Petugas Penjualan Bebas
Asisten Apoteker Apoteker Pengelola
Apotek
Gambar 1. Struktur Organisasi Apotek Kita Farma Binjai
3.3 Pengadaan Perbekalan Farmasi
Pengadaan perbekalan farmasi di Apotek Kita Farma Binjai meliputi perencanaan, pembelian, dan pemantauan hasil pembelian.
3.3.1 Perencanaan Pembelian
Perencanaan pembelian di Apotek Kita Farma Binjai dilakukan dengan memperhatikan kebutuhan pada ruang peracikan dan penjualan bebas. Barang
yang sudah habis atau stock yang sedikit di tempat penyimpanan obat dicatat ke dalam buku pemesanan. Jumlah barang yang akan dibeli disesuaikan dengan sifat
barang, fast moving atau slow moving.
3.3.2 Pelaksanaan Pembelian
Pelaksanaan pembelian dilakukan dengan cara sebagai berikut : a. Petugas memeriksa perbekalan farmasi yang hampir habis dengan melihat
langsung tempat penyimpanan barang lalu dicatat kedalam buku pesanan. b. Menetapkan jenis dan jumlah barang yang akan dibeli sesuai dengan sifat
barang fast moving atau slow moving. c. Pembelian dilaksanakan dengan cara menghubugi pemasok melalui telepon
atau pemasok datang langsung ke apotek. Selanjutnya membuat surat pesanan SP. Contoh surat pesanan dapat dilihat pada Lampiran 2.
Juliyanti : Laporan Praktek Kerja Profesi Farmasi Komunitas Di Apotek Kimia Farma Binjai, 2008 USU e-Repository © 2008
Khusus untuk pembelian narkotika, dilakukan dengan pemesanan kepada Pedagang Besar Farmasi PBF Kimia Farma Medan dengan menggunakan Surat
Pesanan Narkotika formulir N-9 rangkap 4 yang ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek APA. Pemesanan dan penerimaan barang dilakukan langsung
oleh APA. Untuk pembelian psikotropika digunakan Surat Pesanan Psikotropika. Contoh formulir Surat Pesanan Narkotika dan Surat Pesanan Psikotropika dapat
dilihat pada Lampiran 3 dan 4.
3.3.3 Penerimaan dan Pemantauan Hasil Pembelian
Penerimaan barang di Apotek Kita Farma Binjai dilakukan oleh Asisten Apoteker yang bertugas. Petugas penerimaan barang melakukan pemantauan hasil
pembelian dengan prosedur sebagai berikut : a. Petugas menerima barang dari pemasok disertai dengan surat pengantar
barang faktur rangkap 4 dan surat pesanan. b. Petugas memeriksa kelengkapan barang yaitu jumlah barang, kondisi fisik,
tanggal kadaluarsa, kebenaran harga atau potongan harga dan menyesuaikan dengan faktur.
c. Bila telah sesuai maka petugas menandatangani faktur dan membubuhi stempel apotek. Satu lembar copy faktur sebagai pertinggal untuk apotek, dan
faktur asli beserta 2 copy faktur lainnya dikembalikan kepada petugas pengantar barang.
d. Segera memberitahukan kepada pemasok bila harga atau potongan harga tidak sesuai dengan perjanjian dan meminta segera dikoreksi.
Juliyanti : Laporan Praktek Kerja Profesi Farmasi Komunitas Di Apotek Kimia Farma Binjai, 2008 USU e-Repository © 2008
e. Jika ada barang yang tidak dikirim maka diminta penjelasan dari pemasok tesebut, bila perlu membatalkannya agar bisa dipesan dari pemasok lain.
f. Faktur tersebut dikumpulkan dan disimpan sebagai bukti bahwa Apotek Kita Farma membeli sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan lainnya melalui
jalur yang resmi.
3.4 Penyimpanan dan Penataan
