83 g.
Memasukan arsip yang telah dibungkus ke dalam boks, sambil memberikan nomor definitive pada bendel arsip yang
telah dibungkus.
h. Memberikan kamper dalam boks arsip.
”
11
4.2.4. Ruang Penyimpanan Arsip
Kantor Kecamatan Tengaran Belum mempunyai ruangan khusus untuk penyimpanan arsip. Alamari dan filing cabinet untuk menyimpan arsip bersatu
dengan ruang kerja pegawai kantor kecamatan tengaran sehingga tempat penyimpanan arsip panas dan perawatan arsip tidak bisa maksimal. Tempat
penyimpanan arsip sama dengan ruang kerja, maka didalam ruang arsip juga ada makanan kecil dan minuman, padahal minuman dan makanan dapat mengundang
serangga yang dapat merusak arsip. Ruang Penyimpanan arsip di Kantor Kecamatan Tengaran kurang sempurna, tempat penyimpanan arsip yang baik
dapat didefinisikan sebagai “Tempat penyimpanan arsip harus kering, kuat,
terang dan berfentilasi dengan baik.”
12
Tempat penyimpanan arsip yang baik dilengkapi dengan AC
“AC berfungsi untuk mengatur
kelembaban dan
temperature udara serta mengurangi banyaknya debu.”
13
4.2.5. Peralatan Penyimpanan Arsip
Peralatan yang digunakan dalam proses pengelolaan kearsipan sangat mempengaruhi tujuan utama penyimpanan arsip yaitu mudah dan cepat
ditemukan. Peralatan yang memadahi ditunjang dengan penataan yang baik akan mempermudah penemuan kembali arsip ketika dibutuhkan lagi.
11
Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang, 2006, Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis, Kantor Pengelolaan Data dan Arsip Daerah, Kabupaten Semarang, hal. 9
12
Basir Bartos, 2000, Manajemen Kearsipan, Bumi Aksara, Jakarta, hal. 56
13
Ibid
84
Peralatan yang digunakan dalam penyelenggaraan kearsipan di Kantor Kecamatan Tengaran kurang memadahi. Filling cabinet rusak dan tidak dapat
menampung seluruh arsip sehingga arsip hanya diletakkan disisi meja kerja dan didalam filling cabinet pun arsip sangat sesak.
4.2.6. Perawatan Arsip
Perawatan arsip di Kantor Kecamatan Tengaran masih sangat kurang. Arsip-arsip sangat kotor dan berdebu. Syarat penyimpanan arsip dimana arsip
tidak boleh terlipat tidak terpenuhi karena arsip- arsip yang berukuran besar justru dilipat. Arsip hanya diberi kapurbarus pada almari dan filling cabinet, namun
tidak diberi secara rutin sehingga sudah banyak yang habis. Peneliti hanya menemui 3 kapurbarus di semua almari kayu dan filling cabinet. Pecegahan
serangga kurang maksimal, seharusnya “Setiap enam bulan hendaknya ruangan
disemprot dengan racun serangga seperti DDT, diedril, pyrethrum, gaama benzenehexa- c
hloride.”
14
Seharusnya pegawai kearsipan Kantor Kecamatan Tengaran lebih memperhatikan perawatan arsip lagi. Arsip harus dibersihkan dari debu minimal 1
minggu sekali. Pemberian kapurbarus juga harus rutin, apabila kapurbarus sudah habis segera diberi lagi.
4.2.7. Penemuan Kembali Arsip
