Analisis Sistem Pengendalian Internal.
2. Analisis Sistem Pengendalian Internal.
Kantor Pajak Pratama Ponorogo masih menghadapi beberapa masalah dalam mengaplikasikan pengendalian internal terutama pada prosedur penerimaan dan pengolahan SPT Tahunan PPh. Rincian keadaan di lapangan adalah sebagai berikut:
a. Lingkungan Pengendalian. Lingkungan Pengendalian telah berjalan dengan baik karena dilandasi oleh kode
etik Kementerian Keuangan secara umum maupun Direktorat Jenderal Pajak secara lebih spesifik. Kajian keagamaan dan moral sering dilaksanakan dalam acara In House Training (IHT) secara rutin. Kegiatan outdoor seperti outbond dan rekreasi menambah keakraban antar pegawai.
b. Aktivitas Pengendalian.
1) Pemisahan Fungsi Telah ada pembagian seksi atau sub bidang yang jelas untuk setiap tugas dan fungsi. Namun masih terdapat indikasi overlapping di beberapa bagian, seperti misalnya Fungsional Pemeriksa yang seharusnya hanya memeriksa SPT bermasalah limpahan dari Account Representative s, ikut melakukan penelitian SPT dan mengusulkan pemeriksaan yang merupakan wewenang Account Representa tive s.
2) Dokumentasi dan Pencatatan yang Handal Tiap seksi yang mengurus SPT Tahunan PPh memiliki staf pelaksana untuk memastikan administrasi nomor surat, urutan surat, dan penyimpanan arsip dilaksanakan secara memadai. Masalah yang masih muncul terkait mutasi Account Representative s yang mengakibatkan beberapa arsip SPT tidak ditemukan, padahal masih dibutuhkan untuk dokumen pendukung Wajib Pajak bersangkutan.
3) Otorisasi Sesuai dengan bentuk birokrasi di Indonesia, sistem otorisasi pada institusi seperti kantor pajak telah dilakukan dengan baik. Contohnya, tandatangan pejabat yang lebih tinggi untuk surat keputusan atau pengesahan kebijakan tertentu, serta pembatasan akses informasi penting hanya untuk pegawai tertentu. Beberapa hal yang patut menjadi catatan adalah perlunya menjaga rahasia username dan password pegawai dari individu lain, untuk menghindari pemanfaatan informasi oleh pihak yang tidak bertanggungjawab.
4) Pemeriksaan Fisik atas Catatan Pemeriksaan fisik selalu dilaksanakan melalui pembuatan register harian SPT yang diterima dan diproses setiap harinya. Petugas khusus pada seksi pelayanan telah ditunjuk untuk melaksanakan tugas ini, namun karena jumlah berkas yang terlampau banyak, masih saja terdapat kasus tidak ditemukannya berkas SPT tertentu, meskipun pada akhirnya tetap bisa terdeteksi lewat sistem software perpajakan.
5) Pemeriksaan Internal Pemeriksaan internal tidak dilaksanakan di KPP Pratama Ponorogo. Kode etik pegawai dan prosedur operasional di setiap kegiatan dianggap sudah cukup, sehingga tidak ada badan khusus yang ditunjuk sebagai auditor internal atau sejenisnya.
c. Penilaian resiko. KPP Pratama Ponorogo belum menerapkan sistem pengendalian resiko secara
maksimal. Pemakaian pegawai out sourcing , mahasiswa magang, maupun siswa praktek kerja lapangan untuk melakukan perekaman SPT meningkatkan resiko kesalahan perekaman dan mengurangi tingkat keamanan data Wajib Pajak.
d. Informasi dan komunikasi. Sistem informasi yang digunakan Direktorat Jenderal Pajak merupakan kunci
informasi dan komunikasi instansi. Perubahan sistem informasi dari SIPMOD menjadi SIDJP menghambat jalannya informasi dan komunikasi yang ada. Sumber daya, terutama Account Representative , yang memiliki keterbatasan pengetahuan mengenai teknologi sistem informasi, perlu diberi pelatihan khusus dan komprehensif untuk menggunakannya dengan tepat. Meskipun telah dilakukan pendampingan oleh tim teknisi sistem dari pusat, hal tersebut masih kurang membantu pengaplikasian sistem secara optimal.
Informasi dan komunikasi eksternal kepada Wajib Pajak juga masih kurang. Komunikasi biasanya terhambat karena banyaknya alamat Wajib Pajak yang salah atau berubah, sehingga tidak jarang surat yang sifatnya penting misalnya informasi pembetulan maupun permintaan kelengkapan tidak tersampaikan. Informasi tentang penyampaian SPT yang benar pun harus lebih digalakkan melalui penyuluhan maupun pemasangan spanduk di tempat-tempat umum. Kegiatan seperti value gathering dengan Wajib Pajak harus dipertahankan demi komunikasi yang lebih baik.
e. Pengawasan. Pengawasan secara umum di KPP Pratama Ponorogo berasal dari Kantor Wilayah
DJP II Jawa Timur sesuai aturan birokrasi di Indonesia. Pelaksanaan pengawasan dilakukan dengan melakukan kunjungan, rapat koordinasi, dan laporan rutin berkala. Pengawasan khusus terhadap sistem drop box perlu ditingkatkan dengan menunjuk pengawas independen untuk memastikan petugas bekerja dengan benar, sesuai uraian kerja, dan mampu memenuhi target kerja yang ditetapkan.