4. Sesuai dengan dana yang ada
Perpustakaan perlu menyusun anggaran pengadaan koleksi untuk setiap tahun. Penyusunan anggaran dapat disesuaikan dengan rencana
pembelian buku ataupun rencana berlangganan terbitan berkala dalam satu tahun.
18
G. Cara Pengadaan Bahan Pustaka
Pengadaan koleksi adalah proses menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan. Koleksi yang diadakan oleh suatu
perpustakaan hendaknya relevan dengan minat dan kebutuhan, lengkap, dan terbitan mutakhir, agar tidak mengecewakan masyarakat yang dilayani.
Koleksi perpustakaan berasal dari berbagai macam sumber, seperti hadiah, tukar-menukar, titipan, dan pembelian.
19
Secara garis besar metode pengadaan koleksi dapat dilakukan dengan cara pembelian, hadiah, tukar menukar, wajib serah simpan dan titipan, yang
pembahasannya akan diuraikan di bawah ini. 1.
Pembelian Penambahan koleksi dengan cara membeli merupakan kegiatan
penambahan koleksi yang paling banyak dilakukan oleh perpustakaan. Dengan cara ini dapat dilakukan pemilihan koleksi yang benar-benar
sesuai kebutuhan pengguna dan dana yang tersedia. Sebelum melakukan pembelian buku, setiap judul buku yang diperoleh dari hasil pemilihan,
18
F. Rahayuningsih, Pengelolaan Perpustakaan Yogyakarta: Graha Ilmu, 2007, h. 14- 15.
19
Soeatminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan Yogyakarta: Kanisius, 1992, h. 71.
perlu diperiksa kembali untuk mengetahui apakah buku tersebut sudah dimiliki perpustakaan atau sedang dipesan. Kemudian dibuat daftar
desiderata, yaitu daftar pesanan buku yang ditunda pembeliannya, karena belum tersedia dana atau karena kesulitan mendapatkan koleksi tersebut.
20
Untuk membeli buku-buku perpustakaan sekolah dapat ditempuh dengan beberapa cara:
a. Membeli ke penerbit
Yang dimaksud disini adalah untuk memperoleh buku-buku, pustakawan membeli ke penerbit. Pembelian ke penerbit ini relatif lebih
murah bila dibandingkan dengan membeli ke toko buku. Hal ini disebabkan pemilik toko mencari keuntungan walaupun sedikit.
21
b. Membeli di toko buku
Pembelian secara langsung ke toko buku lebih efisien dari segi waktu dan biaya, namun tidak semua subjek atau judul buku yang
dibutuhkan oleh perpustakaan tersedia di toko buku. c.
Memesan Pengadaan buku-buku, baik membeli langsung ke toko buku
penyalur dan ke penerbit, maupun memesan terlebih dahulu, dapat dilakukan dengan dua cara. Cara pertama adalah pembelian atau
pemesanan langsung, artinya pustakawan langsung datang ke toko buku atau penerbit untuk membeli atau memesan buku. Tetapi apabila toko
buku atau penerbitnya sangat jauh dari sekolah, maka bisa menggunakan cara kedua, yaitu pembelian atau pemesanan lewat pos,
20
F. Rahayuningsih, Pengelolaan Perpustakaan, h. 15.
21
Ibrahim Bafadal, Pengelolaan Perpustakaan Sekolah Jakarta: Bumi Aksara, 2006, h. 37.
yaitu guru pustakawan mengirimkan surat kepada toko buku atau penerbit untuk membeli atau memesan buku-buku. Pada umumnya
pembelian atau pemesanan lewat surat ini uangnya dibayar terlebih dahulu dengan ditambah ongkos pengirimannya.
22
2. Hadiah
Pengadaan bahan pustaka yang diperoleh bisa secara langsung diterima dari penyumbang atau diminta. Perpustakaan yang menerima
hadiah secara langsung perlu melakukan beberapa hal: a.
Meneliti kiriman hadiah dan mencocokkannya dengan surat pengantarnya.
b. Memilih hadiah yang dibutuhkan.
c. Menyisihkan hadiah yang tidak diperlukan.
Bila perpustakaan yang meminta hadiah bahan pustaka maka: a.
Perpustakaan menyusun daftar bahan pustaka yang akan diajukan kepada pihak lain.
b. Daftar dikirimkan kepada alamat yang dituju disertai surat pengantar
yang antara lain menjelaskan kegunaannya, apakah perpustakaan bersedia membayar ongkos kirim, dan seterusnya.
c. Apabila pihak lain itu telah mengirimkannya, pustakawan harus
mencocokkannya dengan surat pengantar. Hal ini semata-mata untuk mengecek kelengkapannya dan tidak ada yang hilang di jalan pos,
titipan, dan sebagainya.
22
Ibrahim Bafadal, Pengelolaan Perpustakaan Sekolah, h. 37-38.
d. Perpustakaan mengirim surat ucapan terima kasih dan memberitahukan
apakah kiriman yang diterima sesuai dengan surat pengantarnya. Apabila ada tanda terima, dikirim beserta ucapan terima kasih.
23
Perpustakaan yang menerima dan memberikan hadiah bahan pustaka karena mempertimbangkan:
a. Apakah koleksi sesuai dengan subjek dan tujuan perpustakaan.
b. Dapatkah perpustakaan menanggung pengolahan penempatan,
penyimpanan dan penggunaan koleksi. c.
Dapatkah perpustakaan mengalokasikan dana untuk pengolahan dan perantaraan bahan pustaka tersebut.
24
3. Tukar Menukar Koleksi
Tukar menukar bahan pustaka dapat dilakukan apabila perpustakaan memiliki sejumlah bahan pustaka yang tidak diperlukan lagi,
dan ingin ditukarkan dengan pustaka lain. Langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut :
a. Setiap bahan pustaka yang akan ditukarkan harus dikeluarkan dari
koleksi, diambil katalognya, dan diberi tanda stempel tanda pengeluaran dari koleksi. Di dalam buku inventaris juga dicatat di kolom keterangan,
sehingga sudah resmi dan bukan milik perpustakaan yang bersangkutan. b.
Sejumlah bahan pustaka yang akan ditukarkan dibuatkan daftar yang diurutkan berdasarkan abjad, misalnya:
23
Darmono, Perpustakaan Sekolah, h. 80.
24
Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pusdiklat Perpustakaan Nasional Republik Indonesia PNRI, Pengembangan Koleksi : Pengadaan Bahan Pustaka artikel diakses pada 14 Oktober
2014 dari http:pusdiklat.pnri.go.idelearningpengembanganframeset04.html
Buku : Nama Pengarang dan Judul
Majalah : Judul, Vol., Tahun, Nomor c.
Perpustakaan mengirimkan daftar tersebut kepada sejumlah perpustakaan yang diperkirakan akan membutuhkannya, lengkap
dengan syarat penukaran, misalnya ongkos kirimnya. d.
Perpustakaan penerima memilih bahan pustaka yang diperlukan dan mengirim daftar bahan pustaka yang ditawarkan sebagai gantinya.
e. Apabila kedua perpustakaan telah sepakat, maka proses tukar-menukar
dapat dilakukan, dan masing-masing dapat mulai menginventaris bahan pustaka hasil tukar-menukar.
25
4. Wajib Serah Simpan
Semua karya yang dihasilkan di sekolah wajib disimpan pada perpustakaan dengan keputusan kepala sekolah. Karya-karya yang
dimaksud meliputi antara lain: a.
Makalah seminar, simposium, konferensi dan sebagainya. b.
Laporan penelitian dan pengabdian pada masyarakat. c.
Artikel karya komunitas madrasah yang dipublikasikan di media massa. d.
Kliping koran.
26
5. Titipan
Pengadaaan bahan pustaka melalui titipan biasanya dilaksanakan oleh pecinta buku yang menitipkan koleksinya di perpustakaan agar dibaca
oleh pemakai perpustakaan.
25
Soeatminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan Yogyakarta: Kanisius, 1992, h. 73-74.
26
Sudarnoto Abdul Hakim, ed., Pengantar Manajemen Perpustakaan Madrasah Jakarta: Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah, 2006, h. 83.
H. Sarana Pengadaan Koleksi
