26
8.3. Jadwal surveilan harus disesuaikan dengan keberadaan proses produksi pada Unit Pengolahan Ikan.
9. Prosedur 9.1. Informasi kepada Unit Pengolahan Ikan
Kepala UPT KIPM menginformasikan rencana surveilan kepada
Penanggung Jawab UPI minimal 1 minggu sebelum tanggal
pelaksanaan dan memastikan pada saat surveilan UPI melakukan proses produksi
9.2. Persiapan Surveilan
9.2.1. Kepala UPT KIPM menugaskan inspektur mutu untuk melakukan inspeksi dalam rangka surveilan sesuai dengan
program surveilan tahunan yang telah dibuat.
9.2.2. Inspektur mutu membuat perencanaan surveilan yang didisain fleksibel untuk memungkinkan adanya perubahan
selama inspeksi, antara lain melakukan:
a Identifikasi tujuan dan ruang lingkup b Identifikasi pihak yang bertanggung jawab langsung yang
berkaitan dengan tujuan dan ruang lingkup c Identifikasi dokumen yang digunakan sebagai acuan
d Identifikasi tim inspektur mutu e Identifikasi bahasa yang akan digunakan
f Waktu dan tempat pelaksanaan g Identifikasi organisasi unit pengolahan ikan yang akan
disurveilan h Perkiraan waktu dan lamanya
i Jadwal pertemuan dengan pihak manajemen 9.2.3. Inspektur mutu menyiapakan dokumen yang mencakup:
a Juknis surveilanInspeksi b Dokumen acuanstandarregulasi
c Surat penugasan surveilan Form 1 d Form Audit Kecukupan Form 2
e Daftar isian cheklist Form 3
f Daftar hadir pertemuan pembukaan dan penutupan
Form 4 g Laporan temuan ketidaksesuaian Form 5
27
h Laporan Verifikasi tindakan perbaikan temuan
ketidaksesuaian Form 6 9.3. Persiapan inspeksi dalam rangka Surveilan
Review dokumen Desk Audit a. Sebelum melakukan surveilan Inspektur mutu melakukan review
terhadap informasi yang berkaitan dengan UPI yang akan dikunjungi mencakup:
Rekaman 2 dua laporan surveilan terakhir dan Panduan mutu HACCP untuk menentukan apakah sistem yang
terdokumentasi telah memenuhi persyaratan; Riwayat penerapan HACCP di UPI misalnya apakah pernah
terkena kasus penolakan produk, turun grade, dll Hasil inspeksi dalam rangka validasi dan verifikasi penerapan
HACCP UPI oleh Otoritas Kompeten.
b. Inspektur Mutu harus mencatat hasil review sesuai form 2
terhadap dokumen misalnya ketidaksesuaian panduan mutu dengan
ketentuan, data
dan informasi
tentang defisiensikekurangan dari hasil surveilan terakhir, temuan yang
belum selesai ditindak lanjuti, dll.
9.4. Pelaksanaan Inspeksi