secara manual maka dapat menyebabkan sering terjadi ketidak sesuaian antara jumlah stok barang yang diinformasikan sistem dengan yang terdapat dalam gudang.
Ketidak akuratan stok barang akan menyebabkan kerugian pada perusahaan, misalnya bagian pembelian sulit memesan barang yang sesuai dengan kebutuhan,
bagian penjualan sulit memberikan informasi yang akurat kepada pelanggan dan lainnya. Selain itu penulis ingin mengetahui bagaimana peranan komputer dapat
mendukung kecepatan dan kecermatan dalam pengolahan data akuntansi untuk meningkatkan pengendalian atas persediaan. Sehingga dapat menghasilkan
informasi yang relevan dan berhubungan dengan proses bisinis seperti penyampaian informasi dengan benar, konsisten dapat dipercaya dan tepat waktu, melalui
penggunaan sumber daya yang optimal. Dengan demikian maka ke efektifan dan ke efisienan kinerja perusahaan dapat tercapai.
Selain itu saat melakukan pra riset, penulis menemukan bahwa perusahaan tidak melakukan akses secara online. Oleh karena itu penulis tertarik untuk
mengambil judul skripsi : “ Analisis Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Secara Komputerisasi Pada PT. Amal Tani”.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang masalah diatas, maka penulis merumuskan masalah : “ Apakah sistem informasi akuntansi persediaan secara komputerisasi
memberikan peran yang efektif bagi perusahaan ? “
Universitas Sumatera Utara
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah “Untuk mengetahui keefektifan peranan komputer dalam mendukung kecepatan dan kecermatan dalam pengolahan
data akuntansi persediaan” Adapun manfaat dilakukannya penelitian adalah sebagai berikut:
1. Bagi penulis, sebagai bahan masukan dan pengetahuan penulis mengenai
analisis sistem informasi akuntansi persediaan secara komputerisasi yang ada dalam praktek dunia usaha, dan menghubungkan dengan teori yang didapat dari
perkuliahan. 2.
Bagi Perusahaan, sebagai bahan masukan kepada pihak manajemen perusahaan yang dapat digunakan untuk meningkatkan efektifitas waktu dalam pengolahan
data persediaan dengan sistem komputerisasi. 3.
Bagi pihak civitas akademik, sebagai bahan masukan bagi penelitian berikutnya yang ingin menggunakan sebagai bahan pembanding, pelengkap dan menambah
kepustakaan.
Universitas Sumatera Utara
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Sistem Komputer 1. Pengertian Komputer
Komputer dalam berbagai skala dan ukuran telah banyak mempercepat aktivitas berbasis sehingga perannya dalam kegiatan bisnis begitu sulit
dipisahkan. Peranan komputer dari hanya sekedar sebagai alat untuk menghitung, membuat lembar kerja keuangan, sistem kantor otomatis hingga
dalam wujud memberikan dukungan pengambilan keputusan. Tuntutan efektifitas, efisiensi dan produktivitas kerja menyebabkan peranan komputer
semakin vital.
2. Manfaat dan Klasifikasi Komputer a. Manfaat Komputer
Manfaat komputer menurut Baridwan 2000:5 adalah sebagai berikut: 1
Verifikasi Komputer dapat mengecek kebenaran maupun kelayakan angka-
angka yang menjadi input dalam suatu proses, misalnya pengecekan kebenaran kode yang digunakan, pengecekan
kelayakan jumlah rupiah dari transaksi, dan lain-lainnya.
2 Sortir
Komputer memungkinkan dilakukannya pensortiran data ke dalam beberapa klasifikasi yang berbeda dengan cepat, misalnya
kumpulan faktur penjualan dapat disortir ke dalam klasifikasi langganan, jenis produk, daerah penjualan, dan lain sebagainya.
3 Transmission
Komputer dapat memindahkan dengan lokasi data dari suatu tempat lainnya dengan cepat, misalnya data dari suatu file
dipindahkan ke file lainnya.
Universitas Sumatera Utara
4 Perhitungan
Dengan komputer, perhitungan-perhitungan dapat dilakukan dengan cepat, misalnya menghitung saldo rekening sesudah
adanya posting, menghitung sekelompok transaksi.
b. Klasifikasi Komputer
Komputer umumnya dikalasifikasikan dalam tiga kategori yaitu : 1
Menurut Jenis Data Longkutoy 2000:45 mengemukakan bahwa menurut jenis datanya
komputer dibedakan atas : a
Analog Computer Analog Computer merupakan komputer untuk mengolah data
kualitatif melalui pengukuran secara kontiniu dan parallel tanpa memerlukan bahasa perantar.
b Digital Computer
Merupakan komputer yang mengolah data kuantitatif berupa angka-angka, huruf-huruf dan tanda baca.
c Hybrid Computer
Merupakan komputer yang mengolah data kualitatif dan data kuantitatif.
2 Menurut Tujuan Penggunaan
Menurut Longkutoy 2000:46 komputer berdasarkan tujuan penggunaannya dapat dibagi dua yaitu :
a General Computer
Yaitu keseluruahan perlengkapan yang dirancang untuk memecahkan berbagai permasalahan yang berbeda.
b Special Purpose
Yaitu keseluruhan sistem perlengkapan komputer yang dirancang untuk bekerja berdasarkan satu jenis operasi.
Universitas Sumatera Utara
3. Sistem Pengolahan Data dengan Komputer
Menurut Hall 2001:84 sistem pengolahan data dengan komputer dibagi menjadi dua kelompok besar yaitu:
a. Sistem Batch
Sistem Batch mengatur transaksi ke dalam kelompok-kelompok pemrosesan. Dalam pendekatan ini, selalu terdapat jeda waktu
time lag antara titik timbulnya suatu peristiwa ekonomi dan titik dimana peristiwa itu direfleksikan dalam akun-akun perusahaan.
Panjangnya jeda waktu tersebut bergantung pada frekuensi pemrosesan batch. Jeda waktu dapat berkisar antara menit ke
minggu. Pemrosesan gaji adalah sebuah contoh dari tipikal sistem batch. Peristiwa – peristiwa ekonomi aplikasi,tenaga kerja,
muncul secara terus menerus selam periode pembayaran. Pada akhir periode, pembayaran cek disiapkan bersama-sama sebagai
sebuah batch.
b. Sistem Real-Time
Sistem real-time memproses transaksi secara individual pada saat peristiwa ekonomi muncul. Karena record tidak dikumpulkan
batches, tidak terdapat jeda waktu antara munculnya peristiwa ekonomi dan pencatatannya. Salah satu contoh dari pemrosesan
real-time adalah sistem pemesanan pesawat terbang, yang memproses permintaan jasa dari satu calon penumpang pada saat
ia menunggu.
B. Persediaan 1.
Pengertian Persediaan
Istilah persediaan inventory meliputi barang-barang dagangan yang dimaksudkan untuk dijual dalam kondisi usaha normal dan bahan baku serta
bahan pembatu yang dipergunakan dalam proses produksi untuk dijual kembali. Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan no. 14 memberikan
pengertian persediaan sebagai berikut: “Persediaan adalah aktiva: a tersedia untuk dijual dalam kegiatan
usaha normal; b dalam proses produksi atau dalam perjalanan; c atau
Universitas Sumatera Utara
dalam bentuk bahan atau perlengkapan supplies untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa”.
Definisi persediaan yang lain menurut Astuti C.W 2001:58 persediaan merupakan “ Semua barang yang dimiliki perusahaan pada saat
tertentu dengan tujuan untuk dijual atau dikonsumsikan dalam siklus operasi normal perusahaann “
Definisi lain menyatakan bahwa: “ Persediaan inventory adalah pos- pos aktiva yang dimiliki untuk dijual dalam operasi bisnis normal atau
barang yang akan digunakan atau di konsumsi dalam memproduksi barang yang akan dijual”. Donald E Kieso 2002: 444.
2. Jenis-Jenis Persediaaan
Menurut Smith dan Skousen 2005:327 menyatakan bahwa bila ditinjau dari sudut bidang usaha perusahaan, maka persediaan terdiri atas :
a. Perusahaan Dagang
Persediaan barang dagang merchandise inventory pada umumnya diterapkan untuk barang-barang yang dimiliki oleh
perusahaan dagang besar maupun eceran, apabila barang tersebut diperoleh dalam keadaan yang siap untuk dijual kembali.
b. Perusahaan Manufaktur
Untuk perusahaan manufaktur persediaan terdiri atas: 1
Persediaan Bahan Baku Bahan baku merupakan barang-barang yang diperoleh untuk
digunakan dalam proses produksi.
2 Persediaan Barang dalam Proses
Barang dalam proses goods in process yang juga disebut pekerjaan dalam proses work in proses, terdiri dari bahan
baku yang sebagian telah diproses dan perlu dikerjakan lebih lanjut sebelum dapat dijual. Persediaan ini meliputi tiga unsur
biaya : 1 bahan langsung, 2 upah langsung, dan 3 overhead pabrik atau overhead produksi factory overhead
atau manufacturing overhead
Universitas Sumatera Utara
3 Persediaan Barang Jadi
Barang jadi merupakan produk yang telah diproduksi dan menunggu untuk dijual. Pada saat produk ini diselesaikan,
biaya yang diakumulasikan dalam proses produkasi ditaransfer dari barang dalam proses ke perkiraan barang jadi.
3. Biaya-biaya Persediaan
Dalam melakukan segala jenis usaha kita juga tidak terlepas dari suatu pengorbanan baik segi financial maupun non financial. Dari segi financial dapat
diartikan satuan rupiah guna memperoleh barang dan jasa sedangkan dari segi non financial akan dapat terakumulasi menjadi pengorbanan ekonomi, misalnya;
tenaga kerja dalam mengangkut barang-barang yang dihasilkan. Pengorbanan yang dilakukan baik dari segi financial maupun non financial secara tidak
langsung merupakan biaya dan diharapkan akan memperoleh hasil dimasa mendatang. Biaya dapat didefinisikan sebagai pengorbanan ekonomis yang
diperlukan untuk memperolah barang dan jasa. Biaya-biaya persediaan merupakan keseluruhan pengorbanan yang
terjadi untuk memperoleh persediaan sampai persediaan itu dapat dipakai untuk proses produksi atau sampai siap untuk dijual. Biaya persediaan terdiri dari
semua pengeluaran, baik langsung maupun tidak langsung yang berkaitan dengan perolehan, persiapan dan penempatan persediaan untuk dijual. Barang
yang diperoleh untuk dijual kembali, biaya penerimaan, biaya penyimpanan dan seluruh biaya lainnya yang terjadi sampai barang siap dijual.
Universitas Sumatera Utara
Dalam setiap pembuat keputusan yang berhubungan dengan jumlah persediaan, terdapat biaya-biaya yang harus dipertimbangkan, menurut Freddy
Rangkuti 2009:16 biaya-biaya tersebut antra lain : a.
Biaya penyimpanan holding cost atau carrying cost, yaitu terdiri atas biaya-biaya yang bervariasi secara langsung dengan
kuantitas persediaan. Biaya penyimpanan per periode akan semakin besar apabila kuantitas bahan yang dipesan semakin
banyak atau rata-rata persediaan semakin tinggi. Biaya-biaya yang termasuk sebagai biaya penyimpanan adalah :
1
Biaya fasilitas-fasilitas penyimpanan termasuk penerangan, pendingin ruangan, dan sebaginya.
2 Biaya modal opportunity cost of capital, yaitu alternative
pendapatan atas dana yang diinvestasikan dalam persediaan. 3
Biaya keusangan. 4
Biaya asuransi persediaan. 5
Biaya pencurian, pengrusakan, atau perampokan. b.
Biaya administrasi Biaya-biaya ini meliputi :
1 Pemrosesan pesanan dan biaya ekspedisi.
2 Upah.
3 Biaya telepon.
4 Pengeluaran surat menyurat.
5 Biaya pengepakan dan penimbangan.
6 Biaya pemerikasaan penerimaan.
7 Biaya pengiriman ke gudang.
c. Biaya kehabisan dan kekurangan bahan adalah biaya yang timbul
apabila persediaan tidak mencukupi adanya permintaan bahan. Biaya-biaya ini terdiri dari :
1
Kehilangan penjualan. 2
Kehilangan pelanggan. 3
Biaya pemesanan khusus. 4
Biaya ekspedisi.
4. Metode Penilaian Dan Pencatatan Persediaan
a. Metode Penilaian Persediaan
Skousen dan Stice 2001:555 berpendapat bahwa metode penilaian
persediaan dibagi menjadi dua bagian yaitu :
Universitas Sumatera Utara
1 Metode penilaian persediaan berdasarkan biaya
Metode penilaian persediaan ini juga dikenal sebagai metode harga pokok. Metode penilaian persediaan ini mengalokasikan
total biaya persediaan yang tersisa dan yang dijual. Metode ini terdiri dari empat metode paling umum yaitu:
a
Indentifikasi spesifik Metode penilaian persediaan yang memasukan biaya
sebenarnya dari item persediaan yang terjual ke harga pokok barang yang dijual.
b Nilai rata-rata Average
Sebuah metode penilaian persediaan yang memasukan nilai rata-rata yang sama terhadap setiap unit yang terjual dan
terhadap setiap item di dalam persediaan.
c Metode FIFO First In First Out
Sebuah metode penilaian persediaan yang mengasumsikan bahwa unit yang terjual adalah yang pertama dibeli atau
dimanufaktur.
d Metode LIFO Last In First Out
Sebuah metode penilaian persediaan yang mengasumsikan bahwa unit yang terjual adalah unit yang paling akhir dibeli
atau dimanufaktur.
2 Metode penilaian persediaan berdasarkan non-biaya
Metode penialain ini diperlukan karena dalam beberapa kasus, prosedur alokasi biaya ini menghasilkan biaya persediaan yang
melebihi biaya pasar yang sekarang. Metode ini terdiri dari tiga metode, yaitu :
a
Metode biaya terendah atau harga pasar “Lower of Cost or Market LCM”
Metode ini diterima umum untuk menilai persediaan, dimana aktiva dicatat pada nilai terendah antara biaya atau nilai pasar.
b Metode Laba Kotor
Sebuah teknik estimasi yang didasarkan pada hubungan antara laba kotor dan penjualan. Persentase laba kotor digunakan untuk
mengestimasi harga pokok penjualan yang pada akhirnya digunakan untuk mengestimasi nilai dari persediaan yang belum
terjual.
b. Metode Pencatatan Persediaan
Merunut Kieso, Weygand, dan Warfield 2002:446 memaparkan bahwa terdapat dua metode pencatatan persediaan yaitu :
Universitas Sumatera Utara
1 Sistem Persediaan Periodik Periodic Inventory System
Sistem ini memerlukan perhitungan barang secara fisik pada setiap akhir periode. Dalam metode ini mutasi persediaan barang
tidak diikuti dalam buku-buku, setiap pembelian barang dicatat dalam rekening pembelian. Karena tidak ada catatan mutasi
persediaan barang maka harga pokok penjualan juga tidak dapat diketahui sewaktu-waktu. Harga pokok penjualan ditentukan pada
akhir periode.
2 Sistem Persediaan Perpetual Perpetual Inventory System
Sistem ini memerlukan pencatatan yang terus-menerus atas penerimaan dan pengeluaran untuk tiap-tiap macam persediaan.
Perhitungan kuantitas fisik yang dimiliki biasanya dilakukan paling tidak setahun sekali dan dilakukan rekonsiliasi terhadap
pencatatannya. Hampir semua perusahaan pabrikasi dan perdagangan besar menggunakan sistem perpetual untuk
melakukan pengendalian atau pengawasan yang terus menerus tarhadap kuantitas maupun investasi dalam persediaan.
C. Sistem Komputerisasi dalam Pengolahan Data Akuntansi Persediaan 1. Sistem Komputerisasi dalam Pengolahan Data Pembelian Persediaan
Prosedur pengolahan data pembelian persediaaan menurut Hall 2001:283 mengemukakan urutan prosedur dalam sistem komputerisasi dalam pengolahan data
pembelian persediaan adalah sebagai berikut :
Departemen Pemrosesan Data : Langkah 1 Proses pembelian dimulai dari departemen pemrosesan data dimana
fungsi kontrol persediaan dilakukan. Siklus pendapatan dalam perusahaan retail atau siklus konversi dalam perusahaan
manufaktur pada kenyataannya diawali dengan kegiatan ini. Ketika persediaan dikurangi oleh penjualan ke pelanggan atau digunakan
dalam produksi, sistem menentukan jika item-item yang diperlukan oleh file buku besar persediaan telah sampai pada titik pemesanan
kembali. Jika demikian, pencatatan dilakukan di file permintaan pembelian terbuka menunjukkan item persediaan terpisah yang harus
diisi kembali stoknya. Record tersebut berisi nomor item persediaan, keterangan item, jumlah yang dipesan, harga unit standar dan nomor
pemasok dari pemasok utama. Informasi yang diperlukan untuk membuat record permintaan pembelian dipilih dari record buku besar
pembantu persediaan. Record buku besar pembantu persediaan kemudian ditandai “Dalam Pemesanan” untuk menghindari item
tersebut dipesan kembali sebelum item tersebut dikirim.
Universitas Sumatera Utara
Pada akhir hari, sistem tersebut mensortir file permintaan terbuka menurut nomor pemasok dan mengkonsolidasi item-item majemuk
dari pemasok yang sama ke satu permintaan. Selanjutnya, informasi yang dikirim ke pemasok diambil dari file
pemasok sah untuk memproduksi dokumen permintaan pembelian. Salinan-salinan dokumen ini dikirim ke prosedur manual dalam
departemen pembelian dan utang dagang. Departemen Pembelian
Ketika menerima permintaan pembelian, departemen pembelian
menyiapkan pesanan pembelian. Salinan-salinan tersebut dikirim ke pemasok, departemen utang dagang, penerimaann, pemrosesan data
dan disimpan dalam departemen pembelian sendiri. Sistem dalam gambar menerapkan prosedur manual untuk
mengontrol proses pemesanan.Suatu program komputer mengidentifikasi keperluan persediaan dan meyiapkan permintaan
pembelian tradisional sehingga memungkinkan agen pembelian memverifikasi transaksi pembelian sebelum menempatan pesanan.
Sebagian perusahaan menggunakan teknik ini untuk mengurangi risiko menempatkan pesanan yang tidak perlu dengan pemasok
karena kesalahan komputer. Namun, demikian, intervensi manual seperti itu membuat proses pemesanan tertunda. Jika kontrol
komputer mencukupi untuk menghindari atau mendeteksi kesalahan pembelian, maka prosedur pemesanan yang lebih efisien dapat
diterapkan sebagai alternatif, tahap otorisasi dan pemesanan dalam proses tersebut dapat dikonsolidasikan dan dilakukan oleh sistem
komputer. Dokumen permintaan pembelian dalam sistem ini tidak diperlukan dan tidak diproduksi. Namun demikian, record permintaan
akan tetap ada di disket atau pita magnetis untuk dipakai sebagai jejak audit.
Departemen Pemrosesan Data : Langkah 2 Pesanan pembelian digunakan untuk menciptakan record pesanan
pembelian terbuka dan untuk mentransfer record korespondensinya dalam file permintaan pembelian terbuka ke file permintaan
pembelian tertutup. Departemen Penerimaan
Ketika barang-barang diterima dari pemasok, petugas penerima menyiapkan laporan penerimaan. Salinan dokumen dikirim ke bagian
pembelian, utang dagang dan pemrosesan data. Pemrosesan Data : Langkah 3
Departemen pemrosesan data menjalankan pekerjaan batch Langkah 3 yang meng-update file buku besar pembantu persediaan
dari laporan penerimaan dan memindahkan tanda “Dalam Pemesanan” dari record persediaan. Sistem ini menghitung total
batch dari bukti tanda terima persediaan untuk prosedur update buku besar umum dan kemudian menutup record korespondensi dalam file
pesanan pembelian terbuka ke file pesanan pembelian tertutup.
Universitas Sumatera Utara
Departemen Utang Dagang Ketika petugas administrasi utang dagang menerima faktur pemasok,
ia merekonsiliasikan dengan dokumen pendukung yang sebelumnya ditempatkan dalam file penundaan utang dagang. Petugas itu
kemudian menyiapakan satu voucher, meyimpannya dalam voucher terbuka dan mengirimkan salinan voucher itu ke pemrosesan data.
Departemen Pemrosesan Data : Langkah 4 Suatu program batch memvalidasi record voucher dari file pemasok
sah, menambahnya ke register voucher atau file buku besar pembantu utang dagang terbuka dan menyiapkan total batch untuk
memposkan akun kontrol utang dagang ke dalam buku besar umum.
2. Sistem Komputerisasi dalam Pengolahan Data Penjualan Persediaan
Prosedur pengolahan data penjualan persediaan menurut Hall 2001:208 mengemukakan urutan prosedur dalam sistem komputerisasi dalam pengolahan data
penjualan persediaan adalah sebagai berikut :
Pemasukan Data Keystroke Proses dimulai dengan diterimanya sekumpulan surat jalan dari
departemen pengiriman. Dokumen-dokumen tersebut merupakan salinan dari pesanan penjualan yang berisi informasi yang akurat
tentang jumlah unit yang dikirimkan dan informasi tentang kurir. Petugas yang melakukan pemasukan data mengkonverikan dokumen
surat jalan ke media penyimpanan untuk menghasilkan file transaksi dari pesanan penjualan. Hal tersebut merupakan proses yang
berkesinambungan. Dalam satu hari, petugas pemasukkan data menerima dan mengkonversi batch dari surat jalan. Hasil dari file
transaksi berisi beberapa batch pesanan penjualan yang terpisah. Kontrol total batch akan dihitung untuk setiap batch pada file
tersebut. Menjalankan Program Perbaikan Edit Run
Secara berkala batch dalam sistem pesanan penjualan diproses. Pada contoh ini, kita akan mengasumsikan bahwa proses tersebut terjadi
pada akhir hari. Pada pemrosesan batch, program perbaikan adalah yang pertama dijalankan. Program ini mencocokkan transaksi dengan
melakukan pengujian pada setiap catatan untuk mendapatkan kesalahan yang diakibatkan oleh pengetikan atau kesalahan-
kesalahan logis. Pengujian biasanya termasuk pemerikasaan field, limit test, range test, dan perkalian harga dengan kuantitas. Kesalahan
yang dapat dideteksi akan dipindahkan dan disalin pada error file. Kemudian, kesalahan tersebut akan dikoreksi oleh petugas yang
berwenang dan disertakan pada pemrosesan hari berikutnya. Program
Universitas Sumatera Utara
perbaikan melakukan perhitungan ulang pada kontrol total batch untuk menggambarkan perubahan yang diakibatkan adanya kesalahan
pencatatan yang dipindahkan. Transaksi yang sudah bersih kemudian akan diproses dengan proses selanjutnya.
Menjalankan Program Pengurutan Sort Run Pada proses ini, file pesanan penjualan tidak bermanfaat untuk
diurutkan. File transaksi harus ditempatkan pada urutan yang sama seperti file induk. Menjalankan program pengurutan yang pertama
dari sistem ini mengurutkan kembali pesanan penjualan berdasarkan kunci pencarian sekunder- nomor rekening.
Menjalankan Program Pengurutan dan Update Persediaan Sort and Inventory Update Run
Program update persediaan mengurangi kuantitas barang persediaan digudang dengan field kuantitas yang terjual pada pesanan penjualan.
File induk persediaan yang baru tercipta pada proses tersebut. Sebagai tambahan proses akan mencocokan nilai dan kuantitas
persediaan di gudang denga field pemesanan kembali persediaan untuk mengidentifikasikan barang persediaan yang perlu ditambah
lagi. Informasi ini dikirimkan ke departemen pembelian. Akhirnya dibuat dokumen jurnal untuk menggambarkan harga pokok penjualan
dan pengurangan persediaan. Menjalankan Update Buku Besar Umum General Ledger Update
Run Dibawah pendekatan struktur file yang terurut, file buku besar umum
tidak diperbarui setiap batch transaksi selesai dilakukan. Dengan melakukan hal tersebut akan menciptakan kembali keseluruhan buku
besar umum setiap kali batch transaksi seperti pesanan penjualan, penerimaan tunai, pembelian, pengeluaran-pengeluaran tunai, dan
seterusnya selesai diproses. Perusahaan yang biasanya menggunakan struktur file yang terurut akan memisahkan prosedur proses akhir hari
untuk memperbarui rekening buku besar umum. Pada akhir hari sistem buku besar umum melakukan akses file
dokumen jurnal. File ini berisi dokumen jurnal yang menggambarkan seluruh proses transaksi harian yang dilakukan oleh organisasi.
Dokumen jurnal diurutkan berdasarkan nomor buku besar umum dan diposting ke buku besar umum, dan buku besar umum yang baru
akan tercipta. Prosedur akhir hari juga menghasilkan beberapa laporan manajemen.
Laporan itu termasuk laporan ringkasan penjualan, laporan status persediaan, daftar tarnsaksi, daftar dokumen jurnal, serta anggaran
dan laporan-laporan lainnya. Kualitas dari laporan manajemen memainkan peranan yang penting dalam membantu manajemen
memonitor operasi untuk memastikan bahwa kontorl sudah dijalankan dan berjalan dengan semestinya.
Universitas Sumatera Utara
D. Pengendalian Sistem Komputerisasi dalam Pengolahan Data Persediaan
Menurut Bodnar dan Hopwood 2000:250 pengendalian sistem komputerisasi dalam pengolahan data persediaan terdiri dari dua bagian yaitu :
1. Kontrol Umum General Control
Kontrol umum adalah mengenai keseluruhan lingkungan pemrosesan transaksi, kontrol umum terdiri dari :
a.
Rencana organisasi pemrosesan data Pemisahan Kewajiban
Tanggung jawab untuk otorisasi, penjagaan, dan penyimpanan catatan untuk penanganan dan pemrosesan transaksi harus
dipisahkan. Pemisahan Kewajiban dalam Pemrosesan Data
Fungsi pemrosesan data komputer harus dipusatkan. Pemrosesan data komputer tidak boleh memiliki panjagaan ataupun otoritas atas asset
apapun selain asset pemrosesan.
b. Prosedur operasional umum
Pelatihan Karyawan Karyawan diberi instruksi yang jelas dan diuji atas pemahaman
mereka sebelum diberikan kewajiban baru. Rencangan Formulir
Formulir dikonstruksikan untuk bisa menjelaskan dirinya sendiri, dan dapat dimengerti, dan ringkas untuk mengumpulkan semua informasi
yang dibutuhkan dengan usaha minimum. Formulir yang Telah Diberi Nomor
Angka berurutan pada formulir individual dicetak di muka untuk mengijinkan deteksi berikutnya dari kerugian.
c. Tampilan kontrol peralatan
Penyokong dan Pemulihan Penyokong back up terdiri dari peralatan dan prosedur arsip yang
tersedia bila aslinya dihancurkan atau rusak. Pemulihan recovery adalah kemampuan untuk membuat kembali arsip induk yang
digunakan sebelum arsip dan tansaksi. Jejak Transaksi
Ketersediaan cara yang bisa dibaca mesin untuk mencari jejak status dan isi dari catatan transaksi individual mundur atau maju dan
diantara keluaran, pemrosesan, dan sumber.
d. Kontrol akses data dan peralatan
Penjagaan yang Aman Aset informasi memberikan keamanan yang serupa dengan aset tidak
teraba seperti kas, sekuritas yang dinegosiasikan, dan sejenisnya. Akses GandaKontrol Ganda
Dua tindakan atau kondisi independen yang simultan dibutuhkan sebelum pemrosesan diijinkan.
Universitas Sumatera Utara
2. Kontrol Aplikasi Application Control
Kontrol aplikasi adalah khusus untuk aplikasi individual. Kontrol aplikasi dikategorikan menjadi kontrol masukan, pemrosesan, dan
keluaran. Kategori ini sesuai dengan langkah dasar dalam siklus pemrosesan data :
a.
Kontrol Masukan Input Control Kontrol masukan direncanakan untuk mencegah atau mendeteksi
kesalahan dalam tahap masukan dari pemrosesan data. Saat komputer digunakan untuk pemrosesan, tahap masukan melibatkan konversi
data transaksi ke dalam format yang bisa dibaca mesin. Control masukan tipikal meliputi hal berikut :
Kata Kunci Otorisasi untuk mengijinkan akses kepada data atau pemrosesan
dengan menyediakan sebuah kode atau tanda yang hanya diketahui oleh orang yang sah.
Pemeriksaan Kelengkapan Sebuah ujian yang menjaminkan bahwa field tidak bisa diproses
dalam keadaan kosong.
b. Kontrol Pemrosesan Processing Control
Kontrol pemrosesan telah dirancang untuk memberikan jaminan bahwa pemrosesan telah terjadi sesuai dengan spesifikasi yang
dimaksudkan dan bahwa tidak ada transaksi yang telah hilang atau dimasukan dengan tidak benar ke dalam arus pemrosesan. Kontrol
pemrosesan meliputi hal berikut : Pencocokan
Mencocokan barang dengan barang diterima dari sumber independen untuk mengontrol pemrosesan transaksi.
Standarisasi Prosedur seragam, terstruktur, dan konsisten yang dikembangkan
untuk semua pemrosesan. Pengimbangan
Sebuah ujian untuk kesetaraan diantara nilai dari dua kumpulan barang yang ekuivalen atau satu kumpulan barang dan sebuah total
kontrol. Perbedaan apapun menunjukkan sebuah kesalahan.
c. Kontrol Keluaran Output Control
Kontrol keluaran dirancang untuk memeriksa bahwa masukan dan pemrosesan menghasilkan keluaran yang sah dan bahwa keluaran
didistribusikan dengan tepat. Kontrol keluaran meliputi hal berikut : Rekonsiliasi
Sebuah identifikasi dan analisis perbedaan antara nilai yang dikandung dalam arsip rinci dan total kontrol. Kesalahan
diidentifikasikan menurut sifat dan hal yang rekonsiliasi bukannya kehadiran perbedaan di antara saldo tersebut.
Audit Periodik Verifikasi periodik dari sebuah arsip atau proses untuk mendeteksi
masalah kontrol.
Universitas Sumatera Utara
E. Efektifitas Sistem
