Grindle menyatakan “a general process of success and failure can be evaluated in terms of the capacity to deliver programs as designed
”. Implementasi merupakan suatu proses dan proses implementasi sangat
dipengaruhi oleh tujuan yang ingin dicapai.
29
Oleh sebab itu, tujuan harus dirumuskan secara akurat sebelum implementasi dilaksanakan. Sedangkan
menurut Kamus Bahasa Indonesia implementasi adalah pelaksanaan.
30
Berdasarkan beberapa pernyataan di atas implementasi dapat dipahami sebagai suatu proses pelaksanaan sistem manajemen berdasarkan suatu
kebijakan atau peraturan yang telah ditetapkan.
J. Manajemen Mutu ISO 9001:2008
Kata sistem manajemen mutu Quality Management System dalam sejarah dan perkembangan ISO diterbitkan pertama kali pada tahun 1987
kemudian mengalami perubahan dua kali yaitu pada tahun 1994 dan tahun 2000, perubahan ini dikeluarkan oleh International Organization of
Standardization yang berkedudukan di Genewa Swiss yang beranggotakan 157 negara dan Indonesia termasuk salah satu anggota dari lembaga ISO
tersebut, dimana nama organisasinya adalah Badan Standar Nasional BSN sementara standar yang dihasilkan diberi nama Standar Nasional Indonesia
SNI.
31
29
Merilee S. Grindle, Politics and Policy Implementation in The Third World New Jersey: Princetown University Press, 1980, h. 33.
30
Departemen Pendidikan Nasional Depdiknas, Kamus Bahasa Indonesia Jakarta: Pusat Bahasa Depdiknas, 2008, h. 580.
31
Erfi Ilyas, Pemahaman dan Pengembangan Dokumen Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Bandung: TEDC., 2009, h. 3.
ISO 9001:2008 adalah suatu standar internasional untuk sistem manajemen mutukualitas. ISO 9001:2008 menetapkan persyaratan-
persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian dari suatu sistem manajemen mutu. ISO 9001:2008 bukan merupakan standar produk, karena
tidak menyatakan persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh sebuah produk barang atau jasa. ISO 9001:2008 hanya merupakan standar sistem
manajemen kualitas. Namun, bagaimanapun juga diharapkan bahwa produk yang dihasilkan dari suatu sistem manajemen kualitas internasional akan
berkualitas baik standar. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 merupakan prosedur
terdokumentasi dan praktik-praktik yang diminta oleh standar internasional, yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk barang
atau jasa terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu yang diperlukan oleh organisasi untuk memastikan perencanaan, operasi dan kendali prosesnya
secara efektif. Kebutuhan atau persyaratan tersebut ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan dan organisasi.
32
Sistem manajemen mutu ini mensyaratkan bahwa organisasi harus menetapkan,
mendokumentasikan, menerapkan,
memelihara sistem
manajemen mutu dan meningkatkan efektifitasnya dalam aturan yang sesuai dengan persyaratan standar internasional.
Model proses Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 terdiri dari lima bagian utama yang menggambarkan sistem manajemen yaitu sistem
32
Abdul Qohar, Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dan Penerapannya di Sekolah Menengah Kejuruan T.tp.: TUV Internasional Indonesia, 2008, h. 12.
manajemen mutu ISO, tanggung jawab manajemen, manajemen sumber daya, realisasi produk, dan analisis pengukuran dan peningkatan.
1. Sistem Manajemen Mutu ISO Klausul 4 ISO 9001:2008
Organisasi harus menetapkan, mendokumentasikan, menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu dan terus menerus memperbaiki
keefektifannya sesuai dengan persyaratan standar internasional ISO 9001:2008.
a. Menetapkan proses-proses yang dibutuhkan oleh sistem manajemen
mutu serta aplikasinya diseluruh bagian organisasi. b.
Menentukan urutan dan interaksi dari proses-proses tersebut. c.
Menentukan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa pelaksanaan dan pengendalian proses-proses ini berjalan secara
efektif. d.
Memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang dibutuhkan untuk mendukung operasi dan pemantauan proses-proses tersebut.
e. Memantau, mengukur, dan menganalisa proses-proses tersebut.
f. Menerapkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang
direncanakan dan perbaikan berkesinambungan dari proses-proses tersebut.
33
Proses-proses ini harus dikelola oleh organisasi sesuai dengan persyaratan standar internasional ISO 9001:2008. Bila organisasi memilih
untuk menyerahkan kepada pihak lain proses apapun yang mempengaruhi kesesuaian produk terhadap persyaratan, maka organisasi harus
33
“Rekapitulasi Persyaratan Standar SMM ISO 9001:2008,” artikel diakses pada 12 September
2014 dari
http:mipa.ub.ac.idwp-contentuploads201304Klausul-ISO-9001- 2008.pdf, h. 1.
memastikan adanya kendali pada proses itu. Jenis dan jangkauan pengendalian yang dilakukan pada proses yang diserahkan kepada pihak
lain tersebut harus dinyatakan dalam sistem manajemen mutu. 2.
Tanggung Jawab Manajemen Klausul 5 ISO 9001:2008 Manajemen puncak memiliki komitmen untuk pengembangan dan
penerapan sistem manajemen mutu dan terus-menerus meningkatkan efektifitasnya dengan:
a. mengkomunikasikan kepada seluruh organisasi tentang pentingnya
memenuhi persyaratan pelanggan dan undang-undang serta peraturan. b.
menetapkan kebijakan mutu. c.
memastikan bahwa sasaran mutu telah ditetapkan. d.
Melakukan tinjauan manajemen. e.
memastikan tersedianya sumber daya. 3.
Manajemen Sumber Daya Klausul 6 ISO 9001:2008 Personel yang bertanggung jawab melakukan pekerjaan dapat
mempengaruhi kesesuaian pada persyaratan produk harus memiliki kompetensi atas dasar pendidikan, pelatihan, keterampilan dan
pengalaman yang sesuai. Oleh karena itu, organisasi harus: a.
Menentukan kompetensi personel yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan yang mempengaruhi kesesuaian persyaratan produk.
b. Bila mungkin, menyediakan pelatihan atau mengambil tindakan lain
untuk memenuhi kompetensi yang diperlukan. c.
Memastikan bahwa kompetensi yang diperlukan telah tercapai.
d. Memastikan bahwa personel sadar akan relevansi dan pentingnya
kegiatan mereka dan bagaimana mereka berperan dalam pencapaian sasaran mutu.
e. Memelihara rekaman pendidikan, pelatihan, keterampilan dan
pengalaman yang sesuai.
34
4. Realisasi Produk Klausul 7 ISO 9001:2008
Organisasi harus merencanakan dan mengembangkan proses- proses yang diperlukan untuk realisasi produk. Pencarian realisasi produk
harus konsisten dengan persyaratan proses-proses lain dan sistem manajemen mutu.
Realisasi produk direncanakan oleh organisasi harus menetapkan hal-hal berikut:
a. Sasaran dan persyaratan mutu bagi produk.
b. Kebutuhan untuk menetapkan proses, dokumen, dan penyediaan
sumber daya yang spesifik untuk produk. c.
Kegiatan verifikasi, validasi, pemantauan, pengukuran, inspeksi dan kegiatan pengujian yang spesifik bagi produk dan kriteria
keberterimaan produk, realisasi dan produk yang dihasilkan memenuhi persyaratan.
35
5. Analisis Pengukuran dan Peningkatan Klausul 8 ISO 9001:2008
Organisasi harus merencanakan dan menerapkan pemantauan, pengukuran, analisis dan peningkatan proses yang diperlukan:
34
“Rekapitulasi Persyaratan Standar SMM ISO 9001:2008,” artikel diakses pada 12 September
2014 dari
http:mipa.ub.ac.idwp-contentuploads201304Klausul-ISO-9001- 2008.pdf, h. 3.
35
Ibid. h. 4.
a. Untuk memperagakan kesesuaian dengan persyaratan produk.
b. Untuk memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu.
c. Untuk secara berkelanjutan meningkatan keefektifan sistem manajemen
mutu. Hal ini harus mencakup penetapan metode yang dapat diterapkan,
termasuk teknik statistik dan jangkauan penggunaannya. Sistem manajemen mutu ISO mempunyai metodologi yang dapat diterapkan pada
semua unit kerja untuk menjalankan proses-proses perencanaannya, yaitu “Plan, Do, Check, Action” PDCA. Maksud dari metodologi tersebut
adalah sebagai berikut: a.
Plan: Pada tahap perencanaan ini perpustakaan menetapkan sasaran atau target-target dan proses perencanaan yang diperlukan untuk
memberikan hasil-hasil yang sesuai dengan persyaratan-persyaratan kepuasan pada pemustaka serta kebijakan-kebijakan keputusan yang
diambil oleh perpustakaan. b.
Do: melakukan serta menerapkan proses-proses perencanaan yang sudah disepakati bersama.
c. Check: pemeriksaan atau pemantauan dan mengukur terhadap proses-
proses sistem manajemen yang diterapkan di perpustakaan serta menganalisis hasilnya produk jasa layanan mutu pendidikan.
d. Act: mengambil tindakan untuk meningkatkan secara berkelanjutan
pada kinerja sistem.
36
36
Purwadi, ISO 9001:2008: Document Development Compliance Manual, T.tp.: Media Guru, 2012, h. 3-4.
Sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 fokus pada efektifitas proses continual improvement perbaikan secara berkelanjutan dengan
pilar utama yaitu pola berpikir PDCA, dimana dalam setiap proses senantiasa melakukan perencanaan yang matang, implementasi yang
terukur dengan jelas, dilakukan evaluasi dan analisis data yang akurat serta tindakan perbaikan yang sesuai dan mengawasi pelaksanaannya agar
benar-benar bisa menuntaskan masalah yang terjadi di organisasi perpustakaan.
K. Klausul Kebijakan Pengadaan Koleksi
