5. Tunjangan jabatan struktual adalah tunjangan yang berdasarkan pada sekretariat daerah, dinas daerah dan lembaga teknis lainnya.
6. Tunjangan jabatan fungsional adalah jabatan yang diberikan kepada staffpegawai yang menjabat jabatan fungsional sebagaimana diatur dalam
keputusan menteri yang membidangi pendayagunaan aparatur negara. 7. Tunjangan pajak penghasilan adalah tunjangan ini biasanya disubsidi oleh
pemerintah, tapi dimasukkan juga kedalam potongan gajiupah.
C. Prosedur Pencatatan dan Perhitungan Gaji dan Upah
Prosedur pencatatan gaji dan upah tercantum hal-hal yang berkaitan dengan dokumen-dokumen yang digunakan sebagai pendukung pelaksanaan tugas
yang harus dilaksanakan. Menurut Mulyadi 2001 : 389 dalam buku sistem akuntansi, dokumen ini terdiri dari:
1. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-
surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat dan lain-lain.
2. Kartu Jam Hadir Dokumen ini umumnya digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat
jam hadir setiap karyawan diperusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa dan dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi
dengan mesin pencatat waktu.
Universitas Sumatera Utara
3. Kartu Jam Kerja Dokumen ini digunakan untuk pencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga
kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. 4. Daftar Gaji dan Upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan dikurangi potongan-potongan berupa PPH Pasal 21 utang karyawan, iuran untuk
organisasi karyawan dan lain-lain. 5. Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar Upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
6. Surat Pernyataan Gaji dan Upah Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuatan daftar gaji dan upah bersamaan
dengan pembuatan daftar gaji dan upah. 7. Amplop Gaji dan Upah
Utang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah.
Penggajian dan pengupahan merupakan objek yang sangat mudah untuk diselewengkan oleh karyawan maupun pegawai. Ada beberapa cara untuk
melakukan kecurangan dan penyelewengan terhadap gaji dan upah yaitu: 1. Pegawai fiktif, penerbitan cek gaji ke orang yang tidak bekerja lagi di
perusahaan tersebut. 2. Penyiapan bukti pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud untuk
mendapatkan pembayaran dua kali.
Universitas Sumatera Utara
3. Membuat kesalahan-kesalahan dalam perhitungan sehingga gaji dan upah yang diterima karyawan melebihi ataupun mengurangi jumlah yang semestinya
dibayar. 4. Adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang karyawan
lain. 5. Mencantumkan jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam buku gaji
dan upah. 6. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat dicatat sebagai pengeluaran.
Pada PT Permodalan Nasional Madani Medan, prosedur pencatatan gaji dan upah bagian-bagian yang terlibat dalam pencatatan tersebut sesuai dengan
prosedur yang ditetapkan oleh PT Permodalan Nasional Madani Medan sebagai berikut:
1. Bagian Umum a. Data Karyawan
Bagian personalia menugaskan pegawainya untuk menilai pengendalian internal gaji dan upah sejak menerima pegawai-pegawai yang diperlukan
perusahaan, sehingga perusahaan mendapat pegawai yang tepat sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Data karyawan tersebut dicatat mulai dari
nama, nomor pegawai, status karyawan tersebut menikah, tidak menikah, anak yang dimiliki yang diperlukan untuk menentukan bagian penetapan
dan keterangan lainnya.
Universitas Sumatera Utara
b. Pencatatan dan Pembayaran Gaji dan Upah Perusahaan memberlakukan kartu jam kerja setiap harinya yang bertujuan
untuk mencegah penyelewengan pencatatan kehadiran karyawan. Perusahaan juga menggunakan sistem komputerisasi dalam menghitung gaji
dan upah karyawan serta jumlah hari dari tiap karyawan. Data-data karyawan dan hal-hal sebagai data pembayaran gaji karyawan. Pada PT
Permodalan Nasional Madani Medan, sistem pembayaran gaji dilakukan melalui bank yang telah ditentukan oleh pemerintah pusat, dimana
bendaharawan mengirimkan laporan permintaan gaji beserta lampiran identitas, total gaji yang diterima dan nomor rekening pegawai yang
ditunjukkan kepada bendaharawan pengeluaran PT Permodalan Nasional Madani Medan untuk dilakukannya pengalihan atau pentransferan gaji,
yang dimana identitas dan besarnya gaji yang diterima oleh pegawai sudah terlampir di dalam Database Keuangan Negara. Setelah itu laporan
permintaan gaji beserta lampirannya dikirim ke Kantor Pembendaharaan Keuangan Negara KPKN untuk dilakukannya pengalihan atau
pentransferan gaji pegawai. Sedangkan sistem pembayaran honorer dilakukan secara cash atau langsung dibayarkabn kepada pegawai honorer
melalui Bendahara Pengeluaran. 2. Kepala Bagian Masing-Masing Unit
Kepala Bagian Masing-masing unit mencek kehadiran para pegawai sebagai bahan pertimbangan gaji dan kenaikan golongan.
Universitas Sumatera Utara
a. Bagian Keuangan 1. Bendahara
Bendahara bertugas menyerahkan gaji kepada pegawai yang telah diterima setelah dahulu diperiksa kendalanya dan disetujiu kepada bagian
keuangan dan ditanda tangani oleh bendahara pengeluaran. Setiap pegawai harus membubuhkan tanda tangan ketika dia menerima
pembayaran gaji. Tanda terima gaji tersebut dikirim kebagian pembukuan akuntansi.
2. Bagian Pembukuan Bagian ini bertugas menyimpan semua bukti-bukti dari pembayaran gaji
dan upah kemudian membukukan pembayaran tersebut kedalam buku besar gaji dan upah.
b. Internal Auditor Tugas dari internal auditor dalam pengendalian gaji dan upah merupakan
tugas yang termasuk kedalam pengendalian perusahaan secara menyeluruh. Dalam hal pengendalian gaji dan upah ini auditor akan mengawasi apakah
prosedur-prosedur pencatatan dan pendistribusian gaji telah dijalankan sebagaimana yang telah ditentukan, mengevaluasi sistem pengendalian
internal gaji dan upah yang sedang dijalankan. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan dalam memilih
prosedur pencatatan gaji dan upah yaitu:
Universitas Sumatera Utara
1. Time Keeping Departemen Tugas departemen ini adalah mengumpulkan atau menggabungkan data tentang
sejumlah perincian waktu menyelesaikan suatu tugas kerja, hasil produksi atau produk dalam suatu departemen perusahaan tertentu.
2. Payrool Departemen Tugas departemen ini adalah menjabarkan jumlah upah dan menjatahkan
jumlah upah tiap-tiap tugas, proses dari departemen pekerjaan, prosedur dan fungsi-fungsi departemen tersebut ditentukan oleh peraturan perusahaan.
Departemen gaji dan upah diwajibkan menyelenggarakan perusahaan, departemen gaji dan upah diwajibkan menyelenggarakan tugas pencatatan
klasifikasi tugas, departemen perusahaan tarif upah untuk tiap pekerjaan. Daftar gaji dan upah suatu perusahaan disusun berdasarkan clock card atau
kartu waktu atau berdasarkan komputer. 3. Cost Departemen
Tugas departemen ini mencatat pegawai bagian upah dan gaji mungkin harus ditempatkan pada masing-masing departemen produksi, untuk membantu
pekerjaan mengumpulkan dan mengklasifikasikan biaya upah. Dengan rangkuman, kartu waktu dan menjabarkan biaya jasa-jasa karyawan.
Prosedur perhitungan gaji dan upah pada PT Permodalan Nasional Madani Medan pada tanggal 1 dan 20 untuk pemberian insentif pada suatu periode. Gaji
pegawai bulanan dibayar dalam jumlah yang tetap sesuai dengan golongan masing-masing atau ketetapan dari instansi.
Total Gaji Bersih = Gaji Pokok + Komisi - Potongan-Potongan
Universitas Sumatera Utara
Menurut Hasibuan 2005 : 124 sistem penghitungan gaji dan upah dapat digolongkan kedalam tiga golongan yaitu:
1. Sistem menurut upah waktu adalah dibedakan atas upah pekerjaan yaitu upah perminggu dan upah perbulan.
2. Sistem upah menurut kesatan adalah hasil jumlah hasil produksi akan diperhitungkan sebagai jumlah upah yang akan diterima karyawan dan
biasanya diterapkan dalam perusahaan yang memproduksi barang yang sama dan hasil pekerjaan yang dapat diukur, dan upah yang diterima tergantung dari
kegiatan kerja. 3. Sistem borongan adalah suatu cara pengupahan yang penetapan besarnya jasa
didasarkan atas value pekerjaan dan lama mengerjakannya. a. Hari Kerja
Sistem pengendalian yang baik memerlukan prosedur yang memastikan bahwa para keryawan mampu melaksanakan tugas masing-masing, karena
itu para karyawan bagian akuntansi harus mendapat latihan yang memadai dan diawasi dalam melaksanakan tugasnya. Ketentuan jam kerja pada PT
Permodalan Nasional Madani Medan sebagai berikut:
Pukul: 08.00 - 12.30 Kerja Senin-Kamis
Pukul: 12.30 - 13.30 Istirahat Pukul: 13.30 - 17.00 Kerja
Pukul: 08.00 - 12.00 Kerja Jum’at
Universitas Sumatera Utara
Pukul: 12.00 - 14.00 Istirahat Pukul: 14.00 - 16.00 Kerja
b. Cuti Cuti yang diberikan kepada pegawai dari perusahaaninstansi sebagai
berikut: 1. Cuti tahunan, diberikan pada karyawan atau pegawai yang telah bekerja
minimal satu tahun. Masa cuti yang diberikan perusahaan yaitu 12 hari dalam satu tahun. Cuti itu tidak bisa diambil sekaligus, dalam 1 bulan
hanya diperbolehkan mengambil cuti sebanyak empat hari. Selama cuti pembayaran gaji karyawan tetap berlangsung tanpa ada pemotongan gaji.
2. Cuti khusus, dalam perusahaaninstansi ini cuti khusus yang diberikan ada 2 yaitu:
a. Cuti Pada Saat Pernikahan Pada saat pernikahan, instansi memberikan cuti kepada pegawai
sebanyak dua hari. b. Cuti Pada Saat Melahirkan
Pada saat melahirkan perusahaaninstansi memberikan cuti kepada pegawai selama dua minggu.
Dibawah ini akan diperlihatkan tabel daftar perhitungan tentang daftar gaji pegawai pada PT Permodalan Nasional Madani Medan:
Universitas Sumatera Utara
Tabel 3.1 Daftar Perhitungan Gaji Pada PT Permodalan Nasional Madani Medan
Sumber : PT Permodalan Nasioal Madani Persero Cabang Medan
D. Sistem Pengendalian Internal Gaji dan Upah
