e. PAKPA menerbitkan SPM-LS paling lambat 2 hari kerja terhitung
sejak diterimanya pengajuan SPP yang dinyatakan lengkap dan sah. f.
PPK-SKPD mencatat penolakan penerbitan SPM-LS yang diterima kedalam register penolakan SPP, apabila SPP-LS diterima
maka akan diterbitkan SPM-LS yang terdiri dari 3 lembar yaitu lembar 1 dan 2 dikirim kekuasa BUD, lembar 3 sebagai arsip PPK-SKPD,
lembar 2 akan kembali ke PPK- SKPD setelah dibubuhi cap “ telah
diterima oleh kuasa BUD tanggal.....dan nom or.....”.
Setelah SPM-LS diterbitkan langkah selanjutnya adalah penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana SP2D, prosedurnya adalah sebagai berikut :
a. Kuasa BUD menerima SPM-LS yang diajukan oleh PAKPA.
b. Kuasa BUD mencatat SPM-LS yang diterima kedalam register SPM-
LS. c.
Kuasa BUD meneliti kelengkapan dokumen SPM-LS, jika dinyatakan lengkap dan sah kuasa BUD menyiapkan SP2D untuk diterbitkan Surat
Perintah Pencairan Dana SP2D, jika tidak sah dan tidak lengkap kuasa
BUD menolak
menerbitkan SP2D
dan selanjutnya
mengembalikan SPM-LS kepada PAKPA untuk dilengkapi dan diperbaiki.
d. Kuasa BUD menerbitkan SP2D paling lambat 2 hari kerja terhitung
sejak diterimanya pengajuan-pengajuan SPM-LS yang dinyatakan lengkap dan sah, dan mengembalikan SPM-LS paling lambat 1 hari
terhitung sejak diterimanya SPM-LS yang bersangkutan.
e. Kuasa BUD mencatat penerbitan SP2D kedalam register penerbitan
SP2D dan mencatat penolakan penerbitan SP2D kedalam register penolakan SPM.
f. Penerbitan SP2D terdiri dari 3 lembar yaitu: lembar 1 untuk dikirim ke Bank, lembar 2 diterimadikirim ke SKPD setelah dibubuhi cap “telah
diterbitkan SP2D tanggal.....dan nomor........”, lembar 3 sebagai arsip BUDKuasa BUD dilengkapi lembaran ke 1 SPM dan bukti pengeluaran
asli. 5.
Pengertian Aplikasi Gaji Pokok GPP Menurut Yunizar 2010:1 menyatakan bahwa Aplikasi Gaji Pokok Pegawai
GPP adalah :
“Aplikasi Gaji Pokok Pegawai GPP merupakan aplikasi
pembuat daftar gaji Pegawai Negeri Sipil PNS pusat, aplikasi ini dibuat oleh Direktorat Sistem Perbendaharaan sebagai salah satu direktorat
dibawah naungan Direktorat Jendral Perbendaharaan. Aplikasi ini termasuk aplikasi yang multifungsi, selain membuat daftar gaji, juga menyimpan data
pegawai lengkap, adapun kegunaan lain aplikasi ini : a.
Membuat kekurangan gaji rapel, gaji susulan, uang duka untuk PNS yang meninggal dunia, uang makan dan uang lembur
b. Mencetak KP4 Surat Keterangan untuk menambahkan keluarga dalam
gaji c.
Mencetak Rekap SPT Tahunan pegawai d.
Mencetak Surat Keterangan Penghasilan e.
Dan lain-lain.
H. Pengendalian internal
1.
Pengendalian internal secara umum
Menurut Romney dan Steinbart 2009:229: “Pengendalian Internal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk
menjaga asset, memberikan informasi yang akurat dan andal mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong
kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Sedangkan menurut Sukrisno Agoes 2008:79, pengendalian internal adalah suatu proses yang
dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian
tiga golongan tujuan, seperti keandalan laporan keuangan, efektifitas dan efisiensi operasi, dan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang
berlaku.” Berdasarkan kedua definisi tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa
sistem pengendalian internal adalah sistem, struktur atau prosedur yang saling berhubungan memiliki beberapa tujuan pokok yaitu menjaga
kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi yang dikoordinasikan sedemikian rupa, dan mendorong dipatuhinya
kebijakan hukum dan peraturan yang berlaku untuk melaksanakan fungsi
utama perusahaan.
2.
Pengendalian internal dalam sistem penggajian
Menurut Mulyadi 2001:386, sistem pengendalian intern dalam sistem penggajiandan pengupahan adalah sebagai berikut :
a. Aspek Organisasi.
Aspek Organisasi dibagi menjadi dua, yaitu: fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan. Fungsi pencatatan
waktu hadir harus terpisahdari fungsi operasi. b.
Aspek Sistem Otorisasi. Aspek sistem otorisasi terbagi menjadi tujuh, yaitu:
1 setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah
harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh direktur utama.
2 Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan
pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direktur keuangan.
3 Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak
penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
4 Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.
5 Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen
karyawan yang bersangkutan. 6
Daftar gaji dan upah harus diotorisas ioleh fungsi personalia. 7
Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
c. Aspek Prosedur Pencatatan.
Aspek prosedur pencatatan yaitu sebagai berikut: perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan
upah karyawan. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.
d. Aspek Praktik yang Sehat.
Aspek praktik yang sehat, meliputi : kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini
dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung. Pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu harus
diawasi oleh fungsi pencatat waktu. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi
akuntansi sebelum dilakukan pembayaran. Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan
karyawan. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah
3. Pengendalian Internal pada Lingkungan Pemrosesan Data Elektronik
PDE Sistem pengendalian intern dalam organisasi yang menggunakan proses
manual dalam akuntansinya lebih menitik beratkan pada orang yang
menjalankan sistem tersebut People Oriented. Jika komputer yang digunakan dalam proses pengolahan data, akan terjadi pergantian dari
sistem manual kesistem yang berorientasi pada komputer Computer Oriented. Pengendalian Intern Akuntansi dalam lingkungan Pemrosesan
Data Elektronik dibagi menjadi Pengendalian Umum dan Pengendalian Aplikasi Mulyadi 2001: 182.
a. Pengendalian Umum
Merupakan standar panduan yang digunakan oleh karyawan untuk melaksanakan fungsinya. Dalam lingkungan pengolahan data elektronik,
pengendalian umum meliputi: 1
Rencana Organisasi Untuk menciptakan sistem pengendalian intern dalam lingkungan
pengolahan data elektronik, yang fungsi otorisasi dan fungsi akuntansinya dimasukan dalam program komputer, perlu diadakan
pemisahan fungsi-fungsi berikut ini: a
Fungsi perancangan sistem dan penyususunan program. b
Fungsi operasi fasilitas pengolahan data. c
Fungsi penyimpanan program dan kepustakaan. a.
Pemisahan ketiga fungsi tersebut harus dilakukan dalam lingkungan pengolahan data elektronik karena:
b. Pemisahan ini akan menciptakan pengecekan silang cross-check
terhadap ketelitian dan kepantasan perubahan yang dimasukan dalam sistem.
c. Pemisahan ini dapat mencegah karyawan operator komputer
melakukan perubahan terhadap program tanpa ijin dan tanpa pengujian sebelumnya.
d. Pemisahan ini dapat mencegah akses terhadap komputer oleh
bukan karyawan operator komputer dan oleh orang lain yang tahu mengenai sistem.
e. Pemisahan ini akan mendorong efisiensi karena setiap fungsi
tersebut memerlukan kemampuan, latihan, dan keahlian yang berbeda dalam melaksanakan kegiatannya.
2 Pengendalian terhadap Sistem dan Program
Dalam lingkungan pengolahan data elektronik, fungsi perancangan sistem dan program harus terpisah dari fungsi operasi fasilitas
pengolahan data. Pengendalian umum yang bersangkutan dengan fungsi pengembangan sistem dan program meliputi:
a Prosedur penelaahan dan pengesahan sistem baru.
b Prosedur pengujian program.
c Prosedur pengubahan program.
d Dokumentasi.
3 Pengendalian terhadap Fasilitas Pengolahan Data
Fasilitas pengolahan data meliputi empat bidang utama berikut ini: a
Operasi konversi data b
Operasi komputer
c Perpustakaan
d Fungsi pengendalian
Jika tiga bidang pokok yang bersangkutan dengan fasilitas pengolahan data berhubungan dengan operasi fasilitas komputer, fungsi pengendalian
bersangkutan dengan pengendalian terhadap masukan dan keluaran Departemen Pengolahan Data Elektronik. Fungsi pengendalian ini dibagi
menjadi dua yaitu fungsi pengawas internal dan fungsi pengawas eksternal.
Fungsi pengawas internal dilaksanakan oleh bagian grup pengawas dalam Departemen Pengolahan Data Elektronik yang mencangkup:
1 Mengawasi tahap pengolahan data sejak diterima dari pemakai
sampai dengan saat dikirimkannya informasi kepada pemakai tersebut.
2 Bertindak sebagai penghubung antara departemen pengolahan
elektronik dengan para pemakai. 3
Mencatat input control totals dalam control log untuk dicocokan dengan total yang dihitung oleh komputer.
4 Mengawasi kesalahan-kesalahan yang ditolak oleh komputer untuk
menjamin bahwa semua kesalahan telah dikoreksi dan hasil koreksinya telah dimasukan kedalam sistem komputer.
5 Menjamin bahwa laporan yang merupakan keluaran Departemen
Pengolahan Data Elektronik dapat disajikan pada waktunya dan didistribusikan kepada manajer yang berhak menerimanya.
