59
dan masalah yang ditentukan. Tapi tidak semua arsip disusun dengan baik menggunakan folder tersebut.
f. Penataan Sekat; penyusunanya dimulai dari sekat untuk pokok urusan,
kemudian disusul untuk sub urusan, penyusunannya secara berdiri kebelakang atau berderet kesamping. Penataan sekat baru di terapkan di
arsip umum, kepegawaian, dan kesejahteraan rakyat. g.
Penataan tanpa sekat; penataan berkas aktif dilakukan tanpa menggunakan sekat. Penataan sekat seperti ini banyak ditemui di filling cabinet di Kantor
Kecamatan Tengaran. Arsip hanya ditumpuk dan dimasukkan kedalam map tanpa ada keterangan yang jelas.
3.2. Penataan Arsip Dinamis Inaktif di Kantor Kecamatan Tengaran
Penataan arsip dinamis inaktif di Kantor Kecamaatan Tengaran belum sesuai dengan prosedur pengurusan arsip yang disusun dalam pedoman bahan
bimbingan teknis kearsipan. Arsip dinamis aktif yang sudah memenuhi filling cabinet kemudian langsung dipindah ke almari kayu untuk menyimpan arsip
inaktif. Arsip yang aktifnya dimasukkan kedalam map-map langsung ditumpuk kemudian diikat dan dimasukkan kedalam almari kayu untuk
menyimpan arsip. Jadwal retensi arsip sudah ada yang merupakan hasil penyuluhan dari Kabupaten Semarang, tetapi jadwal retensi tersebut tidak
dilakukan dengan alasan tidak ada pegaawai yang khusus menangani arsip inaktif. Arsip inaktif hanya diikat dan ditumpuk didalam almari tanpa
60
klasifikasi dan keterangan yang jelas sehingga jika arsip dibutuhkan maka sulit untuk ditemukan. Daftar pertelaan arsip pun belum dibuat.
4. Ruangan Khusus Arsip
Kantor Kecamatan Tengaran belum mempunyai ruangan khusus untuk penyimpanan arsip. Alamari dan filing cabinet untuk menyimpan arsip bersatu
dengan ruang kerja pegawai kantor kecamatan tengaran sehingga perawatan arsip tidak bisa maksimal. Jika tempat penyimpanan arsip sama dengan ruang kerja,
maka didalam ruang arsip juga ada makanan kecil dan minuman, padahal minuman dan makanan dapat mengundang serangga yang dapat merusak arsip.
5. Peralatan yang digunakan dalam pengelolaan arsip
Peralatan yang digunakan dalam proses pengelolaan kearsipan sangat mempengaruhi tujuan utama penyimpanan arsip yaitu mudah dan cepat ditemukan
kembali ketika akan digunakan. Peralatan yang memadahi ditunjang dengan penataan yang baik akan mempermudah penemuan kembali arsip ketika
dibutuhkan lagi. Peralatan yang digunakan dalam penyelenggaraan kearsipan di Kantor Kecamatan Tengaran kurang memadahi. Berikut peralatan penyimpanan
arsip beserta penggunaanya di Kantor Kecamatan Tengaran ;
5.1. Filling Cabinet
