6. Pengendalian Intern Pada Pelayanan Rawat Inap
Proses komputerisasi sistem pengolahan data pada Rumah Sakit Umum Bina kasih memerlukan diadakannya suatu sistem pengendalian intern.
Pengendalian intern itu meliputi hal-hal sebagai berikut :
a. Pengendalian Umum,
yang dapat dikategorikan menjadi : 1.
Pengendalian organisasi dan operasi Organizational and Operation Controls
Pengendalian ini mencakup pemisahan tuigas antara departemen EDP dengan para pemakai. Pada rumah sakit umum Bina Kasih hal tersebut
terlaksana dengan baik kerena pengendalain atas proses pengolahan secara elektronik hanya dilakukan oleh bagian MIS Satuan Pengembangan dan
Pemasaran SPP. 2.
Pengendalian atas pengembangan sistem yang diterapkan dan pemeliharaan Applications system Development and Maintenance
Controls Adanya kerjasama dengan pihak luar konsultan rumah sakit guna
menerapkan dan mengembangkan sistem aplikasi yang sudah diterapkan. 3.
Pengendalian akses ke sistem Access Control Pihak rumah sakit telah membuat suatu kebijakan bahwa tidak semua
orang dapat menggakses ke komputer, hal ini disebabkan karena hanya petugas order entry dan pihak-pihak tertentu yang memiliki password saja
yang dapat melakukannya.
4. Pengendalian pengoperasian pusat data Data center operation control
Rumah Sakit Umum Bina Kasih ini telah melakukan duplikasi atas file sistem dan prosedur – prosedur yang penting serta telah mengasuransikan
perangkat EDP nya dari kemungkian bencana yang dapat merugikan.
b. Pengendalian Aplikasi, yang terdiri dari :
1. Pengendalian masukan input control Semua formulir atau dokumen yang digunakan diberi nomor. Dimana pada
penggunaan formulir ini harus ada tandatangan sebagai pihak otorisasi. Misalnya pada formulir resep atau permintaan obat harus ditandatangani
oleh dokter yang berwenang serta diberi penomoran oleh bagian apotik. Petugas order entry memeriksa dokumen sebelum di input ke komputer
kemudian menandatangani dokumen tersebut. 2. Pengendalian
pemrosesan Processing controls
Data yang sudah diinput kekomputer tidak dapat diubah lagi oleh petugas order entry karena hanya pihak-pihak otorisasi tertentu saja yang dapat
mengubahnya dengan penggunaan password. 3. Pengendalian
keluaran Output controls
Dalam pengendalian ini diperlukan adanya kecermatan, dimana bagian billing membandingkan antara data yang sudah tersimpan dengan file
dokumen. Apabila sudah cocok atau sesuai maka dibuatkan inpatient bill yang kemudian dikirim kebagian kasir sebagai dasar penetapan jumlah
tagihan pasien.
B. Analisis Hasil Penelitian 1. Struktur
Organisasi
Pada bab II telah dijelakan bahwa struktur organisasi merupakan suatu deskripsi yang menjelaskan otoritas serta tanggungjawab tiap-tiap bagian didalam
suatu organisasi atau perusahaan. Penggunaan struktur organisasi pada tiap-tiap perusahaan tentu berbeda-beda tergantung dari kebijakan perusahaan itu sendiri.
Namun yang menjadi dasar adalah struktur tersebut harus bersifat fleksibel terhadap adanya kemungkinan perubahan baik yang menyangkut pengembangan
perusahaan maupun perubahan lainnya yang berasal dari faktor-faktor lingkungan diluar dan dalam perusahaan.
Hal lain yang cukup penting adalah struktur tersebut harus menunjukkan pemisahan fungsi, batas-batas otoritas dan tanggung jawab yang jelas untuk tiap-
tiap bagian. Keadaan tersebut harus diterapkan dengan mencegah terjadinya penyalahgunaan wewenang, pelaksanaan tugas yang telah dilakukan serta
pencampuran diantara fungsi-fungsi operasional, penyimpanan dan pencatatan. Berdasarkan pengamatan maka penulis memperhatikan beberapa hal yang
tercakup didalam struktur organisasi. Untuk lebih jelas akan dibahas seperti dibawah ini :
a. Penetapan Uraian Tugas
Didalam penyusunan struktur organisasi, harus diperhatikan bahwa struktur tersebut akan menunjukkan uraian tugas job description masing-masing
bagian secara jelas yang mencakup pembagian tugas, pendelegasian wewenang, pertanggungjawaban dan pengawasan atas manajemen organisasi
tersebut. Kemudian hasil penyusunan tersebut diotorisasi oleh pihak yang berwenang, biasanya oleh Dewan Direksi, yang kemudian didistribusikan atau
dikomunikasikan kepada semua bagian didalam organisasi tersebut agar tiap- tiap bagian mengerti akan tanggung jawab terhadap ruang lingkup kerjanya.
b. Pemisahan Tanggung Jawab dan Fungsi
Pengendalian intern atas struktur organisasi menuntut adanya pemisahaan fungsi dan tanggungjawab untuk kegiatan yang berhubungan. Hal tersebut
berguna untuk mencegah kekeliruan dan penggelapan. Penulis melihat suatu kelemahan adanya penggabungan kasir dengan petugas entry pada satu orang.
Walaupun dengan alasan kekurangan namun penggabungan fungsi tersebut akan menimbulkan peluang-peluang terjadinya penyalagunaan dan
penggelapan aktiva rumah sakit. Hal ini dapat terjadi karena didalam ruangan itu tidak adanya petugas yang mengawasi jalannya kegiatan tersebut. Sehingga
memungkinkan kasir dapat mengeluarkan aktiva untuk kepentingan pribadi dan menyesuaikan catatannya untuk menghilangkan tanggungjawab. Maka
sebaiknya perlu dipisahkan bagian kasir dengan order entry dengan penambahan personil tanpa merekrut karyawan dari luar rumah sakit agar
dapat menghemat biaya untuk penambahan personil tersebut dan memperkecil hal-hal yant tidak diinginkan dapat terjadi.
c. Satuan Pengawasan Intern
Bagian Satuan Pengawasan Intern SPI sangatlan diperlukan didalam suatu organisasi yang modren. Bagian ini berfungsi untuk mengawasi dan
mengevaluasi kegaitan-kegiatan rumah sakit setiap hari. Dari hasil evaluasi
tersebut diharapkan didapat saran perbaikan yang pada akhirnya berguna untuk meningkatkan efektifitas dan keefisiensian kegiatan rumah sakit.
2. Sistem Pengolahan Data Elektronik