yang bertanggung jawab dalam mengelola sistem manajemen mutu ini dibagi atas tiga bagian, yaitu:
a. Manajemen Puncak
Manajemen puncak terdiri dari president director dan
vice president director. Peran mereka adalah merencanakan untuk perancangan sistem manajemen
mutu. Pemimpin harus mengidentifikasi proses-proses yang diperlukan oleh sistem manajemen mutu dan
mendokumentasikannya. b.
Kepala Departemen Kepala departemen berperan dalam mengawasi dan
menyosialisasikan sistem manajemen mutu yang telah dirancang kepada staf masing-masing departemen. Bila
ada penambahan prosedur atau masalah dalam proses produksi, masing-masing kepala departemen dapat saling
berdiskusi mencari
pemecahan dan
mempertanggungjawabkannya kepada manajemen puncak. c.
Staf operasional Staf operasional berperan dalam melaksanakan
secara menyeluruh setiap prosedur sistem manajemen mutu yang telah dibuat oleh perusahaan. Selain itu, staf
operasional harus segera memberitahu atasan apabila terdapat penyimpangan dalam prosedur.
Perusahaan memiliki beberapa kendala yang dihadapi untuk menerapkan sistem manajemen mutu yang baik. Kendala
yang dihadapi perusahaan diantaranya adalah sumber daya manusia, komunikasi dan sistem. Di bawah ini, dijelaskan
kendala yang dihadapi oleh PT. Mah Sing Indonesia. Kendala tersebut merupakan tujuan dalam pembuatan hirarki untuk
mencari strategi yang cocok dalam implementasi sistem manajemen mutu yang baik.
a. Sumber daya manusia
Masalah sumber daya manusia ini terutama berada pada pegawai baru. Banyak pegawai baru yang belum
memahami sistem manajemen mutu sehingga menghambat pelaksanaan sistem manajemen mutu yang efektif.
b. Komunikasi
Terdapat penyampaian maksud prosedur sistem manajemen mutu yang kurang jelas dari atas ke bawah
maupun sebaliknya. Komunikasi yang kurang juga menjadi salah satu hambatan dalam mendapatkan sistem
manajemen mutu yang optimal. c.
Sistem Hal aktual yang terjadi di lapangan tidak sesuai
dengan prosedur sistem manajemen mutu. Selain itu masih terdapat banyak penomoran proses produksi yang tidak
sesuai dengan dokumen. Misalnya dalam dokumen proses produksi aktivitas A tercantum di nomor tiga sedangkan
pada kenyataannya aktivitas A berada di urutan pertama.
4.4.1.2 Tanggung Jawab Manajemen
Manajemen puncak harus membuktikan komitmen yang tinggi dalam menjalankan sistem manajemen mutu. Pembuktian
tersebut bisa dilakukan dengan adanya komunikasi dalam organisasi tentang pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan,
peraturan perundang-undangan dan hukum. Kendala yang dihadapi oleh PT. Mah Sing Indonesia
adalah kurangnya komunikasi yang jelas antara pihak manajemen puncak dengan staf operasional. Komunikasi yang tidak jelas itu
bisa terjadi karena faktor gaya bahasa yang berbeda antara manajemen puncak dengan staf operasional.
Manajemen puncak bertanggung jawab dalam membuat kebijakan mutu organisasi dan kebijakan mutu fungsi-fungsi
yang ada dalam organisasi. Selanjutnya kebijakan-kebijakan
mutu tersebut harus didokumentasikan sebagai bukti adanya komitmen manajemen puncak.
Setelah kebijakan mutu telah ditetapkan, manajemen harus menjabarkannya dalam sasaran-sasaran mutu yang
diperkirakan dapat dicapai dalam interval waktu tertentu berdasarkan analisa data sebelumnya. Sasaran-sasaran mutu
departemen boleh ditetapkan oleh tiap-tiap kepala departemen dengan selalu mengacu pada kebijakan mutu departemen yang
bersangkutan. Manajemen Puncak bertanggungjawab melaksanakan
tinjauan manajemen, yaitu suatu aktifitas evaluasi terhadap kesinambungan dan efektifitas sistem manajemen mutu. Bukti
komitmen ini biasanya berupa adanya rangkuman hasil rapat tinjauan manajemen minutes meeting jika tinjauan manajemen
dilakukan dalam bentuk rapat, atau catatan-catatan lainnya yang menunjukkan telah dilaksanakannya tinjauan manajemen
terhadap kesinambungan dan efektifitas pelaksanaan sistem manajemen mutu.
Manajemen Puncak
juga menunjukkan
bukti komitmennya dalam menjamin ketersediaan sumber daya. Bukti
komitmen ini dapat dilihat dari kecukupan sumber daya yang dimiliki termasuk adanya data pengelolaan dan pemeliharaan
sumber daya. Pengelolaan sumber daya dapat dilihat dari data kompetensi karyawan, pelatihan karyawan, kesehatan karyawan,
kecelakaan kerja, pemeliharaan peralatan, pemeliharaan alat transportasi dan komunikasi maupun pemeliharaan gedung.
Aktor yang berperan dalam tanggung jawab manajemen adalah : a.
Manajemen Puncak Peran manajemen puncak dalam tanggung jawab
manajemen adalah sebagai penetap kebijakan mutu, menjamin bahwa sasaran-sasaran mutu telah dilaksanakan,
melaksanakan tinjauan
manajemen dan
menjamin
ketersediaan sumber daya. Selain itu, manajemen puncak bertanggungjawab dalam menjamin bahwa persyaratan
pelanggan ditetapkan dan dipenuhi, baik persyaratan yang dinyatakan oleh pelanggan maupun persyaratan yang tidak
dinyatakan oleh pelanggan tapi akan sangat diperlukan oleh pelanggan.
b. Kepala Departemen
Kepala departemen bertanggung jawab dalam menetapkan sasaran-sasaran mutu bagi departemen yang
dibawahinya. Sasaran mutu tersebut harus mengacu pada kebijakan mutu yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Tanggung jawab kepala departemen selanjutnya adalah mengawasi apakah sasaran mutu yang telah dibuat
dilaksanakan secara baik oleh staf operasional departemen terkait.
Selain itu,
kepala departemen
juga bertanggungjawab dalam pembagian tugas bagi karyawan
departemen tersebut. c.
Staf operasional Peran staf operasional dalam tanggung jawab
manajemen adalah memberikan yang terbaik dalam tugas yang telah diberikan. Tugas staf operasional adalah
mengerjakan sesuai sasaran mutu dan prosedur yang telah diberikan.
4.4.1.3 Manajemen Sumber Daya
Organisasi harus menetapkan dan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan dan memelihara
sistem manajemen mutu, dan secara berkesinambungan meningkatkan efektifitasnya. Selain itu penyediaan sumber daya
dibutuhkan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratan pelanggan
.
Jenis-jenis sumber daya yang terdapat pada PT. Mah Sing Indonesia adalah sumber daya
manusia, infrastruktur dan lingkungan kerja.
Secara umum yang dimaksud sumber daya manusia adalah semua personilkaryawan yang pekerjaan dan tanggungjawabnya
mempengaruhi mutu produk yang dihasilkan oleh suatu perusahaan. Mutu produk yang dihasilkan tersebut tidak hanya
bergantung pada personil-personil di bagian produksi saja, tetapi juga bergantung pada aktifitas-aktifitas yang dilakukan oleh
personil-personil di bagian lain dalam sistem manajemen mutu perusahaan.
Personil-personil tersebut harus memiliki kompetensi atau kecakapan yang sesuai dengan pekerjaannya karena akan
berpengaruh terhadap mutu produk yang dihasilkan juga akan mempengaruhi kepuasan pelanggan. Dimana kompetensi tersebut
dapat dinilai berdasarkan latar belakang pendidikan, pelatihan training, keterampilan dan pengalaman yang dimilikinya.
Selanjutnya sumber daya yang penting dalam mendukung proses pemenuhan persyaratan pelanggan dalam kerangka sistem
manajemen mutu adalah infrastruktur. Hal-hal yang termasuk dalam infrastruktur adalah a bangunan, ruang kerja dan
keperluan sejenis, b peralatan proses baik perangkat keras dan perangkat
lunak dan
c layanan
pendukung seperti
pengangkutan atau komunikasi. Infrastruktur yang digunakan haruslah yang masih mampu
mendukung proses menghasilkan produk yang sesuai dengan persyaratan pelanggan tidak kadaluarsa. Disamping itu
perusahaan juga harus melakukan proses pemeliharaan terhadap infrastruktur secara periodik. Bukti pemeliharaan infrastruktur
berupa catatan-catatan
records seperti;
catatan-catatan pengelolaan bangunan, perawatan mesinperalatan, perawatan
alat transportasi, dan lain-lain juga harus dipelihara sebagai bukti pemenuhan persyaratan ISO.
Sumber daya terakhir yang digunakan perusahan dalam kerangka sistem manajemen mutu adalah lingkungan kerja.
Lingkungan kerja adalah semua area yang digunakan untuk menjalankan sistem manajemen mutu. Perusahaan harus
menetapkan lingkungan kerja yang baik dan memadai bagi proses-proses dalam sistem manajemen mutunya seperti; tata
ruang area kerja, jalur keluar masuknya materialproduk akhirkaryawan,
termasuk kenyamanan
dan keamanan
lingkungan kerja tersebut bagi semua karyawan. Pengelolaan lingkungan kerja harus dilakukan secara efisien dengan
memperhatikan aspek-aspek yang ditetapkan dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku terutama aspek keselamatan
kerja. Manajemen sumber daya pada PT. Mah Sing Indoneia
telah dilakukan dengan baik.nemu terdapat kendala kecil yang dapat mempengaruhi perusahaan. Kendala tersebut terdapat pada
sumber daya manusia pada PT. Mah Sing Indonesia. mereka perlu diberi pelatihan dan motivasi untuk memberikan hasil kerja
yang bagus dan dapat memuaskan harapan pelanggan. Aktor yang berperan dalam manajemen sumber daya ini
adalah manajemen puncak, kepala departemen dan staf operasional. Peran-peran mereka seperti yang dijelaskan sebagai
berikut : a.
Manajemen Puncak Peran manajemen puncak adalah menyediakan
sumber daya tersebut dan mengelolanya. Selain itu manajemen puncak
secara berkesinambungan harus meningkatkan efektivitasnya.
b. Kepala Departemen
Peran kepala departemen adalah mengorganisasikan sumber daya manusia yang dimiliki setiap departemen.
Kepala departemen juga bertugas dalam pemeliharaan infrastruktur dan membuat lingkungan kerja yang kondusif
bagi karyawan departemen masing-masing.
c. Staf Operasional
Peran staf operasional adalah menjaga infrastruktur perusahaan agar dapat bekerja sebagaimana mestinya.
Selain itu staf operasional juga berperan dalam membuat lingkungan kerja yang kondusif.
4.4.1.4 Realisasi Produk
Proses realisasi produk merupakan bagian inti dari aktivitas suatu perusahaan. Proses-proses yang termasuk dalam
kelompok ini tergantung pada kegiatan operasional perusahaan. Secara umum proses-proses di dalam realisasi produk dapat
dikelompokkan menjadi proses-proses utama main processes dan proses-proses pendukung supporting processes.
Aktivitas utama dari perusahaan ini adalah membuat suatu instrumen otomotif. Proses-proses utama dari realisasi produk
diantaranya adalah proses perakitan bagian-bagian sub assembly, proses perakitan utama main assembly, proses
pengujian fungsi function testing, dan proses pengepakan packaging.
Sedangkan yang
menjadi proses-proses
pendukungnya adalah proses verifikasi penerimaan material incoming inspection, proses pengiriman material ke area
produksi material preparation, proses penyimpanan produk akhir product inventory dan proses pengiriman produk
delivery. Tidak ada kendala yang besar dalam proses realisasi
produk ini. Kendala yang dihadapi PT. Mah Sing Indonesia dalam proses realisasi produk ini terdapat pada sedikit kurang
penyesuaian antara proses produksi yang ada pada dokumen dengan realisasi produk pada kenyataannya.
Aktor yang berperan dalam proses realisasi produk ini adalah manajemen puncak, kepala departemen dan staf
operasional. Peran-peran mereka seperti yang dijelaskan sebagai berikut :
a. Manajemen Puncak
Peran manajemen puncak adalah menentukan sasaran mutu dan persyaratan produk. Manajemen puncak
juga menyediakan dokumen dan sumber daya spesifik
untuk produk. Setelah itu pemantauan dan kegiatan uji dibutuhkan untuk
persyaratan produk yang diterima pelanggan.
b. Kepala Departemen
Kepala departemen juga berperan dalam pembuatan sasaran
mutu dan
persyaratan produk.
Kegiatan selanjutnya adalah verifikasi, validasi, dan kegiatan uji
yang spesifik. Kepala departemen juga membuat rekaman yang dibutuhkan untuk memberikan bukti bahwa proses
realisasi dan
produk yang
dihasilkan memenuhi
persyaratan. c.
Staf Operasional Staf operasional berperan dalam melakukan proses-
proses produksi tersebut. Staff operasional menyesuaikan dengan persyaratan pelanggan.
4.4.1.5. Pengukuran, analisis dan perbaikan
Proses pengukuran, analisis dan perbaikan dapat
memperagakan atau memberikan bukti kesesuaian produk dengan persyaratannya. Proses tersebut juga
menjamin kesesuaian pelaksanaan proses-proses dengan persyaratan sistem
manajemen mutu yang telah ditetapkan, dan memberi bukti adanya proses perbaikan efektivitas dari sistem manajemen mutu.
Salah satu alat pengukur kinerja yang paling efektif adalah dengan menilai tanggapan pelanggan terhadap kemampuan
perusahaan dalam memenuhi persyaratannya. Tanggapan
pelanggan dapat berupa keluhan pelanggan terhadap produk atau
pelayanan yang diterima. Selain itu terdapat audit internal dari perusahaan yang dilaksanakan secara berkala untuk mengukur
apakah sistem manajemen mutu yang dijalankan sudah sesuai dengan persyaratan ISO 9001.
Hal penting
lainnya setelah
pengukuran adalah
peningkatan dan perbaikan. Tindakan perbaikan adalah tindakan untuk mencegah suatu ketidaksesuaian agar tidak terulang
kembali. Rangkaian proses tindakan perbaikan diawali dengan pemeriksaan dan identifikasi terhadap ketidaksesuaian yang
terjadi. Setelah diperoleh gambaran yang jelas tentang ketidaksesuaian maka dilakukan proses pengumpulan data dan
penentuan penyebab-penyebab dari timbulnya ketidaksesuaian tersebut.
Tindakan pencegahan juga dilakukan PT. Mah Sing Indonesia.
Tindakan pencegahan adalah tindakan untuk menghilangkan penyebab potensial ketidaksesuaian dalam
rangka mencegah terjadinya ketidaksesuaian. Dengan kata lain suatu ketidaksesuaian sebenarnya belum terjadi, namun
ditemukan adanya penyebab potensial untuk timbulnya ketidaksesuaian tersebut, maka tindakan pencegahan adalah
tindakan untuk menghilangkan penyebab tersebut. Kendala yang dihadapi PT. Mah Sing Indonesia terdapat
pada ketidaksesuaian proses-proses dengan persyaratan sistem manajemen mutu. Ketidaksesuaian proses tersebut menghambat
keefesienan realisasi produk. Aktor-aktor yang berperan dalam proses pengukuran,
analisis dan perbaikan adalah manajemen puncak, kepala departemen dan staf operasional. Peran-peran tersebut dijelaskan
sebagai berikut : a.
Manajemen puncak Manajemen puncak merencanakan pemantauan,
pengukuran, analisis
dan perbaikan
proses yang
diperlukan. untuk memperagakan kesesuaian produk, memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu, dan
secara berkelanjutan memperbaiki efektivitas dari sistem manajemen mutu. Manajemen puncak juga memantau
informasi yang berhubungan dengan tanggapan pelanggan tentang apakah organisasi telah memenuhi persyaratan
pelanggan atau belum. b.
Kepala departemen Kepala departemen berperan dalam mengukur,
menganalisa dan memperbaiki proses produksi dari departemen masing-masing. Kepala departemen juga
secara berkesinambungan memberikan peningkatan pada efektivitas pengukuran, analisa dan perbaikan.
c. Staf operasional
Staf operasional berperan dalam melaksanakan proses pengukuran yang telah ditetapkan sesuai prosedur.
Selain itu staf operasional juga berperan dalam melakukan peningkatan dan perbaikan.
4.4.2. Alternatif tindakan
Permasalahan yang ada pada penerapan sistem manajemen mutu sesuai dengan ISO 9001:2000 sudah tentu memerlukan tindakan
pemecahan permasalahan. Masalah-masalah perusahaan yang telah dijelaskan sebelumnya adalah sumber daya manusia, komunikasi dan
sistem. Masalah tersebut merupakan tujuan dari proses hirarki analitik. Dalam menghadapi sumber daya manusia yang kurang kompeten
diperlukan beberapa tindakan diantaranya pelatihan, dan sosialisasi. Tujuan
selanjutya untuk mengatasi komunikasi yang kurang jelas dari manajemen tentang pentingnya penerapan sistem manajemen
mutu ISO 9001:2000. Penyampaian maksud prosedur sistem manajemen mutu yang kurang jelas tersebut dapat diatasi dengan adanya sosialisasi
dan kerjasama tim yang kuat.
Tujuan ketiga terdapat pada prosedur sistem. Hal aktual yang terjadi di lapangan tidak sesuai dengan prosedur sistem manajemen
mutu. Hal tersebut dapat diatasi dengan penyesuaian secara berkala. Alternatif tindakan-tindakan yang mungkin dilakukan dalam
upaya pemecahan masalah sistem manajemen mutu antara lain adalah :
a. Kerjasama tim teamwork
Penerapan sistem manajemen mutu sangat memerlukan dukungan seluruh elemen perusahaan. Kerjasama tim adalah
kegiatan yang dilakukan untuk memecahkan masalah secara bersama-sama dengan dukungan setiap elemen termasuk
manajemen puncak. Kerjasama tim harus ditanamkan demi terciptanya keseimbangan sistem dan pencapaian perusahaan
secara tepat dan sesuai dengan sasaran yang diharapkan perusahaan.
b. Pelatihan training
Pelatihan adalah kegiatan
yang dilakukan
untuk membentuk dan meningkatkan pola pikir karyawan dan selalu
berorientasi pada proses perbaikan dan peningkatan mutu karyawan. Pelatihan juga digunakan untuk memberikan
pemahaman penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 yang merata.
c. Sosialisasi
Sosialisasi digunakan sebagai pelatihan dalam skala yang lebih kecil tetapi dilakukan setiap hari seperti briefing setiap
pagi. Kegiatan ini memungkinkan adanya komunikasi dan penyampaian yang jelas tentang prosedur sistem manajemen
mutu dari pihak manajemen kepada staf operasional.
d. Penyesuaian
Penyesuaian dilakukan untuk menyesuaikan kondisi lapangan dengan prosedur. Penyesuaian tersebut bisa berbentuk
audit atau review yang dilakukan perusahaan secara berkala.
4.5. Proses Hirarki Analitik 4.5.1.
Analisis permasalahan
Mengacu pada fokus hirarki yaitu mengidentifikasi permasalahan penerapan ISO 9001:2000 pada PT. Mah Sing,
maka terdapat lima faktor yang teridentifikasi yang didapat dari unsur ISO 9001:2000. Faktor-faktor tersebut adalah sistem
manajemen mutu, tanggung jawab manajemen, manajemen sumber daya, realisasi produk dan pengukuran, analisis dan
perbaikan. Hirarki pertama dalam proses hirarki analitik adalah faktor
masalah. Dalam mencari strategi penerapan sistem manajemen mutu, terdapat lima kriteria faktor masalah. Kelima faktor
tersebut dibandingkan dengan matriks pendapat individu. Jika hasilnya konsisten, dimana tingkat inkonsistensi adalah 10,
maka diteruskan dengan matriks pendapat gabungan. Jika tidak konsisten maka dilakukan revisi pendapat paling banyak tiga
kali. Setelah itu gabungan pendapat diolah secara vertikal. Hasil dari pengolahan tersebut adalah bobot prioritas dari faktor
masalah. Faktor masalah yang paling tinggi terdapat pada sistem
manajemen mutu dengan bobot 0,236 dan paling rendah ditemukan pada faktor realisasi produk dengan bobot 0,16. Bobot
faktor yang lain dijabarkan pada tabel berikut ini :
Tabel 2. Bobot Faktor Masalah Faktor masalah
Bobot factor
Sistem Manajemen Mutu 0,236
Manajemen Sumber Daya 0,226
Tanggung Jawab Manajemen 0,212
Analisis, pengukuran
dan peningkatan
0,166 Realisasi Produk
0,160
