IV.2. Bentuk Pelayanan Administrasi Kependudukan Dengan Aplikasi SIAK
Dalam pelaksanaan SIAK di Wilayah administratif Kecamatan Medan Denai maka pihak kecamatan menyelenggarakan memberi pelayanan
menyangkut administrasi kependudukan dalam bentuk dan persyaratan sebagai berikut :
NIK Nomor Induk Kependudukan
Ketentuan Nomor Induk Kependudukan adalah setiap penduduk wajib mempunyai NIK. Nomor Induk Kependudukan seorang penduduk diberikan sejak
yang bersangkutan lahir dan berlaku seumur hidup. Pemberian NIK harus melalui prosedur yang ditetapkan sesuai peraturan perundangan dimana diterbitkan
melalui suatu sistem komputerisasi. Nomor Induk Kependudukan dicantumkan dalam KTP dan KK serta
pelayanan kependudukan lainnya. NIK seseorang yang telah meninggal dunia dan pindah keluar wilayah tidak dapat diganti oleh orang lain
KK Kartu Keluarga
Persyaratan : 1
Surat pengantar dari RT RW setempat. 2
Kartu Keluarga yang lama. 3
Akta Perkawinan Surat Nikah atau Akta Perceraian. 4
Akta Pengangkatan anak bila ada. 5
Surat Bukti Ganti Nama bila telah ganti nama. 6
SKKP bagi penduduk WNA. 7
Surat Keterangan pindah asal. 8
Akte kelahiran.
Universitas Sumatera Utara
9 Mengisi formulir permohonan Kartu Keluarga model FS 01 dan FS 02.
KTP Kartu Tanda Penduduk
a. Pembuatan KTP baru
Persyaratan : 1.
Surat pengantar dari RT RW setempat 2.
Kartu Keluarga KK 3.
Pas photo ukuran 3x2 cm sebanyak 2 lembar 4.
Mengisi formulis permohonan KTP KP 1 di Kantor Desa Kantor Kelurahan
b. Perpanjangan KTP
Persyaratan : 1.
Surat pengantar dari RT RW setempat 2.
Kartu Keluarga KK 3.
KTP yang habis masa berlakunya 4.
Pasphoto ukuran 3x2 cm sebanyak 2 lembar 5.
Mengisi formulir permohonan KTP KP 1 di Kantor Desa Kantor Kelurahan
c. Permohonan KTP yang hilang rusak
Persyaratan : 1.
Surat pengantar dari RT RW setempat 2.
Kartu Keluarga KK 3.
Surat Keterangan dari Kepolisian bagi yang kehilangan KTP 4.
KTP yang rusak 5.
Pasphoto ukuran 3x2 cm sebanyak 2 lembar
Universitas Sumatera Utara
6. Mengisi formulis permohonan KTP KP 1 di Kantor Desa Kantor
Kelurahan d.
Permohonan KTP bagi WNA Persyaratan :
a. Mengisi formulis permohonan KTP WNA
b. Kartu Keluarga KK
c. Mempunyai KITAP Kartu Ijin Tinggal Tetap
d. Pasphoto ukuran 3x2 cm sebanyak 2 lembar
e. Fotocopy pasport
SKPPS Surat Keterangan Pendaftaran Penduduk Sementara
Adalah surat keterangan yang diberikan kepada orang asing yang tinggal terbatas sementara di wilayah Kecamatan Medan Denai.
Persyaratan : a.
Perusahaan mengajukan permohonan ke Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
b. Fotocopy Kartu Ijin Tinggal Terbatas KITAS
c. Surat Tanda Melapor Diri STMD dari Mabes Polri
d. Fotocopy Surat Keterangan Jalan SKJ dari Polda Sumatera Utara
e. Pasphoto 3x4 cm sebanyak 2 lembar
f. KIM KIMS dari Imigrasi
Masa berlaku disesuaikan dengan masa berlakunya Kartu Ijin Masuk KIM dan STMD Surat Tanda Melapor Diri. Apabila KIM, STMD telah
berakhir masa berlakunya, maka SKPPS dapat diperpanjang sesuai dengan masa berlakunya KIM, KIMS, STMD perpanjangan yang dimiliki.
Universitas Sumatera Utara
SKPPT Surat Keterangan Pendaftaran Penduduk Tetap
Adalah surat keterangan yang diberikan kepada orang asing yang tinggal tetap di wilayah Kecamatan Medan Denai.
Persyaratan : a.
Surat Pengantar RTRW b.
Surat Keterangan Pindah dan KK c.
Surat Tanda Melapor diri dari Kepolisian d.
KITAP dari imigrasi e.
Tanda lunas pajak bangsa asing f.
Surat Keterangan Kelakuan Baik dari Kepolisian g.
Akta Perkawinan bagi yang berstatus kawin h.
Akta Kelahiran i.
Pas photo hitam putih ukuran 4x6 sebanyak 2 lembar
SKPSK Surat Keterangan Perubahan Status Kewarganegaraan
Adalah surat keterangan yang diberikan kepada setiap WNA yang berdiam menetap di wilayah Kecamatan Medan Denai dan telah menjadi WNI
Persyaratan : a.
Surat Pengantar RTRW, Desa Kelurahan serta Kecamatan b.
Surat Bukti Kewarganegaraan Republik Indonesia c.
Akta Kelahiran d.
KK dan KTP WNA e.
Tanda lunas pajak bangsa asing f.
Pas photo hitam putih ukuran 4x6 sebanyak 5 lembar
SKPD Surat Keterangan Pindah Domisili
Universitas Sumatera Utara
Adalah surat keterangan yang diberikan kepada setiap WNA yang tinggal menetap di wilayah Kecamatan Medan Denai dan bermaksud pindah tempat
tinggal baik di dalam dan keluar wilayah Kecamatan Medan Denai Persyaratan :
a. Surat Pengantar RTRW
b. Dokumen KITAP dari imigrasi
c. STMD Surat Tanda Melapor Diri dari Kepolisian
d. KK dan KTP
Kedatangan penduduk sementara dari negara lain wajib didaftarkan selambat-lambatnya 14 hari kerja sejak tanggal kedatangan, pendaftaran yang
melebihi jangka waktu dapat dilaksanakan setelah mendapat persetujuan : 1.
Camat bagi penduduk WNI 2.
Gubernur Kepala Daerah Propinsi bagi penduduk WNA atau penduduk sementara
KIPEM Kartu Identitas Penduduk Musiman
Penduduk musiman adalah warga negara yang datangmasuk dalam Kecamatan Medan Denai dengan maksud untuk mencari nafkah atau pekerjaan
tetapi tidak bermaksud menjadi penduduk Kecamatan Medan Denai. Setiap penduduk musiman wajib memiliki KIPEM dengan ketentuan :
a. KIPEM harus dimiliki selambat-lambatnya 14 hari sejak yang
bersangkutan berada dalam wilayah Kecamatan Medan Denai. b.
KIPEM berlaku selama 1 tahun dan dapat diperpanjang Persyaratan :
a. Surat Pengantar RTRW
Universitas Sumatera Utara
b. KTP atau surat jalan dari daerah asal
c. Pas photo terbaru ukuran 3x2 cm sebanyak 2 lembar
Akta Kelahiran 1. Akta Kelahiran Pokok
Apabila batas waktu pelaporan tidak melebihi 60 hari terhitung sejak tanggal kelahiran dan dapat dicatatkan di wilayah tempat kelahiran anak tersebut.
Persyaratan : a.
Asli Surat Kelahiran dari dokter bidan b.
Asli Surat Kelahiran dari Desa triplikat c.
Fotocopy surat nikah akta perkawinan orang tua d.
Fotocopy KSK dan KTP Orang tua e.
Mengisi blangko permohonan •
WNI Keturunan Selain persyaratan di atas untuk WNI Keturunan Asing harus pula
melampirkan : a.
SBKRI Surat Bukti Kewarganegaraan RI b.
Surat Keterangan Ganti Nama bagi yang sudah ganti nama Apabila pelaporan kelahiran melebihi batas waktu yang telah ditetapkan
60 hari, maka harus melalui Sidang Pengadilan Negeri terlebih dahulu dimana sebelum sidangharus mendapat pengantar dari Kantor Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil Daerah. •
Warga Negara Asing WNA Selain persyaratan di atas untuk Warga Negara Asing harus pula
melampirkan :
Universitas Sumatera Utara
a. STMD Surat Tanda Melapor Diri
b. KIM KIMS Kartu Ijin Masuk Sementara
c. Tanda lunas pajak bangsa asing
Apabila pelaporan kelahiran melebihi batas waktu yang telah ditetapkan 10 hari, maka harus melalui Sidang Pengadilan Negeri terlebih dahulu.
2. Akta Kelahiran Dispensasi
Diperuntukkan kepada : −
WNI yang lahir sebelum dan sampai dengan tanggal 31 Desember 1985 −
Tidak terikat pada tempat kelahiran yang penting mempunyai bukti tentang kelahiran yang dapat dipertanggungjawabkan
− Bertempat tinggal di wilayah Kecamatan Medan Denai
Persyaratan : a.
Surat Kelahiran dari Desa Triplikat b.
Fotocopy surat nikah akta perkawinan orang tua c.
Fotocopy ijasah yang bersangkutan SD, SMP atau SMASMU bagi yang memiliki
d. Fotocopy KK dan KTP orang tua atau yang bersangkutan
e. Mengisi blangko permohonan dan harus diketahui oleh Kepala Desa
Kepala f.
Kelurahan
3. Akta Kelahiran Istimewa
Diperuntukkan kepada : −
WNI yang lahir sejak tanggal 1 Januari 1986 sampai dengan saat ini yang mengalami keterlambatan dalam pelaporan kelahirannya.
Universitas Sumatera Utara
− Tidak terikat pada tempat kelahiran yang penting mempunyai bukti tentang
kelahiran yang dapat dipertanggungjawabkan −
Bertempat tinggal di wilayah Kecamatan Medan Denai Persyaratan :
a. Surat Kelahiran dari Desa Triplikat
b. Fotocopy surat nikah akta perkawinan orang tua
c. Fotocopy KK dan KTP orang tua
d. Mengisi blangko permohonan dan harus diketahui oleh Kepala Desa
Kepala Kelurahan serta Camat
Akta Perkawinan
Persyaratan Umum : a.
Setiap mempelai sebaiknya melaporkan kira-kira 20 hari sebelum tanggal pelaksanaan pencatatan perkawinan.
b. Salah satu mempelai harus berdomisili di wilayah Kecamatan Medan
Denai c.
Surat Keterangan Model N1, N2, N3 dan N4 dari Kepala Desa Kepala Kelurahan setempat
d. Fotocopy akte kelahiran kedua mempelai
e. Ijin dari pengadilan negeri
f. Apabila mempelai belum mencapai batas usia sesuai dengan peraturan
yang berlaku yaitu telah mencapai usia 19 tahun untuk mempelai pria dan 16 tahun untuk mempelai wanita
g. Akte Ijin Kawin bagi yang berusia belum mencapai 21 tahun.
Universitas Sumatera Utara
h. Dengan catatan apabila orang tua wali yang bersangkutan tidak dapat
hadir untuk menandatangani register perkawinan i.
Fotocopy KTP dan KK kedua mempelai j.
Akta Kematian suami istri terdahulu bagi yang cerai mati atau Akte Perceraian Surat Talak dari suami istri yang terdahulu bagi yang cerai
hidup dan ingin melaksanakan sidang pencatatan perkawinan k.
Ijin tertulis dari atasan bagi anggota ABRI dan PNS l.
Kartu telah melaksanakan suntikan TT 1 dan TT 2 dari Puskesmas, Dokter, Bidan bagi mempelai wanita
m. Akte Notaris apabila terjadi perjanjian mengenai hal-hal tertentu oleh
kedua mempelai n.
Surat Keterangan telah melaksanakan perkawinan secara agamanya masing-masing dari pemuka agama
o. Surat Keterangan Berbadan Sehat dari Puskesmas se Kecamatan Medan
Denai Persyaratan Khusus
• WNI Keturunan :
a. SBKRI Surat Bukti Kewarganegaraan Indonesia
b. Surat Keterangan Ganti Nama bagi yang sudah ganti nama
c. Akte Kelahiran anaknya yang akan diakui dan disahkan bagi mereka yang
mempunyai anak di luar nikah •
WNA Warga Negara Asing : a.
Pasport dan visa b.
STMD Surat Tanda Melapor Diri
Universitas Sumatera Utara
c. KIM KIMS Kartu Ijin Masuk Sementara
d. Tanda lunas pajak bangsa asing
e. Surat ijin kontrak dari Disnaker bagi tenaga asing yang melaksanakan
kontrak kerja di Indonesia f.
Surat Ijin dari Kedutaan Besar Konsulat Negara yang bersangkutan g.
Akte Kelahiran anaknya yang akan diakui dan disahkan bagi mereka yang mempunyai anak di luar nikah
Akta Perceraian
Persyaratan Umum : a.
Surat Penetapan perceraian dari pengadilan negeri yang telah mempunyai kekuatan hukum tetap
b. Fotokopi KTP dan KK yang bersangkutan
c. Asli akta perkawinan yang bersangkutan
d. Mengisi blangko permohonan
Persyaratan Khusus •
WNI Keturunan : a.
SBKRI Surat Bukti Kewarganegaraan Indonesia b.
Surat Keterangan Ganti Nama bagi yang sudah ganti nama •
WNA Warga Negara Asing : a.
Pasport dan visa b.
STMD Surat Tanda Melapor Diri c.
KIM KIMS Kartu Ijin Masuk Sementara d.
Tanda lunas pajak bangsa asing e.
Dokumen Imigrasi
Universitas Sumatera Utara
Akta Kematian
Yaitu kematian yang diperoleh sebelum melampaui batas waktu pelaporannya yakni 60 hari sejak tanggal kematian. Untuk WNA batas waktu
pelaporan adalah 10 hari sejak tanggal kematiannya. Persyaratan Umum :
a. Surat Keterangan kematian dari RS Dokter atau pejabat yang berwenang
b. Asli Surat kematian dari desa kelurahan
c. KTP dan KK almarhum
d. Asli akta kelahiran almarhum apabila memiliki
e. Mengisi blangko permohonan
Persyaratan Khusus WNA Warga Negara Asing :
a. STMD Surat Tanda Melapor Diri
b. KIM KIMS Kartu Ijin Masuk Sementara
c. Tanda lunas pajak bangsa asing
Akta Pengakuan Anak
Akta pengakuan anak di luar kawin ini khusus untuk WNI keturunan dan WNA.
Persyaratan Umum : a.
Melampirkan KK dan KTP b.
Mengisi pernyataan pengakuan anak c.
Surat bukti kewarganegaraan d.
Surat Bukti Ganti Nama e.
Pas photo anak 3 x 4 cm sebanyak 2 lembar
Universitas Sumatera Utara
Persyaratan Khusus a.
WNA Warga Negara Asing : b.
STMD Surat Tanda Melapor Diri c.
KIM KIMS Kartu Ijin Masuk Sementara d.
Tanda lunas pajak bangsa asing e.
Surat pendaftaran pada imigrasi Dalam pelaksanaan pelayanan dengan menggunakan fasilitas SIAK ini,
pihak Kecamatan Medan Denai menyelenggarakan standarisasi pelayanan dengan menentukan standar waktu pelayanan dan biaya pelayanan. Dengan adanya
standarisasi ini dharapkan menghilangkan keraguan dan ketidak pastian
masyarakat terhadap pelayanan yang ada.
Adapun standar layanan yang diberikan oleh Kecamatan Medan Denai menyangkut pelayanan administrasi penduduk khusus pelayanan KTP dan KK
dengan menggunakan aplikasi SIAK adalah : a
Waktu untuk proses penyelesaian penerbitan Kartu Keluarga beserta Kartu Tanda Penduduk yang baru selambat-lambatnya 4 empat hari kerja
terhitung sejak tanggal di terimanya permohonan dimaksud Formulir Model FS.01,FS.02 dan FS.03 dengan persyaratan lengkap di Kantor
Kelurahan dengan prosedur sebagai berikut : b
Permohonan penerbitan Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk baru Formulir Model FS.01,FS.02,FS.03 disampaikan oleh Kepala Kepala
Lingkungan kepada pihak Kelurahan selambat-lambatnya Pukul 12.00 Wib setiap hari kerja;
Universitas Sumatera Utara
c Pihak Kelurahan menyelesaikan proses tersebut dalam butir a di atas
sesuai dengan tugasnya dan pada keesokan harinya hari kedua permohonan penerbitan Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk
Formulir Model FS.01,FS.02 dan FS.03 dimaksud disampaikan ke Kantor Kecamatan selambat –lambatnya pukul 09. 00 Wib;
d Pihak Kecamatan memproses permohonan tersebut dalam butir b di atas
dan pada hari kerja ke empat empat penerbitan Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk dimaksud selesai selambat-lambatnya pkul 14. 00 Wib
yang selanjutnya diambil kembali oleh pihak kelurahan, dan pada pukul 15. 00 Wib Kepala Lingkungan mengambil Kartu Tanda Penduduk
tersebut dari Kantor Kelurahan untuk diserahkan kepada pemohon. e
Waktu untuk proses penyelesaian penerbitan perpanjangan Kartu Tanda Penduduk KTP selambat-lambatnya 3 tiga hari kerja terhitung sejak
tanggal diterimanya permohonan penerbitan dimaksud Formulir Model FS-03 dengan persyaratan lengkap di Kantor Kelurahan dengan prosedur
sebagai berikut: f
Permohonan penerbitan perpanjangan Kartu Tanda penduduk Formulir Model FS.03 disampaikan oleh Kepala Lingkungan kepada pihak
Kelurahan selambat-lambatnya pukul 12.00 Wib setiap hari kerja; g
Pihak Kelurahan menyelesaikan proses tersebut dalam butir a di atas sesuai dengan tugasnya dan pada keesokan harinya hari kedua
permohonan penerbitan Kartu Tanda Penduduk Formulir Model FS. 03 dimaksud disampaikan ke kantor selambat-lambatnya Pukul 09.00 Wib;
Universitas Sumatera Utara
h Pihak Kecamatan memproses permohonan tersebut pada butir b di atas dan
pada keesokan harinya hari ketiga penerbitan Kartu Tanda Penduduk dimaksud selesai selambat –lambatnya Pukul 14.00 Wib yang selanjutnya
diambil kembali oleh pihak Kelurahan , dan pada Pukul 15.30 Wib Kepala Lingkungan mengambil Kartu Tanda Penduduk tersebut dari Kantor
Kelurahan untuk diserahkan kepada pemohon. Dalam pelaksanaan SIAK di Kecamatan Medan Denai diterapkan
beberapa strategi utuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Adapun strategi tersebut adalah :
a Menyempurnakan data dan mengembangkan infrastruktur jaringan data
dan informasi dengan membentuk mekanisme dan jaringan pengolahan dan komunikasi data dan informasi melalui komputer.
b Memperkuat dan mengembangkan jaringan komputer lokal LAN dan
jaringan luas WAN dalam rangka mempermudah komunikasi dan
memberikan kemudahan akses kepada berbagai sumber data.
c Memperkuat operasionalisasi data di tingkat Kecamatan dengan sistem
replikasi dan komunikasi data elektronik secara periodik antar kecamatan dalam rangka penyediaan data dan informasi yang diperlukan dan
terbentuknya sistem database dalam satu bank data terpadu.
d Melembagakan pelatihan teknis penggunaan infrastruktur teknologi
informasi untuk meningkatkan kemampuan dan pengetahuan serta
ketrampilan aparat penyelenggara pelayanan.
Universitas Sumatera Utara
e Meningkatkan bentuk-bentuk program aplikasi yang mudah dioperasikan
sesuai kebutuhan program secara periodik yang mendukung pelaksanaan
pencatatan dan pelaporan tanpa kertas.
Secara umum pelaksanaan SIAK di Kecamatan ini sudah berjalan dengan lancar. Hal ini terbukti dengan adanya perubahan dalam hal kecepatan
penyelesaian urusan-urusan yang akhirnya mempermudah dan mempersingkat proses berbagai pelayanan dalam bidang administrasi kependudukan di wilayah
Kecamatan Medan Denai.
IV.3. Hambatan-hambatan Dalam Pelaksanaan SIAK