63 Dari tabel 4.4, dapat kita ketahui bahwa perbedaan tersebut
mengakibatkan adanya perbedaan antara jumlah penjualan berita acara dengan jumlah yang tercatat di GL akun penjualan MY SAP. Pada
umumnya proses rekonsiliasi dibagian pemasaran lebih difokuskan terhadap angka hutang piutang sehingga tidak dilakukan rekonsiliasi
terhadap jumlah penjualan sehingga mengakibatkan seringnya terjadi perbedaan dari penjualan kepada pihak pembeli.
2. Surat Pengantar Pengiriman Surat Jalan Tidak diarsip,
Keterlambatan dalam Pembuatan Faktur Komersial, dan Sales
Order Penjualan Pelumas.
Setiap akan dilakukan pengiriman BBM industri dari depot, fungsi penjualan di depot akan menerbitkan surat jalan. Surat jalan
dibuat 4 rangkap, rangkap pertama untuk di file oleh pertamina dan 2, 3, 4 untuk pelanggan. Namun kenyataan yang terjadi dilapangan tidak
No. Nama Customer
Jumlah Penjualan Dalam Ribuan
Per Berita Acara
Per MY SAP Perbedaan 1.
PT. Indonesia Power 11.686.562
11.610.199 76.363
2. PT. Pembangkitan Jawa Bali
8.532.428 8.550.246
17.818 3.
PT. PLN Persero 19.370.554
19.395.158 24.594
TOTAL 39.589.554
39.555.603 33.951
Tabel 4.4 Transaksi Penjualan
Sumber PT. Pertamina
64 terdapat arsip surat jalan atas pengiriman produk BBM yang telah
ditandatangani oleh pihak Pertamina maupun transportir dan pelanggan.
Hal ini disebabkan karena peraturan surat jalan baru diberlakukan pada tahun 2009, namun sosialisasi atas pembuatan dan pengarsipan
dokumen ini masih kurang, sehingga fungsi penjualan di depot belum memahami benar prosedur atas pembuatan dan penyimpanan
dokumen surat jalan ini. Selain itu, terdapat beberapa faktur komersial dibuat melebihi tanggal jatuh tempo invoice tersebut, yaitu 30 hari
dari tanggal BL hal ini disebabkan karena keterlambatan atas pengumpulan dokumen-dokumen yang menjadi dasar untuk
pembuatan commercial invoice yaitu diantaranya dokumen BL. Jika dokumen tersebut belum tersedia, maka fungsi keuangan belum dapat
membuat dan mengirim commercial invoice. Sehingga mengakibatkan keterlambatan atas penerimaan dari penjualan pelumas ekspor.
Adanya keterlambatan pembuatan sales order terkait dengan penjualan pelumas ekspor di MY SAP, dimana sales order dibuat
setelah dilakukan pengiriman. Keterlambatan ini disebabkan karena fungsi penjualan baru mendapatkan informasi final pengiriman barang
setelah barang tersebut dikirim. Hal ini menyebabkan fungsi penjualan di depot tidak dapat melakukan goods issue di MY SAP pada saat
pengiriman telah dilakukan, dampak berikutnya ialah proses billing secara otomatis di MY SAP juga terlambat karena proses billing
