Dalam melakukan pengendalian intern pada persediaan, dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu:
1. Pengawasan Fisik
Pengawasan fisik yaitu cara pengawasan persediaan barang dengan menempatkan persediaan pada suatu tempat yang cukup baik keadaannya.
Pengawasan ini penting mengingat persediaan sering dijadikan sasaran pencurian, sehingga memerlukan tempat penyimpanan yang cukup baik.
Pada umumnya, perusahaan di dalam hal penyimpanan barang- barang tersedia gudang tersendiri dan juga ditempatkan beberapa orang
untuk menjaga barang-barang dalam gudang tersebut. Biasanya ada ketentuan tertentu yang tidak membolehkan setiap orang memasuki gudang
tempat penyimpanan barang tersebut. Kecuali orang yang diberi wewenang dalam memasukkan dan mengeluarkan barang dari gudang.
2. Pengawasan Akuntansi
Menurut Hartadi 2001:7, pengawasan akuntansi merupakan rencana organisasi dan prosedur serta catatan-catatan yang berhubungan dengan
pengamatan harta dan dapat dipercayainya catatan keuangan dan dirancang untuk meyakinkan:
1. Transaksi-transaksi yang sesuai dengan persetujuan manajemen,
baik yang bersifat umum ataupun khusus. 2.
Transaksi dicatat agar memudahkan penyiapan laporan keuangan dan pengadaan pertanggungjawaban atas aktiva.
3. Penggunaan atas aktiva atau aktiva diberikan hanya dengan
persetujuan manajemen. 4.
Jumlah aktiva seperti yang ada pada laporancatatan perusahaan dibandingkan dengan aktiva yang ada dan bila terjadi perbedaan
dilakukan tindakan yang tepat.
Hesti Armaya Manik : Pengendalian Intern Atas Persediaan Pada PT. Indoteras Sumatera Medan, 2009 USU Repository © 2008
Dalam pengawasan akuntansi digunakan kartu-kartu persediaan yang dapat menunjukkan jumlah dan harga pokok untuk setiap jenis persediaan
yang ada. Kartu ini didebet bila ada pembelian dan dikredit dengan jumlah yang dikeluarkan dari gudang. Dengan demikian, apabila pada suatu saat
kartu-kartu persediaan menunjukkan sisa tertentu, maka dengan asumsi tidak ada kekeliruan dalam pencatatan, maka sisa tersebut sama dengan sisa
barang secara fisiknya di gudang. Pemisahan tugas antara orang yang bertanggung jawab terhadap
gudang dengan orang yang mencatat kartu persediaan perlu diadakan. Hal ini bertujuan agar pengawasan yang dilakukan dapat lebih efektif. Dengan
adanya pemisahan tugas tersebut, secara tidak langsung akan saling mengawasi. Di samping itu, perlu ditentukan lebih dahulu siapa yang
berhak menandatangani surat pengeluaran barang dan mengawasinya. Setiap ada penjualan, bagian yang membuat faktur penjualan akan
mengirimkan pertinggal faktur tersebut kepada pembukuan sebagai bukti pencatatan dalam buku penjualan maupun kartu persediaan barang.
Pada waktu-waktu tertentu, perlu sekali diadakan perhitungan langsung terhadap persediaan fisik untuk dicocokkan dengan yang tertera
dalam kartu persediaan. Jika terjadi selisih, maka hal ini perlu diselidiki penyebabnya.
Pengawasan akuntansi pada perusahaan meliputi: 1.
Prosedur pembelian 2.
Prosedur penerimaan 3.
Prosedur penyimpanan
Hesti Armaya Manik : Pengendalian Intern Atas Persediaan Pada PT. Indoteras Sumatera Medan, 2009 USU Repository © 2008
4. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang
Ad.1. Prosedur pembelian Salah satu pos pengeluaran terbesar dalam perusahaan adalah
pembelian. Umumnya pada perusahaan yang besar, pembelian dilakukan oleh satu bagian tertentu, yaitu bagian pembelian. Bagian ini bertanggung
jawab terhadap pengadaan barang perusahaan dalam memperlancar proses penjualan.
Pembelian dalam
perusahaan hakikatnya terdiri dari: a.
Pembelian yang bersifat rutin Salah satu bagian yang berwenang dalam hal ini adalah bagian
pembelian. b.
Pembelian yang bersifat insidentil Yang berwenang memutuskan mengadakan pembelian adalah direksi
atau manajer. Prosedur pembelian dalam rangka untuk mencapai pengawasan intern yang baik harus adanya pemisahan antara pelaksana
pembelian dengan penerima barang dan yang melakukan pembukuan dengan yang melakukan pembayaran.
Menurut Baridwan 2001:174, prinsip-prinsip internal control dalam pembelian yaitu:
1. Diadakan pemisahan fungsi yang jelas untuk pihak-pihak yang:
a. Meminta pembelian
b. Melakukan pembelian
c. Menerima barang
d. Menyimpan barang
e. Mencatat terjadinya pembelian dan timbulnya hutang
f. Mengeluarkan uang untuk membayar pembelian hutang
2. Setiap pembelian harus didasarkan pada permintaan pembelian dan
dengan harga yang bersaing serta kuantitas yang optimal.
Hesti Armaya Manik : Pengendalian Intern Atas Persediaan Pada PT. Indoteras Sumatera Medan, 2009 USU Repository © 2008
3. Bagian pembelian harus mengikuti pengiriman barang-barang dari
penjual untuk memastikan ketepatan waktunya. 4.
Barang-barang hanya akan diterima apabila sesuai dengan spesifikasi dalam order pembelian
5. Faktur pembelian diperiksa kebenarannya sebelum disetujui untuk
dibayar. Distribusi debit dari barang-barang atau jasa yang dibeli harus
dilakukan dengan benar sehingga laporan-laporan untuk pimpinan datanya dapat dipercaya.
Menurut Baridwan 2001:107, fungsi dan bagian-bagian yang terkait dalam prosedur pembelian adalah:
1. Bagian pembelian
Bagian pembelian sebelum mengeluarkan order pembelian harus melakukan langkah-langkah untuk menjamin bahwa:
a. Pembelian dilakukan dengan harga yang menguntungkan
perusahaan. b.
Barang-barang yang dibeli akan dapat diterima tepat pada waktu yang dibutuhkan.
2. Bagian penerimaan barang
Bagian penerimaan barang bertugas untuk menerima semua barang yang dibeli perusahan pada waktu menerima barang, bagian ini harus
melakukan perhitungan fisik atas barang-barang yang diterima, baik dengan cara menghitung dan menimbang dengan cara lain. Disamping
itu bagian penerimaan juga harus memeriksa kualitas barang yang diterima. Apabila barang-barang yang telah diterima itu sudah disetujui
baik kuantitas maupun kualitasnya maka bagian penerimaan barang membuat laporan penerimaan barangmenandatangani tembusan order
pembelian yang berfungsi sebagai laporan penerimaan barang.
3. Bagian gudang
Bagian gudang bertugas untuk menyimpan barang-barang milik perusahaan. Penyimpanan barang dalam gudang harus disusun
sedemikian rupa supaya memudahkan pengambilan saat dibutuhkan. Untuk mengawasi barang dalam gudang bagian gudang
menyelenggarakan pencatatan dalam kartu gudang dan kartu barang.
Ad.2. Prosedur penerimaan
Bagian penerimaan bertugas untuk menerima semua barang-barang yang dibeli perusahaan. Pada waktu menerima barang, bagian ini harus
memeriksa kesesuaian antara pesanan dengan barang yang diterima, baik mengenai jumlah dan kualitas barang yang diterima. Setelah barang
Hesti Armaya Manik : Pengendalian Intern Atas Persediaan Pada PT. Indoteras Sumatera Medan, 2009 USU Repository © 2008
diterima, bagian penerimaan membuat laporan penerimaan rangkap tiga. Dua rangkap bersama barang dikirim ke bagian gudang untuk diperiksa
kembali berdasarkan pesanan pembelian. Satu rangkap dikirim ke bagian pembelian yang fungsinya untuk memberikan persetujuan terhadap faktur
langganan. Pada bagian ini, dapat dilihat bahwa bagian penerimaan dan bagian gudang merupakan bagian yang terpisah.
Ad.3. Prosedur penyimpanan Setelah barang diterima dari bagian penerimaan serta dua rangkap
laporan penerimaan barang, maka bagian penyimpanan atau bagian gudang akan menyesuaikan dengan pesanan pembelian. Jika telah sesuai, petugas
bagian penyimpanan akan menandatangani laporan penerimaan barang dan menyerahkannya satu rangkap ke bagian hutang, satu rangkap lagi
digunakan sebagai dasar pencatatan pada kartu persediaan, maka dapat diketahui berapa penerimaan, pengeluaran dan sisa persediaan.
Ad.4. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang Dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur ini adalah bukti
permintaan dan pengeluaran barang gudang. Bukti ini dipakai oleh bagian gudang untuk mencatat pengurangan persediaan.
Hesti Armaya Manik : Pengendalian Intern Atas Persediaan Pada PT. Indoteras Sumatera Medan, 2009 USU Repository © 2008
F. Kerangka Konseptual