5. Pengendalian Sistem Komputerisasi dalam Pengolahan Data Persediaan pada PT. Amal Tani Medan.
Penetapan sistem komputerisasi dalam pengolahan data persediaan pada PT. Amal Tani telah memberi manfaat besar, akan tetapi sejalan dengan manfaat yang
besar yang diperoleh tersebut perusahaan juga melakukan pengendalian terhadap penerapan sistem komputerisasi ini untuk menghindari permasalahan dalam sistem,
hal ini dilakukan agar sistem yang telah ada mampu berjalan dengan akurat, cepat dan tepat waktu.
Oleh sebab itu fungsi dan peranan pengendalian tidak dapat diabaikan begitu saja dalam sistem pengolahan data. Secara garis besar usaha-usaha pengendalian
yang telah dijalankan oleh perusahaan terdiri dari dua, yaitu :
a. Pengendalian Umum
1 Pengendalian Organisasi
Dalam hal ini perusahaan telah melakukan pemisahan fungsi atau bagian yang menangani persediaan. Fungsi perencangan sistem ditangani oleh
Bagian Operasi Sistem. Pemisahan fungsi dalam transaksi persediaan juga dilakukan, yakni pencatatan oleh bagian akuntansi, operasi dan penyimpanan
oleh bagian gudang. Bagian gudang diharuskan melaporkan stock status yang berisi informasi persediaan manyangkut kwitansi, tanggal masuk, dll.
2 Pengendalian Perangkat Keras Hardware Control
Pengendalian terhadap peralatan komputer dilakukan untuk kegiatan pengolahan data agar lebih tertib, lancar, tapat waktu, terpadu dan akurat.
Dalam hal ini perusahaan melakukan tindakan-tindakan seperti : pemantauan
Universitas Sumatera Utara
atas fisik peralatan, yang dilakukan dengan membuat nomor inventarisasi setiap peralatan yang ada, diterapkannya kebijakan bahwa setiap barang dan
peralatan yang keluar harus mendapat ijin dari direktur atau wakil direktur, dan lain-lain. Sedangkan didalam melakukan penempatan hardware tindakan
yang dilakukan perusahaan adalah menempatan komputer beserta lainnya pada satu ruangan tertutup yang dilengkapi dengan AC, dengan maksud
mencegah kerusakan akibat debu, kotoran, dan lain-lain. 3
Pengendalian atas File Data dan Program Pengendalian atas file dan program dilakukan dengan cara menyimpan file
program ke dalam hard disk dan cartridge menjadi master file dan master program. Untuk menghindari kehilangan data baik secara master file dan
master program disimpan di dalam file cabinet. File cabinet merupakan sebuah tempat penyimpanan berbentuk seperti lemari yang berukuran besar
dan terbuat dari bahan yang tahan api sehingga apabila terjadi kebakaran maka file cabinet tidak akan ikut terbakar. Untuk menjalankan dan
mengoperasikan awal program hanya dapat dilakukan dengan cara memasukkan password terlebih dahulu. Penggunaan password ini dengan
maksud agar file dan program aman.
b. Pengendalian Aplikasi
1 Pengendalian Masukkan Input Control
Pengendalian perusahaan terhadap data-data masukan untuk diproses dalam komputer sudah cukup memadai, yakni pengendalian mulai dari pembuatan
bukti-bukti transaksi persediaan sampai transaksi-transaksi tersebut dientry
Universitas Sumatera Utara
ke dalam komputer, sistem otorisasi yang diterapkan yang mana kasir hanya memproses data apabila telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang, dan
lain-lain. Setiap proses transaksi persediaan, baik penerimaan, penyimpanan, maupun pengeluaran harus didukung dengan bukti-bukti yang kuat baru
dapat dientry ke komputer. Pengendalian ini dilakukan bagian akuntansi yang tugasnya memeriksa
segala yang berhubungan dengan data sebelum data tersebut dientry ke komputer. Contoh pengendalian ini : penggunaan nomor urut tercetak pada
bukti asli, pencatatan jenis bukti transaksi yang akan diproses lengkap dengan jumlahnya, mencek keseluruhan bukti transaksi dan membandingkan
dengan jumlah yang dientry oleh user. Contoh yang lain dari pengendalian ini adalah pengendalian yang terprogram dalam sistem dimana dalam
mengoperasikan sistem komputer, user operator akan diberikan password oleh pihak yang berwenang dalam hal ini Direktur Keuangan sehingga hanya
user tersebut yang dapat mengoperasikan program yang tersebut, sistem juga menawarkan fasilitas verifikasi data dalam penginputan data, dengan
fasilitas ini user dapat mengetahui apakah data sudah terinput dengan benar atau belum, jika belum user dapat memperbaikinnya dan bila user merasa
sudah yakin maka proses selanjutnya dapat dilaksanakan. 2
Pengendalian Proses Processing Control Pengendalian yang dilakukan oleh perusahaan dalam proses pengolahan data
akuntansi persediaan telah cukup memadai. Program aplikasi yang ada dalam perusahaan memungkinkan proses pengolahan data akuntansi persediaan
Universitas Sumatera Utara
dapat diawasi dengan baik. Setiap bagian sebelum memproses data akan memeriksa dahulu kebenarannya, membuat kode perkiraan untuk
pengandalian dalam proses, sehingga apabila ada kesalahan dalam proses pengolahan data persediaan akan dapat diketahui dan dapat dilakukan
perbaikan dan penyesuaian. 3
Pengendalian Keluaran Output Control Salah satu bentuk pengandalian keluaran pada perusahaan adalah bahwa
laporan reporting yang dihasilkan dari proses pengolahan data secara sistem komputerisasi pada perusahaan, sebelum didistribusikan kepada user
maka akan dicek terlebih dahulu kebenarannya. Laporan yang telah dicetak akan diotorisasi oleh beberapa pejabat yang berwenang, disamping itu output
control juga bertugas untuk mengadakan sistem penyimpanan yang baik atas semua reporting yang dihasilkan.
B. Analisis Hasil Penelitian 1. Analisis Efektifitas Sistem Informasi Persediaan Secara Kompoterisasi
pada PT. Amal Tani
Dibawah ini analisis lebih lanjut mengenai efektifitas sistem informasi persediaan secara komputerisasi pada PT. Amal Tani berdasarkan kriteria yang telah
penulis tetapkan, yaitu : a.
Efisiensi dari sistem PT. Amal Tani menggunakan sistem GL Stock System dalam menjalankan
seluruh transaksi persediaan. Cara kerja sistem ini yaitu : 1 User ID, sebagai
Universitas Sumatera Utara
identifikasi siapa yang memasukkan data kedalam komputer, user ID diisi nama operator yang bersangkutan yaitu bagian akuntansi, 2 Password, lalu sistem akan
meminta password “ enter your personal password”. Jika password tidak diterima maka dilayar akan muncul error massage “invalid password” dan coba cek
password ke sistem administrasi, 3 Pada saat mengerjakan penjurnalan dapat memilih daily wory menu, kemudian bagian akuntansi memasukkan no. bukti
transaksi. Bukti transaksi ini dapat berupa faktur, nota kwitansi, bon dan sebagainya yang berasal dari bagian pembelian atau pun berasal dari bagian penjualan, 4
Setelah no bukti transaksi kemudian, bagian akuntansi memasukan tanggal transaksi yang sesuai dengan tanggal saat transaksi terjadi dan tertera pada tanggal bukti
transaksi, 5 Setelah itu bagian akuntansi memasukan no. perkiraan dan keterangan, hal ini bertujuan untuk memudahkan dalam pengelompokan transaksi dan
memudahkan pemakai dalam membacanya. Setelah itu sistem dalam komputer akan memposting dari jurnal ke buku besar dan buku tambahan, menyusun neraca saldo,
memberikan informasi mengenai stock awal, penerimaan, penjualan dan stock akhir dan laporan keuangan.
Jika di lihat dari prosedur pembelian atau penjualan di PT. Amal Tani dimana tidak banyak bagian atau fungsi yang harus dilalui oleh suatu transaksi.
Dapat dikatakan sistem yang diterapkan perusahaan berjalan secara efisien dan efektif. Dikatakan berjalan dengan efisien ketika sistem tersebut dapat mengurangi
pemrosesan transaksi dimana ketika terjadi suatu transaksi bisnis tidak banyak bagianfungsi yang harus dilalui sehingga pemrosesan transaksi dapat berjalan
dengan cepat, tepat, dan akurat.
Universitas Sumatera Utara
Selain itu penggunaan sistem GL Stock System menyebabkan pemrosesan data-data transaksi berjalan dengan lebih mudah, dan akurat. Penggunaan dokumen
secara fisik juga berkurang di dalam sistem GL Stock System sehingga menghemat biaya perusahaan dalam hal mencetak dokumen, dan juga tidak memerlukan tempat
yang banyak untuk menyimpan dokumen-dokumen tersebut. Karena semua data transaksi persediaan tersimpan dalam sebuah file pita magnetis.
b. Ketepatan waktu dalam menghasilkan informasi
Berdasarkan analisis hasil riset yang dilakukan oleh penulis di PT. Amal Tani, ada beberapa penyebab laporan persediaan yang dihasilkan tidak tepat waktu,
diantaranya : Penyebab pertama, sistem yang digunakan perusahaan untuk penginputan
data persediaan yaitu GL Stock System belum menggunakan System Real Time Processing, perusahaan saat ini masih menggunakan System Batch Processing
dalam pengolahan data persediaan, adapun kelemahan System Batch Processing ini ialah sistem tersebut belum mampu menyajikan informasi yang tepat waktu dan up
to date setiap saat, sistem ini membutuhkan waktu yang relatif lama karena pada dasarnya sistem ini akan memproses suatu data setelah data itu terkumpul atau
tertumpuk lebih dahulu. PT. Amal Tani Medan menerapkan System Batch Processing dengan cara
memproses data persediaan setiap satu minggu sekali di Kebun Tanjung Putri yang di lakukan oleh bagian gudang, lalu setelah diproses maka akan dikirim
menggunakan disket dan flesdisk ke Kantor Medan.
Universitas Sumatera Utara
Penyebab kedua, sistem ini belum dapat diakses langsung secara on-line oleh para users-system karena itu sistem ini membutuhkan disket dan flesdisk sebagai
media pengiriman data. Padahal, dalam perakteknya mengirimkan filelaporan melalui disket dan flesdisk memiliki resiko yang sangat tinggi seperti resiko adanya
berbagai virus komputer yang jenisnya sangat beragam misalnya virus worms dan trojan horses sehingga file yang dikirim kemungkinan besar akan merusak file atau
bahkan dapat merusak komputer, sehingga data yang dibutuhkan tidak dapat di kerjakan tepat waktu.
c. Ekonomis
Jika di lihat dari segi ekonomis, maka yang perlu diperhatikan mengenai pengeluaran biaya-biaya yang berkaitan dengan penggunaan komputerisasi pada
perusahaan, dalam hal ini penulis membandingkan pengeluaran dari segi biaya administrasi dan umum biaya gaji karyawan, biaya listrik, biaya telephone
internet, biaya atk dan biaya transportasi. Penulis membandingkan pengeluaran biaya sebelum perusahaan menerapkan sistem komputer dengan biaya yang di
keluarkan perusahaan setelah perusahaan menerapkan sistem komputer. Berikut ini penjelasan rinci mengenai pengeluaran biaya untuk tahun
2007,2008 dan 2009.
Universitas Sumatera Utara
Tabel 4.8 Perbandingan Biaya
Keterangan Tahun
2007 Sebelum Penggunaan GL
Stock System 2008
2009
Biaya Administrasi
dan Umum Rp.50.362.270.355
Rp.76.516.978.765 Rp.64.175.415.160
Dari data diatas terlihat besarnya biaya administrasi dan umum sebelum penggunaan GL Stock System lebih kecil daripada biaya administrasi dan umum
yang dikeluarkan perusahaan pada saat awal penerapan sistem komputerisasi tersebut, dapat di lihat pengeluaran untuk biaya administrasi dan umum untuk tahun
2009 lebih kecil dari pada biaya administrasi dan umum yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk tahun 2008, sehingga penggunaan sistem komputerisasi
persediaan pada perusahaan dapat dikatakan efektif.
d. Keamanan dari sistem
PT. Amal Tani menerapkan sejumlah aturan dalam mengamankan setiap data didalam sistem yang dipakainya, termasuk sistem persediaan. Setiap data mengenai
persediaan tersimpan di dalam sebuah file pita magnetis dan file persediaan akan disimpan di dalam gudang file. File persediaan tersebut dilengkapi dengan sistem
keamanan yaitu penggunaan password, ketika hendak membuka file tersebut. Jadi
Universitas Sumatera Utara
hanya orang yang memiliki password yang dapat membuka file tersebut, dan biasanya orang tersebut memiliki otoritas dalam mengakses file.
Keamanan dari sistem persediaan bukan hanya berkenaan dengan keamanan catatan persediaan tetapi juga keamanan fisik persediaan. Jadi harus ada pemisahan
tugas yang jelas antara yang menangani catatan persediaan dengan bagian yang menangani fisik persediaan. Hal ini berkaitan dengan pengendalian perusahaan,
untuk mencegah penyelewengan catatan dan fisik persediaan. PT. Amal Tani menerapkan pemisahan tugas tersebut. Penanganan catatan
persediaan dilakukan oleh bagian akuntansi di kantor Medan dan perhitungan fisik persediaan dilakukan oleh bagian gudang yang ada di kebun. Dimana hasil dari
perhitungan fisik yang dihasilkan bagian gudang akan dilakukan pengecekan oleh bagian akuntansi sesuai dengan catatan yang ada pada bagian akuntansi.
Berdasarkan keamanan sistem dapat dikatakan sistem informasi persediaan secara komputerisasi pada PT. Amal Tani telah efektif.
2. Analisi Pengendalian Sistem Komputerisasi dalam Pengolahan Data Pesediaan pada PT. Amal Tani
Kategori