Usaha penjualan voucher hotel, perusahaan menjalin kerjasama dengan pihak hotel yang ingin kerjasama dalam hal penyewaan kamar dan fasilitas-fasilitas yang
dimiliki oleh hotel-hotel tersebut, PT. Trimitra akan mengirim wisatawan yang membeli jasa tournya pada hotel-hotel tersebut. Segala biaya yang timbul karena
penyewaan kamar, penggunaan fasilitas dan makan minum wisatawan akan dibayar PT. Trimitra Tour and Travel Medan dengan mengeluarkan voucher. Tarif yang
digunakan oleh hotel adalah sebesar harga yang telah disepakati dalam kontrak yang biasanya lebih rendah dari tarif umum. Pt. Trimitra juga menjalin kerjasama dengan
biro-biro perjalanan lain yang ada di dalam negeri maupun yang ada di luar negeri. Kerjasama terjadi karena biro-biro perjalanan tersebut tidak memiliki cabang di kota-
kota lain, sementara wisatawan ingin membeli jasa perjalanan yang akan berkunjung ke kota-kota tersebut.
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai kerangka dan mekanisme formal dimana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan bentuk susunan
pola terhadap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau orang- orang tersebut job description.
Struktur organisasi suatu perusahaan adalah terlalu kompleks untuk disajikan secara verbal, oleh karena itu diperlukan suatu bagan organisasi, satuan organisasi
serta bagaimana hubungan diantaranya. Satuan-satuan organisasi yang terpisah digambarkan bentuk kotak, dimana kotak satu dengan yang lain dihubungkan oleh
garis menunjukkan rantai perintah dan jalur komunikasi formal. Untuk PT. Trimitra Tour and Travel Medan bagan organisasinya dapat dilihat sebagai berikut :
STRUKTUR ORGANISASI PT. TRIMITA TOUR AND TRAVEL MEDAN
STAF PRESIDEN
DIREKTUR
MANAGER UMUM
KEPALA DEPT. TIKET
KEPALA DEPT.
TRANSPOR TASI
KEPALA DEPT.
AKUNTANSI KEPALA
DEPT. VOUCHER
HOTEL KEPALA
DEPT. TOUR
ADM TOUR
STAF
STAF SUPIR
PRAMU WISATA
PEMBANTU SUPIR
3.3 Tugas dan tanggung jawab setiap departemen
Adapun tugas dan tanggung jawab dari tiap-tiap satuan organisasi tersebut secara garis besar dapat diuraikan sebagai berikut :
1 Presiden Direktur
• Menentukan kebijakan umum perusahaan termasuk menyetujui anggaran. • Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan perusahaan baik di dalam maupun di
luar negeri. • Merencanakan, mengkoordinir dan mengawasi seluruh kegiatan perusahaan.
2 Manager Umum
• Menjalankan kebijakan yang telah ditetapkan oleh presiden direktur. • Mengambil keputusan-keputusan yang dianggap tidak perlu disampaikan
kepada presiden direktur dalam kegiatan operasionalnya. • Merencakan, mengkoordinir dan mengawasi keuangan serta kegiatan
pemasaran jasa perusahaan.
3 Kepala Departemen Tour
• Bertanggung jawab sepenuhnya atas seluruh kegiatan yang terjadi pada departemen tour.
• Membuat surat kerjasama dengan perusahaan lain dalam bidang tour atas perintah manager umum Contact Rate
• Menandatangani voucher tour yang digunakan atas package tour paket perjalanan dan invoicenya.
• Membuat laporan pertanggung jawaban yang akan disampaikan kepada manager umum.
a Administrasi Departemen Tour
• Bertanggung jawab atas seluruh dokumen yang dibutuhkan dalam proses pelaksanaan tour.
• Membuat laporan penjualan harian daily sales report mengenai perjalanan wisata ke departeme akuntansi.
• Membuat berita faksimili fax massage dan membalas pesan yang masuk. b
Staff Departemen Tour • Menerima pemesanan jasa tour dari dalam dan luat negeri baik perorangan
maupun persahaan yang mempunya ikatan kerjasama. • Mengadakan koordinasi masuk dan keluar dengan bagian administrasi tour
• Memesa n kamar hotel yang dibutuhkan. • mengatasi keluhan keluhan tamu complaint yang muncul.
c Pramuwisata
• Membawa para wisatawan dalam perjalanan wisata dan menerangkan segala sesuatu mengenai objek yang sedang di kunjungi atau memberikan informasi
yang dibutuhkan.
• Bertanggung jawab terhadap perjalanan wisata yang dilakukan sesuai dengan petugas.
4 Kepala Departemen Transportasi
• Bertanggung jawab terhadap aktivitas departemen dan seluruh alat-alat transportasi yang digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan.
• Menyediakan alat-alat yang dibutuhkan oleh departemen tour baik yang diambil dari armada sendiri maupun menyewa dari perusahaan lain.
• Menandatangani surat permintaan pergantian suku cadang dan perawatan alat- alat transportasi.
• Membuat laporan pertanggung jawaban yang akan disampaikan kepada manager umum.
• Menandatangi surat perintah penggunaan alat-alat transportasi. a
Staf Departemen Transportasi • Membuat tugas-tugas kepala departemen transportasi dalam hal pengawasan,
penggunaan alat-alat transportasi termasuk penyimpanan dokumen alat-alat transportasi dan menyelesaikan masalah-masalah yang mungkin terjadi.
• Membuat perhitungan uang jalan dan uang minyak sesuai dengan rute perjalanan yang akan ditempuh..
b Supir
• Bertanggung jawab terhadap perawatan dan pemeliharaan kendaraan yang telah diserahkan kepadanya.
• Melaporkan perjalanan kepada departemen transportasi. c
Pembantu Supir • Bertanggung jawab atas kebersihan kendaraan dan membantu pekerjaan supir.
5 Kepala Departemen Tiket
• Bertanggung jawab atas perolehan dan penjualan tiket pesawat terbang oleh departemen, termasuk kegiatan pencatatan.
• Bertanggung jawab terhadap tersedianya tiket pesawat terbang untuk kegiatan tour dan kebutuhan klien.
• Membuat laporan pertanggung jawaban mengenai penjualan tiket pesawat terbang yang disampaikan kepada manager umum.
• Ikut menjual tiket kepada konsumen apabila staff tidak ada di tempat karena pergi ke kantor-kantor perusahaan penerbangan atau agen-agen perjalanan
lain dalam rangka penjualan tiket. a
Staf Departemen Tiket • Membuat tugas-tugas kepala departemen tour dalam hal ini pengadaan dan
pengurusan tiket baik domestik maupun internasional. • Membuat laporan harian penjualan tiket yang akan dikirim ke departemen
akuntansi.
6 Kepala Departemen Voucher Hotel
• Bertanggung jawab atas pemesanan kamar atau fasilitas-fasilitas hotel yang lain keperluan konsumen.
• Membuat surat kerjasama dengan hotel-hotel dalam hal penyewaan kamar ataupun fasilitas-fasilitas hotel lain atas perintah manager umum.
• Menandatangani invoice dan voucher yang akan dikeluarkan departemen penjualan voucher hotel.
• Membuat surat perintah bayar yang dikirim ke departemen akuntansi untuk pembayaran hutang akibat pengeluaran voucher.
• Membuat laporan pertanggung jawaban yang akan disampaikan kepada manager umum.
a Staf Departemen Voucher Hotel
• Mengadakan pemesanan kamar hotel kepada hotel-hotel yang telah mengadakan kerjasama.
• Membuat laporan harian penjualan voucher hotel yang akan dikirim ke departemen akuntansi.
• Membalas fax yang akan masuk dan membuat fax keluar.
7 Kepala Departemen Akuntansi
• Bertanggung jawab terhadap pembukuan dan pelaporan pendapatan omset dan pengeluaran biaya harian perusahaan.
• Bertanggung jawab terhadap pembuatan Surat pemberitahuan taunan SPT untuk keperluan pembayaran pajak penghasilan.
• Meneliti dan menganalisa semua data keuangan perusahaan dan mengadakan penyelidikan apabila ditemukan indikasi atau bukti telah terjadi kekurangan,
kekeliruan ataupun ketidak beresan. a
Staf Departemen Akuntansi • Menerima dan memproses data-data keuangan yang dikirim oleh departemen-
departemen yang ada. • Melakukan penagihan piutang dan pembayaran hutang perusahaan yang
timbul dari kegaiatan operasional perusahaan. • Membantu kepala departemen akuntansi dalam melaksanakan tugas-tugasnya.
BAB IV SISTEM PEMASARAN PAKET WISATA
