Implementasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Di Kecamatan Medan Denai, Kota Medan

(1)

IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI

KEPENDUDUKAN DI KECAMATAN MEDAN DENAI, KOTA

MEDAN

(Studi Pada Kantor Kecamatan Medan Denai, Kota Medan) SKRIPSI

Disusun Untuk Memenuhi Persyaratan Menyelesaikan Pendidikan Sarjana (S-1) Pada Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik

DISUSUN OLEH:

FREDDY M.H. LUBIS

020903014

DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

2008

(2)

HALAMAN PERSETUJUAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS ILMU SOSIAL ILMU POLITIK DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA

Skripsi ini disetujui untuk diperbanyak dan dipertahankan oleh: Nama : Freddy M.H Lubis

NIM : 020903014

Departemen : Ilmu Administrasi Negara

Judul : Implementasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Di Kecamatan Medan Denai, Kota Medan

Medan, 30 Desember 2008

Dekan

Prof. Dr. M. Arief Nasution, M.A NIP: 131 757 010

Ketua Departemen Ilmu Administrasi Negara

Dr. Marlon Sihombing, M.A NIP: 131 568 391 Pembimbing

Arlina, SH., M.Hum NIP: 130 672 634

(3)

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas kasih karunia serta berkat yang berlimpah tiada berkesudahan, yang memberikan penulis petunjuk serta kesehatan sehingga dapat menyelesaikan penulisan skripsi dengan baik.

Adapun judul skripsi sini adalah ”Implementasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Di Kecamatan Medan Denai, Kota Medan”.

Skripsi membahas tentang pelaksanaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan yang dilaksanakan di Kecamatan Medan Denai, Kota Medan sekaligus untuk mengetahui hambatan-hambatan di dalam pelaksanaannya. Sebagai seorang manusia yang jauh dari kesempurnaan, penulis menyadari kelemahan serta kekurangan penulis sehingga penulisan skripsi penulisan ini tidak luput dari ketidaksempurnaan penyajiannya, sehingga masalah yang diteliti mungkin belumlah terungkap secara tuntas.

Oleh sebab itu dengan segala kerendahan hati, penulis membuka diri untuk menerima saran dan kritikan yang membangun dari pembaca untuk memperoleh kebaikan di masa-masa mendatang.

Penulis juga tidak lupa mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu penyelesaian penulisan skripsi ini.

(4)

DAFTAR ISI

Halaman Persetujuan ... i

Kata Pengantar ... ii

Daftar Isi ... iii

Abstraksi ... vi

BAB I PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang ... 1

I.2 Perumusan Masalah... 4

I.3 Tujuan Penelitian ... 4

I.4 Manfaat Penelitian ... 5

I.5 Kerangka Teori ... 5

I.5.1 Implementasi ... 5

I.5.2 Sistem Informasi ... 13

I.5.2.1 Sistem ... 13

I.5.2.2. Informasi ... 14

I.5.3 Administrasi Kependudukan ... 18

I.5.4 Sistem Informasi Administrasi Kependudukan ... 19

I.6 Defenisi Konsep ... 20

I.7 Defenisi Operasional ... 21

I.8 Sistematika Penulisan ... 23

BAB II METODELOGI PENELITIAN II.1 Bentuk Penelitian ... 24

(5)

II.2 Lokasi Penelitian... 24

II.3 Populasi ... 24

II.4 Sampel ... 24

II.5 Teknik Pengumpulan Data ... 25

II.6 Teknik Analisa Data... 26

BAB III DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN III.1. Kecamatan Medan Denai ... 27

III.2. Kedudukan, Tugas Dan Fungsi ... 30

III.2.1. Camat ... 30

III.2.2. Sekretaris ... 31

III.2.3. Seksi Pemerintahan ... 32

III.2.4. Seksi Ketenteraman dan Ketertiban Umum ... 33

III.2.5. Seksi Pembangunan Masyarakat Kelurahan ... 35

III.2.6. Seksi Kesejahteraan Sosial ... 36

III.2.7. Seksi Pelayanan Umum ... 37

III.2.8. Kelompok Jabatan Fungsional ... 38

III.3. Bagan Oganisasi ... 39

BAB IV PENYAJIAN DATA IV.1. Perangkat Pendukung SIAK ... 40

IV.2. Bentuk Pelayanan Administrasi Kependudukan Dengan Aplikasi SIAK ... 44

(6)

IV.4. Hasil Wawancara ... 59

BAB V ANALISA DATA ... 66

BAB VI PENUTUP

VI.1. Kesimpulan ... 72 VI.2. Saran ... 73

(7)

ABSTRAKSI

IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI

KEPENDUDUKAN DI KECAMATAN MEDAN DENAI, KOTA MEDAN NAMA : Freddy M.H. Lubis

NIM : 020903014

Departemen : Ilmu Administrasi Negara Fakultas : Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Pembimbing : Arlina, SH, MHum

Berkaitan dengan pembangunan kependudukan, pembangunan administrasi kependudukan sebagai sebuah sistem merupakan bagian yang tak terpisahkan dari administrasi pemerintahan dan administrasi negara dalam memberikan jaminan kepastian hukum dan perlindungan terhadap hak-hak individu penduduk. Perlindungan tersebut berupa pelayanan publik melalui penerbitan dokumen kependudukan seperti Nomor Induk Kependudukan (NIK), Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Keluarga (KK), dan akta-akta catatan sipil lainnya seperti Akta Kelahiran, Kematian, Perkawinan, dll. Dengan jumlah penduduk yang cukup besar, serta maraknya berbagai kejahatan kriminal dan terorisme baik dalam skala nasional maupun internasional, dengan pemalsuan dokumen identifikasi kependudukan (termasuk paspor, KK, dan lain-lain), diperlukan adanya penataan agar administrasi kependudukan dapat lebih tertib dari tahun ke tahun dan terpadu secara nasional. Karena itu diperlukan suatu sistem informasi yang terpadu dan terintegrasi dimana sistem tersebut mampu mengumpulkan serta mengolah data-data kependudukan dengan baik dengan didukung oleh kemajuan teknologi khususnya dibidang informasi. Untuk itulah pemerintah pusat mengembangkan suatu sistem informasi yang disebut dengan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan sebagai suatu instrumen dalam pelaksanaan tertib dokumen administrasi kependudukan.

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimanakah implementasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan serta untuk mengetahui apa saja kendala yang menjadi hambatan di dalam pelaksanaannya. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif dengan menggambarkan fakta seadanya dan diberikan interpretasi secukupnya atas variabel penelitian sehingga menjawab permasalahan penelitian dan tujuan penelitian.

Hasil penelitian ini memperlihatkan bahwa secara keseluruhan Implementasi Sistem Informasi administrasi kependudukan di Kecamtan Medan Denai sudah berjalan dengan cukup baik, walaupun masih kurang sempurna dikarenakan beberapa hambatan-hambatan yang ada. Sedangkan untuk Peraturan Daerah yang secara khusus mengenai pengelolaan administrasi kependudukan sebagai acuan pelaksanaan di kecamatan ini belum dimiliki ataupun belum ada.

Kata Kunci (Key Word): Implementasi, Sistem Informasi Administrasi Kependudukan

(8)

ABSTRAKSI

IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI

KEPENDUDUKAN DI KECAMATAN MEDAN DENAI, KOTA MEDAN NAMA : Freddy M.H. Lubis

NIM : 020903014

Departemen : Ilmu Administrasi Negara Fakultas : Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Pembimbing : Arlina, SH, MHum

Kata Kunci (Key Word): Implementasi, Sistem Informasi Administrasi Kependudukan

(9)

BAB I PENDAHULUAN

I.1. Latar Belakang

Globalisasi yang ditandai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi khususnya dibidang informasi dan komunikasi membuat dunia menjadi transparan, seolah-olah menjadi satu tanpa mengenal batas Negara. Kondisi ini menciptakan struktur baru, yaitu struktur global yang pada gilirannya akan memperbaiki struktur kehidupan masyarakat berbangsa dan bernegara, serta akan mempengaruhi pola pikir, pola sikap dan tindakan masyarakat, situasi tersebut membawa perbaikan yang sangat cepat.

Persoalannya adalah bagaimana dalam menghadapi tantangan global mendukung berbagai kegiatan termasuk aspek pelayanan publik sudah merupakan suatu kebutuhan yang tidak bisa diabaikan. Tertib administrasi Kependudukan serta adanya tuntutan data yang akurat didukung oleh proses pelayanan yang tepat dan cepat saat ini menjadi suatu kebutuhan.

Penduduk merupakan bagian yang penting bagi Negara. Di dalam penyelenggaraan suatu Negara, tetap saja memperhitungkan aspek kependudukan baik dalam hal merumuskan kebijakan ataupun dalam manifestasi Program- program pembangunan yang ada. Di Indonesia misalnya, penduduk merupakan sumber suara yang sangat menentukan siapa sajakah yang akan menjadi wakil mereka di Lembaga Perwakilan rakyat maupun yang duduk di kursi kepresidenan.

Pada segi kuantitas, tentulah keselarasan jumlah penduduk yang besar akan menuntut adanya keselarasan terhadap segi kualitas sumber daya manusia

(10)

yang baik pula. Akan timbul permasalahan-permasalahan menyangkut penduduk di sebuah Negara apabila terjadi ketimpangan yang nyata antara jumlah penduduk yang besar dengan dukungan sumber daya manusia yang relatif rendah. Kedua aspek itulah yang perlu dijaga keseimbangannya agar permasalahan-permasalahan tidak mudah mencuat dan mengganggu stabilitas pembangunan di suatu Negara.

Ketepatan dan ketersediaan data-data tentang penduduk yang lengkap dalam pembangunan di Negara kita merupakan aspek yang memegang peran yang sangatlah penting. Ini menuntut kerja keras para penyelenggara Negara mulai dari tingkat pusat sampai ke tingkat yang paling bawah di dalam mengumpulkan dan menjamin ketersediaan data penduduk yang dibutuhkan dalam rangka dukungan informasi mengenai kependudukan yang baik untuk pihak yang berwenang dalam merumuskan suatu kebijakan di Indonesia.

(11)

secara nasional. Meningkatnya ketertiban dan keterpaduan administrasi kependudukan akan sangat berguna bagi perumusan kebijakan, perencanaan dan pelaksanaan berbagai program pembangunan.

Kemajuan teknologi informasi dalam mendukung berbagai kegiatan, termasuk pelayanan administrasi kependudukan merupakan suatu tuntutan yang tidak bisa diabaikan. Berkenaan dengan hal tersebut untuk mempermudah penyelenggaraan administrasi kependudukan dengan adanya sistem pelayanan kependudukan dan pencatatan sipil yang terintegrasi dapat merealisasikan Data Base penduduk. Dengan demikian pelayanan yang dihasilkan tidak hanya sebatas dapat merealisasikan pengumpulan data base penduduk, tetapi sekaligus memberi Nomor Induk bagi setiap penduduk, sehingga dapat mengeliminasi terjadinya kepemilikan identitas ganda.

Untuk mempermudah penyelenggaraan administrasi kependudukan dalam melakukan pengumpulan, pengolahan data penduduk yang berbasis teknologi informasi, Pemerintah Pusat dalam hal ini telah menyiapkan suatu sistem yang diberi nama “ Sistem Informasi Administrasi Kependudukan “ atau disingkat SIAK. Secara hukum sistem ini sudah dikukuhkan dengan Keputusan Presiden Nomor 88 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan.

(12)

I.2. Perumusan Masalah

Perumusan masalah sangat penting agar diketahui arah jalan suatu penelitian. Hal ini senada dengan pendapat yang mengatakan “agar penelitian dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya maka penulis harus merumuskan masalahnya sehingga jelas dari mana harus memulai, kemana harus pergi, dan dengan apa ia melakukan penelitian” (Arikunto, 1993:17). Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa pentingnya perumusan masalah adalah agar diketahui arah jalam suatu penelitian.

Berdasarkan penjelasan diatas maka di dalam melakukan penelitian ini penulis merumuskan masalah penelitian sebagai berikut; Bagaimanakah Implementasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan di Kecamatan Medan Denai, Kota Medan.

I.3. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini secara umum adalah untuk mengetahui tentang proses Implementasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) Pada Kecamatan Medan Denai Kota Medan, dan secara khusus tujuan penelitian ini adalah:

1) Untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan SIAK di Kecamatan Medan Denai Kota Medan.

2) Untuk mengetahui hambatan-hambatan dalam pelaksanaan SIAK di Kecamatan Medan Denai Kota Medan.

(13)

I.4. Manfaat Penelitian

1. Sebagai salah satu syarat bagi Penulis untuk menamatkan pendidikan di Fakultas Ilmu Sosial Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara.

2. Menambah khazanah pengetahuan secara khusus dan masyarakat secara umum.

3. Memberikan sumbangsih yang berguna bagi kecamatan maupun bagi aparat kecamatan dalam hal pelaksanaan sistem informasi administrasi kependudukan.

I.5. Kerangka Teori

Kerangka teori diperlukan untuk memudahkan penelitian, sebab ia merupakan pedoman berfikir bagi peneliti. Oleh karena itu, seorang peneliti harus terlebih dahulu menyusun suatu kerangka teori sebagai landasan berfikir untuk menggambarkan dari sudut mana ia menyoroti masalah yang dipilihnya. Selanjutnya menurut Masri Singarimbun dan Sofyan Effendi (1989:37), teori adalah serangkaian asumsi, konsep, konstruksi, defenisi dan proporsi untuk menerangkan suatu fenomena sosial secara sistematis dengan cara merumuskan hubungan antar konsep.

Dalam penelitian ini yang menjadi kerangka teorinya adalah:

I.5.1. Implementasi

Dalam setiap perumusan kebijakan apakah menyangkut program maupun kegiatan-kegiatan selalu diiringi dengan suatu tindakan pelaksanaan atau implementasi. Karena betapapun baiknya suatu kebijakan tanpa implementasi maka tidak akan banyak berarti. Implementasi kebijakan bukanlah sekedar

(14)

bersangkut paut dengan mekanisme penjabaran keputusan-keputusan politik ke dalam prosedur rutin lewat saluran-saluran birokrasi, melainkan lebih dari itu, ia menyangkut masalah konflik, keputusan dan siapa yang memperoleh apa dari suatu kebijakan (Grindle dalam Wahab, 1990 : 59). Oleh sebab itu tidak berlebihan jika dikatakan implementasi kebijakan merupakan aspek yang penting dari keseluruhan proses kebijakan. Ini menunjukkan adanya keterkaitan yang erat antara perumusan kebijakan dengan implementasi kebijakan dalam arti walaupun perumusan dilakukan dengan sempurna namun apabila proses implementasi tidak berkerja sesuai persyaratan, maka kebijakan yang semula baik akan menjadi jelek begitu pula sebaliknya. Dalam kaitan ini, seperti dikemukakan oleh Wahab (1990:51), menyatakan bahwa pelaksanaan kebijakan adalah sesuatu yang penting, bahkan jauh lebih penting daripada pembuatan kebijaksanaan. Kebijaksanaan hanya sekedar impian atau rencana bagus yang tersimpan dalam arsip kalau tidak mampu diimplementasikan.

Van Master dan Van Horn (dalam Wahab, 1990:51), merumuskan proses implementasi atau pelaksanaan sebagai berikut: “Tindakan-tindakan yang dilakukan oleh individu atau pejabat-pejabat atau kelompok-kelompok pemerintah/swasta yang diarahkan pada tercapainya tujuan-tujuan yang telah ditetapkan dan digariskan dalam keputusan kebijaksanaan. Sedangkan dalam Cheema dam Rondinelli (Samudra, 1994:19), implementasi adalah sebagai berikut: “Dalam pengertian luas, implementasi maksudnya adalah pelaksanaan dan melakukan suatu program kebijaksanaan dan dijelaskan bahwa satu proses interaksi diantara merancang dan menentukan seseorang yang diinginkan. Sedangkan Charles O. Jones (I Nyoman, 2005:15) menyatakan bahwa proses

(15)

kebijakan publik meliputi persepsi/defenisi, agregasi, organisasi, representasi, penyusunan agenda, formulasi, legitimasi, penganggaran, pelaksanaan/implementasi, evaluasi, dan penyesuaian/terminasi. Penekanan aktifitas birokrasi pemerintahan pada proses tersebut lebih pada tahapan implementasi, dengan menginterpretasikan kebijaksanaan menjadi program, proyek, dan aktifitas.

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa program merupakan unsur pertama yang harus ada demi tercapainya kegiatan implementasi. Program akan menunjang implementasi, karena dalam program tersebut telah dimuat berbagai aspek antara lain:

1) Adanya tujuan yang ingin dicapai.

2) Adanya kebijaksanaan-kebijaksanaan yang harus diambil dalam mencapai tujuan tersebut.

3) Adanya aturan-aturan yang harus dipegang dan prosedur yang harus dilalui.

4) Adanya perkiraan anggaran yang dibutuhkan. 5) Adanya strategi dalam pelaksanaan.

Lebih lanjut Jones (1991:296), memberikan pengertian program adalah cara yang disahkan untuk mencapai tujuan. Unsur kedua yang harus dipenuhi dalam proses implementasi program yaitu adanya kelompok masyarakat yang menjadi sasaran program sehingga masyarakat tersebut merasa ikut dilibatkan dan membawa hasil dari program yang dijalankan dan adanya perubahan dan peningkatan dalam kehidupannya. Tanpa memberikan manfaat kepada masyarakat maka dapat dikatakan program tersebut telah gagal dilaksanakan. Berhasil

(16)

tidaknya implementasi suatu program tergantung dati unsur pelaksanaannya. Dan unsur pelaksana ini merupakan unsur kegitan dari yang meliputi organisasi maupun pengawasan dalam proses implementasi. Lebih lanjut Islamy (dalam Fadillah Putra 2003:83) menyatakan bahwa setiap kebijakan yang telah dan dilaksanakan akan membawa dampak tertentu terhadap kelompok sasaran, baik yang bersifat positif (intended) maupun yang negatif (unintended). Ini berarti bahwa konsep dampak menekankan pada apa yang terjadi secara aktual pada kelompok yang ditargetkan dalam kebijakan.

Dengan melihat konsekuensi diatas, maka hal tersebut dapat dijadikan sebagai salah satu tolak ukur keberhasilan implementasi kebijakan, dan juga dapat dijadikan sebagai masukan dalam proses perumusan kebijakan yang akan meningkatkan kualitas kebijakan tersehut. Masih berkaitan dengan konsep implementasi, Mazmanian dan Sabatier (dalam Fadillah Putra, 2003:84), mengatakan bahwa mengkaji masalah kebijakan berarti berusaha memahami apa yang nyata terjadi sesudah program diberlakukan atau dirumuskan, yakni peristiwa-peristiwa dan kegiatan-kegiatan yang terjadi setelah proses pengesahan kebijakan, baik yang menyangkut usaha-usaha mengadministrasikannya maupun yang menimbulkan dampak nyata pada masyarakat atau pada kejadian-kejadian tertentu.

Berdasarkan pandangan yang diutarakan diatas dapat disimpulkan bahwa proses implementasi kebijakan itu sesungguhnya tdak hanya menyangkut perilaku badan administratif yang bertanggung jawab untuk melaksanakan program dan menimbulkan ketaatan pada diri kelompok sasaran, melainkan menyangkut jaringan kekuatan-kekuatan politik, ekonomi, dan sosial yang langsung dapat

(17)

mempengaruhi perilaku dari semua pihak yang terlibat sehingga pada akhirnya berpengaruh pada tujuan kebijakan baik yang negatif maupun yang positif.

Guna mencapai tujuan implementasi program secara efektif, pemerintah harus melakukan aksi atau tindakan yang berupa penghimpunan sumber dana dan pengelolaan sumber daya alam dan manusia. Hasil yang diperoleh dari aksi pertama dapat disebut sebagai input kebijakan, sementara aksi yang kedua disebut sebagai proses implementasi kebijakan (Wibawa, 1994:4). Dengan demikian secara sederhana tujuan implementasi kebijakan adalah untuk menetapkan arah agar tujuan kebijakan publik dapat direalisasikan sebagai hasil dari kegiatan pemerintah. Lebih lanjut Wibawa (dalam Hesel Nogi, 2003:20) menyatakan bahwa keseluruhan proses kebijakan baru bisa dimulai apabila tujuan dan sasaran yang semula bersifat umum telah diperinci, program tekah dirancang dan juga sejumlah dana telah dialokasikan untuk mewujudkan tujuan dan sasaran tersebut.

Menurut Edward (1980:17) kebutuhan utama bagi keefektifan pelaksanaan kebijakan adalah bahwa nereka yang menerapkan keputusan haruslah tahu apa yang seharusnya mereka lakukan. Jika kebijakan ingin dilaksanakan dengan tepat, arahan serta petunjuk pelaksanaan tidak hanya diterima tetapi juga harus jelas, dan jika hal ini tidak jelas para pelaksana akan kebingungan tentang apa yang seharusnya mereka lakukan, dan akhirnya mereka akan mempunyai kebijakan tersendiri dalam memandang penerapan kebijakan tersebut yang mana pandangan ini seringkali berbeda dengan atasan mereka. Lebih lanjut dikatakan kegandaan/ambiguitas ini akan mengarahkan para pelaksana pada kebijakan mereka sendiri, meskipun mereka tidak perlu menggunakan ambiguitas itu untuk

(18)

memperluas otoritas yang dimiliki. Tetapi sebaliknya, mereka menggunakannya untuk menghindari permasalahan yang sulit (Edward, 1980:17).

Selanjutnya menurut Edward (1980:17) ada empat faktor krusial dalam melaksanakan kebijakan, yakni:

a. Komunikasi

Persyaratan pertama dalam pelaksanaan yang efektif adalah komunikasi, yaitu bahwa yang melaksanakan tugas tersebut mengetahui apa yang harus mereka lakukan. Jadi ada suatu kejelasan tentang apa yang harus dilakukan. Agar implementasi menjadi efektif maka mereka yang tanggung jawabnya adalah untuk mengimplementasikan sebuah keputusan mesti tahu apa yang seharusnya mereka kerjakan. Ketidakjelasan rincian implementasi kebijakan akan menimbulkan kesalahpahaman antara pembuat kebijakan dan implementornya mengenai apa yang harus dilakukan. Dengan kebingungan implementor mengenai apa yang harus dilakukan dapat meningkatkan berbagai kesempatan dimana mereka tidak akan mengimplementasikan sebuah kebijakan sebagaimana yang diinginkan oleh pembuat kebijakan.

b. Sumber-sumber

Sumber-sumber yang penting dalam suatu pelaksanaan meliputi staf-staf dengan keahlian yang baik untuk melaksanakan tugas dan informasi, wewenang dan fasilitas-fasilitas di dalam menerjemahkan suatu peraturan dalam pelaksanaannya. Staf tersebut haruslah memadai jumlahnya dalam melaksanakan sesuatu program, namun tidak hanya jumlah tetapi juga harus didukung oleh keahlian yang baik dalam tugas tersebut. Informasi menyangkut bagaimana

(19)

melaksanakan sesuatu hal dan ketaatan dari personil-personil lain terhadap peraturan-peraturan pemerintah.

c. Kecenderungan-kecenderungan

Kecenderungan-kecenderungan para pelaksana sangat menentukan dalam pelaksanaan, tingkah laku mereka terhadap kebijakan dan peraturan yang telah ditentukan sebelumnya mempengaruhi hasil selanjutnya. Tingkah laku ini menyangkut cara pandang terhadap sesuatu hal atau kebijaksanaan.

d. Struktur birokrasi

Struktur birokrasi menyangkut prosedur-prosedur kerja dan pragmentasi. Prosedur-prosedur berkembang secara internal dan respon terhadap tugas untuk keseragaman demi pencapaian tugas dan sasaran yang telah ditentukan sebelumnya.

Selanjutnya Jones (dalam Hesel Nogi, 2003:23), menyebutkan apakah implementasi program efektif atau tidak, maka standar penilaian yang dapat dipakai adalah sebagai berikut:

1. Organisasi

Maksudnya disini bahwa organisasi Pemerintah Kecamatan Medan Denai yang selanjutnya organisasi tersebut harus memiliki struktur organisasi, adanya sumber daya manusia sebagai tenaga pelaksana perlengkapan atau alat-alat kerja serta didukung dengan perangkat hukum yang jelas. Struktur organisasi yang kompleks, struktur ditetapkan sejak semula dengan desain dari berbagai komponen atau subsistem yang ada tersebut.

Sumber daya manusia yang berkualitas yang berkaitan dengan kemampuan aparatur dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Aparatur dalam hal ini

(20)

adalah petugas yang terlibat dalam pelaksanaan program SIAK. Tugas aparat pelaksana pemerintahan yang utama adalah memberikan pelayanan kepada masyarakat yang dipercayakan kepadanya untuk mencapai tujuan negara. Agar tugas-tugas pelaksana pemerintahan dapat dilaksanakan secara efektif maka setiap unsur dituntut memiliki kemampuan yang memadai dengan bidang tugasnya.

2. Interpretasi

Maksudnya disini adalah agar implementasi dapat dilaksanakan sesuai dengan peraturan atau ketentuan yang berlaku, harus dilihat apakah pelaksanaannya telah sesuai dengan petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Hal tersebut dapat dilihat dari: a. Sesuai dengan peraturan, berarti setiap pelaksanaan kebijakan harus sesuai

dengan peraturan yang berlaku.

b. Sesuai dengan petunjuk pelaksana, berarti pelaksanaan dari peraturan sudah dijabarkan cara pelaksanaannya pada kebijaksanaan yang bersifat administratif, sehingga memudahkan pelaksana dalam melakukan aktivitas pelaksanaan program.

c. Sesuai dengan petunjuk teknis, berarti kebijaksanaan yang sudah dirumuskan bentuk petunjuk pelaksana dirancang lagi secara teknis agar memudahkan dalam operasionalisasi program. Petunjuk teknis ini bersifat strategis lapangan agar dapat berjalan efesien dan efektif, rasional dan realistis.

3. Penerapan

Maksud penerapan disini yaitu peraturan/kebijakan yang berupa petunjuk pelaksana dan petunjuk teknis telah berjalan sesuai dengan ketentuan dimana

(21)

untuk dapat melihat ini harus pula dilengkapi dengan adanya prosedur kerja yang jelas, program kerja serta jadwal kegiatan disiplin. Hal ini dapat dilihat dari:

a. Program kerja yang sudah ada memiliki prosedur kerja agar dalam pelaksanaannya tidak terjadi tumpang tindih, sehingga tidak bertentangan antara unit kegiatan yang terdapat didalamnya.

b. Program kerja harus sudah terprorgam dan terencana dengan baik, sehingga tujuan program dapat direalisasikan dengan efektif.

c. Jadwal kegiatan disiplin berarti program yang sudah ada harus dijadwalkan kapan dimulai dan diakhirinya agar mudah dalam mengadakan evaluasi. Dalam hal ini diperlukan adanya tanggal pelaksanaan dan rampungnya sebuah program yang sudah ditentukan sebelumnya.

Dari uraian diatas dapat dikatakan bahwa implementasi program adalah tidakan-tindakan yang dilaksanakan oleh individu-individu atau pejabat-pejabat terhadap suatu objek/sasaran yang diarahkan untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah dirumuskan sebelumnya melalui adanya organisasi, interpretasi, dan penerapan.

I.5.2. Sistem Informasi I.5.2.1. Sistem

Secara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi saling tergantung satu sama lain dan terpadu (Kumorotomo, 1994, 8).

Beberapa pendapat mengatakan hal yang sama bahwa suatu sistem adalah seperangkat bagian yang saling tergantung.

(22)

Robert G. Murdick dkk (1993, 16) mendefenisikan sistem itu sebagai berikut:

Suatu sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kegiatan atau suatu prosedur atau bagan pengolahan yang mencari suatu tujuan atau tujuan-tujuan bersama dengan mengoperasikan data dan/atau barang pada waktu rujukan tertentu untuk menghasilkan informasi dan/atau energi dan/atau barang.

Sedangkan Gordon B. Davis (1993, 68) mengatakan,

Sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud.

Dan hal yang lebih lanjut ditekankan Gordon tentang batasan sistem adalah bahwa sistem harus berada di bawah pengendalian manusia. Ini dapat dijalankan dengan mengatur unsur- unsurnya atau dalam aturan operasi sistemnya.

Jadi, suatu sistem meliputi bagian-bagian atau subsistem-subsistem yang berinteraksi secara harmonis untuk mencapai tujuan tertentu. Unsur-unsur yang mewakili sistem secara umum adalah masukan (input), pengolahan (processing) dan keluaran (output). Disamping itu, suatu sistem senantiasa tidak terlepas dari lingkungan sekitarnya. Maka umpan balik (feed -back) dapat berasal dari output tetapi dapat juga dari lingkungan sistem yang dimaksud. Organisasi dipandang sebagai suatu sistem yang tentunya akan memiliki semua unsur ini.

I.5.2.2. Informasi

Dalam kehidupan sehari-hari, informasi sering diartikan sebagai data. Dalam ruang lingkup ilmiah hal ini berbeda walaupun hubungannya sangat erat.

Menurut The Liang Gie (Moekijat, 1994: 5)

Data ialah hal, peristiwa atau kenyataan lainnya yang mengandung sesuatu pengetahuan untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan kesimpulan atau keputusan.

(23)

Sedangkan informasi menurut pendapat Gordon B. Davis adalah (1993, 28)

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi yang menerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini dan saat mendatang.

Lebih lanjut Davis mengatakan bahwa fungsi utama informasi adalah menambah pengetahuan atau mengurangi ketidakpastian pemakai. Selain fungsi utama tersebut, informasi juga berfungsi untuk memberikan standart- standart dan aturan- aturan ukuran, serta aturan- aturan keputusan untuk penentuan keputusan dan untuk penentuan penyebaran tanda- tanda kesalahan dan umpan balik guna mencapai tujuan kontrol. Fungsi strategis lainnya adalah meningkatkan daya saing perusahaan berdasarkan kenyataan bahwa perusahaan yang memiliki informasi bermutu baik akan lebih mampu untuk bersaing “.

Dengan demikian dapat kita mengerti bahwa informasi juga merupakan salah satu yang harus terpenuhi dalam hal menentukan suatu keputusan baik di dalam perusahaan maupun sebuah organisasi non- profit.

Data ialah fakta-fakta yang dikumpulkan yang secara umum belum berguna untuk pengambilan keputusan tanpa proses lebih lanjut. Apabila ia telah disaring dan diolah melalui suatu sistem pengolahan data sehingga memiliki arti dan nilai bagi seseorang maka data berubah menjadi informasi.

Menurut Moekijat (1994, 15), pengolahan data adalah:

Kegiatan pikiran dengan bantuan tangan atau suatu peralatan, dengan mengikuti serangkaian langkah, perumusan atau pola tertentu untuk mengubah data, sehingga data tersebut bentuk, susunan, sifat atau isinya menjadi lebih berguna.

(24)

Begitu eratnya hubungan antara data dan informasi, boleh dikatakan hubungan antara data dan informasi adalah seperti bahan baku dan barang jadi seperti yang digambarkan dibawah ini.

Gbr. 1. Transformasi data menjadi informasi

Transformasi data menjadi informasi menyebabkan naiknya nilai tambah data tersebut. Informasi dapat dijadikan sebagai dasar pertimbangan yang relevan untuk mengatasi ketidaktahuan dan ketidakpastian serta menambah pengetahuan tentang situasi yang akan dihadapi. Oleh sebab itu, perlu dipahami bahwa pemakaian informasi jauh lebih penting karena informasilah salah satu aspek yang dipakai untuk menunjang keputusan manajemen.

Untuk memperoleh keputusan yang efektif maka informasi haruslah yang berkualitas baik. Burch dan Grudnitski (Kumorotomo, 1994, 11) menyebutkan adanya tiga pilar utama yang menentukan kualitas informasi, yaitu: akurasi, ketepatan waktu dan relevansi. Syarat-syarat tentang informasi yang lebih baik yang lebih lengkap diuraikan oleh Parker (Kumorotomo, 1994, 11). Berikut ini adalah syarat-syarat yang dimaksud:

1. Ketersediaan

Syarat yang mendasar bagi suatu informasi adalah tersedianya informasi itu sendiri. Informasi harus dapat diperoleh bagi orang yang hendak memanfaatkannya.

Penyimpanan data

(25)

2. Mudah dipahami

Informasi harus memudahkan pembuat keputusan, baik yang menyangkut pekerjaan rutin maupun keputusan-keputusan yang bersifat strategis. Informasi yang rumit dan berbelit-belit hanya akan membuat kurang efektifnya keputusan manajemen.

3. Relevansi

Informasi yang diperlukan benar-benar relevan dengan permasalahan, misi dan tujuan organisasi.

4. Bermanfaat

Sebagai konsekuensi dari syarat relevansi, informasi juga harus bermanfaat bagi organisasi. Karena itu informasi juga harus dapat tersaji ke dalam bentuk-bentuk yang memungkinkan pemanfaatan oleh organisasi yang bersangkutan.

5. Ketepatan waktu

Informasi harus tersedia tepat pada waktunya. Terutama pada saat organisasi membutuhkan informasi ketika menejer hendak membuat keputusan-keputusan krusial.

6. Keandalan

Informasi harus diperoleh dari sumber-sumber yang dapat diandalkan kebenarannya. Pengolah data atau pemberi informasi harus dapat menjamin tingkat kepercayaan yang tinggi atas informasi yang disajikannya.

(26)

Informasi bersih dari kesalahan dan kekeliruan. Ini juga berarti informasi harus jelas secara akurat mencerminkan makna yang terkandung dari data pendukungnya.

8. Konsisten

Informasi tidak boleh mengandung kontradiksi didalam penyajian karena konsistensi merupakan syarat penting bagi dasar pengambilan keputusan. Tampak bahwa ada berbagai macam syarat yang harus di penuhi bagi informasi untuk kepentingan pengambilan keputusan. Pengolah data atau penyedia informasi harus memperhitungkan segi-segi waktu penyajian, isi, format maupun segi-segi lain dari informasi tersebut. Ini dapat di pahami karena di dalam organisasi modern, kualitas informasi yang dipergunakan dalam manajemen itulah yang akan menentukan efisiensi dan efektifitas organisasi yang bersangkutan.

I.5.3. Administrasi Kependudukan

Negara Kesatuan Republik Indonesia berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 pada hakikatnya berkewajiban memberikan perlindungan dan pengakuan terhadap penentuan status pribadi dan status hukum atas setiap penduduk. Untuk memberikan perlindungan, pengakuan, penentuan status pribadi dan status hukum setiap Penduduk Indonesia, perlu dilakukan pengaturan tentang Administrasi Kependudukan (UU No. 23 Tahun 2006).

Administrasi Kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penerbitan dokumen dan Data Kependudukan melalui Pendaftaran Penduduk, Pencatatan Sipil, pengelolaan informasi Administrasi

(27)

Kependudukan serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan pembangunan sektor lain (UU No. 23 Tahun 2006 pasal 1).

Dengan demikian, administrasi kependudukan merupakan hal yang sangat penting untuk dilaksanakan mulai dari satuan pemerintahan terkecil seperti desa/ kelurahan hingga pada skala nasional. Pengelolaan Administrasi kependudukan memiliki fungsi strategis sebagai dukungan informasi tentang kependudukan bagi pembuatan kebijakan dalam rangka pelayanan publik serta kepentingan warga untuk mengakses informasi hasil administrasi Kependudukan tersebut.

I.5.4. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan

Informasi administrasi kependudukan memiliki nilai strategis bagi penyelenggaraan pemerintahan, pembangunan dan pelayanan kepada masyarakat, sehingga perlu pengelolaan informasi administrasi kependudukan secara terkoordinasi dan berkesinambungan. Untuk menjamin akuntabilitas pelayanan kepada masyarakat di bidang kependudukan, perlu menetapkan kebijakan dan sistem informasi administrasi kependudukan secara nasional.

Pengelolaan informasi administrasi kependudukan dilakukan dengan menggunakan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) (Keppres No. 88 Tahun 2004 Pasal 3). Sistem Informasi Administrasi Kependudukan adalah software Pemerintahan yang berguna untuk menunjang kinerja Pemerintah dalam mendata data-data kependudukan pada setiap tingkatan wilayah pemerintahan mulai dari tingkatan yang tertinggi sampai tingkatan yang paling rendah.

Di dalam KEPRES RI No. 88 Tahun 2004 dikemukakan bahwa Sistem Informasi Administrasi Kependudukan adalah sistem informasi nasional yang

(28)

memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi pengelolaan informasi administrasi kependudukan di setiap tingkatan wilayah administrasi pemerintahan (pasal 1 ayat 3). Adapun tujuan diselenggarkannya Sistem Informasi Administrasi Kependudukan ( SIAK ) adalah sebagai berikut:

1. peningkatan kualitas pelayanan kualitas penduduk dan pencatatan sipil. 2. penyediaan data untuk perencanaan pembangunan dan pemerintahan; dan 3. penyelenggaraan pertukaran data secara tersistem dalam rangka verifikasi

data individu dalam pelayanan publik.

Penyelenggaraan pengumpulan dan pengolahan data kependudukan dilaksanakan mulai dari tingkatan propinsi, kabupaten/kota, kecamatan atau kelurahan. Dalam rangka penyelenggaraan pengumpulan dan pengolahan data kependudukan tersebut maka dibangun fasilitas pada kabupaten/kota, kecamatan atau kelurahan untuk melakukan pengumpulan, pengolahan dan pemutakhiran data hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil untuk penerbitan dokumen penduduk, serta penyajian informasi kependudukan.

I.6. Defenisi Konsep

Menurut Masri Singarimbun yang dikutip oleh Mardalis (2003:45) bahwa konsep adalah generalisasi dari sekelompok fenomena tertentu, sehingga dapat dipakai untuk menggambarkan berbagai fenomena yang sama.

Defenisi konsep dimaksudkan adalah untuk menghindari interpretasi (penafsiran) ganda terhadap variabel yang diteliti. Variabel dalam penelitian ini menggunakan variabel tunggal, yaitu Implementasi.

(29)

Proses implementasi adalah tindakan-tindakan komponen pelaksana dalam mencapai tujuan sasaran SIAK yang telah ditetapkan, yang dilihat dari prospek :

a. Organisasi, adalah organisasi pelaksana program Sistem Informasi Administrasi Kependudukan.

b. Interpretasi, adalah tingkat pemahaman dari aparatur pelaksana terhadap pelaksanaan program Sistem Informasi Administrasi Kependudukan.

c. Penerapan, adalah pelaksanaan program Sistem Informasi Administrasi Kependudukan dilaksanakan sesuai dengan petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis.

I.7. Defenisi Operasional

Defenisi operasional merupakan operasionalisasi dari defenisi konsep. Dalam defenisi operasional ini disajikan parameter/indikator dari variabel yang diteliti dengan tujuan untuk memudahkan membaca fenomena-fenomena yang diteliti.

Faktor-faktor yang diukur dalam implementasi SIAK adalah:

1. Organisasi, adalah organisasi Kecamatan Medan Denai sebagai pelaksana SIAK di Kecamatan, dengan indikator-indikator:

a. Kejelasan struktur organisasi Kecamatan Medan Denai. b. Ketersediaan sumber daya manusia.

c. Kemampuan/keahlian yang dimiliki komponen pelaksana. d. Sumber daya dana dan fasilitas yang dimiliki.

(30)

2. Interpretasi, adalah tingkat pemahaman aparat pelaksana dalam proses implementasi SIAK apakah telah dilaksankan sesuai dengan peraturan yang berlaku, dengan indikator:

a. Kesesuaian pelaksanaan kebijakan dengan peraturan yang berlaku.

b. Kesesuaian pelaksanaan kebijakan dengan petunjuk pelaksanaan kebijakan peraturan yang sudah dijabarkan dan bersifat administratif.

c. Kesesuaian pelaksanaan kebijakan dengan petunjuk teknis dalam operasionalisasi program yang bersifat strategis lapangan agar dapat berjalan efesien, efektif, rasional dan realistis.

3. Penerapan, adalah pelaksanaan berdasarkan petunjuk pelaksana dan petunjuk teknis kebijakan SIAK telah sesuai dengan ketentuan, dengan indikator:

a. Kejelasan dari program kerja SIAK. b. Kejelasan dari prosedur kerja

(31)

I.8. Sistematika Penulisan

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini terdiri dari latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, kerangka teori, definisi konsep, definisi operasional, dan sistematika penulisan.

BAB II : METODOLOGI PENELITIAN

Bab ini terdiri dari bentuk penelitian, lokasi penelitian, populasi dan sample, teknik pengumpulan data dan teknik analisa data.

BAB III : DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN

Bab ini memberikan gambaran umum mengenai daerah penelitian yang meliputi keadaan geografis, kependudukan, sosial ekonomi, dan pemerintahan.

BAB IV : PENYAJIAN DATA

Bab ini membahas tentang hasil data-data yang diperoleh di lapangan.

BAB V : ANALISA DATA

Bab ini merupakan tempat uraian data yang diperoleh saat penelitian dan memberikan pembahasan dan interpretasinya atas permasalahan yang diajukan.

BAB VI : PENUTUP

Bab ini berisikan tentang kesimpulan dari hasil penelitian yang dilakukan dan saran-saran yang dianggap penting dan perlu sebagai rekomendasi program.

(32)

BAB II

METODOLOGI PENELITIAN

II.1. Bentuk Penelitian

Bentuk penelitian ini yaitu penelitian deskriptif kualitatif mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :

a. Memusatkan perhatian pada masalah-masalah yang terjadi pada saat penelitian dilakukan (saat sekarang) atau masalah-masalah yang bersifat aktual.

b. Menggambarkan fakta-fakta tentang masalah yang sedang diselidiki sebagaimana adanya dengan interpretasi yang rasional.

Oleh karena itu dalam penelitian ini peneliti hanya akan mengumpulkan data sebanyak mungkin tentang permasalahan yang diteliti lalu diuraikan, digambarkan dan diinterpretasikan secara rasional lalu diambil kesimpulan dari penelitian.

II.2. Lokasi Penelitian

Adapun yang menjadi lokasi dimana penelitian ini adalah pada Kantor Kecamatan Medan Denai, Kota Medan.

II.3. Populasi

Menurut Sugiono (2006:90) populasi adalah wilayah generalisasi yang tediri atas objek/subjek yang mempunyai kuantitas dan karakteristik tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya.

(33)

Populasi dalam penelitian ini adalah Pegawai Negeri Sipil yang ada pada Kantor Kecamatan Medan Denai, Kota Medan, dan beberapa orang masyarakat.

II.4. Sampel

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian deskriptif kualitatif. Untuk dapat memperoleh informasi yang lebih jelas mengenai masalah penelitian yang sedang dibahas, maka dipergunakan teknik informan. Adapun informan dalam penelitian ini adalah orang-orang yang mengetahui secara mendalam mengenai pelaksanaan SIAK di Kecamatan Medan Denai. Atas dasar pertimbangan tersebut maka ditentukanlah informan penelitian yaitu :

1. Camat Medan Denai.

2. Pegawai bagian operasional SIAK. 3. Kepala Seksi Pemerintahan. 4. Beberapa orang masyarakat.

II.5. Teknik Pengumpulan Data

Untuk mendapatkan data dan informasi serta bahan-bahan lainnya dalam penelitian ini, maka penulis menggunakan teknik pengumpulan data sebagai berikut:

1. Data Primer

Data yang diperoleh secara langsung dari objek penelitian dilakukan dengan cara :

(34)

a. Pengamatan/observasi, yaitu mengadakan pengamatan langsung dari objek penelitian sekaligus mencatat hal-hal yang dianggap relevan dengan permasalahan penelitian.

b. Wawancara, yaitu mengadakan tabel tanya jawab kepada responden yang dianggap mengetahui permasalahan penelitian secara mendalam.

2. Data Sekunder

Penelitian dilakukan melalui penelahaan bahan-bahan tertulis yang terdiri dari buku-buku/referensi, jurnal ilmiah, peraturan perundang undangan, peraturan pemerintah, dokumen-dokumen yang berhubungan dengan permasalahan penelitian.

II.6. Teknik Analisa Data

Teknik analisa data yang digunakan adalah teknik analisa kualitatif, yakni dengan menyajikan data yang diperoleh dari lapangan dari para informan lalu dilakukan analisis terhadap permasalahan yang telah dikemukakan sebelumnya dengan metode analisa deskriptif. Data yang telah diperoleh kemudian dianalisa berdasarkan kemampuan daya nalar peneliti dalam menghubungkan fakta-fakta, data dan informasi sehingga diperoleh gambaran yang jelas tentang objek yang diteliti, serta jawaban atas pertanyaan penelitian atau perumusan masalah kemudian diambil kesimpulan dari penelitian tersebut.

(35)

BAB III

DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN

III.1. Kecamatan Medan Denai

Kecamatan Medan Denai terletak di wilayah Tenggara Kota Medan dengan luas wilayahnya 11,19 km² dengan batas-batas wilayah sebagai berikut :

• Sebelah Barat berbatasan dengan Kecamatan Medan Kota dan Kecamatan Medan Area

• Sebelah Timur berbatasan dengan Kabupaten Deli Serdang

• Sebelah Selatan berbatasan dengan Kecamatan Medan Amplas

• Sebelah Utara berbatasan dengan Kecamatan Medan Tembung a. Visi

Dengan mengacu kepada Visi Kota Medan Kota Metropolitan yang bestari dengan masyarakatnya yang maju, mandiri dan sejahtera serta berwawasan lingkungan maka Visi Kecamatan Medan Denau “ Menciptakan Kecamatan Medan Denai Yang Bersih, Indah, Hijau, Aman Dan Tertib “, melalui Pemberdayaan Kelurahan dengan memberdayakan masyarakat di segala bidang.

b. Misi

Untuk mewujudkan visi tersebut diperlukan beberapa misi yang merupakan titik konsentrasi kegiatan yang sekaligus menjadi pedoman dalam melaksanakan tugas– tugas pemerintahan.

Adapun misi yang akan diwujudkan yaitu :

1. Memberdayakan Kelurahan dengan Memberdayakan Masyarakat. 2. Meningkatkan Sumber Daya Manusia.

(36)

3. Meningkatkan Pelayanan Prima Kepada Masyarakat. 4. Meningkatkan Kebersihan.

5. Meningkatkan Penghijauan.

6. Menciptakan Kamtibmas yang Kondusif. 7. Meningkatkan Pendapatan Asli Daerah.

Dengan terwujudnya misi Kecamatan Medan Denai maka telah mendukung kemajuan dan kemakmuran Medan Kota Metropolitan melalui bekerja sama dan sama – sama bekerja yang merupakan Motto Kota Medan.

Kecamatan Medan Denai adalah wilayah Timur Kota Medan yang berbatasan langsung dengan Kabupaten Deli Serdang, dengan penduduknya berjumlah 137.690 jiwa (2006). Kecamatan Medan Denai memiliki 6 Kelurahan yaitu:

NO Kelurahan Keterangan

1 Kelurahan Tegalsari Mandala I Alamat Kantor Jl. Pukat No. 4 Telepon Kantor (061) 734-26542 2 Kelurahan Tegalsari Mandala II Alamat Kantor Jl. Tangguk Bongkar X

No. 20 Telepon Kantor (061) 734-3133 3 Kelurahan Tegalsari Mandala III Alamat Kantor Jl. TubaK IV No. 25

Telepon Kantor (061) 734-93554 4 Kelurahan Denai Alamat Kantor Jl. Jermal I No. 1

Telepon Kantor (061) 734-29435 5 Kelurahan Binjai Alamat Kantor Jl. Menteng Raya No.

286. Telepon Kantor (061) 734-33606 6 Kelurahan Medan Tenggara

Alamat Kantor Jl. Menteng VII Gg. Rahmad No. 1

Telepon Kantor (061) 786-8983

Kecamatan Medan Denai ini pada dahulunya adalah bekas perkebunan Tembakau Deli yang amat terkenal. Karena merupakan daerah pengembangan maka di Kecamatan Medan Denai ini banyak terdapat usaha Agrobisnis seperti Pengolahan Kopi. Potensi dan Produk Unggulan dari Kecamatan ini berupa

(37)

Produksi Sepatu dan Sandal, Produksi Moulding dan Bahan Bangunan serta Produksi Sulaman Bordir.

Berikut data seputar Kecamatan Medan Denai Data Umum

NO Data Umum Keterangan

1 Luas 11,19 km²

2 Jumlah Kelurahan 6

3 Jumlah Penduduk 137.690 4 Panjang Jalan Aspal 93,95 km 5 Jumlah Lingkungan 82

Data Pelayanan Umum

NO Pelayanan Umum Keterangan

1 Air bersih 66,29 %

2 Listrik 91,50 %

3 Telepon 33,50 %

4 Gas 24,60 %

5 Lapangan Olahraga 10 Persil

6 Rumah Ibadah 133 Unit

7 Rumah Sakit 1 Unit

8 Puskesmas 4 Unit

Data Pendidikan

(38)

1 SD 44 unit 2 SLTP / Sederajat 15 unit 3 SMU / Sederajat 16 unit

4 Akademi 3 unit

5 Universitas -

III.2. Kedudukan, Tugas Dan Fungsi III.2.1. Camat

Sejak Bulan Januari Tahun 2007, Pemerintah Kecamatan Medan Denai Kota Medan telah berupaya menetapkan standar pelayanan dan pelaksanaan pembinaan dan pengawasan dalam menjalankan tugas-tugas pemerintahan, pembangunan dan kemasyarakatan berpedoman kepada Keputusan Walikota Medan Nomor 63 Tahun 2001 Tentang Tugas Pokok dan Fungsi Kecamatan di Lingkungan Pemerintahan Kota Medan dan Instruksi Walikota Medan No. 141 / 1417 / Inst Tahun 2001 Tentang Tugas dan Tanggung Jawab Camat Dalam Membina dan Mengawasi Program Pemberdayaan Kelurahan di Kota Medan yang mengacu kepada Undang – Undang Nomor 22 Tahun 1999 Juncto Undang – Undang No 32 Tahun 2004 Tentang Pemerintahan Daerah Juncto Undang – Undang No.8 Tahun 2005 Tentang Perubahan Atas Undang – Undang No.32 Tahun 2004.

Sebagaimana disebutkan dalam Bab II Pasal 2, Keputusan Walikota Medan Nomor 63 Tahun 2001 bahwa Camat mempunyai kedudukan sebagai Perangkat Daerah yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Daerah melalui Sekretaris Daerah. Selanjutnya berdasarkan Pasal 3, Camat

(39)

mempunyai tugas membantu Kepala Daerah dalam penyelenggaraan pemerintahan, pembangunan dan pembinaan kehidupan kemasyarakatan dalam wilayah kecamatan.

Disamping kedudukan dan tugas pokok, Camat mempunyai fungsi :

1. Melaksanakan pelimpahan sebagian kewenangan Pemerintahan Daerah.

2. Menyelenggarakan pelayanan Pemerintahan Kecamatan.

3. Menyelenggarakan tugas – tugas pemerintahan, pembangunan dan pembinaan kemasyarakatan.

4. Memantau dan mengendalikan program kerja kelurahan.

5. Melaksanakan tugas – tugas lain yang diberikan Kepala Daerah.

III.2.2. Sekretaris

Sekretaris berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Camat, dan mempunyai tugas melaksanakan pembinaan administrasi dan memberikan pelayanan teknis administratif kepada seluruh satuan organisasi Kecamatan.

Untuk melaksanakan tugas tersebut Sekretaris mempunyai fungsi: a. Menyusun rencana kegiatan kerja.

b. Mengumpulkan, menghimpun dan mengolah data serta informasi yang berhubungan dengan bidang tugas.

c. Melakukan pemantauan dan pengendalian program kerja Kelurahan.

d. Melakukan pemantauan dan pembinaan terhadap penyusunan program kerja Kelurahan.

(40)

f. Melaksanakan kegiatan administrasi kepegawaian, keuangan, perlengkapan rumah tangga, dan barang inventaris Kecamatan.

g. Membantu camat dengan mengkoordinasikan seluruh kegiatan yang ada pada seksi, Kelurahan, Cabang Dinas, dan Unit Pelaksana Teknis Dinas di Kecamatan sesuai dengan bidang tugasnya.

h. Menyusun kebijaksanaan, pedoman dan petunjuk teknis di bidang perangkat dan administrasi Kelurahan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

i. Menginventarisir permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan bidang administrasi perangkat Kecamatan dan Kelurahan serta menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah.

j. Menyiapakan bahan dalam rangka penyusunan petunjuk pembinaan perangkat Kelurahan.

k. Menyusun dan menyajikan data statistik dan grafik atau visualisasi data perangkat Kecamatan dan Kelurahan.

l. Melakukan pemeriksaan administrasi dan memberikan paraf untuk kelanjutan proses penyelesaian urusan surat meyurat.

m. Mengevaluasi dan menyusun laporan bulanan, berkala dan tahunan serta mengkoordinasikannya dengan unit terkait.

n. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Camat.

III.2.3. Seksi Pemerintahan

Seksi Pemerintahan dipimpin oleh seorang kepala seksi yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Camat. Adapun tugas dari Seksi

(41)

Pemerintahan adalah melaksanakan urusan administrasi kependudukan, pemerintahan umum dan pemerintahan daerah.

Untuk melaksanakan tugas tersebut Seksi Pemerintahan mempunyai fungsi: a. Menyusun rencana kegiatan kerja.

b. Menyusun program dan pembinaan penyelenggaraan pemerintahan umum. c. Menghimpun dan mengolah data yang berhubungan dengan bidang

pemerintahan Kelurahan.

d. Menyusun program pembinaan penyelenggaraan pemerintahan Kelurahan. e. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan

bidang tugas dan menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah.

f. Menyusun program pembinaan serta melaksanakan pelayanan administrasi kepada masyarakat di bidang pemerintahan.

g. Menyusun program pembinaan kegiatan Sosial Politik, Ideologi negara dan kesatuan bangsa.

h. Melaksanakan pembinaan keagrariaan.

i. Memantau pelaksanaan pemungutan Pajak Bumi dan Bangunan (PBB). j. Membantu meyelenggarakan pelayanan administrasi kependudukan antara

lain bidang pelayanan Kartu Tanda Penduduk (KTP), dan Kartu Keluarga (KK).

k. Melaksanakan kegiatan pencatatan monografi Kecamatan dan Kelurahan. l. Mengumpulkan bahan dan menyusun laporan di bidang pemerintahan. m. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Camat.

(42)

Seksi Ketenteraman dan Ketertiban Umum dipimpin oleh seorang kepala seksi yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Camat. Adapun tugas dari Seksi Ketenteraman dan Ketertiban Umum adalah melaksanakan pembinaan ketenteraman dan ketertiban serta pembinaan Polisi Pamong Praja.

Untuk melaksanakan tugas tersebut Seksi Ketenteraman dan Ketertiban mempunyai fungsi:

a. Menyusun rencana kegiatan kerja.

b. Menyusun program dan menyelenggarakan pembinaan ketenteraman dan ketertiban umum.

c. Mengumpulkan dan mengolah data yang berhubungan dengan bidang ketenteraman, ketertiban umum.

d. Melaksanakan pembinaan Polisi Pamong Praja dan pertahanan sipil.

e. Melaksanakan pembinaan kepada masyarakat dibidang ketenteraman dan ketertiban umum sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

f. Melaksanakan pengamanan dan penertiban terhadap pelanggaran Peraturan Daerah serta Peraturan Perundang-undangan lainnya yang berkaitan dengan ketentaraman dan ketertiban umum serta mengkoordinasikannya kepada instansi terkait.

g. Memberikan pelayanan terhadap masyarakat dibidang ketenteraman dan ketertiban.

h. Menyiapkan bahan dalam rangka penyusunan pola pembinaan dan pemeliharaan ketertiban kelurahan.

(43)

i. Membantu pelaksanaan pengawasan terhadap penyaluran bantuan kepada masyarakat dan melakukan kegiatan pengamanan akibat bencana alam dan bencana lainnya.

j. Melakukan evaluasi dan melaporkan pelaksanaan tugas di bidang ketenteraman dan ketertiban umum.

k. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Camat.

III.2.5. Seksi Pembangunan Masyarakat Kelurahan

Seksi Pembangunan Masyarakat Kelurahan dipimpin oleh seorang kepala seksi yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Camat. Adapun tugas dari Seksi Pembangunan Masyarakat Kelurahan adalah melaksanakan pembinaan dibidang pembangunan fisik, non fisik, perekonomian, koperasi, produksi dan distribusi serta pembinaan lingkungan hidup.

Untuk melaksanakan tugas tersebut Seksi Pembangunan Masyarakat Kelurahan mempunyai fungsi:

a. Menyusun rencana kegiatan kerja.

b. Menyusun program dan pembinaan perekonomian masyarakat, produksi dan distribusi.

c. Menyusun program dan pembinaan lingkungan hidup. d. Menyusun program pembangunan fisik dan non fisik.

e. Melakukan pembinaan pemberdayaan masyarakat dalam pelaksanaan pembangunan fisik dan non fisik.

f. Melakukan pembinaan pemberdayaan masyarakat dalam rangka meningkatkan perekonomian, koperasi, produksi dan distribusi.

(44)

g. Melakukan usaha-usaha dalam rangka pembinaan dan pengembangan Lembaga Ketahanan Masyarakat Desa (LKMD), Lembaga Keagamaan, Lembaga Perekonomian, Koperasi serta Lembaga Sosial lainnya di Kelurahan.

h. Meyiapkan bahan penyusunan petunjuk pembinaan tentang tata cara pelaksanaan musyawarah kelurahan atau rembuk Kelurahan.

i. Mengevaluasi dan membuat laporan pelaksanaan tugas. j. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Camat.

III.2.6. Seksi Kesejahteraan Sosial

Seksi Kesejahteraan Sosial dipimpin oleh seorang kepala seksi yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Camat. Adapun tugas dari Seksi Kesejahteraan Sosial adalah melaksanakan dan mengkoordinasikan penyusunan program serta pembinaan kesejahteraan sosial.

Untuk melaksanakan tugas tersebut Seksi Kesejahteraan Sosial mempunyai fungsi:

a. Menyusun rencana kegiatan kerja.

b. Menyusun program, membina kesejahteraan sosial, pelayanan dan bantuan sosial, pembinaan kepemudaan / generasi muda, karang taruna dan olah raga.

c. Menyusun program, membina kehidupan keagamaan, pendidikan, kebudayaan dan kesehatan masyarakat.

d. Melakukan pembinaan terhadap peranan wanita / pemberdayaan perempuan dan Keluarga Berencana.

(45)

e. Melaksanakan kerja sama dengan instansi terkait dalam rangka membina anak nakal dan korban narkoba.

f. Melakukan pembinaan terhadap pemberdayaan lembaga sosial masyarakat.

g. Membantu tugas-tugas penanggulangan bencana alam dan kebakaran serta membuat laporan pelaksanaannya.

h. Melakukan evaluasi dan menyusun laporan pelaksanaan tugas dibidang kesejahteraan sosial.

i. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Camat.

III.2.7. Seksi Pelayanan Umum

Seksi Pelayanan Umum dipimpin oleh seorang kepala seksi yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Camat. Adapun tugas dari Seksi Pelayanan Umum adalah melaksanakan urusan pelayanan umum yang meliputi kekayaan dan inventarisasi Kelurahan, kebersihan serta sarana dan prasarana umum.

Untuk melaksanakan tugas tersebut Seksi Pelayanan Umum mempunyai fungsi: a. Menyusun rencana kegiatan kerja.

b. Menyusun program peningkatan pelayanan umum.

c. Menyusun program dan menyelenggarakan pembinaan pelayanan kekayaan dan inventarisasi Kelurahan.

d. Menyusun program dan menyelenggarakan pembinaan pelayanan kebersihan, keindahan, pertamanan dan sanitasi lingkungan.

e. Menyusun program dan menyelenggarakan pembinaan sarana dan prasarana fisik pelayanan umum.

(46)

g. Melaksanakan pelayanan / meyelenggarakan administrasi surat-surat masyarakat yang memerlukan legalisasi Camat.

h. Melakukan pembinaan kepada Pemerintahan Kelurahan tentang peningkatan pelayanan umum.

i. Melaksanakan kerja sama dengan instansi terkait dan Pemerintahan Kelurahan dalam rangka memberikan penyuluhan kepada masyarakat tentang prosedur tetap pelayanan umum.

j. Melakukan evaluasi dan membuat laporan pelaksanaan tugas dibidang pelayanan umum.

k. Mensosialisasikan peraturan perundangan dan peraturan daerah serta kebijaksanaan Pemerintah kepada seluruh perangkat kelurahan maupun masyarakat.

l. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Camat

III.2.8. Kelompok Jabatan Fungsional

Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Kecamatan sesuai dengan keahlian dan kebutuhan. Adapun yang dimaksud dengan kelompok jabatan fungsional adalah sejumlah tenaga yang ditentukan berdasarkan kebutuhan. Jenis dan Jenjang jabatan fungsional diatur sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan terbagi kedalam berbagai kelompok sesuai dengan keahliannya. Setiap kelompok dipimpin oleh seorang tenaga fungsional senior.

(47)

III.3. Bagan Oganisasi

Bagan Organisasi Kecamatan Medan Denai Kota Medan, Sesuai Dengan SK Walikota Medan NO: 63 Tahun 2001 Tanggal 13 November 2001

CAMAT

SEKRETARIS CAMAT

SEKSI PEMBANGUNAN

MASYARAKAT KELURAHAN

SEKSI KESEJAHTERAAN

SOSIAL SEKSI

KETENTERAMAN DAN KETERTIBAN SEKSI

PEMERINTAHAN

SEKSI PELAYANAN

(48)

BAB IV PENYAJIAN DATA

Pelayanan publik yang diselenggarakan oleh instansi pemerintah atau birokrasi saat ini masih jauh dari memuaskan. Bukan saja pelayanan tersebut belum efisien, kurang transparan dan berbelit-belit, tapi juga membuka peluang terjadinya KKN (korupsi, kolusi dan nepotisme). Padahal, isu pelayanan publik memiliki implikasi yang amat luas dalam bidang ekonomi dan politik.

Masalah administrasi kependudukan adalah masalah yang perlu mendapatkan perhatian lebih, karena masih dirasakan tumpah tindih, tidak ada keterkaitan dalam administrasi antara keberadaan penduduk dengan kebutuhan lain yang sebetulnya atas dasar kependudukan itu sendiri. Kebutuhan yang paling dekat adalah pencatatan sipil, namun demikian belum ada yang secara otomatis dapat mengalir datanya pada pendaftaran penduduk.

Sesuai dengan tujuan penelitian ini yaitu melihat bagaimana implementasi SIAK dan untuk mengetahui hambatan-hambatan dalam pelaksanaannya di Kecamatan Medan Denai maka penulis mencoba menggali informasi tentang segala sesuatu yang berkaitan dengan bidang kependudukan di kantor Kecamatan Medan Denai setelah kehadiran SIAK, dan juga akan dihadapkan dengan pendapat masyarakat tentang pelayanan yang diterima setelah implementasi SIAK di wilayah Kecamatan Medan Denai.

IV.1. Perangkat Pendukung SIAK

Untuk mengetahui SIAK dalam pelaksanaannya di Kecamatan Medan Denai maka ada baiknya untuk terlebih dahulu melihat bagaimana sistem fasilitas

(49)

dan layanan dengan aplikasi SIAK yang ada dan diimplementasikan di Kecamatan Medan Denai.

Program Aplikasi (Software)

Merupakan suatu sistem informasi yang mengelola data yang sangat penting dalam pelaksanaan pembangunan karena penduduk tidak saja sebagai subjek pembangunan, tetapi juga sebagai obyek pembangunan. Aplikasi SIAK merupakan aplikasi Terpusat, sehingga memudahkan dalam pemeliharaan. Teknologi yang digunakan untuk mengembangkan Aplikasi SIAK adalah Berbasis Web (Web Based).

Yang termasuk dalam pengelolaan Data Kependudukan dalam Aplikasi SIAK adalah pengelolaan:

a. Layanan Kartu Tanda Penduduk (KTP). b. Layanan Kartu Keluarga (KK).

c. Layanan Akta Kelahiran. d. Layanan Akta Kematian.

e. Layanan Akta Perkawinan WNI/WNA. f. Layanan Akta Perceraian WNI/WNA. g. Layanan Pelaporan Kedatangan. h. Layanan Pelaporan Kepindahan. i. Layanan Pendatang Baru.

j. Layanan Akta Pengakuan dan Pengesahan Anak.

Beberapa fasilitas yang diberikan aplikasi SIAK adalah :

a. Modul Registrasi Kependudukan, modul untuk melakukan input data kependudukan.

(50)

b. Modul Tampil Data, modul untuk menampilkan data yang telah tersimpan dalam database.

c. Modul Cari Data, modul untuk mencari data yang telah disimpan dalam database. Pencarian dapat dilakukan dengan beberapa kriteria.

d. Modul Hitung Otomatis, modul untuk mengotomatiskan perhitungan biaya layanan kependudukan sehingga menghilangkan biaya siluman dan kesalahan perhitungan biaya.

e. Modul Laporan, modul untuk menampilkan laporan yang dibutuhkan instansi terkait. Laporan dapat dibuat per periodik atau per layanan. Laporan bisa berupa teks atau grafik.

f. Modul Manajemen Pengguna, pegawai yang menggunakan Aplkiasi akan diberikan User ID dan Password. Modul ini digunakan untuk membatasi pemakai yang berhak masuk ke dalam sistem. Penggantian password harus dilakukan secara periodik melalui modul ini.

g. Modul Security/Keamanan, fitur security/hak akses/privileges yang berbeda untuk setiap User ID menurut tugas, tanggung jawab dan wewenangnya yang berguna untuk menjaga keamanan data dari pihak yang tidak bertanggung jawab. Melakukan otorisasi untuk setiap transaksi yang dimasukkan ke dalam sistem dan mencegah orang yang tidak berhak untuk masuk ke dalam sistem.

h. Modul Cetak, modul untuk mencetak Bukti Registrasi, Tagihan (Surat Ketetapan Retribusi), Kwitansi (Surat Setoran Retribusi) dan dokumen Surat Izin/Akta.

(51)

i. Modul Status Perizinan, masyarakat yang mengurus perizinan dapat memantau kemajuan pengurusan perizinan melalui modul ini. Masyarakat dapat mengetahui status perizinan melalui loket informasi/Internet (optional).

Perangkat Keras (Hardware)

Database dan Web Server, Komputer ini memiliki spesifikasi yang relatif tinggi mengingat beban kerjanya sebagai penyimpan data dan pengaturan lalu lintas data yang dibutuhkan dimana seluruh unit akan terhubung dengan komputer ini. Komputer ini dapat diakses oleh internal dan menyediakan informasi umum yang dapat diakses oleh masyarakat umum melalui website.

Personal Computer (PC)

Komputer ini harus berada di masing-masing unit yang membutuhkan program aplikasi untuk pengelolaan kependudukan. Semua komputer client terhubung dengan database & website server.

Adapun jumlah unit Personal Computer (PC) yang digunakan dalam operasionalisasi SIAK berjumlah 2 unit (kondisi baik) dengan spesifikasi sebagai berikut:

Processor : Intel Pentium IV 1.80 GHz

Monitor : Samsung

Printer : Epson LQ 2180

HDD : Maxtor 40 Gb

Memory : 256 Mb RAM/DDR1

CD Rom/CDR/RW : Samsung

Selain itu dilengkapi juga dengan mesin Laminating

Jaringan/Networking

Peralatan yang dibutuhkan untuk menghubungkan seluruh Personal Computer (PC) dengan Database & Website server.

(52)

IV.2. Bentuk Pelayanan Administrasi Kependudukan Dengan Aplikasi SIAK

Dalam pelaksanaan SIAK di Wilayah administratif Kecamatan Medan Denai maka pihak kecamatan menyelenggarakan/ memberi pelayanan menyangkut administrasi kependudukan dalam bentuk dan persyaratan sebagai berikut :

NIK (Nomor Induk Kependudukan)

Ketentuan Nomor Induk Kependudukan adalah setiap penduduk wajib mempunyai NIK. Nomor Induk Kependudukan seorang penduduk diberikan sejak yang bersangkutan lahir dan berlaku seumur hidup. Pemberian NIK harus melalui prosedur yang ditetapkan sesuai peraturan perundangan dimana diterbitkan melalui suatu sistem komputerisasi.

Nomor Induk Kependudukan dicantumkan dalam KTP dan KK serta pelayanan kependudukan lainnya. NIK seseorang yang telah meninggal dunia dan pindah keluar wilayah tidak dapat diganti oleh orang lain

KK ( Kartu Keluarga )

Persyaratan :

(1) Surat pengantar dari RT / RW setempat. (2) Kartu Keluarga yang lama.

(3) Akta Perkawinan / Surat Nikah atau Akta Perceraian. (4) Akta Pengangkatan anak (bila ada).

(5) Surat Bukti Ganti Nama bila telah ganti nama. (6) SKKP bagi penduduk WNA.

(7) Surat Keterangan pindah asal. (8) Akte kelahiran.

(53)

(9) Mengisi formulir permohonan Kartu Keluarga (model FS 01 dan FS 02).

KTP ( Kartu Tanda Penduduk )

a. Pembuatan KTP baru Persyaratan :

1. Surat pengantar dari RT / RW setempat 2. Kartu Keluarga (KK)

3. Pas photo ukuran 3x2 cm sebanyak 2 lembar

4. Mengisi formulis permohonan KTP (KP 1) di Kantor Desa / Kantor Kelurahan

b. Perpanjangan KTP Persyaratan :

1. Surat pengantar dari RT / RW setempat 2. Kartu Keluarga (KK)

3. KTP yang habis masa berlakunya

4. Pasphoto ukuran 3x2 cm sebanyak 2 lembar

5. Mengisi formulir permohonan KTP (KP 1) di Kantor Desa / Kantor Kelurahan

c. Permohonan KTP yang hilang / rusak Persyaratan :

1. Surat pengantar dari RT / RW setempat 2. Kartu Keluarga (KK)

3. Surat Keterangan dari Kepolisian bagi yang kehilangan KTP 4. KTP yang rusak

(54)

6. Mengisi formulis permohonan KTP (KP 1) di Kantor Desa / Kantor Kelurahan

d. Permohonan KTP bagi WNA Persyaratan :

a. Mengisi formulis permohonan KTP WNA b. Kartu Keluarga (KK)

c. Mempunyai KITAP (Kartu Ijin Tinggal Tetap) d. Pasphoto ukuran 3x2 cm sebanyak 2 lembar e. Fotocopy pasport

SKPPS (Surat Keterangan Pendaftaran Penduduk Sementara)

Adalah surat keterangan yang diberikan kepada orang asing yang tinggal terbatas / sementara di wilayah Kecamatan Medan Denai.

Persyaratan :

a. Perusahaan mengajukan permohonan ke Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil

b. Fotocopy Kartu Ijin Tinggal Terbatas (KITAS) c. Surat Tanda Melapor Diri (STMD) dari Mabes Polri

d. Fotocopy Surat Keterangan Jalan (SKJ) dari Polda Sumatera Utara e. Pasphoto 3x4 cm sebanyak 2 lembar

f. KIM / KIMS dari Imigrasi

Masa berlaku disesuaikan dengan masa berlakunya Kartu Ijin Masuk (KIM) dan STMD (Surat Tanda Melapor Diri). Apabila KIM, STMD telah berakhir masa berlakunya, maka SKPPS dapat diperpanjang sesuai dengan masa berlakunya KIM, KIMS, STMD perpanjangan yang dimiliki.

(55)

SKPPT (Surat Keterangan Pendaftaran Penduduk Tetap)

Adalah surat keterangan yang diberikan kepada orang asing yang tinggal tetap di wilayah Kecamatan Medan Denai.

Persyaratan :

a. Surat Pengantar RT/RW

b. Surat Keterangan Pindah dan KK

c. Surat Tanda Melapor diri dari Kepolisian d. KITAP dari imigrasi

e. Tanda lunas pajak bangsa asing

f. Surat Keterangan Kelakuan Baik dari Kepolisian g. Akta Perkawinan bagi yang berstatus kawin h. Akta Kelahiran

i. Pas photo hitam putih ukuran 4x6 sebanyak 2 lembar

SKPSK (Surat Keterangan Perubahan Status Kewarganegaraan)

Adalah surat keterangan yang diberikan kepada setiap WNA yang berdiam / menetap di wilayah Kecamatan Medan Denai dan telah menjadi WNI

Persyaratan :

a. Surat Pengantar RT/RW, Desa / Kelurahan serta Kecamatan b. Surat Bukti Kewarganegaraan Republik Indonesia

c. Akta Kelahiran d. KK dan KTP WNA

e. Tanda lunas pajak bangsa asing

f. Pas photo hitam putih ukuran 4x6 sebanyak 5 lembar

(56)

Adalah surat keterangan yang diberikan kepada setiap WNA yang tinggal menetap di wilayah Kecamatan Medan Denai dan bermaksud pindah tempat tinggal baik di dalam dan keluar wilayah Kecamatan Medan Denai

Persyaratan :

a. Surat Pengantar RT/RW b. Dokumen KITAP dari imigrasi

c. STMD (Surat Tanda Melapor Diri) dari Kepolisian d. KK dan KTP

Kedatangan penduduk sementara dari negara lain wajib didaftarkan selambat-lambatnya 14 hari kerja sejak tanggal kedatangan, pendaftaran yang melebihi jangka waktu dapat dilaksanakan setelah mendapat persetujuan :

1.Camat bagi penduduk WNI

2.Gubernur Kepala Daerah Propinsi bagi penduduk WNA atau penduduk sementara

KIPEM (Kartu Identitas Penduduk Musiman)

Penduduk musiman adalah warga negara yang datang/masuk dalam Kecamatan Medan Denai dengan maksud untuk mencari nafkah atau pekerjaan tetapi tidak bermaksud menjadi penduduk Kecamatan Medan Denai.

Setiap penduduk musiman wajib memiliki KIPEM dengan ketentuan :

a. KIPEM harus dimiliki selambat-lambatnya 14 hari sejak yang bersangkutan berada dalam wilayah Kecamatan Medan Denai.

b. KIPEM berlaku selama 1 tahun dan dapat diperpanjang Persyaratan :

(57)

b. KTP atau surat jalan dari daerah asal

c. Pas photo terbaru ukuran 3x2 cm sebanyak 2 lembar

Akta Kelahiran

1. Akta Kelahiran Pokok

Apabila batas waktu pelaporan tidak melebihi 60 hari terhitung sejak tanggal kelahiran dan dapat dicatatkan di wilayah tempat kelahiran anak tersebut.

Persyaratan :

a. Asli Surat Kelahiran dari dokter / bidan b. Asli Surat Kelahiran dari Desa (triplikat)

c. Fotocopy surat nikah / akta perkawinan orang tua d. Fotocopy KSK dan KTP Orang tua

e. Mengisi blangko permohonan

• WNI Keturunan

Selain persyaratan di atas untuk WNI Keturunan Asing harus pula melampirkan :

a. SBKRI (Surat Bukti Kewarganegaraan RI)

b. Surat Keterangan Ganti Nama (bagi yang sudah ganti nama)

Apabila pelaporan kelahiran melebihi batas waktu yang telah ditetapkan (60 hari), maka harus melalui Sidang Pengadilan Negeri terlebih dahulu dimana sebelum sidangharus mendapat pengantar dari Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Daerah.

• Warga Negara Asing (WNA)

Selain persyaratan di atas untuk Warga Negara Asing harus pula melampirkan :

(58)

a. STMD (Surat Tanda Melapor Diri)

b. KIM / KIMS (Kartu Ijin Masuk / Sementara) c. Tanda lunas pajak bangsa asing

Apabila pelaporan kelahiran melebihi batas waktu yang telah ditetapkan (10 hari), maka harus melalui Sidang Pengadilan Negeri terlebih dahulu.

2. Akta Kelahiran Dispensasi

Diperuntukkan kepada :

− WNI yang lahir sebelum dan sampai dengan tanggal 31 Desember 1985

− Tidak terikat pada tempat kelahiran yang penting mempunyai bukti tentang kelahiran yang dapat dipertanggungjawabkan

− Bertempat tinggal di wilayah Kecamatan Medan Denai Persyaratan :

a. Surat Kelahiran dari Desa (Triplikat)

b. Fotocopy surat nikah / akta perkawinan orang tua

c. Fotocopy ijasah yang bersangkutan (SD, SMP atau SMA/SMU) bagi yang memiliki

d. Fotocopy KK dan KTP orang tua atau yang bersangkutan

e. Mengisi blangko permohonan dan harus diketahui oleh Kepala Desa / Kepala

f. Kelurahan

3. Akta Kelahiran Istimewa

Diperuntukkan kepada :

− WNI yang lahir sejak tanggal 1 Januari 1986 sampai dengan saat ini yang mengalami keterlambatan dalam pelaporan kelahirannya.

(59)

− Tidak terikat pada tempat kelahiran yang penting mempunyai bukti tentang kelahiran yang dapat dipertanggungjawabkan

− Bertempat tinggal di wilayah Kecamatan Medan Denai Persyaratan :

a. Surat Kelahiran dari Desa (Triplikat)

b. Fotocopy surat nikah / akta perkawinan orang tua c. Fotocopy KK dan KTP orang tua

d. Mengisi blangko permohonan dan harus diketahui oleh Kepala Desa / Kepala Kelurahan serta Camat

Akta Perkawinan

Persyaratan Umum :

a. Setiap mempelai sebaiknya melaporkan kira-kira 20 hari sebelum tanggal pelaksanaan pencatatan perkawinan.

b. Salah satu mempelai harus berdomisili di wilayah Kecamatan Medan Denai

c. Surat Keterangan Model N1, N2, N3 dan N4 dari Kepala Desa / Kepala Kelurahan setempat

d. Fotocopy akte kelahiran kedua mempelai e. Ijin dari pengadilan negeri

f. Apabila mempelai belum mencapai batas usia sesuai dengan peraturan yang berlaku yaitu telah mencapai usia 19 tahun untuk mempelai pria dan 16 tahun untuk mempelai wanita

(60)

h. Dengan catatan apabila orang tua / wali yang bersangkutan tidak dapat hadir untuk menandatangani register perkawinan

i. Fotocopy KTP dan KK kedua mempelai

j. Akta Kematian suami / istri terdahulu bagi yang cerai mati atau Akte Perceraian / Surat Talak dari suami / istri yang terdahulu bagi yang cerai hidup dan ingin melaksanakan sidang pencatatan perkawinan

k. Ijin tertulis dari atasan bagi anggota ABRI dan PNS

l. Kartu telah melaksanakan suntikan TT 1 dan TT 2 dari Puskesmas, Dokter, Bidan bagi mempelai wanita

m. Akte Notaris apabila terjadi perjanjian mengenai hal-hal tertentu oleh kedua mempelai

n. Surat Keterangan telah melaksanakan perkawinan secara agamanya masing-masing dari pemuka agama

o. Surat Keterangan Berbadan Sehat dari Puskesmas se Kecamatan Medan Denai

Persyaratan Khusus

• WNI Keturunan :

a. SBKRI (Surat Bukti Kewarganegaraan Indonesia)

b. Surat Keterangan Ganti Nama bagi yang sudah ganti nama

c. Akte Kelahiran anaknya yang akan diakui dan disahkan bagi mereka yang mempunyai anak di luar nikah

• WNA (Warga Negara Asing) : a. Pasport dan visa

(61)

c. KIM / KIMS (Kartu Ijin Masuk / Sementara) d. Tanda lunas pajak bangsa asing

e. Surat ijin kontrak dari Disnaker bagi tenaga asing yang melaksanakan kontrak kerja di Indonesia

f. Surat Ijin dari Kedutaan Besar / Konsulat Negara yang bersangkutan g. Akte Kelahiran anaknya yang akan diakui dan disahkan bagi mereka yang

mempunyai anak di luar nikah

Akta Perceraian

Persyaratan Umum :

a. Surat Penetapan perceraian dari pengadilan negeri yang telah mempunyai kekuatan hukum tetap

b. Fotokopi KTP dan KK yang bersangkutan c. Asli akta perkawinan yang bersangkutan d. Mengisi blangko permohonan

Persyaratan Khusus

• WNI Keturunan :

a. SBKRI (Surat Bukti Kewarganegaraan Indonesia)

b. Surat Keterangan Ganti Nama bagi yang sudah ganti nama

• WNA (Warga Negara Asing) : a. Pasport dan visa

b. STMD (Surat Tanda Melapor Diri)

c. KIM / KIMS (Kartu Ijin Masuk / Sementara) d. Tanda lunas pajak bangsa asing

(62)

Akta Kematian

Yaitu kematian yang diperoleh sebelum melampaui batas waktu pelaporannya yakni 60 hari sejak tanggal kematian. Untuk WNA batas waktu pelaporan adalah 10 hari sejak tanggal kematiannya.

Persyaratan Umum :

a. Surat Keterangan kematian dari RS / Dokter atau pejabat yang berwenang b. Asli Surat kematian dari desa / kelurahan

c. KTP dan KK almarhum

d. Asli akta kelahiran almarhum (apabila memiliki) e. Mengisi blangko permohonan

Persyaratan Khusus

WNA (Warga Negara Asing) :

a. STMD (Surat Tanda Melapor Diri)

b. KIM / KIMS (Kartu Ijin Masuk / Sementara) c. Tanda lunas pajak bangsa asing

Akta Pengakuan Anak

Akta pengakuan anak di luar kawin ini khusus untuk WNI keturunan dan WNA.

Persyaratan Umum :

a. Melampirkan KK dan KTP

b. Mengisi pernyataan pengakuan anak c. Surat bukti kewarganegaraan

d. Surat Bukti Ganti Nama

(63)

Persyaratan Khusus

a. WNA (Warga Negara Asing) : b. STMD (Surat Tanda Melapor Diri)

c. KIM / KIMS (Kartu Ijin Masuk / Sementara) d. Tanda lunas pajak bangsa asing

e. Surat pendaftaran pada imigrasi

Dalam pelaksanaan pelayanan dengan menggunakan fasilitas SIAK ini, pihak Kecamatan Medan Denai menyelenggarakan standarisasi pelayanan dengan menentukan standar waktu pelayanan dan biaya pelayanan. Dengan adanya standarisasi ini dharapkan menghilangkan keraguan dan ketidak pastian masyarakat terhadap pelayanan yang ada.

Adapun standar layanan yang diberikan oleh Kecamatan Medan Denai menyangkut pelayanan administrasi penduduk (khusus pelayanan KTP dan KK) dengan menggunakan aplikasi SIAK adalah :

a) Waktu untuk proses penyelesaian penerbitan Kartu Keluarga beserta Kartu Tanda Penduduk yang baru selambat-lambatnya 4 (empat) hari kerja terhitung sejak tanggal di terimanya permohonan dimaksud (Formulir Model FS.01,FS.02 dan FS.03) dengan persyaratan lengkap di Kantor Kelurahan dengan prosedur sebagai berikut :

b) Permohonan penerbitan Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk baru (Formulir Model FS.01,FS.02,FS.03) disampaikan oleh Kepala Kepala Lingkungan kepada pihak Kelurahan selambat-lambatnya Pukul 12.00 Wib setiap hari kerja;

(64)

c) Pihak Kelurahan menyelesaikan proses tersebut dalam butir a di atas sesuai dengan tugasnya dan pada keesokan harinya (hari kedua )permohonan penerbitan Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk (Formulir Model FS.01,FS.02 dan FS.03) dimaksud disampaikan ke Kantor Kecamatan selambat –lambatnya pukul 09. 00 Wib;

d) Pihak Kecamatan memproses permohonan tersebut dalam butir b di atas dan pada hari kerja ke empat (empat) penerbitan Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk dimaksud selesai selambat-lambatnya pkul 14. 00 Wib yang selanjutnya diambil kembali oleh pihak kelurahan, dan pada pukul 15. 00 Wib Kepala Lingkungan mengambil Kartu Tanda Penduduk tersebut dari Kantor Kelurahan untuk diserahkan kepada pemohon.

e) Waktu untuk proses penyelesaian penerbitan perpanjangan Kartu Tanda Penduduk (KTP) selambat-lambatnya 3 (tiga) hari kerja terhitung sejak tanggal diterimanya permohonan penerbitan dimaksud (Formulir Model FS-03) dengan persyaratan lengkap di Kantor Kelurahan dengan prosedur sebagai berikut:

f) Permohonan penerbitan perpanjangan Kartu Tanda penduduk (Formulir Model FS.03) disampaikan oleh Kepala Lingkungan kepada pihak Kelurahan selambat-lambatnya pukul 12.00 Wib setiap hari kerja;

g) Pihak Kelurahan menyelesaikan proses tersebut dalam butir a di atas sesuai dengan tugasnya dan pada keesokan harinya (hari kedua) permohonan penerbitan Kartu Tanda Penduduk (Formulir Model FS. 03) dimaksud disampaikan ke kantor selambat-lambatnya Pukul 09.00 Wib;

(65)

h) Pihak Kecamatan memproses permohonan tersebut pada butir b di atas dan pada keesokan harinya (hari ketiga) penerbitan Kartu Tanda Penduduk dimaksud selesai selambat –lambatnya Pukul 14.00 Wib yang selanjutnya diambil kembali oleh pihak Kelurahan , dan pada Pukul 15.30 Wib Kepala Lingkungan mengambil Kartu Tanda Penduduk tersebut dari Kantor Kelurahan untuk diserahkan kepada pemohon.

Dalam pelaksanaan SIAK di Kecamatan Medan Denai diterapkan beberapa strategi utuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Adapun strategi tersebut adalah :

a) Menyempurnakan data dan mengembangkan infrastruktur jaringan data dan informasi dengan membentuk mekanisme dan jaringan pengolahan dan komunikasi data dan informasi melalui komputer.

b) Memperkuat dan mengembangkan jaringan komputer lokal (LAN) dan jaringan luas (WAN) dalam rangka mempermudah komunikasi dan memberikan kemudahan akses kepada berbagai sumber data.

c) Memperkuat operasionalisasi data di tingkat Kecamatan dengan sistem replikasi dan komunikasi data elektronik secara periodik antar kecamatan dalam rangka penyediaan data dan informasi yang diperlukan dan terbentuknya sistem database dalam satu bank data terpadu.

d) Melembagakan pelatihan teknis penggunaan infrastruktur teknologi informasi untuk meningkatkan kemampuan dan pengetahuan serta ketrampilan aparat penyelenggara pelayanan.

(1)

jaringan network., dimana jaringan network tersebut telah tersedia dan berfungsi dengan cukup baik.

b. Interpretasi

Interpretasi disini diartikan dengan pemahaman dari aparat pelaksana implementasi terhadap pelaksanaan kebijakan. Ini dimaksudkan adalah agar para pelaksana implementasi mengerti apa yang menjadi tugas serta tanggung jawabnya serata bagaimana melaksanakan tugas serta tanggung jawab tersebut. Dengan demikian para pelaksana implementasi di dalam melaksanakan tugas serta tanggung jawabnya harus sesuai dengan peraturan-peraturan yang berlaku agar pelayanan yang diberikan kepada masyarakat dapat maksimal.

Dari hasil wawancara yang dilakukan dengan informan, pegawai pelaksana SIAK yang ada di Kecamatan Medan Denai ini mulai dari kepala seksi pemerintahan sampai operator SIAK cukup mengerti akan tugas dan tanggung jawabnya. Dalam pelaksanaan tugas-tugas tersebut aparat pelaksana selalu mengacu kepada peraturan-peraturan yang berlaku, mulai dari peraturan peraturan petunjuk pelaksanaan sampai kepada petunjuk teknisnya.

c. Penerapan

Hasil wawancara dengan informan penelitian yang dilaksanakan, masalah penerapan dari implementasi SIAK ini kurang terlaksana dengan baik. Menurut keterangan dari informan penelitian hal ini diakibatkan karena belum adanya Peraturan Daerah yang secara khusus untuk pelaksanaan administrasi kependudukan di daerah khususnya di kecamatan. Sehingga agak sulit dalam menentukan program kerja secara lebih terperinci dan jelas. Namun hal itu dapat teratasi dengan mengacu pada Permendagri No. 28 Tahun 2005. Dengan mengacu

(2)

kepada Peraturan Menteri Dalam Negeri tersebutlah disusun program kerja dalam pelaksanaan implementasi SIAK tersebut.

Secara keseluruhan bahwa pelaksanaan Implementasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan di Kecamatan Medan Denai sudah terlaksana dengan baik, walaupun masih ada sedikit kekurangannya. Dengan demikian diharapkan pelayanan kepada masyarakat khususnya dalam administrasi kependudukan dapat lebih baik dan maksimal.

(3)

BAB VI PENUTUP

VI.1. KESIMPULAN

a. Pelaksanaan SIAK di Kecamatan Medan Denai sudah secara umum telah mampu meningkatkan mutu pelayanan kepada masyarakat walaupun masih terdapat kekurangefisienan di beberapa hal

b. Dampak kehadiran SIAK yang paling dirasakan oleh aparat sebagai pemberi layanan dan masyarakat sebagai penerima layanan adalah unsur kecepatan dan kesederhanaan pelayanannya.

c. Fasilitas SIAK yang dimiliki khususnya pada Kecamatan masih dirasakan kurang cukup dari segi jumlahnya.

d. Permasalahan yang ada dalam pelaksanaan SIAK ini, yang menjadi hambatan dalam pelaksanaan pelayanan yang baik adalah dikarenakan masih minimnya tenaga aparat yang profesional dan juga minimnya tingkat kesadaran masyarakat dalam hal tertib kependudukan.

(4)

VI.2. SARAN

a. Upaya-upaya untuk meningkatkan kinerja pelayanan aparatur pemerintah di Kecamatan Medan Denai hendaknya dilaksanakan secara terus menerus, berkesinambungan dan bertahap sehingga dapat mencapai hasil yang optimal dan terwujud pelayanan prima.

b. Perlu adanya kejelasan serta informasi yang dapat diketahui oleh seluruh warga masyarakat sebagai acuan tentang prosedur dan jenis-jenis pelayanan di Kecamatan Medan Denai

c. Harus diadakan bimbingan teknis fungsional tentang pelayanan prima di bidang pengelolaan Administrasi Kepndudukan kepada aparatur pemerintah yang langsung menangani masalah pelayanan tersebut.

d. Penambahan fasilitas serta sumber daya manusia pada Kecamatan agar pelaksanaan SIAK dapat lebih optimal.

e. Jikalau memungkinkan perlu adanya dibuat semacam hukuman (punishment) bagi masyarakat yang tidak melengkapi data-data administrasi kependudukannya, dengan demikian diharapkan administrasi kependudukan tidak lagi dianggap sebelah mata, melainkan kewajiban yang harus dipenuhi oleh setiap masyarakat.

(5)

Daftar Pustaka

Arikunto, Suharsimi, Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek. Rineka Cipta. Jakarta. 1993.

Ibrahim, Amin.H.DR.MA. Pokok-Pokok Analisis Kebijakan Publik. Mandar Maju. Bandung. 2004.

Jones, Charles O. Pengantar Kebijakan Publik. Rajawali Press. Jakarta. 1991. Kumorotomo, Wahyudi, dkk (1994). Sistem Informasi Manajemen. Gadjah Mada

University Press. Yogyakarta.

Mardalis, Drs, Metode Penelitian: Suatu Pendekatan Proposal. Bumi Aksara. Jakarta. 2003.

Moekijat, Drs. Analisis Kebijakan Publik. Mandar Maju. Bandung. 1995.

N.Dunn, William. Pengantar Analisis Kebijakan Publik. Gajah Mada University Press. Yogyakarta. 2003.

Putra, Fadillah. Paradigma Kritis Dalam Studi Kebijakan Publik. Pustaka Pelajar. Yogyakarta. 2003

Singarimbun, Masri, Sofyan, Efendi. Metode Penelitian Survei. LP3ES. Jakarta, 1982.

Sugiyono, DR, Prof. Metode Penelitian Administrasi. Alfabeta. Bandung. 2006. Sumaryadi, I Nyoman, Drs,M.Si. Efektifitas Implementasi Kebijakan Otonomi

Daerah . Citra Utama. Jakarta. 2005.

Suryadinata, Leo Dkk, “ Penduduk Indonesia”, LP3ES, Jakarta 2003.

Tangkilisan, Hesel Nogi, Drs.M.Si. Kebijakan Publik Yang Membumi. YPAPI Yogyakarta. 2003.

Tangkilisan, Hesel Nogi, Drs.M.Si. Implementasi Kebijakan Publik. Lukman Offset & YPAPI. Yogyakarta. 2003.

Wahab, Solichin, A., Analisa Kebijaksanaan Dari Formulasi Ke Implementasi Kebijaksanaan Negara. Bumi Aksara. Malang. 1990.

Wibawa, Samudra. Evaluasi Kebijakan Publik. Raja Grafindo. Jakarta. 1994.

(6)

Peraturan Perundang-undangan

1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2006 Tentang Administrasi Kependudukan.

2. KEPPRES No. 88 Tahun 2004 Tentang Sistem Informasi Administrasi Kependudukan.

3. Permendagri No. 28 Tahun 2005 Tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk Dan Pencatatan Sipil Di Daerah.

Implementasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Di Kecamatan Medan Denai, Kota Medan