Departemen Utang Dagang Ketika petugas administrasi utang dagang menerima faktur pemasok,
ia merekonsiliasikan dengan dokumen pendukung yang sebelumnya ditempatkan dalam file penundaan utang dagang. Petugas itu
kemudian menyiapakan satu voucher, meyimpannya dalam voucher terbuka dan mengirimkan salinan voucher itu ke pemrosesan data.
Departemen Pemrosesan Data : Langkah 4 Suatu program batch memvalidasi record voucher dari file pemasok
sah, menambahnya ke register voucher atau file buku besar pembantu utang dagang terbuka dan menyiapkan total batch untuk
memposkan akun kontrol utang dagang ke dalam buku besar umum.
2. Sistem Komputerisasi dalam Pengolahan Data Penjualan Persediaan
Prosedur pengolahan data penjualan persediaan menurut Hall 2001:208 mengemukakan urutan prosedur dalam sistem komputerisasi dalam pengolahan data
penjualan persediaan adalah sebagai berikut :
Pemasukan Data Keystroke Proses dimulai dengan diterimanya sekumpulan surat jalan dari
departemen pengiriman. Dokumen-dokumen tersebut merupakan salinan dari pesanan penjualan yang berisi informasi yang akurat
tentang jumlah unit yang dikirimkan dan informasi tentang kurir. Petugas yang melakukan pemasukan data mengkonverikan dokumen
surat jalan ke media penyimpanan untuk menghasilkan file transaksi dari pesanan penjualan. Hal tersebut merupakan proses yang
berkesinambungan. Dalam satu hari, petugas pemasukkan data menerima dan mengkonversi batch dari surat jalan. Hasil dari file
transaksi berisi beberapa batch pesanan penjualan yang terpisah. Kontrol total batch akan dihitung untuk setiap batch pada file
tersebut. Menjalankan Program Perbaikan Edit Run
Secara berkala batch dalam sistem pesanan penjualan diproses. Pada contoh ini, kita akan mengasumsikan bahwa proses tersebut terjadi
pada akhir hari. Pada pemrosesan batch, program perbaikan adalah yang pertama dijalankan. Program ini mencocokkan transaksi dengan
melakukan pengujian pada setiap catatan untuk mendapatkan kesalahan yang diakibatkan oleh pengetikan atau kesalahan-
kesalahan logis. Pengujian biasanya termasuk pemerikasaan field, limit test, range test, dan perkalian harga dengan kuantitas. Kesalahan
yang dapat dideteksi akan dipindahkan dan disalin pada error file. Kemudian, kesalahan tersebut akan dikoreksi oleh petugas yang
berwenang dan disertakan pada pemrosesan hari berikutnya. Program
Universitas Sumatera Utara
perbaikan melakukan perhitungan ulang pada kontrol total batch untuk menggambarkan perubahan yang diakibatkan adanya kesalahan
pencatatan yang dipindahkan. Transaksi yang sudah bersih kemudian akan diproses dengan proses selanjutnya.
Menjalankan Program Pengurutan Sort Run Pada proses ini, file pesanan penjualan tidak bermanfaat untuk
diurutkan. File transaksi harus ditempatkan pada urutan yang sama seperti file induk. Menjalankan program pengurutan yang pertama
dari sistem ini mengurutkan kembali pesanan penjualan berdasarkan kunci pencarian sekunder- nomor rekening.
Menjalankan Program Pengurutan dan Update Persediaan Sort and Inventory Update Run
Program update persediaan mengurangi kuantitas barang persediaan digudang dengan field kuantitas yang terjual pada pesanan penjualan.
File induk persediaan yang baru tercipta pada proses tersebut. Sebagai tambahan proses akan mencocokan nilai dan kuantitas
persediaan di gudang denga field pemesanan kembali persediaan untuk mengidentifikasikan barang persediaan yang perlu ditambah
lagi. Informasi ini dikirimkan ke departemen pembelian. Akhirnya dibuat dokumen jurnal untuk menggambarkan harga pokok penjualan
dan pengurangan persediaan. Menjalankan Update Buku Besar Umum General Ledger Update
Run Dibawah pendekatan struktur file yang terurut, file buku besar umum
tidak diperbarui setiap batch transaksi selesai dilakukan. Dengan melakukan hal tersebut akan menciptakan kembali keseluruhan buku
besar umum setiap kali batch transaksi seperti pesanan penjualan, penerimaan tunai, pembelian, pengeluaran-pengeluaran tunai, dan
seterusnya selesai diproses. Perusahaan yang biasanya menggunakan struktur file yang terurut akan memisahkan prosedur proses akhir hari
untuk memperbarui rekening buku besar umum. Pada akhir hari sistem buku besar umum melakukan akses file
dokumen jurnal. File ini berisi dokumen jurnal yang menggambarkan seluruh proses transaksi harian yang dilakukan oleh organisasi.
Dokumen jurnal diurutkan berdasarkan nomor buku besar umum dan diposting ke buku besar umum, dan buku besar umum yang baru
akan tercipta. Prosedur akhir hari juga menghasilkan beberapa laporan manajemen.
Laporan itu termasuk laporan ringkasan penjualan, laporan status persediaan, daftar tarnsaksi, daftar dokumen jurnal, serta anggaran
dan laporan-laporan lainnya. Kualitas dari laporan manajemen memainkan peranan yang penting dalam membantu manajemen
memonitor operasi untuk memastikan bahwa kontorl sudah dijalankan dan berjalan dengan semestinya.
Universitas Sumatera Utara
D. Pengendalian Sistem Komputerisasi dalam Pengolahan Data Persediaan
Menurut Bodnar dan Hopwood 2000:250 pengendalian sistem komputerisasi dalam pengolahan data persediaan terdiri dari dua bagian yaitu :
1. Kontrol Umum General Control
Kontrol umum adalah mengenai keseluruhan lingkungan pemrosesan transaksi, kontrol umum terdiri dari :
a.
Rencana organisasi pemrosesan data Pemisahan Kewajiban
Tanggung jawab untuk otorisasi, penjagaan, dan penyimpanan catatan untuk penanganan dan pemrosesan transaksi harus
dipisahkan. Pemisahan Kewajiban dalam Pemrosesan Data
Fungsi pemrosesan data komputer harus dipusatkan. Pemrosesan data komputer tidak boleh memiliki panjagaan ataupun otoritas atas asset
apapun selain asset pemrosesan.
b. Prosedur operasional umum
Pelatihan Karyawan Karyawan diberi instruksi yang jelas dan diuji atas pemahaman
mereka sebelum diberikan kewajiban baru. Rencangan Formulir
Formulir dikonstruksikan untuk bisa menjelaskan dirinya sendiri, dan dapat dimengerti, dan ringkas untuk mengumpulkan semua informasi
yang dibutuhkan dengan usaha minimum. Formulir yang Telah Diberi Nomor
Angka berurutan pada formulir individual dicetak di muka untuk mengijinkan deteksi berikutnya dari kerugian.
c. Tampilan kontrol peralatan
Penyokong dan Pemulihan Penyokong back up terdiri dari peralatan dan prosedur arsip yang
tersedia bila aslinya dihancurkan atau rusak. Pemulihan recovery adalah kemampuan untuk membuat kembali arsip induk yang
digunakan sebelum arsip dan tansaksi. Jejak Transaksi
Ketersediaan cara yang bisa dibaca mesin untuk mencari jejak status dan isi dari catatan transaksi individual mundur atau maju dan
diantara keluaran, pemrosesan, dan sumber.
d. Kontrol akses data dan peralatan
Penjagaan yang Aman Aset informasi memberikan keamanan yang serupa dengan aset tidak
teraba seperti kas, sekuritas yang dinegosiasikan, dan sejenisnya. Akses GandaKontrol Ganda
Dua tindakan atau kondisi independen yang simultan dibutuhkan sebelum pemrosesan diijinkan.
Universitas Sumatera Utara
