Langkah-langkah Sertifikasi ISO 9001:2000 1. Kajian Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 (Studi Kasus pada Perusahaan Otomotif PT. Mah Sing Indonesia)

3. Mempelajari persyaratan-persyaratan standar dari sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000. Persyaratan standar ini meliputi pasal 4: Sistem Manajemen Mutu, pasal 5: Tanggung jawab Manajemen, pasal 6: Manajemen Sumber Daya, pasal 7: Realisasi Produk, dan pasal 8: Pengukuran, Analisa dan Perbaikan. Memahami persyaratan sistem manajemen kualitas ISO 9001 :2000 adalah kunci sukses menuju keberhasilan dari proses dokumentasi dan implementasi. 4. Melakukan pelatihan training terhadap semua anggota organisasi. Semua tenaga kerja dalam organisasi harus familiar dengan ISO 9000 dan mengetahui alasan mengapa perusahaan menginginkan registrasi. Manajer puncak, kepala departemen dan staf operasional organisasi sangat menentukan keberhasilan implementasi sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000. Karena itu. mereka harus benar-benar mengerti tentang sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000. Pemahaman ini dapat diperoleh melalui serangkaian pelatihan tentang sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000. 5. Memulai peninjauan ulang terhadap manajemen manajemen review. Pimpinan organisasi harus mendelegasikan tanggung jawab mutu dari organisasi itu kepada wakil manajemen dan management representative. Tinjauan ulang manajemen harus dimulai dengan memfokuskan pada persyaratan-persyaratan standar sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000. 5. Identifikasi kebijakan kualitas, prosedur-prosedur, instruksi- instruksi yang dibutuhkan yang dituangkan dalam dokumen- dokumen tertulis. Dokumentasi dalam ISO 9000 terdiri dari empat level, a. Manual sistem kualitas level I Memuat kebijakan dan mutu. memberikan gambaran mengenai proses-proses di dalam perusahaan serta menjelaskan bagaimana perusahaan memenuhi standar setiap elemen ISO 9000. b. Prosedur-prosedur level II Dokumentasi rencana dan implementasi strategi mutu. Ditetapkan oleh departemen yang membuat aturan dan instruksi umum kegiatan-kegiatan tertentu. c. Instruksi-instruksi level III lnstruksi kerja terinci menjelaskan langkah demi langkah bagaimana tugas harus diselesaikan. d. Formulir-formulir level IV Formulir yang digunakan untuk mendaftar kegiatan sesuai dengan prosedur ISO 9001:2000. 7. Implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Memulai penyesuaian kegiatan perusahaan dengan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. 8. Memulai audit sistem manajemen kualitas perusahaan. Audit sistem manajemen kualitas diperlukan untuk menjamin bahwa dokumentasi dan penerapan sesuai dengan persyaratan standar dan menunjukan keefektifan sistem manajemen kualitas. 9. Memilih registrar Setelah manajemen yakin dan percaya bahwa sistem manajemen kualitas telah memenuhi persyaratan standar sistem manajemen kualitas ISO 9001-2000, maka manajemen memilih registrar untuk mulai melakukan penilaian. Registrar akan menilai dokumen – dokumen seperti manual mutu, prosedur-prosedur, instruksi-instruksi dan formulir – formulir yang berkaitan dengan persyaratan sistem manajemen kualitas ISO 9001 : 2000. 10. Registrasi Setelah semua prosedur telah dijalankan dan telah dinyatakan lulus dalam penilaian. PT. Mah Sing Idonesia mendapat sertifikat ISO 9001:2000 yang berlaku selama tiga tahun. Setelah tiga tahun dilakukan lagi audit TUV secara keseluruhan untuk mengetahui apakah PT. MSI masih layak mendapat sertifikasi tersebut. 4.4. Permasalahan Penerapan ISO 9001:2000 4.4.1 Analisis Permasalahan PT. Mah Sing Indonesia telah menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 sejak tahun 2005. Perusahaan selalu berusaha untuk menerapkan standarisasi itu secara optimal dan berkesinambungan. Dalam menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000, PT Mah Sing memiliki beberapa masalah yang muncul. Penelusuran masalah PT. Mah Sing Indonesia dilihat dari beberapa unsur ISO 9001:2000. Unsur-unsur tersebut adalah sistem manajemen mutu, tanggung jawab manjemen, manajemen sumber daya, realisasi produk, pengukuran, analisis dan perbaikan.

4.4.1.1 Sistem Manajemen mutu

Perusahaan selalu berusaha untuk menghasilkan produk yang berkualitas. Untuk mendapatkan hasil yang optimal, sistem manajemen mutu perusahaan harus efektif dan efisien. Sistem manajemen mutu merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian terhadap suatu proses atau produk terhadap kebutuhan dan persyaratan tertentu Witjitro, 2005. Kebutuhan dan persyaratan tersebut ditentukan oleh pelanggan atau organisasi. Seluruh elemen perusahaan juga harus memelihara sistem manajemen mutu tersebut dan berusaha meningkatkan efektivitasnya dengan mengacu pada ketentuan- ketentuan yang tercantum dalam standar internasional. Pihak yang bertanggung jawab dalam mengelola sistem manajemen mutu ini dibagi atas tiga bagian, yaitu: a. Manajemen Puncak Manajemen puncak terdiri dari president director dan vice president director. Peran mereka adalah merencanakan untuk perancangan sistem manajemen mutu. Pemimpin harus mengidentifikasi proses-proses yang diperlukan oleh sistem manajemen mutu dan mendokumentasikannya. b. Kepala Departemen Kepala departemen berperan dalam mengawasi dan menyosialisasikan sistem manajemen mutu yang telah dirancang kepada staf masing-masing departemen. Bila ada penambahan prosedur atau masalah dalam proses produksi, masing-masing kepala departemen dapat saling berdiskusi mencari pemecahan dan mempertanggungjawabkannya kepada manajemen puncak. c. Staf operasional Staf operasional berperan dalam melaksanakan secara menyeluruh setiap prosedur sistem manajemen mutu yang telah dibuat oleh perusahaan. Selain itu, staf operasional harus segera memberitahu atasan apabila terdapat penyimpangan dalam prosedur. Perusahaan memiliki beberapa kendala yang dihadapi untuk menerapkan sistem manajemen mutu yang baik. Kendala yang dihadapi perusahaan diantaranya adalah sumber daya manusia, komunikasi dan sistem. Di bawah ini, dijelaskan kendala yang dihadapi oleh PT. Mah Sing Indonesia. Kendala tersebut merupakan tujuan dalam pembuatan hirarki untuk mencari strategi yang cocok dalam implementasi sistem manajemen mutu yang baik.