74
4.2.2. Penciptaan dan Pengurusan Arsip
Kegiatan manajemen kearsipan berawal dari penciptaan arsip. Arsip tercipta berasal dari arsip interen dan eksteren kantor. Arsip interen dan eksteren
tercipta ketika suatu kantor mengirim menerima surat dokumen lain. Pengurusan naskah dinas di Kantor Kecamatan Tengaran diawali dari
identifikasi naskah dinas, apakah termasuk naskah dinas penting, biasa, atau rahasia. Pengelompokan ini dibutuhkan karena pengurusan setiap naskah dinas
berbeda satu dengan yang lainya.
1.2.2.1. Pengurusan Naskah Dinas Penting
Pengurusan naskah dinas penting masuk dan keluar di Kantor Kecamatan Tengaran sudah sesuai dengan Pedoman Bahan Bimbingan
Teknis Kearsipan Dinamis yang diterbitkan oleh Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang 2006. Berikut perbandingannya :
A. Pengurusan naskah dinas penting masuk di Kantor Kecamatan Tengaran :
a. Penerima Petugas Piket yang berjaga di loket pelayanan masyarakat :
menerima naskah dinas dan meneliti kebenaran alamat, kemudian menyampaikan naskah dinas kepada pengarah.
b. Pengarah Sekretaris Camat, jika menemui kesulitan akan
dikonsultasikan langsung kepada Camat. Pengarah membaca, memberikan kode klasifikasi naskah dinas pada sudut kanan atas
dengan menggunakan pensil, kemudian meneruskan kepada pencatat. c.
Pencatat ; Mencatat naksah dinas dalam kartu kendali rangkap 3 sesuai dengan pengarahan. Meneruskan naskah dinas beserta kartu kendali
75
kepada pengendali, dilakukan oleh petugas piket yang menerima surat. d.
Pengendali; Meneliti kebenaran kartu kendali, meneruskan naskah beserta kartu kendali II dan III kepada pengolah. Kartu kendali I
disusun dalam kotak kartu kendali. e.
Penyimpan; menyimpan kartu kendali II sebagai pengganti naskah dinas yang masih ada pada pengolah.
f. Pengolah ; menyimpan kartu kendali III, mengisi lebar disposisi
kemudian menyampaikan naskah dinas kepada pimpinan setelah pimpinan sudah mengembalikan naskah dinas dan disposisi pengolah
segera meneruskan kepada unit pelaksana untuk melaksanakan isi naskah dinas. Naskah dinas kemudian disimpan oleh unit pelaksana
sendiri sampai naskah tersebut inaktif kemudian baru diserahkan kepada arsiparis.
Sesuai dengan Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis yang diterbitkan oleh Sekretariar Daerah Kabupaten Semarang
2006, sebagai berikut :
a. Penerima ;menerima naskah dinas dan meneliti
kebenaran alamat, Menyortir dan membuka naskah dinas, dan membubuhkan cap tanggal dan nomor urut
untuk surat keluar. Dalam hal alamat lua berbeda dengan alamat dalam, maka sampul disertakan pada
naskah dinas. Sedangkan apabila terdapat salah alamat naskah dinas harus dikembalikan kepada
pengirim.
b. Pengarah ;membaca, memberikan kode kla sifikasi
naskah dinas pada sudut kanan atas dengan menggunakan pensil, kemudian meneruskan kepada
pencatat.
c. Pencatat ; mencatat naksah dinas dalam kartu kendali
rangkap 3 sesuai dengan pengarahan. Meneruskan “
76 naskah dinas beserta kartu kendali kepada pengendali.
d. Pengendali
;meneliti kebenaran
kartu kendali,
menyampaikan naskah beserta kartu kendali II dan III kepada pengolah, menyusun kartu kendali I dalam
kotak kartu kendali berdasarkan pengelelompokan urutan kode klasifikasi.
e. Penyimpan ;menyimpan kartu kendali II sebagai
pengganti naskah dinas yang masih ada pada pengolah.
f. Pengolah ; menyimpan kartu kendali III, mengisi lebar
disposisi kemudian menyampaikan na skah dinas kepada
pimpinan setelah
pimpinan sudah
mengembalikan naskah dinas dan disposisi pengolah segera meneruskan kepada unit pelaksana untuk
melaksanakan isi naskah dinas.”
5
B. Pengurusan Naskah Dinas Penting Keluar di Kantor Kecamatan Tengaran
a. Unit Pengolah; mencatat naskah dinas dalam kartu kendali I, II, III
kemudian menyampaikan naskah dinas tersebut kepada pengendali. b.
Pengendali; meneliti kebenaran isi kartu kendali, menyimpan kartu kendali I dan II kedalam kotak kartu kendali , mengembalikan konsep
dan kartu kendali III kepada pengolah untuk disimpan, kemudian menyerahkan kepada pengirim untuk dikirim kealamat.
Sesuai dengan Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis yang diterbitkan oleh Sekretariar Daerah Kabupaten Semarang 2006,
sebagai berikut :
a. Unit Pengolah; mencatat naskah dinas dalam kartu
kendali I, II, III kemudian menyampaikan naskah dinas tersebut kepada pengendali, menyimpan konsep dan
kartu kendali lembar III berdasarkan kode.
b. Pengendali; meneliti kebenaran isi kartu kendali,
menyimpan kartu kendali I dan II kedalam kotak kartu kendali , mengembalikan konsep dan kartu kendali III
5
Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang, 2006, Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis, Kantor Pengelolaan Data dan Arsip Daerah, Kabupaten Semarang, hal. 4
“
77 kepada
pengolah untuk
disimpan, kemudian
menyerahkan kepada pengirim untuk dikirim kealamat. c.
Pengirim; mengirimkan naskah dinas sesuai dengan
alamat.“
6
1.2.2.2. Pengurusan Naskah Dinas Biasa
Pengurusan naskah dinas biasa tidak mengggunakan kartu kendali, hanya menggunakan lembar pengantar rangkap dua.
A. Pengurusan naskah dinas biasa masuk di Kantor Kecamatan Tengaran a.
Penerima Petugas Piket yang berjaga di loket pelayanan masyarakat : menerima naskah dinas dan meneliti kebenaran alamat, kemudian
menyampaikan naskah dinas kepada pengarah. b.
Pengarah Sekretaris Camat, jika menemui kesulitan akan dikonsultasikan
langsung kepada
Camat. Pengarah
bertugas mengarahkan naskah dinas kemudian meneruskan kepada pencatat.
c. Pencatat ; Pencatataan naskah dinas dalam lembar pengantar yang
dibuat rangkap dua kemudian menyerahkan kepada pengendali. d.
Pengendali; meneliti kebenaran isi lembar pengantar, menyusun lembar pengantar I kedalam kotak lembar pengantar, kemudian
meyerahkan kepada pengolah. e.
Pengolah; menandatangani dan memberi tanggal pada lembar pengantar, menyimpan lembar pengantar II, mengisi lembar disposisi
kemudian menyerahkannya kepada pimpinan, setelah dikembalikan oleh pimpinan segera di teruskan kepada pelaksana. Naskah dinas
6
Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang, 2006, Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis, Kantor Pengelolaan Data dan Arsip Daerah, Kabupaten Semarang, hal. 5
78
kemudian disimpan oleh unit pelaksana sendiri sampai naskah tersebut inaktif kemudian baru diserahkan kepada arsiparis.
Sesuai dengan Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis yang diterbitkan oleh Sekretariat Daerah Kabupaten
Semarang 2006, sebagai berikut :
a. Penerima ; menerima naskah dinas dan meneliti
kebenaran alamat, kemudian menyampaikan naskah dinas kepada pengarah, menyortir dan membuka naskah
dinas, dan membubuhkan cap tanggal dan nomor urut untuk surat keluar. Dalam hal alamat lua berbeda
dengan alamat dalam, maka sampul disertakan pada naskah dinas. Sedangkan apabila terdapat salah alamat
naskah dinas harus dikembalikan kepada pengirim.
b. Pengarah ;mengarahkan naskah dinas kemudian
meneruskan kepada pencatat. c.
Pencatat ;mencatat naskah dinas dalam lembar pengantar
yang dibuat
rangkap dua
kemudian menyerahkan kepada pengendali.
d. Pengendali; meneliti kebenaran isi lembar pengantar,
menyusun lembar penganta r I kedalam kotak lembar pengantar, kemudian meyerahkan kepada pengolah.
e. Pengolah; menandatangani dan memberi tanggal pada
lembar pengantar, menyimpan lembar pengantar II, mengisi lembar disposisi kemudian menyerahkannya
kepada pimpinan, setelah dikembalikan oleh pimpinan sege
ra di teruskan kepada pelaksana.”
7
B. Pengurusan Naskah Dinas Biasa Keluar di Kantor Kecamatan Tengaran Pengurusan naskah dinas biasa keluar sama dengan pengurusan
naskah dinas penting, dengan pertimbangan bahwa suatu unit kerja mengeluarkan naskah dinas karena memang ada suatu kepentingan.
Pengurusan naskah dinas biasa keluar di Kantor Kecamatan Tengaran sudah
sesuai dengan Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis.
7
Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang, 2006, Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis, Kantor Pengelolaan Data dan Arsip Daerah, Kabupaten Semarang, hal. 6
79
4.2.2.3. Pengurusan Naskah Dinas Rahasia A. Pengurusan Naskah Dinas Rahasia Masuk di Kantor Kecamatan Tengaran
a. Penerima; menerima naskah dinas dalam keadaan tertutup dan
menyerahkanya kepada pencatat. b.
Pencatat; mencatat tanda-tanda yang terdapat pada naskah dinas rahasia dalam lembar pengantar rangkap dua naskah dinas masih
dalam keadaan tertutup, hanya pimpinan yang berhak membukanya, menyimpan lembar pengantar I
c. Pimpinan; menerima surat dan lembar pengantar kemudian
menindaklanjuti dan menyimpan naskah dinas dan lembar pengantar II Sesuai dengan Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan
Dinamis yang diterbitkan oleh Sekretariar Daerah Kabupaten Semarang 2006, sebagai berikut :
a. Penerima; menerima naskah dinas dalam keada an
tertutup dan menyerahkanya kepada pencatat. b.
Pencatat; mencatat tanda-tanda yang terdapat pada naskah dinas raha sia dalam lembar pengantar
rangkap dua naskah dinas masih dalam keadaan tertutup,
hanya pimpinan
yang berhak
membukanya, menyimpan lembar pengantar I. c.
Pimpinan; menerima surat dan lembar pengantar kemudian menindaklanjuti dan menyimpan naskah
dinas dan lembar pengantar II.
”
8
B. Pengurusan Naskah Dinas Rahasia Keluar di Kantor Kecamatan Tengaran a.
Pengolah; mencatat naskah dinas kedalam kartu kendali rangkap 3, kemudian menyerahkan naskah dinas dalam keadaan tertutup untuk
8
Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang, 2006, Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis, Kantor Pengelolaan Data dan Arsip Daerah, Kabupaten Semarang, hal. 7
“
80
dikirimkan ke alamat, kemudian menyimpan kartu kendali III dan konsep naskah dinas.
b. Pencatat; meneliti kebenaran kartu kendali, menerusakan naskah dinas
kepada pengirim dan menyimpan kartu kendali I dan II. Sesuai dengan Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan
Dinamis yang diterbitkan oleh Sekretariar Daerah Kabupaten Semarang 2006, sebagai berikut :
a. Pengolah; mencatat naskah dinas kedalam kartu
kendali rangkap 3, kemudian menyerahkan naskah dinas dalam keadaan tertutup untuk dikirimka n ke
alamat, kemudian menyimpan kartu kendali III dan konsep naskah dinas.
b. Pencatat;
meneliti kebenaran
kartu kendali,
menerusa kan naskah dinas kepada pengirim dan menyimpan kartu kendali I dan II.
”
9
4.2.3. Penataan Arsip di Kantor Kecamatan Tengaran
Kategori