Hasil Penelitian HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

ditujukan untuk pemustaka untuk memudahkan dalam melakukan penelusuran bahan-bahan koleksi yang ada di internet. e. Beberapa perangkat berupa komputer, scanner dan backup data CD- RW. Pemustaka dapat menggunakan komputer yang disediakan untuk penelusuran bahan pustaka, scanning gambarfoto, juga dapat menyimpan data hasil penelusuran ke CD. f. Layanan CD-ROM, ditujukan bagi pemustaka yang membutuhkan mencari literatur melalui CD.

B. Hasil Penelitian

Penelitian ini dilakukan dengan 3 metode, yaitu observasi, wawancara serta kajian pustaka. Metode observasi dilakukan dengan teknik check list, metode wawancara dilakukan dengan semi-terstruktur yaitu menggunakan pedoman wawancara dimana pertanyaan yang diajukan secara lepas kepada narasumber sehingga dapat dilakukan penyempitan atau perluasan topik, metode kajian pustaka penulis meninjau literatur-literatur yang terkait dengan objek penelitian. Maka pada bab ini akan dijabarkan hasil dari penelitian yang dilakukan. 1. Pengadaan Koleksi di Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri a. Seleksi Bahan Pustaka Penyeleksian bahan pustaka pada Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri dilakukan oleh beberapa pihak yang berwenang seperti yang dikatakan oleh narasumber, yaitu “yang berwenang dalam kegiatan pemilihan bahan pustaka adalah librarian, teacher, academic coordinator dan principal. ” 47 b. Prinsip atau Kriteria Seleksi Bahan Pustaka Ada beberapa prinsip atau kriteria pemilihan bahan pustaka di Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri, antara lain: 1 Kesesuaian koleksi terhadap kurikulum akademik 2 Kesesuaian koleksi terhadap kebutuhan pemustaka 3 Memilih buku-buku berkualitas, baik dari isi buku maupun fisik buku 4 Tidak mengandung unsur SARA 5 Tidak mengandung unsur pornografi c. Prosedur Penyeleksian Bahan Pustaka Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri mempunyai prosedur dalam penyeleksian bahan pustaka untuk mendapatkan koleksi yang relevan dan sesuai dengan kebutuhan pemustaka. Prosedur penyeleksian bahan pustaka pada Perpustakaan SMP- SMA Global Mandiri adalah sebagai berikut: 1 Katalog koleksi penerbit Setiap penerbit yang menawarkan produknya, memberikan rekomendasi koleksi yang dimiliki penerbit dengan cara memberikan katalog koleksi ke Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri. 47 Wawancara Pribadi dengan Kepala Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri, Cibubur, 7 September 2014. 2 Menganalisis kebutuhan belajar mengajar Guru memberikan daftar kebutuhan koleksi untuk proses belajar mengajar kepada pustakawan. Kemudian pustakawan menganalisis kebutuhan belajar mengajar dari daftar tersebut untuk mengetahui apakah buku-buku yang terdapat dalam daftar kebutuhan koleksi sudah dimiliki atau belum di perpustakaan. 3 Meninjau kembali silabus dan RPP kurikulum Setelah menganalisis kebutuhan belajar mengajar, pustakawan meninjau kembali silabus dan Rencana Pelaksanaan Pembelajaran RPP kurikulum untuk menyesuaikan apakah hasil analisis kebutuhan belajar mengajar sesuai dengan silabus dan RPP kurikulum. 4 Berkoordinasi dengan pihak berwenang Sebelum menentukan pembelian koleksi, pustakawan berkoordinasi dengan guru, wakil kepala sekolah dan kepala sekolah dalam melakukan pemilihan bahan pustaka. d. Alat Bantu Seleksi Bahan Pustaka Dalam melakukan penyeleksian bahan pustaka, Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri menggunakan alat bantu seleksi bahan pustaka, seperti yang diterangkan narasumber, yaitu “Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri selalu menggunakan alat bantu seleksi seperti, katalog penerbit, silabus, RPP dan data koleksi perpustakaan dan data analisis kebutuhan belajar mengajar. ” 48 Alat bantu seleksi 48 Wawancara Pribadi dengan Kepala Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri, Cibubur, 7 September 2014. bahan pustaka ini digunakan bertujuan agar koleksi yang diadakan sesuai dengan kebutuhan pemustaka. e. Sumber Pengadaan Bahan Pustaka Pengadaan bahan pustaka merupakan proses menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan. Koleksi yang diadakan oleh suatu perpustakaan hendaknya relevan dengan minat dan kebutuhan, lengkap dan terbitan mutakhir, agar tidak mengecewakan masyarakat yang dilayani. 49 Koleksi Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri hanya berasal dari pembelian, seperti yang dijelaskan narasumber, yaitu “pengadaan koleksi di Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri dilakukan hanya dengan cara pembelian. ” 50 Pembelian bahan pustaka tersebut berdasarkan usulan dari para guru serta kebutuhan proses belajar mengajar. Pengadaan koleksi Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri berasal dari pembelian. Dalam hal ini tentunya ada supplier atau pemasok yang bekerja sama dengan Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri. Beberapa nama supplier tersebut, yaitu: CV. Buana Widya, CV. Praditha Mediata dan PT. Ichtiar Baru van Hoeve khusus koleksi ensiklopedi. 49 Soeatminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan Yogyakarta: Kanisius, 1992 h. 71. 50 Wawancara Pribadi dengan Kepala Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri. f. Prosedur Pengadaan Koleksi Prosedur pengadaan koleksi merupakan jalan atau urutan pekerjaan yang dimulai dari tahap awal sampai dengan selesai, yang dilakukan oleh pustakawan dalam upaya untuk mengumpulkan dan mengembangkan koleksi perpustakaan. Di bawah ini adalah alur pengadaan koleksi di Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri: Prosedur pengadaan koleksi dengan cara pembelian 51 51 Wawancara Pribadi dengan Kepala Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri. Pada gambar di atas dapat dilihat alur kerja pengadaan bahan pustaka. Alur kerja pengadaan bahan pustaka pada Perpustakaan SMP- SMA Global Mandiri adalah sebagai berikut: 1 Menganalisis kebutuhan pemustaka dan kebutuhan akademik, 2 Setelah dilakukan kegiatan analisis kebutuhan, hasil analisis kebutuhan tersebut kemudian dituangkan ke dalam formulir daftar pengajuan koleksi atau yang biasa kita kenal dalam istilah ilmu perpustakaan disebut daftar desiderata daftar pengajuan koleksi. 3 Setelah daftar desiderata atau daftar pengajuan koleksi sudah selesai dibuat, pustakawan mengambil formulir purchasing request di purchasing staff. Di dalam pengambilan purchasing request ada beberapa tahap yang harus dilakukan, yaitu menemui purchasing staff, kemudian pustakawan mengisi logbook atau buku berita acara yang berisi Requestor Name orang yang mengajukan purchasing request, Nomor Purchasing Request, Keperluan dan yang terakhir Tanda Tangan Requestor. Barulah pustakawan bisa mendapatkan formulir purchasing request. 4 Purchasing request diisi oleh pustakawan, kemudian dilampirkan daftar pengajuan koleksi dan katalog. Lalu purchasing request ditandatangani oleh pustakawan, diketahui oleh Kepala Sekolah atau Wakil Kepala Sekolah kemudian di review oleh Finance Manager dan yang terakhir disetujui direktur Sekolah Global Mandiri. Di dalam purchasing request tersebut Principal atau Academic Coordinator, Finance Manager dan Director melakukan tanda tangan. 5 Setelah proses purchasing request selesai, kemudian pustakawan melakukan proses negosiasi dengan pihak distributor koleksi. 6 Dan setelah semua proses selesai, kemudian dilanjutkan dengan proses pembelian. Setelah melakukan pembelian dan koleksi yang diadakan diterima pustakawan, kemudian koleksi yang dibeli atau diadakan diperiksa oleh inventory staff untuk pengecekan kuantitas fisik dan kesesuaian koleksi yang dibeli yang dituangkan di dalam tanda tangan inventory staff di dalam faktur pembelian atau pengadaan. 7 Setelah itu faktur pembelian diserahkan oleh pustakawan kepada finance staff atau bagian keuangan untuk dilakukan pembayaran. 2. Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 pada Pengadaan Koleksi di Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri Sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 pada Perpustakaan SMP- SMA Global Mandiri merupakan prosedur terdokumentasi dan praktik- praktik kegiatan perpustakaan yang sesuai dengan standar internasional, yang bertujuan untuk menjamin kesesuaian dari suatu proses kegiatan terhadap pengelolaan perpustakaan untuk memastikan perencanaan, operasi dan kendali prosesnya secara efektif. Dalam penerapannya, sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 sudah terstruktur sesuai dengan kebijakan-kebijakan yang telah ditentukan, demikian juga dengan implementasi dalam proses kegiatan pengadaan koleksi. Pengadaan koleksi termasuk proses realisasi produk, dimana dalam kebijakan tertulisnya itu tertuang pada klausul 7 yaitu Product Realization. Lebih spesifik, konsentrasi proses kegiatan pengadaan koleksi tertulis pada subklausul 7.4 yaitu Purchasing pembelian. Subklausul 7.4 Purchasing terdiri dari tiga subklausul yakni: 7.4.1 Purchasing process 7.4.2 Purchasing information 7.4.3 Verification of purchased product Ketiga subklausul tersebut wajib dilakukan dalam menjalankan proses kegiatan pengadaan koleksi perpustakaan. a. Subklausul 7.4.1 Purchasing process Pada subklausul 7.4.1 Purchasing process menerangkan kebijakan yang berkenaan dengan proses pembelian. Berikut adalah isi dari subklausul 7.4.1 Purchasing process: “The organization shall ensure that purchased product conforms to specified purchase requirements. The type and extent of control applied to the supplier and the purchased product shall be dependent upon the effect of the purchased product on subsequent product realization or the final product. The organization shall evaluate and select suppliers based on their ability to supply product in accordance with the organizations requirement. Criteria for selection, evaluation and re-evaluation shall be established. Records of the results of evaluations and any necessary actions arising from the evaluation shall be maintained.” 52 52 Bureau of Indian Standards, ISISO 9001:2008: Quality Management Systems – Requirements New Delhi: BIS, 2008 h. 9-10. Pernyataan di atas jika diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia adalah: “Organisasi harus memastikan bahwa produk yang dibeli harus sesuai dengan persyaratan pembelian yang telah ditetapkan. Jenis dan jangkauan kendali yang diberlakukan terhadap pemasok dan produk yang dibeli harus bergantung pada pengaruh dari produk yang dibeli terhadap realisasi produk berikutnya atau produk akhir. Organisasi harus mengevaluasi dan menyeleksi pemasok berdasarkan pada kemampuan mereka untuk memasok produk sesuai dengan persyaratan organisasi. Kriteria untuk seleksi, evaluasi dan evaluasi ulang harus ditetapkan. Rekaman hasil evaluasi dan setiap tindakan yang muncul dari evaluasi tersebut harus di pelihara.” Subklausul 7.4.1 Purchasing process menerangkan bahwa perpustakaan harus memastikan produk koleksi yang dibeli sesuai dengan kebutuhan perpustakaan yang telah ditetapkan di dalam daftar desiderata. Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri selalu memastikan, mengontrol dan mengevaluasi kembali kesesuaian koleksi yang dibeli dengan daftar desiderata, seperti yang dikatakan oleh narasumber, yaitu “Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri selalu mengontrol dan mengecek kesesuaian koleksi fisik maupun isi yang dibeli dengan daftar desiderata atau daftar pengajuan koleksi kepada penerbitdistributor yang ditunjuk untuk bekerja sama. ” 53 Kemudian perpustakaan harus memilih atau menyeleksi distributorpenerbit berdasarkan kemampuannya dalam memenuhi kebutuhan koleksi perpustakaan. 53 Wawancara Pribadi dengan Kepala Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri. Setiap melakukan proses pengadaan koleksi, Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri tidak sembarang dalam memilih penerbit atau distributor sebagai rekan kerjanya untuk memasok koleksi perpustakaan yang dibutuhkan. Hal ini sesuai dengan apa yang dikatakan narasumber bahwa: “Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri tentu memilih dan mengevaluasi beberapa penerbitdistributorsupplier yang akan ditunjuk untuk bekerja sama atau MOU dalam hal kegiatan pengadaan koleksi dari beberapa aspek yaitu: harga, kualitas isi maupun fisik koleksi, kesesuaian koleksi dari penerbitdistributor dengan kebutuhan perpustakaan, ketepatan waktu pengiriman, kelegalitasan penerbitdistributor yang dilihat dari NPWP perusahaan, rekam jejak penerbitdistributor dan tanggung jawab penerbitdistributor. ” 54 Selain itu, data-data dokumen pengadaan koleksi harus dipelihara sebagai bukti bahwa pengadaan koleksi perpustakaan sudah dilakukan sesuai prosedur ISO 9001:2008. Setelah semua proses pengadaan koleksi selesai, Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri selalu memelihara semua dokumen pengadaan, seperti yang narasumber katakan, yaitu “dokumen-dokumen hasil kegiatan pengadaan koleksi tersimpan dan terpelihara dengan baik dalam sebuah bindex, hal ini sebagai bukti data Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri jika ada audit internal, eksternal maupun Diknas. ” 55 54 Wawancara Pribadi dengan Kepala Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri. 55 Ibid. b. Subklausul 7.4.2 Purchasing information Subklausul 7.4.2 Purchasing information menjelaskan kebijakan tentang informasi pembelian. Berikut adalah isi dari subklausul 7.4.2 Purchasing information: “Purchasing information shall describe the product to be purchased, including, where appropriate, a. requirements for approval of product, procedures, processes and equipment, b. requirements for qualification of personnel, and c. quality management system requirement. The organization shall ensure the adequacy of specified purchase requirements prior to their communication to the supplier. ” 56 Pernyataan di atas jika diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia, yaitu: “Informasi pembelian harus menguraikan produk yang dibeli, termasuk bila sesuai: a. persyaratan untuk persetujuan produk, prosedur, proses dan peralatan, b. persyaratan kualifikasi personel, dan c. persyaratan sistem manajemen mutu. Organisasi harus memastikan kecukupan persyaratan pembelian yang ditentukan sebelum dikomunikasikan ke pemasok.” Setiap melakukan kegiatan pengadaan koleksi, sebelum terjadi pembelian pada pihak penerbitdistributor, Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri terlebih dahulu selalu mencantumkan informasi pembelian secara jelas pada dokumen pembelian. Hal ini berdasarkan apa yang diterangkan narasumber, yaitu “Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri hanya menuliskan judul, penerbit, kuantitasjumlah, dan harga dalam dokumen pembelian. ” 57 56 Bureau of Indian Standards, ISISO 9001:2008, h. 10. 57 Wawancara Pribadi dengan Kepala Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri. c. Subklausul 7.4.3 Verification of purchased product Subklausul 7.4.3 Verification of purchased product menyatakan ketentuan yang berkenaan dengan verifikasi produk yang dibeli. Adapun isi dari subklausul 7.4.3 Verification of purchased product adalah: “The organization shall establish and implement the inspection or other activities necessary for ensuring that purchased product meets specified purchase requirements. Where the organization or its customer intends to perform verification at the supplier’s premises, the organization shall state the intended verification arrangements and method of product release in the purchasing information .” 58 Pernyataan isi subklausul di atas jika diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia, yaitu: “Organisasi harus menetapkan dan menerapkan kegiatan inspeksi atau kegiatan lain yang diperlukan untuk memastikan bahwa produk yang dibeli memenuhi persyaratan pembelian yang telah ditentukan. Apabila organisasi atau pelanggannya bermaksud untuk melakukan verifikasi di tempat pemasok, maka organisasi harus menyatakan pengaturan verifikasi yang dimaksud dan metode pelepasan produk dalam informasi pembeliannya.” Dalam subklausul ini dijelaskan bahwa setiap menjalankan kegiatan pengadaan koleksi, perpustakaan harus melakukan kegiatan verifikasi produk yang dibeli dengan maksud memastikan kembali kesesuaian antara daftar pembelian koleksi yang dibutuhkan dengan produk yang sudah diadakan oleh penerbitdistributor produk yang dibeli. Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri tidak pernah melewatkan prosedur verifikasi produk yang dibeli tiap kali melakukan 58 Bureau of Indian Standards, ISISO 9001:2008, h. 10. kegiatan pengadaan koleksi perpustakaan. Hal ini dilakukan pada bagian inventarisasi untuk memastikan kuantitas fisik dan kesesuaian koleksi yang dibeli, seperti yang diterangkan narasumber, yaitu “... setelah melakukan pembelian dan koleksi yang diadakan diterima pustakawan, kemudian koleksi yang dibeli atau diadakan diperiksa oleh inventory staff untuk pengecekan kuantitas fisik dan kesesuaian koleksi yang dibeli yang dituangkan di dalam tanda tangan inventory staff di dalam faktur pembelian atau pengadaan. ” 59 3. Proses Penilaian Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 pada Pengadaan Koleksi di Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri Penilaian kinerja merupakan sesuatu yang inheren dan tak terelakkan dalam setiap jenis organisasi. Begitu juga dengan Sekolah Global Mandiri, penilaian diadakan untuk mengetahui apakah implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 pada pengadaan koleksi di Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri berjalan dengan semestinya atau tidak. Di Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri selalu dilakukan audit untuk menilai perkembangannya, khususnya dalam hal kegiatan pengadaan koleksi. Audit selalu dilakukan secara berkala, yaitu dua kali dalam satu tahun ajaran. Dalam hal ini, auditor terbagi menjadi dua, yaitu auditor internal dan eksternal. Auditor internal berasal dari pihak Sekolah Global Mandiri yang melakukan audit pada bulan September. Sedangkan, 59 Wawancara Pribadi dengan Kepala Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri. auditor eksternal berasal dari TUV NORD dan Komite Akreditasi Nasional KAN yang melakukan audit pada bulan Januari atau Februari. Namun, jadwal audit selalu berubah-ubah sesuai dengan situasi dan kondisi. Dalam proses audit, pustakawan menunjukkan dokumen pengadaan koleksi purchasing request document, faktur pembelian dan koleksi yang dibeli. Jika koleksi tidak bisa ditunjukkan atau sedang dipinjam, pustakawan akan menunjukkan data koleksinya dalam sistem database Senayan. 4. Kendala dalam Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 pada Pengadaan Koleksi di Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri Dalam melaksanakan kegiatan pengadaan koleksi dapat ditemukan berbagai macam hal yang dianggap sebagai kendala yang tentunya dapat menghambat kinerja perpustakaan. Namun, perpustakaan yang menerapkan ISO 9001:2008 pada sistem manajemennya, hampir tidak ditemukan hal-hal yang dianggap sebagai kendala. Mencermati isi klausul 7.4 Purchasing ini dapat disimpulkan bahwa terkait dengan proses pembelian, hal-hal yang harus dilakukan perpustakaan antara lain adalah; produk yang dibeli harus sesuai dengan persyaratan pembelian. Seperti yang sudah dijabarkan pada pembahasan di atas, Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri selalu mengontrol dan mengecek kesesuaian koleksi fisik maupun isi yang dibeli dengan persyaratan pembelian yang dituangkan di dalam daftar desiderata daftar pengajuan koleksi. Tidak ditemukan adanya kendala dalam prosedur ini, seperti yang dijelaskan narasumber, yaitu “... dalam hal pengecekan kesesuaian koleksi tidak ada kendala, karena selalu sesuai dan juga karena sebelum melakukan pembelian, Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri terlebih dahulu memilih penerbitdistributor dengan kriteria dan standar-standar penentuan yang baik. ” 60 Kemudian pembelian harus dilakukan pada pemasok yang sudah dinilai dan terseleksi. Dalam menjalankan kegiatan pengadaan koleksi, Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri sudah memiliki relasi penerbitdistributor terpercaya untuk memasok atau mengadakan koleksi yang dibutuhkan. Pernyataan narasumber dapat dipastikan bahwa Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri tidak mempunyai kendala dalam hal menyeleksi penerbitdistributor karena sebelum melakukan pengadaan koleksi, penerbitdistributor sudah diseleksi terlebih dahulu secara detail dari beberapa aspek, seperti “... harga, kualitas isi maupun fisik koleksi, kesesuaian koleksi dari penerbitdistributor dengan kebutuhan perpustakaan, ketepatan waktu pengiriman, kelegalitasan penerbitdistributor yang dilihat dari NPWP perusahaan, rekam jejak penerbitdistributor dan tanggung jawab penerbitdistributor. ” 61 Lalu informasi pembelian harus jelas. Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri selalu mencamtumkan informasi pembelian pada dokumen pembelian dan selama enam tahun penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 tidak ada kendala dalam prosesnya, seperti yang dikatakan 60 Wawancara Pribadi dengan Kepala Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri. 61 Ibid. narasumber, yakni “... tidak ada kendala dalam hal ini informasi pembelian, karena sudah terjalin manajemen kerja yang baik antara library, purchasing dan finance. ” 62 Terakhir sebelum produk diterima harus dilakukan verifikasi untuk memastikan apakah produk tersebut sudah memenuhi persyaratan pembelian. Berdasarkan apa yang sudah dipaparkan di atas bahwa Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri selalu memverifikasi koleksi yang dibeli atau diadakan. Hal ini sesuai dengan apa yang dijelaskan oleh narasumber sebagai berikut: “Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri selalu memverifikasi produk yang dibeli pada kegiatan pengadaan koleksi. Tentu ada kendala dalam kegiatan ini, yaitu kendala yang sering dihadapi adalah keterlambatan pengirimanpendistribusian koleksi dari penerbit luar. Hal ini dikarenakan pengiriman dilakukan dari Singapura mengingat buku tersebut adalah buku Longman dan Oxford. Yang bertanggung jawab tentu pustakawan dan penerbitdistributor. ” 63 Secara teknis, pada kegiatan verifikasi produk ini terdapat kendala yaitu keterlambatan pengiriman koleksi dari waktu yang sudah ditetapkan, terutama koleksi dari penerbit luar. Namun, jika hal ini terjadi pada setiap kali pengadaan koleksi, akan memberi dampak yang kurang baik karena mengganggu proses belajar mengajar dengan tidak adanya literatur ketika dibutuhkan sebagai bahan ajar. 62 Ibid. 63 Wawancara Pribadi dengan Kepala Perpustakaan SMP-SMA Global Mandiri.

C. Pembahasan