2. Manfaat Penelitian
Manfaat dilakukan penelitian ini adalah : a.
Bagi penulis, untuk lebih memahami pengendalian intern persediaan yang baik pada perusahaan.
b. Bagi perusahaan, yakni sebagai bahan pertimbangan atau masukan atas
kekurangan yang terdapat pada perusahaan dalam pengendalian intern atas persediaan.
c. Bagi pendidikan, yakni sebagai bahan referensi bagi calon peneliti berikutnya
yang berminat melakukan penelitian menyangkut masalah yang dibahas ini.
Hesti Armaya Manik : Pengendalian Intern Atas Persediaan Pada PT. Indoteras Sumatera Medan, 2009 USU Repository © 2008
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Persediaan
Menurut Astuti dan Purwantini 2003:58, persediaan merupakan “semua barang yang dimiliki perusahaan pada saat tertentu dengan tujuan
untuk dijual atau dikonsumsikan dalam siklus operasi normal perusahaan.” Pendapat dari Skousen 2004:653, kata persediaan ditujukan untuk
“barang-barang yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan bisnis normal dan dalam kasus perusahaan manufaktur, maka kata ini ditujukan untuk barang
dalam proses produksi atau yang ditempatkan dalam kegiatan produksi. “ Persediaan dapat disimpulkan sebagai suatu aktiva yang dibeli
perusahaan dengan maksud untuk dijual untuk memperoleh laba atau persediaan barang–barang yang masih dalam pengerjaanproses produksi,
ataupun persediaan bahan baku yang menunggu pengunaaannya dalam suatu proses produksi. Jadi persediaan merupakan bahan–bahan, parts yang
disediakan dan bahan–bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta barang–barang jadi atau produk yang
disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau langganan setiap waktu.
Tujuan mengadakan persediaan antara lain memenuhi kebutuhan normal, memenuhi kebutuhan mendadak dan memungkinkan pembelian atas
dasar jumlah ekonomis. Persediaan memungkinkan produk–produk dihasilkan pada tempat yang jauh dari pelanggan atau sumber bahan
mentah. Dengan adanya persediaan, produksi tidak perlu dilakukan khusus
Hesti Armaya Manik : Pengendalian Intern Atas Persediaan Pada PT. Indoteras Sumatera Medan, 2009 USU Repository © 2008
buat konsumsi atau sebaliknya tidak perlu konsumsi didesak supaya sesuai dengan kepentingan produksi.
Menurut Indrajit dan Djokopranoto 2003:8, barang persediaan dapat dibagi atas beberapa jenisklasifikasi yaitu:
1. Bahan baku raw materials
Bahan mentah yang belum diolah, yang akan diolah menjadi barang jadi sebagai hasil utama dari perusahaan yang
bersangkutan.
2. Bahan setengah jadi semi finished products
Hasil olahan bahan mentah sebelum menjadi barang jadi, yang sebagian akan diolah lebih lanjut menjadi barang jadi dan
sebagian kadang-kadang dijual seperti apa adanya untuk menjadi bahan baku perusahaan lain.
3. Barang jadi finished products
Barang yang sudah selesai diproduksi atau diolah yang merupakan hasil utama perusahaan yang bersangkutan dan siap
untuk dipasarkandijual.
4. Barang umum dan suku cadang general materials and
spareparts Segala jenis barang atau suku cadang yang digunakan untuk
operasi menjalankan perusahaanpabrik dan untuk memelihara peralatan yang digunakan. Sering kali persediaan jenis ini disebut
juga barang pemeliharaan, perbaikan dan operasi atau MRO materials maintenance, repair and operation.
5. Barang untuk proyek work in progress
Barang-barang yang ditumpuk menunggu pemasangan dalam suatu proyek baru.
6. Barang dagangan commodities
Barang yang dibeli sudah merupakan barang jadi dan disimpan di gudang menunggu penjualan kembali dengan keuntungan
tertentu.
Pendapat dari Indrajit dan Djokopranoto 2003:12, dalam manajemen persediaan, barang-barang dapat dibagi menurut beberapa sudut
pandangpendekatan antara lain: 1.
Menurut jenis a.
Barang umum general materials Barang jenis ini biasanya macamnya cukup banyak,
pemakaiannya tidak tergantung dari peralatan, harganya relatif lebih kecil dan penentuan kebutuhannya relatif lebih
gampang.
Hesti Armaya Manik : Pengendalian Intern Atas Persediaan Pada PT. Indoteras Sumatera Medan, 2009 USU Repository © 2008
b. Suku cadang spareparts
Barang jenis ini macamnya sangat banyak, pemakaiannya tergantung dari peralatan, harganya biasanya lebih mahal dan
penentuan kebutuhannya lebih sulit.
2. Menurut harga
a. Barang berharga tinggi high value items
Barang ini biasanya berjumlah sekitar hanya 10 dari jumlah item persediaan, namun jumlah nilainya mewakili sekitar
70 dari seluruh nilai persediaan, dan oleh sebab itu memerlukan tingkat pengawasan yang sangat tinggi.
b. Barang berharga menengah medium value items
Barang ini biasanya berjumlah kira-kira 20 dari jumlah item persediaan, dan jumlah nilainya juga sekitar 20 dari
jumlah nilai persediaan, sehingga memerlukan tingkat pengawasan yang cukup saja.
c. Barang berharga rendah low value items
Berlawanan dengan barang berharga tinggi, jenis barang ini biasanya berjumlah kira-kira 70 dari seluruh pos
persediaan, namun nilai harganya hanya mewakili 10 saja dari seluruh nilai barang persediaan, sehingga hanya
memerlukan tingkat pengawasan rendah.
3. Menurut frekuensi penggunaan
a. Barang yang cepat pemakaiannya atau pergerakannya fast
moving items Barang ini frekuensi penggunaannya dalam 1 tahun lebih dari
sekian bulan tertentu, misalnya lebih dari 4 bulan, sehingga barang jenis ini memerlukan frekuensi perhitungan
pemesanan kembali yang lebih sering.
b. Barang lambat pemakaiannya atau pergerakannya slow
moving items Barang yang frekuensi penggunaannya dalam 1 tahun kurang
dari sekian bulan tertentu, misalnya dibawah 4 bulan, sehingga barang jenis ini memerlukan frekuensi perhitungan
pemesanan kembali yang tidak sering.
4. Menurut tujuan penggunaan
a. Barang pemeliharaan, perbaikan, dan operasi MRO
materials Barang ini sifatnya habis pakai, digunakan untuk keperluan
pemeliharaan, perbaikan, atau reparasi dan operasi, dan kalau pada suatu saat persediaan habis, operasi masih dapat
berjalan sementara.
b. Barang program program materials
Barang ini sifatnya juga habis pakai, jumlah kebutuhannya sesuai dengan tingkat produksikegiatan perusahaan yang
bersangkutan dan kalau pada suatu saat persediaan habis, kegiatan perusahaan akan langsung berhenti.
5. Menurut jenis anggaran
a. Barang operasi
Hesti Armaya Manik : Pengendalian Intern Atas Persediaan Pada PT. Indoteras Sumatera Medan, 2009 USU Repository © 2008
Barang yang digunakan untuk keperluan operasi biasa, yang dianggarkan dalam anggaran operasi, dan apabila digunakan
akan dibukukan sebagai biaya, dan proses persetujuan anggaran biasanya lebih cepat dan sederhana.
b. Barang investasi capital materials
Barang yang biasanya berbentuk peralatan dan digunakan untuk penambahan, perluasan, atau pembangunan proyek,
atau sebagai aset perusahaan, dianggarkan dalam anggaran investasi, bukan dalam anggaran produksi, dan dibukukan
dalam akun aset perusahaan, sedangkan biayanya dihitung dengan metode penyusutan sesuai dengan metode
perhitungan yang telah ditentukan, dan proses persetujuan anggaran biasanya lebih sulit dan lama.
6. Menurut cara pembukuan perusahaan
a. Barang persediaan stock items
Jenis barang dimana setibanya barang dibukukan dalam akun “persediaan barang perusahaan” dan barangnya sendiri
disimpan di gudang persediaan. Setelah barang tersebut digunakan oleh suatu bagian, baru dibebankan pada akun
bagian yang bersangkutan. Penggunaan barang ini berulang- ulang, sehingga memang perlu disediakan di gudang.
b. Barang dibebankan langsung direct charged materials
Jenis barang yang setelah dibeli langsung dikirimkan dan dibebankan ke bagian yang akan menggunakannya. Barang
jenis ini memang biasanya tidak disediakan dalam persediaan, karena jarang sekali digunakan.
7. Menurut hubungannya dengan produksi
a. Barang langsung direct marterials
Jenis barang yang langsung digunakan dalam produksi, yang akan menjadi bagian dari produk akhir. Jadi, bahan mentah,
bahan penolong, bahan setengah jadi, barang jadi dan barang komoditas termasuk dalam kategori ini.
b. Barang tidak langsung indirect marterials
Jenis barang yang tidak ada hubungannya dengan proses produksi, namun diperlukan untuk memelihara mesin dan
fasilitas yang digunakan untuk proses produksi. Yang masuk dalam kategori ini adalah barang MRO suku cadang dan
barang umum dan barang proyek.
Pada jenis barang MRO, sifatnya adalah habis pakai consumables,
artinya sekali pakai biasanya akan dipakai terus sampai rusak dan perlu diganti lagi dengan yang baru. Barang bekasnya tidak dapat dipakai lagi,
kecuali dapat diperbaiki dan dipakai untuk fungsi yang lebih rendahringan, jadi bukan berfungsi seperti barang baru seperti semula.
Hesti Armaya Manik : Pengendalian Intern Atas Persediaan Pada PT. Indoteras Sumatera Medan, 2009 USU Repository © 2008
Setiap perusahaan perlu mengadakan persediaan untuk dapat menjamin kelangsungan hidup usahanya. Untuk mengadakan persediaan ini
dibutuhkan sejumlah uang yang diinvestasikan dalam persediaan tersebut. Oleh sebab itu setiap perusahaan haruslah dapat mempertahankan suatu
jumlah persediaan yang optimum yang dapat menjamin kebutuhan bagi kelancaran kegiatan perusahaan dalam jumlah dan mutu yang tepat serta
dengan biaya yang serendah–rendahnya.. Perencanaan persediaan perusahaan merupakan salah satu fungsi yang
penting dalam suatu perusahaan pabrik untuk memungkinkan perusahaan dapat mencapai tujuannya yaitu untuk kelangsungan hidup kontinuitas perusahaan dan
berkembang. Pelaksanaan fungsi ini berhubungan dengan seluruh bagian yang bertujuan agar usaha–usaha penjualan dapat insentif serta produksi pabrik dan
penggunaan tenaga dapat semaksimum mungkin. Untuk melaksanakan fungsi ini, maka pada setiap perusahaan pabrik terdapat satu atau beberapa orang yang
merupakan atau membentuk suatu bagian perencanaan persediaan yang diberi tanggung jawab dalam pelaksanaan tersebut. Walaupun demikian tidak ada satu
ketentuan yang dapat diberikan karena hal ini tergantung pada besar dan jenis perusahaan. Dalam manajemen persediaan, kebutuhan perdana adalah perhitungan
kebutuhan barang umum atau suku cadang yang pertama kali dilakukan, sejak suatu peralatan dibeli atau suatu fasilitas atau pabrik dibangun. Sedangkan
pemesanan perdana adalah pemesanan untuk pembelian yang pertama kali dilakukan sebagai akibat dari kebutuhan perdana tersebut. Pemesanan perdana ini
meliputi tiga kelompok barang yang meliputi pula tiga jenis kebutuhan perdana yaitu barang persiapan commissioning materials, barang perdana initial
Hesti Armaya Manik : Pengendalian Intern Atas Persediaan Pada PT. Indoteras Sumatera Medan, 2009 USU Repository © 2008
materials dan barang untuk operasi normal normal operation materials.Selanjutnya, sesudah dilakukan pemesanan perdana, maka perlu
dilakukan pemesanan untuk mengisi persediaan kembali, karena sebagian dari persediaan sudah digunakan untuk mengganti barang yang rusak.
Pengisian kembali atau pemesanan kembali ini tetap harus memperhatikan prinsip pengendalian persediaan yaitu penentuan jumlah dan jenis barang
yang disimpan dalam persediaan haruslah sedemikian rupa sehingga operasi perusahaan tidak terganggu, tetapi di lain pihak sekaligus harus selalu
menjaga agar biaya investasi yang timbul dari penyediaan barang tersebut seminimal mungkin.
Untuk menentukan pemesanan kembali barang, dapat menggunakan sistem tinjauan terus menerus perpetual review system, sistem tinjauan periodik
periodic review system, sistem jumlah tetap dan sistem tepat waktu. Sistem tinjauan terus menerus adalah peninjauan dilakukan secara terus menerus yang
berarti setiap kali perlu dipesan, maka harus dipesan. Perhitungan kapan perlu dipesan adalah apabila adalah jumlah persediaan sudah mencapai jumlahtingkat
tertentu. Jumlah tertentu ini disebut titik pemesanan kembali atau reorder point. Namun, pendekatan dengan menggunakan titik pemesanan kembali ini tidak
hanya digunakan dalam sistem ini, tetapi juga digunakan dalam sistem jumlah tetap. Dalam sistem ini, yang bersifat tetap adalah “titik pemesanan kembali”
tersebut. Sistem tinjauan periodik adalah tinjuan pemesanan kembali dilakukan setiap waktu, misalnya setiap 1 bulan, 3 bulan, 6 bulan, atau
setiap periode waktu tertentu yang ditetapkan. Penentuan ini didasarkan atas beberapa pertimbangan seperti jenis barang, frekuensi penggunaan
Hesti Armaya Manik : Pengendalian Intern Atas Persediaan Pada PT. Indoteras Sumatera Medan, 2009 USU Repository © 2008
barang, kepentingan barang tersebut dalam perusahaan dan sebagainya. Tidak peduli persediaan masih banyak atau tidak, setiap waktu tertentu
harus dihitung kembali. Proses perhitungan pemesanan kembali ini tidak berarti harus memesan kembali, tetapi menghitung kembali. Jadi ada 3
kemungkinan yaitu memesan kembali, tidak memesan lagi karena persediaan masih banyak, atau membatalkan pesanan yang masih berjalan
karena persediaan masih banyak. Dalam sistem jumlah tetap, yang menonjol adalah bahwa setiap kali memesan, jumlah yang dipesan selalu sama, dana
apabila harga satuannya sama, maka harga yang dipesan juga sama. Sedangkan dalam sistem tepat waktu, andalannya pada konsep tepat waktu,
yang merupakan bagian dari manajemen tepat waktu, yang diberlakukan pada semua kegiatan yang berhubungan dengan produksi, yaitu tepat waktu
pemesanan, tepat waktu pembelian, tepat waktu kedatangan barang, tepat waktu produksi, tepat waktu pengiriman penjualan, dan sebagainya.
Pada manajemen persediaan, sistem yang dikembangkan untuk pengisian kembali persediaan didasarkan atas berbagai kondisi
kebutuhan atau permintaan barang. Persediaan dapat disajikan sebesar biaya perolehan apabila diperoleh dengan pembelian. Biaya perolehan
persediaan meliputi harga pembelian, biaya pengangkutan, biaya penanganan dan biaya lainnya yang secara langsung dapat
dibebankan pada perolehan persediaan. Potongan harga, rabat, dan lainnya yang serupa mengurangi biaya perolehan. Nilai pembelian yang
digunakan adalah biaya perolehan persediaan yang terakhir diperoleh.
Hesti Armaya Manik : Pengendalian Intern Atas Persediaan Pada PT. Indoteras Sumatera Medan, 2009 USU Repository © 2008
Persediaan dapat disajikan sebesar biaya standar apabila diperoleh dengan memproduksi sendiri. Biaya standar persediaan meliputi biaya
langsung yang terkait dengan persediaan yang diproduksi dan biaya overhead tetap dan variabel yang dialokasikan secara sistematis, yang
terjadi dalam proses konversi bahan menjadi persediaan. Persediaan dapat disajikan sebesar nilai wajar, apabila diperoleh
dengan cara lainnya seperti donasirampasan. Harganilai wajar persediaan meliputi nilai tukar aset atau penyelesaian kewajiban antar pihak yang
memahami dan berkeinginan melakukan transaksi wajar. Di dalam manajemen persediaan, harga pokok persediaan bisa turun karena beberapa hal
seperti rusakketinggalan zaman, penurunan harga dan hilang. Persediaan bahan baku atau barang dagangan yang dibeli dari supplier belum tentu langsung
digunakan atau dijual habis. Bahanbarang belum terpakaiterjual tersebut disimpan dalam gudang. Selama masa menunggu untuk digunakan atau dijual,
bisa saja terjadi hal-hal yang tidak diinginkan misalnya rusak atau penurunan harga jual untuk barang dagangan. Hal ini menimbulkan kerugian bagi
perusahaan. Kerugian yang diakibatkan persediaan barang dagangan diukur dengan selisih antara harga perolehan dengan taksiran nilai bersih yang bisa
direalisasi. Taksiran nilai bersih yang bisa direalisasi adalah taksiran harga jual dikurangi biaya untuk menjual barang dagangan tersebut termasuk biaya reparasi
untuk menjual barang tersebut. Misalnya, sebuah toko baju terdapat beberapa baju yang kancing bajunya lepas atau ada baju yang rusak. Pada kondisi normal harga
perolehan baju tersebut adalah Rp. 30.000, tetapi karena cacat, baju tersebut dijual dengan harga Rp. 20.000. Setelah diperbaiki, biaya untuk memperbaiki adalah Rp.
Hesti Armaya Manik : Pengendalian Intern Atas Persediaan Pada PT. Indoteras Sumatera Medan, 2009 USU Repository © 2008
5.000. Nilai bersih yang bisa direalisasi adalah harga jual Rp. 20.000 dikurangi biaya perbaikan Rp. 5.000 hasilnya sama dengan Rp. 15.000. Dengan demikian
perusahaan akan menderita kerugian sebesar Rp. 15.000. Rp. 30.000- Rp. 15.000. Penurunan harga bisa juga terjadi karena stok di pasaran melimpah, daya
beli masyarakat turun dan karena adanya model baru yang lebih baru. Contoh konkrit penurunan harga adalah pada produk elektronik dan alat komunikasi
handphone. Jika ada model baru, maka model lama ditinggalkantidak lagi diminati. Hal ini menimbulkan penurunan harga.
Pada manajemen persediaan, terdapat prinsip pengelolaan yang harus dianut yaitu penentuan jumlah dan jenis barang yang disimpan
dalam persediaan haruslah sedemikian rupa sehingga produksi dan operasi perusahaan tidak terganggu, tetapi di lain pihak sekaligus harus dijaga
agar biaya investasi yang timbul dari penyediaan barang tersebut seminimal mungkin. Prinsip ini memang selaras dengan prinsip ekonomi
yaitu menghasilkan keluaran tertentu dengan biaya seminimal mungkin atau dengan biaya tertentu menghasilkan keluaran semaksimal mungkin,
maka jelas diperlukan perpaduan antara dua hal yang sangat bertolak belakang. Cara yang paling mudah untuk menjaga agar operasi terjamin
adalah dengan mengisi persediaan barang sebanyak-banyaknya biasanya ini kemauan pemakai barang, sedangkan yang paling mudah untuk
menjaga agar biaya investasi seminimal mungkin adalah dengan mengusahakan persediaan mencapai nol biasanya ini dikehendaki oleh
fungsi keuangan. Disinilah letak fungsi manajemen persediaan, yaitu menjembatani dua kepentingan yang bertolak belakang tersebut. Prinsip
Hesti Armaya Manik : Pengendalian Intern Atas Persediaan Pada PT. Indoteras Sumatera Medan, 2009 USU Repository © 2008
ini menandakan pula bahwa pengelolaan persediaan haruslah berdaya guna efisien dan berhasil guna efektif. Menjamin kelangsungan jalannya
operasi perusahaan adalah soal efektivitas, sedangkan menekan persediaan sampai ke tingkat minimum adalah soal efisiensi.
B. Metode Penilaian dan Pencatatan Persediaan
Kategori