Surat Pengantar Pengiriman Surat Jalan Tidak diarsip,
64 terdapat arsip surat jalan atas pengiriman produk BBM yang telah
ditandatangani oleh pihak Pertamina maupun transportir dan pelanggan.
Hal ini disebabkan karena peraturan surat jalan baru diberlakukan pada tahun 2009, namun sosialisasi atas pembuatan dan pengarsipan
dokumen ini masih kurang, sehingga fungsi penjualan di depot belum memahami benar prosedur atas pembuatan dan penyimpanan
dokumen surat jalan ini. Selain itu, terdapat beberapa faktur komersial dibuat melebihi tanggal jatuh tempo invoice tersebut, yaitu 30 hari
dari tanggal BL hal ini disebabkan karena keterlambatan atas pengumpulan dokumen-dokumen yang menjadi dasar untuk
pembuatan commercial invoice yaitu diantaranya dokumen BL. Jika dokumen tersebut belum tersedia, maka fungsi keuangan belum dapat
membuat dan mengirim commercial invoice. Sehingga mengakibatkan keterlambatan atas penerimaan dari penjualan pelumas ekspor.
Adanya keterlambatan pembuatan sales order terkait dengan penjualan pelumas ekspor di MY SAP, dimana sales order dibuat
setelah dilakukan pengiriman. Keterlambatan ini disebabkan karena fungsi penjualan baru mendapatkan informasi final pengiriman barang
setelah barang tersebut dikirim. Hal ini menyebabkan fungsi penjualan di depot tidak dapat melakukan goods issue di MY SAP pada saat
pengiriman telah dilakukan, dampak berikutnya ialah proses billing secara otomatis di MY SAP juga terlambat karena proses billing
65 didasarkan pada proses goods issue. Hal ini dapat mengakibatkan
terlambatnya pengakuan penjualan dan biaya terkait. 3.
Adanya Kesalahan Master Data Konsumen Sehingga Ada Pelanggan
yang diakui
Sebagai Pelanggan
Pihak IntercompanyHubungan Istimewa ataupun Sebaliknya.
Adanya penjualan BBM ke pihak ketiga namun dicatat sebagai penjualan pelanggan inter company. Hal ini dikarenakan master data
pelanggan tidak di-review secara periodik, sehingga menyebabkan penyajian penjualan berdasarkan kelompok pelanggan menjadi tidak
akurat. Sebagai contoh penjualan pelumas ke Pertamina EP yang merupakan perusahaan konsolidasian, penjualan dari bulan Januari
sampai juli sebesar Rp.15.277.209.745, diklasifikasikan sebagai penjualan ke pihak ketiga. Hal ini disebabkan karena terjadinya
kesalahan setting master data pelanggan di dalam MY SAP. Selain itu fungsi penjualan tidak melakukan review atas detail penjualan. Dari
permasalahan ini mengakibatkan jumlah penjualan ke Pertamina EP tidak akan sama dengan jumlah yang dicatat oleh Pertamina EP, hal
ini menyebabkan angka penjualan dan biaya tidak dapat di eliminasi.