50
2. Penciptaan dan Pengurusan arsip di Kantor Kecamatan Tengaran
2.1. Penciptaan arsip di Kantor Kecamatan Tengaran
Kegiatan manajemen kearsipan berawal dari penciptaan arsip. Arsip tercipta berasal dari arsip interen dan eksteren kantor. Arsip interen dan
eksteren tercipta ketika suatu kantor mengirim menerima surat dokumen lain, demikian halnya dengan Kantor Kecamatan Tengaran yang menciptakan arsip
dari kegiatan surat menyurat.
2.2. Pengurusan arsip di Kantor Kecamatan Tengaran Penciptaan arsip di Kantor Kecamatan Tengaran berasal dari kegiatan
surat menyurat. Pengurusan dan pengendalian arsip dilakukan berdasarkan sifat naskah dinas yang masuk atau keluar.
2.2.1. Pengurusan dan Pengendalian Naskah Dinas Penting A. Pengendalian Naskah Dinas Penting Masuk
a. Penerima Petugas Piket yang berjaga di loket pelayanan masyarakat :
menerima naskah dinas dan meneliti kebenaran alamat, kemudian menyampaikan naskah dinas kepada pengarah.
b. Pengarah Sekretaris Camat, jika menemui kesulitan akan
dikonsultasikan langsung kepada Camat. Pengarah membaca, memberikan kode klasifikasi naskah dinas pada sudut kanan atas
dengan menggunakan pensil, kemudian meneruskan kepada pencatat.
51
c. Pencatat ; Mencatat naksah dinas dalam kartu kendali rangkap 3 sesuai
dengan pengarahan. Meneruskan naskah dinas beserta kartu kendali kepada pengendali, dilakukan oleh petugas piket yang menerima surat.
d. Pengendali; Meneliti kebenaran kartu kendali, meneruskan naskah
beserta kartu kendali II dan III kepada pengolah. Kartu kendali I disusun dalam kotak kartu kendali.
e. Penyimpan; menyimpan kartu kendali II sebagai pengganti naskah
dinas yang masih ada pada pengolah. f.
Pengolah ; menyimpan kartu kendali III, mengisi lebar disposisi kemudian menyampaikan naskah dinas kepada pimpinan setelah
pimpinan sudah mengembalikan naskah dinas dan disposisi pengolah segera meneruskan kepada unit pelaksana untuk melaksanakan isi
naskah dinas. Naskah dinas kemudian disimpan oleh unit pelaksana sendiri sampai naskah tersebut inaktif kemudian baru diserahkan
kepada arsiparis.
B. Pengurusan Naskah Dinas Penting Keluar
a. Unit Pengolah; mencatat naskah dinas dalam kartu kendali I, II, III
kemudian menyampaikan naskah dinas tersebut kepada pengendali. b.
Pengendali; meneliti kebenaran isi kartu kendali, menyimpan kartu kendali I dan II kedalam kotak kartu kendali , mengembalikan konsep
dan kartu kendali III kepada pengolah untuk disimpan, kemudian menyerahkan kepada pengirim untuk dikirim kealamat.
52
2.2.2. Pengurusan dan Pengendalian Naskah Dinas Biasa A. Pengurusan Naskah Dinas Biasa Masuk
Kategori