11 Simplicity
Sistem yang terlihat sederhana sehingga semua struktur operasinya dapat diikuti dengan mudah.
Dengan adanya kriteria-kriteria di atas akan memudahkan manajemen dalam menentukan apakah sistem yang berjalan saat ini atau sistem yang akan dibangun
nanti dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Sehingga tujuan perusahaan dapat terpenuhi dengan adanya sistem yang efektif, dan kegagalan dari sistem dapat
dihindari.
F. Efektifitas Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Secara Komputer
Menurut Willson dan Campbell 2000:430 Suatu sistem informasi akuntansi persediaan dapat dikatakan efektif apabila sistem tersebut memiliki syarat-syarat :
1. Penentapan Tanggung Jawab dan kewenangan yang jelas terhadap
persediaan. Tanggung Jawab didefinisikan sebagai penugasan pekerjaan dan
kewajiban spesifik untuk dilaksanakan oleh seseorang dengan sebaik- baiknya. Tanggung jawab ini harus disertai dengan kewenangan yang
diperlukan yaitu hak untuk membuat keputusan-keputusan dan meminta atau memperoleh ketaatan terhadap instruksi-instruksi yang
ada hubungannya dengan pelaksanaan permintaan.
2. Sasaran dan kebijakan yang dirumuskan dengan baik.
Mereka yang bertanggung jawab untuk melaksanakan keinginan pimpinan dalam hubungannya dengan persediaan, harus memahami
dengan jelas aturan-aturan bertindak yang akan menjadi pedoman bagi mereka. Tidak ada yang demikian dan merusak moral dan dapat
menimbulkan kebingungan pelimpahan suatu tugas tetapi tidak mengetahui harapan dari tugas yang diharapkan dari tugas tersebut.
3. Klasifikasi dan identifikasi persediaan secara layak.
Klasifikasi ini dikenal dalam menetapkan anggaran dan pengendalian serta memperoleh keyakinan bahwa persediaan telah dicatat
sebagaimana mestinya. Pengendalian akuntansi menjadi betul-betul tidak berguna apabila barang yang diminta dilaporkan sebagai barang
lain. Klasifikasi dan identifikasi persediaan secara wajar adalah perlu bagi suatu pengendalian persediaan yang efektif.
4. Standarisasi dan simplikasi persediaan.
Universitas Sumatera Utara
Strandarisasi merupakan istilah yang lebih lazim yang berhubungan penetapan standar. Dalam hal persediaan, standarisasi berhubungan
dengan pengukuran suatu garis produk menjadi beberapa jenis, ukuran, karakteristik tetap yang dianggap sebagai standar. Tujuannya
adalah untuk mengurangi banyaknya unsur atau jenis barang, untuk menetapkan kemungkinan dapat ditukarnya berbagai bagian atau
produk yang telah siap diolah, dan menetapkan strandar kualitas bahan. Dengan adanya pengurangan dalam banyaknya jenis atau
unsur persediaan yang mungkin diselenggarakan, maka masalah pengendalian dapat dipermudah. Simplikasi hanya menyangkut jenis
dan ukuran produk yang berlebihan. Eliminasi produk-produk yang tidak dijual dapat dengan cepat memberikan kontribusi besar untuk
mengurangi persediaan yang harus dilaksanakan.
5. Catatan dan laporan yang cukup.
Perencanaan dan pengendalian persediaan didasarkan pada suatu anggapan pendahuluan yaitu adanya pengetahuan mengenai fakta-
fakta, dan ketersediaan fakta-fakta memerlukan catatan dan laporan persediaan yang cukup. Catatan-catatan persediaan harus berisi
informasi untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan para staf pembeli, produksi, penjualan dan keuangan.
6. Tenaga kerja yang memuaskan.
Pengolahan persediaan tidak dicapai melalui penetapan prosedur dan penyelenggaraan catatan pembukuan, tapi diperoleh melalui tindakan
manusia dan tidak ada yang dapat menggantikan kecakapan dan pertimbangan manusia. Seseorang harus mempunyai perhatian dan
inisiatif yang cukup untuk menelaah catatan dan merekomendasikan atau mengambil tindakan perbaikan. Kecapakan ini tidak hanya
berada dijenjang pimpinan yang tinggi, tetapi harus sampai kepada mereka yang diberi tanggung jawab khusus terhadap pengendalian
persediaan.
Dengan penerapan sistem komputerisasi pada data persediaan dapat mengurangi biaya dengan cara meniadakan pekerjaan administrasi yang terkait
dengan pencetakan serta pengiriman dokumen kertas. Selain dari segi biaya penggunaan sistem komputer pada persediaan juga dapat memberi manfaat dari segi
penghematan waktu, keakurata pengecekan data persediaan yang masih tersimpan di gudang, sehingga dengan penggunaan sistem komputerisasi dapat mengurangi waktu
antara mendeteksi pemesan ulang sebuah barang dengan penerimaan berikutnya.
Universitas Sumatera Utara
Akibatnya, risiko kehabisan persediaan menurun, hingga dapat secara signifikan meningkatkan laba. Menghitung dan mencatat persediaan adalah tugas yang
memerlukan banyak tenaga kerja. Salah satu cara bagi perusahaan untuk meningkatkan efektifitas proses ini adalah meminta pemasok memberikan kode pada
produk-produk mereka. Pemberian kode memungkinkan staf administrasi memindai nomor produk, deskripsi, dan jumlah semua barang yang diterima, hingga secara
nyata meniadakan kesalahan entri data. Selain itu, walaupun barang tersebut masih harus secara manual diperikas untuk memastikan bahwa barang tersebut masih
secara manual diperikas untuk memastikan bahwa barang tersebut memenuhi standar, pemindahan kode dapat secara signifikan mengurangi waktu pemrosesan
kiriman. Teknologi informasi juga memberikan kemudahan bagi bagian akuntansi untuk cepat dapat mengetahui laporan persediaan yang ada di gudang dengan
memanfaatkan sistem email. Efektifitas sistem informasi memiliki peranan penting dalam proses
pengambilan keputusan. Suatu sistem informasi dapat dikatakan efektif bila sistem informasi tersebut sudah dirancang dengan benar doing the right thing, telah sesuai
dengan kebutuhan user. Informasi yang dibutuhkan olah para manajer dapat dipenuhi dengan baik. Sistem yang efektif dan efisien, menjaga harta, dan integritas
data hanya dapat dicapai jika manajemen membuat sistem pengendalian internal yang baik.
Universitas Sumatera Utara
G. Tinjauan Penelitian Terdahulu
