiditi yang dihasilkan perusahaan dengan harga yang maksimal.

6. Menjamin kelancaran pemasaran komiditi-komiditi yang dihasilkan perusahaan dengan harga yang maksimal.

7. Mengatur pengiriman komiditi-komiditi yang dijual dan mengusahakan kelan

(54)

JABATAN KEPALA DIVISI KEUANGAN DAN UMUM Hubungan Organisasi :

- Atasan langsung : Direktur Komersil dan Umum - Membawahi : - Kepala Bagian Pembiyayaan

- Kepala Bagian Pembukuan - Kepala bagian Personalia

Iktisar Pekerjaan :

Membantu Direktur Komersil dan Umumj dalam hal memonitor Keuangan perusahaan, anggaran perusahaan,proses pencatatan akuntansi, ketepatan waktu laporan Keuangan dan laporan manajemen, pelaksanaan peraturan kepegawaaian,perawatan harta perusahaan, pelaksanaan tugas-tugas bagian umum lainnya dan penyelesaian masalah yang berkaitan dengan pihak Bank.

Uraian tugas :

1. Mengkordinir dan memonitor pelaksanaan tugas-tugas bawahan

2. Memberikan pengarahan dalam pelaksanaan penyusun anggaran tahunan dan mengusahakan agar selesai pada waktu yang telah ditentukan.

3. Menjamin pelaksanaan,proses pembayaran,proses pencatatan akuntansi dan peraturan-peraturan kepegawaian telah berjalan sebagaimana mestinya. 4. Memberikan persetujuan terhadap pengeluaran kas/bank sesuai dengan

batasan wewenang dan meminta persetujuan direktur atas pengeluaran yang jumlahnya telah melampaui wewenangnya.

(55)

5. Berusahasemaksimal mungkin untuk menghindari terjadinya penyimpangan terhadap anggaran.

JABATAN KEPALA BAGIAN PERSONALIA DAN UMUM Hubungan Organisasi :

- Atasan Langsung : Kepala Divisi Keungan dan Umum - Membawahi : - Urusan Kepegawaian

- Urusan hukum dan Surat-surat - Urusan Umum lainnya

- Urusan Keamanan

Iktisar Pekerjaan :

Bertanggungjawab atas pelaksanaan kegiatan kepegawaian,monitoring/Perawatan assets,keamanan dan urusan umum lainnya.

Uraian Tugas :

1. Menyusun pembagian tugas para bawahan dan memberikan pengarahan dalam melaksanakan tugas-tugas tersebut.

2. Bersama para bawahan menyusun usulan anggaran tahunan untuk Bagian Personalia dan Umum.

3. Menyusun rencana penambahan dan program pengembangan pegawai. 4. Melaksanakan pencarian dan penerimaan pegawai.

(56)

JABATAN KEPALA BAGIAN PEMBUKUAN Hubungan Organisasi :

- Atasan langsung : Kepala Devisi Keungan dan Umum - Membawahi : Staf atau karyawan bagian Pembukuan

Iktisar Pekerjaan :

Bertranggung jawab atas pelaksanaan kegiatan-kegiatan proses pencatatan akuntansi,prosesi pembuatan laporan keuangan/laporan manajemen,penyelesaian pajak perseroan dan menjamin bahwa seluruh transaksi telah dibukukan sebagaimana mestinya.

Uraian tugas :

1. Menyusun pembagian tugas para bawahan dan memberikan pengarahan dalam melaksanakan tugas-tugas tersebut.

2. Memeriksa Ulang atas kelengkapan dan kebenaran bukti-bukti transaksi. 3. Menanyakan kepada bagian-bagian yang bersangkutan apabila ada

bukti-bukti transaksi atau laporan-laporan yang beluim diterima sedangkan jadwal penerimaannya seharusnya sudah lewat.

4. memfollow-up rekonsiliasi bank bulanan yang dibuat kasir.

5. Mengusahakan agar laporan keungan dan laporan menajemen selesai tepat waktu.

(57)

JABATAN KEPALA URUSAN KAS Hubungan Organisasi :

-Atasan Langsung : Kabag. Pembyayaan. -Membawahi : - Para Kasir

Iktisar Pekerjaan :

Bertanggung jawab atas penyimpanan/pengaturan uang kas,memberikan pelayanan terhadap penerimaan/pembayaran,mengaturpenyetoran/pengambilan ke Bank, monitoring saldo dan pembuatan laporan kas/Bank.

Uraian Tugas :

1. Menyusun recana kerja/pembagian tugas para kasir.

2. Mengatur dan menjamin keamanan penyimpananuang kas,cheque/bilyet giro dan surat berharga lainnya yang menjadi tanggung jawab urusan kas. 3. Menyiapkan Bukti pengeluaran Kas/Bank dan memintakan tanda

tangan/persetuju

an kepada pejabat-pejabat yang berwenang dengan melampirkan dokumen-dokumen pendukungnya.

4. Menyiapkan cheque/bilyet giro untuk alat pembayaran dalam jumlah yang cukup besar dan melaksanakan transfer untuk pembayaran yang dilaksanakan via Bank.

5. Aktif memonitor saldo dan mutasi-mutasi tang terjadi pada rekening Bank. C. Piutang-piutang yang terdapat di PT. Mopoli Raya

(58)

Jenis-jenis piutang yang dimiliki PT. Mopoli Raya adalah : 1. Piutang Niaga

Piutang ini menampung semua tagihan pada langganan atas hasil penjulan barang dagangan.

2. Pinjaman para Direksi,Staff, Non Staff dan Karayawan

Piutang ini bukan berasal dari transaksi penjualan melainkan menampung semua jumlah pinjaman direksi,staff,non staff dan karyawan.

3. Piutang lain-lain

Piutang ini akan menampung semua tagihan kepada pihak-pihak luar yang terjadinya bukan karena penjualan kredit atas barang dagangan.

D. Proses Terjadinya Piutang

Terjadinya piutang dimulai dari adanya penjualan kredit berupa barang dari perusahaan. Proses terjadinya piutang pada PT. Mopoli Raya adalah :

1. Piutang Niaga

Setelah perusahaan menandatangani kontrak jual beli secara kredit dengan pihak pembeli,kemudian dibuat faktur pengeluaran barang dari gudang. Piutang niaga dianggap sudah terjadi apabila faktur pengeluaran barang telah dikeluarkan.

2. Pinjaman Direksi,Staf, Non Staff dan Karyawan

Piutang ini terjadi apabila Direksi,staff,non staff dan Karyawan meminjam uang kepada perusahaan untuk keperluan yang mendesak dan tidak dapat

(59)

ditunda lagi. Untuk control perorangan dapat dibuatkan Daftar Perincian Piutang Pegawai.

3. Piutang Lain-lain

PT. Mopoli Raya menyerahkan pekerjaannya kepada pihgak kontraktor seperti penanaman sawit serta pemeliharaannya. Piutang akan timbul ketika kontraktor meminta pinjaman sedangkan pekerjaan yang dilakukannya belum rampung. Perusahaan bersedia memberi pinjaman berdasarkan persentase kemajuan kerja yang telah diselesaikan kontraktor.

E. Prosedur Pencatatan Piutang

Piutang yang terjadi diperusahaan dicatat dalam catatan akuntansi melalui prosedur pencatatan tertentu dan mendapat otorisasi dari yang berwenang. Hal ini bertujuan untuk menjamin kekayaan perusahaan dan dapat diandalkannya data akuntansi.

Prosedur pencatatan piutang pada PT. Mopoli Raya sebagai berikut : 1. Piutang Niaga

PT. Mopoli Raya melakukan penjualan atas dasar kontrak jual-beli,penjualan kredit terjadi ketika faktur pengeluaran barang dari gudang dikeluarkan dan pembayaran yang digunakan giro gantung. Selama giro tersebut belum jatuh tempo,maka piutang niaga akan timbul. Piutang tersebut mulai dicatat pada saat barang diambil dari gudang kedalam jurnal penjualan dan diposting kebuku besar setiap hari,kemudian melaksanakan

(60)

posting kedalam buku pembantu piutang. Buku pembantu piutang memuat perincian data antara lain : nama-nama debitur,alamat jumlah piutang dan sebagainya. Selain itu perusahaan juga menggunakan computer untuk mengarsipkan piutangnya.

2. Pinjaman Direksi,staff,non staff dan karyawan

Karyawan harus lebih dahulu mengajukan permohonan hendak berpiutang kepada bagian terkait.Surat tersebut dilanjutkan kedireksi yang kemudian didespersikan kebagian personalia dan umum untuk penentuan diterimanya atau tidak diterima piutangnya (pegawai yang belum berpiutang disetujui permohonannya)

Selanjutnya bagian personalia dan umum memberikan surat balasan kepala bagian terkait dan diteruskan kepegawai untuk mencairkan piutang di kasir.Surat permohonan piutang dipakai sebagai dasar pencatatan piutang dengan mendebet sebesar jumlah pinjaman yang diambil (berdasarkan bukti kas)dan dikredit sebesar pembayaran atau angsuran bulanan.

3. Piutang lain-lain

Kontraktor dapat meminta pinjaman kepada perusahaan sesuai dengan persentase kemajuan kerjanya. Caranya dengan mengajukan surat permohonan kebagian terkait,misalnya tanaman bagian kebagian tanaman. Surat tersebut didisposisikan kedireksi untuk mendapatkan persetujuan,kemudian diserahkan kembali kebagian terkait setelah disetujui,surat permohonan ini digunakan sebagai dasar pencatatan piutang

(61)

dengan mendebet pada saat terjadinya piutang berdasarkan bukti dan dikredit pada saat telah terjadinya pembayaran kembali berdasarkan bukti penerimaan kas / bank.

F. Penyisihan dan penghapusan Piutang ragu-ragu

Apabila pada suatu saat ternyata ada sejumlah piutang perusahaan yang telah diragukan apakah bias tertagih dengan alasan bahwa debitur tersebut telah pailit atau alasan kuat lainnya,maka jumlah tersebut akan dipindahkan dari rekening piutang ke piutang Ragu-ragu. Biasanya pengalihan perkiraan piutang ke perkiraan piutang Ragu-ragu akan ada persetujuan dari yang berwenang terlebih dahulu. Jurnal yang digunakan untuk mencatat hal ini adalah :

Piutang Ragu-ragu xxx

Piutang xxx

Apabila suatu saat ternyata piutang ini masih dapat tertagih maka akan dikredit berdasarkan bukti penerimaan kas/Bank. Namun apabila setelah sekian lama ternyata memang tidak dapat tertagih maka dengan persetujuan yang berwenang piutang tersebut akan dihapuskan,cara menghapuskannya ada dua cara yaitu :

1. Apabila pada saat itu perusahaan memakai metode penghapusan langsung,maka dapat langsung dikredit untuk dibebankan kebiaya Kerugian

(62)

2. Apabila Perusahaan memakai methode cadangan,maka kerugian piutang ini akan dihapus dari dana cadangan Kerugian Piutang Ragu-ragu.

Dan Jika perusahaan memakai Methode cadangan Piutang, maka setiap akhir periode Pembukuan akan dibentuk dana cadangan yang jumlahnya ditentukan berdasrkan pertimbangan managemen, yang sewaktu dibentuk perkiraan ini akan dikredit dan mendebet Biaya kerugian Piutang sehingga perkiraan ini akan dikredit dan mendebet Biaya kerugian Piutang sehingga perkiraan ini akan bersaldo kredit.

Pada saat ada suatu jumlah piutang yang telah diragukan akan dihapus,jurnal yang dipergunakan untuk mencatat hal ini adalah :

Piutang xxx

Piutang Ragu-ragu xxx

G. Prosedur Penagihan Piutang

Terjadinya piutang menyebabkan kekayaan perusahaan bertambah diakui dan dicatat berdasarkan dokumen faktur penjualan. Faktur penjulan ini dibuat berdasarkan copy surat Order pengiriman (sebagai bukti telahdilaksanakannya pengiriman dan diserahkan barang). Pengisian informasi harga satuan dan syarat penjualan lain yang telah ditetapkan oleh Direktur pemasaran.

Dalam prosedur penagihan, fungsi penagihan menerima faktur penjualan kredit dan mengarsipkannya menurut abjad. Secara periodic, fungsi penagihan membuat surat

(63)

tagihan dan mengirimkannya kepada pemegang kartu kredit perusahaan,dilampiri dengan faktur penjualan.

Prosedur penagihan piutang yang dilakukan oleh PT. Mopoli Raya sebagai berikut : 1. Piutang Niaga

Langganan biasanya membuka giro gantung. Giro ini dapat dicairkan apabila sudah jatuh tempo. Bagian Keuangan yang melakukan penagihan kemudian mencatat seluruh penagihan yang telah dilunasi dan menyerahkan kepada kasir. Selanjutnya, kasir menyetorkan uang tersebut ke Bank yang telah ditunjuk perusahaan .

2. Pinjaman Direksi, Staff, Non Staff dan Karyawan

Penagihan Piutang pegawai dilakukan dengan cara memotong melalui daftar gaji. Pemotongan tersebut tidak melebihi sepertiga dari gaji pokoknya. Cicilan Pinjaman tidak boleh melebihi 10 kali kecuali ada kejadian yang memerlukan biaya besar seperti Biaya operasi dirumah sakit. 3. Piutang lain-lain

Pada waktu pekejaan telah rampung. Piutang Kontraktor dapat diperhitungkan. Caranya dengan mengurangkan pembayaran hasil pekerjaan kontraktor sampai rampung dengan pinjaman yan dibayar oleh Perusahaan,sedangkan pekerjaan yang belum rampung,misalnya Perusahaan menyerahkan suatu pekerjaan kepada kontraktor senilai Rp.50.000.000,-. Pada waktu pekerjaan hamper selesai 80%,Kontraktor meminta pinjaman sebesarRp. 10.000.000,-. Maka pada waktu serah terima suatu

(64)

pekerjaan,perusahaan hanya membayar sebesar Rp.40.000.000,-karena ada pinjaman sebesar Rp 10.000.000,-.

H. Pengawasan Intern

Perkembangan perusahaan semakin pesat,mengakibatkan tugas dan tanggung jawab perlu didelegasikan kepada orang lain. Dengan demikian,dibutuhkan alat untuk mengadakan pengawasan untuk mengetahui adanya sistem pengawasan intern ysng dilaksanakan dengan baik.

Sistem pengawasan intern piutang yang dilakukan oleh PT. Mopoli Raya.  Pencatatan Piutang

Pencatatan tersebut digunakan dengan bukti-bukti formal yang menyatakan piutang tersebut ada dalam jumlah yang pasti dan memuat nama serta alamat Debitur yang jelas. Selanjutnya bukti tersebut diarsipkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Buku dan kartu tambahan yang dipakai sebagai alat pencatatan piutang adalah:

a. Buku jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas dan Bank. b. Buku pembantu piutang niaga.

c. Kartu Piutang niaga untuk masing-masing Debitur. d. Buku Besar piutang dan buku besar kas dan Bank.

• Konfirmasi

(65)

Konfirmasi adalah proses pemerolehan dan penilaian suatu komunikasi langsung dari pihak ketiga sebagai jawaban atas suatu permintaan informasitentang unsur tertentu yang berdampak terhadap asersi laporan keuangan

Konfirmasi Piutang adalah suatu cara untuk melakukan penegasan jumlah saldo piutang yang ada pada PT. Mopoli Raya mengadakan konfirmasi sekali dalam setahun.

Setelah konfirmasi dilakukan,maka tindak lanjut yang dilakukan adalah sebagai berikut :

a. Terhadap Piutang Niaga yang diakui oleh Debitur yang bersangkutan segera dibuatkan surat kesanggupan tanggal pembayarannya.

b. Terhadap Piutang niaga yang belum diakui diadakan pencocokan data dengan debitur yang bersangkutan.

c. Terhadap piutang niaga yang ditolak segera dilaporkan kepada pimipinan dengan meminta penjelasan mengenai sebab piutang niaga itu ditolak. Kemudian diadakan pencocokan kembali data debitur dengan catatan Perusahaan. Hasil Pencocokan data tersebut dijadikan sebagai dasar penagihan yang diakui antara debitur dengan pihak Perusahaan dalam hal piutang tersebut.

d. Konfirmasi yang tidak dijawab debitur ditindak lanjuti dengan pengiriman konfirmasi kedua.

(66)

 Adanya Pemisahan fungsi

PT. Mopoli Raya mengadakan pemisahan fungsi didalam sistem pengawasan internnya. Hal ini bertujuan untuk menghindari kecurangan/persengkongkolan.

(67)

BAB IV ANALISA DATA

Berdasarkan uraian teoritis dan pengumpulan data yang telah diuraikan pada Bab-bab sebelumnya, dapat diperoleh gambaran umum mengenai prosedur pencatatan dan pengawasan piutang pada PT. Mopoli Raya. Berikut ini adalah analisa dan Evaluasi penulis terhadap Prosedur Pencatatan dan Pengawasan Piutang pada perusahaan tersebut.

A. Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan suatu struktur yang menggambarkan pola hubungan kerja antara dua badan atau lebih dalam suatu susunan hirarki serta pertanggungjawaban dalam mencapai yang telah diterapkan semula. Salah satu cara untuk mengetahui organisasi serta bentuk organisasi yang digunakan dalam suatu perusahaan adalah dengan melihat struktur organisasi perusahaan yang bersangkutan. Dimana tanpa adanya struktur organisasi,perusahaan akan kesulitan dalam menentukan batasan wewenang dan tanggungjawabmasing-masing personil didalamnya.

Struktur Organisasi PT. Mopoli Raya merupakan struktur organisasi garis dan staff dimana Perusahaan ini menyusun struktur organisasi dengan sedemikian rupa yang artinya disamping pucuk pimpinan yang mempunyai wewenang komando juga diperlukan staff atau karyawan yang memberikan masukan atau

(68)

nasehat sesuai dengan bidang dan keahliannya. sehingga jelas pembagian tugas yang didelegasikan dalam usahanya dalam mencapai tujuan yang diharapkan.

Jadi menurut Penulis,pemilihan bentuk struktur organisasi PT. Mopoli Raya sudah cukup baik karena sebagai Perusahan yang mengkordinir beberapa Perusahaan yang lain,

Kegiatan operationalnya tidak begitu rumit sehingga dengan struktur organisasi yang ada dapat memudahkan perusahaan dalam melakukan prosedur pencatatan dan pengawasan intern.

Namun Demikian ada kelemahan yang terdapat pada struktur organisasi PT. Mopoli Raya,dimana pada garisan tugas yang telah ditetapkan pada prakteknya didapatkan ternyata ada fungsi yang melakukan tugas rangkap. Dimana berdasarkan penelitian diketahui bahwa Bagian Pemasaran pada Perusahaan ini ternyata memiliki tugas rangkap,yakni bertugas mencari order,membuat surat order dan juga bertugas sebagai bagian yang mengupayakan penagihan piutang pada saat telah jatuh tempo atau merangkap sebagai juru tagih.

Selain itu fungsi bagian pemasaran juga melakukan otorisasi kredit,dimana seharusnya fungsi bagian keuangan yang membawahi fungsi kredit dan yang menyetujuinya. Fungsi ini harus terpisah agar terdapat internal control yang baik.

B. Prosedur Pencatatan Piutang

Dalam kegiatannya, prosedur pencatatan piutang yang dilakukan PT. Mopoli Raya dimulai dari pencatatan bukti-bukti transaksi piutang perusahaan

(69)

kedalam buku jurnal,dan dari buku jurnal dipindahkan datanya kedalam buku Besar sesuai dengan nama perkiraan masing-masing transaksi.

Selain memposting ke Buku besar,perusahaan juga melaksanakan posting kedalam buku pembantu. Buku Pembantu digunakan apabila data transaksi yang terdapat dalam buku besar ,memerlukan perincian yang lebih lanjut. Buku Pembantu merinci data perkiraan-perkiraan yang tercantum dalam buku besar,sehingga jumlah rupiah uang yang tercantum dalam perkiraan buku besar harus sama dengan jumlah yang dituliskan pada perkiraan buku pembantu. Posting piutang kedalam buku pembantu piutang dilaksanakan berdasarkan bukti transaksi setelah dicatat dan dimasukkan kedalam buku besar.

Perusahaan juga mencatat data piutang dari bukti transaksi kedalam buku laporan yang ada pada akhir bulan dengan menggunakan computer.

C. Penyisihan dan Penghapusan Piutang Ragu-ragu.

PT. Mopoli Raya menerapkan metode penghapusan langsung untuk mencatat kerugian akibat adanya piutang yang tak tertagih. Perusahaan tetap selalu melakukan usaha penagihan,namun apabila setelah sekian lama ternyata memang tidak dapat tertagih maka dengan persetujuan pimpinan Perusahaan,piutang tersebut bisa dihapuskan.

(70)

D. Prosedur Penagihan Piutang

Setelah bagian penagihan mencatat seluruh penagihan yang dilakukan,maka diadakan pemeriksaan oleh bagian piutang,apakah pencatatan tersebut telah sesuai dan selanjutnya menyerahkan uang kepada kasir. Kasir menyetorkan uang tersebut kepada bank yang telah ditunjuk oleh Perusahan. PT. Mopoli raya melakukan penagihan dengan cara :

1. Penagihan Piutang niaga dengan cara mencairkan giro gantung yang sudah jatuh tempo

2. Piutang karyawan ditagih dengan memotong melalui daftar gaji (tidak melebihi sepertiga dari gaji pokok)

3. Piutang lain-lain ditagih dengan ditambah pekerjaan kontraktor telah rampung.

E. Pengawasan Piutang Perusahaan 1. Kebijakan Penjualan Kredit.

Berdasarkan data Perusahaan yang disajikan pada Bab III sebelumnya menunjukan bahwa Perusahaan telah menerapkan unsur-unsur kebijakan dalam penjualan kredit.

Secara teoritis ada empat (4) unsur kebijakan dalam penjualan kredit yaitu Periode Kredit, diskon/potongan, standart kredit yang terutama menyangkut prinsip 5 K (karakter,kapasitas,koleteral,dan keadaan maupun kebijakan penagihan unsur tersebut telah dipraktekkannya oleh Perusahaan. Melalui kebijakan kredit

(71)

perusahaan dapat lebih selektif menyetujui permintaan Pembeli. Perusahaan telah mengadakan analisis kualitas kredit para pembeli secara lebih mendalam dimana dalam pelaksanaan transaksi penjualan kredit perusahaan sudah mensyaratkan adanya jaminan yang harus disertakan pembeli.Dengan demikian,akibat ketatnya syarat transaksi kredit tersebut memungkinkan calon pembeli berniat baik untuk melunasi utangnya.

(72)

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

Setelah pembahasan dan analisa serta penilaian terhadap pengawasan intern piutang pada PT. Mopoli Raya yang dimulai dari terjadinya piutang,prosedur pencatatan piutang,penagihan piutang dan pengawasan intern terhadap piutang yang dijalankan perusahaan ini,maka penulis mempunyai kesimpulan dan saran sebagai berikut :

A. Kesimpulan

1. PT. Mopoli Raya merupakan Perusahaan swasta yang bergerak di bidang perkebunan sawit.

2. Bagan struktur organisasi PT. Mopoli Raya telah dibuat sesuai dengan prinsip pemisahan fungsi sebagai salah satu karakteristik pengendalian intern yang baik.

3. Piutang yang dimiliki oleh perusahaan terdiri atas piutang niaga,piutang direksi,staff,non staff dan karyawan serta piutang lain-lain.

4. Pencatatan piutang usaha dimulai pada saat kontrak jual beli penjualan kredit ditanda tangani sampai pada saat piutang kembali menjadi uang kas dicatat secara terpisah,melalui beberapa bagian untuk menjaga kas itu sendiri.

5. Penagihan piutang niaga dilakukan oleh bagian piutang yang ditunjuk. Penerimaan kas dari piutang ini melibatkan beberapa bagian yang saling

(73)

berhubungan satu sama lain sehingga fungsi pegendalian intern atas penerimaan kas yang berasal dari piutang tetap dilakukan pada setiap kegiatan perusahaan.

6. Konfirmasi piutang dilakukan pada akhir periode pembukuan untuk mencocokan jumlah saldo piutang.

7. Penilaian Piutang dilakukan berdasarkan pertimbangan manajemen. Metode yang digunakan adalah Metode penghapusan langsung berdasarkan persetujuan Pimpinan/manajer yang berwenang.

8. Menurut apa yang telah dilihat dalam prakteknya, maka pengawasan intern piutang telah dapat dikatakan dengan baik, karena :

• Telah ada pemisahan fungsi dan wewenang dalam setiap bagian organisasi,walaupun ada satu jabatan fungsi yang merangkap kerja yaitu fungsi pemasaran bertugas memasarkan produk dan melakukan penagihan.

• Pembayaran Piutang Debitur/layanan Perusahaan adalah perusahaan yang dipandang cukup layak ,baik dalam pembayaran piutang sesuai dengan jadwal piutang.

B. Saran-saran

1. Sistem pengawasan intern yang dibuat oleh perusahaan sedah cukup memadai. Hal ini hendaknya tetap ditingkatkan .

(74)

2. Perlu adanya pemisahan fungsi di fungsi pemasaran dan fungsi penagihan agar tidak adanya rangkap jabatan.

3. Ada baiknya penilaian penyisihan piutang ragu-ragu dilakukan berdasarkan umur piutang

(75)

DAFTAR PUSTAKA

Soemarsono,Siti Marfuah 2002. Prinsip-Prinsip Akuntansi BPFE UGM Yogyakarta

Hartanto, Drajat pramono, 2001. akuntansi keuangan,BPFE UGM Yogyakarta D. Agus Harjito,Soemartono,2000. Akuntansi Keuangan, Ekonesia FE UII Yogyakarta.

Ronald and Ferdinand, 1998. Financial Accounting 5 th ed Englewood Clifts NJ:Prentice Hall

Yulian Janit,Martono,1999. Dasar-dasar akuntansi,Ekonesia FE UII Yogyakarta Mulyadi,2001. Sistem Akuntansi,Salemba Empat Edisi-3 UGM Yogyakarta Cetakan-3

Zaki Baridwan2000, IntermadiateAccounting,Edisi 7,BPFE UGM Yogyakarta Ikatan Akuntansi Indonesia,1996. Prinsip akuntansi Indonesia, Jakarta Harahap sofyan Tanjung,2002. Prosedur Pengendalian Interna Piutan

Dagang,Tbk. UPP AMP YKPN,Yogyakarta

Ghozali,Iqbal,2002. Prosedur Pencatatan Piutang,PT. Hervinta,Fakultas Ekonomi USU

Gilespie,Cecil1999Accountingsystem,Procedur,Metode,Prentice,Hall nc,EnglewoodClifftsModern Asia edition,Five Edition

(1)

D. Prosedur Penagihan Piutang

1. Penagihan Piutang niaga dengan cara mencairkan giro gantung yang sudah jatuh tempo

2. Piutang karyawan ditagih dengan memotong melalui daftar gaji (tidak melebihi sepertiga dari gaji pokok)

3. Piutang lain-lain ditagih dengan ditambah pekerjaan kontraktor telah rampung.

E. Pengawasan Piutang Perusahaan 1. Kebijakan Penjualan Kredit.

Berdasarkan data Perusahaan yang disajikan pada Bab III sebelumnya menunjukan bahwa Perusahaan telah menerapkan unsur-unsur kebijakan dalam penjualan kredit.

(2)

(3)

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

1. PT. Mopoli Raya merupakan Perusahaan swasta yang bergerak di bidang perkebunan sawit.

2. Bagan struktur organisasi PT. Mopoli Raya telah dibuat sesuai dengan prinsip pemisahan fungsi sebagai salah satu karakteristik pengendalian intern yang baik.

3. Piutang yang dimiliki oleh perusahaan terdiri atas piutang niaga,piutang direksi,staff,non staff dan karyawan serta piutang lain-lain.

(4)

berhubungan satu sama lain sehingga fungsi pegendalian intern atas penerimaan kas yang berasal dari piutang tetap dilakukan pada setiap kegiatan perusahaan.

6. Konfirmasi piutang dilakukan pada akhir periode pembukuan untuk mencocokan jumlah saldo piutang.

7. Penilaian Piutang dilakukan berdasarkan pertimbangan manajemen. Metode yang digunakan adalah Metode penghapusan langsung berdasarkan persetujuan Pimpinan/manajer yang berwenang.

8. Menurut apa yang telah dilihat dalam prakteknya, maka pengawasan intern piutang telah dapat dikatakan dengan baik, karena :

• Pembayaran Piutang Debitur/layanan Perusahaan adalah perusahaan yang dipandang cukup layak ,baik dalam pembayaran piutang sesuai dengan jadwal piutang.

B. Saran-saran

1. Sistem pengawasan intern yang dibuat oleh perusahaan sedah cukup memadai. Hal ini hendaknya tetap ditingkatkan .

(5)

2. Perlu adanya pemisahan fungsi di fungsi pemasaran dan fungsi penagihan agar tidak adanya rangkap jabatan.

3. Ada baiknya penilaian penyisihan piutang ragu-ragu dilakukan berdasarkan umur piutang

(6)

DAFTAR PUSTAKA

Soemarsono,Siti Marfuah 2002. Prinsip-Prinsip Akuntansi BPFE UGM Yogyakarta

Hartanto, Drajat pramono, 2001. akuntansi keuangan,BPFE UGM Yogyakarta D. Agus Harjito,Soemartono,2000. Akuntansi Keuangan, Ekonesia FE UII Yogyakarta.

Ronald and Ferdinand, 1998. Financial Accounting 5 th ed Englewood Clifts NJ:Prentice Hall

Yulian Janit,Martono,1999. Dasar-dasar akuntansi,Ekonesia FE UII Yogyakarta Mulyadi,2001. Sistem Akuntansi,Salemba Empat Edisi-3 UGM Yogyakarta Cetakan-3

Dagang,Tbk. UPP AMP YKPN,Yogyakarta

Ghozali,Iqbal,2002. Prosedur Pencatatan Piutang,PT. Hervinta,Fakultas Ekonomi USU

Gilespie,Cecil1999Accountingsystem,Procedur,Metode,Prentice,Hall nc,EnglewoodClifftsModern Asia edition,Five Edition

Prosedur Pencatatan Dan Pengawasan Internal Piutang Pada PT. Mopoli Raya Medan

JUDUL SKRIPSI