SK 59 KEP BKIPM 2016 JUKNIS SERTIFIKASI HC UPT

1

LAMPIRAN I

KEPUTUSAN KEPALA BADAN KARANTINA IKAN, PENGENDALIAN MUTU DAN KEAMANAN HASIL PERIKANAN

NOMOR 59/KEP-BKIPM/2016 TENTANG

PETUNJUK TEKNIS SERTIFIKASI KESEHATAN HASIL PERIKANAN

PETUNJUK TEKNIS

TATA CARA PENERBITAN SERTIFIKAT KESEHATAN

1.Pendahuluan

Sistem sertifikasi tumbuh karena adanya perkembangan tuntutan akan jaminan mutu dan keamanan hasil perikanan yang semakin ketat, yang tidak hanya sekedar mutu dan keamanan dari produk akhir. Jaminan sebuah proses adalah kata kunci tuntutan dan penerimaan masyarakat dunia akan pangan, termasuk hasil perikanan yang aman untuk dikonsumsi.

Perkembangan dunia informasi, perdagangan dan kecenderungan efisiensi di segala lini melahirkan tuntutan akan pelayanan sertifikasi yang cepat dan efisien (on-time and on-line) untuk mendorong dan mengembangkan ekspor hasil perikanan Indonesia. Disamping itu, tuntutan akan transparansi dan ketertelusuran produk harus diimplementasikan dan terintegrasi dalam sistem sertifikasi hasil perikanan.

Implementasi jaminan mutu dan keamanan hasil perikanan yang dipersyaratkan oleh negara importir, harus dipenuhi oleh seluruh negara yang mengekspor produk perikanannya, secara nyata tercermin pada sertifikat kesehatan yang menyertai setiap produk yang diekspor, sehingga sertifikat kesehatan merupakan dokumen negara sebagai jaminan yang otentik.

Sertifikat Kesehatan (Health Certificate) atau yang disingkat HC merupakan bukti pengendalian penerapan sistem jaminan mutu dan keamanan hasil perikanan yang diterbitkan apabila suatu produk/hasil perikanan telah memenuhi persyaratan atau standar yang berlaku sehingga aman untuk dikonsumsi manusia. Dengan berkembangnya sistem manajemen mutu berdasarkan konsepsi Hazard Analysis and

Critical Control Point (HACCP), maka penerbitan HC didasarkan pada

hasil surveilan terhadap konsistensi penerapan HACCP selama proses produksi di Unit Pengolahan Ikan (UPI) dan hasil pengujian.

2 Untuk ekspor tujuan negara Uni Eropa, proses sertifikasi menggunakan Trade Control and Expert System (TRACES) yaitu aplikasi

online multilingual untuk pengendalian dan sertifikasi pada perdagangan

hewan hidup, produk asal hewan dan non hewan yang diekspor ke Uni Eropa. Dengan sistem ini UPI dan Otoritas Kompeten dapat menelusuri ataupun mendapatkan informasi pergerakan produk sehingga apabila ada ancaman/bahaya terkait consignment dapat ditanggapi dengan cepat, tepat dan dengan cara yang terkoordinasi.

2.Ruang Lingkup

Petunjuk teknis ini mengatur tata cara penerbitan HC dalam rangka pengendalian mutu dan keamanan hasil perikanan mulai dari permohonan sampai dengan pendistribusian dan pelaporan.

3.Tujuan

Petunjuk teknis ini disusun sebagai pedoman bagi UPT KIPM dalam rangka menerbitkan HC.

4.Acuan

4. 1. Peraturan Pemerintah No. 57 Tahun 2015 Tentang Sistem Jaminan Mutu Dan Keamanan Hasil Perikanan Serta Peningkatan Nilai Tambah Produk Hasil Perikanan;

4. 2. Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan No. 19/MEN/2010 tentang Pengendalian Sistem Jaminan Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan;

4. 3. Peraturan Kepala Badan Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan selaku Otoritas Kompeten No. 03/BKIPM/2011 Tentang Pedoman Teknis Penerapan Sistem Jaminan Mutu Dan Keamanan Hasil Perikanan;

5.Definisi

5.1. Otoritas Kompeten yang selanjutnya disingkat OK adalah unit organisasi dilingkungan Kementerian yang diberi mandat oleh Menteri untuk melakukan pengendalian sistem jaminan mutu dan keamanan hasil perikanan;

3 5.2. UPT KIPM adalah UPT Badan KIPM yang ditugaskan oleh Kepala Badan KIPM sebagai Otoritas Kompeten untuk menerbitkan Sertifikat Kesehatan Hasil Perikanan yang memenuhi persyaratan; 5.3. Sertifikasi adalah rangkaian kegiatan untuk menerbitkan sertifikat oleh UPT KIPM terhadap hasil perikanan sesuai dengan sistem manajemen yang telah ditetapkan dan disahkan oleh Otoritas Kompeten;

5.4. Hazard Analysis and Crtitical Control Point (HACCP) adalah suatu konsepsi manajemen mutu yang diterapkan untuk memberikan jaminan mutu dari produk yang diolah di UPI;

5.5. Sertifikat Kesehatan (Health Certificate) adalah sertifikat yang menyatakan bahwa ikan dan hasil perikanan telah memenuhi persyaratan mutu dan keamanan untuk konsumsi manusia; 5.6. Surveilan adalah kegiatan penilaian kesesuaian terhadap UPI

yang dilakukan secara sistematis dan berulang dalam kurun waktu tertentu (sesuai rating) sebagai dasar untuk memelihara validitas pernyataan kesesuaian dengan sistem jaminan mutu dan keamanan hasil perikanan;

5.7. Unit Penanganan dan Pengolahan Ikan yang selanjutnya di singkat UPI adalah tempat yang digunakan untuk menangani dan atau mengolah ikan, baik yang dimiliki oleh perorangan, kelompok maupun badan usaha;

5.8. In Process Inspection (IPI) adalah suatu proses inspeksi dengan melakukan pengamatan sepanjang rantai proses produksi hingga siap untuk didistribusikan;

5.9. Pengambilan contoh terjadwal adalah pengambilan contoh yang dilakukan pada saat surveilan untuk konfirmasi bahwa bahaya dalam penerapan HACCP di suatu UPI berada dalam kendali atau mengecek bahwa produk memenuhi standar nasional maupun standar negara tujuan;

5.10. Pengambilan contoh tidak terjadwal adalah pengambilan contoh yang dilakukan terhadap produk pada suatu tahapan proses karena kondisi tertentu yang dicurigai; adanya potensi bahaya kontaminasi; adanya keluhan konsumen; informasi/peringatan bahaya pada produk; penolakan produk; perusahaan, produk atau proses baru; atau permintaan UPI;

4 5.11. Status Pelayanan Sertifikasi

Status pelayanan sertifikasi dilihat dari rekomendasi penerbitan HC terakhir dan riwayat UPI apakah sedang dikenakan suspend

atau kondisi lainnya.

6.Sarana

6.1. Peralatan dan bahan kerja 6.2. Ruang pelayanan

7.Persyaratan Umum

7.1. Setiap produk perikanan yang dipasarkan untuk konsumsi manusia wajib disertai dengan Sertifikat Kesehatan yang diterbitkan berdasarkan hasil inspeksi dalam rangka surveilan dan hasil pengujian selama proses produksi;

7.2. Sertifikat Kesehatan hanya dapat diterbitkan terhadap hasil perikanan yang berasal dari UPI yang telah mendapatkan Sertifikat Penerapan HACCP;

7.3. Format Sertifikat Kesehatan harus sesuai dengan format yang ditetapkan oleh Otoritas Kompeten;

7.4. Sertifikat Kesehatan ditandatangani oleh Pejabat Penandatangan yang ditetapkan oleh Otoritas Kompeten dan dibubuhi stempel BKIPM;

7.5. Sertifikat Kesehatan harus memuat data dan informasi yang sesuai dengan produk yang disertifikasi;

7.6. Sertifikat Kesehatan harus diterbitkan sebelum hasil perikanan didistribusikan;

7.7. Produk hasil perikanan yang akan didistribusikan perorangan tidak untuk tujuan komersial atau dalam bentuk “tentengan” menggunakan Surat Keterangan sesuai form 8, dengan ketentuan maksimal 25 kg dan atau nilai nominal maksimal sebesar Rp. 1.000.000,-;

7.8. Produk hasil perikanan yang akan didistribusikan lebih dari 1 (satu) ruang lingkup produk dapat menggunakan 1 (satu) HC dengan ketentuan berat maksimal per ruang lingkup 250 kg dengan berat total 1.000 Kg dengan melampirkan rincian jenis dan volume produk;

5 7.9. Apabila diperlukan, Sertifikat Kesehatan dapat dilampiri dengan

Test Result (TR) sesuai form 10.

8.Ruang Lingkup Sertifikat Kesehatan Mutu

Ruang lingkup Sertifikasi kesehatan mutu dan keamanan hasil perikanan mencakup seluruh produk perikanan untuk tujuan konsumsi dengan rincian sbb:

8.1. Ikan Segar / Beku / Hidup apabila diminta HC bebas HPIK oleh negara tujuan maka dilengkapi dengan Sertifikat bebas Hama Penyakit Ikan.

8.2. Produk Olahan : pengolahan ikan dengan suhu tinggi, asap, fermentasi, kering-asin, communited (fish jelly products, value added products).

9. Prosedur

9.1. Permohonan Penerbitan Sertifikat Kesehatan (HC)

UPI mengajukan permohonan penerbitan HC kepada UPT KIPM sesuai wilayah kerja (Form 01) dengan melampirkan sekurang kurangnya dokumen spesifikasi produk yang akan didistribusikan yaitu :

9.1.1 Packing List (PL) Identitas Produk atau batch code yaitu dokumen muat barang yang berisi keterangan tentang spesifikasi barang yang dimuat, kode/tanggal produksi, tujuan, tanggal dan alat pengangkutan.

9.1.2 Invoice yaitu dokumen muat barang yang berisi keterangan tentang spesifikasi harga barang yang dimuat.

9.1.3 Identitas Sertifikat adalah satu kesatuan data/informasi yang menerangkan produk yang akan diekspor dari sisi isian format sertifikat kesehatan yang akan diterbitkan sesuai negara tujuan.

9.1.4 Surat Rekomendasi dari Unit Pelaksana Teknis Pengelolaan Sumberdaya Pesisir dan Lautan, Direktorat Jenderal Pengelolaan Ruang Laut, khusus untuk ekspor ikan/produk perikanan yang dilarang, dibatasi dan dilindungi.

6

9.2. Penerimaan Permohonan Penerbitan Sertifikat Kesehatan (HC) 9.2.1 Petugas administrasi mengagendakan surat permohonan serta

melakukan pengecekan terhadap kelengkapan permohonan. 9.2.2 Hasil pengecekan dicatat dalam “Formulir hasil evaluasi

kecukupan dokumen”(Form 02). Apabila dokumen

permohonan dinyatakan belum lengkap, maka Petugas administrasi menginformasikan hal tersebut kepada UPI yang bersangkutan dengan menggunakan form “Pengembalian Permohonan ke UPI” (Form 03).

9.2.3 Permohonan yang sudah lengkap dan sesuai disampaikan kepada kepala UPT KIPM atau pejabat yang ditunjuk yang selanjutnya menugaskan verifikator untuk melakukan evaluasi terhadap permohonan.

9.3.Evaluasi Permohonan

9.3.1 Verifikator melakukan evaluasi terhadap permohonan dengan melakukan :

a. Pengecekan terhadap kebenaran dan kesesuaian dokumen permohonan, misalnya : nama dan alamat UPI, kesesuaian nomor registrasi dan tipe produk dengan negara tujuan ekspor, kesesuaian tgl permohonan dengan tanggal keberangkatan, dan dokumen lain yang dipersyaratkan; b. Sertifikat Penerapan HACCP pada Unit Produksi: jenis

produk, grade, masa berlaku;

c. Evaluasi laporan/rekaman hasil surveilan minimal laporan terakhir;

d. Evaluasi laporan hasil pengujian contoh dari kegiatan pengambilan contoh yang terjadwal maupun yang tidak terjadwal ;

e. Kesesuaian dengan seluruh ketentuan otoritas kompeten; f. Status Pelayanan Sertifikasi.

9.3.2 Hasil evaluasi direkam dalam “Formulir Hasil Evaluasi Permohonan” (Form 04) yang memuat rekomendasi hasil evaluasi.

a. Dapat diterbitkan apabila hasil evaluasi menunjukkan kesesuaian dengan seluruh persyaratan/ketentuan.

7 b. Tidak dapat diterbitkan apabila hasil evaluasi menunjukkan

adanya ketidaksesuaian dengan persyaratan/ketentuan. 9.4. Tindak lanjut Hasil Evaluasi

9.4.1 Verifikator melaporkan hasil evaluasi permohonan kepada kepala UPT KIPM atau pejabat yang ditunjuk untuk selanjutnya disampaikan ke bagian administrasi pelayanan sesuai rekomendasi verifikator.

9.4.2 Apabila dalam Formulir Hasil Evaluasi Permohonan menunjukkan hasil evaluasi telah memenuhi persyaratan dan rekomendasi “Dapat diterbitkan”, maka bagian tata pelayanan melakukan pencetakan HC.

9.4.3 Apabila dalam Formulir Hasil Evaluasi Permohonan menunjukkan hasil rekomendasi “Tidak dapat diterbitkan” maka bagian tata pelayanan menyampaikan hasil evaluasi tersebut ke UPI.

9.5. Pencetakan Sertifikat Kesehatan (HC)

9.5.1 Pencetakan HC dilakukan sesuai dengan Pedoman Pengisian Sertifikat Kesehatan untuk masing-masing negara tujuan ekspor.

9.5.2 Petugas pencetakan bertanggungjawab terhadap kebenaran dan kejelasan hasil cetakan :

a. Kesesuaian data HC dengan permohonan;

b. Kesesuaian jenis sertifikat berdasarkan negara tujuan, nomor registrasi negara mitra dan tipe dan jenis produk; c. Pemberian nomor HC dan form HC yang sesuai dengan

negara tujuan ekspor;

d. Kesesuaian permintaan tanggal cetak HC, apabila diperlukan.

9.5.3 Petugas pencetakan dapat mencetak draft HC terlebih dahulu untuk disampaikan kepada UPI agar diperiksa kebenaran dari data HC tersebut dan di paraf.

9.6. Verifikasi lapangan dan Pengujian Organoleptik Produk Akhir (end product testing)

Untuk memastikan kebenaran dan kesesuaian data yang tercantum pada draft HC dengan produk yang dikirim, maka inspektur mutu

8 atau petugas yang kompeten harus melakukan inspeksi pada saat pemuatan. Pada saat verifikasi lapangan dilakukan pengujian organoleptik dengan menggunakan score sheet terhadap produk yang akan dikirim. Hasil verifikasi lapangan dan uji organoleptik didokumentasikan.

9.7. Tindaklanjut dari Verifikasi Lapangan

9.7.1 Hasil menunjukkan kebenaran dan kesesuaian dengan data pada draft HC serta hasil uji organoleptik sesuai persyaratan maka dapat dilakukan pencetakan HC;

9.7.2 Hasil tidak menunjukkan kebenaran dan kesesuaian dengan data pada draft HC serta hasil uji organoleptik tidak sesuai persyaratan maka HC tidak dapat diterbitkan.

9.8. Verifikasi dan Penandatanganan HC

9.8.1 Verifikator melakukan verifikasi terhadap HC yang sudah dicetak;

9.8.2 Verifikasi dilakukan terhadap kebenaran cetakan dan kesesuaian seperti yang tercantum pada butir 9.5.2 dengan membubuhkan paraf pada lembar HC untuk arsip UPT KIPM; 9.8.3 Pejabat penandatangan HC menandatangi HC yang sudah diverifikasi dan dibubuhi stempel BKIPM dengan warna tinta yang berbeda dari bagian lain sertifikat (warna ungu). Tanda tangan harus sesuai dengan spesimen yang dikirimkan ke negara mitra dan menggunakan tinta warna hijau;

9.8.4 Apabila HC atau lampiran HC terdiri dari lebih dari satu halaman, maka setiap halaman HC harus diberi nomor halaman dengan format hal... dari.... dan ditandatangani dengan posisi untuk halaman yang tidak disediakan tempat, maka ditandatangani disebelah kanan paling bawah dan halaman akhir dilakukan ditempat yang telah ditentukan.

9.9.Penyerahan dan Pendistribusian HC

9.9.1 Verifikator melakukan pengecekan ulang terhadap HC yang sudah ditandatangani dan menyerahkan ke bagian administrasi untuk menginformasikannya kepada pihak UPI untuk dapat segera diambil. Bukti penyerahan HC direkam dalam log book;

9 9.9.2 Pengambilan HC dan dokumen diatas hanya bisa dilakukan oleh petugas resmi yang ditunjuk oleh UPI pemohon atau seorang yang dikuasakan mengambil dengan surat kuasa; 9.9.3 Petugas pengambil HC harus melakukan pengecekan

kebenaran kesesuian HC dengan permohonannya yang diajukan;

9.9.4 Pendistribusian lembar HC sesuai dengan Pedoman Pengisian Sertifikat Kesehatan.

10.Amandemen

10.1. UPT KIPM dapat melakukan amandemen terhadap HC apabila ada permohonan perubahan secara tertulis dari UPI sesuai form 11; 10.2. Apabila amandemen dilakukan hanya pada sebagian kecil data

(misalnya perubahan alamat UPI) maka amandemen dilakukan dengan cara mencoret data yang lama dan mencantumkan data baru serta dibubuhkan paraf dan stempel koreksi;

10.3. Apabila HC yang sudah diterbitkan perlu diganti dengan HC yang baru, maka diterbitkan HC dengan Nomor Ref HC dan tanggal yang baru diterbitkan, dokumen lama ditarik dan didokumentasikan; (HC yang baru harus ada keterangan menggantikan HC yang lama);

10.4. Amandemen tidak dapat dilakukan :

a) Apabila volume ekspor lebih besar daripada volume yang tertulis pada HC;

b) Apabila terjadi perubahaan terhadap jenis ikan/produk; c) Apabila produk sudah sampai dinegara tujuan.

10.5. Khusus untuk produk hidup dan segar, apabila terjadi perubahan pemberangkatan dalam kurun waktu 1 (satu) hari maka UPT KIPM harus menerbitkan HC baru sebagai pengganti;

10.6. Jika terjadi pembatalan pengiriman produk yang sudah diterbitkan HC dalam kurun waktu 3(tiga) hari, maka UPT KIPM harus menarik HC tersebut.

11.Laporan

UPT KIPM wajib menyampaikan laporan bulanan dalam bentuk soft copy, paling lambat tanggal 5 bulan berikutnya ke Pusat Sertifikasi

10

Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan melalui email

akreditasi_monitoring@yahoo.com yang mencakup :

11.1. Rekapitulasi Penerimaan dan Persediaan Blanko HC (form 05); 11.2. Rekapitulasi Penggunaan Blanko HC (form 06) dengan

melampirkan HC yang rusak/batal; 11.3. Rekapitulasi data HC (Form 07).

12. Audit Penerbitan HC

BKIPM melakukan audit terhadap proses penerbitan sertifikat HC minimal 1 kali setahun.

13.Surat Persetujuan Muat (SPM)

13.1. Surat Persetujuan Muat (SPM) sebagai legalitas pemberangkatan produk hasil perikanan diterbitkan berdasarkan HC;

13.2. SPM hanya berlaku untuk 1 (satu) kali pemuatan dan hanya dapat digunakan paling lambat 3 (tiga) hari sejak diterbitkan;

13.3. Pengecekan kesesuaian jumlah dan jenis produk apabila terjadi penggantian kontainer/stuffing dilakukan oleh UPT KIPM yang mengeluarkan SPM.

13.4. Produk perikanan dengan pelabuhan embarkasi tidak di wilayah UPI tersebut, maka kepala UPT KIPM yang menerbitkan HC dapat menerbitkan Surat Keterangan HC sesuai form.9 apabila HC belum diterbitkan karena menunggu kepastian kapal atau container.

14.TRACES (Trade Control and Expert System)

14.1. UPI membuat Sertifikat Kesehatan pada sistem TRACES dan menyampaikannya untuk proses lebih lanjut oleh Otoritas Kompeten secara Online.

14.2. UPI menginformasikan permohonan Sertifikat Kesehatan tersebut kepada UPT KIPM melalui telepon untuk mendapatkan validasi. 14.3. Verifikator melakukan evaluasi terhadap permohonan dengan

melakukan :

a. Pengecekan terhadap kebenaran dan kesesuaian dokumen permohonan, misalnya : nama dan alamat UPI, kesesuaian Approval Number ke UE, jenis produk dll;

11 b. Sertifikat Penerapan HACCP pada Unit Produksi;

c. Evaluasi laporan/rekaman hasil surveilan minimal yang terakhir;

d. Evaluasi laporan hasil pengujian contoh dari kegiatan surveilan maupun pengambilan contoh khusus;

e. Pengecekan terhadap seluruh ketentuan dari otoritas kompeten; f. Status pelayanan sertifikasi.

14.4. Administrator UPT KIPM melakukan pencetakan HC sesuai dengan kebutuhan negara tujuan ekspor.

14.5. Pejabat penandatangan HC menandatangi HC yang sudah divalidasi dan dibubuhi stempel BKIPM dengan warna tinta yang berbeda dari bagian lain sertifikat (ungu). Tanda tangan harus sesuai dengan spesimen yang dikirimkan ke Uni Eropa dan menggunakan tinta warna hijau.

14.6. Setiap halaman HC harus ditandatangani dengan posisi tandatangan di bawah bagian kanan dan halaman terakhir ditandatangan ditempat yang telah ditentukan, kecuali ada permintaan lain.

14.7. Verifikator melakukan pengecekan ulang terhadap HC yang sudah ditandatangani dan menyerahkan ke bagian administrasi untuk menginformasikannya kepada pihak UPI sesuai dengan butir 9.8.

15. Lampiran

15.1. Form 01 Permohonan penerbitan Sertifikat HC; 15.2. Form 02 Hasil evaluasi kecukupan dokumen; 15.3. Form 03 Pengembalian Permohonan ke UPI; 15.4. Form 04 Hasil Evaluasi Permohonan;

15.5. Form 05 Rekapitulasi Penerimaan dan Persediaan Blanko HC; 15.6. Form 06 Rekapitulasi Penggunaan Blanko HC;

15.7. Form 07 Rekapitulasi data HC;

15.8. Form 08 Surat Keterangan untuk Produk dalam bentuk “Tentengan”;

15.9. Form 09 Surat Keterangan Health Certificate (SKHC); 15.10. Form 10 Test Result (TR)

12 KOP UPI

..., ... 201 Kepada Yth.

Nomor : Kepala (UPT KIPM sesuai nama.....)

Lampiran : Di

Perihal : Surat Permohonan Penerbitan HC ...

Dengan ini kami mengajukan permohonan penerbitan Health Certificate (HC) dengan rincian data sebagai berikut : 1 Nama Produk

:... Product Name

2 Nama Species

:... Species Name

3 Jenis Olahan

:... Processed types

4 Kemasan / Jumlah Kemasan

:... Packaging / Total Packaging

5 Jumlah Tonase (kg)

:... Total Tonnage (kg)

6 Tanggal /kode Produksi

:... Date of Production

7 Nama & Alamat UPI

:... Name & Address UPI

8 Nomor HACCP/ Regristrasi/FDA/Approval

:... Number HACCP/ Regristrasi / FDA / Approval

9 Negara Tujuan Ekspor

:... Export Destination Countries

10 Number PSPL *)

:... No. PSPL

11 Nama dan Alamat Importir

:... Name and Address of Importer

12 Nama Pelabuhan Muat

:... Major port of loading

13 Nama Pelabuhan Tiba

:... Arriving Port Name

14 Alat Transportasi

:... Means of transport

15 Nomor Container/Seal

:... No. Container / Seal

16 Tanggal keberangkatan

:... Date of Delivery

Ket : * ) Surat Rekomendasi dari UPT Pengelolaan Sumberdaya Pesisir dan Lautan untuk ikan yang dilindungi

(UPT KIPM sesuai nama ...). Cap dan Tanda Tangan Perusahaan Diterima Oleh :

Tanggal :

No. Agenda : Cap dan Tanda Tangan

PETUNJUK TEKNIS PENERBITAN HC

Edisi / Revisi : 1/0 Halaman : 1 dari 1 Permohonan penerbitan Sertifikat

HC

No. Dokumen : Form 1 Validasi Tanggal : 23 Mei 2016

13

FORM EVALUASI KECUKUPAN DOKUMEN

Tanggal Permohonan :

No Agenda :

Nama UPI :

Alamat :

Jenis Produk :

No. Kelengkapan Dokumen Ada Tidak ada Ket

1 Packing List (PL) Identitas Produk atau batch code 2 Invoice

3 Surat Rekomendasi PSPL (Khusus Ekspor ikan/produk perikanan yg dilarang, dibatasi dan dilindungi )

Keterangan :

 Beri tanda √ pada kolom pilihan

CATATAN :

1. Di Proses lebih lanjut 2. Belum lengkap

& dikembalikan ke UPI

PETUNJUK TEKNIS PENERBITAN HC

Edisi / Revisi : 1/0 Halaman : 1 dari 1 Hasil Evaluasi Kecukupan

Dokumen / Desk Audite

No. Dokumen : Form 2 Validasi Tanggal : 23 Mei 2016

Petugas Penerima Permohonan

:

Tanggal :

14

FORM PENGEMBALIAN PERMOHONAN KE UPI

Tanggal Permohonan :

No Agenda :

Nama UPI :

Alamat :

Jenis Produk :

Dengan ini dikembalikan Permohonan Penerbitan HC ke UPI dengan alasan ketidaklengkapan dokumen sebagai berikut :

Packing List (PL) Identitas Produk atau batch code Invoice

Nama UPI

Alamat UPI (yang terdaftar di negara mitra) Nomor Registrasi negara tujuan ekspor

Sertifikat Penerapan HACCP (Masa berlaku, Jenis produk, Nomor sertifikat) Lain-lain

Keterangan : Beri tanda √ pada kolom

...,...,20

Petugas Perwakilan

Penerima Permohonan Unit Pengolahan Ikan

(...) (...)

PETUNJUK TEKNIS PENERBITAN HC

Edisi / Revisi : 1/0 Halaman : 1 dari 1 Pengembalian Permohonan

ke UPI

No. Dokumen : Form 3 Validasi Tanggal : 23 Mei 2016

15

Petugas Verifikator :

Tanggal :

Paraf :

FORM EVALUASI PERMOHONAN

Tanggal Permohonan :

No Agenda :

Nama UPI :

Alamat :

Jenis Produk :

No. Kesesuaian Dokumen Permohonan Sesuai Tidak

sesuai Keterangan

1 Nama UPI

2 Alamat UPI (yang terdaftar di negara mitra) 3 Nomor Registrasi dengan tujuan ekspor 4 Jenis produk yang terdaftar di negara mitra 5 Sertifikat Penerapan HACCP

(Masa berlaku, Jenis produk, Nomor sertifikat)

6 Laporan/rekaman hasil surveilan Diisi identifikasi atau

tanggal surveilan

7 Laporan hasil pengujian contoh Identifikasi LHU

Keterangan : Beri tanda √ pada kolom pilihan

REKOMENDASI : 1. Dapat diterbitkan 2. Tidak dapat diterbitkan

PETUNJUK TEKNIS PENERBITAN HC

Edisi / Revisi : 1/0 Halaman : 1 dari 1 Hasil Evaluasi Permohonan No. Dokumen : Form 4

16

REKAPITULASI PENERIMAAN & PERSEDIAAN BLANKO HC UPT KIPM...

Bulan/Tahun : Kode

HC

Penerimaan HC Persediaan/ Stok HC

Tanggal Jumlah No. Seri Sebelum Sesudah

PETUNJUK TEKNIS PENERBITAN HC

Edisi / Revisi : 1/0 Halaman : 1 dari 1 Rekapitulasi Penerimaan dan

Persediaan Blanko HC

No. Dokumen : Form 5 Validasi Tanggal : 23 Mei 2016

17

REKAPITULASIREALISASI PENGGUNAAN BLANKO HC

UPT KIPM... Bulan/Tahun :

Persediaan/Stok HC Jumlah Penerbitan/Pemakaian

(eksemplar)

Batal/Rusak *) Jumlah Sisa Stok

(eksemplar)

Kode HC _{Jumlah (eksemplar) (eksemplar)} Jumlah No. Seri Jenis Kesalahan

PETUNJUK TEKNIS PENERBITAN HC Edisi / Revisi : 1/0

Halaman : 1 dari 1

Rekapitulasi Realisasi Penggunaan Blanko HC No. Dokumen : Form 6 Validasi Tanggal : 23 Mei 2016

18

REKAPITULASI DATA HC UPT KIPM... Bulan/Tahun : ...

PETUNJUK TEKNIS PENERBITAN HC Edisi / Revisi : 1/0

Halaman : 1 dari 1

Rekapitulasi Data HC No. Dokumen : Form 7

Validasi Tanggal : 23 Mei 2016

NO. NAMA

PERUSAHAAN

HC _JENIS

RODUK NAMA LATIN / SPESIES

ASAL BAHAN BAKU (BUDIDAYA

/ TANGKAP / IMPOR)

NEGARA TUJUAN

PELABUHAN MASUK

PELABUHAN KELUAR

VOLUME (KG)

NILAI USD

($)

HS CODE PNBP NO.

SERTIFIKAT NO. SERI

TANGGAL PENERBITAN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

1

2

19

LETTER OF FISH AND FISHERIES PRODUCTS FOR PERSONAL HAND CARRY

SURAT KETERANGAN UNTUK IKAN DAN PRODUK PERIKANAN UNTUK TENTENGAN Nu ber : ….../.../“KT/.../...

Base on the application of :

1. Name / Nama : 2. Address / Alamat :

3. Pasport Number / Nomor Paspor : 4. Occupation / Pekerjaan : 5. Nationality / Kewarganegaraan : 6. Country of Destination / Negara tujuan : 7. Indentification of means of transport / :

Identifikasi jenis transportasi

8. Date of Departure / Tanggal berangkat : 9. Objective of Exportation / :

Tujuan Penggunaan

10. Name and Quantity of the Product / :

Nama dan Jumlah Produk

NO FISH or FISHERIES PRODUCT / Ikan atau Produk Perikanan QUANTITY / Jumlah VALUE / Nilai

I, the undersigned, Certify that the Fish and / or Fisheries Products have been reported and have been Inspected for Species, Size and number that appropriate and not prohibited, be obtained brought exit from Indonesia for non-commercial purpose. / Saya, yang bertandatangan di bawah ini, menyatakan bahwa ikan dan / atau Produk Perikanan telah dilaporkan dan telah diperiksa untuk Jenis, Ukuran dan jumlah yang tepat dan tidak dilarang, diperbolehkan dibawa keluar dari Indonesia untuk tujuan tidak diperdagangkan.

Issued at / diterbitkan di …... on/tanggal ... Name and Address of Fish Quarantine and Inspection Agency Office / Nama dan Alamat UPT KIPM:

Signature / Tandatangan: ……… PETUNJUK TEKNIS PENERBITAN HC Edisi / Revisi : 1/0

Halaman : 1 dari 1 Surat Keterangan Untuk Produk

Dala Be tuk Te te ga

No. Dokumen : Form 8 Validasi Tanggal : 23 Mei 2016

20

KOP SURAT UPT KIPM

SURAT KETERANGAN HEALTH CERTIFICATE No. : .../SKHC / 16.0-00000-2016 (No. Ref HC)

Yang bertanda tangan di bawah ini, dengan ini memberikan Surat Keterangan “Health Certificate” (SKHC) dengan data sebagai berikut :

1. Nama Pengirim / Perusahaan : 2. Alamat Pengirim : 3. Nama Penerima :

4. Alamat Penerima :

5. Nama Komoditas / Produk :

6. HS Code :

7. Jumlah Kemasan / Berat Netto : / Kgs

8. Tujuan Ekspor :

9. Nama Kapal / Tanggal berangkat : / 10. Nomor Pengajuan :

11. Nomer Urut HC :

12. Nomer Seri HC :

13. Tanggal terbit HC :

Demikian Surat Keterangan HC ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

..., ……….. 2016

Pejabat Penanda tangan HC

( ) PETUNJUK TEKNIS PENERBITAN HC Edisi / Revisi : 1/0

Halaman : 1 dari 1 Surat Keterangan Health Certificate No. Dokumen : Form 9

21

THE REPUBLIC OF INDONESIA

REPUBLIK INDONESIA

MINISTRY OF MARINE AFFAIRS AND FISHERIES

KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN

TEST RESULT HASIL UJI No.

This is to certify that / : Menyatakan bahwa

1. Name of sample / : . ………. Nama sampel 2. ...

3. ... 2. Customer / : ………..

Pelanggan

3. No Reff HC : ……….. No Referensi HC

This Test result is valid from the date of issued Hasil uji ini berlaku sejak tanggal dikeluarkan

...,...2 ….

Regional Fish Quarantine And Inspection Agency ...

(...)

PETUNJUK TEKNIS PENERBITAN HC Edisi / Revisi : 1/0 Halaman : 1 dari 1

Test Result / Hasil Uji No. Dokumen : Form 10 Validasi Tanggal : 23 Mei 2016

NO SCOPE PARAMETER METHOD RESULT REQUIREMENT

SAMPLE Sampel

1 ORGANOLEPTIC Organoleptik 2 MICROBIOLOGY

Mikrobiologi 3 CHEMICAL

Kimia 4 PHYSIC

22 ..., ... 201 Kepada Yth.

Nomor : Kepala (UPT KIPM sesuai nama.....)

Lampiran : Di

Perihal : Surat Permohonan Amandemen HC ... Dengan ini kami mengajukan permohonan amandemen Health Certificate (HC) dengan rincian data sebagai berikut :

No Sebelum Revisi Sesudah Revisi Alasan

1 2 3

Demikian kami sampaikan atas perhatian dan perkenan Bapak kami sampaikan terimakasih.

Cap dan Tanda Tangan Perusahaan

PETUNJUK TEKNIS PENERBITAN HC Edisi / Revisi : 1/0 Halaman : 1 dari 1 Permohonan Amandemen / Revisi HC No. Dokumen : Form 11

Validasi Tanggal : 23 Mei 2016

KEPALA BADAN KARANTINA IKAN,

PENGENDALIAN MUTU DAN KEAMANAN HASIL PERIKANAN,

ttd.

RINA

Lembar Pengesahan

No. Nama Pejabat Paraf 1 Sekretaris BKIPM

2 Kepala Pusat Sertifikasi Mutu dan KHP 3 Kepala Bagian Hukum, Humas dan

Informasi

4 Kepala Subbag Hukum

Salinan sesuai dengan aslinya Kepala Bagian Hukum,

Humas dan Informasi,

23

LAMPIRAN II

KEPUTUSAN KEPALA BADAN KARANTINA IKAN, PENGENDALIAN MUTU DAN KEAMANAN HASIL PERIKANAN

NOMOR 59/KEP-BKIPM/2016 TENTANG

PETUNJUK TEKNIS SERTIFIKASI KESEHATAN HASIL PERIKANAN

PETUNJUK TEKNIS

PELAKSANAAN SURVEILAN KE UNIT PENGOLAHAN IKAN (UPI) DALAM RANGKA PENERBITAN SERTIFIKAT KESEHATAN

1. Pendahuluan

Keamanan hasil perikanan merupakan persyaratan utama dan terpenting dari seluruh parameter mutu pangan mengingat dewasa ini konsumen semakin menyadari bahwa mutu pangan khususnya keamanan pangan tidak dapat hanya dijamin dengan hasil uji produk akhir dari laboratorium. Produk yang aman didapat dari bahan baku yang ditangani dengan baik, diolah dan didistribusikan dengan baik sehingga akan menghasilkan produk akhir yang baik.

Langkah untuk mengantisipasi hal tersebut, serta adanya tuntutan dalam pasar bebas, Kementerian Kelautan dan Perikanan telah mengembangkan suatu sistem jaminan mutu berdasarkan konsep HACCP yang harus diterapkan oleh pelaku usaha perikanan mulai bahan baku hingga produk akhir.

Untuk memastikan bahwa suatu unit pengolahan ikan menerapkan sistem jaminan mutu dan keamanan hasil perikanan berdasarkan prinsip-prinsip HACCP sesuai persyaratan yang telah ditentukan, maka Otoritas Kompeten melakukan pengendalian melalui kegiatan inspeksi. Inspeksi dilakukan baik dalam rangka persetujuan oleh Otoritas Kompeten melalui sertifikasi penerapan HACCP maupun dalam rangka pengecekan efektifitas dan penerbitan sertifikat kesehatan melalui surveilan.

Surveilan merupakan kegiatan inspeksi yang harus dilakukan oleh lembaga inspeksi dan sertifikasi untuk memastikan bahwa penerapan HACCP oleh Unit Penanganan dan pengolahan Ikan (UPI) berjalan secara konsisten dan efektif. Hasil dari surveilan menjadi dasar bagi lembaga inspeksi dan sertifikasi dalam menerbitkan Sertifikat Kesehatan (Health Certificate/HC).

24

2. Ruang Lingkup

Petunjuk teknis ini mengatur tata cara Surveilan ke Unit Pengolahan Ikan untuk melakukan verifikasi apakah suatu UPI konsisten dalam menerapkan HACCP. Ruang lingkup petunjuk teknis ini mulai dari penyusunan program sampai pelaporan hasil surveilan.

3.Tujuan

Petunjuk teknis ini disusun sebagai pedoman bagi inspektur mutu di Lembaga Inspeksi dan Sertifikasi dalam melakukan inspeksi dalam rangka surveilan di UPI.

4. Acuan

4.1. Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan No. 19/MEN/2010 tentang Pengendalian Sistem Jaminan Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan;

4. 2. Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan No. 052A/KEPMEN-KP/2013 tentang Persyaratan Jaminan Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan pada Proses Produksi, Pengolahan dan Distribusi;

4. 3. Peraturan Kepala Badan KIPM No. 03/BKIPM/2011 Tentang Pedoman Teknis Penerapan Sistem Jaminan Mutu Dan Keamanan Hasil Perikanan.

5.Definisi

5. 1. Otoritas Kompeten yang selanjutnya disingkat OK adalah unit organisasi dilingkungan Kementerian yang diberi mandat oleh Menteri untuk melakukan pengendalian sistem jaminan mutu dan keamanan hasil perikanan;

5. 2. Lembaga Inspeksi dan Sertifikasi adalah UPT Badan yang ditugaskan oleh Kepala Badan untuk menerbitkan sertifikat kesehatan hasil perikanan yang menyatakan kesesuaian dengan persyaratan

5. 3. Surveilan adalah kegiatan penilaian kesesuaian terhadap UPI yang dilakukan secara sistematis dan berulang dalam kurun waktu tertentu (sesuai rating) sebagai dasar untuk memelihara validitas pernyataan kesesuaian dengan sistem jaminan mutu dan keamanan hasil perikanan.

25 5. 4. Inspeksi adalah pemeriksaan terhadap suatu unit

produksi/pengolahan dan manajemennya termasuk sistem produksi, dokumen, pengujian produk, asal dan tujuan produk, input dan output dalam rangka melakukan verifikasi.

5. 5. Unit Penanganan dan Pengolahan Ikan yang selanjutnya disingkat UPI adalah tempat yang digunakan untuk mengolah ikan, baik yang dimiliki oleh perorangan, kelompok maupun badan usaha.

5. 6. Inspektur Mutu adalah Pegawai Negeri yang mempunyai kompetensi melakukan kegiatan inspeksi, verifikasi, surveilan dan pengambilan contoh dalam rangka pengendalian sistem jaminan mutu dan kemanan hasil perikanan yang ditunjuk oleh Kepala BKIPM selaku otoritas kompeten.

6.Sarana

6. 1. Sumber Daya Manusia;

6. 2. Peralatan inspeksi (Laptop, Printer, Kamera, Thermometer, Testkit, dll);

6. 3. Sarana komunikasi.

7.Program Surveilan

7.1. UPT KIPM wajib membuat program tahunan surveilan paling lambat tiga bulan sebelum tahun berikutnya.

7.2. Program tersebut direview/dikaji ulang setiap awal tahun oleh penanggungjawab pengendalian mutu untuk memastikan seluruh UPI yang mempunyai sertifikat Penerapan HACCP dan melakukan ekspor termasuk dalam program surveilan.

8.Persyaratan Umum

8.1. Setiap UPI pemegang Sertifikat Penerapan HACCP wajib dilakukan surveilan oleh inspektur mutu dari Lembaga Inspeksi dan Sertifikasi HC.

8.2. Frekuensi surveilan dilaksanakan berdasarkan grade Sertifikat Penerapan HACCP yaitu sekurang-kurangnya 3 (tiga) bulan sekali untuk grade A, 2 (dua) bulan sekali untuk grade B dan 1 (satu) bulan sekali untuk grade C.

26 8.3. Jadwal surveilan harus disesuaikan dengan keberadaan proses

produksi pada Unit Pengolahan Ikan.

9.Prosedur

9.1. Informasi kepada Unit Pengolahan Ikan

Kepala UPT KIPM menginformasikan rencana surveilan kepada Penanggung Jawab UPI minimal 1 minggu sebelum tanggal pelaksanaan dan memastikan pada saat surveilan UPI melakukan proses produksi

9.2. Persiapan Surveilan

9.2.1. Kepala UPT KIPM menugaskan inspektur mutu untuk melakukan inspeksi dalam rangka surveilan sesuai dengan program surveilan tahunan yang telah dibuat.

9.2.2. Inspektur mutu membuat perencanaan surveilan yang didisain fleksibel untuk memungkinkan adanya perubahan selama inspeksi, antara lain melakukan:

a) Identifikasi tujuan dan ruang lingkup

b) Identifikasi pihak yang bertanggung jawab langsung yang berkaitan dengan tujuan dan ruang lingkup

c) Identifikasi dokumen yang digunakan sebagai acuan d) Identifikasi tim inspektur mutu

e) Identifikasi bahasa yang akan digunakan f) Waktu dan tempat pelaksanaan

g) Identifikasi organisasi unit pengolahan ikan yang akan disurveilan

h) Perkiraan waktu dan lamanya

i) Jadwal pertemuan dengan pihak manajemen

9.2.3. Inspektur mutu menyiapakan dokumen yang mencakup: a) Juknis surveilan/Inspeksi

b) Dokumen acuan/standar/regulasi c) Surat penugasan surveilan (Form 1) d) Form Audit Kecukupan (Form 2) e) Daftar isian (cheklist) (Form 3)

f) Daftar hadir pertemuan pembukaan dan /penutupan (Form 4)

27 h) Laporan Verifikasi tindakan perbaikan temuan

ketidaksesuaian (Form 6)

9.3. Persiapan inspeksi dalam rangka Surveilan

Review dokumen (Desk Audit)

a. Sebelum melakukan surveilan Inspektur mutu melakukan review terhadap informasi yang berkaitan dengan UPI yang akan dikunjungi mencakup:

 Rekaman 2 (dua) laporan surveilan terakhir dan Panduan mutu HACCP untuk menentukan apakah sistem yang terdokumentasi telah memenuhi persyaratan;

 Riwayat penerapan HACCP di UPI (misalnya apakah pernah terkena kasus penolakan produk, turun grade, dll)

 Hasil inspeksi dalam rangka validasi dan verifikasi penerapan HACCP UPI oleh Otoritas Kompeten.

b. Inspektur Mutu harus mencatat hasil review sesuai form 2 terhadap dokumen misalnya ketidaksesuaian panduan mutu dengan ketentuan, data dan informasi tentang defisiensi/kekurangan dari hasil surveilan terakhir, temuan yang belum selesai ditindak lanjuti, dll.

9.4. Pelaksanaan Inspeksi

9.4.1. Pertemuan Pembukaan

Ketua tim surveilan memimpin pertemuan pembukaan antara tim inspektur mutu dan manajemen UPI dengan tujuan: a. Memperkenalkan tim inspektur mutu;

b. Pengisian daftar hadir;

c. Konfirmasi tujuan dan ruang lingkup;

d. Identifikasi pihak yang bertanggungjawab langsung yang terkait dengan tujuan dan ruang lingkup surveilan;

e. Konfirmasi bahasa yang digunakan;

f. Konfirmasi agenda inspeksi yang mencakup pemeriksaan lapangan, peninjauan dokumen, perumusan temuan inspeksi (Caucus meeting) dan pertemuan penutupan ; g. Konfirmasi petugas pendamping dan ruangan khusus

untuk bekerja;

28 i. Konfirmasi bahwa inspektur mutu diwajibkan mengambil

foto sebagai bukti ketidak sesuaian;

j. Konfirmasi kesehatan dan keselamatan Tim Inspeksi; k. Pernyataan Tim Inspeksi menjamin kerahasiaan auditee; l. Penjelasan dari pihak UPI mengenai status penerapan

HACCP termasuk adanya perubahan;

m. Konfirmasi aktivitas surveilan (inplant, on desk dan pengambilan contoh.

9.4.2. Inspeksi Lapangan

a. Ketua tim Inspektur mutu mengatur pelaksanaan inspeksi lapangan untuk memverifikasi apakah UPI menerapkan HACCP sesuai dengan peraturan dan dokumen yang sudah dibuat.

b. Inspeksi mencakup keseluruhan elemen sistem jaminan mutu dan keamanan hasil perikanan termasuk pengecekan terhadap penerapan persyaratan dasar (SSOP/GMP) dan HACCP, termasuk hasil pengujian laboratorium internal sesuai checklist inspeksi .

c. Inspektur mutu mencatat dan merekam bukti-bukti objektif yang ditemukan pada saat inspeksi secara benar dan tepat berdasarkan prinsip PLOR.

d. Inspektur mutu memberitahukan wakil UPI tentang temuan ketidaksesuaian pada waktu peninjauan lapangan dan memberikan kesempatan UPI memberikan argumentasi/sanggahan. Inspektur mutu harus memastikan bahwa suatu ketidaksesuaian adalah temuan yang sudah pasti tidak memenuhi persyaratan.

9.4.3. Pembahasan Hasil Temuan (Caucus Meeting) dan pembuatan laporan ketidak sesuaian

a. Sebelum dilakukan pertemuan akhir dengan manajemen UPI, tim inspektur mutu mengadakan pertemuan tertutup untuk mendiskusi temuan dan evaluasi ketidaksesuaian yang disampaikan oleh setiap anggota inspektur mutu; b. Tim Inspektur mutu melakukan analisa terhadap sistem

29 c. Temuan ketidaksesuaian ditulis dalam form temuan

ketidaksesuaian berdasarkan ”PLOR” (Problem, Location,

Objective Efidience dan Reference) dan dituliskan secara

jelas dan tidak merupakan saran tentang tindakan yang perlu diambil, tidak membingungkan atau ragu-ragu. 9.4.4. Pertemuan Akhir

a. Ketua tim inspeksi memimpin pertemuan akhir dengan manajemen UPI dan menyampaikan hal-hal sebagai berikut :

 Terimakasih kepada UPI atas bantuan dan kerjasama mereka;

 Presentasi temuan ketidaksesuaian;

 Ringkasan keseluruhan dan kesimpulan dari ketua tim;  Memberikan kesempatan kepada pihak UPI untuk

memberikan tanggapan, mendiskusikan, menyampaikan komentar pertanyaan, klarifikasi dll;

 meminta UPI untuk menyampaikan rencana dan tanggal pelaksanaan tindakan perbaikan yang akan dilakukan serta di sepakati oleh tim inspektur mutu;

 Menyampaikan prosedur tindakan perbaikan sesuai ketentuan.

b. Ketua tim inspeksi dan penanggungjawab UPI menandatangani Daftar Temuan Ketidaksesuaian.

9.5. Verifikasi Tindakan Perbaikan

9.5.1. UPI melakukan tindakan perbaikan dan melaporkannya kepada kepala UPT sesuai dengan form 6.

9.5.2. Inspektur Mutu melakukan verifikasi terhadap tindakan perbaikan yang disampaikan oleh UPI dan membuat laporan hasil verifikasi pada form verifikasi tindakan perbaikan (form 7).

9.5.3. Apabila UPI tidak melakukan tindakan perbaikan sampai batas waktu yang telah disepakati, maka kepala UPT KIPM memberikan surat peringatan sesuai form 8.

30

9.6. Pembekuan Sementara Ekspor

9.6.1. Apabila setelah diberikan surat peringatan, UPI tetap tidak melakukan tindakan perbaikan, maka kepala UPT KIPM melakukan Pembekuan Sementara sesuai form 9.

9.6.2. Kepala UPT KIPM juga dapat memberikan Pembekuan Sementara terhadap UPI apabila temuan ketidaksesauain hasil surveilan tidak sesuai dengan Grade HACCP.

9.6.3. Pembekuan sementara dapat dicabut apabila UPI sudah melakukan tindakan perbaikan sesuai dengan form 10.

9.7. Pelaporan dan Rekaman Hasil Inspeksi

9.7.1. Ketua tim inspeksi melaporkan hasil inspeksi kepada kepala UPT KIPM.

9.7.2. Apabila hasil inspeksi telah memenuhi persyaratan, maka Kepala UPT menerbitkan Surat Keterangan Hasil Surveilan sesuai form 11.

9.7.3. Berkas kegiatan hasil surveilan setiap UPI di dokumentasikan dengan baik untuk digunakan sebagai bahan desk audit pada kegaiatan surveilan selanjutnya.

9.7.4. Kepala UPT KIPM menyampaikan laporan pelaksanaan surveilan termasuk hasil pengujian contoh kepada Kepala Pusat Sertifikasi Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan setiap 3 bulan melalui email akreditasi_monitoring@yahoo.com dan pusatskk.bkipm@gmail.com atau dikirim hard copy sesuai dengan form 12 dan form 13.

31 Nomor :

Lampiran : 1 (Satu) Lembar

Hal : Surveilan dalam rangka Penerbitan Sertifikat Kesehatan

Yth. Pimpinan PT... Di ...

Dalam rangka penerapan sistem jaminan mutu dan keamanan hasil perikanan yang tertuang dalam Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor per.19/men/2010 tentang ”Pengendalian Sistem Jaminan Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan”, maka kami menugaskan Inspektur Mutu UPT KIPM... untuk melakukan kegiatan inspeksi dalam rangka surveilan sebagai dasar penerbitan sertifikat kesehatan di PT ... pada tanggal ... s/d ... 20.., dengan nama sebagai berikut :

NO NAMA KEGIATAN

1 ... (ketua tim) Inspeksi dalam rangka surveilan UPI dalam rangka penerbitan Sertifikat Kesehatan

2 ... (anggota)

Demikian disampaikan, atas perhatiannya diucapkan terima kasih.

PETUNJUK TEKNIS SURVEILAN DALAM RANGKA PENERBITAN HC

Edisi / Revisi : 1/0 Halaman : 1 dari 1 Surat Penugasan Surveilan No. Dokumen : Form 1

Validasi Tanggal : 23 Mei 2016

Kepala UPT KIPM...

32

OTORITAS KOMPETEN

BADAN KARANTINA IKAN, PENGENDALIAN MUTU DAN KEAMANAN HASIL PERIKANAN

FORM AUDIT KECUKUPAN (Desk audit)

Nama UPI :

Alamat :

Jenis Produk :

NO KELENGKAPAN KESESUAIAN KETERANGAN

Ada Tidak A Administrasi

1 Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP) 2 Akta Notaris Pendirian Perusahaan

3 Ijin Usaha Perikanan (IUP); dan/atau Tanda daftar Usaha Perikanan

4 Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) 5 Nomor Induk Kepabeanan (NIK) 6 Sertifikat Kelayakan Pengolahan 7 Manual HACCP yang sudah divalidasi 8 Sertifikat HACCP Personil

9 Persyaratan lainnya ...

B TEKNIS UTAMA

1 Diskripsi Produk 2 Alur Proses

3 Analisa Bahaya (Bahaya Potensial dan Penyebab Bahaya)

4 Identifikasi CCP

5 Prosedur Monitoring/Pemantauan CCP 6 Dokumen GMP dan SSOP

C TEKNIS PENUNJANG

1 Prosedur pelacakan dan penarikanan produk 2 Prosedur pengaduan konsumen

3 Label atau spesifikasi 4 Prosedur verifikasi 5 ProsedurTraceability

D CATATAN

PETUNJUK TEKNIS SURVEILAN DALAM RANGKA PENERBITAN HC

Edisi / Revisi : 1/0 Halaman : 1 dari 1 Audit Kecukupan (Desk Audit) No. Dokumen : Form 2

Validasi Tanggal : 23 Mei 2016

Inspektur Mutu :

No. Reg :

Tanggal :

33 CHECKLIST PENERAPAN GMP, SSOP DAN HACCP

DI UNIT PENGOLAHAN IKAN

KRITERIA MIN MAJ SER CR ACUAN

1. KEAMANAN AIR DAN ES

1.1 Pasokan air tidak memadai dan tidak aman untuk

digunakan ฀ ฀

Kep

052.A/MEN/2013 1.2 Memungkinkan terjadinya kontaminasi antara air

potable dan non potable ฀

1.3 Suplai air panas tidak ada, kalau ada tidak mencukupi* (bila digunakan)

฀ Idem

1.4 Es tidak dibuat, ditangani atau digunakan dengan

cara yang higienis ฀

Kep

052.A/MEN/2013

2 PERMUKAAN YANG KONTAK LANGSUNG DENGAN PRODUK

MAJ SER CR ACUAN

Peralatan, perlengkapan dan fasilitas yang kontak langsung dengan produk memungkinkan terjadinya kontaminasi.

฀  Kep

052.A/MEN/2013

3. PENCEGAHAN KONTAMINASI SILANG MIN MAJ SER CR ACUAN

1.1. Cara penanganan tidak mencegah terjadinya

kontaminasi silang (3.2) ฀ ฀

Kep

052.A/MEN/2013 3.2 Limbah tidak ditangani dengan baik dan dapat

menyebabkan kontaminasi silang. (3.3) ฀

Kep

052.A/MEN/2013 3.3 Konstruksi & lay out tidak dirancang untuk

mencegah kontaminasi silang (3.1)

฀ ฀

4. FASILITAS SANITASI MIN MAJ SER CR ACUAN

4.1 Jumlah, desain dan fasilitas toilet tidak memadai dan berhubungan langsung dengan ruang proses

฀ ฀

4.2 Jumlah, lokasi, desain dan fasilitas pencuci tangan tidak memadai dan tidak menggunakan air bersih

฀  Idem

4.3 Bak cuci kaki tidak tersedia, tidak sesuai, tidak

menggunakan air bersih dan tidak didesinfeksi***) ฀ ฀

Idem

5. PELABELAN, PENYIMPANAN DAN

PENGGUNAAN BAHAN KIMIA BERBAHAYA

MIN MAJ SER CR ACUAN

5.1 Bahan-bahan kimia berbahaya tidak diberi label dengan benar

฀ Kep

052.A/MEN/2013 5.2 Bahan bahan kimia tidak disimpan di tempat

khusus dan tidak terkunci serta digunakan atau ditangani dengan cara yang tidak benar

฀ Idem

PETUNJUK TEKNIS SURVEILAN DALAM RANGKA PENERBITAN HC

Edisi / Revisi : 1/0 Halaman : 1 dari 4

Cheklist No. Dokumen : Form 3

34

6. KESEHATAN dan KEBERSIHAN KARYAWAN MIN MAJ SER CR ACUAN

6.1 Tingkah laku karyawan yang menangani produk tidak menjaga kebersihan individu (personal cleaness) dan tidak menggunakan pakaian kerja yang sesuai.

฀ _฀ 6.2 UPI tidak mempunyai sistem yang dapat

mencegah karyawan berpenyakit menangani produk

฀

Kep

052.A/MEN/2013

7. PENGENDALIAN PEST (pest control) MIN MAJ SER CR ACUAN

7.1 UPI tidak mempunyai tindakan

pencegahan terhadap masuknya hewan pengganggu

฀ ฀

Kep

052.A/MEN/2013 7.2 Tidak memiliki tindakan menghilangkan

hewan pengganggu dari unit pengolahan ฀ ฀

Kep

052.A/MEN/2013

8. PENGENDALIAN PROSES MIN MAJ SER CR ACUAN

8.1 Tidak dilakukan pengendalian dan pemantauan terhadap mutu dan keamanan bahan baku, bahan tambahan dan bahan penolong selama penanganan /pengolahan

฀ ฀ Kep

052.A/MEN/2013

8.2 Tidak dilakukan pengendalian dan pemantauan

terhadap suhu selama penanganan /pengolahan ฀ ฀

Idem 8.3 Penanganan/pengolahan tidak dilakukan dengan

teknologi yang sesuai ฀ ฀

Idem

9. PENGEMASAN MIN MAJ SER CR ACUAN

9.1 Bahan pengemas terbuat dari bahan yang dapat mencemari, tidak dapat melindungi dan dapat merubah karakteristik produk

฀ ฀ Kep

052.A/MEN/2013 9.2 Pengemasan tidak dilakukan secara higienis ฀ ฀

10. PENYIMPANAN MIN MAJ SER CR ACUAN

10.1 Penyimpanan produk akhir tidak mampu menjamin suhu sesuai dengan spesifikasi produk

฀ ฀ Kep

052.A/MEN/2013 10.2 Penyimpanan produk tidak bisa menjamin

terjadinya kontaminasi silang

11. DISTRIBUSI / TRANSPORTASI MIN MAJ SER CR ACUAN

Pengangkutan produk tidak mampu menjamin suhu

sesuai dengan spesifikasi produk ฀ ฀

Kep

052.A/MEN/2013

12. KETERTELUSURAN MIN MAJ SER CR ACUAN

UPI tidak dapat menjamin ketertelusuran produk ฀ ฀ PETUNJUK TEKNIS SURVEILAN DALAM

RANGKA PENERBITAN HC

Edisi / Revisi : 1/0 Halaman : 2 dari 4

Cheklist No. Dokumen : Form 3

35

13. PELATIHAN MIN MAJ SER CR ACUAN

UPI tidak memiliki dan melaksanakan program dan prosedur pelatihan karyawan sesuai dengan tugas dan tanggungjawabnya

฀ ฀

KEPATUHAN TERHADAP RENCANA HACCP

A. RANCANGAN HACCP MIN MAJ SER CR Acuan

1. Dokumen rancangan HACCP tidak tersedia ฀ Manual HACCP

2. Dokumen rancangan HACCP tidak sesuai ฀ Manual HACCP

3. Dokumen rancangan HACCP belum divalidasi ฀ Manual HACCP

4. Dokumen rancangan HACCP tidak mutakhir ฀ Kep

052.A/MEN/2013 5. Tidak ada personil yang memiliki sertifikat HACCP

di bidang perikanan ฀

PER.03/BKIPM/201 1

3.1. B. MONITORING MIN MAJ SER CR Acuan

1. Monitoring tidak diterapkan ฀ Kep

052.A/MEN/2013 2. Tindakan koreksi tidak dilakukan ฀ ฀ Idem

2.1 C. REKAMAN MIN

MAJ SER

CR Acuan

1. Rekaman tidak mutakhir ฀ Kep

052.A/MEN/2013

2. Rekaman tidak akurat ฀ ฀ Idem

3. Rekaman yang diperlukan untuk pemeriksaan

tidak ada ฀

Idem

D. VERIFIKASI INTERNAL MIN

MAJ SER

CR Acuan

1. Verifikasi monitoring gmp, ssop, ccp tidak dilakukan sesuai rencana

฀ Kep

052.A/MEN/2013 2. Audit internal tidak dilakukan sesuai dengan

rencana

฀ ฀ Idem

3. Kaji ulang manajemen tidak dilakukan sesuai

yang direncanakan ฀

Idem

E. LAIN-LAIN MIN

MAJ SER

CR Acuan

1. Manajemen tidak memiliki komitmen ฀ Kep

052.A/MEN/2013

CATATAN :

*) Berdasarkan peluang kontaminasi dan jenis/cara penyajian

**) Untuk unit pengalengan bila tidak memiliki operator yang bersertifikat, penyimpangan kritis ***) Untuk produk kering tidak diwajibkan tersedia bak cuci kaki, tetapi harus ada untuk menjamin

bahwa alas kaki dari luar tidak digunakan di ruang proses PETUNJUK TEKNIS SURVEILAN DALAM

RANGKA PENERBITAN HC

Edisi / Revisi : 1/0 Halaman : 3 dari 4

Cheklist No. Dokumen : Form 3

36

SUMMARY Min Maj Ser cr

Penyimpangan total

Tanda tangan auditor dan tanggal

Tanda tangan auditi dan tanggal

Frekuensi Audit Rating

Fasilitas Frekuensi Audit

Jumlah Penyimpangan

Minor Mayor Serius Kritis

Grade A Setiap 3 (tiga) Bulan

0 – 6 0 - 5 0 0

Grade B Setiap 2 (dua) Bulan

 7 6 - 10 1 - 2 0

Grade C Setiap 1 (satu) Bulan

NA* 11 3-4 0

*NA= Not Applicable

Catatan : Untuk fasilitas yang mempunyai rating level b, tidak boleh ada penyimpangan yang

lebih dari 10 kombinasi “MAJOR” dan “SERIUS”. apabila kombinasi “MAJOR” dan “SERIUS” penyimpangannya lebih dari “10”, maka fasilitas tersebut akan dirating menjadi level C.

Simbol *) :

 Simbol untuk produk beresiko tinggi ฀ Simbol untuk produk beresiko rendah

PETUNJUK TEKNIS SURVEILAN DALAM RANGKA PENERBITAN HC

Edisi / Revisi : 1/0 Halaman : 4 dari 4

Cheklist No. Dokumen : Form 3

37

KOP UPT KIPM

DAFTAR HADIR PEMBUKAAN/PENUTUPAN*

Nama UPI : Alamat : Tanggal :

No. Nama Instansi/Jabatan Email/No. Hp Paraf

* Coret Sesuai Kegiatan Pertemuan

PETUNJUK TEKNIS SURVEILAN DALAM RANGKA PENERBITAN HC

Edisi / Revisi : 1/0 Halaman : 1 dari 1 Daftar Hadir Pertemuan

Pembukaan/Penutupan

No. Dokumen : Form 4 Validasi Tanggal : 23 Mei 2016

38

KOP UPT KIPM

LAPORAN TEMUAN KETIDAKSESUAIAN (NON-CONFORMITIES)

Nama UPI

: Tanggal Inspeksi :

Laporan No : dari Alamat :

No. Tlp : No. Fax : Jenis Produk : 1.

2. 3. Pimpinan UPI :

Tim Inspeksi

Ketua : No. Reg /Insp/

Anggota : No. Reg /Insp/

No. Reg /Insp/ No. Reg /Insp/

Temuan Ketidaksesuaian

(Problem, Location, Objective, Reference) Acuan Keterangan A. Pelaksanaan GMP-SSOP

B. Penerapan HACCP

Rencana Penyelesaian Tindakan Perbaikan, Tanggal : ...

Ketua Tim Inspeksi Pimpinan UPI

... ...

* Coret yang tidak perlu

PETUNJUK TEKNIS SURVEILAN DALAM RANGKA PENERBITAN HC

Edisi / Revisi : 1/0 Halaman : 1 dari 1 Daftar Temuan Ketidaksesuaian UPI No. Dokumen : Form 5

39 KOP UPI

LAPORAN TINDAKAN PERBAIKAN UNIT PENGOLAHAN IKAN (UPI) Nama UPI : .... ...

Alamat UPI : ... ... Jenis Produk : ... ... Tanggal Inspeksi : ... ...

Nama Inspektur Mutu : 1. (Inspektur Mutu) 3. (Inspektur Mutu) 2. (Inspektur Mutu) 4. (Inspektur Mutu)

No Temuan dan Tindakan Perbaikan

1 Temuan :

Tindakan Perbaikan : Lampiran :

Tgl Penyelesaian Perbaikan :

Gb. Sebelum Perbaikan Gb. Sesudah Perbaikan

2 Temuan :

Tindakan Perbaikan : Lampiran :

Tgl Penyelesaian Perbaikan :

Gb. Sebelum Perbaikan Gb. Sesudah Perbaikan

3 Temuan :

Tindakan Perbaikan : Lampiran :

Tgl Penyelesaian Perbaikan :

Gb. Sebelum Perbaikan Gb. Sesudah Perbaikan

Tgl, Bulan, Tahun Pimpinan UPI

(………...…..) PETUNJUK TEKNIS SURVEILAN DALAM

RANGKA PENERBITAN HC

Edisi / Revisi : 1/0 Halaman : 1 dari 2 Laporan Tindakan Perbaikan Temuan

Ketidaksesuaian

No. Dokumen : Form 6 Validasi Tanggal : 23 Mei 2016

40 PROSEDUR PELAPORAN TINDAKAN PERBAIKAN UPI

1. Unit pengolahan ikan (UPI) yang sudah diinspeksi wajib menyampaikan hasil tindakan perbaikan sesuai dengan kesepakatan tanggal rencana penyelesaian perbaikan yang tertera di dalam daftar temuan ketidaksesuaian (non-conformities) yang sudah ditandatangani antara inspektur mutu dan pihak upi.

2. Perbaikan yang dilakukan oleh UPI baik yang bersifat fisik maupun operasional mengikuti format laporan tindakan perbaikan upi (Form 5).

3. Pihak UPI menyampaikan surat mengenai tindakan perbaikan yang sudah dilakukan oleh UPI (dengan melampirkan laporan tindakan perbaikan UPI dan berkas pendukung lainnya) yang ditujukan kepada kepala lembaga inspeksi dan sertifikasi dengan alamat :...

... Tel : ...

Fax : ... E-mail : ...

4. Kepala lembaga inspeksi dan sertifikasi selambat-lambatnya 5 (lima) hari kerja setelah menerima laporan tindakan perbaikan UPI, menugaskan inspektur mutu melakukan verifikasi tindakan perbaikan.

5. Inspektur Mutu melapoorkan hasil verifikasi tindakan perbaikan UPI kepada Kepala lembaga inspeksi dan sertifikasi.

PETUNJUK TEKNIS SURVEILAN DALAM RANGKA PENERBITAN HC

Edisi / Revisi : 1/0 Halaman : 2 dari 2 Laporan Tindakan Perbaikan Temuan

Ketidaksesuaian

No. Dokumen : Form 6 Validasi Tanggal : 23 Mei 2016

41

KOP

UPT KIPM

Laporan Verifikasi Tindakan Perbaikan Temuan Ketidaksesuaian

Nama UPI :

Alamat :

Produk :

Tanggal Inspeksi : Jenis Kegiatan : Nama Inspektur : Jumlah

Ketidaksesuaian

: Kategori Kritis Kategori Serius Kategori Mayor Kategori Minor

No

Ketidaksesuaian Tindakan Perbaikan Status

(memuaskan/tidak memuaskan) / Alasan Uraian Acuan Kategori Uraian Diselesaikan

Tanggal

SKP KEP

052.A/KEPM EN-KP/2013 1

2 3 4 5

HACCP KEP

052.A/KEPM EN-KP/2013

Ketua Tim Inspeksi

(………..)

PETUNJUK TEKNIS SURVEILAN DALAM RANGKA PENERBITAN HC

Edisi / Revisi : 1/0 Halaman : 1 dari 1 Verifikasi Tindakan Perbaikan Temuan

Ketidaksesuaian

No. Dokumen : Form 7 Validasi Tanggal : 23 Mei 2016

42 KOP UPT KIPM

Nomor : ... Tanggal... Lampiran : ...

Perihal : Surat Peringatan Tindak Lanjut Hasil Surveilan

Menindaklankjuti kegitan surveilan dalam rangka memverifikasi konsistensi penerapan sistem Hazard Analysis and Critical Control Point (HACCP) di Unit Pengolahan Ikan (UPI) PT/CV/UD... , pada tanggal ..., maka bersama ini kami sampaikan beberapa hal sebagai berikut :

1. Sesuiai Peraturan Kepala Badan Karantina Ikan, Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan No. PER.03/BKIPM/2011 bahwa UPI yang telah dilakukan surveilan harus melaporkan tindakan perbaikan terhadap temuan ketidaksesuaian sesuai dengan batas waktu yang telah disepakati. Namun sampai batas waktu yang telah disepakati yaitu tanggal ... kami belum menerima laporan tindakan perbaikan dimaksud.

2. Berkaitan dengan hal tersebut, kami mohon kepada pimpinan PT/CV/UD... untuk menindaklanjuti temuan ketidaksesuaian dan melaporkannya kepada UPT KIPM (disesuaikan) dalam waktu selambat-lambatnya 2 (dua) minggu, terhitung sejak surat ini ditandatangani. Apabila hingga waktu yang ditentukan UPI belum melaporkan tindakan perbaikan, maka UPI PT/CV/UD... tidak dapat dilayani penerbitan HC atau (Temporary Suspend).

3. Hasil tindakan perbaikan yang dilakukan UPI harus mampu menyelesaikan permasalahan ketidaksesuaian dan dapat memastikan bahwa tindakan perbaikan tersebut telah memenuhi persyaratan.

Demikian kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasama Saudara kami ucapkan terima kasih.

Kepala UPT KIPM...

...

PETUNJUK TEKNIS SURVEILAN DALAM RANGKA PENERBITAN HC

Edisi / Revisi : 1/0 Halaman : 1 dari 1 Surat Peringatan Tindak Lanjut

Surveilan

No. Dokumen : Form 8 Validasi Tanggal : 23 Mei 2016

43 KOP UPT KIPM

Nomor : ... Tanggal... Lampiran : ...

Perihal : Surat Pembekuan Sementara(Temporary Suspend)

Menindaklankjuti hasil kegitan surveilan dalam rangka memverifikasi konsistensi penerapan sistem Hazard Analysis and Critical Control Point (HACCP) di Unit Pengolahan Ikan (UPI) PT/CV/UD ... , pada tanggal ... maka bersama ini kami sampaikan beberapa hal sebagai berikut :

1. Unit Pengolahan Ikan belum sesuai dengan Peraturan Kepala Badan Karantina Ikan,

Pengendalian Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan No. PER.03/BKIPM/2011, dikarenakan : a) UPI Belum melakukan tindakan perbaikan sesuai batas waktu yang telah ditetapkan*) b) UPI mengalami penurunan Grade HACCP dari hasil surveilan*)

c) Hasil Uji melebihi ambang batas persyaratan standar*)

2. Berkaitan dengan hal tersebut, maka bersama ini kami informasikan bahwa PT/CV/UD. ...tidak dapat dilayani penerbitan HC atau dikenakan Temporary Suspend terhitung sejak surat ini ditandatangani.

3. Surat Pembekuan Sementara (Temporary Suspend) ini dapat dicabut apabila UPI Saudara sudah memberikan laporan tindakan perbaikan dan hasil tindakan perbaikan mampu menyelesaikan permasalahan ketidaksesuaian serta dapat memastikan bahwa tindakan perbaikan tersebut telah memenuhi persyaratan.

Demikian Surat Pembekuan ini kami sampaikan atas perhatiannya terima kasih.

Kepala UPT KIPM...

Keterangan : ...

*) Coret yang tidak perlu

Tembusan :

Kepala Pusat Sertifikasi Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan

PETUNJUK TEKNIS SURVEILAN DALAM RANGKA PENERBITAN HC

Edisi / Revisi : 1/0 Halaman : 1 dari 1 Surat Pembekuan Sementara

(Temporary Suspend)

No. Dokumen : Form 9 Validasi Tanggal : 23 Mei 2016

44 KOP UPT KIPM

Nomor : ... Tanggal... Lampiran : ...

Perihal : Surat Pencabutan Pembekuan Sementara(Temporary Suspend)

Sehubungan dengan telah dilakukannya tindakan perbaikan terhadap hasil surveilan PT./CV./UD. ..., pada tanggal ... maka bersama ini kami sampaikan beberapa hal sebagai berikut :

1. Surat Pembekuan Sementara (Temporary Suspend) Nomor...tanggal... terhadap PT./CV./UD. ... kami nyatakan DICABUT.

2. Berkaitan dengan hal tersebut, maka terhitung sejak ditandatanganinya surat ini PT/CV/UD. ...DAPAT DILAYANI PENEBITAN HC.

Demikian kami sampaikan atas perhatian dan kerjasama Saudara kami ucapkan terima kasih.

Kepala UPT KIPM...

...

Tembusan :

Kepala Pusat Sertifikasi Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan

PETUNJUK TEKNIS SURVEILAN DALAM RANGKA PENERBITAN HC

Edisi / Revisi : 1/0 Halaman : 1 dari 1 Surat Pencabutan Pembekuan

Sementara (Temporary Suspend)

No. Dokumen : Form 10 Validasi Tanggal : 23 Mei 2016

45

KOP UPT KIPM

SURAT KETERANGAN HASIL SURVEILAN

Diberikan Kepada :

(nama UPI) (Alamat)

Dinyatakan memenuhi persyaratan sesuai Laporan Hasil Surveilan No...yang mencakup penerapan GMP, SSOP dan HACCP serta berhak mendapatkan pelayanan

Health Certificate (HC) untuk jenis produk : 1...

2... 3...

Sertifikat ini berlaku selama...(disesuaikan grade)...bulan, dari tanggal...s/d... Pelaksanaan Surveilan berikutnya dijadwalkan tanggal......s/d…………

(tempat dikeluarkan, tanggal/bulan/ tahun)

Kepala UPT KIPM

(...)

PETUNJUK TEKNIS SURVEILAN DALAM RANGKA PENERBITAN HC

Edisi / Revisi : 1/0 Halaman : 1 dari 1 Surat Keterangan Hasil Surveilan No. Dokumen : Form 11

46 Rekapitulasi Hasil Surveilan

Nama UPT KIPM:

Nomor Grade Ruang Lingkup Kritis Serius Mayor Minor Memuaskan Tidak Suspend

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Stastus Tindakan Perbaikan

Keterangan Sertifikat HACCP

No Nama UPI Tanggal

Suveilan

Tanggal Perbaikan Ketidaksesuaian

PETUNJUK SURVEILAN DALAM RANGKA PENERBITAN HC Edisi / Revisi : 1/0

Halaman : 1 dari 1

Rekapitulasi Hasil Surveilan No. Dokumen : Form 12

47 Rekapitulasi Hasil Uji

Nama UPT KIPM:

Organoleptik

Score Sheet TPC E. Colli Coliform Salmonella Enterococci S.aureus Vibrio cholerae V. parahaemoliticus Pb Cd Hg Chorampenicol formalin ... ... ...

Keterangan Lainnya Yang diperlukan

Jenis Pengujian Jenis Contoh

Tgl Pengambilan

Contoh

Tgl Pengujian Mikrobiologi Kimia

No Nama UPI

PETUNJUK SURVEILAN DALAM RANGKA PENERBITAN HC Edisi / Revisi : 1/0

Halaman : 1 dari 1

Rekapitulasi Hasil Uji No. Dokumen : Form 13

Validasi Tanggal : 23 Mei 2016

KEPALA BADAN KARANTINA IKAN,

PENGENDALIAN MUTU DAN KEAMANAN HASIL PERIKANAN,

ttd.

RINA

Lembar Pengesahan

No. Nama Pejabat Paraf 1 Sekretaris BKIPM

2 Kepala Pusat Sertifikasi Mutu dan KHP 3 Kepala Bagian Hukum, Humas dan

Informasi

4 Kepala Subbag Hukum

Salinan sesuai dengan aslinya Kepala Bagian Hukum,

Humas dan Informasi,

48

LAMPIRAN III

KEPUTUSAN KEPALA BADAN KARANTINA IKAN, PENGENDALIAN MUTU DAN KEAMANAN HASIL PERIKANAN

NOMOR 59/KEP-BKIPM/2016 TENTANG

PETUNJUK TEKNIS SERTIFIKASI KESEHATAN HASIL PERIKANAN

PETUNJUK TEKNIS PENGAMBILAN CONTOH

DALAM RANGKA PENERBITAN SERTIFIKAT KESEHATAN

1.Pendahuluan

Dalam kegiatan surveilan, selain melakukan inspeksi terhadap penerapan GMP/SSOP, dapat sekaligus dilakukan pengambilan contoh baik secara terjadwal maupun tidak terjadwal.

Pengambilan contoh merupakan proses pemilihan produk/unit contoh dari suatu lot untuk keperluan inspeksi (pemeriksaan) dan/atau pengujian. Dari hasil suatu pengambilan contoh dapat diperoleh keterangan mengenai penafsiran keadaan mutu suatu lot apakah dapat di terima, ditolak atau perlu ditindaklanjuti (ditangguhkan).

2.Ruang Lingkup

Petunjuk teknis ini mengatur tata cara Pengambilan Contoh yang meliputi metode pengambilan contoh, prosedur pelaksanaan pengambilan contoh, waktu pengambilan contoh, jumlah contoh, pengujian contoh, laporan hasil uji, dan cuplikan contoh.

3.Tujuan

Sebagai pedoman bagi inspektur mutu dalam melaksanakan pengambilan contoh .

4.Acuan

4.1. Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan No. 19/MEN/2010 tentang Pengendalian Sistem Jaminan Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan;

4.2. Peraturan Kepala Badan KIPM No. 03/BKIPM/2011 Tentang Pedoman Teknis Penerapan Sistem Jaminan Mutu dan Keamanan Hasil Perikanan;

4.3. SNI No. 2326:2010 tentang Metode Pengambilan Contoh Produk Perikanan;

49 4.4. Commission Regulation (EC) No. 1881/2006 tanggal 19 Desember

2006 tentang Setting Maximum Level for Certain Contaminants in Foodstuffs;

4.5. Commission Regulation (EC) No. 2073/2005 tanggal 15 November 2005 tentang On Microbial Criteria for Foodstuffs.

5. Definisi

5.1. Otoritas Kompeten yang selanjutnya disingkat OK adalah unit organisasi dilingkungan Kementerian yang diberi mandat oleh Menteri untuk melakukan pengendalian sistem jaminan mutu dan keamanan hasil perikanan

5.2. Unit Penanganan dan Pengolahan Ikan yang selanjutnya

disingkat UPI adalah adalah tempat yang digunakan untuk

mengolah ikan, baik yang dimiliki oleh perorangan, kelompok maupun badan usaha.

5.3. Pengambilan Contoh (sampling) adalah suatu pengumpulan satu atau lebih unit contoh yang dipilih dari lot yang diinspeksi. Contoh terdiri atas semua unit yang ditarik untuk tujuan penilaian atau pengujian.

5.4. Pengambilan contoh terjadwal adalah pengambilan contoh yang dilakukan pada saat surveilan untuk konfirmasi bahwa bahaya dalam penerapan HACCP di suatu UPI berada dalam kendali atau mengecek bahwa produk memenuhi standar nasional maupun standar negara tujuan;

5.5. Pengambilan contoh tidak terjadwal adalah pengambilan contoh yang dilakukan terhadap produk pada suatu tahapan proses karena kondisi tertentu yang dicurigai; adanya potensi bahaya kontaminasi; adanya keluhan konsumen; informasi/peringatan bahaya pada produk; penolakan produk; perusahaan, produk atau proses baru; atau permintaan UPI.

5.6. Pengambilan contoh yang ditargetkan (targeted sampling) adalah pengambilan contoh berdasarkan kondisi yang dicurigai atau untuk menjawab pertanyaan suatu hipotesa.

5.7. Surveilan adalah kegiatan penilaian kesesuaian terhadap UPI yang dilakukan secara sistematis dan berulang dalam kurun waktu tertentu sebagai dasar untuk memelihara validitas pernyataan

50 kesesuaian dengan sistem jaminan mutu dan keamanan hasil perikanan.

5.8. Sertifikat Kesehatan (Health Certificate) adalah sertifikat yang menyatakan bahwa ikan dan hasil perikanan telah memenuhi persyaratan jaminan mutu dan keamanan untuk konsumsi manusia

5.9. Contoh adalah sejumlah unit contoh yang digunakan untuk pemeriksaan;

5.10. Unit contoh adalah kemasan terkecil sebagian isi kemasan terkecil atau komposit contoh dari produk yang diperiksa atau diuji sebagai unit tunggal;

5.11. Rancangan pengambilan contoh (sampling plan) adalah program pengambilan contoh meliputi : jumlah contoh, tingkat pemeriksaan, jumlah contoh yang diterima dan atau ditolak sehingga dapat diputuskan untuk menerima atau menolak lot atau produksi berdasarkan hasil pemeriksaan atai pengujian contoh; 5.12. Lot atau Lot Inspeksi adalah sekelompok kemasan terkecil atau

unit contoh yang mempunyai ukuran, jenis, cara dan waktu proses dalam kondisi yang sama.

5.13. Cuplikan contoh (retained sample) adalah contoh arsip yang disimpan dalam waktu tertentu yang dapat digunakan untuk pengujian ulang apabila diperlukan.

6. Sarana

6.1. Alat pengambilan contoh (sendok, garpu, bor listrik, pinset dan pisau);

6.2. Lap steril;

6.3. Pengemas steril (kantong, botol, dll); 6.4. Alat penanda ( label);

6.5. Termometer;

6.6. Alat untuk menjamin suhu selama transportasi ( cool box); 6.7. Pakaian kerja laboratorium (Jas Lab, sarung tangan, masker); 6.8. Cairan aseptis, alkohol;

6.9. Alat swab test; 6.10. Dan lain-lain.

51

7. Frekuensi Pengambilan Contoh

Dalam rangka surveilan frekuensi pengambilan contoh ditetapkan sebagai berikut :

7.1. Grade A, pengambilan contoh yang diambil minimal 2 kali satu tahun

7.2. Grade B, pengambilan contoh yang diambil minimal 3 kali satu tahun

7.3. Grade C, minimal contoh yang diambil 4 kali satu tahun

8.Metode Pengambilan Contoh

Metode pengambilan contoh dalam rangka official control terdiri dari pengambilan contoh terjadwal dan pengambilan contoh tidak terjadwal. Pengambilan contoh dilakukan dengan menggunakan rancangan pengambilan contoh yang ditargetkan (targetted sampling) atau tidak menggunakan rancangan acak lengkap

9.Jumlah dan Jenis Contoh

9.1. Jumlah/berat dan volume contoh diambil tergantung pada jumlah parameter uji yang menjadi target atau target yang dicurigai dan berat contoh yang dibutuhkan untuk masing-masing parameter uji tersebut;

9.2. Untuk pengujian organoleptik sebagai end produk testing hasil perikanan yang akan di ekspor jumlah contoh sesuai dengan tabel pada lampiran 3.

9.3. Jumlah contoh produk akhir untuk produk perikanan yang akan dikirim ke Uni Eropa: Mikrobiologi 5 contoh, Histamin 9 Contoh, Logam berat 3 contoh yang dikomposit;

9.4. Jumlah contoh produk akhir untuk produk perikanan yang akan dikirim ke negara selain Uni Eropa: untuk uji mikrobiologi 3 contoh, histamin 3 contoh dan logam berat 1 contoh

9.5. Jumlah pengambilan contoh bahan baku, tahapan pengolahan atau titik pengendalian kritis atau sanitasi peralatan adalah 1 contoh sesuai dengan jenis produk dan bahaya potensial pada tahapan tersebut.

52 9.6. Jumlah dan jenis contoh juga harus disesuaikan dengan jenis uji dan persyaratan nasional maupun negara tujuan ekspor, seperti pada lampiran 4

10. Prosedur Pelaksanaan Pengambilan Contoh

10.1. Persiapan Pengambilan Contoh.

a) Pengambilan contoh dilakukan oleh inspektur mutu yang melakukan surveilan.

b) Inspektur mutu yang bertugas melakukan surveilan atau pengambilan contoh ke UPI menyiapkan bahan dan peralatan pengambilan contoh sesuai poin 6.

10.2. Titik pengambilan contoh tergantung dari resiko/faktor bahaya potensial dalam tahapan proses, seperti pada :

a) Penerimaan bahan baku b) Alur proses

c) Tahap proses yang menyimpang d) Titik pengendalian kritis

e) Produk akhir (End Product); f) Air dan es;

g) Sanitasi peralatan dan personil.

10.3. Apabila diperlukan laporan hasil uji (Test Result) yang akan dilampirkan pada dokumen sertifikat kesehatan maka dapat dilakukan dengan mencantumkan data uji dari kegiatan surveilan, atau apabila harus mewakili lot produk yang dikirim, maka harus dilakukan pengambilan contoh dengan jumlah contoh sesuai butir 9.3 atau 9.4.

10.4. Pengambilan contoh air dan es dilakukan sesuai dengan Petunjuk Teknis Persyaratan Air dan Es Untuk Penanganan dan Pengolahan Hasil Perikanan.

10.5. Dalam pengambilan contoh, inspektur mutu harus meminimalisasikan potensi kontaminasi misalnya dengan menggunakan tutup kepala, jas laboratorium tanpa saku, tidak makan, minum, merokok selama pengambilan contoh dan menghindari kebiasaan yang dapat menimbulkan kontaminasi bakteri

53 10.6. Contoh yang diambil dimasukan dalam wadah steril dan disimpan dalam cool box yang berisi es curah dan diberi identitas tanggal, lokasi pengambilan dan nama UPI.

11. Penanganan Contoh

11.1 Untuk produk segar

a) Produk segar disimpan pada suhu 0 – 5 °C, hindari suhu beku dan di analisa segera, atau disimpan maks 36 jam setelah pengambilan contoh,

b) Produk dalam kemasan harus disimpan pada suhu atau dibawah suhu yang tercantum pada label dan apabila pengujian tertunda, maka sampel harus disimpan pada suhu yang tercantum pada label.

11.2 Untuk produk beku

a) Analisa segera atau disimpan pada suhu atau dibawah suhu yang tercantum pada label (untuk produk beku disimpan pada suhu – 20 °C atau lebih rendah)

b) Apabila pengujian tertunda, maka sampel harus disimpan pada suhu yang tercantum pada label.

11.3 Produk kaleng / kering harus disimpan pada suhu ruang

11.4 Untuk contoh air dan es harus dianalisa paling lambat 6 jam setelah pengambilan contoh.

12. Transportasi Contoh

12.1. Transportasi contoh dilakukan dalam kondisi aman dan mampu mempertahankan kondisi contoh sesuai dengan kondisi semula. 12.2. Contoh dipastikan disimpan dan dibawa dalam kondisi baik sampai

ke UPT dan diserahkan kepada petugas penerima contoh dengan berita acara penyerahan contoh;

12.3. Petugas penerima contoh mengecek kondisi contoh, memberi kode dan mengagendakannya pada buku agenda penerimaan contoh. 12.4. Petugas penerima contoh memberi kode contoh agar asal

contoh/identitas UPI tidak diketahui oleh laboratorium penguji. 12.5. Contoh yang akan diuji di laboratorium subkontrak, segera dikirim

54 dengan kondisi semula dilengkapi dengan surat permohonan pengujian.

13. Pengujian Contoh

13.1. Jenis parameter uji untuk pengujian contoh terjadwal atau tidak terjadwal sesuai dengan SNI dan atau persyaratan negara Importir

sesuai pada lampiran 4

13.2. Metode pengujian yang digunakan harus sesuai metoda uji SNI atau ISO yang sudah diverifikasi.

14. Laporan Hasil Uji

14.1. Laporan hasil uji diterbitkan berdasarkan hasil pengujian contoh yang di uji dan diserahkan kepada bagian pengendalian.

14.2. Laporan hasil uji dievaluasi apakah memenuhi standar nasional maupun negara importir, apabila hasil uji tidak memenuhi standar maka harus segera disampaikan kepada UPI untuk dilakukan investigasi dan tindakan perbaikan.

14.3. Apabila UPI tidak melakukan tindakan perbaikan, maka Kepala UPT melakukan temporary suspend sampai UPI melakukan perbaikan ketidaksesuaian.

15. Cuplikan Contoh

Untuk mengantisipasi keperluan pengujian ulang apabila terjadi kesalahan dalam pengujian atau ada sanggahan terhadap hasil uji, maka perlu dilakukan penyimpanan cuplikan contoh di laboratorium pengujian. Cuplikan contoh disimpan produk diterima di pasaran

16. Lampiran

Form 1. Laporan Pengambilan Contoh; Form 2. Berita Acara Serah Terima Contoh Form 3. Jumlah sampel uji Organoleptik; Form 4. Standar Mutu Negara Mitra.

55

KOP UPT KIPM

LAPORAN PENGAMBILAN CONTOH

NAMA UPI : ...

NO. KENDALI : ...

TANGGAL : ...

NO JENIS PRODUK _CONTOH KODE _CONTOH KONDISI

TITIK PENGAMBILAN

CONTOH

PARAMETER UJI

TUJUAN PENGAMBILAN

CONTOH

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

PETUNJUK TEKNIS PENGAMBILAN CONTOH DALAM RANGKA PENERBITAN HC

Edisi / Revisi : 1/0 Halaman : 1 dari 1 Laporan Pengambilan Contoh No. Dokumen : Form 1

Validasi Tanggal : 23 Mei 2016

...,...20

Inspektur Mutu QC

56

KOP UPT KIPM

BERITA ACARA SERAH TERIMA CONTOH

No...

Yang bertandatangan di bawah ini :

Nama : ...

Jabatan : Inspektur Mutu

No Reg : ...

Telah menyerahkan contoh sebagaimana data terlampir kepada : Nama : ...

Jabatan : Petugas Penerima Contoh

Demikian berita acara ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya

...,...,20

Inspektur Mutu

(...)

Petugas Penerima Contoh

(...) PETUNJUK TEKNIS PENGAMBILAN CONTOH

DALAM RANGKA PENERBITAN HC

Edisi / Revisi : 1/0 Halaman : 1 dari 1 Berita Acara Serah Terima Contoh No. Dokumen : Form 2

57 JUMLAH CONTOH BERDASARKAN SATUAN KEMASAN TERKECIL PRODUK PERIKANAN

BESARNYA LOT (SATUAN KEMASAN

TERKECIL) JUMLAH CONTOH UJI

4 6

2401 - 15000 8

15001 - 24000 10

24001 - 42000 15

4 24

JUMLAH CONTOH IKAN HIDUP BERDASARKAN SATUAN TERKECIL EKOR

JUMLAH IKAN (EKOR) JUMLAH CONTOH UJI

8 3

8001 - 14000 5

14001 - 24000 8

24001 - 40000 14

4 21

PETUNJUK TEKNIS PENGAMBILAN CONTOH DALAM RANGKA PENERBITAN HC

Edisi / Revisi : 1/0 Halaman : 1 dari 1 Jumlah Sampel Uji Organoleptik dalam

rangka End Product Testing

No. Dokumen : Form 3 Validasi Tanggal : 23 Mei 2016

76

78 KEPALA BADAN KARANTINA IKAN,

PENGENDALIAN MUTU DAN KEAMANAN HASIL PERIKANAN,

ttd.

RINA Lembar Pengesahan

No. Nama Pejabat Paraf

1 Sekretaris BKIPM

2 Kepala Pusat Sertifikasi Mutu dan KHP

3 Kepala Bagian Hukum, Humas dan

Informasi

4 Kepala Subbag Hukum

Salinan sesuai dengan aslinya Kepala Bagian Hukum,

Humas dan Informasi,