60
klasifikasi dan keterangan yang jelas sehingga jika arsip dibutuhkan maka sulit untuk ditemukan. Daftar pertelaan arsip pun belum dibuat.
4. Ruangan Khusus Arsip
Kantor Kecamatan Tengaran belum mempunyai ruangan khusus untuk penyimpanan arsip. Alamari dan filing cabinet untuk menyimpan arsip bersatu
dengan ruang kerja pegawai kantor kecamatan tengaran sehingga perawatan arsip tidak bisa maksimal. Jika tempat penyimpanan arsip sama dengan ruang kerja,
maka didalam ruang arsip juga ada makanan kecil dan minuman, padahal minuman dan makanan dapat mengundang serangga yang dapat merusak arsip.
5. Peralatan yang digunakan dalam pengelolaan arsip
Peralatan yang digunakan dalam proses pengelolaan kearsipan sangat mempengaruhi tujuan utama penyimpanan arsip yaitu mudah dan cepat ditemukan
kembali ketika akan digunakan. Peralatan yang memadahi ditunjang dengan penataan yang baik akan mempermudah penemuan kembali arsip ketika
dibutuhkan lagi. Peralatan yang digunakan dalam penyelenggaraan kearsipan di Kantor Kecamatan Tengaran kurang memadahi. Berikut peralatan penyimpanan
arsip beserta penggunaanya di Kantor Kecamatan Tengaran ;
5.1. Filling Cabinet
5.1.1. Filling Cabinet 16 Laci Kecamatan tengaran mempunyai filling Cabinet dengan 16 laci untuk
menyimpan arsip dinamis aktif bagi keempat seksi yang ada di Kantor
61
Kecamatan Tengaran. 3 laci dari filing cabinet tersebut sudah mengalami kerusakan sehingga tidak difungsikan. 13 laci sisanya kurang dimanfaatkan
dengan baik. Seksi Tata Pemerintahan dan seksi Pembangunan, Pemberdayaan Masyarakat dan Desa tidak menggunakan Filling Cabinet, justru hanya
menumpuk arsip di sisi meja kerjanya. Seksi Tata Pemerintahan menumpuk arsip aktif di sisi meja kerja karena filing cabinetnya rusak. Seksi
Pembangunan, Pemberdayaan Masyarakat dan Desa menumpuk arsip aktif di sisi meja kerja karena tidak mau repot mengklasifikasi arsip dengan kode-kode
yang telah ditentukan. Berikut laci filling cabinet dengan rincian isinya : a.
Laci 1 diberi judul Umum dengan kode 000; didalam laci 1 terdapat 14 sub judul yang sudah penuh dengan arsip, dengan rincian sebagai berikut :
1. Arsip Pemda Tk. II 130; berisi 30 lembar surat dan 3 lampirannya dari
tahun 2004. 2.
Arsip Hukum 180; berisi 6 surat dari tahun 2002 3.
Arsip Organisasi Ketatalaksanaan 060; berisi 33 lembar surat dengan 21 lampirannya dari tahun 2000
4. Arsip Penelitian 070; berisi 10 surat izin penelitian dan proposal
penelitiannya sejak tahu 2001 5.
Arsip Perencanaan 050; berisi 6 surat dan rencana kegiatan sejak tahun 2005
6. Arsip tentang Kearsipan 045; arsip tentang Kearsipan berisi 12 surat
tentang kearsipan sejak tahun 2004
62
7. Arsip tentang pengadaaan Peralatan 020; ada 11 surat dan 9 bukti
pengadaaan peralatan kantor sejak tahun 1999 8.
Arsip tentang Protokol 019; ada 5 surat dengan 6 lampiran sejak tahun 2000
9. Arsip Komunikasi 016; ada 8 surat sejak tahun 2002
10. Arsip Rumah Dinas 012; ada 4 surat sejak tahun 2000
11. Arsip tentang Gedung kantor 011; ada 3 surat sejak tahun 2003
12. Arsip tentang Hari Raya 033; 60 surat sejak tahun 1994
13. Arsip tentang Tanda Kehormatan 002 ; ada 20 arsip dari tahun 1976-
2006 14.
Arsip tentang Umum 000; 26 arsip dari tahun 2004-2006 b.
Laci 2 diberi judul Pemerintahan dengan kode 100 Laci nomor 2 ini tidak ada sekat-sekat ataupun folder, arsip sangat
kacau, ada tumpukan map yang tidak diberi judul atau tanda apapun kemudian diikat dengan tali raffia. Disebelahnya ada setumpuk kertas surat
yang tidak diklasifikasikan, hanya ditumpuk berdasarkan surat diterima. Jadi, surat yang paling awal diterima berada ditumpukan paling bawah.
Jumlah surat dan lampirannya yang tertumpuk adalah 98 lembar sejak tahun 1990 sampai terakhir pada 2011.
c. Laci 3 diberi judul Politik dengan kode 200
Laci 3 berisi SPJ Rutin yang dimasukkan kedalam map sejak tahun 2001. SPJ rutin dibuat per 3 bulan, jika dihitung sampai bulan juni 2012
seharusnya ada 46 map, tetapi hanya ada 36 map, ketika dikonfirmasi
63
keberadaanya pengurus arsip hanya mengatakan “sedang dipinjam”. Peminjaman arsip tidak dicatat sehingga arsip tidak diketahui ada dimana.
d. Laci 4 diberi judul Keuangan dengan kode 900
Laci 4 berisi rencana anggaran kerja sejak tahun 2002-2010 yang sudah diikat dengan tali raffia dan rencana anggaran tahun 2011 yang
diletakkan di atas rencana anggaran yang sudah diikat. e.
Laci 5 diberi judul Kepegawaian dengan kode 800 Laci 5 dengan judul Kepegawaian mempunyai 12 sub judul yang
tertata dengan cukup rapi tetapi sudah terlalu penuh. Rincian dari ke12 sub judul tersebut adalah :
1. Data Mutasi dan Gaji 830; ada 23 surat sejak tahun 1992- 2000
2. Bapetarum 845; ada 11 surat dari tahun 1994-2006
3. Surat Tugas; ada 20 surat sejak tahun 1998
4. Penghargaan 861; ada 1 penghargaan pada tahun 2005
5. Pendidikan pegawai 890; ada 19 surat sejak tahun 2003
6. Keuangan 900; ada 31 surat sejak tahun 2003
7. TU Kepegawaian 870; ada 22 surat sejak tahun 2000
8. Cuti 850; ada 88 surat sejak tahun 1987
9. Dispensasi 848; ada 8 surat dari tahun 2005
10. Taspen Askes 842; ada 33 surat dengan lampirannya dan 20 lembar
blangko kosong. 11.
Mutasi 820; ada 2 surat yaitu pada tahun 2005 dan 2009. 12.
Pengandaan 810; ada 11 surat dari tahun 2004
64
f. Laci 6 diberi judul Kesejahteraan Rakyat dengan kode 400
Laci 16 ada 7 sekat dan ada tumpukan arsip yang sudah tidak bisa diidentifikasi karena ditumpuk dan diikat dalam map tanpa judul dengan tali
raffia. Ketujuh sekat tersebut dilengkapi dengan sub judul yaitu : 1.
Pendidikan 420; ada 27 surat sejak tahun 2005 2.
Raskin 511; ada 7 surat sejak tahun 2005 3.
Tenaga kerja 560; ada 71 surat sejak tahun 2006 4.
Haji 456; ada 51 berkas sejak tahun 2008 5.
Yaziz 451; ada 7 surat sejak tahun 2005 6.
Olahraga 426; ada 21 surat sejak tahun 2007 7.
Kesehatan 440; ada 43 surat sejak tahun 2005 g.
Laci 7 diberi judul Kegiatan Sosial, tanpa kode. Laci 7 berisi 14 stopmap kertas. Tapi hanya ada 4 stopmap kertas
yang ada keterangannya, yaitu : arsip tentang raskin, askeskin, pondok pesantren, dan 2001.
h. Laci 8 diberi judul Keuangan dengan kode 900
Isi dari laci 8 tidak sesuai dengan judulnya. Laci ini sangat kacau. Ada tumpukan kertas yang tidak ada keterangan apapun, yang lebih
mengerankan ada jaket yang dimasukkan kedalam laci ini. di dalam Laci 8 terdapat 6 sekat yang kesemuanya kosong. Arsip hanya ditumpuk disamping
sekat tanpa ketetangan yang jelas. 6 sekat tersebut memiliki sub judul: 1.
Lomba 414 2.
Promosi pembangunan 510
65
3. Pembangunan 410
4. Pemugaran perumahan 413
5. DPDIK 412
6. PMT 444
i. Laci 9 diberi judul Himpunan perda, tanpa kode. Laci 9 berisi 11 stopmap
kertas dengan judul: 1.
Laporan bulanan data kekuatan jumlah mutasi 2.
Bahan rapat seksi trantip 3.
Laporan triwulan infentaris data pembinaan kesehatan bangsa 4.
Data perusahaan pengolahan limbah 5.
Data pengolahan pasar 6.
Undangan pemberitahuan keramaian hiburan 7.
Laporan izin keramaian 8.
Himpunan SK 9.
Peta Kecamatan Tengaran 10.
SK Pembangunan Kantor Kecamatan Tengaran 11.
PERDA j.
Laci 10 diberi judul Bin Trantip Linmas, tanpa kode. Laci 10 berisi map- map yang sudah diikat-ikat yang merupakan arsip inaktif yang tidak bisa
diidentifikasi karena map untuk membungkus tidak diberi judul. Ada 3 map yang belum diikat dengan judul :
1. Berkas pembangunan pasar baru
2. Bengkok desa
66
3. Pemilihan panwaslu
k. Laci 11 tidak diberi judul, berisi 15 map yang sudah diikat. Map yang diikat
tersebut sama seperti map yang diikat pada laci lain yakni tidak ada keterangan sehingga tidak dapat teridentifikasi karena tali tidak boleh
dibuka. l.
Laci 12 tidak diberi judul, berisi kertas-kertas yang tidak ada sekat dan keterangannya. Selain kertas-kertas ada kain lap didalam laci ini.
m. Laci 13 tidak diberi judul, berisi buku agenda surat sejak tahun 2006 - 2012
n. Laci 14 Rusak
o. Laci 15 Rusak
p. Laci 16 Rusak
5.1.2. Filling Cabinet 8 Laci Kecamatan Tengaran mempunyai filling cabinet dengan 8 laci untuk
menyimpan lembar pengantar surat dan tembusan surat keluar yang masih aktif.
5.2. Almari Kayu
